MỤC LỤC I Giới thiệu nơi thực tập Trường Đại học RMIT Việt Nam 1.1 Tổng quan Đại học RMIT Việt Nam Học viện Công nghệ Hoàng gia Melbourne (tiếng Anh: the Royal Melbourne Institute of Technology, viết tắt: RMIT) trường đại học lớn Úc hoạt động Việt Nam với hai học sở thành phố Hồ Chí Minh Hà Nội Phân hiệu Việt Nam trường có tên thức Đại học RMIT Việt Nam Trường hoàn toàn đầu tư điều hành sở Australia, không thuộc khuôn khổ đại học công lập Việt Nam Trường giảng dạy chương trình kinh doanh, kỹ thuật, thiết kế, đồng thời tổ chức hàng loạt hoạt động ngoại khóa ấn tượng nhằm khuyến khích sinh viên mở rộng phạm vi hiểu biết thân Sinh viên theo học Đại học RMIT Việt Nam tốt nghiệp với cấp Đại học RMIT Melbourne, đạt tiêu chuẩn cao hệ thống giáo dục Úc công nhận nhà tuyển dụng toàn giới Địa chỉ: 521 Kim Mã, Phường Ngọc Khánh, Quận Ba Đình, TP Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: 024 3726 1460 Mã số thuế: 0302169193-001 Đại diện bởi: Ông Phillip Dowler - Trưởng chi nhánh Hà Nội Các xếp hạng toàn cầu RMIT: • Đạt QS cho chất lượng đào tạo đại học • Top 1% trường đại học tốt tồn cầu • Top 14 trường đại học tốt Úc Logo RMIT: 1.2 Cấu trúc Trường Kinh Doanh Quản Lý (School of Business & Management) Trường Truyền Thông Thiết Kế (School of Communication &Design) Giám đốc cấp cao, Kế hoạch tổ chức (Senior Manager, Planning & Trường Tiếng Anh Operations) (School of English) Hiệu trưởng/Tổng giám đốc (President/ General Director) Phòng Dịch vụ cho Sinh Viên (Student Services Department) Phòng Tài Pháp lý (Finances & Legal Department) Phịng Nhân (Human resources Department) Phịng Hành (Operation Department) Phòng Đời sống sinh viên (Student Life) 2.1 Tổng quan Vị trí thực tập: Trợ lý phịng Đời sống sinh viên Phòng Đời sống sinh viên thuộc Dịch vụ cho sinh viên, sinh để tổ chức hoạt động xã hội, thể thao, tình nguyện, giúp sinh viên có trải nghiệm tốt học trường đồng thời trau dồi kĩ mềm, khả lãnh đạo, tăng cường hoạt động thể chất Ngoài ra, phịng cịn đảm nhiệm chức chăm sóc sinh viên quốc tế 2.2 Cấu trúc chức Hoạt động tình nguyện cộng đồng Thể thao giải trí Đời sống sinh viên (Student Life) Nhà cho sinh viên Thư viện (Library) Hỗ trợ sinh viên quốc tế Phòng dịch vụ sinh viên (Student Tư vấn học tập (Student Academic Services Department) Success) Tư vấn tâm lý (Student Wellbeing and Counselling) Cơ hội nghề nghiệp quan hệ doanh nghiệp (Careers and undustry relations) 2.3 Cấu trúc chức vụ Điều phối viên (Coordinator) Cán (3 Officers) Trợ lý (Assistant) 2.4 Người hướng dẫn Họ tên: Nguyễn Thị Phương Linh Chức vụ: Điều phối viên phòng Đời sống sinh viên Số điện thoại: 098 3822987 Email: linh.nguyenthiphuong@rmit.edu.vn II Nhật kí thực tập T TUẦN (1/7-5/7) Đến văn phòng gặp lãnh đạo để xếp lịch làm việc thực tế, giấc làm việc: sáng đến chiều, từ thứ đến thứ hàng tuần, tháng nghỉ phép ngày có lương Đi thăm quan trường, sở vật chất trường làm quen với cán bộ, nhân viên môi trường làm việc Tìm hiểu quy đinh làm việc, tổng quan máy hoạt động phòng Đời sống sinh viên T Bắt đầu tìm hiểu cơng việc, nhiệm vụ dự án phịng Đời sống sinh viên: Phịng Đời sống sinh viên có nhiệm vụ tổ chức hoạt động ngoại khóa, xã hội, học tập kỹ năm thể thao cho sinh viên chăm sóc sinh viên quốc tế từ trường đối tác đến trao đồi RMIT Việt Nam Trong năm gồm có hoạt động sau: Chào đón sinh viên mới: Orientation Program Hội trại câu lạc bộ: Clubs Camp Chương trình rèn luyện kĩ lãnh đạo cho sinh viên trao giải Student Leadership Award Cuộc thi chạy “Chiến binh trường RMIT”: R-Warriors Ngày hội sinh viên quốc tế: International Student Festival Chương trình tình nguyện viên RED: RED Volunteer Program Ngày lễ tốt nghiệp: RMIT Graduation Day Do thời gian thực tập trùng với việc tổ chức Chương trình chào đón sinh viên (Orientation Program) nên công việc trợ lý thêm hỗ trợ thực dự án T Bắt đầu học nghiệp vụ đơn giản văn phòng Thứ nhất, đặt lịch phòng họp sử dụng “Microsoft Calendar” Bước 1: Chọn “New event” Chọn “Event” Trong đặt lịch hẹn, cần kiểm tra lịch trống thành phần tham dự để tránh đặt lịch trùng khiến thành viên khơng tham dự Bước 2: Chọn thời gian, phòng họp, thành phần tham dự Điền chủ đề họp Điền email thành phần tham dự Chọ Phòng trống danh sách Ghi thêm nộp họp T Học kĩ văn phòng thứ 2: Thực nghiệp vụ văn phòng đơn giản với giám sát cán hướng dẫn trình ký, đăng ký văn đi, đến; đóng dấu, chuyển giao, phân phát văn đi, đến tới đơn vị trường T Học kĩ văn phòng thứ 3: Học kĩ soạn thảo văn hành thơng thường, biên tập, in ấn, photo tài liệu, nhập liệu vào máy tính, xếp hồ sơ TUẦN (8/7 – 12/7) T Được đào tạo quy trình mua hàng toán cho khoản chi tiêu phòng Sơ đồ mua hàng tổng quát: Bắt đầu hình thành nhu cầu mua Tìm hiểu trước số nhà phân Liên lạc với nhà phân phối phù hàng phối hợp, gửi đề nghị báo giá Gửi báo giá Phiếu xin mua hàng (Purchasing Request) cho Trưởng phòng Đời sống sinh viên Trưởng Được chấp nhận mua phịng tài pháp lý để lấy chấp thuận hàng Tiến hành làm hợp đồng mua Nhận hàng lấy chứng từ giao nhận, hóa đơn hàng đỏ Thanh tốn T Tiếp tục học quy trình mua hàng toa Quy trình mua hàng diễn sau: Bước Thông báo nhu cầu mua hàng Điều phối viên xác định nhu cầu mua hàng thông báo lại với trợ lý, điều phối viên mô tả yêu cầu cần thiết mặt hàng xác định ngân sách mua hàng hóa Bước Tìm hiểu trước số nhà phân phối Trợ lý tìm hiểu trước số nhà phân phối cho sản phẩm, dịch vụ cần mua Bước Lập đề nghị báo giá Từ “Yêu cầu mua hàng”, trợ lý tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi nhà cung cấp truyền thống nhà cung cấp mới, tìm kiếm theo điều kiện phịng ban yêu cầu • Theo dõi “Báo giá NCC” Nhận báo giá từ nhà cung cấp Đánh giá nhà cung cấp có khả đáp ứng tốt tiêu chí điều kiện xây dựng Lựa chọn nhà cung cấp cuối Căn vào báo giá yêu cầu phê duyệt, trợ lý tiến hành lập theo dõi “Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua” Tùy theo đặc thù doanh nghiệp, tính chất mua bán mà lập Đơn hàng hay Hợp đồng mua chứng từ xác nhận • Phê duyệt Báo giá Nhà cung cấp Các báo giá NCC BLĐ xét duyệt dựa thông tin sau: + So sánh báo giá điều kiện mua hàng mặt hàng nhà cung cấp khác + So sánh báo giá với báo giá cũ cho mặt hàng nhà cung cấp khác Bước 3: Lấy chấp thuận mua hàng từ Trưởng phòng Đời sống sinh viên Trưởng phịng tài pháp lý - Làm phiếu mua hàng gửi báo giá đến ban lãnh đạo để lấy chữ ký Bước 4: Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” Khi chọn nhà cung cấp tiến hành lập hợp đồng, hợp đồng ghi nhận thơng tin báo giá, điều khoản tốn, lịch giao hàng Gửi đơn đặt hàng hợp đồng cho nhà cung cấp thực ký kết đơn hàng hợp đồng hai bên Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, lập đơn hàng cho lần thực Thông tin đơn hàng tương tự điều khoản hợp đồng Chuyển “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” cho phận liên quan theo dõi: Kế toán tốn, theo dõi cơng nợ, Bộ phận kho theo dõi trình nhập hàng kho Bước 5: Nhận hàng Khi hàng vận chuyển đến kho, thông tin Hợp đồng/ Đơn hàng mua (số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách…) làm để phận Kho kiểm tra Các mặt hàng không đạt tiêu chuẩn phản hồi cho Trợ lý Trợ lý tiếp 10 nhận thực bước trả lại NCC Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn tiến hành nhập kho Khi hàng nhập kho, phận kho nhập số lượng, trợ lý bổ sung thông tin giá T Tiếp tục học quy trình mua hàng tốn Sơ đồ toán: 11 8.Thu thập chứng từ toán làm Phiếu toán (Purchasing voucher) Nộp chững từ đầy đủ chữ kí cho 10 Ghi chép lưu trữ lại hồ sơ kế toán để toán mua hàng Bước Thanh toán Căn vào điều khoản hợp đồng giấy tờ biên liên quan, trợ lý lập hồ sơ tốn Phịng Kế tốn tiếp nhận kiểm tra lại, hợp lệ tiến hành tốn cho Nhà cung cấp không phản hồi lại trợ lý bổ sung/ chỉnh sửa Bước Ghi chép lưu trữ lại hồ sơ mua hàng Trợ lý lưu trữ lại hồ sơ mua hàng tuân thủ theo hệ thống lưu trữ RMIT T Tiếp tục học quy trình mua hàng tốn Các bên tham gia vào quy trình mua hàng tốn 12 Điều phối viên Kế toán Trợ lý Mua hàng tốn Trưởng phịng Đời sống sinh Nhà phân phối viên Trưởng phịng tài pháp lý Điều phối viên Người đưa yêu cầu mua hàng Trợ lý Người tiến hàng mua hàng chuẩn bị chứng từ cần thiết trình mua hàng toán Nhà phân phối Người cung cấp hàng hóa Trưởng phịng đời sống sinh viên Người chấp thuận yêu cầu mua hàng Điều phối viên trợ lý Trưởng phịng tài pháp lý Người kiếm tra hợp lý chứng từ (Hóa đơn đỏ hợp lệ hay khơng, Hợp đồng có hợp lệ hay khơng,…) Kiểm tra xem có ngân sách cho hàng khơng, chi phí cho hàng có hợp lý hay không Kiểm tra xem giá hàng hóa giá tốt thị trường hay chưa Kế toán Người nhận chứng từ chấp nhận tiến hành toán T Nhận danh sách nhà phân phối thường xuyên phòng Đời sống sinh viên Được giới thiệu khoản mua hàng hàng tháng phòng Đời sống sinh viên: Mua đồ văn phòng phẩm 13 Thay mực máy in định kỳ Chi phí taxi Chi phí gửi thư, bưu phẩm Chi phí trả cho sân bóng đá th cho sinh viên Mua nước Chi phí cho khóa học chun mơn Chi phí th thêm nhân bên ngồi Chi phí sửa chữa thiết bị văn phịng hư hỏng vv… TUẦN (15/7 – 19/7) T Học loại giấy tờ trình mua hàng tốn Những loại giấy tờ cần có để xin chấp thuận mua hàng từ ban lãnh đạo: Phiếu xin mua hàng (Purchasing Request) Phiếu xin mua hàng gồm đầy đủ thơng tin hàng hóa định mua phương thức tốn (trả trước tồn bộ, trả trước phần, trả sau toàn bộ), nộp lên Ban lãnh đạo gồm có Trưởng phịng đời sống sinh viên Trưởng phịng Tài Pháp lý để kí đề nghị mua hàng chấp thuận 14 Chữ kí trưởng phịng Tài Pháp lý Giá tiền Nội dung mua hàng (sản phẩm, lý do) Tên nhà cung Chữ kí Trưởng phịng đời sống sinh viên Báo giá (Quotation) Báo giá thể văn thức trao đổi qua emails T T Tiếp tuc học loại giấy tờ trình mua hàng tốn Những loại giấy tờ cấn có để lấy chấp nhận toán: Phiếu toán (Purchasing Voucher) Hóa đơn đỏ Biên giao nhận hàng hóa Hợp đồng lý hợp đồng 15 Biên nghiệm thu T T Học hóa đơn đỏ, điều kiện để hóa đơn đỏ hợp lệ: Cần phải ghi ngày tháng rõ ràng Nội dung hàng hóa cần phải ghi hàng hóa ghi hợp đồng Tên, địa chỉ, mã số thuế ngưới bán người mua phải xác hợp đồng Hợp đồng phải có đầy đủ chữ kí hai bên, bên bán cần phải có dấu thủ trưởng Phải đầy đủ số tiền số chữ Học khoản mua khác nhau: Mua triệu đồng: Không cần làm Phiếu mua hàng, cần làm Phiếu tốn + Hóa đơn đỏ, nhận toán tiền mặt quầy kế toán 16 Mua từ triệu đến 20 triệu: Cần làm Phiếu mua hàng báo giá, toán chuyển khoản Mua hàng từ 20 triệu đến tỷ: Cần làm Phiếu mua hàng ba báo giá, toán chuyển khoản Mua hàng tỷ: Việc mua hàng Phòng mua hàng đảm nhiệm T Nghe hướng dẫn cách lưu trữ chứng từ toán Mọi hồ sơ, chừng từ toán phải lưu vào hệ thống, theo thư mục phân, ví dụ số thư mục sau: Các khoản chi đồ dung văn phòng Các khoản chi cho hoạt động thể thao sinh viên Các khoản chi cho kiện phòng tổ chức: Ngày chào sinh viên, Ngày hội sinh viên quốc tế, Lễ tốt nghiệp, vv… TUẦN (22/7 – 26/7) T Thực hành mua bán hàng hóa lưu trữ hồ sơ vào hệ thống T T T T Khoản chi Ngày thuộc ngân Giá chấp Tham gia vàosách việc lên ngân sách khoản chi cho kiện phòng tiền thuận Làm cân đối thu chi phòngNội dungtháng mua hàng Ngày gửi Tiếp tục thực công việc giao, luyện tập kĩ học Thu thập tài liệu, lấy thông tin phục vụ cho báo cáo thực tậpđềvànghị bắt đầu viết mua hàng báo cáo thực tập Viết văn hướng dẫn lại công việc cho thực tập sinh mới, trực tiếp hướng dẫn lại đầu việc trả lời câu thực tập sinh Bàn giao lại công việc, chào tạm biệt thành viên phòng, cảm ơn người hướng dẫn III Cảm nhận, đánh giá việc thực tập Kỳ thực tập trải nghiệm vô quý giá giúp em va chạm với môi trường làm việc chuyên nghiệp cải thiện nhiều điều thân, khơng kiến thức chun mơn mà cịn kĩ ứng xử giải tình huống, khám 17 phá thêm nhiều tiềm sở thích Em xin liệt kê điều em học tập qua thời gian thực tập vừa đây: - RMIT môi trường quốc tế chuyên nghiệp đòi hỏi việc làm phải chu giúp em trở nên cẩn thận ý đến chi tiết nhỏ cơng việc làm Nhất công việc liên quan đến giấy tờ tài chính, chi tiết sai nhỏ để lại hậu thiệt hại nghiêm trọng nên khiến em phải chu - Kĩ giao tiếp, làm việc theo nhóm em cải thiên nhiều thông qua tương tác với đồng nghiệp liên lạc với nhà phân phối phòng Đời sống sinh viên Sau thời gian làm RMIT, em biết cách ứng xử mối quan hệ nơi thực tập quan ban ngành liên quan Trong nhóm có nhiều độ tuổi, giới tính, quốc tich khác nhau, em học cách trình bày nêu ý kiến cho hiệu phù hợp, lúc chỗ Cùng với đó, em biết cách lắng nghe ý kiến người để làm việc đạt kết tốt - Thời gian thực tập RMIT em thử sức nhiều công việc đa dạng khác nhau, từ mua hàng, kế tốn, logistics đến tổ chức kiện, làm truyền thơng,… từ em có hội tìm hiểu, khám phá lĩnh vực u thích để định hướng nghề nghiệp lâu dài - Ngoài việc thực tập giúp em nhận thức rõ nghề nghiệp, lĩnh vực công tác sau tốt nghiệp; củng cố kiến thức, kỹ cần thiết công việc phù hợp với chuyên ngành đào tạo, nhận thức rõ thiếu sót kiến thức, kỹ thân để tiếp tục tích lũy, hồn thiện kỳ học trường; 18 IV Những kiến nghị để việc thực tập hiệu Sau số kiến nghị em nhà trường để việc thực tập hiệu thuận lợi với sinh viên: - Nhà trường nên mở rộng nhiều liên kết tương tác với doanh nghiệp bên ngồi, doanh nghiệp nước ngồi, khơng mảng xuất nhập mà nhiều ngành khác kế kiểm, tiêu dùng nhanh, giáo dục, vv,… Giúp cho sinh viên có nhiều lợi việc tìm kiếm xin thực tập, khơng gặp q nhiều khó khăn việc tìm kiếm nơi thực tập hay gặp rủi ro không xin thực tập thời hạn - Một buổi học nhỏ tác phong môi trường làm việc, từ việc nhỏ trang phục đến cách xưng hô nên nhà trường tổ chức để sinh viên có chuẩn bị gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, nâng cao hình ảnh sinh viên trường Ngoại Thương thị trường việc làm - Nhà trường nên mở diễn đàn cho tất sinh viên tập chia sẻ thông tin, kinh nghiệm, khó khăn khúc mắc q trình làm việc để giúp đỡ lẫn thích nghi tốt làm việc hiệu - Nhà trường nên thiết kế phát hành “Hành trang cho việc thực tập hiệu quả” để sinh viên tìm hiểu trước thông tin, điều cần làm để tận dụng triệt để thời gian thực tập; để học hỏi nhiều để cải thiện thân, tạo ấn tượng tốt đẹp doanh nghiệp để mở rộng hội nghề nghiệp sau tập Với giúp đỡ từ nhà trường từ thầy cô hướng dẫn, em tin sinh viên trường Ngoại Thương bước vào tập với tâm tự tin học hỏi nhiều điều, cải thiện kỹ kiến thức cho nghề nghiệp tương lai 19 ... thiệu nơi thực tập Trường Đại học RMIT Việt Nam 1.1 Tổng quan Đại học RMIT Việt Nam Học viện Cơng nghệ Hồng gia Melbourne (tiếng Anh: the Royal Melbourne Institute of Technology, viết tắt: RMIT) ... tục thực công việc giao, luyện tập kĩ học Thu thập tài liệu, lấy thông tin phục vụ cho báo cáo thực tập? ?ềvànghị bắt đầu viết mua hàng báo cáo thực tập Viết văn hướng dẫn lại công việc cho thực tập. .. 0302169193-001 Đại diện bởi: Ông Phillip Dowler - Trưởng chi nhánh Hà Nội Các xếp hạng tồn cầu RMIT: • Đạt QS cho chất lượng đào tạo đại học • Top 1% trường đại học tốt tồn cầu • Top 14 trường đại học tốt