MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC TẠI CÔNG TY TẤM LỢP ĐÔNG ANH 3.1. Đẩy mạnh hoạt động thu thập và xử lý thông tin Bản thân kế hoạch là một hệ thống bao gồm các chiến lược, quy hoạch, các kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, cũng như các chương trình, dự án . Khi xây dựng kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh cho Công ty, những cán bộ làm công tác lập kế hoạch rất cần thông tin đầy đủ và chính xác để làm cơ sở cho quá trình phân tích và lập kế hoạch hành động. Các thông tin cần có cho công tác lập kế hoạch là: - Thông tin về khách hàng: cần phải xem xét khách hàng của Công ty là những ai? Khách hàng trọng tâm của Công ty bao gồm những người nào? Thái độ của khách hàng đối với sản phẩm hiện tại của Công ty ra sao? . - Thông tin về các nhà cung cấp: Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp đến đâu? Giá cả của các yếu tố đầu vào đó có phù hợp với chi phí sản xuất mà công ty định đề ra hay không? Chất lượng của các yếu tố đầu vào được cung cấp có đảm bảo theo tiêu chuẩn kỹ thuật của Công ty hay không? Dịch vụ cung cấp của nhà cung cấp nào thuận tiện hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty . - Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Có những đối thủ cạnh tranh nào trên thị trường hiện tại? Tiềm lực và sức cạnh tranh của các đối thủ đó ra sao? Hiện họ cung cấp sản phẩm có đặc điểm gì nổi trội hơn so với sản phẩm của Công ty? Những đối thủ tiềm ẩn trong tương lai của Công ty có thể bao gồm những ai? . Thông tin sau đó sẽ được phân tích, xử lý theo những phương pháp khoa học để trở thành có giá trị đối với việc lập kế haọch tại Công ty. Tuy nhiên hoạt động xử lý và phân tích thông tin ở Công ty tấm lợp Đông Anh chưa được quan tâm đúng mức, do đó giá trị của thông tin đối với công tác lập kế hoạch chưa cao. Công ty cần thực hiện một loạt các biện pháp sau để có thể nâng cao cơ sở thông tin cho quá trình xây dựng và lập kế hoạch tại công ty: Phát triển đội ngũ nhân lực thu thập thông tin: Những người này sẽ có nhiệm vụ chủ yếu là thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, tổng hợp thông tin do các phòng ban cung cấp về một đầu mối, sau đó tiến hành các hoạt động xử lý và phân tích thông tin, chọn lọc ra những thông tin có giá trị cao đối với công tác lập kế hoạch… Đội ngũ nhân lực này có thể được huy động và phát triển ở phòng Kinh doanh của Công ty. Tổ chức bộ phận nghiên cứu thị trường: Đây là một bộ phận có ý nghĩa quan trọng đối với việc cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ chủ yếu là nghiên cứu thị trường, về giá cả, về cạnh tranh, về nguồn cung ứng đầu vào, về những biến động trên thị trường cùng những dự báo mang tính khoa học và thực tế. Những thông tin thu được từ bộ phận này sẽ cung cấp cho bộ phận phân tích và xử lý thông tin để làm cơ sở cho công tác lập kế hoạch trong Công ty. Hoàn thiện công tác thống kê, xây dựng một hệ cơ sở dữ liệu thống nhất trong Công ty: Xây dựng một hệ cơ sở dữ liệu thống nhất sẽ tránh tình trạng mỗi phòng ban phải tự thực hiện công việc thu thập, xử lý thông tin của riêng mình mà không thể sử dụng những kết quả mà các phòng ban khác đã thực hiện. Dữ liệu sau khi được xử lý sẽ mang lại những thông tin có ích cho người cần đến nó. Thống nhất cơ sở dữ liệu cho toàn bộ Công ty đảm bảo cho qua trình thu thập và xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng, tránh tình trạng thu thập chồng chéo quá nhiều lần, tiết kiệm được chi phí cho công tác thu thập này. Hệ cơ sở dữ liệu này cũng cần được xây dựng một cách khoa học, thực tế và đặc biệt phải mang tính bảo mật cao. Ứng dụng những ưu điểm, tiện lợi của Công nghệ thông tin vào trong công tác thu thập dữ liệu: Có thể xây dựng hệ thống mạng nội bộ (LAN), kết nối toàn bộ các máy tính và thiết bị xử lý dữ liệu khác với nhau trong phạm vi nội bộ Công ty. Có thể ứng dụng mạng Internet trong quá trình tìm kiếm thông tin trong kho dữ liệu khổng lồ trên toàn thế giới. Những tiện lợi này giúp ích rất nhiều cho công tác thu thập thông tin, giảm tối đa những chi phí về công sức bỏ ra trong việc tìm kiếm, tạo sự liên kết giữa các thông tin từ các nguồn khác nhau. 3.2. Đầu tư cho công tác nghiên cứu và dự báo môi trường Bước vào nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và khốc liệt, môi trường kinh doanh biến động không ngừng. Có những biến động có lợi cho Công ty nhưng cũng có những biến động gây nên những tổn thất nặng nề. Nếu không dự báo được những biến động này, Công ty khó có thể tận dụng những cơ hội quý báu đến từ những biến động có lợi, không thể tránh được những nguy cơ tiềm tàng đến từ những biến động bất lợi để giảm thiểu rủi ro và tổn thất cho công ty. Do đó, công tác nghiên cứu và dự báo môi trường có vai trò rất quan trọng trong việc lập kế hoạch, tránh tình trạng lập kế hoạch quá dài hạn, bất biến trong một thời gian dài lên đến 10 năm; giúp cho Công ty có thể chủ động đối phó với những thay đổi của điều kiện kinh doanh. Tuỳ vào từng trường hợp mà Công ty xây dựng một đội ngũ nhân lực dự báo nhiều hay ít. Có hai phương pháp dự báo mà doanh nghiệp có thể áp dụng là: Phương pháp định lượng: Là phương pháp dự báo dựa trên việc xử lý thông tin thu thập được từ các nguồn khác nhau bằng các công cụ toán học như: mô hình bình quân, bình quân di động, mô hình hồi quy tuyến tính dự báo nhân quản… Phương pháp này cho ra đời những dự báo có tính chuẩn xác cao, có thể nhìn thấy bằng những con số cụ thể. Phương pháp dự báo định tính: Là phương pháp dựa trên suy luaanjchủ quan của những cá nhân, tập thể có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực cần dự báo. Phương pháp này có độ chính xác không cao do phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: tác động từ ý kiến của nhà lãnh đạo ra quyết định; kinh nghiệm, trình độ của những người dự báo… Tuy nhiên chất lượng của dự báo còn phụ thuộc vào khoảng thời gian dự báo. Đối với những kế hoạch dài hạn: 5 năm, 10 năm… thì Công ty nên sử dụng phương pháp dự báo định tính, còn với những kế hoạch ngắn hạn và trung hạn (dưới 5 năm) thì Công ty nên áp dụng phương pháp dự báo định lượng. Công ty có thể sử dụng một số biện pháp sau nhằm đảm bảo của công tác nghiên cứu và dự báo môi trường có hiệu quả: Xây dựng và tăng cường đội ngũ nhân lực có trình độ, có kinh nghiệm để thực hiện công việc nghiên cứu và dự báo môi trường. Công ty cần có chính sách nhân sự thật hợp lý, từ thu hút, tuyển dụng nhân sự cho đến việc đào tạo cho đội ngũ nhân lực này. Đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác nghiên cứu và dự báo môi trường, bao gồm các máy móc, thiết bị xử lý thông tin, các phần mềm dự báo… Thành lập phòng nghiên cứu thị trường: phòng này có nhiệm vụ chủ yếu là thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho công tác lập kế hoạch trong Công ty. Đây là cơ quan chuyên trách thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu và dự báo, cung cấp thông tin cho hoạt động của các phòng ban khác trong công ty. 3.3. Nâng cao chất lượng của công tác đánh giá các phương án kế hoạch Đánh giá các phương án kế hoạch là chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm của từng phương án, tạo cơ sở cho việc lựa chọn phương án kế hoạch. Muốn đánh giá các phương án kế hoạch chính xác, có những quyết định lựa chọn đúng đắn, Công ty cần tiến hành những biện pháp sau: Đa dạng hoá các phương án kế hoạch: Khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, những người lập kế hoạch cần phải đưa ra nhiều phương án, tuỳ từng hoàn cảnh, tuỳ từng những dự báo sự biến động của môi trường kinh doanh trong tương lai… Việc có nhiều phương án sẽ giúp cho tính khả thi khi áp dụng kế hoạch trong từng giai đoạn kinh doanh khác nhau chính xác và phù hợp hơn. Các phương án kế hoạch khác nhau nhằm hướng tới các mục tiêu khác nhau, căn cứ vào mối quan tâm của Công ty đối với các mục tiêu mà công ty đã đặt ra. Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá kế hoạch: Hệ thống tiêu chuẩn này phải được xác định rõ ràng. Việc lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả có vị trí quan trọng song không hề đơn giản. Nếu tiêu chuẩn không chính xác, không phán ánh được ưu điểm, nhược điểm của kế hoạch lập ra tì việc đánh giá và lựa chọn một kế hoạch phù hợp là hết sức khó khăn, dễ dẫn đến tình trạng tuỳ tiện, chủ quan. Các tiêu chuẩn này phải là sự kết hợp giữa lợi ích kinh tế là bảo toàn và phát triển vốn của Công ty và lợi ích xã hội là giải quyết công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, giảm chi phí xã hội cho việc vận chuyển. Tuỳ từng điều kiện hoàn cảnh cụ thể mà Công ty có thể cân đối lại những tiêu chuẩn này để việc đánh giá kế hoạch được chính xác hơn. 3.4. Phát triển nguồn nhân lực phục vụ cho công tác xây dựng kế hoạch Nhân lực là một trong những yếu tố cơ bản, có tính chất quyết định nhất đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty cần nâng cáo chất lượng và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có, tăng cường thu hút những lao động có tay nghề, những cán bộ quản lý có trình độ, có kinh nghiệm nhằm hoàn thành tốt công tác lập kế hoạch cho Công ty. Xây dựng chính sách tuyển dụng và sử dụng nhân sự khoa học hợp lý là biện pháp hàng đầu. Công ty nên thu hút những lao động có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch. Kèm theo đó là các chính sách đãi ngộ, ưu đãi như: hệ thống tiền lương, tiền thưởng, những cơ hội thăng tiến trong công việc, chế độ làm việc… Công ty cần tăng cường công tác đào tạo, nâng cao trình độ cho lực lượng lao động hiện tại, tạo điều kiện tốt nhất để những người lao động có thể tiếp cận với những tri thức tiên tiến của Việt Nam và thế giới… Công ty nên có chính sách đào tạo lao động như mời các chuyên gia trong lĩnh vực lập kế hoạch về giảng dạy, truyền đạt kinh nghiệm; cử lao động đi học thêm các khoá học khác… Bên cạnh đó, Công ty cũng phái có những chính sách khuyến khích, hỗ trợ, sử dụng người lao động sau khi đào tạo như sắp xếp công việc phù hợp, tương xứng với khả năng, nâng lương, nâng thưởng theo trình độ… 3.5. Tăng cường sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong quá trình lập kế hoạch tại Công ty Công ty nên xây dựng tinh thần hợp tác giữa các cán bộ công nhân viên trong Công ty. Tinh thần hợp tác này là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của công tác lập kế hoạch, giúp cho các cá nhân, các nhóm làm việc hiệu quả và sáng tạo. Không những thế, tinh thần làm việc hợp tác, cạnh tranh lành mạnh là một nhân tố tạo nên nết văn hoá doanh nghiệp đặc trưng cho công ty. Công ty có thể tổ chức các buổi giao lưu, thi đáu thể thao, vui chơi chung cho các thành viên trong Công ty, tạo nên không khí thân mật, gần gũi, hiểu biết lẫn nhau; làm cho cán bộ công nhân viên trong công ty nâng cao ý thức trách nhiệm của bản thân, gắn bó với công ty và hiệu quả làm việc tăng cao. Công ty cần đồng bộ hoá công tác lập kế hoạch, công tác thu thập thông tin ở các phòng ban khác nhau. Điều này giúp cho các phòng ban có được những thông tin cần thiết, đúng mục đích và yêu cầu của công tác lập kế hoạch. Công ty có thể đưa ra những tiêu chuẩn của thông tin, những nội dung thông tin cần tìm hiểu, những phương pháp sử dụng trong công tác lập kế hoạch. Điều này không chỉ đảm bảo cho công tác lập kế hoạch thống nhất, có chiến lược cụ thể mà còn giảm những chi phí không cần thiết cho Công ty. KẾT LUẬN Hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại Công ty Tấm lợp Đông Anh là một nội dung nghiên cứu khá phức tạp. Đặc biệt là khi Công ty chuyển sang hình thức công ty cổ phần, mô hình quản lý cũng có nhiều thay đổi so với trước đây nên công tác lập kế hoạch cũng có nhiều đổi khác. Tuy nhiên, tầm quan trọng của công tác này đối với sự tồn tại và phát triển của công ty thì không thay đổi. Trong quá trình thực tập tại Công ty tấm lợp Đông Anh, qua tìm hiêểu và phân tích thực trạng của công tác lập kế hoạch của Công ty, em đã tổng hợp lại và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại Công ty, tạo điều kiện phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong tương lai. Do thời gian tìm hiểu và nghiên cứu còn ít, trình độ của bản thân còn hạn chế, chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi còn nhiều thiếu sót. Em mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô, cán bộ lãnh đạo trong Công ty cũng như của bạn bè và các cá nhân quan tâm để chuyên đề này hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. . MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC TẠI CÔNG TY TẤM LỢP ĐÔNG ANH 3.1. Đẩy mạnh hoạt động thu. thực trạng của công tác lập kế hoạch của Công ty, em đã tổng hợp lại và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại Công ty, tạo điều