Đang tải... (xem toàn văn)
Một khía cạnh cực kỳ quan trọng trong kỹ năng lãnh đạo của nhà quản lý là phân công công việc. Nhà quản lý cần phân công công việc để giảm tải khối lượng việc của mình và có thêm thời gian chú trọng vào những nhiệm vụ quản lý quan trọng hơn như hoạch định hay phân tích hoạt động. Đồng thời, phân công công việc hiệu quả sẽ giúp nhân viên có được cơ hội chứng minh khả năng cũng như phát triển những kỹ năng mong muốn theo định hướng sự nghiệp của bản thân, giúp dễ dàng hoàn thành tốt nhiệm vụ và mục tiêu mà tổ chức đã đề ra.Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng là “chuyên gia” trong lĩnh vực này.
MỞ ĐẦU Trong kỹ thuật điều hành cơng sở có bảy nội dung quan trọng Những nội dung kỹ thuật để điều hành công sở mà nhà lãnh đạo hay nhà quản lý cần phải nắm vững Đó bí cần thiết giúp nhà lãnh đạo, quản lý dễ dàng việc điều hành hoạt động công sở Một kỹ thiết yếu mà người lãnh đạo, quản lý bỏ qua phân cơng cơng việc Một khía cạnh quan trọng kỹ lãnh đạo nhà quản lý phân công công việc Nhà quản lý cần phân công công việc để giảm tải khối lượng việc có thêm thời gian trọng vào nhiệm vụ quản lý quan trọng hoạch định hay phân tích hoạt động Đồng thời, phân cơng cơng việc hiệu giúp nhân viên có hội chứng minh khả phát triển kỹ mong muốn theo định hướng nghiệp thân, giúp dễ dàng hoàn thành tốt nhiệm vụ mục tiêu mà tổ chức đề Tuy nhiên, nhà quản lý “chuyên gia” lĩnh vực Một số quản lý khơng tin tưởng nhân viên hồn thành kỳ vọng nên họ liên tục “nhúng tay” vào Số khác lại phân công không phù hợp khiến nhân viên động lực không thực đến nơi đến chốn Ta phải hiểu rõ phân công công việc nào, sở phân công công việc gì, có ngun tắc phân công công việc, phân công công việc theo kiểu làm để phân công công việc cách hiệu Bởi lẽ phân công công việc không đơn giản giao nhân viên A làm việc nhân viên B làm việc Phân công công việc nghệ thuật người quản lý hiệu cần tổ chức, phối hợp công việc phận công sở, tổ chức cho hợp lý Trong viết này, nhóm lớp KH16KT1 làm rõ nội dung kỹ thuật phân công cơng việc Nhóm mong nhận góp ý từ bạn để hồn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn! I NỘI DUNG Khái quát phân công công việc: Khái niệm: Công việc hiểu theo hai nghĩa Theo nghĩa rộng, nói đến cơng việc người ta hiểu vị trí làm việc, gắn với chức danh người cơng sở Theo nghĩa hẹp, cơng việc có nghĩa đầu việc mà ta cần làm Từ đó, ta hiểu phân công công việc theo hai nghĩa Theo nghĩa rộng, phân cơng cơng việc giao phó trách nhiệm, quyền hạn cho người khác để hoàn thành cơng việc Bên cạnh thể mức độ tin tưởng tín nhiệm nguời giao phó với người phân cơng Đặc biệt người quản lý cần phải cung cấp phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người phân cơng hồn thành cơng việc cách thực hiệu tốt Theo nghĩa hẹp, phân công công việc hoạt động bố trí, xếp nhiệm vụ cho phận, đơn vị, cá nhân quan theo kế hoạch, lịch trình định trước Đối với nhà quản lý cấp cao quan nhà nước hay cơng ty lớn việc phân cơng cơng việc cho nhà quản lý quyền công thức thành cơng quan trọng Ví dụ: Các nhà tỷ phú Bill Gates Michael Dell phải nhờ cậy vào giúp đỡ nhà quản lý có lực đáng tin cậy Steve Ballmer hay Kevin Rollins để giữ cho Microsoft Dell Computer phát triển ổn định thương trường Mục tiêu phân công công việc: Mục tiêu lớn phân cơng cơng việc đạt hiệu tối ưu cơng việc Để tiết kiệm thời gian cách nhanh Nếu tất cơng việc người hồn thành đương nhiên tiến độ chậm hẳn Bên cạnh góp phần tiết kiệm chi phí phát sinh Ngồi ra, qua việc phân cơng cơng việc đánh giá lực tố chất nhà quản lý nhân viên Qua cách phân công công việc thực nhiệm vụ giao phản ánh tư duy, lực, trình độ, kỹ nhân Một nhà quản lý giỏi sáng suốt biết phân công công việc phù hợp cho cấp Một người có lực cơng việc hoàn thành việc giao cách hiệu chất lượng Ý nghĩa việc phân cơng cơng việc: Phân cơng cơng việc có ý nghĩa quan trọng việc điều hành công sở Người lãnh đạo, quản lý muốn thực mục tiêu nhiệm vụ quan, đơn vị cần làm tốt việc phân cơng cơng việc, bởi: Thứ nhất, phân công công việc hợp lý, khoa học góp phần khai thác lực nhân viên, cán bộ, cơng chức, khai thác trí tuệ tập thể vào giải công việc Thứ hai, tăng cường đoàn kết, hợp tác lẫn thành viên phận, đơn vị quan, công sở Thứ ba, tránh chồng chéo nhiệm vụ chức Thứ tư, đảm bảo hoàn thành khối lượng tính chất cơng việc giao Thứ năm, nâng cao trách nhiệm giao lực nhân viên, cán bộ, cơng chức với viêc hồn thành nhiệm vụ, góp phần hồn thành mục tiêu chung cơng sở Cơ sở q trình phân cơng cơng việc: Xét cách chung nhất, q trình phân cơng cơng việc dựa II sở là: (1) Vị trí pháp lý thẩm quyền quan đơn vị; (2) Khối lượng tính chất công việc; (3) Theo số lượng biên chế cấu tổ chức quan Phân công theo vị trí pháp lý thẩm quyền quan đơn vị: Mỗi tổ chức quan Nhà nước thành lập có vị trí pháp lý thẩm quyền định Do vị trí pháp lý thẩm quyền khác nên đặc điểm hoạt động nhiệm vụ giao khác Vì để tổ chức hoạt động quan tốt cần phải vào vị trí pháp lý quan thực tế Ví dụ: Bộ Giáo dục Đào tạo có nhóm cán phân công để theo dõi hoạt động trường đại học trực thuộc, Sở Giáo dục khơng thể phân cơng khơng phù hợp với thẩm quyền sở Phân công theo khối lượng tính chất cơng việc: Sự phân công thực sở kế hoạch cơng tác duyệt, theo tính chất loại cơng việc theo yêu cầu thực công việc thực tế Ở yêu cầu phải đặt người lãnh đạo quan phải: Phải nắm vững chương trình hoạt động quan, công sở Phải dựa vào kết việc phân tích cơng việc để phân cơng cơng việc Có tinh tốn khoa học để phân cơng hợp lý cho nhóm chí cá nhân công sở Bởi thời gian ngắn mà phân công nhiều công việc phức tạp cho người hay nhóm người lượng cơng việc bị q tải dẫn đến khơng hồn thành cơng việc hồn thành chất lượng kết cơng việc chưa tốt Trong trường hợp phải tăng cường hỗ trợ kỹ thuật cần thiết Phân công công việc theo số lượng biên chế cấu tổ chức quan: Thiếu hay thừa biên chế so với công việc quan cần thực gây khó khăn cho việc phân cơng cơng việc Bên cạnh đó, cấu tổ chức quan không khoa học, chức chồng chéo lẫn việc phân cơng cơng việc q trình quản lý khó khăn Hiện thấy nhiều quan hành chính, đơn vị nghiệp có tình trạng thừa - thiếu cán bộ, công chức, viên chức ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu cơng việc Vì vậy, u cầu tất yếu phải tính đủ biên chế cho cơng việc, đồng thời phải tìm biện pháp để hồn thiện cấu tổ chức quan Muốn vậy, tổ chức máy phân phối chức nghiệp vụ máy cần ý đến số vấn đề như: Mục đích nhiệm vụ mà đơn vị phải hoàn thành cần cách rõ ràng Chọn lựa kỹ lưỡng cán cho đơn vị, họ phải hội tụ đủ điều III kiện để làm tròn nhiệm vụ giao Chức vụ trách nhiệm giao phải tương đương Chú ý đến công việc yếu Tìm cách phát huy lực cán bộ, nhân viên đơn vị Phân công công việc công Không nên chi ly phân chia công việc Các kiểu phân công công việc: Các nguyên tắc phân công công việc: Dựa theo kinh nghiệm nước phát triển dựa nguyên tắc chung, phân chia công việc theo nhiều kiểu Sau nguyên tắc có a thể làm chỗ dựa để phân công công việc hợp lý, khoa học: Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức nghiệp vụ Yêu cầu đặt phải có đủ điều kiện làm việc, tránh theo ý chủ quan Nguyên tắc đảm bảo cơng việc cụ thể phải có phương tiện để giải quyết, điều kiện vị trí cơng sở, người sở pháp lý, thẩm quyền để giải công việc cách hiệu Căn vào chức nhiệm vụ quan, công sở để ấn định điều kiện làm việc mà phân công hợp lý Một vấn đề quan trọng nguyên tắc dựa vào chức năng, điều kiện làm việc mà phân cơng cơng việc, tránh tình trạng tình cảm cá nhân, ý muốn chủ quan mà phân cơng cơng việc khơng hợp lý, thiên vị Ngồi ra, khơng thể dựa vào phán đốn chủ quan mà cho người làm việc hay không để giao nhiệm vụ khơng có sở thực tế Nguyên tắc đảm bảo giao việc người đảm bảo cho thành công b công việc Nguyên tắc “Dụng nhân dụng mộc” Nguyên tắc hiểu phân cơng cơng việc cần ý đến kinh nghiệm lực cá nhân để xếp cho họ vào nơi thích hợp Đồng thời phải ý đến cá tính lòng hăng say, nhiệt tình họ với cơng việc để khuyến khích nỗ lực cá nhân làm việc Mỗi người ln có sở trường, sở đoản, phân cơng cơng việc cho cấp nên cố gắng tạo điều kiện cho cấp phát huy sở trường hạn chế sở đoản, bước hồn thiện cơng việc Thậm chí phân nhóm làm việc cần ý đến cá tính cá nhân để tránh tượng xung c khắc tâm lý nhóm dẫn đến hiệu công việc Nguyên tắc phân chia chức nghiệp vụ có tính đồng Ngun tắc hiểu công việc chủng loại tập trung giao cho đơn vị cấp để thực phân chia cho cá nhân theo định cụ thể Việc phân chia đảm bảo tính đồng cơng việc, phận cá nhân ôm đồm nhiều, giải công việc theo chức nghiệp vụ góp phần tăng cường tính chun mơn hóa nghiệp vụ quan Ví dụ: Bộ phận cơng đồn cơng sở, có nhiệm vụ liên quan đến chun mơn nghiệp vụ chuyển đến phận cơng đồn tiếp nhận d xử lý Ngun tắc cân chức nghiệp vụ Nguyên tắc đòi hỏi chất lượng cơng việc phải phân phối cách đáng, thích hợp Việc phân công công việc không tạo chồng chéo Các công việc cần thiết phân phối đến nhân viên Trong trình hợp tác làm việc phải làm rõ người chịu trách nhiệm Đảm bảo cân chức nghiệp vụ nhằm tận dụng tối đa nguồn lực công sở, đặc biệt nguồn nhân lực Khi phân công công việc phải tính tốn tiêu chuẩn chất lượng cơng việc, cách tính biến số chất lượng cho chúng tương thích với biên độ chấp nhận Đồng thời phải đảm bảo công nhiệm vụ quyền lợi nhân viên q trình làm việc, khuyến khích nhân viên phát triển khả mình, phải tránh tượng đánh đồng tâm lí người Nguyên tắc đòi hỏi tính trách nhiệm công việc nhân viên đặc biệt phải xác định trách nhiệm thuộc ai, phân cơng công việc e phải định chế tài thưởng phạt hợp lý Nguyên tắc tạo ổn định tránh lãng phí Đối với tất quan tổ chức hai khía cạnh sau ln phải quan tâm: Ổn định để phát triển – Phát triển để ổn định Nghĩa có ổn định có phát triển, có phát triển trì ổn định Do vấn đề để xảy ổn định tổ chức có ảnh hưởng xấu tới trình phát triển tổ chức Một nguyên nhân gây ổn định tổ chức việc phân cơng cơng việc bất hợp lí – ngun nhân không tuân thủ nguyên tắc Do phân cơng cơng việc phải tính tốn kĩ khả ảnh hưởng phân chia tới ổn định tổ chức Các nguồn lực tổ chức vô vô tận, nguồn lực yếu tố chủ chốt sống tổ chức Nguồn lực phải sử dụng hợp lí khoa học nhằm thu lại hiệu cao Việc lãng phí nguồn lực việc mà tổ chức quan không muốn mắc phải Khi phân công cơng việc phải tính tốn đến nguồn lực cần cho công việc cho hợp lý hiệu Các kiểu phân công công việc: a Phân cơng theo chun mơn hố Chun mơn hóa phương pháp tất yếu để cá nhân sâu vào cơng việc có thói quen nghề nghiệp tốt Từ có khả nâng cao suất lao động Nhà lãnh đạo bỏ qua chuyên môn mà phân cơng tùy tiện cơng việc có khả khơng hồn thành chất lượng cơng việc khơng mong muốn Muốn chun mơn hóa cá nhân cơng sở phải có hiểu biết rộng, kiến thức chuyên môn kiến thức chung tác động bổ sung cho nhau, nâng cao hiểu biết chung lĩnh nhà quản lý Kinh nghiệm thực tế cho thấy, để có chuyên môn sâu nhằm thực tốt nhiệm vụ giao, nhà chuyên môn ý trang bị cho kiến thức rộng Ít có nhà quản lý có kiến thức chun mơn sâu đơn mà thành đạt quản lý Ví dụ: Nếu khơng có trình độ chun mơn công tác tra, lại tra có tính chun mơn tra tài chính, tra y tế…thì chắn kết hạn chế, chí mắc sai lầm Những cán giao nhiệm vụ làm công tác tra máy quản lý nhà nước ngồi kiến thức chun mơn tra cán cần phải hiểu biết kiến thức quản lý nhà nước, pháp luật… b Phân công theo tiêu chuẩn định mức cụ thể Mọi phương thức làm việc dù tiên tiến đến đâu đòi hỏi phải có tiêu chuẩn định mức để phân cơng đánh giá kết qủa q trình áp dụng vào thực tiễn Tiêu chuẩn rõ ràng thuận lợi phân cơng cơng việc Khi xây dựng tiêu chuẩn để làm chỗ dựa cho phân công công việc cần ý đến chất lượng số lượng Ví dụ: ban hành nhiều văn văn khơng có chất lượng văn lại trở ngại tiềm ẩn gây ảnh hưởng không tốt cho quản lý nhà nước Ngoài tiêu chuẩn định mức phải xây dựng cho khuyến khích cán công chức làm việc phân công nhiệm vụ c Phân công sở trách nhiệm giao lực cán công chức Khi phân cơng cơng việc, khơng tính đến lực thực cán bộ, công chức quan dẫn đến hiệu thấp cơng tác Vì với việc phân cơng phải rõ trách nhiệm cá nhân phận Có nhiều loại trách nhiệm: trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm tổ chức, kiểm tra v.v … cán bộ, công chức phân công trước hết phải tự xác nhận khả đảm nhận cơng việc cụ thể Ngồi ra, cần phải tạo điều kiện để cán tiến qua cơng việc giao Giao việc cho người phải dựa nguyên tắc phù hợp, có nghĩa là, phải nhìn trước khả họ nhiều mặt: khả trước mắt, khả lâu dài, yêu cầu công việc đặt mục tiêu cuối cần đạt tới Ví dụ: mục tiêu để bồi dưỡng cán bộ, cơng chức phân cơng cơng việc cho họ phải tính đến mục tiêu lâu dài, phương hướng bồi dưỡng v.v… Cần lưu ý việc phân công máy quản lý ta rát nhiều điều chưa hợp lý, chồng chéo chức khơng trường hợp chưa tính hết khả cán thuộc quyền Cần khắc phục tình trạng vừa thiếu khoa học vừa lãng phí sử dụng cán bộ, đồng thời trách nhiệm cán lại không rõ ràng e Phân cơng theo nhóm nhằm tạo thăng công sở Kiểu phân chia thực tốt tạo đoàn kết công sở, dồng thời tăng thêm tiềm lực nội cho sơ quan, cơng sở Có thể có trường hợp cán bộ, cơng chức có trình độ chun mơn cao khơng phải lúc họ có khả hợp tác thuận lợi với đồng nghiệp Sự hợp tác phụ thuộc khơng vào trình độ cán bộ, công chức mà vào nhận thức người, vào nội dung công việc, vào phân công công việc Nó phụ thuộc vào việc cán cơng chức thay dổi lẫn nhau, tập hợp để giải nhiệm vụ cụ thể cần thiết hay khơng Điều đảm bảo cho công việc không bị gián đoạn trước tình đột biến thường gặp thực tế Có thể thấy rằng, khơng cá nhân nào, khơng nhóm riêng lẻ hồn thành tốt công việc từ bắt đầu đến kết thúc Vì vậy, hợp tác quy luật đảm bảo công việc thành công, đảm bảo giữ cân công việc công sở Khi phân công cán đào tạo thành nhóm cơng tác với nhau, cần chứng minh cá nhân nhóm phụ thuộc vào nhóm cơng việc giao, họ có nét dặc thù riêng Người lãnh đạo cần biết rõ đặc thù để phân công công việc hợp lý, tạo hội tinh thần tập thể phát triển Đó đặc điểm tâm - sinh lý, khả tư duy, sức khỏe….Tạo nhóm làm việc tốt tăng khả hiệu công việc Như vậy, vận dụng nguyên tắc kiểu phân chia nói cần phải nhìn nhận chúng mối quan hệ chặt chẽ với tính đến vấn đề cụ thể IV Quy trình phân cơng cơng việc: Phân loại cơng việc cần giao phó Phân tích Chỉ định Xác định người có lực Chỉ dẫn Hướng dẫn nội dung cơng việc Kiểm sốt Giám sát động viên Đánh Tổng kết rút kinh nghiệm 10 Phân cơng cơng việc quy trình diễn liên tục thường xuyên Đầu tiên việc phân tích lựa chọn nhiệm vụ cần nên giao phó Sau xác định rõ yêu cầu tiêu chí nhiệm vụ Điều giúp nhà quản lý lựa chọn người phù hợp đưa hướng dẫn công việc chuẩn xác Cơng tác hướng dẫn đóng vai trò quan trọng giao phó bạn khơng thể u cầu người khác thi hành nhiệm vụ mơ hồ Bước kiểm tra giám sát Việc cần thiết tiến hành nhiều hình thức, nhiên cần thực cách khéo léo, tế nhị không nên can thiệp trực tiếp vào công việc cấp Cuối đánh giá Nhân viên phân cơng hồn thành công việc đến mức độ nào? Hai bên, người phân công người phân công rút học kinh nghiệm để đạt kết tốt tương lai? 11 KẾT LUẬN Kết phân công công việc công sở đường lối quy định hoạt động cơng sở, có tầm ảnh hưởng giới hạn thái độ làm việc nhân viên Từ nội dung thấy để phân công công việc khoa học hợp lý điều không dễ dàng Các nhà lãnh đạo, quản lý cần tìm hiểu rõ ý nghĩa, mục tiêu phân công công việc, sở trình với việc hiểu thật sâu nguyên tắc kiểu phân cơng cơng việc để áp dụng vào tổ chức, cơng sở, giúp hồn thành tốt nhiệm vụ mục tiêu đề 12 ... đến công việc yếu Tìm cách phát huy lực cán bộ, nhân viên đơn vị Phân công công việc công Không nên chi ly phân chia công việc Các kiểu phân công công việc: Các nguyên tắc phân công công việc: ... biết phân công công việc phù hợp cho cấp Một người có lực cơng việc hoàn thành việc giao cách hiệu chất lượng Ý nghĩa việc phân cơng cơng việc: Phân cơng cơng việc có ý nghĩa quan trọng việc. .. cao Việc lãng phí nguồn lực việc mà tổ chức quan không muốn mắc phải Khi phân công cơng việc phải tính tốn đến nguồn lực cần cho công việc cho hợp lý hiệu Các kiểu phân công công việc: a Phân