QUY TRÌNH LÀ GÌ? TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUY TRÌNH TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Muốn quản lý tốt Công ty phải có phương pháp quản lý hiệu Trong muôn vàng phương pháp quản lý phương pháp quản lý theo trình (MBP) sử dụng nhiều Vậy quản lý theo q trình? Và cơng cụ để quản lý theo quy trình gì? Phương pháp quản lý theo trình (management by process) phương pháp quản lý dựa việc phân loại hoạt động theo trình Để vận hành cách có hiệu quả, tổ chức phải xác định quản lý nhiều hoạt động có liên hệ mật thiết với Bất hoạt động tiếp nhận đầu vào chuyển thành đầu coi trình Thơng thường đầu q trình đầu vào trình Việc áp dụng hệ thống trình tổ chức, với nhận biết tương tác q trình vậy, quản lý chúng coi tiếp cận theo q trình Khơng phải tự nhiên mà doanh nghiệp làm ISO, doanh nghiệp làm ISO có chứng cho oai Rõ ràng điều làm ISO giúp cho doanh nghiệp kiểm sốt theo q trình tốt Nhiều doanh nghiệp nước ngồi khơng làm ISO họ có hệ thống quy trình chặt chẽ Quá trình Quy trình gì? Thuật ngữ ISO 9000 ISO 9001 đề cập đến "Quá trình – Process" "tập hợp hoạt động có tương tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra" Như nói Quá trình – Process nói đến hoạt động Thuật ngữ "Quy trình – Procedure" "một phương pháp cụ thể để thực q trình hay cơng việc Quy trình thường thể văn Như vậy, thông thường đơn vị phát triển "Quy trình" nhằm thực kiểm sốt "Q trình" Một quy trình nhằm kiểm sốt nhiều q trình, ngược lại, q trình kiểm sốt nhiều quy trình Q trình đối tượng quản lý, quy trình lại công cụ quản lý Hai định nghĩa có khác Dưới tơi xin đề cập tới "Quy trình" Tại lại cần phải có quy trình? Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ khác dẫn đến cách làm việc khác Quy trình giúp cho người thực công việc biết nghiệp vụ họ phải tiến hành bước công việc nào, làm phải cần đạt kết nào? Sẽ khơng có tình trạng nhân viên nhận thị Sếp mà phải làm nào? Hay tình trạng làm làm lại mà khơng ý Sếp Ví dụ: Phòng HCNS có quy trình tuyển dụng, nhân viên HCNS biết "Danh sách ứng viên dự tuyển" phải bao gồm thơng tin Trưởng phòng HCNS + Trưởng phòng/bộ phận xem xét, sang lọc hồ sơ, chọn người đủ tiêu chuẩn để vấn Đối với q trình cơng việc cần phối hợp nhóm (teamwork) quy trình giúp cho thành viên phối hợp với cách ăn khớp trình tự mà khơng phải thắc mắc việc làm? Làm nào? Ví dụ: Quy trình mua hàng phòng TCKT giúp Nhân viên HCNS biết thực thủ tục mua tài sản cho Công ty, phối hợp với Nhân viên Kế tốn tốn tốt Quy trình giúp ích cho cấp quản lý kiểm sốt tiến độ chất lượng công việc nhân viên thực Ví dụ: Trưởng phòng HCNS nhìn vào Phiếu đánh giá ứng viên, có ghi mức lương, phụ cấp, ngày bắt đầu làm, có chữ ký người liên quan biết Nhân viên HCNS soạn Hợp đồng cho người lao động có hay khơng? Rào cản trình thực quy trình: Bản thân cấp quản lý không chịu đầu tư thời gian để làm quy trình, cho làm quy trình thời gian, phải nhiều việc kiếm tiền Nhưng thân cách nhìn chưa phải dài hạn họ thực chưa nhận thức rõ tác dụng quy trình, hiểu thời gian chút họ nhàn sau việc quản lý kiểm sốt cơng việc nhân viên Cho quy trình thời gian, phức tạp rườm rà, trao đổi trực tiếp với cho nhanh Tôi cho trao đổi trực tiếp điều tốt, sau bàn bạc, thống điểm phải lên giấy tờ Nhiều nói mồm với ba ngày sau qn nói gì, nhớ khơng dủ ý Trong nhiều trường hợp thành phát sinh tranh luận khơng đáng có, "Ý anh khơng phải vậy" hay "Mỗi ngày anh nói kiểu, em biết lối mà lần" Người làm quy trình chưa nắm rõ hoàn toàn mặt nghiệp vụ, bạn nên nhớ thước đo quy trình có hiệu hay việc người tuân thủ thực cách trơi chảy, quy trình giúp họ thực cơng việc đạt chất lượng tốt Nội dung hệ thống tài liệu sơ sài Các tài liệu không phản ánh đủ hoạt động thực tiễn diễn Quá biểu mẫu Biểu mẫu hồ sơ phản ánh hoạt động nhân viên Quá biểu mẫu dẫn đến khó đo lường đánh giá hiệu cơng việc, khó giải tranh chấp hay vi phạm Hệ thống tài liệu nhiều Công ty kiểm sốt tài liệu mới, lỗi thời Khơng tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau thời gian Thực tế hoạt động không áp dụng tài liệu quy định Quy trình mang tính chất kế thừa: Bạn có nhận thấy thời đại công nghệ thứ ngày thứ ngày nhanh Đơn giản thủ tục hành từ cửa, cửa cửa Tại lại làm điều đó? Khi nhìn vào quy trình, trải nghiệm người ta nhìn bước khơng cần thiết cách làm để công việc nhanh Nếu quy trình người ta khơng nhìn sai sót khó sửa chữa Nếu khơng có quy trình, bạn làm làm lại việc theo cách khơng hiệu chất trí nãovốn lười, khơng chịu nhận sai lầm công việc thường ngày Quy trình hóa Vì mơt người du khách đến vùng đất lạ , họ nhận nhiều mẻ người dân sống lâu năm lại khơng nhìn Tương tự người nhìn vào quy trình xây dựng từ nhân viên cũ nhận yếu sót phương pháp để cải tiến lên Xây lần từ cơng ty bạn lên Ý nghĩa thứ ba xây dựng quy trình Giải phóng lãnh đạo Khi người khác thay thể bạn làm việc tốt bạn chí tốt hơn, niềm vui sướng bạn làm công việc khác, đối đầu với thử thách mới, bạn khơng phút khổ sở giải vụ hàng ngày nữa, lỗi nhỏ nhặt khiến bạn tốn thời gian mãi biến "Anh ơi, việc làm nào?" "Khách hàng phàn nàn, em phải làm sao?" Tất vào dĩ vãng Có quy trình bạn chuyển giao toàn tinh hoa, kinh nghiệm, phương án xử lý cho người họ tự động làm việc bạn thoải mái tự để làm công việc khác quan trọng Như bạn Giải Phóng! Chúc mừng bạn! Cách thiết lập quy trình: – Xác định nhu cầu – Xác định mục đích – Xác định phạm vi áp dụng – Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo – Xác định số bước công việc – Xác định điểm kiểm soát – Xác định người thực – Xác định tài liệu phải tuân theo hồ sơ – Xác định phương pháp kiểm sốt bước cơng việc – Xác định điểm cần kiểm tra thử nghiệm – Mô tả, diễn giải bước công việc, biểu mẫu kèm theo Lưu ý cần phân biệt tài liệu – hồ sơ: + Tài liệu văn ban hành mà thành viên tổ chức phải tuân theo ví dự như: Sổ tay, Quy trình, Thủ tục, Quy định, Hướng dẫn, Biểu mẫu + Hồ sơ chứng việc thực theo tài liệu ví dụ biên vi phạm kỷ luật lao động, định kỷ luật Sử dụng quy trình hiệu quả: Quy trình lập thống thực điều cần thiết cho tác nghiệp nhân viên cơng cụ kiểm sốt cho cấp quản lý Quy trình tốt hay khơng đánh giá qua mức độ vận dụng vào thực tiễn phải nâng cao chất lượng người thực công việc Quy trình lập khơng có nghĩa hồn tồn dập khn, số trường hợp phải vận dụng linh hoạt, tránh mắc bệnh giấy tờ  ... đồng cho người lao động có hay khơng? Rào cản q trình thực quy trình: Bản thân cấp quản lý không chịu đầu tư thời gian để làm quy trình, cho làm quy trình thời gian, phải nhiều việc kiếm tiền Nhưng... như: Sổ tay, Quy trình, Thủ tục, Quy định, Hướng dẫn, Biểu mẫu + Hồ sơ chứng việc thực theo tài liệu ví dụ biên vi phạm kỷ luật lao động, định kỷ luật Sử dụng quy trình hiệu quả: Quy trình lập... biết lối mà lần" Người làm quy trình chưa nắm rõ hoàn toàn mặt nghiệp vụ, bạn nên nhớ thước đo quy trình có hiệu hay khơng thể việc người tn thủ thực cách trơi chảy, quy trình giúp họ thực công