Đang tải... (xem toàn văn)
Tải xuống để font chữ .VnTime nha.
bộ giáo dục đào tạo Trờng đại học mỏ địa chất ===========*****============ Hớng dẫn thực hành Microsoft Excel Tài liệu dùng cho sinh viên chuyên ngành kinh tế quản trị doanh nghiệp kế toán doanh nghiệp Tác giả: Ths Nguyễn Thị Bích Ngọc Hà Nội - 2003 Hớng dẫn thực hành Lời mở đầu Cuốn tài liệu hớng dẫn thực hành đợc biên soạn dành cho sinh viên ngành kinh tế với giảng: Tin học ứng dụng kinh tế đợc biên soạn dới dạng tập theo dạng toán thực tế Các tập đợc thiết kế từ dễ đến khó với hớng dẫn giải (hoặc lời gợi ý) bớc để học sinh tự thực hành máy tính, nâng cao khả t áp dụng để giải vấn đề tơng tự lĩnh vực chuyên môn kinh tế khác nh toán kinh tế, định mức kinh tế kỹ thuật, kế hoạch hoá, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, lập phân tích dự án đầu t v.v Cuốn tài liệu gồm phần: Phần 1: Rèn luyện kỹ thực hành Mục tiêu phần rèn luyện kỹ năng, thao tác thực hành sinh viên làm việc với máy tính nói chung với bảng tính điện tử M.E nói riêng Mối thực hành đợc đa dới dạng ví dụ, với ví dụ dần làm quen thành thạo với thao tác, lệnh công cụ bảng tính Phần 2: Giới thiệu số dạng tập Với tập này, sinh viên rèn luyện cách t duy, cách giải vấn đề kinh tế với trợ giúp công nghệ thông tin Vì tập đợc biên soạn theo lĩnh vực chuyên môn kinh tế tập mang tính tổng hợp Cuốn tài liệu đợc biên soạn lần đầu, chắn nhiều sai sót Rất mong góp ý chân thành ngời đọc Xin trân trọng cảm ơn Tác giả Phần I: Rèn luyện kỹ Bài Nhập liệu Khởi động bảng tính Microsoft Excel (M.E) Các bớc thực lần lợt nh sau: Bật công tắc điện Chờ máy tính chạy ứng trình tiện ích xác định cấu hình máy, lệnh file khởi động Nếu máy tính không cài hệ điều hành Winddows 95 trở (sử dụng Windows 3.11) việc khởi động máy tính dừng lại dÊu mêi hƯ thèng (C:\>) H·y gâ Win vµ bÊm Enter để khởi động hệ điều hành Windows nh sau: C:>\win Nếu máy tính cài hệ điều hành Winddows 95 trở đi, máy tính tự động kích hoạt hệ điều hành windows thay cho hệ điều hµnh DOS vµ xt hiƯn desktop cho ngêi sư dơng sẵn sàng làm việc Nhắp chuột vào biểu tợng Excel () Office (góc trái hình) Trong trờng hợp Office cha đợc kích hoạt (bởi dòng lệnh: Microsoft Office Shortcut Bar.lnk) ngời sử dụng tìm đến biểu tợng Excel () desktop (nhắp kép) kích hoạt menu Start (góc trái dới hì nh), chọn Program, chọn Microsoft Excel Quan sát ghi nhớ hình Các thông tin cần ghi nhận từ hình Excel: Thanh tiêu đề ứng dụng: Thanh menu (thực đơn), lựa chọn, lệnh thực đơn: Thanh công cụ chuẩn, định dạng, nút lệnh thanh, chức nút lệnh, cách ẩn công cụ, nút tạo, cách tạo công cụ riêng ngời sử dụng: Thanh công thức: cách ẩn, (nên để công công thức trạng thái hữu); Hộp tham chiếu (Reference box/(tên miền địa ô) Dòng đầu đề cột, tên cột đầu đề dòng, số dòng: Thanh cuộn ngang cuộn dọc: cách sử dụng cuộn Thanh tiêu đề trang tính, cách di chuyển trang tính, số trang tính đợc mở ngầm định Workbook, thay đổi số trang tính đợc mở ngầm định Thanh trạng thái làm việc Nhập liệu Ghi nhớ kiểu liệu đợc nhập vào bảng tÝnh: Text, Number Tù cho sè liƯu vµ nhËp chúng vào bảng tính theo mẫu nh bảng 1: Bảng TH Kỳ Kỳ phân tích Đ/vị gốc (2000) Chỉ tiêu tính (1999 KH TH ) I Kết sản xuất tiêu vật Sản lợng than nguyên khai sản xuất Sản lợng than sản xuất Sản lợng than tiêu thụ a) Trong than nguyên khai b) than Khối lợng đất đá bóc m3 II Tình hình sử dụng lao động Tổng số CBCNV bình quân Ngời Trong đó: - Công nhân SXC Ngời - Nhân viên Ngời Năng suất lao động tính theo T/ngchỉ tiêu vật năm Năng suất lao động tính theo ngh.đ/n tiêu giá trị g-năm Tổng quỹ lơng ngh.đ Thu nhập bình quân ngời lao ngh.đ/n động g-th III Kết sản xuất đồng tiêu giá trị Giá bán bình quân ngh.đ Giá thành đơn vị Tổng doanh thu Lợi nhuận trớc thuế Tổng khoản nộp ngân sách Lợi nhuận ròng ngh.đ/T ngh.đ/T ngh.đ ngh.đ ngh.đ Lu ý liệu đợc nhập vào tất ô bảng trên, số ô đợc tính từ liệu ô khác, ví dụ nh: sản lợng than tiêu thụ tổng sản lợng than nguyên khai tiêu thụ (đà quy đổi than sạch) sản lợng than tiêu thụ Công thøc tÝnh chóng ta sÏ thùc hiƯn vµo bµi thùc hành sau Tuy nhiên, cần chắn ô đợc thực vào sau mà không cần nhập Lu thông tin vào nhớ (Save) Ghi bảng tính vào nhớ (đĩa cứng đĩa mềm) với tên file: BAITAP1.XLS mét c¸c c¸ch sau: Chän lƯnh File/Save Nhắp chuột vào biểu tợng đĩa mềm () công cụ chuẩn Bấm F12 Hộp thoại Save As hiƯn nh sau: - Gâ tªn file hép File name, vÝ dô: baitap1 - Chän th môc lu trữ hộp Save in - Chọn kiểu file cần lu trữ (ngầm định: Microsoft Excel Workbook) - Bấm Save không cần có thay đổi thuộc tính đặc biệt - Khi cần cài đặt số thuộc tính khác file nh cài đặt mật mở sửa chữa, thay đổi kiểu file chọn nút Option (xem Môi trờng làm việc M.E) Đóng File Cần phải đóng file trớc thoát khỏi M.E tránh liệu Chọn cách sau: Lệnh: File/Close Nhắp vào nút Close ( - góc phải cửa sổ menu) Thoát khỏi M.E Khi kết thúc làm việc với M.E để đảm bảo an toàn cho chơng trình, yêu cầu thoát khỏi chơng trình Các thao tác thực hiƯn nh sau: Víi Windows 95 trë ®i cã thĨ chän c¸c c¸ch sau: Chän Exit menu File Bấm tổ hợp phím ALT+F4 Nhắp vào nút Close ( - góc phải cửa sổ chơng trình ứng dụng) Nhắp kép vào hộp điều khiển ứng dụng (góc trái cửa sổ) Sau thoát khỏi chơng trình ứng dụng, muốn thoát khỏi Windows cần đóng tất chơng trình khác (bằng cách làm tơng tự) Cuối cùng, chọn Shut down menu Start Đợi hình có dòng chữ: “Now is safe to turn off your computer” Êy đợc phép tắt nguồn điện Với Windows 3.11 trở vỊ tríc cã thĨ chän c¸c c¸ch sau: Chän Exit menu File BÊm tỉ hỵp phím ALT+F4 Nhắp kép vào hộp điều khiển ứng dụng (góc trái cửa sổ) Sau thoát khỏi chơng trình ứng dụng, muốn thoát khỏi Windows cần đóng tất chơng trình khác (bằng cách làm tơng tự) Cuối cùng, bấm ALT+F4 chọn Yes máy tính hỏi bạn có thực kết thúc làm viƯc víi windows Khi dÊu nh¾c hƯ thèng DOS hiƯn hình, lúc đợc tắt nguồn điện Bài Tính toán sơ bảng tính Ví dụ 1: Sử dụng kết đợc lu đĩa Mở file BAITAP1.XLS đà đợc tạo lập từ tập lệnh cách sau: Chọn lệnh: File/Open Nhắp chuột vào nút lệnh chuẩn Bấm tổ hợp phím: Ctrl+O Open công cụ Tìm đến vị trí (trong hộp Look in) tên file (trong hộp File Name) mà bạn đà ghi lần trớc, nhắp kép vào tên file nhắp đơn sau chọn OK Công việc phải làm tập là: Bổ sung thêm số cột cần thiết để sử dụng phơng pháp phân tích so sánh để phân tích tình hình sản xuất kinh doanh năm phân tích so với năm gốc so với kế hoạch (so sánh tơng đối so sánh tuyệt đối) Gõ tên cho cột Ví dụ nh: - So sánh tuyệt kỳ gốc - So sánh tuyệt kỳ kế hoạch - So sánh tơng kỳ gốc - So sánh tơng kỳ kế hoạch Tính toán giá trị cho cột sử dụng công thức tính toán theo cách sau: - Sử dụng địa chØ « VÝ dơ nh: = E8-C8 (H·y suy nghÜ lại dùng công thức chứa địa ô công thức dạng =174659176390) - Sử dụng tên miền công thức Muốn thế, trớc hết cần gán tên cho miền ô cách: + Xác định tên miền cần gán tên + Nhập tên miền hộp Reference box (trên công thức) lệnh: Insert/Name/Define (Lu ý: Bạn gán tên cho miền lệnh: Insert/Name/Create Khi dùng cách này? Tại sao?) Khi đà gán tên cho miền, bạn sử dụng tên miền công thức Muốn chèn tên miền vào công thức tính toán, hÃy đặt trỏ vào vị trí cần chèn chọn tên miỊn tõ hép Reference box hc bëi lƯnh: Insert/Name/Paste Sao chép công thức vừa tạo cho ô khác (theo dòng theo cột) cách sau: Dùng lệnh Copy Paste (xem phần lý thuyết cách chọn lệnh) Dùng fillhand để chép công thức cho ô liền kề (giữ rê) Nhắp kép vào fillhand (chỉ dùng cho miền ô liền kề) Có thể gộp bớc bớc cách nhập công thức (giá trị) cho miền nhiều ô (có thể gồm ô liền kề không liền kề) thay cho việc nhập công thức (giá trị) cho ô sau chép công thức (giá trị) cho ô khác cách: Xác định miền ô cần nhập giá trị (công thức) Nhập giá trị (công thức) Bấm tổ hợp phím: Ctrl-Enter Định dạng bảng tính (font chữ, ô, cột, dòng, đờng bao ) Ghi lại kết với tên file khác (ví dụ nh: BAITAP2.XLS) bëi lÖnh Save As (H·y suy nghÜ: nÕu chän lệnh Save để ghi điều xảy ra? HÃy so sánh khác biệt Save Save As) Có thể lu tất tập file (mỗi tập đợc chứa trang tính (sheet)) thay cho việc lu tập file riêng biệt Với tập đợc thực tiếp nối từ trớc, hÃy tạo trang tính trớc thao tác cho sau đợc thực Ví dụ lu file có tên LUONG.XLS với tập đợc lu trang tÝnh (Sheet) VÝ dơ trang Sheet1 cã tªn BAITAP1 (hÃy xem lại cách gán tên cho sheet) Để tạo sheet BAITAP1 (sử dụng cho tập sách này) hÃy giữ nút chuột trái rê sang phải đồng thời giữ phím CTRL bàn phím (khi buông cần buông phím CTRL trớc), bạn có trang tính BAITAP1 với tên BAITAP1 (2) HÃy đổi tên trang tÝnh thµnh BAITAP2 Mét Workbook cã thĨ më tíi 255 trang tính (sheet) Vì bạn lu tất tập thực hành Workbook (file) với trang tính giành cho tËp VÝ dơ 2: ThiÕt lËp b¶ng tÝnh míi Bài tập thiết lập bảng tính với việc nhập liệu từ bàn phím theo theo ví dụ dự án khai thác khoáng sản rắn có thông số sau: Thời gian hoạt động dự án: năm (năm đầu t đợc tính năm 0) Sản lợng quặng năm đầu 62 ngh.tấn, tăng 20% năm tiếp giảm 30% so với năm đầu năm lại Giá bán dự tính: 26 USD/tấn Tổng vốn đầu t ban đầu: + Năm 0: 850 ngh.USD (trong đó: chi phí phát triển mỏ: 750 ngh.USD; chi phí mua quyền khai thác mỏ: 100 ngh.USD) + Năm 1: 920 ngh.USD (trong đó: : chi phí phát triển mỏ: 250 ngh.USD chi phí mua thiết bị khai thác mỏ: 670 ngh.USD) Chi phí vận hành lần lợt là: 175 ngh.USD; 193 ngh.USD; 212 ngh.USD; 200 ngh.USD 196 ngh.USD Phí thuê mỏ: 14% doanh thu HÃy thiết lập bảng tính phân tích hiệu thơng mại dự án khai thác khoáng sản Chủ đầu t mong muốn tỷ lệ thu hồi nội (IRR) tối thiểu 15%, giá bán tối thiểu phải bao nhiêu? Gợi ý: - Trong bảng ví dụ có giá trị đợc nhập trực tiếp từ bàn phím (tên tiêu, tên cột, giá trị đầu vào cho trớc) nhng có giá trị kết công thức tính toán Ví dụ nh: sản lợng, giá bán từ năm thứ trở đợc tính theo sản lợng năm thứ 1, doanh thu Khi cha học cách sử dụng hàm IRR, NPV tÝnh chóng theo c«ng thøc néi suy sau: IRR = r1+ NPV1(r2-r1)/(NPV1+NPV2) Trong đó: r1, r2: tơng ứng hệ số chiết khấu để NPV1 NPV2 đạt giá trị dơng âm (với (r2-r1) < 5%) - Sử dụng kiến thức đà học môn học "Lập phân tích dự án đầu t" kết hợp công cụ tính toán M.E Bảng tính đợc lập có dạng nh hình sau: Muốn tìm r1, r2 hÃy thay đổi vài giá trị « B16, c«ng thøc tÝnh NPV (« B20) sÏ tù ®éng ®ỵc cËp nhËt (tù ®éng tÝnh theo), cho ®Õn giá trị ô B20 âm (hoặc dơng) Lu lại kết tơng ứng NPV qua lần thay đổi để dùng công thức tính IRR Ghi chú: Với dạng tập này, nhóm sinh viên hÃy tính toán theo liệu đà cho đồ án môn học: "Lập phân tích dự án đầu t" riêng nhóm Bài Sử dụng hàm tính toán đơn giản Sử dụng thao tác đà thùc hµnh ë bµi vµ thiÕt kÕ vµ tính toán bảng chia lơng cho cá nhân tổ sản xuất hởng lơng theo sản phẩm với thông số nh sau: Gợi ý: - Phơng pháp chia lơng đợc sử dụng là: "Phơng pháp công hệ số" vậy: - Trớc hết tính tổng thu nhập tổ (giả định chứa ô E3), công thức ô E3 là: = D3*D4 - Tạo thêm cột có tên là: Giờ công hệ số Thu nhập - Tính công-hệ số thành viên tổ Ô E6 cã c«ng thøc: = C6*D6; chÐp c«ng thøc cđa ô E6 cho ô lại để tính thác Tấn quân, % bình quân, % 0.40 0.60 0.50 0.40 0.50 quân, % sản phẩm đ/Tấn 200000 160000 170000 180000 A 100000 10 17 B 120000 12 20 C 80000 13 26 D 90000 15 17 Yêu cầu 300000 12 20 thị trờng Hớng dẫn: Thiết lập mô hình toán học toán lập kế hoạch Hàm mục tiêu: Tối thiểu hoá tổng chi phí sản xuất Các ràng buộc: - Ràng buộc lực sản xuất công trờng - Ràng buộc nhu cầu thị trờng số lợng (>=300000 Tấn) - Ràng buộc yêu cầu thị trờng độ tro bình quân (7.0 máy bay (nếu tuyến công tác phơng tiện máy bay tàu vé hạng nhất) - Nếu 5.0 < Hệ số lơng = vµ < mức học bổng 180.000 đ + Nếu điểm tổng >= mức học bổng 240.000 đ Trần Khánh Ngọc 0,2 Xét học bổn g Ghi chú: Vẫn tính học bổng cho bạn mà điểm trung bình thoả mÃn yêu cầu câu kể việc bạn đà thi hết môn hay cha (số môn thi lại = 0) Tính tiền điện tiêu dùng tháng S T T Tên hộ Nơi (quận) Ch ỉ số đầ u Ch ỉ số cuối Lơng Tuấn Anh Đống Đa 123 325 Trần Mạnh Hùng Thanh Xuân 142 528 Tây Hồ 136 426 Hoàn Kiếm 269 862 Đống Đa 147 263 Thanh Xu©n 231 569 Ngun Ngäc Tiến Phạm Xuân Toàn Vũ Minh Trung Đặng Thu Hiền Đỗ Lệ Huyền Tây Hồ 102 208 Nguyễn Mạnh Hùng Hoàn Kiếm 782 852 Trần Khánh Ngọc Đống Đa 245 356 Đặng Hoài Lân Hoàn Kiếm 321 798 Điện dùng Dân dụng Sản xuất Dân dụng Sản xuất Dân dụng Sản xuất Dân dụng Sản xuất Dân dụng Sản xuất Tiề n phả i trả Diệ nu tiên Tiề n miễ n gi¶ m Tỉn g tiỊn thùc tÕ ph¶i tr¶ + Tiền điện phải trả tính theo bảng giá dới: (đ/số) Tây Hồ Hoàn Kiếm Đống Đa Thanh Xuân Sản xuất 1200 1000 980 1000 Dân dụng 1100 950 900 890 Bảng đơn giá áp dụng cho trờng hợp số điện tiêu thụ