Đang tải... (xem toàn văn)
Chuyên viên xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm giao dịch, đàm phán với đối tác để phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng; Xây dựng phương án xuất nhập khẩu và soạn thảo hợp đồng ngoại thương; Viết mail giao dịch với đối tác nước ngoài bằng tiếng Anh; Phiên dịch tiếng Anh tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước ngoài hoặc trong các chuyến đi công tác nước ngoài; Dịch tài liệu tiếng Anh; Thực hiện công tác đối ngoại khác.
LOGO COMPANY NAME Address: Phone: Email: Code Version Dated Page : : 5.0 : : Page 1 of 3 Document name: BẢNG MƠ TẢ CƠNG VIỆC CHUN VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU Bộ phận Chức danh Mã cơng việc Cán bộ quản lý trực tiếp Phòng xuất nhập khẩu Chun viên xuất nhập khẩu XNKCV Trưởng phòng Mơ tả cơng việc chun viên xuất nhập khẩu: - Giao dịch, đàm phán với đối tác để phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng - Xây dựng phương án xuất nhập khẩu và soạn thảo hợp đồng ngoại thương - Viết mail giao dịch với đối tác nước ngồi bằng tiếng Anh - Phiên dịch tiếng Anh tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước ngồi hoặc trong các chuyến đi cơng tác nước ngồi - Dịch tài liệu tiếng Anh - Thực hiện cơng tác đối ngoại khác Trách nhiệm của chun viên xuất nhập khẩu: - Quản lý cơng việc tìm kiếm và chăm sóc khách hàng xuất khẩu - Đưa ra phương án tiếp cận khách hàng, thị trường mục tiêu - Tìm kiếm khách hàng thơng quan phương thức: các website thương mại điện tử quốc tế: alibaba.com, tradekey.com, ecvn.com… - Check mail và trả lời thơng tin với đối tác quan tâm. Báo cáo Tổng Giám Đốc thường xun về các khách hàng phát sinh - Tham dự các hoạt động tìm kiếm khách hàng khác: Hội thảo, hội nghị - Lập kế hoạch, triển khai, giám sát triển khai cơng việc chăm sóc khách hàng - Tiếp nhận đơn hàng, làm thủ tục giao hàng. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về cơng việc thực hiện đơn hàng của khách hàng xuất khẩu đảm bảo đúng tiến độ, đúng mặt hàng, đúng quy trình và luật định - Lập kế hoạch cải tiến, thay đổi sản phẩm phù hợp với u cầu của đối tác - Chịu trách nhiệm soạn thảo, biên dịch, kiểm sốt nội dung thơng tin giao dịch, đối nội, đối ngoại bằng tiếng anh - Phiên dịch (tiếng Anh) tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước LOGO COMPANY NAME Address: Phone: Email: Code Version Dated Page : : 5.0 : : Page 2 of 3 Document name: - Sử dụng thành thạo các cơng cụ Trade Tools Quản lý khách hàng xuất nhập khẩu - Tìm kiếm khách hàng thơng qua các phương thức: các website thương mại điện tử quốc tế - Trả lời những thư hỏi hàng mà khách hàng có quan tâm. Có hai loại thư hỏi hàng cần phân định rõ và chăm sóc - Một là thư sẽ gửi cho riêng phần inbox của mình, sẽ chăm sóc và trả lời một cách chi tiết những đòi hỏi của khách hàng, khả năng của mình - Hai là thư hỏi hàng được gửi tới dưới dạng spam, tức là người gửi đồng thời gửi nhiều thư đến nhiều nhà cung cấp cùng lúc, với dạng thư này phải trả lời với nội dung tỉ mẩn và báo giá mang tính cạnh tranh trước tiên, nếu có hồi âm của khách hàng sẽ trao đổi tiếp - Tìm kiếm khách hàng thơng qua các hoạt động giao thương khác: Hội thảo, hội nghị - Chăm sóc khách hàng trong và ngồi nước: Chăm sóc khách hàng thường xun bằng cách gọi điện, gửi email, đến cơng ty thăm hỏi những dịp lễ, tết. Quan sát các mặt hàng khách hàng hay đóng cont, cho đi thị trường nào, giá cả ra sao. Thường xun báo giá, cập nhật thơng tin giữa hai bên Tiếp nhận đơn hàng và làm thủ tục giao hang XNK - Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng - Tính tốn số lượng đơn hàng chất đầy cho 1 cont 20′ (thể tích có thể chất 26.5cm3) hoặc 1 cont 40′ - Mail Hợp đồng, PO cho khách hàng ký và u cầu scan mail lại chi mình - Làm đơn hàng mail xuống nhà máy, trao đổi đơn hàng có đáp ứng được khơng? Thời gian giao hàng? Sau đó thơng tin về quy cách, thơng tin in trên cartons, mã QR - Làm bộ chứng từ bao gồm hợp đồng, invoice, packing list. Chuyển bộ chứng từ cho khách hàng để khách hàng hồn thành thủ tục thanh tốn tiền deposit 30%, 50% hoặc TT trả trước 100% hoặc u cầu khách mở L/C - Liên hệ hãng tàu booking lịch tàu để cho hàng của mình đi đúng lịch mà mình mong muốn. Lịch tàu có thể do khách hàng chỉ định, hoặc có thể do mình book rồi trao đổi với khách hàng - Kiểm tra việc xếp hàng hố, đóng cont có vấn đề gì khơng - Khai hải quan và hồn thành thủ tục thơng quan cho lơ hàng LOGO COMPANY NAME Address: Phone: Email: Code Version Dated Page : : 5.0 : : Page 3 of 3 Document name: - Mail SI cho hãng tàu / FWD và hãng tàu / Fwd sẽ mail lại Bill nháp cho mình, mình kiểm tra thơng tin trên Bill đã khớp chưa, liên hệ hãng tàu phát hàng Bill gốc / Bill surrender (hoặc switch bill theo u cầu ) - Chuẩn bị các chứng từ, hố đơn, giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ xin C/O - Khi có C/O gốc, Bill gốc, kèm bộ chứng từ gồm invoice, packing list gửi chuyển phát nhanh cho khách hàng lấy hàng đầu bên kia. Hoặc xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng để xin chiết khấu / chờ thanh tốn Các cơng việc khác của chun viên XNK - Trả lời email, văn bản với đối tác (u cầu thơng qua Trưởng phòng, GĐ) - Giao tiếp, giao dịch với đối tác với thái độ cởi mở, hòa nhã. Nếu có phát sinh trong cơng việc phải báo cáo với người quản lý trực tiếp hoặc Tổng Giám Đốc để kịp thời giải quyết phát sinh - Tự chịu trách nhiệm trong các văn bản dịch thuật - Báo cáo cơng việc hàng ngày với trưởng/phó bộ phận - Thực hiện các cơng việc khác theo sự điều hành của người quản lý trực tiếp u cầu: - Trình độ chun mơn: Đại học hoặc trên đại học, ưu tiên được đào tạo về nghiệp vụ Ngoại Thương hoặc kỹ thuật cơng nghệ; Kiến thức: Hiểu biết về Nghiệp vụ Ngọai thương, Hiểu biết về quy trình cơ bản của cơng nghệ; các ngun liệu và sản phẩm ngành cơng nghệ, Ngọai ngữ (Tiếng Anh): cao cấp Vi tính văn phòng: Sử dụng thành thạo phục vụ cho cơng việc, Hoạch định cơng việc trong đơn vị Phân cơng, uỷ thác cơng việc cho CBNV Đào tạo và hướng dẫn cơng việc Đào tạo cán bộ kế cận Kỹ năng giao tiếp Trung thực Năng động, nhạy bén Tầm nhìn rộng Có khả năng đàm phán tốt ... Vi tính văn phòng: Sử dụng thành thạo phục vụ cho cơng việc, Hoạch định cơng việc trong đơn vị Phân cơng, uỷ thác cơng việc cho CBNV Đào tạo và hướng dẫn cơng việc Đào tạo cán bộ kế cận Kỹ năng giao tiếp... nhanh cho khách hàng lấy hàng đầu bên kia. Hoặc xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng để xin chiết khấu / chờ thanh tốn Các cơng việc khác của chun viên XNK - Trả lời email, văn bản với đối tác (u cầu thơng qua Trưởng phòng, GĐ)... : Page 2 of 3 Document name: - Sử dụng thành thạo các cơng cụ Trade Tools Quản lý khách hàng xuất nhập khẩu - Tìm kiếm khách hàng thơng qua các phương thức: các website thương mại điện tử quốc