Đang tải... (xem toàn văn)
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại. Như vậy, việc thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần tích cực và thiết thực vào việc cải tiến lề lối làm việc trong cơ quan, tổ chức, có ý nghĩa vô cùng quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu bức thiết hiện nay.
Tiểu luận cuối khoa MỞ ĐẦU Ngay từ những ngày đầu giành độc lập, Hồ Chí Minh-Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân Chủ cộng hoà đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ co giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, co tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mặt chính trị, kinh tế, văn hoa, khoa học kỹ thuật Do đo, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng" Tuy quan, tổ chức co chức năng, nhiệm vụ riêng đều co một đặc điểm chung là quá trình hoạt đợng đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu co giá trị đều lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi là những gốc, chính, là xác nhận việc đã xảy và co giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đo, các quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành đo là "huyết mạch" trọng hoạt động của quan, tổ chức và quá trình hoạt đợng cá nhân Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu co giá trị hình thành hoạt đợng của các quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác của quan, vừa bảo tồn sử liệu Quốc gia, phục vụ nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước noi chung, nghiên cứu khoa học lịch sử noi riêng Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã co từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử của dân tợc, chiều dài lịch sử hình thành của các quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất các cá nhân một quan, tổ chức Nhưng hiện nay, suy nghĩ của khơng ít người, cơng tác này mới co từ một vài năm trở lại và đo là công việc vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa co những quan tâm, trọng, Lớp Chuyên viên K47 Tiểu luận cuối khoa đầu tư xứng đáng Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại Như vậy, việc thực hiện tớt công tác lưu trữ gop phần tích cực và thiết thực vào việc cải tiến lề lối làm việc quan, tổ chức, co ý nghĩa vô quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu thiết hiện Qua thời gian học tập và nghiên cứu trường và cần thiết thực hiện tốt công tác lưu trữ quan nên thân mạnh dạn chọn đề tài “ Xử lý tình huống sai sót công tác lưu trữ hồ sơ” để làm tiểu luận cuối khoá học Do điều kiện thời gian nghiên cứu đề tài ít, khả nhận thức của thân nhiều hạn chế, đo việc xử lý và giải quyết vần đề đặt tránh khỏi những thiếu sot định, mong thông cảm và giúp đỡ của quý thầy cô Xin chân thành cảm ơn! Lớp Chuyên viên K47 Tiểu ḷn ći khoa I MƠ TẢ TÌNH H́NG Ban Tổ chức Thị uỷ Tân Châu là quan tham mưu cho Ban Thường vụ Thị uỷ các lĩnh vực: Công tác cán bộ, bảo vệ chính trị nội bộ, phát triển đảng viên, chính sách, tiền lương, tổ chức sở đảng, khen thưởng … ngoài là nơi lưu trữ các văn bản, tài liệu của Đảng, nhà nước và quan và hồ sơ cá nhân đảng viên toàn đảng bộ Quản lý hoạt động của đảng viên (tư tưởng, chấp hành Điều lệ Đảng và nhiệm vụ giao, quan hệ xã hội) thông qua hoạt động thực tiễn và hồ sơ, lý lịch của họ Do vậy, đảng viên phải co lý lịch, sơ yếu lý lịch và những văn co liên quan đến hoạt động, đến đảng tịch của Tổ chức đảng phải quản lý chặt chẽ, khai thác và sử dụng co hiệu hồ sơ đảng viên việc bồi dưỡng, giáo dục đảng viên Quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên là một khâu quan trọng công tác quản lý đảng viên, giúp cho tổ chức đảng hiểu đầy đủ, kịp thời, chính xác về từng đảng viên và đội ngũ đảng viên, của từng đảng bộ của toàn Đảng Do điều kiện và hoàn cảnh lịch sử các tài liệu hồ sơ đảng viên từng thời kỳ co khác nhau, nên hồ sơ đảng viên bổ sung hoàn chỉnh theo từng giai đoạn Hồ sơ đảng viên gồm những tài liệu quan trọng co liên quan đến sinh mệnh chính trị của đảng viên, là tài liệu mật của Đảng, phải co quy chế quản lý chặt chẽ, theo quy định về sử dụng, bảo quản tài liệu mật, không để nhầm lẫn, mát hư hỏng Lập hồ sơ tốt giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước và quan, hạn chế các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sot những tài liệu quý hiếm Tuy nhiên, thời gian quan xảy một vụ việc liên quan đến công tác lưu trữ quan vào năm 2013 sau: Vào tháng 07 năm 2013, đồng chí Trần Văn Tùng sinh năm 1953 - nguyên là bí thư xã Tân Thạnh (hiện là đảng viên hưu trí thuộc đảng xã Tân Thạnh) đến Ban Tổ chức Thị uỷ xin y lý lịch xác nhận quá trình cơng tác Lớp Chun viên K47 Tiểu luận cuối khoa làm chế độ nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội yêu cầu để hoàn chỉnh hồ sơ nghỉ hưu của ông để tính chi trả theo chế độ bảo hiểm Cụ thể, ông tham gia cách mạng năm 1967 và liên tục công tác qua nhiều quan, đơn vị khác Đến năm 2013 ông đủ tuổi hưu 60 tuổi theo quy định của ḷt Lý ơng trình bày sau: quá trình lưu giữ cá nhân ơng đã làm thất lạc toàn bộ các quyết định công tác và các quyết định lương trước năm 1972 (tức là từ năm 19671975), lúc chuyển về nhà mới Qua trình bày của ông Trần Văn Tùng, quan tiến hành tra cứu hồ sơ cá nhân đảng viên của ông quản lý Ban Tổ chức phát hiện hồ sơ không co lý lịch đảng viên và các quyết định luân chuyển, điều động đã bị thất lạc mà lại các giấy chuyển sinh hoạt đảng qua các đơn vị củ Vấn đề đặt là nếu khơng tìm thấy thì, mợt là ơng phải về đơn vị củ tận Cà Mau để tìm lại các quyết định trước năm 1975 thời gian từ năm 19671975 ông tham gia cách mạng Tỉnh Cà Mau; hai là chế độ lương hưu của ông không tính khoản thời gian công tác từ năm 1967- 1972 Đây là một những trường hợp điển hình cho thấy tầm quan trọng và cần thiết về công tác lưu trữ, nếu công tác lưu trữ quan tâm, thực hiện một cách khoa học việc tra cứu nhanh chong, chính xác và kịp thời phục vụ tốt cho lãnh đạo, quan và lợi ích của đảng viên Không những thế mà co ý nghĩa quan trọng toàn bộ hệ thống các quan nhà nước các quan Đảng, tổ chức và các đoàn thể và toàn xã hội II MỤC TIÊU XỬ LÝ TÌNH H́NG Với tình h́ng trên, mục tiêu đặt cần co nhận thức đầy đủ về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của cơng tác lưu trữ hiện nay, không những quan tâm lưu trữ thuộc nhà nước, mà tài liệu của các quan đảng, các tài liệu cá nhân là hồ sơ đảng viên ngày càng quan trọng hơn, liên quan đến sinh mệnh chính trị của cá nhân đảng viên, quyền và lợi ích chính đáng của đảng viên Bên Lớp Chuyên viên K47 Tiểu luận cuối khoa cạnh đo, đối với cán bộ làm công tác lưu trữ quan ngoài những tiêu chuẩn theo quy định, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cần co tâm huyết với nghề Vì vậy, với tình h́ng đặt cần tìm hướng giải quyết để đạt đến mục tiêu sau: Thứ nhất: Phải nhanh chong tìm hờ sơ cho ơng Trần Văn Tùng và tìm ngun nhân làm lay thất lạc hồ sơ của ông Thứ hai: Cần co quan tâm đạo của cấp lãnh đạo đồng thời nâng cao nhận thức của cán bộ, chuyên viên noi chung và cán bộ phụ trách công tác lưu trữ về tầm quan trọng của cơng tác quản lý lưu trữ quá trình thực hiện nhiệm vụ chính trị đơn vị Thứ ba: Nâng cao chất lượng đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ đảm bảo co chuyên môn lưu trữ theo quy định Co đầy đủ lực, phẩm chất và tâm huyết với công việc để đảm đương nhiệm vụ Thứ tư: Tăng cường đầu tư sở vật chất, áp dụng các phương tiện hiện đại, mua sắm trang thiết bị đáp ứng nhu cầu của công tác lưu trữ Như co phòng lưu trữ riêng, tủ, túi đựng, bìa… để bảo quản hờ sơ và tài liệu lưu trữ an toàn tránh làm thất lạc hay hư hỏng hồ sơ III PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VÀ HẬU QUẢ Ngun nhân Trình đợ về chun mơn chưa đảm bảo, chưa qua đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ, chủ yếu làm công tác kiêm nhiệm Do đo, các công việc về nghiệp vụ xử lý hạn chế Chưa đánh giá mức độ và tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên một số tài liệu chưa đưa vào lưu trữ quy định Lãnh đạo chưa thực đánh giá hết tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành quan tâm và đầu tư yêu cầu của công việc này Bên cạnh đo, công tác quản lý lỏng lẻo, thiếu kiểm tra giám sát Lớp Chuyên viên K47 Tiểu luận cuối khoa Chưa co phòng lưu trữ theo quy định, hiện phòng làm việc là phòng lưu trữ hờ sơ, tài liệu, gây độc hại cho môi trường làm việc của các bộ, công chức đơn vị Thiếu kinh phí cho việc nâng cao sở vật chất để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu Công tác kiểm tra, giám sát của quan chuyên môn chưa thật thường xuyên, chưa co tính nghiêm minh nên việc quản lý co đơi lúc xem nhẹ Do u cầu công tác nên cán bộ lưu trữ không ổn định thường xuyên thay đổi Đối với không ít người, công việc giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu hình thành và khơng nghĩ rằng những tài liệu hôm co giá trị cho mai sau nên chưa co ý thức trân trọng, bảo vệ những tài liệu đo Hậu quả: Công tác lưu trữ ln co vai trò đặc biệt quan trọng quan, tổ chức Tuỳ chức năng, nhiệm vụ riêng, đối với các quan Đảng lại càng quan trọng hơn, nếu khơng co ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ trước, những thế hệ sau mới hiểu hết lịch sử của hào hùng của dân tộc, những kho khăn, hy sinh, mát mà dân ta đã trải qua Những tài liệu quí, tài liệu co giá trị lịch sử bị hư hại không bảo quản tốt và co thể tiêu huỷ một số lượng tài liệu tích đống quá nhiều mà không co kho để lưu trữ Không làm tốt cơng tác và thực hiện quy trình lưu trữ, để xảy ẩm mốc gây hư hỏng hồ sơ, tài liệu quan trọng co độ chính xác cao và co giá trị đặc biệt chứa đựng những tiềm về thông tin quá khứ, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng địa phương Lớp Chuyên viên K47 Tiểu luận cuối khoa Do không làm tốt công tác lưu trữ trường hợp đã gây một số hậu sau: - Về kinh tế: Nếu khơng tìm ơng Trần Văn Tùng phải một khoản chi phí để về đơn vị củ tìm lại các quyết định trước năm 1975 hoặc là ông không tính tiền nghỉ hưu từ năm 1967-1972, vậy lợi ích chính đáng của ơng bị ảnh hưởng - Về chính trị: Tài liệu, hồ sơ lưu trữ không bảo quản, lưu trữ tớt khơng thể bảo vệ pháp ḷt, thể chế của nền hành chính nhà nước, của đảng và quyền lợi chính đáng của đảng viên Bên cạnh đo, tạo sở cho kẻ hội lợi dụng để xuyên tạc, đã kích phá hoại Đảng và nhà nước ta Thực hiện khơng tớt gây lòng tin và ảnh hưởng uy tín đơn vị đối với cấp và đảng viên toàn đảng bộ - Về xã hội: Tạo tiền lệ và dư luận không tốt, gây lo lắng và không yên tâm của đảng viên Việc lưu trữ không tốt, xắp xếp không khoa học gây trở ngại cho việc quản lý, việc tìm kiếm và gây phền hà, đặt biệc là những đảng viên cao niên tuổi đảng đến để liên hệ làm các chế độ chính sách khác IV PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT Các phương án giải quyết Trước tình hình đo, lãnh đạo quan cho tiến hành tìm 40 hờ sơ đảng viên tên mới phát hiện hồ sơ của ông nằm hồ sơ ông Trần Thang Tùng Nguyên do, trước quan sử dụng hồ sơ đảng viên của ông phục vụ công tác thẩm định tiêu chuẩn chính trị để tiến hành đề bạt, bổ nhiệm vào chức Lớp Chuyên viên K47 Tiểu luận cuối khoa danh lãnh đạo địa phương, đưa vào lưu trữ, cán bộ làm công tác lưu trữ trước bất cẩn để nhằm hồ sơ của ông vào một hồ sơ co tên Tùng Để khắc phục những hạn chế trên, cần tăng cường công tác lưu trữ nhằn gop phần giải quyết công việc quan nhanh chong, chính xác, chất lượng, chế độ đảm bảo quyền và lợi ích của đảng viên phải giữ bí mật của Đảng và nhà nước từ đo hạn chế việc lợi dụng văn của Đảng và nhà nước để làm những việc trái pháp luật, vi phạm nguyên tắc của Đảng Trước tình hình trên, cần các phương án để đảm bảo thời gian tới không để xảy các trường hợp tương tự nêu trên: * Phương án Tiến hành kiểm tra và rà soát lại tất các hồ sơ quản lý để sau này không co trường hợp xảy Đồng thời tiến hành phân loại và giải quyết những tài liệu chưa đưa vào lưu trữ, hướng dẫn một cách nghiêm túc xác định giá trị, lựa chọn và bảo quản an toàn đối với những tài liệu quan trọng Ưu điểm: Sẽ giải quyết tình trạng hờ sơ lẫn lợn và qua đo kiểm tra những hồ sơ hư hỏng và chưa điều chỉnh bổ sung kịp thời Giải quyết tình trạng chưa tổ chức sắp xếp, phân loại khoa học, bắt buột công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào hồ sơ quan hàng năm Ngoài giúp cho cán bộ, công chức quan giải quyết, xử lý công việc nhanh chong, nâng cao hiệu cơng việc Vì vậy, tài liệu và hồ sơ lưu giữ bảo quản an toàn, tập trung, không làm hoặc hư hỏng tài liệu hồ sơ quan trọng, dễ nghiên cứu và khai thác cần Khuyết điểm: Sẽ cần khoản thời gian khá dài cho việc sắp xếp, chỉnh lý, bổ sung; Đồng thời, phải phân công một vài cán bộ để phụ trách tiếp gây ảnh hưởng chậm trễ công tác chuyên môn của từng cán bộ, chuyên viên đơn vị Lớp Chuyên viên K47 Tiểu luận cuối khoa * Phương án Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phụ trách công tác lưu trữ quan; Hoặc co kế hoạch tuyển dụng vào vị trí lưu trữ ngoài những tiêu chuẩn theo quy định cần phải co chun mơn tḥc ngành lưu trữ Ưu điểm: Qua công tác đào tạo, cán bộ phụ trách hiểu sâu công việc mà phụ trách Biết sử dụng những kiến thức thực hiện quy trình làm việc thuận lợi, dễ dàng và hiệu cao Bảo đảm việc giữ bí mật của Đảng và nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng, cung cấp thông tin bừa bãi làm lọt, lợ bí mật ảnh hưởng đến quá trình lãnh đạo và điều hành Giảm bớt thời gian tìm tòi và tra cứu khơng cần thiết, qua đo gop phần tiết kiệm thời gian, công sức mà hiệu công việc đạt cao Tham gia tổ chức thực hiện các công tác lưu trữ như: Xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, thu thập tài liệu, thống kê, tổ chức khai thác và sử dụng các loại tài liệu co hiệu theo quy định của Đảng, nhà nước và cấp co thẩm quyền Thực hiện tốt thông tin báo cáo thống kê công tác lưu trữ quy định, kịp thời kiểm định và bảo dưỡng các tài liệu và hồ sơ cần thiết Khuyết điểm: Mất khoản thời gian dài để đưa các bộ học ảnh hưởng đến công việc quan và chi phí phải đào tạo từ đầu * Phương án Tiến hành kiểm tra rà soát tất các hồ sơ quản lý; tăng cường các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: Phòng hờ sơ riêng biệt, thiết bị chống ẩm, mốc, tủ đựng hồ sơ, sổ sách… Lớp Chuyên viên K47 Tiểu luận cuối khoa Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ song song với tài liệu lưu trữ giấy là tài liệu điện tử đều quản lý thống bộ phận lưu trữ Cử cán bộ tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư lưu trữ cho cán bộ phụ trách với các lớp Văn thư lưu trữ đảm bảo thời gian đáp ứng yêu cầu công việc Ưu điểm: Giúp cho lãnh đạo co thể tự tìm kiếm những thông tin về đảng viên thông qua ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống quản lý hồ sơ qua mạng nội bộ dành riêng cho khối Đảng, giúp cho cơng việc tra cứu, tìm kiến dễ dàng và thuận lợi, không bị gián đoạn gây ảnh hưởng đến cơng việc Giảm bớt thời gian tìm tòi và tra cứu không cần thiết, qua đo gop phần tiết kiệm thời gian, công sức mà hiệu công việc đạt cao Qua công tác đào tạo, cán bộ phụ trách hiểu sâu công việc mà phụ trách Biết sử dụng những kiến thức thực hiện quy trình làm việc thuận lợi, dễ dàng và hiệu cao Khuyết điểm: Do yêu cầu công việc của quan nên cán bộ phụ trách thường xuyên thay đổi, luân chuyển công tác và chủ yếu thực hiện kiêm nhiệm nhiều công việc nên chưa đảm bảo khai thác co hiệu Tuy thực hiện khá lâu hiệu mang lại chưa cao chương trình quản lý thường xảy trục trặc, việc đồng bộ dữ liệu thường xảy lỗi Phải thường xuyên nâng cấp trương trình, cải tạo đường truyền tốn kinh phí tương đối lớn Chọn phương án tối ưu: Sau phân tích các phương án tất các phương án điều co những ưu điểm và nhược điểm, nhiên từ tình hình thực tế đơn vị nhận thấy thực hiện phương án là tối ưu Lớp Chuyên viên K47 10 Tiểu luận cuối khoa Lý do: Nếu cán bộ đào tạo bài bản, vận dụng kiến thức đã học đưa lưu trữ vào nề nếp và khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu Giúp cho quan việc tra cứu nhanh chong, kịp thời, hạn chế việc làm thời gian, gây phiền hà cho cám bộ, đảng viên đến liên hệ công tác; Đồng thời đảm bảo việc lưu trữ truyền thống quy định và co giá trị pháp lý Ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho việc tra cứu, tìm kiếm dễ dàng thuận lợi Và nếu một cán bộ phụ trách co chuyên môn, tâm huyết và trách nhiệm trường hợp khắc phục tớt V TỞ CHỨC THỰC HIỆN Để thực hiện tốt công tác lưu trữ đơn vị thời gian tới cần thực hiện cụ thể sau: Việc phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng hồ sơ, tài liệu triển khai thực hiện hạn chế Vì vậy, ḿn quản lý chặt chẽ, co hiệu không xảy sai xot, lẫn lợn, hay hư hỏng làm ẩm mớc trước hết cần phải kiểm tra, sắp xếp khoa học đồng thời quản lý, sử dụng, khai thác hồ sơ, lý lịch đảng viên theo chế độ bảo quản tài liệu mật của Đảng, no quan hệ đến sinh mệnh chính trị của từng đảng viên, cán bộ Đối với thủ trưởng quan cần lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh xắp xếp các loại tài liệu liên quan đưa vào lưu trữ theo quy định Đối với cán bộ phụ trách báo cáo lại tổng hợp những hồ sơ cần chỉnh lý bổ sung và đưa vào lưu trữ Thời gian thực hiện phương án Nhằm chuẩn hoá đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ đơn vị và sắp xếp tài liệu lưu trữ đảm bảo quy định Đưa ứng dụng công nghệ thông tin đạt chất lượng và hiệu khai thác dữ liệu vào nề nếp cần thời gian thực hiện là 02 năm từ 2015-2017 Lớp Chuyên viên K47 11 Tiểu luận cuối khoa Xây dựng, sưu tầm, bổ sung lý lịch đảng viên đảng bộ, làm cho hồ sơ phản ánh kịp thời, sinh động, chính xác lai lịch và phát triển, trưởng thành của đảng viên; giúp quan tổ chức hướng dẫn đảng viên viết lý lịch, sơ yếu lý lịch và viết bổ sung lý lịch hàng năm thuận tiện dễ dàng Hủy bỏ những tài liệu khơng co tác dụng thiết thực hồ sơ đảng viên (phải cấp uỷ đảng cho phép) Biện pháp thực hiện Trước hết, cán bộ làm công tác lưu trữ cần nắm các quy định về công tác lưu trữ như: Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Luật lưu trữ 2013, Hướng dẫn số 12HD/BTCTW ngày 17-05-2012 một số vấn đề cụ thể về nghiệp vụ công tác đảng viên… Cán bộ chuyên trách công tác này cần các đơn vị lựa chọn cẩn thận và quản lý chặt chẽ, gồm những đồng chí trung thực, co trách nhiệm cao co ý thức tổ chức kỷ luật, bồi dưỡng kỹ về nghiệp vụ Co tinh thần làm việc cẩn thận, khoa học ngăn nắp Nâng cao trình đợ cán bợ làm công tác văn thư lưu trữ tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng trước mắt và lâu dài; đào tạo co trọng tâm cần xác định nội dung ưu tiên đào tạo, bồi dưỡng Mỗi cán bộ ngoài trình đợ chun mơn nghiệp vụ cần phải co thêm về vi tính để đáp ứng tốt yêu cầu của công việc Kịp thời tăng cường các trang thiết bị phục vụ cơng tác lưu trữ như: Phòng hờ sơ riêng biệt, thiết bị chống ẩm, mốc, tủ đựng hồ sơ, sổ sách… Phân công cán bộ đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, co kế hoạch cụ thể để đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đáp ứng theo yêu cầu nhiệm vụ giao Kịp thời hỗ trợ và hướng dẫn giải quyết những kho khăn vướn mắc quá trình thực hiện cơng tác lưu trữ Lớp Chuyên viên K47 12 Tiểu luận cuối khoa Duy trì khai thác co hiệu và phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin về quản lý sở dữ liệu đảng viên đơn vị Dự trù kinh phí cho việc nâng cấp sở hạ tầng kỹ thuật máy vi tính, đường truyền mạng, máy scan…để đảm bảo dữ liệu thông suốt Ngoài mợt sớ biện pháp cụ thể nêu cần co kiểm tra thường xuyên đảm bảo tài liệu, hồ sơ lưu trữ co quy định, kịp thời bổ sung chỉnh lý, qua đo rút những kinh nghiệm hạn chế khắc phục kịp thời Cán bộ tổ chức cấp ủy giao trách nhiệm quản lý, sử dụng các loại sổ sách về quản lý đảng viên phải thường xuyên nắm chắc lượng hồ sơ đảng viên, theo dõi chặt chẽ việc giao, nhận, mượn đọc hồ sơ đảng viên Định kỳ đối chiếu danh sách đảng viên với số lượng hồ sơ đảng viên; kịp thời phát hiện những tài liệu hồ sơ đảng viên bị hư hỏng để xử lý Khi thay đổi cán bộ quản lý phải co biên giao, nhận chặt chẽ nguyên tắc Bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, lý lịch đảng viên kịp thời, quy định, nghiêm chỉnh chấp hành nội quy cho mượn, đọc hồ sơ đảng viên, không tuỳ tiện; sử dụng rồi lại phải sắp xếp lại theo quy định Cất giữ và bảo quản chu đáo, không để nhầm lẫn, hư hỏng hoặc để Kho và phương tiện bảo quản phải chống mối mọt và ẩm ướt Thực hiện chế đợ bảo mật, phòng gian, phòng hoả, lũ lụt, phòng cắp Thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương và các văn đạo tỉnh, huyện, thị về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy trách nhiệm của người đứng đầu quan việc đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; tuyên truyền phổ biến các văn pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ Lớp Chuyên viên K47 13 Tiểu luận cuối khoa VI KIẾN NGHỊ - KẾT LUẬN Kiến nghị Chấn chỉnh kịp thời công tác lưu trữ, nâng cao quy trình nghiệp vụ về lưu trữ Trước hết là các quan cấp huyện cần nhận thức vị trí vai trò và tầm quang trọng của công tác này, nâng cao và quan tâm về công tác văn thư và lưu trữ Tạo sở vật chất kỹ thuật và nguồn kinh phí thường xuyên nhằm nâng cao hoạt động công tác lưu trữ Tuyên truyền nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo, cán bộ đối với hoạt động lưu trữ Nghiên cứu khoa học nghiệp vụ, từng bước áp dụng khoa học kỹ thuật nghiệp vụ đối với các hoạt động lưu trữ và phát triển công tác lưu trữ đối với các quan Xây dựng hệ thống thông tin điện tử từ tỉnh, huyện thực hiện đồng bộ, thống và thông suốt tạo điều kiện cho việc tra cứu nhanh chong, chính xác, hiệu Co chính sách ưu đãi đối với cán bộ làm công tác lưu trữ Ban Tổ chức các huyện, thị, thành Co chính sách để thu hút người vào làm công tác lưu trữ nhằm phần nào bù đắp cho bệnh nghề nghiệp Định kỳ đề nghị Tỉnh, huyện, thị tạo điều kiện cho cán bộ công tác lưu trữ cấp tỉnh và cấp huyện, thị giao lưu họp mặt tạo mối quan hệ thân mật, trao đổi học hỏi các kinh nghiệm thực tế, hỗ trợ cho nhằn thực hiện tớt cơng tác này địa phương Cần giữ ổ định vị trí cán bộ làm công tác lưu trữ các đơn vị huyện, thị, thành nhằm nâng cao hiệu hoạt động trước mắt và lâu dài Lớp Chuyên viên K47 14 Tiểu luận cuối khoa Nghiên cứu đề xuất các chế độ phụ cấp độc hại đối với các bộ làm công tác lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế hiện Bớ trí phòng kho lưu trữ co đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; hàng năm dành một khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu; giải quyết đầy đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm Từng bước áp dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của đảng viên và cán bộ công chức, viên chức Co kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình đợ cho cán bợ làm cơng tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ các quan, đơn vị toàn tỉnh ngày càng hướng phát triển của ngành Đối với cục văn thư và lưu trữ Kiến nghị tăng thời hạn bảo quản hồ sơ đảng viên từ 70 năm lên 100 năm từ thực tế địa phương hờ sơ đảng viên là hờ sơ gớc co giá trị qua các thời kỳ lịch sử Kết luận Qua đo để thấy rằng lưu trữ là một bộ phận thiếu hoạt động của quan, tổ chức và đo là công việc của tập thể không riêng một cá nhân nào Để đưa công tác này vào nề nếp và đạt những bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức của không ít người, chia sẻ kịp thời của Thủ trưởng các quan, tổ chức, cần lắm chung tay, gop sức và đánh giá, ghi nhận khách quan của tập thể, để công tác lưu trữ ngày càng co vị trí xứng đáng và phát huy tầm quan trọng vốn co: Bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hoa, xã hội và gop phần quan trọng việc hoàn thành các tiêu kế hoạch công tác của quan, tổ chức./ Lớp Chuyên viên K47 15 ... trường và cần thiết thực hiện tốt công tác lưu trữ quan nên thân mạnh dạn chọn đề tài “ Xử lý tình huống sai sót công tác lưu trữ hồ sơ để làm tiểu luận cuối khoá học Do điều... ứng nhu cầu của công tác lưu trữ Như co phòng lưu trữ riêng, tủ, túi đựng, bìa… để bảo quản hồ sơ và tài liệu lưu trữ an toàn tránh làm thất lạc hay hư hỏng hồ sơ III PHÂN TÍCH... vào chức Lớp Chuyên viên K47 Tiểu luận cuối khoa danh lãnh đạo địa phương, đưa vào lưu trữ, cán bộ làm công tác lưu trữ trước bất cẩn để nhằm hồ sơ của ông vào một hồ sơ co tên