Đang tải... (xem toàn văn)
TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH
QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 CHƯƠNG 12 Quản lý mua sắm cho dự án Quản lý mua sắm cho dự án bao gồm quy trình cần thiết để mua đòi hỏi sản phẩm, dịch vụ, kết cần có từ bên ngồi đội dự án Các tổ chức bên mua bên bán sản phẩm, dịch vụ, kết dự án Quản lý mua sắm cho dự án bao gồm việc quản lý hợp đồng quy trình kiểm sốt thay đổi cần thiết để phát triển quản lý hợp đồng đơn đặt hàng thành viên đội dự án ủy quyền quản lý hợp đồng Quản lý mua sắm cho dự án bao gồm việc kiểm soát hợp đồng tổ chức bên (bên mua) chuyển giao từ dự án từ tổ chức thực (bên bán), điều hành nghĩa vụ theo hợp đồng cho đội dự án Hình 12-1 cung cấp nhìn tổng quan quy trình quản lý mua sắm cho dự án bao gồm điều sau đây: 12.1 Hoạch định quản lý mua sắm - Quy trình văn định mua sắm dự án, xác định phương pháp tiếp cận, nhận diện bên bán tiềm 12.2 Tiến hành mua sắm - Quy trình thu thập phản hồi từ bên bán, lựa chọn bên bán, ký kết hợp đồng 12.3 Kiểm soát mua sắm - Quy trình quản lý mối quan hệ mua sắm, giám sát thực hợp đồng, tiến hành thay đổi chỉnh sửa cho phù hợp 12.4 Kết thúc mua sắm – Quy trình hồn thành kỳ mua sắm cho dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 Các quy trình tương tác với với quy trình lĩnh vực kiến thức khác mô tả chi tiết phần Phụ lục A1 HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 Các quy trình quản lý mua sắm cho dự án liên quan đến thỏa thuận, bao gồm hợp đồng, văn pháp lý bên mua bên bán Hợp đồng đại diện cho thỏa thuận ràng buộc lẫn bắt buộc bên bán phải cung cấp có giá trị (ví dụ: sản phẩm cụ thể, dịch vụ, kết quả) bên mua để cung cấp tiền bồi thường khác có giá trị Một thỏa thuận đơn giản hay phức tạp, phản ánh đơn giản hay phức tạp chuyển giao nỗ lực cần thiết Một hợp đồng mua sắm bao gồm điều khoản điều kiện, kết hợp nhiều mặt hàng khác mà bên mua cần cụ thể bên bán thực cung cấp Đó trách nhiệm đội ngũ quản lý dự án để đảm bảo tất việc mua sắm đáp ứng nhu cầu cụ thể dự án tơn trọng sách mua sắm tổ chức Tùy thuộc vào lĩnh vực ứng dụng, hợp đồng gọi thỏa thuận, hiểu biết, hợp đồng thầu phụ, đơn đặt hàng Hầu hết tài liệu sách thủ tục cụ thể tổ chức xác định quy định mua sắm định bên có thẩm quyền ký kết quản lý hợp đồng thay cho tổ chức Mặc dù tất tài liệu dự án phải qua số hình thức xem xét phê duyệt, tính chất ràng buộc pháp lý hợp đồng thỏa thuận thường có nghĩa phải qua quy trình phê duyệt rộng Trong trường hợp, trọng tâm việc xem xét phê duyệt quy trình đảm bảo ngôn ngữ hợp đồng mô tả sản phẩm, dịch vụ, kết đáp ứng nhu cầu nhận diện từ dự án Đội ngũ quản lý dự án tìm kiếm hỗ trợ giai đoạn đầu chuyên gia hợp đồng, mua bán, pháp luật, ngành kỹ thuật Sự tham gia ủy quyền sách tổ chức Các hoạt động khác tham gia vào quy trình quản lý mua sắm cho dự án hình thành vòng đời thỏa thuận Bằng cách chủ động quản lý vòng đời thỏa thuận cẩn thận dùng từ điều khoản điều kiện mua sắm, số rủi ro dự án nhận diện chia sẻ chuyển qua cho bên bán Tham gia vào thỏa thuận cho sản phẩm dịch vụ phương pháp phân bổ trách nhiệm quản lý chia sẻ rủi ro Một dự án phức tạp liên quan đến việc quản lý nhiều hợp đồng hợp đồng phụ lúc theo thứ tự Trong trường hợp này, chu kỳ sống kết thúc giai đoạn vòng đời dự án Quản lý mua sắm cho dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 thảo luận quan điểm mối quan hệ bên mua - bên bán Mối quan hệ bên mua - bên bán tồn nhiều cấp độ dự án nào, tổ chức nội bên để đạt tổ chức Phụ thuộc vào lĩnh vực ứng dụng, bên bán xác định nhà thầu, nhà thầu phụ, nhà cung ứng, nhà cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp Tùy thuộc vào vị trí bên mua chu kỳ có dự án, bên mua gọi người tiêu dùng, khách hàng, nhà thầu chính, nhà thầu, tổ chức mua, bên yêu cầu dịch vụ, bên mua Bên bán xem nhà thầu suốt vòng đời hợp đồng, sau chọn nguồn nào, sau nhà hợp đồng cung cấp hay hợp đồng tiêu dùng Bên bán thường quản lý công việc dự án việc mua lại cho thời hạn sử dụng nguyên liệu, hàng hóa, sản phẩm thơng thường Trong trường hợp vậy: Bên mua trở thành khách hàng, dự án liên quan chủ chốt cho bên bán Đội ngũ quản lý dự án bên bán có liên quan với tất quy trình quản lý dự án, khơng với khu vực kiến thức Điều khoản điều kiện hợp đồng trở thành nguyên liệu đầu vào quan trọng cho nhiều quy trình quản lý bên bán Các hợp đồng thực có yếu tố đầu vào (ví dụ, chuyển giao chính, cột mốc quan trọng, mục tiêu chi phí), hạn chế lựa chọn đội dự án (ví dụ, bên mua định nhân thường yêu cầu cho dự án thiết kế) Trong phần này, giả định bên mua mặt hàng cho dự án giao cho đội dự án bên bán tổ chức bên đội dự án Giả định quan hệ hợp đồng thức phát triển tồn bên mua bên bán Tuy nhiên, hầu hết thảo luận phần áp dụng cơng việc ngồi hợp đồng ký kết với đơn vị khác tổ chức đội dự án 12.1 Hoạch định quản lý mua sắm HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 Kế hoạch Quản lý mua sắm quy trình tài liệu hóa định mua sắm dự án, xác định phương pháp tiếp cận, xác định bên bán tiềm Lợi ích quan trọng quy trình xác định xem có hỗ trợ bên ngồi hay khơng, có, cần có, làm để có nó, cần thiết, cần có Đầu vào, cơng cụ kỹ thuật, kết đầu quy trình mơ tả hình 12-2 Hình 12-3 mô tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 Quản lý Kế hoạch mua sắm nhận diện nhu cầu dự án đáp ứng tốt phải đáp ứng cách mua lại sản phẩm, dịch vụ, kết bên tổ chức dự án, so với nhu cầu dự án thực đội dự án Khi dự án mua lại sản phẩm, dịch vụ kết cần thiết để thực dự án từ tổ chức bên ngồi, quy trình từ quản lý Kế hoạch mua sắm đến Kết thúc mua sắm thực việc mua lại cho hạng mục Quy trình lập kế hoạch quản lý mua sắm bao gồm việc đánh giá bên bán tiềm năng, cụ thể bên mua muốn thực số mức độ ảnh hưởng kiểm HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 soát định mua lại Mối quan tâm nên trao cho bên có trách nhiệm nhận nắm giữ giấy phép có liên quan giấy phép hành nghề yêu cầu pháp luật, quy định sách tổ chức việc thực dự án Các yêu cầu tiến độ dự án ảnh hưởng nghiêm trọng đến chiến lược quy trình quản lý Kế hoạch mua sắm Quyết định xây dựng kế hoạch quản lý mua sắm ảnh hưởng tới tiến độ dự án tích hợp với xây dựng tiến độ, ước tính nguồn lực hoạt động phân tích làm hay mua Quy trình quản lý Kế hoạch mua sắm bao gồm việc đánh giá rủi ro liên quan với phân tích làm-hay-mua Nó bao gồm việc xem xét loại hợp đồng dự kiến sử dụng liên quan đến việc tránh giảm thiểu rủi ro, chuyển giao rủi ro cho bên bán 12.1.1 Kế hoạch Quản lý mua sắm: Đầu vào 12.1.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Mô tả mục 4.2.3.1 Kế hoạch quản lý dự án mô tả nhu cầu, chứng minh, yêu cầu, ranh giới dự án Nó bao gồm, khơng giới hạn, nội dung phạm vi: Bản tuyên bố phạm vi dự án Bản tuyên bố phạm vi dự án bao gồm phạm vi mô tả sản phẩm, mô tả dịch vụ mô tả kết quả, danh sách chuyển giao, tiêu chí chấp nhận, thông tin quan trọng vấn đề kỹ thuật quan tâm ảnh hưởng đến dự tốn chi phí Hạn chế nhận diện bao gồm số ngày cần giao hàng, nguồn lực có tay nghề sẵn, sách tổ chức • WBS Cấu trúc phân cấp cơng việc (WBS) có chứa thành phần cơng việc có nguồn lực bên ngồi • Từ điển WBS Từ điển WBS báo cáo chi tiết liên quan đến công việc cung cấp nhận diện chuyển giao mô tả công việc thành phần WBS cần thiết để chuyển giao 12.1.1.2 Tài liệu yêu cầu Mô tả mục 5.2.3.1 Tài liệu yêu cầu bao gồm: HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 Thông tin quan trọng yêu cầu dự án xem xét kế hoạch mua sắm, Yêu cầu với liên kết hợp đồng pháp lý bao gồm sức khỏe, an toàn, an ninh, hoạt động, mơi trường, bảo hiểm, quyền sở hữu trí tuệ, hội việc làm bình đẳng, cấp, giấy phép, tất xem xét lập kế hoạch cho việc mua sắm 12.1.1.3 Đăng ký rủi ro Mô tả mục 11.2.3.1 Đăng ký rủi ro cung cấp danh sách rủi ro, với kết phân tích rủi ro kế hoạch phản hồi rủi ro Cập nhật đăng ký rủi ro bao gồm cập nhật tài liệu dự án mô tả mục 11.5.3.2, từ quy trình kế hoạch phản hồi rủi ro 12.1.1.4 Yêu cầu nguồn lực hoạt động Mô tả mục 6.4.3.1 Yêu cầu nguồn lực hoạt động chứa thông tin nhu cầu cụ thể nhân sự, thiết bị, vị trí 12.1.1.5 Tiến độ dự án Mô tả mục 6.6.3.2 Tiến độ dự án chứa thông tin thời hạn yêu cầu ngày chuyển giao bắt buộc 12.1.1.6 Dự tốn chi phí hoạt động Mơ tả mục 7.2.3.1 Dự tốn phát triển hoạt động mua sắm sử dụng để đánh giá tính hợp lý hồ sơ dự thầu, kiến nghị nhận từ bên bán tiềm 12.1.1.7 Đăng ký bên liên quan Mô tả mục 13.1.3.1 Đăng ký bên liên quan cung cấp chi tiết bên tham gia dự án lợi ích họ dự án 12.1.1.8 Yếu tố môi trường tổ chức Mô tả mục 2.1.5 Các yếu tố mơi trường tổ chức ảnh hưởng đến quy trình Kế hoạch quản lý mua sắm bao gồm, không giới hạn: Điều kiện thị trường; Sản phẩm, dịch vụ kết có sẵn thị trường; HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 Các nhà cung cấp, bao gồm hoạt động khứ danh tiếng; Các điều khoản điều kiện tiêu biểu cho sản phẩm, dịch vụ kết hay cho ngành công nghiệp cụ thể; Yêu cầu đặc thù địa phương 12.1.1.9 Tài sản quy trình tổ chức Mơ tả mục 2.1.4 Các loại thỏa thuận hợp đồng khác sử dụng tổ chức ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch quản lý mua sắm Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch quản lý mua sắm bao gồm, không giới hạn: Các sách mua sắm, thủ tục hướng dẫn thức Hầu hết tổ chức có sách mua sắm thức tổ chức mua sắm Khi khơng có sẵn hỗ trợ mua sắm, đội dự án nên cung cấp nguồn lực chuyên môn để thực hoạt động mua sắm • Hệ thống quản lý xem xét việc xây dựng kế hoạch quản lý mua sắm lựa chọn việc sử dụng quan hệ hợp đồng • Một hệ thống cung cấp đa tầng thiết lập bên bán đủ khả dựa kinh nghiệm trước Tất mối quan hệ hợp đồng pháp lý thường rơi vào hai nhóm lớn: giá cố định chi phí hồn lại Ngồi ra, có loại lai thứ ba thường sử dụng gọi hợp đồng thời gian nguyên liệu Các loại hợp đồng sử dụng phổ biến thảo luận loại rời rạc, thực tế kết hợp nhiều loại thành cách mua sắm Hợp đồng giá cố định Loại hợp đồng liên quan đến việc thiết lập tổng giá cố định cho việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ, kết xác định Hợp đồng giá cố định kết hợp ưu đãi tài cho kết đạt vượt mục tiêu dự án lựa chọn, chẳng hạn ngày giao hàng theo tiến độ, hiệu chi phí kỹ thuật, điều tính khối lượng đo lường sau Bên bán theo hợp đồng giá cố định có nghĩa vụ pháp lý để hồn thành hợp đồng, bị thiệt hại tài họ không theo hợp đồng Theo thỏa thuận giá cố định, bên mua cần phải xác định xác sản HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 phẩm dịch vụ mua sắm Thay đổi phạm vi cung cấp, nhìn chung gia tăng giá hợp đồng o Hợp đồng giá cố định không đổi (FFP) Loại hợp đồng thường sử dụng FFP Nó ưa chuộng hầu hết tổ chức mua giá hàng hóa thiết lập từ đầu khơng thể thay đổi trừ thay đổi phạm vi công việc Việc tăng chi phí hiệu suất bất lợi trách nhiệm bên bán, bên có nghĩa vụ phải hoàn thành nỗ lực Theo hợp đồng FFP, bên mua cần xác định rõ sản phẩm dịch vụ mua sắm, thay đổi đặc điểm kỹ thuật mua sắm làm tăng chi phí cho bên mua o Hợp đồng phí ưu đãi với giá cố định (FPIF) Thỏa thuận giá cố định cung cấp cho bên mua bên bán số điểm linh hoạt chỗ cho phép độ lệch từ việc thực hiện, với ưu đãi tài gắn với việc đạt thoả thuận Thường khuyến khích tài liên quan đến chi phí, tiến độ, thực kỹ thuật bên bán Mục tiêu hoạt động thiết lập từ đầu, giá hợp đồng cuối xác định sau hoàn thành tất sản phẩm dựa thực bên bán Theo hợp đồng FPIF, giá trần thiết lập, tất chi phí cao giá trần trách nhiệm bên bán, bên có nghĩa vụ phải hồn thành cơng việc o Giá cố định với hợp đồng điều chỉnh giá kinh tế (FP-EPA) Loại hợp đồng sử dụng thời gian thực bên bán kéo dài thời gian nhiều năm đáng kể, mong muốn có mối quan hệ lâu dài Nó hợp đồng giá cố định, với điều khoản cụ thể cho phép xác định trước điều chỉnh cuối để giá hợp đồng điều kiện thay đổi, chẳng hạn thay đổi lạm phát, tăng chi phí (hoặc giảm) hàng hóa cụ thể Các điều khoản EPA cần liên hệ đến số số tài đáng tin cậy, sử dụng để điều chỉnh xác mức giá cuối Hợp đồng FP-EPA thiết kế để bảo vệ bên mua bên bán điều kiện bên ngồi ngồi tầm kiểm sốt họ • Hợp đồng hồn lại chi phí Loại hợp đồng liên quan đến việc tốn (tiền bồi hồn chi phí) cho bên bán cho tất chi phí thực tế phát sinh hợp pháp cho cơng việc hồn thành, cộng với khoản phí đại diện cho lợi nhuận HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 10 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 khứ, đội xác định khu vực có nhiều rủi ro cần giám sát chặt chẽ để đảm bảo thành công dự án 12.2.2.7 Thương lượng mua sắm Thương lượng mua sắm làm rõ cấu trúc, yêu cầu, điều khoản khác việc mua bán để thỏa thuận đạt trước ký hợp đồng Ngôn ngữ hợp đồng cuối phản ánh tất thỏa thuận đạt Đối tượng bảo hiểm phải bao gồm trách nhiệm, quyền hạn để thực thay đổi, điều khoản áp dụng, pháp luật quản lý, kỹ thuật phương pháp quản lý kinh doanh, quyền sở hữu, hợp đồng tài chính, giải pháp kỹ thuật, tiến độ tổng thể, toán, giá Các đàm phán kết thúc với tài liệu hợp đồng thực bên mua bên bán Đối với nội dung mua sắm phức tạp, đàm phán hợp đồng quy trình độc lập với yếu tố đầu vào (ví dụ, vấn đề liệt kê mục mở) đầu (ví dụ, định tài liệu) riêng chúng Đối với nội dung mua sắm đơn giản, điều khoản điều kiện hợp đồng thiết lập trước khơng cần thương lượng, cần chấp nhận bên bán Bên quản lý dự án khơng đàm phán dẫn đến việc mua sắm Quản lý dự án thành viên khác đội ngũ quản lý dự án có mặt quy trình đàm phán để cung cấp hỗ trợ, và, cần thiết, để thêm rõ ràng kỹ thuật, chất lượng dự án, yêu cầu quản lý 12.2.3 Tiến hành mua sắm: Đầu 12.2.3.1 Bên bán lựa chọn Những bên bán hàng lựa chọn bên đánh giá phạm vi cạnh tranh dựa kết đề nghị đánh giá thầu, bên đàm phán hợp đồng dự thảo trở thành hợp đồng thực tế thực định Phê duyệt cuối tất mua sắm phức tạp, có giá trị cao, có rủi ro cao thường yêu cầu quản lý cấp cao tổ chức trước định HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 25 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 12.2.3.2 Thỏa thuận Một thỏa thuận mua sắm bao gồm điều khoản điều kiện, kết hợp hạng mục khác mà bên mua đặc biệt quan tâm đến bên bán thực cung cấp Đó trách nhiệm đội ngũ quản lý dự án để đảm bảo tất thỏa thuận đáp ứng nhu cầu đặc biệt dự án tơn trọng sách mua sắm tổ chức Tùy thuộc vào lĩnh vực ứng dụng, thỏa thuận gọi hiểu biết, hợp đồng, hợp đồng phụ, đơn đặt hàng Bất kể độ phức tạp tài liệu, hợp đồng thỏa thuận pháp lý ràng buộc lẫn bắt buộc bên bán cung cấp sản phẩm, dịch vụ, kết đặc biệt, bên mua phải bồi thường cho bên bán Hợp đồng chủ đề quan hệ pháp lý để bồi thường tòa án Các thành phần văn thỏa thuận khác nhau, bao gồm điều sau đây: • Tun bố cơng việc chuyển giao, • Mốc tiến độ, • Báo cáo Hiệu suất, • Thời gian thực hiện, • Vai trò trách nhiệm, • Nơi mà bên bán thực hiện, • Giá cả, • Điều khoản tốn, • Địa điểm giao hàng, • Các tiêu chí kiểm định chấp thuận • Bảo hành, • Hỗ trợ sản phẩm, • Giới hạn trách nhiệm, • Phí lưu giữ, HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 26 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 • Hình phạt, • Khuyến khích, • Trái phiếu thực bảo hiểm, • Phê duyệt nhà thầu phụ cấp dưới, • Xử lý yêu cầu thay đổi, • Chấm dứt điều khoản giải chế tranh chấp thay (ADR) Phương pháp ADR định trước phần định mua sắm 12.2.3.3 Lịch phân bổ nguồn lực Số lượng tính sẵn có nguồn lực ký hợp đồng ngày mà tài nguyên đặc biệt nhóm tài nguyên hoạt động nhàn rỗi ghi nhận 12.2.3.4 Yêu cầu thay đổi Thay đổi yêu cầu kế hoạch quản lý dự án, kế hoạch phụ, thành phần khác thực để xem xét bố trí thơng qua quy trình thực kiểm sốt thay đổi tích hợp (mục 4.5) 12.2.3.5 Cập nhật kế hoạch quản lý dự án Yếu tố kế hoạch quản lý dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Cơ sở chi phí, • Cơ sở phạm vi, • Cơ sở tiến độ, • Quản lý kế hoạch truyền thơng, • Quản lý kế hoạch mua sắm 12.2.3.6 Cập nhật tài liệu dự án Tài liệu dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Tài liệu u cầu, HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 27 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Tài liệu yêu cầu truy xuất nguồn gốc, • Đăng ký rủi ro, • Đăng ký bên liên quan Chương 12 12.3 Kiểm soát mua sắm Kiểm soát Mua sắm quy trình quản lý mối quan hệ mua sắm, giám sát thực hợp đồng, tạo thay đổi điều chỉnh hợp đồng cho phù hợp Lợi ích quan trọng quy trình đảm bảo hiệu suất bên bán bên mua đáp ứng yêu cầu mua sắm theo điều khoản thỏa thuận pháp lý Đầu vào, công cụ kỹ thuật, kết đầu quy trình mơ tả hình 12-6 Hình 12-7 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 28 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 Cả bên mua bên bán quản lý hợp đồng mua sắm cho mục tiêu tương tự Từng mục tiêu yêu cầu để đảm bảo hai bên thực nghĩa vụ theo hợp đồng quyền lợi hợp pháp bảo vệ Bản chất pháp lý quan hệ hợp đồng bắt buộc đội ngũ quản lý dự án nhận thức ý nghĩa pháp lý hành động thực kiểm soát trình mua sắm Các dự án lớn với nhiều nhà cung cấp, khía cạnh quan trọng quản lý hợp đồng quản lý giao diện nhà cung cấp khác Do thay đổi cấu tổ chức, nhiều tổ chức giải cách quản lý hợp đồng chức quản lý tách biệt với tổ chức dự án Trong quản trị viên mua hàng thuộc đội dự án, cá nhân thường báo cáo với bên quản lý từ phận khác Điều thường tổ chức thực bên bán dự án cho khách hàng bên HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 29 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 Kiểm soát mua sắm bao gồm việc áp dụng quy trình quản lý dự án phù hợp với quan hệ hợp đồng tích hợp đầu từ quy trình vào việc quản lý tổng thể dự án Việc tích hợp thường xảy nhiều cấp độ có nhiều bên bán nhiều sản phẩm, dịch vụ, kết có liên quan Các quy trình quản lý dự án áp dụng bao gồm, khơng giới hạn: • Chỉ đạo quản lý công việc dự án Ủy quyền cho công việc bên bán thời điểm thích hợp • Kiểm sốt chất lượng Kiểm tra xác minh tính đầy đủ sản phẩm bên bán • Thực kiểm sốt thay đổi tích hợp Để đảm bảo thay đổi phê duyệt tất nhận thức thay đổi • Kiểm soát rủi ro Để đảm bảo rủi ro giảm thiểu Kiểm soát mua sắm thuộc quản lý tài có liên quan đến việc theo dõi toán cho bên bán Điều đảm bảo điều khoản toán xác định hợp đồng đáp ứng bồi thường cho bên bán có liên quan đến tiến độ bán, xác định hợp đồng Một mối quan tâm tốn với nhà cung cấp có mối quan hệ chặt chẽ khoản toán cho cơng việc hồn thành Kiểm sốt mua sắm xem xét ghi chép cách mà bên bán thực thực theo hợp đồng thiết lập hành động khắc phục tốt cần thiết Việc xem xét thực sử dụng biện pháp lực bên bán để thực công việc tương tự dự án tương lai Đánh giá tương tự thực cần để xác định bên bán không thực nghĩa vụ theo hợp đồng bên bán bên mua dự tính hành động khắc phục Kiểm soát mua sắm bao gồm việc nắm bắt chi tiết cần thiết để quản lý chấm dứt sớm công việc theo hợp đồng (đối với nguyên nhân, thuận tiện, mặc nhiên) phù hợp với điều khoản chấm dứt hợp đồng Những chi tiết sử dụng quy trình kết thúc mua sắm để chấm dứt hợp đồng HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 30 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 Thỏa thuận sửa đổi lúc trước kết thúc hợp đồng theo thoả thuận chung, phù hợp với điều khoản kiểm soát thay đổi thỏa thuận Sửa đổi thường lập thành văn 12.3.1 Kiểm soát mua sắm: Đầu vào 12.3.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Mô tả mục 4.2.3.1 Kế hoạch quản lý dự án mơ tả cách quản lý quy trình mua sắm từ việc phát triển tài liệu hướng dẫn mua sắm thông qua việc kết thúc hợp đồng 12.3.1.2 Tài liệu mua sắm Mô tả mục 12.1.3.3 Tài liệu mua sắm chứa hồ sơ hỗ trợ đầy đủ cho quy trình quản lý mua sắm, điều bao gồm định hợp đồng mua sắm báo cáo kết công việc 12.3.1.3 Thỏa thuận Mô tả mục 12.2.3.2 Thỏa thuận hiểu biết bên, bao gồm hiểu biết nhiệm vụ bên 12.3.1.4 Yêu cầu thay đổi chấp thuận Yêu cầu thay đổi chấp thuận bao gồm điều chỉnh điều khoản điều kiện hợp đồng, bao gồm báo cáo kết mua sắm cho công việc, giá giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, cung cấp kết Tất thay đổi liên quan đến mua sắm ghi chép thức văn phê duyệt trước thực thông qua quy trình kiểm sốt mua sắm 12.3.1.5 Báo cáo hiệu suất làm việc Mô tả mục 4.4.3.2 Tài liệu hướng dẫn thực liên quan đến bên bán bao gồm: • Tài liệu hướng dẫn kỹ thuật Bên bán phát triển tài liệu kỹ thuật thông tin chuyển giao khác cung cấp theo điều khoản hợp đồng HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 31 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương 12 Thông tin hiệu suất công việc Báo cáo hiệu suất bên bán chuyển giao hoàn thành chuyển giao chưa hoàn thành 12.3.1.6 Dữ liệu hiệu suất công việc Mô tả mục 4.3.3.2 Dữ liệu hiệu suất công việc bao gồm (1) Mức độ tiêu chuẩn chất lượng đáp ứng, (2) Chi phí phát sinh cam kết, (3) nhận diện hoá đơn toán cho bên bán Tất liệu thu thập phần việc thực dự án 12.3.2 Kiểm sốt mua sắm: Cơng cụ kỹ thuật 12.3.2.1 Hệ thống kiểm soát thay đổi hợp đồng Một hệ thống kiểm soát thay đổi hợp đồng xác định quy trình điều chỉnh mua sắm Nó bao gồm thủ tục giấy tờ, hệ thống theo dõi, thủ tục giải tranh chấp, cấp phê duyệt cần thiết cho việc thay đổi uỷ quyền Hệ thống kiểm soát thay đổi hợp đồng tích hợp với hệ thống kiểm sốt thay đổi tích hợp 12.3.2.2 Đánh giá hiệu suất mua sắm Một đánh giá hiệu suất mua sắm cấu trúc đánh giá tiến bên bán để cung cấp phạm vi chất lượng dự án, chi phí tiến độ, so với hợp đồng Nó bao gồm việc xem xét tài liệu bên bán chuẩn bị kiểm tra bên mua, tiến hành kiểm tra chất lượng bên bán thực công việc Mục tiêu việc đánh giá hiệu suất nhận diện việc thực thành công hay thất bại, tiến báo cáo kết mua sắm, không tuân thủ hợp đồng, cho phép bên mua định lượng khả chứng minh bên bán khơng có khả thực cơng việc Đánh xảy phần đánh giá tình trạng dự án, bao gồm nhà cung cấp 12.3.2.3 Thanh tra kiểm tốn Thanh tra, kiểm toán theo yêu cầu bên mua hỗ trợ bên bán, hợp đồng mua sắm xác định, thực thời gian thực dự án để xác minh việc tuân thủ quy trình làm việc chuyển giao bên bán Nếu uỷ HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 32 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 quyền hợp đồng, số đoàn tra kiểm tốn bao gồm nhân viên mua sắm bên mua 12.3.2.4 Báo cáo hiệu suất Dữ liệu hiệu suất công việc báo cáo cung cấp bên bán hàng đánh giá theo yêu cầu thỏa thuận Thông tin hiệu suất công việc từ đánh giá báo cáo thích hợp sau Báo cáo hiệu suất cung cấp việc quản lý thông tin làm cách để bên bán đạt hiệu mục tiêu hợp đồng 12.3.2.5 Hệ thống toán Việc toán cho bên bán thường tiến hành hệ thống tài khoản bên mua phải nộp sau bên có thẩm quyền đội dự án xác nhận thỏa đáng Tất khoản toán phải thực ghi chép theo điều khoản hợp đồng 12.3.2.6 Quản lý bồi thường Thay đổi tranh luận thay đổi ngầm yêu cầu thay đổi bên mua bên bán đạt thỏa thuận bồi thường cho việc thay đổi, không đồng ý thay đổi xảy Những thay đổi tranh luận khác gọi khiếu nại, tranh chấp, kháng cáo Bồi thường ghi chép, xử lý, theo dõi quản lý suốt vòng đời hợp đồng, thường phù hợp với điều khoản hợp đồng Nếu bên không giải đơn bồi thường, phải xử lý theo giải tranh chấp thay (ADR) thường theo thủ tục thành lập hợp đồng Giải khiếu nại tranh chấp thông qua đàm phán phương pháp ưa thích 12.3.2.7 Hệ thống quản lý hồ sơ Một hệ thống quản lý hồ sơ sử dụng nhà quản lý dự án để quản lý hợp đồng tài liệu hướng dẫn mua sắm hồ sơ Nó bao gồm quy trình cụ thể, chức kiểm sốt liên quan, cơng cụ tự động hóa củng cố kết hợp phần hệ thống thông tin quản lý dự án (mục 4.4.2.3) Hệ thống bao gồm kho lưu trữ thể lấy lại văn hợp đồng thư từ 12.3.3 Kiểm soát mua sắm: Đầu HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 33 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 12.3.3.1 Thông tin hiệu suất công việc Thông tin hiệu suất công việc cung cấp sở nhận diện vấn đề tiềm để hỗ trợ cho báo cáo lần sau mua sắm Bằng cách báo cáo hoạt động nhà cung cấp, tổ chức làm tăng kiến thức cho thực mua sắm, hỗ trợ cải thiện dự báo, quản lý rủi ro, định Báo cáo hiệu suất hỗ trợ trường hợp có tranh chấp với nhà cung cấp Thông tin hiệu suất công việc bao gồm việc báo cáo tuân thủ hợp đồng, cung cấp cho tổ chức mua sắm chế để theo dõi chuyển giao cụ thể mong đợi nhận từ nhà cung cấp Báo cáo tuân thủ hợp đồng hỗ trợ cải thiện thông tin liên lạc với nhà cung cấp để giải kịp thời vấn đề tiềm nhằm đạt hài lòng cho tất bên 12.3.3.2 Yêu cầu thay đổi Yêu cầu thay đổi kế hoạch quản lý dự án, kế hoạch phụ, thành phần khác, chẳng hạn sở chi phí, sở tiến độ, kế hoạch quản lý mua sắm, kết quy trình kiểm sốt mua sắm u cầu thay đổi xử lý để xem xét phê duyệt thơng qua quy trình thực kiểm sốt thay đổi tích hợp Yêu cầu chưa giải thay đổi bao gồm hướng cung cấp bên mua hành động bên bán, mà bên xem xét thay đổi để xây dựng hợp đồng Kể từ thay đổi xây dựng tranh chấp bên dẫn đến đơn kiện chống lại bên kia, thay đổi identifed độc đáo tài liệu thư từ dự án 12.3.3.3 Cập nhật kế hoạch quản lý dự án Yếu tố kế hoạch quản lý dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Kế hoạch quản lý mua sắm Kế hoạch quản lý mua sắm cập nhật phản ảnh đến yêu cầu thay đổi phê duyệt có ảnh hưởng đến quản lý mua sắm, có tác động đến chi phí tiến độ HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 34 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương 12 Cơ sở tiến độ Nếu có trượt giá tác động lên hiệu suất tổng thể dự án, sở tiến độ cần cập nhật để phản ảnh kỳ vọng • Cơ sở chi phí Nếu có thay đổi có ảnh hưởng đến chi phí chung dự án, sở chi phí cần cập nhật để phản ảnh kỳ vọng 12.3.3.4 Cập nhật tài liệu dự án Tài liệu dự án cập nhật bao gồm, không giới hạn, tài liệu hướng dẫn mua sắm Tài liệu hướng dẫn mua sắm bao gồm hợp đồng mua sắm với tất phụ hỗ trợ, yêu cầu thay đổi hợp đồng không phê duyệt, yêu cầu thay đổi phê duyệt Tài liệu hướng dẫn mua sắm bao gồm tài liệu phát triển kỹ thuật bên bán thông tin hiệu suất công việc khác, chẳng hạn chuyển giao, báo cáo hiệu suất bên bán bảo hành, tài liệu tài bao gồm hoá đơn hồ sơ toán, kết hợp đồng liên quan đến kiểm định 12.3.3.5 Cập nhật tài sản quy trình tổ chức Các yếu tố tài sản quy trình tổ chức cập nhật bao gồm, không giới hạn: • Thư từ Điều khoản điều kiện hợp đồng thường yêu cầu tài liệu văn khía cạnh định truyền thơng bên mua / bán, chẳng hạn cần thiết phải cảnh báo hiệu suất không đạt yêu cầu yêu cầu để thay đổi làm rõ hợp đồng Điều bao gồm kết báo cáo kiểm toán bên mua kiểm định điểm yếu cần phải sửa chữa bên bán Ngoài yêu cầu hợp đồng đặc biệt cho tài liệu, hồ sơ đầy đủ xác văn tất thông tin liên lạc hợp đồng văn miệng, hành động định, trì hai bên • Lịch trình tốn u cầu Tất khoản toán phải thực phù hợp với hợp đồng điều khoản điều kiện cho việc mua sắm • Tài liệu hướng dẫn thực đánh giá hiệu suất bên bán Tài liệu hướng dẫn đánh giá hiệu suất bên mua chuẩn bị Đánh giá hiệu suất ghi nhận khả bên bán để tiếp tục thực công việc hợp đồng tại, cho thấy bên bán phép thực công việc dự án tương lai, HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 35 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 bên bán thực công việc dự án với tỷ lệ Những tài liệu sở cho chấm dứt sớm hợp đồng bên bán định cách quản lý hình phạt hợp đồng, lệ phí, ưu đãi Kết đánh giá hiệu suất bao gồm danh sách bên bán có khả phù hợp 12.4 Kết thúc mua sắm Kết thúc mua sắm quy trình hồn thành mua sắm Lợi ích quan trọng quy trình ghi nhận thỏa thuận tài liệu liên quan để tham khảo tương lai Đầu vào, công cụ kỹ thuật, kết đầu quy trình mơ tả hình 128 Hình 12-9 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 36 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 Quy trình kết thúc mua sắm liên quan đến hoạt động quản lý tổng kết yêu cầu bồi thường, cập nhật hồ sơ phản ảnh kết cuối cùng, lưu trữ thơng tin để sử dụng tương lai Kết thúc mua sắm nêu rõ hợp đồng áp dụng dự án giai đoạn dự án Trong đa dự án, thời hạn hợp đồng áp dụng cho giai đoạn định dự án Trong trường hợp này, quy trình kết thúc mua sắm chốt lại thủ tục áp dụng vào giai đoạn dự án Khiếu nại chưa giải bị kiện tụng sau kết thúc Các điều khoản điều kiện hợp đồng quy định thủ tục cụ thể cho việc kết thúc thỏa thuận Quy trình kết thúc mua sắm hỗ trợ quy trình kết thúc dự án giai đoạn (Phần 4.6) cách đảm bảo thỏa thuận hợp đồng hoàn thành chấm dứt Việc kết thúc sớm hợp đồng trường hợp cụ thể việc kết thúc mua sắm dẫn đến kết thỏa thuận chung hai bên, từ mặc định bên, để thuận tiện cho bên mua quy định hợp đồng Quyền lợi trách nhiệm bên trường hợp chấm dứt sớm chứa điều khoản chấm dứt hợp đồng Dựa điều khoản điều kiện mua sắm, bên mua có quyền HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 37 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 chấm dứt toàn hợp đồng phần hợp đồng, lúc nào, nguyên nhân thuận tiện Tuy nhiên, dựa điều khoản điều kiện hợp đồng, bên mua phải bồi thường cho bên bán vào lúc chuẩn bị cho cơng việc hồn thành chấp nhận liên quan đến việc kết thúc phần hợp đồng 12.4.1 Kết thúc mua sắm: Đầu vào 12.4.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Mô tả mục 4.2.3.1 Kế hoạch quản lý dự án gồm kế hoạch quản lý mua sắm, cung cấp chi tiết hướng dẫn cho việc kết thúc mua sắm 12.4.1.2 Tài liệu mua sắm Để kết thúc hợp đồng, tất tài liệu hướng dẫn mua sắm thu thập, tạo mục, lập hồ sơ Thông tin tiến độ hợp đồng, quy mô, chất lượng hiệu suất chi phí với tất tài liệu thay đổi hợp đồng, hồ sơ toán, kết kiểm tra xếp vào mục lục Thơng tin sử dụng làm học kinh nghiệm thông tin làm sở cho việc đánh giá thầu cho hợp đồng tương lai 12.4.2 Kết thúc mua sắm: Công cụ kỹ thuật 12.4.2 Kiểm toán mua sắm Kiểm toán mua sắm đánh giá cấu quy trình mua sắm có nguồn gốc từ quy trình quản lý kế hoạch mua sắm thơng qua việc kiểm sốt mua sắm Mục tiêu kiểm toán mua sắm để nhận diện thành công thất bại công nhận bảo đảm việc chuẩn bị quản lý hợp đồng mua sắm khác thuộc dự án, dự án khác tổ chức thực 12.4.2 Thương lượng mua sắm Trong tất mối quan hệ mua sắm, giải công cuối cho tất vấn đề tồn đọng, khiếu nại tranh chấp thương lượng mục tiêu Bất giải đạt thông qua đàm phán trực tiếp, số hình thức HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 38 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 giải tranh chấp thay (ADR) bao gồm hòa giải trọng tài áp dụng Khi thất bại, vụ kiện tụng tòa án lựa chọn mong muốn 12.4.2.3 Hệ thống hồ sơ quản lý Mô tả mục 12.3.2.7 Hệ thống quản lý hồ sơ sử dụng nhà quản lý dự án để quản lý hợp đồng tài liệu hồ sơ mua sắm Tài liệu hợp đồng thư từ lưu trữ thông qua hệ thống quản lý hồ sơ phần quy trình Kết thúc mua sắm 12.4.3 Kết thúc mua sắm: Đầu 12.4.3.1 Kết thúc mua sắm Bên mua, thường thông qua nhà quản trị mua sắm có thẩm quyền mình, cung cấp cho bên bán văn thơng báo thức hợp đồng hoàn thành Yêu cầu kết thúc mua sắm thức thường xác định điều khoản điều kiện hợp đồng bao gồm kế hoạch quản lý mua sắm 12.4.3.2 Cập nhật tài sản quy trình tổ chức Các yếu tố tài sản quy trình tổ chức cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Hồ sơ mua sắm Một tài liệu hợp đồng đầy đủ lập mục, bao gồm hợp đồng kết thúc, chuẩn bị bao gồm hồ sơ dự án cuối Chấp nhận • Sự chấp nhận chuyển giao Tài liệu cho việc chấp nhận thức chuyển giao mà bên bán cung cấp yêu cầu để trì tổ chức Quy trình kết thúc mua sắm đảm bảo yêu cầu tài liệu đáp ứng Yêu cầu chấp nhận chuyển giao thức cách giải chuyển giao không phù hợp thường xác định thỏa thuận • Tài liệu học kinh nghiệm Bài học kinh nghiệm, trải qua, quy trình cải tiến đề xuất, cần phát triển cho hồ sơ dự án để cải tiến việc mua sắm tương lai ooOoo HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 39 of 39 ... mơ tả hình 12- 2 Hình 12- 3 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 Quản lý Kế... đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 13 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 12.1.3 Kế hoạch quản lý mua sắm: Đầu 12. 1.3 Kế hoạch quản lý mua sắm Kế hoạch quản lý mua sắm phần... mơ tả hình 12- 4 Hình 12- 5 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 19 of 39 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 12 Trong quy