QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 11)

50 14.1K 0
QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 11)

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 Chương 11 Quản lý Rủi ro Dự án Quản lý rủi ro dự án bao gồm quy trình tiến hành lập kế hoạch quản lý rủi ro, nhận diện, phân tích, lập kế hoạch ứng phó kiểm soát rủi ro dự án Các mục tiêu quản lý rủi ro dự án tăng khả tác động kiện tích cực, giảm khả tác động kiện tiêu cực dự án Hình 11-1 cung cấp nhìn tổng quan quy trình quản lý rủi ro dự án, cụ thể sau: 11.1 Kế hoạch quản lý rủi ro - Quy trình xác định cách thức tiến hành hoạt động quản lý rủi ro cho dự án 11.2 Nhận diện rủi ro - Quy trình xác định rủi ro ảnh hưởng đến dự án chứng minh đặc tính chúng 11.3 Thực phân tích rủi ro định tính - Quy trình ưu tiên hóa rủi ro để phân tích hành động chi tiết cách đánh giá kết hợp xác suất xảy tác động chúng 11.4 Thực phân tích rủi ro định lượng - Quy trình phân tích số lượng ảnh hưởng rủi ro nhận diện mục tiêu chung dự án 11.5 Kế hoạch ứng phó rủi ro - Quy trình phát triển chọn lựa hành động để nâng cao hội phát triển giảm thiểu đe dọa đến mục tiêu dự án 11.6 Kiểm sốt rủi ro - Quy trình thực kế hoạch ứng phó rủi ro, truy tìm rủi ro xác định, theo dõi rủi ro lại, nhận diện rủi ro mới, giám sát rủi ro, đánh giá hiệu quy trình rủi ro suốt dự án Các quy trình tương tác với với quy trình lĩnh vực kiến thức khác mô tả chi tiết phần Phụ lục A1 Rủi ro dự án kiện khơng chắn điều kiện đó, xảy ra, có tác động tích cực hay tiêu cực nhiều mục tiêu dự án phạm vi, tiến độ, chi phí chất lượng Một rủi ro có nhiều nguyên nhân, HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 xảy ra, có nhiều tác động Nguyên nhân yêu cầu định tiềm năng, giả định, hạn chế, hay điều kiện có khả tạo kết tiêu cực hay tích cực Ví dụ, ngun nhân bao gồm yêu cầu giấy phép môi trường để làm việc, hạn chế số nhân viên giao nhiệm vụ để thiết kế dự án Rủi ro quan cấp phép nhiều thời gian so với việc dự định phát hành giấy phép, hoặc, trường hợp có hội, có thêm nhân viên sẵn sàng tham gia thiết kế, họ giao cho cơng việc dự án Nếu kiện không chắn xảy ra, có tác động đến dự án, phạm vi, chi phí, tiến độ, chất lượng, hiệu suất Những rủi ro bao gồm khía cạnh dự án môi trường tổ chức góp phần vào rủi ro dự án, chẳng hạn phương thức quản lý dự án chưa hoàn thiện, thiếu hệ thống tích hợp quản lý, nhiều dự án đồng thời, phụ thuộc vào người tham gia bên người kiểm sốt trực tiếp dự án ngồi Rủi ro dự án có nguồn gốc hay thay đổi tất dự án Rủi ro biết đến nhận diện phân tích, làm cho để có kế hoạch ứng phó với rủi ro Rủi ro biết quản lý chủ động, phải định dự phòng Rủi ro biết đến quản lý chủ động định quản lý dự trữ Một rủi ro dự án tiêu cực xảy xem vấn đề Rủi ro dự án riêng lẻ khác biệt từ rủi ro dự án tổng thể Tổng thể rủi ro dự án đại diện cho tác động không chắn dự án nói chung Nhiều tổng rủi ro riêng lẻ dự án, bao gồm tất nguồn không chắn dự án Nó đại diện cho tiếp xúc bên liên quan đến tác động biến thể đầu dự án, tích cực tiêu cực Các tổ chức nhận thức rủi ro ảnh hưởng không chắn dự án mục tiêu tổ chức Các tổ chức bên liên quan sẵn sàng chấp nhận mức độ khác rủi ro tùy thuộc vào thái độ rủi ro họ Thái độ rủi ro công ty bên liên quan chịu ảnh hưởng số yếu tố, phân loại thành ba chủ đề: • Khao khát rủi ro, mức độ không chắn vào thực thể sẵn sàng tham gia dự đoán phần thưởng HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương 11 Chịu đựng rủi ro, mức độ, số lượng, khối lượng rủi ro mà tổ chức, cá nhân chịu • Ngưỡng rủi ro, đề cập đến biện pháp mức độ không chắn mức độ tác động mà bên liên quan có quan tâm đặc biệt Dưới ngưỡng rủi ro, tổ chức chấp nhận rủi ro Trên ngưỡng rủi ro, tổ chức khơng chịu đựng rủi ro Ví dụ, thái độ rủi ro tổ chức bao gồm cảm giác khao khát không chắn, ngưỡng mức độ rủi ro chấp nhận được, chịu đựng rủi ro điểm mà tổ chức chọn cách ứng phó rủi ro khác Rủi ro tích cực tiêu cực thường gọi hội mối đe dọa Dự án chấp nhận rủi ro nằm mức chấp nhận cân phần thưởng đạt cách đạt rủi ro Rủi ro tích cực cung cấp hội phạm vi dung sai rủi ro theo đuổi để tạo giá trị tăng cường Ví dụ, áp dụng kỹ thuật tối ưu hóa nguồn lực tích cực rủi ro thực phần thưởng dự đốn cho việc sử dụng nguồn lực Cá nhân, đội có thái độ rủi ro ảnh hưởng cách họ trả lời Những thái độ rủi ro điều khiển nhận thức, chịu đựng, thiên hướng khác, cần làm rõ lúc Một cách tiếp cận phù hợp với rủi ro cần phát triển cho dự án, thông tin rủi ro cách xử lý nên rộng mở trung thực Ứng phó rủi ro refect nhận thức cân tổ chức chấp nhận rủi ro tránh rủi ro Để thành công, tổ chức cần cam kết để giải quản lý rủi ro chủ động liên tục suốt dự án Một lựa chọn có ý thức nên thực tất cấp tổ chức chủ động xác định theo đuổi quản lý rủi ro hiệu suốt thời gian dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 11.1 Kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý rủi ro quy trình xác định cách thức tiến hành hoạt động quản lý rủi ro cho dự án Lợi ích quan trọng quy trình đảm bảo HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 mức độ, loại, tầm nhìn quản lý rủi ro tương xứng với rủi ro tầm quan trọng dự án đến tổ chức Kế hoạch quản lý rủi ro quan trọng truyền thông đạt thỏa thuận hỗ trợ từ tất bên liên quan để đảm bảo quy trình quản lý rủi ro hỗ trợ thực có hiệu vòng đời dự án Đầu vào, công cụ kỹ thuật, kết đầu quy trình mơ tả hình 11-2 Hình 11-3 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 Việc lập kế hoạch cẩn thận rõ ràng làm tăng xác suất thành cơng cho quy trình quản lý rủi ro khác Kế hoạch quan trọng để cung cấp đầy đủ nguồn lực thời gian cho hoạt động quản lý rủi ro thiết lập thỏa thuận sở đánh giá rủi ro Quy trình lập kế hoạch quản lý rủi ro nên bắt đầu dự án hình thành hồn thành sớm suốt quy trình lập kế hoạch dự án 11.1.1 Kế hoạch quản lý rủi ro: Đầu vào 11.1.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Khi lập kế hoạch quản lý rủi ro, tất kế hoạch quản lý phụ phê duyệt mốc sở cần xem xét để thực kế hoạch quản lý rủi ro phù hợp Kế hoạch quản lý rủi ro thành phần kế hoạch quản lý dự án Kế hoạch quản lý dự án cung cấp sở tình trạng khu vực có rủi ro bị ảnh hưởng bao gồm phạm vi, thời gian, chi phí HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 11.1.1.2 Điều lệ dự án Mô tả mục 4.1.3.1 Điều lệ dự án cung cấp đầu vào rủi ro cấp cao, mô tả dự án cấp cao, yêu cầu cấp cao 11.1.1.3 Đăng ký bên liên quan Mô tả mục 13.1.3.1 Đăng ký bên liên quan, có tất chi tiết liên quan đến bên liên quan dự án, cung cấp tổng quan vai trò họ 11.1.1.4 Các yếu tố môi trường tổ chức Mô tả mục 2.1.5 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm, không giới hạn, thái độ, ngưỡng, dung sai rủi ro mô tả mức độ rủi ro mà tổ chức chịu 11.1.1.5 Tài sản quy trình tổ chức Mơ tả mục 2.1.4 Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm, khơng giới hạn: • Loại rủi ro, • Định nghĩa thường gặp khái niệm thuật ngữ, • Định dạng báo cáo rủi ro, • Mẫu chuẩn, • Vai trò trách nhiệm, • Mức thẩm quyền định, • Bài học kinh nghiệm 11.1.2 Kế hoạch quản lý rủi ro: Công cụ kỹ thuật 11.1.2.1 kỹ thuật phân tích Kỹ thuật phân tích sử dụng để hiểu xác định bối cảnh quản lý rủi ro tổng thể dự án Bối cảnh quản lý rủi ro kết hợp thái độ rủi ro rủi ro chiến lược bên liên quan đưa từ dự án có sẵn dựa bối cảnh tổng thể dự án Ví dụ, thực phân tích hồ sơ rủi ro bên liên quan để phân loại hạn định sức chịu đựng thái độ rủi ro bên liên quan dự án Các kỹ thuật HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 khác, chẳng hạn việc sử dụng bảng điểm rủi ro chiến lược, sử dụng để cung cấp đánh giá cấp cao việc phơi bày rủi ro dự án dựa bối cảnh tổng thể dự án Tùy thuộc vào đánh giá này, đội dự án phân bổ nguồn lực thích hợp tập trung vào hoạt động quản lý rủi ro 11.1.2.2 Nhận định chuyên môn Để đảm bảo việc thiết lập toàn diện kế hoạch quản lý rủi ro, đánh giá, giám định cần xem xét từ nhóm cá nhân với chuyên ngành đào tạo có kiến thức vấn đề, chẳng hạn như: • Quản lý cấp cao, • Các bên liên quan dự án, • Các nhà quản lý dự án quản lý làm việc dự án khu vực (trực tiếp thông qua học kinh nghiệm), • Các chuyên gia vấn đề (SME) kinh doanh khu vực dự án • Các nhóm cơng nghiệp chun gia tư vấn, • Hội nghề nghiệp kỹ thuật 11.1.2.3 Hội họp Đội dự án tổ chức lập kế hoạch họp xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro Tham dự họp bao gồm nhà quản lý dự án, thành viên đội dự án lựa chọn bên liên quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý hoạch định rủi ro hoạt động thực hiện, người khác, cần thiết Kế hoạch cao cấp để thực hoạt động quản lý rủi ro xác định họp Các yếu tố chi phí hoạt động lịch trình quản lý rủi ro nên xây dựng để đưa vào ngân sách tiến độ dự án tương ứng Phương pháp tiếp cận ứng dụng dự phòng rủi ro thiết lập xem xét lại Trách nhiệm quản lý rủi ro phải định Bản mẫu tổ chức khái quát cho loại rủi ro định nghĩa, thuật ngữ mức độ rủi ro, khả loại rủi ro, ảnh hưởng loại mục tiêu, xác suất ma trận tác động thiết kế cho dự án đặc biệt Nếu mẫu cho bước khác quy trình khơng tồn tại, chúng HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 tạo họp Các kết hoạt động tóm tắt kế hoạch quản lý rủi ro 11.1.3 Kế hoạch quản lý rủi ro: Đầu 11.1.3.1 Kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý rủi ro phần kế hoạch quản lý dự án mô tả cách hoạt động quản lý rủi ro tổ chức thực Kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm: • Phương pháp Định nghĩa phương pháp, cơng cụ, nguồn liệu sử dụng để thực quản lý rủi ro dự án • Vai trò trách nhiệm Định nghĩa sớm tiến độ, hỗ trợ, thành viên đội quản lý rủi ro loại hoạt động kế hoạch quản lý rủi ro, làm rõ trách nhiệm • Ngân sách Dự tốn kinh phí cần thiết, dựa nguồn lực giao, đưa vào sở chi phí thiết lập giao thức để áp dụng dự phòng dự trữ quản lý • Thời gian Định nghĩa mức độ thường xuyên để thực quy trình quản lý rủi ro suốt vòng đời dự án, thiết lập giao thức để áp dụng khoản dự phòng tiến độ, thiết lập hoạt động quản lý rủi ro để đưa vào tiến độ dự án • Loại rủi ro Cung cấp phương tiện cho đội rủi ro có nguyên nhân ẩn Một số phương pháp sử dụng, ví dụ, cấu trúc dựa mục tiêu dự án theo thể loại Một cấu trúc phân tích rủi ro (RBS) giúp đội dự án xem xét nhiều nguồn phát sinh rủi ro dự án tập nhận diện rủi ro Cấu trúc RBS khác phù hợp với nhiều loại khác dự án Một tổ chức sử dụng khung phân loại tùy chỉnh chuẩn bị trước, mang hình thức danh sách loại đơn giản cấu trúc thành RBS RBS đại diện thứ bậc rủi ro theo loại rủi ro chúng Ví dụ thể hình 11-4 HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương 11 Các định nghĩa xác suất rủi ro tác động Chất lượng độ tin cậy phân tích rủi ro đòi hỏi cấp độ khác xác suất rủi ro định nghĩa tác động đặc biệt với bối cảnh dự án Định nghĩa chung mức xác suất mức độ tác động phù hợp với dự án đơn lẻ quy trình lập kế hoạch quản lý rủi ro để sử dụng quy trình Bảng 11-1 ví dụ định nghĩa tác động tiêu cực sử dụng đánh giá tác động rủi ro liên quan đến bốn mục tiêu dự án (Bảng tương tự thiết lập với viễn cảnh tác động tích cực) Bảng 11-1 cho thấy hai cách tiếp cận vừa tương đối vừa có số cụ thể (trong trường hợp này, phi tuyến) • Xác suất ma trận tác động Một xác suất tác động ma trận mạng lưới để lập đồ xác suất lần xuất rủi ro tác động mục tiêu dự án có rủi ro xảy Rủi ro ưu tiên theo tác động tiềm chúng để có ảnh hưởng đến mục tiêu dự án Một cách tiếp cận điển hình rủi ro ưu tiên sử dụng bảng tính xác suất ma trận tác động Các kết hợp xác suất tác động đặc biệt dẫn HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 10 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 11.5 Kế hoạch ứng phó rủi ro Kế hoạch ứng phó rủi ro quy trình phát triển lựa chọn hoạt động để tăng cường hội giảm thiểu mối đe dọa đến mục tiêu phát triển dự án Lợi ích quan trọng quy trình giải rủi ro cách ưu tiên, thêm nguồn lực hoạt động kế hoạch quản lý ngân sách, kế hoạch dự án cần thiết Đầu vào, công cụ kỹ thuật, kết đầu quy trình mơ tả hình 11-18 Hình 11-19 mơ tả sơ đồ luồng li ệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 36 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 Quy trình lập kế hoạch ứng phó rủi ro theo quy trình thực phân tích rủi ro định lượng (nếu sử dụng) Mỗi ứng phó rủi ro đòi hỏi hiểu biết chế mà giải rủi ro Đây chế sử dụng để phân tích kế hoạch ứng phó rủi ro có hiệu mong muốn Nó bao gồm việc nhận diện phân công cho người (một chủ sở hữu ứng phó rủi ro) chịu trách nhiệm cho ứng phó rủi ro thỏa thuận tài trợ Ứng phó rủi ro nên phù hợp với tầm quan trọng rủi ro đó, chi phí-hiệu việc đáp ứng thách thức, thực tế bối cảnh dự án, thoả thuận tất bên liên quan, người có trách nhiệm sở hữu Lựa chọn ứng phó rủi ro tối ưu từ số tùy chọn thường yêu cầu Quy trình lập kế hoạch ứng phó rủi ro trình bày phương pháp thường sử dụng để ứng phó với kế hoạch rủi ro Rủi ro bao gồm mối đe dọa hội ảnh hưởng đến thành cơng dự án, ứng phó thảo luận cho rủi ro 11.5.1 Kế hoạch ứng phó rủi ro: Đầu vào 11.5.1 Kế hoạch quản lý rủi ro HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 37 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 Yếu tố quan trọng kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm vai trò trách nhiệm, định nghĩa phân tích rủi ro, thời gian cho xem xét (và để loại bỏ rủi ro từ việc xem xét), ngưỡng rủi ro thấp, trung bình cao Ngưỡng rủi ro giúp xác định rủi ro mà cần phải ứng phó đặc biệt 11.5.1.2 Đăng ký rủi ro Sổ đăng ký đề cập đến rủi ro nhận diện, nguyên nhân gốc rễ rủi ro, danh sách câu trả lời tiềm năng, chủ sở hữu rủi ro, triệu chứng dấu hiệu cảnh báo, đánh giá tương quan danh sách ưu tiên rủi ro dự án, rủi ro đòi hỏi phải có câu trả lời thời gian ngắn, rủi ro để phân tích thêm ứng phó, xu hướng kết phân tích định tính, danh sách theo dõi, danh sách rủi ro ưu tiên thấp đăng ký rủi ro 11.5.2 Kế hoạch ứng phó rủi ro: Công cụ kỹ thuật Một số chiến lược ứng phó rủi ro có sẵn Chiến lược chiến lược kết hợp có hiệu nên chọn cho rủi ro Các công cụ phân tích rủi ro, chẳng hạn phân tích thư mục định (mục 11.4.2.2), sử dụng để lựa chọn cách ứng phó thích hợp Để thực chiến lược, hành động đặc biệt phát triển, bao gồm chiến lược lưu, cần thiết Một kế hoạch dự phòng phát triển để thực chiến lược lựa chọn hóa lại khơng hồn tồn hiệu rủi ro chấp nhận xảy Rủi ro thứ cấp nên xem xét Rủi ro thứ cấp rủi ro phát sinh kết trực tiếp việc thực ứng phó rủi ro Một dự phòng thường phân bổ thời gian chi phí Nếu phát triển, bao gồm việc nhận diện điều kiện kích hoạt sử dụng 1.5.2.1 Chiến lược rủi ro tiêu cực mối đe dọa Ba chiến lược, điển hình đối phó với mối đe dọa hay rủi ro có tác động tiêu cực đến mục tiêu dự án chúng xảy ra, là: tránh, chuyển nhượng, giảm thiểu Chiến lược thứ tư, chấp nhận, sử dụng cho rủi ro tiêu cực mối đe dọa rủi ro tích cực hay hội Mỗi chiến lược ứng phó rủi ro có ảnh hưởng đa dạng độc đáo tình trạng rủi ro Các HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 38 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 chiến lược nên lựa chọn để phù hợp với xác suất rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu tổng thể dự án Chiến lược tránh giảm thiểu thường chiến lược tốt cho rủi ro quan trọng có tác động cao, chiến lược chuyển giao chấp nhận thường tốt cho mối đe dọa quan trọng có tác động thấp lên tổng thể Bốn chiến lược để đối phó với rủi ro tiêu cực mối đe dọa mô tả thêm sau: • Tránh Tránh rủi ro chiến lược ứng phó rủi ro mà theo nhóm dự án hoạt động để loại bỏ mối đe dọa bảo vệ dự án khỏi tác động Nó thường liên quan đến việc thay đổi kế hoạch quản lý dự án để loại bỏ mối đe dọa hoàn toàn Nhà quản lý dự án lập mục tiêu dự án từ tác động rủi ro thay đổi mục tiêu tình trạng nguy hiểm Ví dụ điều bao gồm việc mở rộng tiến độ, thay đổi chiến lược, làm giảm phạm vi Chiến lược tránh triệt để kết thúc dự án hoàn toàn Một số rủi ro phát sinh sớm dự án tránh cách làm rõ yêu cầu, thu thập thông tin, cải thiện giao tiếp, đạt chun mơn • Chuyển nhượng Chuyển nhượng rủi ro chiến lược ứng phó rủi ro, theo nhóm dự án thay đổi tác động mối đe dọa cho bên thứ ba, với quyền sở hữu ứng phó Chuyển nhượng rủi ro đơn giản cung cấp trách nhiệm cho bên quản lý mà khơng loại bỏ Chuyển nhượng khơng có nghĩa chối bỏ rủi ro cách chuyển vào dự án sau cho người khác thỏa thuận Chuyển nhượng rủi ro gần luôn liên quan đến việc tốn phí bảo hiểm rủi ro cho bên tham gia vào rủi ro Chuyển nhượng trách nhiệm rủi ro hiệu việc ứng phó với rủi ro tài Cơng cụ chuyển nhượng đa dạng bao quát, không giới hạn, việc sử dụng bảo hiểm, thực trái phiếu, bảo đảm, bảo lãnh, vv Hợp đồng thỏa thuận sử dụng chuyển nhượng trách nhiệm rủi ro đặc biệt cho bên khác Ví dụ, người mua có khả mà người bán khơng có, chuyển giao thận trọng số công việc rủi ro có hợp đồng cho người mua Trong nhiều trường hợp, việc sử dụng hợp đồng chi phí cộng thêm chuyển nhượng chi phí rủi ro cho người mua, hợp đồng có giá cố định, chuyển rủi ro cho người bán HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 39 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương 11 Giảm thiểu Giảm thiểu rủi ro chiến lược ứng phó rủi ro, theo nhóm dự án hoạt động để giảm thiểu khả xảy tác động rủi ro Điều ngụ ý giảm khả / tác động rủi ro bất lợi giới hạn ngưỡng chấp nhận Hành động sớm để giảm khả / tác động rủi ro xảy dự án thường có hiệu cố gắng để sửa chữa thiệt hại sau rủi ro xảy Áp dụng quy trình phức tạp, tiến hành thêm xét nghiệm, lựa chọn nhà cung cấp ổn định ví dụ hành động giảm thiểu Giảm thiểu yêu cầu phát triển nguyên mẫu để làm giảm rủi ro từ mô hình cân chuẩn quy trình sản phẩm Trường hợp khơng làm giảm xác suất, ứng phó giảm thiểu giải tác động rủi ro cách nhắm vào mục tiêu liên kết để xác định mức độ nghiêm trọng Ví dụ, thiết kế dự phòng thành hệ thống làm giảm tác động từ thất bại thành phần gốc • Chấp nhận Chấp nhận rủi ro chiến lược ứng phó rủi ro, theo nhóm dự án định chấp nhận rủi ro khơng có hành động trừ rủi ro xảy Chiến lược thông qua mà có chi phíhiệu để giải rủi ro đặc biệt tình khác Chiến lược nhóm dự án định không thay đổi kế hoạch quản lý dự án để đối phó với rủi ro, xác định chiến lược ứng phó thích hợp khác Chiến lược thụ động tích cực Chấp nhận thụ động không yêu cầu phải hành động ngoại trừ tài liệu chiến lược, rời khỏi dự án để đối phó với rủi ro chúng xảy ra, định kỳ xem lại mối đe dọa để đảm bảo khơng thay đổi nghiêm trọng Chiến lược chấp nhận tích cực phổ biến thiết lập dự phòng, bao gồm khoản thời gian, tiền bạc, nguồn lực để xử lý rủi ro 11.5.2.2 Chiến lược rủi ro tích cực hay hội • Ba bốn cách ứng phó đề nghị để ứng phó với rủi ro có khả tác động tích cực đến mục tiêu dự án Chiến lược thứ tư, chấp nhận, sử dụng cho rủi ro tiêu cực mối đe dọa rủi ro tích cực hay hội Các chiến lược, mơ tả đây, để khai thác, chia sẻ, nâng cao, chấp nhận HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 40 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương 11 Khai thác Chiến lược khai thác lựa chọn cho rủi ro có tác động tích cực mà tổ chức muốn đảm bảo có hội thực Chiến lược tìm cách loại bỏ không chắn liên quan đến rủi ro ngược đặc biệt cách đảm bảo hội chắn xảy Ví dụ cách ứng phó trực tiếp khai thác bao gồm phân công nguồn lực tài tổ chức dự án để giảm thời gian hồn thành sử dụng cơng nghệ mới, nâng cấp cơng nghệ để giảm chi phí thời gian cần thiết để thực mục tiêu dự án • Nâng cao Chiến lược nâng cao sử dụng để tăng khả / tác động tích cực hội Xác định tối đa hóa lực rủi ro có tác động tích cực làm tăng xác suất xảy chúng Ví dụ tăng cường hội có thêm nhiều nguồn lực để hoạt động kết thúc sớm • Chia sẻ Chia sẻ rủi ro tích cực liên quan đến việc phân bổ số tất quyền sở hữu hội cho bên thứ ba tốt để nắm bắt hội cho lợi ích dự án Ví dụ hành động chia sẻ bao gồm hình thành quan hệ đối tác chia sẻ rủi ro, đội, cơng ty có mục đích đặc biệt, liên doanh, thành lập với mục đích tận dụng hội để tất bên đạt lợi ích từ hành động họ • Chấp nhận Chấp nhận hội sẵn sàng để tận dụng lợi hội xảy ra, khơng tích cực theo đuổi 11.5.2.3 Chiến lược ứng phó dự phòng Một số ứng phó thiết kế để sử dụng kiện xảy Đối với số rủi ro, thích hợp cho nhóm dự án để thực kế hoạch phản ứng thực điều kiện xác định trước định, người ta tin có cảnh báo thực kế hoạch đầy đủ Sự việc gây phản ứng bất ngờ, chẳng hạn thiếu mốc trung gian ngày ưu tiên cao với nhà cung cấp, nên xác định theo dõi Phản ứng rủi ro nhận diện sử dụng kỹ thuật thường gọi kế hoạch dự phòng, kế hoạch thay bao gồm kiện nhận diện mà thiết lập kế hoạch có hiệu lực 11.5.2.4 Nhận định chuyên môn HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 41 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 Nhận định chuyên môn đầu vào từ bên có kiến thức liên quan đến hành động thực rủi ro đặc biệt xác định Chun mơn cung cấp nhóm người qua giáo dục chuyên ngành, có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm đào tạo để thiết lập ứng phó rủi ro 11.5.3 Kế hoạch ứng phó rủi ro: Đầu 11.5.3.1 Cập nhật kế hoạch quản lý dự án Yếu tố kế hoạch quản lý dự án cập nhật kết việc thực quy trình bao gồm, khơng giới hạn: • Kế hoạch quản lý tiến độ Kế hoạch quản lý tiến độ cập nhật để phản ánh thay đổi quy trình thực hành ứng phó rủi ro Điều bao gồm thay đổi khả chịu đựng hành vi liên quan đến việc thêm cân nguồn lực, cập nhật chiến lược kế hoạch • Kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chi phí cập nhật để phản ánh thay đổi quy trình thực hành ứng phó rủi ro Điều bao gồm thay đổi khả chịu đựng hành vi liên quan đến hạch toán, theo dõi báo cáo, cập nhật chiến lược ngân sách cách tiêu thụ dự phòng rủi ro • Kế hoạch quản lý chất lượng Kế hoạch quản lý chất lượng cập nhật để phản ánh thay đổi quy trình thực hành ứng phó rủi ro Điều bao gồm thay đổi khả chịu đựng hành vi liên quan đến yêu cầu, đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng, cập nhật tài liệu yêu cầu • Kế hoạch quản lý mua sắm Kế hoạch quản lý mua sắm cập nhật để phản ánh thay đổi chiến lược, chẳng hạn thay đổi định làm-hoặc-mua loại hợp đồng ứng phó rủi ro • Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực Kế hoạch quản lý nhân sự, phần kế hoạch quản lý nguồn nhân lực, cập nhật để phản ánh thay đổi cấu tổ chức dự án sử dụng nguồn lực điều khiển ứng phó rủi ro Điều bao gồm thay đổi khả chịu đựng HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 42 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 hành vi liên quan đến việc phân bổ nhân viên, cập nhật thêm nguồn lực • Cơ sở phạm vi Vì cơng việc mới, chỉnh sửa dỡ bỏ tạo ứng phó rủi ro, sở phạm vi cập nhật để phản ánh thay đổi • Cơ sở tiến độ Bởi cơng việc (hoặc công việc dỡ bỏ) tạo ứng phó rủi ro, đường sở tiến độ cập nhật để phản ánh thay đổi • Cơ sở chi phí Bởi cơng việc (hoặc công việc dỡ bỏ) tạo ứng phó rủi ro, sở chi phí cập nhật để phản ứng thay đổi 11.5.3.2 Cập nhật tài liệu dự án Trong quy trình lập kế hoạch ứng phó rủi ro, số tài liệu dự án cập nhật cần thiết Ví dụ, lựa chọn thoả thuận ứng phó rủi ro thích hợp, chúng có đăng ký rủi ro Đăng ký rủi ro cần ghi chép lại mức độ chi tiết tương ứng với bảng xếp hạng ưu tiên ứng phó theo kế hoạch Thơng thường, rủi ro cao trung bình đề cập chi tiết Rủi ro đánh giá có ưu tiên thấp bao gồm danh sách theo dõi để theo dõi định kỳ Cập nhật để đăng ký rủi ro bao gồm, khơng giới hạn: • Chủ sở hữu rủi ro trách nhiệm giao; • Thống dựa theo chiến lược ứng phó; • Các hoạt động đặc biệt để thực chiến lược đáp ứng lựa chọn; • Điều kiện kích hoạt, triệu chứng dấu hiệu cảnh báo xuất rủi ro • Ngân sách hoạt động tiến độ cần thiết để thực ứng phó lựa chọn; • Kế hoạch dự phòng nút bấm gọi để triển khai; • Kế hoạch thay dùng để ứng phó rủi ro xảy ứng phó chủ yếu để chứng minh khơng thích đáng; • Rủi ro lại dự kiến sau thực ứng phó theo kế hoạch, rủi ro cố tình chấp nhận; • Rủi ro thứ phát sinh trực tiếp sau thực ứng phó rủi ro HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 43 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương 11 Giới hạn dự phòng tính sở phân tích rủi ro định lượng dự án ngưỡng rủi ro tổ chức Văn kiện dự án khác cập nhật bao gồm: • Cập nhật nhật ký giả định Như thơng tin sẵn có qua việc áp dụng ứng phó rủi ro, giả định thay đổi Các nhật ký giả định cần phải xem xét lại để chứa thơng tin • Cập nhật tài liệu kỹ thuật Như thông tin sẵn có qua việc áp dụng ứng phó rủi ro, phương pháp kỹ thuật chuyển giao tự nhiên thay đổi Bất kỳ tài liệu hỗ trợ cần xem xét lại để chứa thông tin • Yêu cầu thay đổi Lập kế hoạch ứng phó rủi ro thường dẫn đến kiến nghị thay đổi đến guồn lực, hoạt động, dự toán chi phí, mặt hàng khác nhận diện quy trình hoạch định khác Khi nhận diện đề nghị vậy, yêu cầu thay đổi tạo xử lý thơng qua quy trình Thực thay đổi kiểm sốt tích hợp 11.6 Kiểm sốt rủi ro Kiểm sốt rủi ro quy trình thực kế hoạch ứng phó rủi ro, theo dõi rủi ro nhận diện, giám sát rủi ro lại, xác định rủi ro mới, đánh giá hiệu quy trình rủi ro suốt dự án Lợi ích quan trọng quy trình cải thiện hiệu cách tiếp cận rủi ro suốt vòng đời dự án để tiếp tục tối ưu hóa việc ứng phó rủi ro Đầu vào, công cụ kỹ thuật, kết đầu quy trình mơ tả hình 11-20 Hình 11-21 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 44 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 Lập kế hoạch ứng phó rủi ro bao gồm đăng ký rủi ro thực vòng đời dự án, cơng việc dự án cần giám sát liên tục cho rủi ro mới, thay đổi, lỗi thời Quy trình kiểm sốt rủi ro áp dụng kỹ thuật, chẳng hạn phân tích sức chịu đựng xu hướng, nhu cầu sử dụng hiệu suất thông tin tạo quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 45 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 thực dự án Các mục đích khác kiểm sốt rủi ro quy trình để xác định xem:  Giả định dự án hiệu lực, • Phân tích cho thấy đánh giá rủi ro thay đổi khơng phù hợp nữa, • Các sách quy trình quản lý rủi ro tn thủ, • Dự phòng dự trữ cho chi phí tiến độ nên hiệu chỉnh liên kết với đánh giá rủi ro Kiểm sốt rủi ro liên quan đến việc lựa chọn chiến lược, thực dự phòng kế hoạch dự phòng, hành động khắc phục sửa đổi kế hoạch quản lý dự án Chủ sở hữu ứng phó rủi ro phải báo cáo định kỳ để quản lý dự án hiệu kế hoạch, hiệu khơng đốn trước được, điều chỉnh cần thiết để xử lý rủi ro cho phù hợp Kiểm soát rủi ro bao gồm việc cập nhật tài sản quy trình tổ chức, bao gồm sở liệu học dự án mẫu quản lý rủi ro, cho lợi ích dự án tương lai 11.6.1 Kiểm soát rủi ro: Đầu vào 11.6.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Mô tả mục 4.2.3.1 Kế hoạch quản lý dự án, bao gồm kế hoạch quản lý rủi ro, cung cấp hướng dẫn cho việc theo dõi kiểm soát rủi ro 11.6.1.2 Đăng ký rủi ro Việc đăng ký rủi ro có đầu vào quan trọng bao gồm rủi ro nhận diện chủ sở hữu rủi ro, ứng phó rủi ro thỏa thuận, kiểm soát hành động để đánh giá hiệu kế hoạch ứng phó, ứng phó rủi ro, thực hành động đặc biệt, triệu chứng dấu hiệu cảnh báo rủi ro, rủi ro lại rủi ro thứ cấp, danh sách theo dõi rủi ro ưu tiên thấp, thời gian chi phí dự phòng rủi ro Danh sách theo dõi đăng ký rủi ro cung cấp danh sách rủi ro ưu tiên thấp 11.6.1.3 Dữ liệu hiệu suất công việc HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 46 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 Mô tả mục 4.3.3.2 Dữ liệu hiệu suất công việc liên quan đến kết hiệu suất khác bị ảnh hưởng rủi ro bao gồm, không giới hạn:  Tình trạng chuyển giao, • Phát triển tiến độ, • Chi phí phát sinh 11.6.1.4 Báo cáo hiệu suất công việc Mô tả mục 4.4.3.2 Báo cáo hiệu suất công việc lấy thông tin từ phép đo hiệu suất phân tích để cung cấp thông tin hiệu suất công việc dự án bao gồm phân tích phương sai, liệu giá trị đạt được, dự báo liệu Các điểm liệu có ảnh hưởng lớn việc kiểm sốt rủi ro liên quan đến hiệu suất 11.6.2 Kiểm soát rủi ro: Công cụ kỹ thuật 11.6.2.1 Đánh giá lại rủi ro Kiểm soát rủi ro thường dẫn đến việc nhận diện rủi ro mới, đánh giá lại rủi ro tại, kết thúc rủi ro lỗi thời Việc đánh giá lại rủi ro dự án cần tiến hành thường xuyên theo tiến độ Số lượng chi tiết lặp lại phụ thuộc thích hợp vào cách tiến triển dự án liên quan đến mục tiêu chúng 11.6.2.2 Kiểm toán rủi ro Kiểm toán rủi ro ghi lại hiệu cách ứng phó rủi ro việc xử lý rủi ro nhận diện nguyên nhân gốc rễ chúng, hiệu quy trình quản lý rủi ro Nhà quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo kiểm toán rủi ro thực tần số thích hợp, xác định kế hoạch quản lý rủi ro dự án Kiểm toán rủi ro bao gồm họp đánh giá dự án thường xuyên, nhóm chọn để riêng biệt tổ chức họp kiểm toán rủi ro Các định dạng cho kiểm toán mục tiêu nên xác định rõ ràng trước thực kiểm toán HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 47 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 11.6.2.3 Phân tích phương sai xu hướng Nhiều quy trình kiểm sốt sử dụng phân tích phương sai để so sánh kết từ kế hoạch đến kết thực tế Nhằm mục đích kiểm sốt rủi ro, xu hướng xem xét sử dụng thông tin hiệu suất cần có việc thực dự án Phân tích giá trị đạt phương pháp khác phân tích phương sai xu hướng dự án sử dụng để theo dõi hiệu suất tổng thể dự án Kết từ phân tích dự báo sai lệch tiềm dự án từ chi phí mục tiêu kế hoạch hoàn thành Sai lệch so với kế hoạch ban đầu tác động mối đe dọa hay hội 11.6.2.4 Đo lường hiệu suất kỹ thuật Đo lường hiệu suất kỹ thuật so sánh với thành tích kỹ thuật thực dự án để đạt thành tựu kỹ thuật tiến độ Nó đòi hỏi định nghĩa mục tiêu, biện pháp định lượng hiệu suất kỹ thuật, sử dụng để so sánh kết thực tế với mục tiêu Đo lường hiệu suất kỹ thuật bao gồm trọng lượng, thời gian giao dịch, số lỗi chuyển giao, khả lưu trữ, vv Độ lệch, chẳng hạn minh họa cho nhiều chức so với kế hoạch cột mốc, giúp dự đốn mức độ thành cơng việc đạt phạm vi dự án 11.6.2.5 Phân tích dự phòng Trong thực dự án, số rủi ro xảy có tác động tích cực hay tiêu cực lên ngân sách kế hoạch dự phòng rủi ro Phân tích dự phòng so sánh với số lượng khoản dự phòng lại để mức độ rủi ro lại thời điểm dự án để xác định dự trữ lại đủ hay khơng 11.6.2.6 Hội họp Quản lý rủi ro dự án phải mục chương trình nghị họp trạng định kỳ Lượng thời gian cần thiết cho mục khác nhau, tùy thuộc vào rủi ro nhận diện, ưu tiên chúng, độ khó việc ứng phó Càng thực quản lý rủi ro thường xuyên rủi ro hình thành dễ dàng HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 48 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 Việc trao đổi thường xuyên rủi ro giúp người dễ dàng xác định rủi ro hội 11.6.3 Kiểm sốt rủi ro: Đầu 11.6.3.1 Thơng tin hiệu suất công việc Thông tin hiệu suất công việc, kiểm soát rủi ro đầu ra, cung cấp chế để giao tiếp hỗ trợ định dự án 11.6.3.2 Yêu cầu thay đổi Thực kế hoạch dự phòng cách giải kết yêu cầu thay đổi Thay đổi yêu cầu chuẩn bị trình bày quy trình Thực kiểm sốt thay đổi tích hợp (mục 4.5) Các yêu cầu thay đổi bao gồm hành động đề xuất khắc phục phòng ngừa • Đề xuất hành động khắc phục Đây hoạt động tổ chức lại hiệu suất công việc dự án với kế hoạch quản lý dự án Chúng bao gồm kế hoạch dự phòng cách giải Sau cách ứng phó mà khơng kế hoạch ban đầu, yêu cầu để ứng phó với rủi ro mà trước chưa nhận định chấp nhận cách thụ động • Đề xuất hành động phòng ngừa Đây hoạt động đảm bảo hiệu suất tương lai công việc dự án phù hợp với kế hoạch quản lý dự án 11.6.3.3 Cập nhật Kế hoạch quản lý dự án Nếu yêu cầu thay đổi phê duyệt có ảnh hưởng đến quy trình quản lý rủi ro, tài liệu tương ứng với thành phần kế hoạch quản lý dự án sửa đổi cấp lại để phản ánh thay đổi phê duyệt Các yếu tố kế hoạch quản lý dự án cập nhật giống có quy trình lên kế hoạch ứng phó rủi ro 11.6.3.4 Cập nhật tài liệu dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 49 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 Tài liệu dự án cập nhật kết quy trình kiểm sốt rủi ro bao gồm, không giới hạn đăng ký rủi ro Cập nhật đăng ký rủi ro bao gồm: • Kết việc đánh giá lại rủi ro, kiểm toán rủi ro đánh giá rủi ro định kỳ Các kết bao gồm việc nhận diện rủi ro mới, cập nhật đến xác suất, tác động, ưu tiên, kế hoạch ứng phó, quyền sở hữu, yếu tố khác đăng ký rủi ro Kết bao gồm việc kết thúc rủi ro khơng áp dụng phát hành dự trữ liên quan chúng • Kết thực tế rủi ro dự án ứng phó rủi ro Thơng tin giúp nhà quản lý dự án lập kế hoạch rủi ro tổ chức họ, dự án tương lai 11.6.3.5 Cập nhật tài sản qui trình tổ chức Các quy trình quản lý rủi ro tạo thơng tin dùng cho dự án tương lai, nằm tài sản quy trình tổ chức Tài sản quy trình tổ chức cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Bản mẫu cho kế hoạch quản lý rủi ro, bao gồm khả tác động ma trận đăng ký rủi ro, • Cấu trúc phân cấp rủi ro, • Bài học kinh nghiệm từ hoạt động quản lý rủi ro dự án Các tài liệu cập nhật cần thiết kết thúc dự án Phiên cuối mẫu đăng ký rủi ro quản lý kế hoạch rủi ro, danh mục, cấu trúc phân cấp rủi ro bao gồm HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 50 of 50 ... đầu quy trình mơ tả hình 11-11 Hình 11-12 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 27 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition... (10/2013) Page 11 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Chương 11 Page 12 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương... Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 24 of 50 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 11 Như minh họa hình 11-10 , tổ chức đánh giá rủi ro riêng cho mục tiêu (ví dụ, chi phí, thời

Ngày đăng: 24/02/2020, 21:57

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan