i Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng LỜI CẢM ƠN Trong suốt bốn năm học tập rèn luyện giảng đường trường Đại học Thương Mại, với lòng yêu nghề tận tâm hết lòng truyền đạt thầy cơ, em tích lũy nhiều kiến thức kỹ cần thiết sống Lời đầu tiên, em xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến Th.s Lê Đức Tố Th.s Đặng Thu Trang tận tình hướng dẫn tạo điều kiện để em hoàn thành kì báo cáo thực tập kháo luận tốt nghiệp Tiếp theo, em xin chân thành cảm ơn anh, chị phòng tài kế tốn Cơng ty Cổ phần Việt Tinh Anh tạo điều kiện giúp đỡ em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Cuối cùng, xin chân thành cảm ơn bố mẹ, người sinh con, dưỡng dục con, nuôi khôn lớn, tạo điều kiện vật chất lẫn tinh thần, ủng hộ động viên con, điểm tựa vững cho an tâm học tập đến ngày hôm Nguồn kiến thức vô tận thời gian thực khóa luận hạn chế nên q trình thực khơng tránh khỏi sai sót.Em mong giúp đỡ, góp ý bổ sung thầy cô giáo anh, chị phòng tài kế tốn để khóa luận phong phú lý luận phù hợp với thực tiễn Em xin chân thành cảm ơn! SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp ii Khoa Tài – Ngân hàng MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG BIỂU v DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v LỜI NÓI ĐẦU .1 Lý chọn đề tài .1 Mục tiêu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu đề tài Bố cục đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 1.1 Các khái niệm Quản trị hàng tồn kho 1.1.1 Khái niệm Hàng tồn kho 1.1.2 Khái niệm Quản trị hàng tồn kho 1.1.3 Vai trò, ý nghĩa công tác Quản trị hàng tồn kho 1.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho (tồn kho dự trữ) 1.1.5 Các loại hàng tồn kho 1.2 Các chi phí liên quan đến tồn kho 1.2.1 Chi phí đặt hàng (Ordering costs) 1.2.2 Chi phi tồn trữ (Carrying costs) 1.2.3 Chi phí thiệt hại khơng có hàng (hàng tồn kho hết) (Stockout costs) 1.3 Các mơ hình tồn kho 1.3.1 Mơ hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) 1.3.2 Mơ hình lượng đặt hàng sản xuất (POQ) 11 1.3.3 Mơ hình lượng đặt hàng để lại (BOQ) .12 1.3.4 Mơ hình khấu trừ theo số lượng (QD) .13 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị hàng tồn kho .14 1.5 Các tiêu liên quan đến quản trị tồn kho 14 SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp iii Khoa Tài – Ngân hàng 1.5.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu sản xuất nhu cầu khách hàng 14 1.5.2 Chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị hàng tồn kho 15 1.5.3 Chỉ tiêu đánh giá mức độ xác báo cáo quản trị hàng tồn kho 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT TINH ANH 17 2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh 17 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh 17 2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý 18 2.1.3 Kết sản xuất kinh doanh Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh 19 2.2 Phân tích cơng tác Quản trị hàng tồn kho Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh 21 2.2.1 Nhân kho .21 2.2.2 Công tác phân loại hàng tồn kho Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh .21 2.2.3 Hệ thống kho chứa Công ty Cổ Phần Việt Tinh Anh .22 2.2.4 Quy trình Quản lý hàng tồn kho Cơng ty Cổ phần Việt Tinh Anh .24 2.2.6 Đánh giá trạng công tác quản trị hàng tồn kho Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh 29 2.3 Nhận xét công tác quản lý hàng tồn kho Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh 35 2.3.1 Những kết đạt .35 2.3.2 Những mặt tồn 36 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẲM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT TINH ANH 37 3.1 Định hướng hoạt động phát triển Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh tương lai .37 3.2 Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị tồn kho .38 3.2.1 Giải pháp 1: Giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho mơ hình lượng đặt hàng kinh tế EOQ .38 SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp iv Khoa Tài – Ngân hàng 3.2.2 Giải pháp 2: Chuyển đổi vị trí kho xếp lại hàng hoá kho 40 3.2.3 Giải pháp 2: Xây dựng quy trình xuất hàng bán nhập hàng thừa trở lại kho 42 3.2.4 Một số kiến nghị khác .46 KẾT LUẬN 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp v Khoa Tài – Ngân hàng DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Báo cáo kết kinh doanh Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh giai đoạn 2013-2015 20 Bảng 2.2 Chi phí tồn trữ Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh giai đoạn 2013-2015 29 Bảng 2.3 Tỷ lệ sản phảm không đạt chất lượng giai đoạn 2013 – 2015 31 Bảng 2.4 Vòng quay hàng tồn kho qua năm 2013 – 2015 33 Bảng 2.5: Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu từ năm 2013-2015 .34 Bảng 2.6 Thống kê lỗi báo cáo sai sót tháng cuối năm 2015 .36 Bảng 3.1 Chỉ tiêu đặt hàng 42 Bảng 3.2 Quy trình xuất hàng 45 Bảng 3.3 Quy trình nhập hàng tồn kho 47 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 1.1: Đồ thị lượng đặt hàng kinh tế Hình 1.2: Đồ thị lượng đặt hàng tối ưu 10 Hình 1.3: Mơ hình lượng đặt hàng sản xuất 12 Hình 1.4: Mơ hình lượng đặt hàng để lại 12 Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh 19 Hình 2.2 Hệ thống kho chứa Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh .24 Hình 2.3 Biểu đồ chi phí tồn trữ Cơng ty Cổ phần Việt Tinh Anh giai đoạn 20132015 29 SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước ta trình phát triển kinh tế hội nhập theo phát triển giới xu hướng thời đại Hội nhập phát triển kinh tế hội đồng thời thách thức lớn kinh tế nước nhà nói chung cụ thể doanh nghiệp nước nói riêng Nó phải chịu sức ép cạnh tranh liệt từ bên bên Điều đòi hỏi doanh nghiệp phải nỗ lực không ngừng, phát huy tối đa ưu mình, khắc phục mặt yếu tồn để hồ nhập với kinh tế giới Chìa khố mở cánh cửa thành cơng đó? Câu hỏi đặt lời thách thức doanh nghiệp muốn tồn phát triển Để làm điều đó, nhiệm vụ quan trọng đặt doanh nghiệp phải quản trị thật tốt chặt chẽ vốn lưu động, hàng tồn kho xem tài sản lưu động quan trọng Vì cơng tác quản trị hàng tồn kho vấn đề lớn cần giải mà chủ doanh nghiệp quan tâm Trong tình hình nay, khoa học công nghệ phát triển không ngừng, Việt Nam lại tiến trình hội nhập, làm để hoạt động hiệu quả, mang lại lợi nhuận cao lại tối thiểu hóa chi phí tốn khơng dễ dàng nhà quản trị Bài toán quản trị hàng tồn kho Dự trữ vừa đủ để vừa tiết kiệm chí phí vừa đem lại hiệu tối ưu? Một doanh nghiệp không quản trị tốt hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn q trình sản xuất lưu thơng hàng hố Do đó, để tăng doanh thu, đồng thời tiết kiệm chi phí để nhằm tăng lợi nhuận, doanh nghiệp phải có biện pháp quản trị tốt hàng tồn kho, giảm thiểu rủi ro, giúp doanh nghiệp có vị vững thương trường Nhận thức tính chất quan trọng trữ lượng hàng tồn kho doanh nghiệp nên định chọn đề tài “Tình hình quản trị hàng tồn kho Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh giai đoạn 2013 – 2015” Tuy nhiên, bước đầu tiếp cận với công việc thực tập sinh nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót, kính mong góp ý q thầy Em xin chân thành cảm ơn! SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng Mục tiêu đề tài - Tổng hợp, khái quát vấn đề lý luận công tác quản trị hàng tồn kho doanh nghiệp thương mại - Tìm hiểu tình hình quản trị hàng tồn kho Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh - Đánh giá, nhận xét đưa số kiến nghị hồn thiện cơng tác quản trị hàng tồn kho công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu đề tài: Công tác quản trị hàng tồn kho Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh - Phạm vi nghiên cứu đề tài: + Phạm vi không gian: Đề tài thực Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh + Phạm vi thời gian: Nghiên cứu số liệu năm 2013 - 2015 Phương pháp nghiên cứu đề tài Trong trình thực đề tài, tơi sử dụng số phương pháp chủ yếu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng để thu thập thông tin liên quan đến đề tài giáo trình, thơng tư, chuẩn mực kế tốn thư viện, trung tâm học liệu nhằm hệ thống hóa phần sở lý luận công tác quản trị hàng tồn kho, tìm hiểu thực trạng đề số kiến nghị góp phần hồn thiện cơng tác kế tốn cơng ty - Phương pháp phân tích, thống kê, so sánh nhằm phân tích tình hình quản trị hàng tồn kho từ có nhìn tổng quan công ty đưa số biện pháp, kiến nghị Bố cục đề tài Ngoài mở đầu kết luận, nội dung luận văn gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung Quản trị hàng tồn kho Chương 2: Phân tích thực trạng cơng tác quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh từ năm 2013 -2015 Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị hàng tồn kho Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 1.1 Các khái niệm Quản trị hàng tồn kho 1.1.1 Khái niệm Hàng tồn kho Chính sách tồn kho quan trọng làm cho nhà quản trị sản xuất, quản trị marketing quản trị tài phải làm việc để đạt thống Hầu hết, loại hình doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hay thương mại không kể quy mô lớn hay nhỏ có hàng tồn kho Các nhà nghiên cứu đưa nhiều khái niệm hàng tồn kho khác Theo tác giả Hồ Tiến Dũng (Quản trị sản xuất điều hành, 2009) cho rằng :“ Hàng tồn kho tổng hợp tất nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt tương lai Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm thành phẩm chưa tiêu thụ” Theo tác giả Trần Đức Lộc, Trần Văn Phùng (Quản trị sản xuất tác nghiệp, 2008) định nghĩa :“ Hàng dự trữ bao gồm loại nguyên vật liệu, dụng cụ, phụ tùng, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm Giá trị hàng dự trữ thường chiếm từ 40-50% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp” Trên thực tế tồn nhiều quan niệm hàng tồn kho doanh nghiệp, tốm lược lại sau:“ Hàng tồn kho thường xuất dạng hàng mua để nhập kho, hàng mua đường, hàng gửi bán, gia công Thành phẩm tồn kho gửi bán, sản phẩm dở dang chưa hoàn thành sản phẩm hoàn thành chưa nhập kho, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho, mua đường chi phí dịch vụ dở dang” 1.1.2 Khái niệm Quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho việc thực chức quản lí để thiết lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nguồn lưc nhằm phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp Quản trị hàng tồn kho hoạt động kiểm sốt ln chuyển hàng tồn kho thơng qua chuỗi giá trị, từ việc xử lí sản xuất đến phân phối SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng 1.1.3 Vai trò, ý nghĩa cơng tác Quản trị hàng tồn kho  Vai trò:  Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm loại vật tư có tác động mạnh mẽ đến mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp  Đảm bảo cho trình hoạt động sản xuất kinh doanh cảu doanh nghiệp tiến hành liên tục, đặn theo kế hoạch  Thúc đẩy trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lí có hiệu tiết kiệm chi phí  Kiểm tra tình hình thực cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh doanh tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời  Đảm bảo có đủ hàng hố, thành phẩm để cung ứng thị trường  Ý nghĩa:  Công tác Quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa quan trọng trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh tiến hành đặn, liên tục phải thường xuyên Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hành đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho loại vật tư lượng đủ số lượng, kịp thời gian, quy cách phẩm chất chất lượng Đó vấn đề bắt buộc mà thiếu khơng thể có q trình sản xuất sản phẩm  Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tư, lượng tồn Vì vậy, đảm bảo nguồn vật tư lượng cho sản xuất tất yếu khách quan, điều kiện chung hoạt động sản xuất xã hội  Doanh nghiệp thương mại cần phải có hàng hố tồn được, cần phải đảm bảo có đủ hàng hoá để cung ứng cho thị trường xã hội 1.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho (tồn kho dự trữ)  Đối với mức tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu thường phụ thuộc vào: SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng  Quy mô sản xuất nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất doanh nghiệp Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu doanh nghiệp thường bao gồm loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ (đối với doanh nghiệp sản xuất có tính chất thời vụ)  Khả sẵn sàng cung ứng thị trường  Chu kỳ giao hàng quy định hợp đồng đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với doanh nghiệp  Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp  Giá loại nguyên vật liệu, nhiên liệu cung ứng  Đối với mức tồn kho dự trữ bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, nhân tố ảnh hưởng bao gồm:  Đặc điểm yêu cầu kỹ thuật, công nghệ trình chế tạo sản phẩm  Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm  Trình độ tổ chức trình sản xuất doanh nghiệp  Đối với mức tồn kho dự trữ sản phẩm thành phẩm thường chịu ảnh hưởng nhân tố:  Sự phối hợp khâu sản xuất tiêu thụ sản phẩm  Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp khách hàng  Khả xâm nhập mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp 1.1.5 Các loại hàng tồn kho Hàng lưu kho doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng chủng loại, khác đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò cơng dụng khác q trình sản xuất kinh doanh Để quản lý tốt, tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại, xếp hàng tồn kho theo tiêu thức định SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp 44 Khoa Tài – Ngân hàng giải phóng khơng gian, kiểm sốt hàng tồn kho dễ dàng, nắm số lượng thực tế loại hàng kho - Việc chuyển đổi vị trí kho khơng tốn nhiều chi phí thời gian, lại dễ dàng thực Chỉ cần huy động nhân lực, vật lực Cơng ty chuyển đổi kho vòng ngày - Lượng thành phẩm tồn kho đủ để xuất bán việc ngừng sản xuất ngày cuối tuần không bị ảnh hưởng nhiều - Kho không bị dột ẩm ướt có mưa, thuận lợi cho việc bảo quản hàng tồn kho, tính khả thi cao 3.2.3 Giải pháp 2: Xây dựng quy trình xuất hàng bán nhập hàng thừa trở lại kho 3.2.3.1 Cơ sở giải pháp - Ngay từ thành lập Cơng ty có quy trình xuất nhập hàng việc xuất nhập hàng chưa khiến cho việc hàng xảy thường xuyên Hàng nhiều khâu khâu đóng gói (thành phẩm dở dang), khâu nhập kho hàng thừa, khâu xuất bán… - Lỗ hổng lớn kho hàng Công ty quy trình xuất hàng bán nhập hàng thừa trở lại kho Việc hàng xảy nhiều ngun nhân: + Trình độ kinh nghiệm thủ kho hạn chế, chưa biết cách làm việc + Có móc ngoặc từ trước nhân viên với + Quá nhiều người khơng cần thiết kiểm sốt q trình xuất hàng lên xe + Việc kiểm soát hàng sổ sách thực tế không diễn hàng ngày, hàng xuất nhập không ghi vào thẻ kho để đối chiếu với chứng từ kế toán, để lâu khiến cho số lượng thực tế số lượng sổ sách chênh lệch + Quy trình xuất nhập hàng khơng linh hoạt, có nhiều hàng xuất nhập lúc khiến cho thủ kho bị rối + Phiếu xuất nhập phần lớn chưa có đầy đủ chữ ký (thủ kho, người nhận, người phê duyệt) 3.2.3.2 Nội dung giải pháp Mục đích việc xây dựng quy trình xuất nhập hàng nhằm đưa thống việc xuất hàng bán nhập hàng thừa kho tránh tình trạng hàng xảy giúp kiểm soát hàng chặt chẽ SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 45 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng Trong giải pháp em xin trọng quy trình xuất hàng bán nhập hàng thừa trở lại kho, quy trình xuất nhập khác thủ kho dựa theo quy trình để tiến hành cho việc xuất nhập thuận tiện dễ làm Đối với linh phụ kiện cho lắp ráp đầu phân xưởng phải có kế hoạch sản xuất sản phẩm, cần linh phụ kiện để thủ kho xuất đầu giờ, tránh tình trạng xuất hàng lắt nhắt, dễ bị nhầm lẫn xuất nhập nhiều Quy trình xuất hàng: - Nguyên tắc: hàng phải xuất khu xuất hàng (kho) theo phiếu xuất Phòng Kế tốn đưa xuống - Cách thực hiện: + Căn vào phiếu yêu cầu Phòng Kinh doanh, Kế tốn kho viết phiếu xuất kho theo số lượng hàng, quy cách, chủng loại yêu cầu + Người nhận hàng mang phiếu xuất kho cho thủ kho Bảng 3.2 Quy trình xuất hàng SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp 46 Khoa Tài – Ngân hàng + Thủ kho kiểm tra lại phiếu xuất kho xem đầy đủ chữ ký chưa, hợp lệ tiến hành kiểm tra lại hàng hố u cầu xuất có đủ số lượng hay khơng Nếu mặt hàng u cầu xuất thủ kho xuất hàng, hết phải thơng báo cho Phòng Kế tốn Phòng Kinh doanh để chờ định + Hàng chuẩn bị theo yêu cầu tiến hành giao cho người nhận hàng kho Người nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra lại số lượng, quy cách, chủng loại, nhãn mác, chữ ký trước lấy hàng Hàng khỏi kho Thủ kho khơng chịu trách nhiệm nữa, thiếu hụt người nhận hàng chịu Nếu người nhận hàng kiểm tra hàng đủ lấy hàng, thiếu phải thông báo cho Thủ kho để bổ sung thêm hàng, thừa phải có trách nhiệm trả lại kho + Hàng lên xe cổng phải qua kiểm soát bảo vệ Bảo vệ có trách nhiệm ghi chép lại chuyến hàng, giám sát trình hàng lên xe, số lượng hàng lên thừa hay thiếu, nhân viên xếp hàng lên có cẩn thận không,… + Sau lần xuất hàng, Thủ kho vào phiếu xuất kho để vào thẻ kho ngay, tránh để lâu khó kiểm sốt + Phiếu xuất kho lập thành liên:  Liên 1: Phòng Kế tốn lưu  Liên 2: Thủ kho lưu  Liên 3: Nhân viên nhận hàng (Phòng Kinh doanh) lưu  Liên 4: Lập thành chứng từ lưu nội  Quy trình nhập hàng bán thừa kho: - Nguyên tắc: hàng thừa nhập kho phải nhập kho theo phiếu nhập kho Phòng Kế tốn lập - Cách thực hiện: + Nhân viên bán hàng phải làm phiếu xác nhận hàng tồn yêu cầu nhập lại kho chuyển cho Phòng Kế tốn để lập phiếu nhập kho SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 47 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng Bảng 3.3 Quy trình nhập hàng tồn kho Trách nhiệm NV bán hàng Quy trình Lập phiếu xác nhận hàng tồn Kế tốn Biểu mẫu BM – KD - 01 02 - VT tồntồn Viết phiếu nhập kho Thủ kho Khu nhận hàng Kiểm tra phiếu nhập Phiếu nhập kho Thẻ kho Biên kiểm kê hàng nhập kho Kiểm tra hàng Nhập kho Thơng báo Lập biên Nhập kho + Kế tốn kho vào phiếu yêu cầu nhân viên bán hàng viết phiếu nhập kho chuyển cho Thủ kho + Hàng thừa phải đưa đến vị trí yêu cầu Thủ kho để kiểm tra Thủ kho kiểm tra lại phiếu nhập kho, số lượng, chủng loại, quy cách, tình trạng hàng, chữ ký đầy đủ chưa Tất hàng bán thừa nhập kho phải mở thùng kiểm tra xem có đủ số lượng hàng hay khơng Nếu đủ cho nhập kho, thiếu Thủ kho thơng báo cho nhân viên bán hàng lập biên kiểm kê hàng hoá Biên kiểm kê phải có ngày tháng, lý lập biên bản, chữ ký người lập nhân viên bán hàng Biên sử dụng để quy trách nhiệm, phải photo thành Bản gốc Thủ kho lưu, gửi cho Phòng Kinh doanh, gửi cho Phòng Kế tốn SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp 48 Khoa Tài – Ngân hàng + Sau nhân viên kí vào biên nhập hàng kiểm kho tiến hành nhập hàng vào kho, hàng xếp theo lệnh Thủ kho Thủ kho phải vào thẻ kho không để lâu 3.2.3.3 Nhận xét đánh giá hiệu giải pháp - Quy trình dễ thực Cơng ty thực chuyển đổi vị trí kho xếp lại hàng kho Nếu vừa xuất hàng vừa nhập hàng Thủ kho khơng bị rối Hàng xuất phụ kho có trách nhiệm lấy theo phiếu xuất, Thủ kho chịu trách nhiệm kiểm lại trước giao cho nhân viên bán hàng Trong trình kiểm tra lại hàng thừa Thủ kho quan sát q trình xuất hàng - Nếu có kế hoạch sản xuất từ trƣớc việc xuất linh phụ kiện đƣợc tiếnhàng nhanh, không gây gián đoạn sản xuất thời gian lấy hàng Việc xuất linh kiện không diễn lắt nhắt nhiều lần làm giảm khả nhầm lẫn vừa có q trình xuất hàng lại vừa có q trình nhập hàng 3.2.4 Một số kiến nghị khác - Hiện nay, Cơng ty chưa có công tác dự báo nhu cầu sản phẩm rõ ràng, lần đặt hàng dựa lệnh Giám đốc phòng ban chức chưa có tính tốn cho cơng tác - Vì công tác bán hàng Công ty hoạt động phức tạp, có nhiều lỗ hổng khiến cho hàng hố thường xuyên bị mất, doanh thu giảm sút, lượng khách hàng rời bỏ ngày nhiều,… mà Giám đốc thường xuyên phải tham gia vào việc bán hàng theo tuyến, tức lấy hàng giao cho khách hàng tỉnh để thu thập thông tin tìm nguyên nhân hàng doanh thu tỉnh giảm sút - Xuất phát từ mà lượng hàng nhập để lắp ráp dựa lệnh Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế tốn Thủ kho khơng có tính tốn, theo dõi biến động ngun vật liệu, hànghố, thành phẩm - Có thời điểm lượng hàng tồn kho Công ty nhiều cũngcó thời điểm lượng hàng tồn kho lại q SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp 49 Khoa Tài – Ngân hàng - Khi lượng hàng tồn kho thừa dẫn đến việc: + Tốn chi phí bảo quản, chi phí tồn trữ + Vốn bị ứ đọng lại hàng tồn kho + Thiếu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh phải vay, dẫn đến việc chi phí lãi vay phải trả cao + Hàng hố bị lỗi mốt công nghệ thay đổi - Khi lượng hàng tồn kho thiếu dẫn đến việc: + Không có hàng để cung cấp cho thị trường nhu cầu tăng cao + Việc sản xuất bị gián đoạn khơng có ngun vật liệu + Trong thời gian chờ hàng cơng nhân khơng có việc làm dẫn đến doanh thu giảm,… - Mặt hàng đồ chơi trẻ em loại hàng có tính chất mùa vụ, tức nhu cầu thường tăng vào dịp Tết thiếu nhi, Trung Thu, cuối năm Nhưng sản xuất khơng có kế hoạch nên có thời gian rơi vào tình trạng thừa thiếu hàng - Để tính tốn lượng hàng dự trữ tối ưu để làm giảm chi phí tồn trữ đốivới Cơng ty thời điểm khó nên cần có giám sát thường xuyên tuần, tháng, quý, năm hàng tồn kho Việc giám sát nên Phòng Kế tốn nơi nắm thơng tin hàng tồn kho rõ Phòng Kinh doanh cần phải có giám sát theo dõi chặt chẽ biến động nhu cầu sản phẩm Cơng ty để từ đưa hướng sản xuất sản phẩm Nhân viên quản lý kho hàng cần phải có theo dõi chặt chẽ biến động hàng tồn kho để đưa ý kiến với lãnh đạo Công ty Nếu làm điều giúp cho việc quản lý hàng tồn kho tốt hơn, tránh tình trạng thừa thiếu hàng diễn SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp 50 Khoa Tài – Ngân hàng KẾT LUẬN Thời gian thực tập làm việc Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh khoảng thời gian vô quý báu thân em Em đợc tham gia vào hoạt động xuất nhập hàng, kiểm kê hàng hóa kho Xuất phát từ nhiệm vụ thực Công ty Cổ phần Việt TInh Anh nên em lựa chọn nhiệm vụ để làm đề tài khố luận tốt nghiệp Với thông tin thu thập Công ty, em cố gắng xử lý phân tích để đưa giải pháp giúp Công ty phần quản lý tốt nâng cao hiệu công tác Quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho lĩnh vực rộng phức tạp, khơng có quản lý chặt chẽ tạo nhiều lỗ hổng khiến cho hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty gặp khó khăn Bên cạnh đó, Quản trị hàng tồn kho liên quan mật thiết với lĩnh vực khác Công ty sản xuất, bán hàng, tài chính, nhân sự… vận dụng kiến thức học giảng đường em xin đưa giải pháp để giúp nâng cao hiệu công tác Quản trị hàng tồn kho Cơng ty Vì kiến thức thực tế hạn chế thời gian có hạn nên khố luận em khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong có góp ý, bảo thêm thầy Bộ mơn Quản trị Tài để viết em hoàn chỉnh Một lần em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình Lãnh đạo tồn thể cán nhân viên Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ Em xin cảm ơn giảng viên hướng dẫn – Th.s Đặng Thu Trang góp ý, bảo hướng dẫn tận tình giúp đỡ em hồn thành viết Em xin chân thành cảm ơn! SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị sản xuất điều hành, NXB Lao Động, 2009 Quản trị sản xuất tác nghiệp, NXB Lao Động, 2008 Quản trị Marketing - Philip Kotler Tài liệu nội Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh PHỤ LỤC SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng Một số mẫu bảng biểu, mẫu phiếu mà Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh sử dụng liên quan đến hoạt động kho Công ty Phụ lục 01: Thẻ kho Phụ lục 02: Phiếu yêu cầu Phụ lục 03: Phiếu xuất kho Phụ lục 04: Phiếu nhập kho Phụ lục 05: Phiếu xác nhận hàng tồn yêu cầu xuất nhập kho Phụ lục 01: SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng Mẫu số 06 – TTQĐ số: Doanh nghiệp: ………… Tên kho: ………………… THẺ KHO 15/2006/QB-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 Bộ trưởng BTC Ngày lập thẻ: …………………… Tờ số: ……………………… … Tên nhãn hiệu quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: ………………………………………………… …………………………………… Đơn vị tính: Mã số: Ngày nhập/xuất Chứng từ Số phiếu Ngày Nhập Xuất Tháng Diễn giải Số lượng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận kế toán Phụ lục 02: Công ty Cổ phần PHIẾU YÊU CẦU BM- KT-01 Việt Tinh Anh Ngày … tháng… năm… Số: ……… SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng Quyển số: Người đề xuất: .Bộ phận: Chức vụ: Stt Nội dung yêu cầu Tên hàng Số lượng Người đề xuất (Ký, họ tên) Nhà cung cấp Ghi Người duyệt (Ký, họ tên) Phụ lục 03: Đơn vị: ……………… PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số C21 – H Theo Địa chỉ: ……………… Ngày … tháng … năm QĐ: 19/2006/QĐ –BTC Mã ĐVSDNS: … …… ngày 30/3/2006 Bộ trưởng BTC SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng Nợ: Số: Có: Họ tên người nhận hàng: Địa (bộ phận): ……………… Lý xuất kho: Xuất kho: Địa điểm: STT Tên, nhãn hiệu, quy Mã cách vật tư, dụng cụ, số ĐVT sản phẩm, hàng hóa Số lượng Yêu Thực cầu xuất Đơn Thành giá tiền Tổng số tiền (viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo : Ngày … tháng … năm… Người lập phiếu Người nhận hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thủ trưởng (Ký, họ tên) Phụ lục 04: Đơn vị: ……… Bộ phận: …… PHIẾU NHẬP KHO Số: … Ngày … tháng… năm… Mẫu số 02 – VT Theo QĐ số: 15/206/QĐ - BTC Ngày 20/03/2006 SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng BTC Nhận của: ……………………………… Theo số: Nợ:………… Có: ……….… Ngày … tháng… năm… Biên kiểm nghiệm số: Ngày … tháng … năm… Người nhập …………… Nhập kho…………… STT Tên, nhãn hiệu, ĐVT SL hàng Giá mua quy cách hàng Thành Giá bán tiền Thành tiền hóa Cộng thành tiền (bằng chữ) Nhập, ngày… tháng… năm… Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) P.T cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ lục 05: Công ty Cổ phần PHIẾU XÁC NHẬN HÀNG TỒN Việt Tinh Anh VÀ YÊU CẦU XUẤT NHẬP KHO Mẫu số: BM - KD-01 Ngày… tháng… năm… SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng Quyển số: Kho: Họ tên: STT Tên hàng, phẩm chất Mã SL hàng hàng tồn Kiểm soát bán hàng (Ký,họ tên) Kiểm toán kho (Ký,họ tên) SL xuất kho SL nhập lại kho Tổng số Yêu Thực Yêu Thực cầu xuất cầu nhập Thủ kho (Ký,họ tên) Nhân viên bán hàng (Ký,họ tên) SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài – Ngân hàng SVTH: Lê Thị Hằng Lớp: K48H5 ... Công tác phân loại hàng tồn kho Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh .21 2.2.3 Hệ thống kho chứa Công ty Cổ Phần Việt Tinh Anh .22 2.2.4 Quy trình Quản lý hàng tồn kho Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh. .. Khóa luận tốt nghiệp 18 Khoa Tài – Ngân hàng CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT TINH ANH 2.1 Giới thiệu Cơng ty Cổ phần Việt Tinh Anh 2.1.1 Q trình hình. .. loại hàng tồn kho Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh Ở Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh phân chia hàng tồn kho theo loại, ứng với giai đoạn trình sản xuất để dễ dàng việc quản lý bảo quản  Nhóm tồn kho