Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 2: Quản trị lao động văn phòng cung cấp cho người học các kiến thức: Các chức danh của văn phòng; khái niệm, vai trò và phân loại của lao động văn phòng, công tác tuyển dụng trong văn phòng. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Chương QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN BM: QTKD – Marketing Email: tieuloan.nguyen@gmail.com Nội dung Các chức danh văn phòng Khái niệm, vai trò phân loại lao động VP Cơng tác tuyển dụng văn phòng Các chức danh văn phòng 2.1 Chức danh Văn phòng Nhân viên văn phòng? Trong ngành có nguồn cung cao tháng Hành văn phòng xếp hàng thứ sau kiểm toán kế toán Nguồn: http://kinhdoanh.vnexpress.net/tin-tuc/doanh-nghiep/nhanvien-hanh-chinh-luong-nghin-dola-2755911.html 2.1.1 Thư ký văn phòng Anh (chị) nghĩ cơng việc thư ký văn phòng ? Có quan điểm cho nghề thư ký văn phòng nghề dễ làm? Anh (chị) nghĩ quan điểm này? 2.1.1 Thư ký văn phòng Thư ký trợ lý cấp quản trị Thư ký văn phòng 2.1.1 Thư ký văn phòng (tt) Chức Thư ký văn phòng Cơng tác văn thư • Ghi tốc ký, soạn thảo văn • Xử lý văn đến • Dự thảo VB kiểm tra việc thi hành định thủ trưởng Hậu cần • Tổ chức cơng tác đối ngoại • Hoạch định hội họp • Chuẩn bị chuyển cơng tác thủ trưởng • Đảm bảo điều kiện vật chất cho VP 2.1.1 Thư ký văn phòng Phẩm chất Kỹ mà thư ký cần có? 2.1.1 Thư ký văn phòng Kỹ mà thư ký cần có Tổ chức khoa học Giao tiếp Tốc ký Sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng Làm việc với Văn Quản lý thời gian Điều hành công việc 10 2.2.3 Nhà quản trị hành văn phòng HOẠCH ĐỊNH LAO ĐỘNG VP - Tổ chức cần nhân viên nào? Khi cần họ? Họ phải có kỹ gì? Đã có sẵn nguồn nhân chưa? 24 Đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART 25 Các loại kế hoạch - Kế hoạch tác nghiệp: mang tính chất thường xuyên - Kế hoạch lần: dự án, nhằm hỗ trợ cơng tác văn phòng - Kế hoạch cụ thể: cụ thể cho tháng, quý, năm 26 2.2.3 Nhà quản trị hành văn phòng TỔ CHỨC LAO ĐỘNG VĂN PHỊNG - Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo - Sắp xếp nhân văn phòng 27 2.2.3 Nhà quản trị hành văn phòng LÃNH ĐẠO LAO ĐỘNG VĂN PHỊNG - Phân công công việc cụ thể cho người - Thường xuyên động viên, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ 28 2.2.3 Nhà quản trị hành văn phòng KIỂM SỐT LAO ĐỘNG VĂN PHỊNG Thường xun kiểm tra việc thực cơng việc nhân viên, xây dựng quy định kiểm sốt nhân sự, kịp thời giải tình phát sinh 29 2.3 CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TRONG VĂN PHỊNG 30 Thực cơng tác tuyển dụng Tuyển dụng nhiệm vụ hàng đầu liên tục nhằm đảm bảo cho hoạt động liên tục văn phòng Tuyển dụng sai lầm dẫn đến: - Tốn chi phí - Tạo tâm lý bất an cho nhân viên - Có thể liên quan đến pháp lý - Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp 31 2.3.1 Xây dựng thực sách tuyển dụng Quy trình tuyển dụng Xác định nhu cầu tuyển dụng Thành lập phận làm nhiệm vụ tuyển dụng Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Tìm kiếm thu hút ứng viên Xét duyện hồ sơ dự thi Tổ chức thi tuyển Phỏng vấn chuyên môn Đánh giá định 7.Tiếp nhận nhân viên Ký hợp đồng thử việc Đánh giá kết thử việc 10 Ký hợp động thức 32 Xác định nhu cầu nhân Nguồn ứng viên nội Nguồn ứng viên - Nhân viên nữ - Bạn bè nhân viên - Các trường học - Các trung tâm giới thiệu việc làm 33 Đánh giá hồ sơ - Hiện tượng khếch trương thành tích Đánh dấu nội dung cảm thấy thích Xem xét q trình cơng tác Thay đổi chỗ làm liên tục Thay đổi định hướng nghề nghiệp Lý lịch cẩu thả 34 Quá trình vấn Đặt câu hỏi theo nguyên tắc tam giác quan hệ “ Cái gì? nào? Kết quả? Câu hỏi mở: Nên: nhận xét anh chị khó khăn cơng việc thư ký? Không nên: Theo anh chị công việc thư ký có khó khăn gì? 35 Kết thúc vấn Khơng nên hứa hẹn điều kể người vấn có quyền định sau 36 Câu hỏi ôn tập Chức nhiệm vụ thư ký văn phòng gì? Chức danh thư ký phân loại nào? Một nhân viên hành văn phòng bình thường thực thay nhiệm vụ văn phòng hay khơng? Vì sau xác định nhu cầu nhân công tác quan trọng công tác quản trị lao động văn phòng? Khái niệm giao tiếp văn phòng, hoạt động giao tiếp văn phòng nhấn mạnh u cầu gì? 37 Câu hỏi ơn tập Khi giao tiếp văn phòng cần tơn trọng ngun tắc gì? Các bước quy trình tuyển dụng nhân văn phòng gì? Có quan điểm cho “Văn phòng ln phải thực cơng tác tuyển dụng nhân sự, Anh (chị) nghĩ quan điểm này? 38 ... năm 26 2. 2.3 Nhà quản trị hành văn phòng TỔ CHỨC LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG - Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo - Sắp xếp nhân văn phòng 27 2. 2.3 Nhà quản trị hành văn phòng LÃNH ĐẠO LAO ĐỘNG VĂN PHỊNG -. .. Điều hành công việc 10 2. 1 .2 Quản trị viên văn phòng Nhân viên văn phòng giao nhiệm vụ, công việc cụ thể công tác văn phòng 11 2. 1.3 Nhà quản trị hành văn phòng 12 2.1.3 Nhà quản trị hành văn. .. hiệu 19 Quản trị lao động văn phòng 20 2. 2 Khái niệm, vai trò, phân loại lao động VP Tầm quan trọng việc Quản trị lao động văn phòng? 21 2. 2.1 Khái niệm lao động văn phòng Quản trị lao động văn phòng