Đang tải... (xem toàn văn)
Thực tế cho thấy, có nhiều văn bản hành chính còn tồn tại lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trình bày như phông chữ, cỡ chữ, chính tả.… Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc xử lý và quản lý văn bản. Từ việc khảo sát và phát hiện những lỗi sai về hình thức trong một số văn bản hành chính, bước đầu đánh giá vai trò của việc kiểm duyệt văn bản trước khi ký ban hành.
Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CƠNG NGHỆ 96(08): 291 - 295 BƯỚC ĐẦU ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA KIỂM DUYỆT VĂN BẢN THÔNG QUA VIỆC KHẢO SÁT MỘT SỐ LỖI TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Vũ Thị Vân* Trường Đại học Khoa học - ĐH Thái Nguyên TĨM TẮT Thực tế cho thấy, có nhiều văn hành tồn lỗi sai thể thức, kỹ thuật trình bày phơng chữ, cỡ chữ, tả.… Điều ảnh hưởng không nhỏ đến việc xử lý quản lý văn Từ việc khảo sát phát lỗi sai hình thức số văn hành chính, bước đầu đánh giá vai trò việc kiểm duyệt văn trước ký ban hành Kiểm duyệt văn trước ký ban hành khơng góp phần hạn chế lỗi sai mà giúp cho cơng tác quản lý văn quy định Từ khóa: văn hành chính, thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình, kiểm tra, kiểm duyệt ĐẶT VẤN ĐỀ* Công tác quản lý văn từ lâu trở thành phần công việc quan trọng, thiếu công tác văn thư lưu trữ Nhà nước ta coi trọng công tác coi công cụ hỗ trợ đắc lực công tác quản lý Nhà nước Từ năm 1963, Chính phủ ban hành Nghị định 142/CP quy định rõ Điều lệ cơng tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ Đến 08/ 7/ 2004, sau 41 năm thực hiện, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Nghị định 110/2004-CP thay cho Nghị định 142/CP công tác văn thư đến năm 2010, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Nghị định 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/ 02/ 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư Trong thực tế, không quan, đơn vị, doanh nghiệp hoạt động mà khơng có (diễn ra) việc soạn thảo, ban hành, chuyển, nhận văn Nói cách khác, văn giấy tờ công việc diễn hàng ngày, thường xuyên, gắn liền với hoạt động quan, đơn vị Văn giúp cho tổ chức, đơn vị giao dịch, truyền tải thông tin, tổ chức quản lý, thể sở pháp lý PHẠM VI NGHIÊN CỨU Trong năm qua, có nhiều cơng trình, viết nghiên cứu, trao đổi, thảo luận cơng tác quản lý văn thư, lưu trữ, điều * Tel: 0987 349900, Email: vandhkh@gmail.com góp phần làm cho công tác văn thư, lưu trữ dần vào nếp, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành Nhà nước có hiệu Tuy nhiên, qua thực tế cơng tác, tình trạng văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày phổ biến, vậy, chưa phát huy vai trò thực tiễn Trong phạm vi viết này, đề cập tới khía cạnh cơng tác văn thư, bước đầu đánh giá vai trò việc kiểm duyệt, kiểm tra văn hành (quyết định, thơng báo, cơng văn, báo cáo, tờ trình, ) trước ký ban hành thông qua việc khảo sát, thống kê lỗi sai thường gặp thể thức kỹ thuật trình bày văn hành để bạn đọc trao đổi, bàn luận KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, THẢO LUẬN Tại phải kiểm duyệt, kiểm tra, văn trước ký ban hành? Trước hết, cần phải khẳng định, việc kiểm tra văn trước ký ban hành việc làm cần thiết bắt buộc cơng tác quản lý văn nói riêng cơng tác văn thư nói chung quan, tổ chức Vấn đề quy định cụ thể khoản 5, Điều Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/ 02/ 2010 Chính phủ sau: "Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành quan, tổ chức khơng có Văn phòng; người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan tổ chức quản lý công tác văn thư quan, tổ chức khác phải kiểm tra chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình 291 Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CƠNG NGHỆ bày thủ tục ban hành văn trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật" Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24/ 3/ 2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư Quyết định số 2818/QĐBGDĐT ngày 01/ 8/ 2012 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc sửa đổi, bổ sung số điều, khoản Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư ban hành kèm theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng năm 2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo quy định cụ thể việc kiểm tra văn bản, là: " Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ chuẩn xác nội dung văn Thư ký Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm rà soát, kiểm tra nội dung văn trước trình Lãnh đạo Bộ, bảo đảm trình tự, thể thức văn theo quy định" (Trích Điều 25) Văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/ 7/ 2005 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến quy định rõ "Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải quyết” Quy định công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 161/QĐĐHTN ngày 24/ 2/ 2012 Đại học Thái Nguyên quy định việc “kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản” Đại học Thái Nguyên trường thành viên sau: “1 Đối với văn Đại học Thái Nguyên Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Đại học Thái Nguyên Đối với văn đơn vị Lãnh đạo phòng Hành người giao trách nhiệm phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn đơn vị " (Trích Điều 12) 292 96(08): 291 - 295 Như vậy, khẳng định khâu rà soát, kiểm tra văn trước ký ban hành việc làm cần thiết bắt buộc công tác quản lý văn Trong quan, tổ chức, đơn vị nào, muốn thực tốt công tác quản lý văn khơng bỏ qua khâu, bước quy trình ban hành văn bản, đặc biệt khâu kiểm duyệt văn trước ký ban hành Người giao nhiệm vụ kiểm duyệt văn (Lãnh đạo phụ trách cơng tác hành chính, cán văn thư đơn vị ) phải chịu trách nhiệm thể thức kỹ thuật trình bày văn Thế thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính? Hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/ 02/ 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004 Đặc biệt Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/ 01/ 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn đầy đủ, cụ thể chi tiết thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Theo đó, "Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định " (Điều 2) Thể thức văn hành thường bao gồm thành phần sau: Quốc hiệu; Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; Số ký hiệu văn bản; Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; Dấu quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn loại khẩn, mật) Kỹ thuật trình bày văn "bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác "(Điều 3) Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CƠNG NGHỆ 96(08): 287 - 291 Biểu Kết khảo sát thể thức kỹ thuật trình bày văn hành TT Thể thức thể thức, kỹ thuật trình bày Theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/ 01/ 2011 Bộ Nội vụ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Quốc hiệu Tên quan, tổ chức Tên loại trích yếu a Văn có tên loại QUYẾT ĐỊNH Về việc b Cơng văn V/v đóng góp ý kiến cho dự thảo Chức vụ, họ tên người ký Nơi nhận a “Kính gửi” b “Nơi nhận” CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN TRỰC THUỘC BỘ TRƯỞNG Nguyễn Văn A TL BỘ TRƯỞNG PHÓ VỤ TRƯỞNG Nguyễn Văn A Kính gửi: Kết khảo sát (VD) Những lỗi sai thể thức kỹ thuật trình bày CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP - TỰ DO- HẠNH PHÚC -hoặc: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc &*& -CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN TRỰC THUỘC QUYẾT ĐỊNH Về việc "V/v: đóng góp ý kiến cho dự thảo" Về việc đóng góp ý kiến cho d tho HIU TRNG PHể HIU TRNG Nguyễn Văn C Kính gửi: - Bộ Giáo dục Đào tạo; - UBND Tỉnh Thái Nguyên; Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT, TCCB Nguyễn Văn C - - Bộ Giáo dục & Đào tạo - - UBND Tỉnh Thái nguyên N¬i nhËn (hoặc Nơi nhận): - Như Điều 3; - Lưu: VT,CT-HSSV Tỷ lệ (%) 28/ 100 (28%) 11/100 ( 11%) 14/100 (14%) 16/100 (16%) 9/100 (9%) 16/100 (16%) 21/100 (21%) 293 Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ Các lỗi thường gặp thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Chúng tơi chọn ngẫu nhiên 100 văn hành gồm kế hoạch, báo cáo, cơng văn, định cấp khác để khảo sát thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, kết cụ thể trình bày bảng Từ bảng thống kê khảo sát cho thấy, lỗi sai thường gặp văn hành lỗi sai phông chữ, kiểu chữ Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Tuy nhiên, có trường hợp, (có thể copy) văn có hai loại phông chữ khác (vừa sử dụng phông VnTime, vừa sử dụng mã ký tự Unicode) Người soạn thảo nặng tính trình bày tuỳ tiện sử dụng nhiều loại kiểu chữ không sử dụng văn hành kiểu chữ Vnistote, Anrial Trong số văn hành chúng tơi khảo sát, lỗi tả chiếm số lượng lớn (89 lỗi), lỗi tả phổ biến chân trọng, trân thành (trân trọng, chân thành), sử lý (xử lý), bổ xung (bổ sung), sơ suất (sơ xuất)….Có 126 lỗi sai chữ viết hoa, cụ thể: phủ (Chính phủ), Thành Phố Thái Nguyên (thành phố Thái Nguyên), khu vực Đông bắc (khu vực Đông Bắc), Giám Đốc (Giám đốc), Phó trưởng phòng (Phó Trưởng phòng) Ngun nhân Qua thực tế công tác qua kết khảo sát trên, bước đầu đánh giá văn hành ban hành chưa thể thức quy định số nguyên nhân sau: - Do lực, kỹ soạn thảo văn hạn chế - Chưa có thống thể thức kỹ thuật trình bày văn đơn vị - Khơng thực quy trình quản lý văn bản, bỏ qua khâu kiểm duyệt văn - Do cán giao nhiệm vụ kiểm duyệt văn chưa cẩn trọng việc kiểm tra, rà soát văn nên không phát lỗi sai 294 96(08): 291 - 295 thể thức, kỹ thuật trình bày có phát khơng thực quy định thái độ nể nang… Để hạn chế lỗi sai thể thức kỹ thuật trình bày văn trên, đơn vị phải quan tâm đến việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ cho cán soạn thảo văn bản; phải xây dựng quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn đơn vị dựa quy định hành thống thực đơn vị….Tuy nhiên, thiết nghĩ biện pháp hiệu phải thực quy trình quản lý văn bản, kiểm duyệt văn trước trình ký ban hành Việc kiểm duyệt văn trước trình ký ban hành khơng thực quy định Chính phủ, Bộ Nội vụ…mà giúp cho cơng tác quản lý văn dễ dàng, thuận tiện Nó tạo thống thể thức, kỹ thuật trình bày; hạn chế lỗi sai khơng đáng có; nâng cao tính thuyết phục, hiệu lực văn bản; phát huy tối đa giá trị văn MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Một là, soạn thảo văn nhiệm vụ thường xuyên chuyên viên, cán văn phòng, vậy, việc bồi dưỡng trình độ, lực, nâng cao hiểu biết cơng tác văn thư nói chung kỹ soạn thảo văn hành nói riêng điều cần thiết Việc cử học bồi dưỡng, tổ chức tập huấn, học hỏi kinh nghiệm…cần thực thường xuyên Hai là, việc tổ chức sơ kết, tổng kết định kỳ cơng tác văn thư nói chung đánh giá công tác soạn thảo văn nói riêng giúp cho đơn vị, cá nhân đánh giá vị trí, vai trò cơng tác quản lý hành Nhà nước Ba là, thực việc đánh giá cán bộ, viên chức làm công tác sở hiệu công việc, kết đầu sản phẩm họ tham mưu trực tiếp soạn thảo, kiểm duyệt, thẩm định Có thể coi tiêu chí thi đua, đánh giá thi đua cán đơn vị làm cơng tác hành chính, văn phòng KẾT LUẬN Trong quản lý hành Nhà nước, văn hành phương tiện chủ yếu để đơn Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CƠNG NGHỆ vị, quan giao dịch, truyền tải thông tin, tổ chức quản lý vậy, để văn phát huy tối đa chức trên, yêu cầu văn phải chuẩn xác nội dung lẫn hình thức Văn ban hành sản phẩm cá nhân nào, sản phẩm tập thể, đòi hỏi có tham gia, cộng tác nhiều người qua bước khác (người viết thảo, người đánh máy, người kiểm duyệt, lãnh đạo ký, người phơto, đóng dấu…), khâu kiểm duyệt văn đóng vai trò định đến chất lượng văn bản./ TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Nội vụ (2005), văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/ 7/ 2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến [2] Bộ Giáo dục Đào tạo (2009), Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24/ 3/ 2009 việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư 96(08): 287 - 291 [3] Bộ Giáo dục Đào tạo (2012), Quyết định số 2818/QĐ-BGDĐT ngày 01/ 8/ 2012 việc sửa đổi, bổ sung số điều, khoản Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư ban hành kèm theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng năm 2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo [4] Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 cơng tác văn thư [5] Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2010), Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư [6] Đại học Thái Nguyên (2012), Quyết định số 161/QĐ-ĐHTN ngày 24/ 2/ 2012 quy định công tác văn thư, lưu trữ [7] Vũ Thị Phụng (2003), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nxb ĐHQG Hà Nội [8] Trần Ngọc Thêm (2006), Hệ thống liên kết văn tiếng Việt, Nhà xuất Giáo dục SUMMARY INITIALLY TESTING THE ROLE OF THE WRITTEN APPROVAL THROUGH THE SURVEY OF SOME ADMINISTRATIVE DOCUMENTS Vu Thi Van* College of Sciences - TNU In fact, there are existing mistakes of the modalities and technical presentations in administrative documents such as: wrong font, font size, misspelling, This effects not less to the document processing and document management Finding out the errors on the form in some administrative documents from the survey will initially evaluate the role of censoring documents before signing The censoring documents before signing not only limits mistakes, but it also helps the document management in regulations Key words: administrative documents, modalities, technical presentations, process, testing, censorship * Tel: 0987 349900, Email: vandhkh@gmail.com 295 ... trình bày văn đơn vị - Không thực quy trình quản lý văn bản, bỏ qua khâu kiểm duyệt văn - Do cán giao nhiệm vụ kiểm duyệt văn chưa cẩn trọng việc kiểm tra, rà sốt văn nên khơng phát lỗi sai 294... khâu kiểm duyệt văn đóng vai trò định đến chất lượng văn bản. / TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Nội vụ (2005), văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/ 7/ 2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến [2] Bộ Giáo... tác quản lý văn Trong quan, tổ chức, đơn vị nào, muốn thực tốt cơng tác quản lý văn khơng bỏ qua khâu, bước quy trình ban hành văn bản, đặc biệt khâu kiểm duyệt văn trước ký ban hành Người giao