Đang tải... (xem toàn văn)
Bài 8 Theo dõi dữ liệu và giám sát dự án trong bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project trình bày về khái niệm và quy trình giám sát dự án, khái niệm Baseline, thiết lập Baseline, khái niệm Status Date, thiết lập Status Date, cập nhật trạng thái Task trên toolbar,...
Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT Đại học Kinh doanh và Cơng nghệ Hà Nội Lộ trình mơn học Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án Bài 2: Giới thiệu cơng cụ Microsoft Project(MSP) Bài 3: Quản lý u cầu dự án Bài 4: Xây dựng lịch trình cơng việc Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực Bài 7: Quản lý chi phí dự án Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án Bài 9: Ơn tập và kiểm tra BÀI 8 THEO DÕI DỮ LIỆU VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁN Nội dung chính Khái niệm và quy trình giám sát dự án Khái niệm Baseline Thiết lập Baseline Khái niệm Status Date Thiết lập Status Date Cập nhật trạng thái Task trên toolbar Cập nhật trạng thái Task đúng tiến độ Cập nhật task bằng Form Cập nhật dữ liệu dự án bằng Table \ Tracking Sử dụng Baseline Tổng hợp các tính năng lọc Kết hợp lọc+nhóm+đánh dấu Lọc tự động và sắp xếp Các cấp hiển thị Phương pháp giám sát Earned Value Bài tốn ví dụ Tính BCWS, BCWP, ACWP trong MSP Tính SPI, CPI trong MSP Báo cáo Earn Value Giám sát và điều chỉnh dự án Giám sát dự án là cơng tác thu thập, đo lường các dữ liệu dự án nhằm đánh giá tình trạng hồn thành cơng việc, nhân cơng và chi phí tiêu hao Mục tiêu của giám sát dự án là tìm ra các sai lệch (variance) về năng suất, chất lượng, kết quả so với kế hoạch Các sai lệch sẽ là cơ sở để xác định các vấn đề cần giải quyết nhằm điều chỉnh cho dự án đạt được các mục tiêu đã đề ra Quy trình giám sát dự án Giám sát dự án với MSP Lập kế hoạch Cân đối nguồn lực và chi phí Thiết lập Baseline Thiết lập Status Date Cập nhật số liệu thực tế dự án Baseline % Hồn thành cơng việc Ngày cơng thực tế Thời gian bắt đầu kết thúc thực tế % sản phẩm hồn thành Chi phí thực tế Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch Báo cáo tình hình dự án Status Date Khái niệm Baseline Baseline là một bản ghi (ảnh chụp) các cơng việc, phân cơng, nguồn lực, lịch trình của dự án tại một thời điểm Dữ liệu trong Baseline sẽ được dùng để so sánh các biến động hiện tại của dự án so với kế hoạch tại thời điểm trước đây Baseline là công cụ cơ sở để giám sát và đánh giá các thay đổi trong dự án so với một thời điểm trong quá khứ (thời điểm chốt baseline) Người ta thường thực hiện chốt baseline kế hoạch dự án sau khi bản kế hoạch được trao đổi và thống nhất với các bên Thiết lập Baseline Thiết lập Baseline vào một trong 11 “ơ” sẵn có của MSP “Chụp” / ghi dữ liệu tồn dự án hoặc chỉ ghi các cơng việc được chọn Xóa bỏ Baseline Khái niệm Status Date Status Date là ngày theo dõi trạng thái dự án Được thiết lập để theo dõi tiến độ dự án, cho hệ thống biết thời điểm giám sát dự án là ngày nào Các số liệu thực tế nhập vào sẽ được tính là số liệu đến ngày Status Date Status Date ảnh hưởng đến các tính tốn tự động của MSP và được đặt mặc định là ngày hiện tại Tab Project \ Status Date Sắp xếp các cơng việc by Start Date by Finish Date Xếp theo giá trị ưu tiên by Cost Xếp theo ngày kết thúc by Priority Xếp theo ngày bắt đầu Xếp theo chi phí by ID Xếp theo mã Lọc, nhóm và sắp xếp tự động Sắp xếp TĂNG DẦN theo các giá trị trên cột hiện tại Sắp xếp GiẢM DẦN theo các giá trị trên cột hiện tại Xóa LỌC tự động đang áp dụng theo cột hiện tại NHĨM theo các giá trị trên cột hiện tại Gỡ bỏ NHĨM theo các giá trị trên cột hiện tại Các cấp hiển thị +/ Ẩn hiện các cơng việc chi tiết All Subtasks Hiện tất các các cấp cơng việc Outline Level X Hiển thị các công việc đến cấp X Phương pháp giám sát Earned Value Baseline Earned Value là phương pháp giám sát dự án bằng định lượng dựa trên chi phí Hoạt động của dự án thực hiện nhiều/ít chi phí phát sinh nhiều/ít => thơng qua giám sát chi phí kế hoạch, chi phí theo sản phẩm hồn thành và chi phí thực tế sẽ giám sát được tiến độ dự án Dự án được coi là đạt tiến độ nếu lịch trình và chi phí đạt các mục tiêu ban đầu đặt ra Status Date Dự án X1000 may áo gửi Trường Sa May gia cơng 1000 áo lính Thời gian thực hiện: 10 ngày Chi phí dự án: 100.000 / 1 thợ / 1 ngày & sử dụng 10 thợ. Chi phí: 1 triệu/ngày Tổng chi phí: 10 triệu Lộ trình dự án X1000 Sản lượng dự kiến Chi phí theo lịch trình dự kiến – PV – BCWS Chi phí thu theo sản phẩm dự kiến: 10.000 / áo EV – BCWP Giám sát dự án vào cuối ngày thứ PV – BCWS = triệu EV – BCWP = triệu (200 áo x 10.000 đ) AC – ACWP = 2.3 triệu (bảng theo dõi) Hết ngày thứ số sản phẩm làm 200/300 = 67% so với dự định Chỉ số đánh giá lịch – SPI = BCWP/BCWS = 0.67 Làm 200 áo, tiêu 2.3 tr, chi phí thực tiêu lớn dự kiến Chỉ số đánh giá chi phí – CPI = BCWP/ACWP = 0.87 Phân tích tương quan dữ liệu % Thời gian 30% (3 ngày) Chi phí tg ứng: 3 triệu % Sản phẩm 20% (200 áo) Chi phí tg ứng: 2 triệu % Chi phí 23% (2.3 triệu) Chi phí tg ứng: 2.3 triệu SPI = 0.67 nhằm đảm bảo mục tiêu Tra cứu các chỉ tiêu theo phương pháp Earned Value SV CV Status Date = Earned Value trên MSP : Lập kế hoạch Earned Value trên MSP : Thiết lập Basline & Status Date Earned Value trên MSP : Cập nhật dữ liệu thực tế Bắt đầu KH Hết ngày công Làm 200 áo = 20% Chi phí thực tế Earned Value trên MSP : Đánh giá dự án Chi phí thực tế Chi phí theo lịch tiến độ dự kiến vào ngày thứ 3 Chi phí dự báo Chi phí theo sản phẩm dự kiến từ đầu (200 áo x 10.000 = triệu) CPI < => tiêu nhiều vượt ngân sách SPI < => chậm tiến độ Lưu ý: + Earned Value Method = Physical % Complete + Nếu hệ thống không tự tính CPI, SPI: - Thay đổi giá trị Physical % Complete - Chọn Status Date tăng thêm ngày sang 22/5 để khử sai số lịch Bài tập Earned Value # Bài tập (Các công việc trên đều kéo dài 10 ngày, giám sát ngày 3, cp 1tr/ngày) Cơng việc nào có khả năng chậm tiến độ? Cơng việc nào có khả năng vượt mức chi phí? Dự báo vượt bao nhiêu? Cơng việc nào có khả năng hồn thành sớm? Cơng việc nào có khả năng tiêu tốn chi phí ít hơn dự kiến? Dự báo số ngày hồn thành của việc số 5? Đáp án Báo cáo Earned Value ... Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực Bài 7: Quản lý chi phí dự án Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án Bài 9: Ơn tập và kiểm tra BÀI 8 THEO DÕI DỮ LIỆU VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁN. ..Lộ trình mơn học Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án Bài 2: Giới thiệu cơng cụ Microsoft Project(MSP) Bài 3: Quản lý u cầu dự án Bài 4: Xây dựng lịch trình cơng việc Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch... Giám sát và điều chỉnh dự án Giám sát dự án là cơng tác thu thập, đo lường các dữ liệu dự án nhằm đánh giá tình trạng hồn thành cơng việc, nhân cơng và chi phí tiêu hao Mục tiêu của giám sát dự án là tìm