Introduction to Job Evaluation THP Group April 2010 Typical Issues “Our group is different” “We are treated as  second class” Employee has  been with us  a long time Employee performed very well Increased  work volume or more difficult © 2008 Hay Group. All Rights Reserved 1. Diagnose 2. Alternatives 3. Solutions Employee has  great potential  for growth Choosing the right solution Redesign   work for clear value creation Core Principles - Creating value not just creating more work ­ Sustainable for company and the individual ­ Reinforcing outstanding Develop career and not just fix  the job Understand & communicate consistently performance and not just doing the minimum requirements Re­align performance indicators Select  differently Evaluate Job © 2008 Hay Group. All Rights Reserved Incentivize differently 01 Hay Guide Chart®­Profile Method of Job Evaluation Hay Guide Chart®­Profile Method of Job Evaluation Developed by Edward N Hay in the early 1940’s Modified over the years to reflect the changing needs and evolution of organizations Most widely used process for the evaluation of management, professional and technical jobs in the world Used by more than 4,000 organizations in over thirty countries © 2008 Hay Group. All Rights Reserved Basic Premise We must first believe that all jobs exist to contribute in some way to the organization Job evaluation allows us to measure the contributions of jobs in terms of internal value and further enables linking these internal values to external market data Hay Group methodology measures three aspects of a job:  Knowledge required (input)  Problem Solving involved (throughput)  Results expected (output) The outcome of this methodology is a measurement of job size in terms of points © 2008 Hay Group. All Rights Reserved Factors Used in the Hay Group Method The jobholder requires To achieve this Jobs exist to end result, jobholders must achieve an address problems,create, analyze end result and apply judgment Để hoàn tất kết người nắm Công việc tồn giữ chức vụ phải xác định vấn Tại để hoàn thành đề, thiết lập phân tích Kết Qủa định Knowledge and experience consistent with the scale and complexity of the result to be achieved/ Người nắm giữ công việc yêu cầu phải có kiến thức kinh nghiệm phù hợp với độ lớn độ khó kết cần thực Know-How + Problem Solving + Accountability Accountability Problem Solving + Accountability The Hay Group method uses three universal compensable elements to measure the relative size of jobs/ Phương pháp Hay Group sử dụng yếu tố trả lương phổ quát để đo độ lớn công việc Levels A Overview Job Comprehension Thinking Guided By Simple rules and Strict Routine Latitude Permitted Typical Jobs None/Minimal Clerk, Custodian detailed instructions B C D E Routine what to Established routines and Variations in Receptionist, Assembler, and how to it standing instructions sequence Driver Somewhat diversified Organizing workflow in best Secretary, Accounting procedures and precedents sequence Clerk, Lead Worker Told what to do; Substantially diversified Choice of procedures Accountant, Engineer, options on how procedures and specialized standards and sequence 1st line Supervisor Development of Department Manager, procedures Sr Professional Broad policies and specific objectives Development of plans priorities, and processes to achieve objectives Functional Executive General policies and Latitude to consider Core Executives ultimate goals organizational direction Semi-Routine Standardized Clearly Defined F Broadly Defined G Generally Defined Told what to do; free think Clearly defined policies and principles about how Told what to in very broad terms Free to think about all of the organization under Board guidance 31 Thinking Challenge Level Solution Problem True - False Multiple Choice Deduction Induction Unprecedented 33 Freedom to Act Most important dimension of accountability Là chiều quan trọng Accountability (tầm trách nhiệm) Existence or absence of personal/procedural control and guidance Hiện diện khuyết thiếu kiểm sốt va hướng dẫn cá nhân/qui trình Direct relationship to organizational structure Mối quan hệ trực tiếp tới cấu trúc tổ chức Defines authority to act, to approve, to make decisions Xác định thẩm quyền để hành động, phê duyệt, định Related to time frame of impact of decisions Được liên quan đến khung thời gian ảnh hưởng định Freedom to Act Level Supervision Procedural Guidance Latitude Typical Jobs E Managerial direction Achieve operating objectives within approved plans Incumbent Functional precedents/ Well defined policies Independence within budgets, plans, policies, and precedents Department Manager, Plant Manager General managerial direction Establish end results for function/division Take action and commit resources Results reviewed annually Functional policies and organizational Wide discretion with operating policies and precedents Function Executive Broad managerial guidance Results reviewed by executive management and/or Board Broad policy and strategic objectives GHWHUPLQHV³KRZ´DQG³ZKHQ´ Monthly/annual focus F G H goals Determination of Core Executive operating direction of major function(s) Defined by organization size, complexity, governance and ownership CEO, COO 39 Nature of Impact Impact of Quantifiable Positions/ Ảnh hưởng vị trí định lượng kết Indirect (Support/Advise)/Gián tiếp (hỗ trợ/cố vấn) Remote/ Xa  Informational, recording services/ Dịch vụ về thu thập,lưu trữ thông tin  Timely and accurate/ Đúng thời gian và chính xác  Information used by others to make decisions/ Thơng tin được sử dụng bởi người khác để ra quyết  định  Primarily nonexempt/ Chủ yếu là nhân viên ăn lương theo thời gian Contributory/ Đóng góp  Interpretive, advisory or facilitating services/ Dịch thuật, cố vấn hoặc các dịch vụ hỗ trợ  Measurable impact on results/ Ảnh hưởng có thể đo lường được dực trên kết quả  Value­added/ Giá trị cộng thêm  Staff functions/ Các chức năng nhân viên  Project/Service orientation/ Định hướng dịch vụ hay dự án Direct (Makes Decisions)/ Trực tiếp(ra định) Shared/ Được chia sẻ  Team decision­making/ Ra quyết định nhóm  Not shared with superiors/subordinates/ QĐ khơng chia sẻ với các giám sát / cấp dưới  Matrix structures/ Cấu trúc ma trận  Facilitating orientation/ Định hướng tạo điều kiện thuận lợi Prime/ Hàng đầu  Line accountability/ Chịu trách nhiệm   Controlling impact/ Ảnh hưởng kiểm soát  Leadership, sponsorship, ownership orientation/ Định hướng lãnh đạo, bảo trợ, chủ sở hữu 41 Accountability:  Evaluating the Nature of Impact and  Magnitude (Area of Impact) (N) Not Quantifiable Magnit ude AMI Equivalent Im pact II III IV (3) Medium VND6B- 60B VND600-6B < VND 600M I (2) Small (1) Very small (4) Total or Indeterminate R C S M =  Million s P R C S VND60B- 600B PR C S P R VND600B- 6T C S P B =  Billion s                T =  Trillion s JOB IMPACT: EXPLANATORY LANGUAGE: R REMOTE: Informational, recording, or incidental service for use R Indirect support services which not have a by others in relation to some important end result C CONTRIBUTORY: Interpretive, advisory, or facilitating services for use by others in taking action clearly measurable effect on work flow or persons served C Indirect support services or production tasks for use or completion by others S SHARED: Participating with others (except own subordinates and superiors), within or outside the organizational unit, in taking S Non-standard services or production tasks which action noticeably affect the work results R P PRIME: Controlling impact on end results, where shared accountability of others is secondary E © 2008 Hay Group. All Rights Reserved P Leadership role in services provided or production tasks performed R M O T E R Indirect support services which not have a clearly measurable effect on work flow or by others in relation to some important end result Các dịch vụ persons served Các dịch vụ hỗ trợ mà thơng tin, lưu trữ mang tính vụ hiệu cụ thể đo chu trình cơng việc người dịch vụ C CONTRIBUTORY: Interpretive, advisory, or facilitating services C Indirect support services or production tasks for for use by others in taking action Các dịch vụ dịch thuật, cố vấn use or completion by others Các dịch vụ hỗ trợ hỗ trợ.cho người khác định gián tiếp công việc sản xuất để sử dụng hay hoàn tất người khác : Informational, recording, or incidental service for use S SHARED: Participating with others (except own subordinates S Non-standard services or production tasks which and superiors), within or outside the organizational unit, in taking noticeably affect the work results Các dịch vụ action Tham gia với người khác (trừ giám sát cấp không tiêu chuẩn công việc sản xuất mình), bên hay bên ngồi phận,trong việc mà có ảnh hưởng đáng kể tới kết công việc định P Leadership role in services provided or production P PRIME: Controlling impact on end results, where shared tasks performed Vai trò lãnh đạo dịch vụ accountability of others is secondary Có ảnh hưởng kiểm sốt cung cấp cơng việc sản xuất thực kết cuối cùng, trách nhiệm người khác thmgia vào thứ yếu 45 Quality Assurance Checks – Short Profiles/ Kiểm tra chất lượng – Biên độ công việc Relationship between factors – accountability to problem solving PROBLEM SOLVING ACCOUNTABILITY DOMINANT DOMINANT P2 Pure research P1 Applied research Heavy thinking, end results longer term © 2008 Hay Group. All Rights Reserved = Staff position A1 A2 A3 Accountability Technical Typical emphasis line/ line/ staff production production Comparable emphasis on thinking and end results A4 Heavy production emphasis High emphasis on end results 48 Quality Assurance Checks Between Jobs Waterfall Check/ Kiểm tra thác nước  When evaluating positions with an F level or below for Specialized Know­How, factor selections will either stay constant or not move more than one letter down across  factors (e.g., DDD, EED, FED). Khi đánh giá các vị trí với một F level hoặc thấp hơn cho yếu tố know­how, yếu tố  chon lựa sẽ khơng đứng n hoặc khơng di chuyển q một chữ xuống dưới các yếu tố (ví dụ: DDD, EED, FED)  This reflects logical and reasonable relationships between what the person in a position knows, how they can adapt their knowledge to unusual situations and the effect on organizational results that they are likely to be empowered to pursue. Điều này phản ánh các mối quan hệ hợp lý và  logic mà người ở một vị trí hiểu, họ có thể thích hợp kiến thức của mình với các tình huống khác thường như thế nào  và sự ảnh hưởng vào kết quả của tổ chức mà họ có thể được trao quyền thực thi Sorethumb/ Kiểm tra nhận diện  Sort jobs based on total evaluation points and see if any jobs appear out of place  Phân loại các cơng việc dựa trên đánh giá tổng điểm đánh giá và xem xet có cơng việc nào xuất hiện khơng đúng chỗ  Jobs can also be sorted by individual factors evaluations and reviewed for inconsistencies  Các cơng việc cũng có thể được phân loại bởi các yếu tố đánh giá cá nhân và và được kiểm tra cho sự phù hợp  Review hierarchical structures within job families for appropriate progression Kiểm tra các cấu trúc thứ bậc bên trong các nhóm cơng việc cho tiến trình thích hợp 52 Foundations of a Sound Job Evaluation Process – Ground Rules • Discussions about  jobs are confidential  Thảo luận về các cơng việc phải bảo mật • All evaluations are Team decisions Tất cà đánh giá đươc nhóm định • Each member should actively participate in the process Mỗi thành viên phải tham gia chủ động vào trình đánh giá • Decisions reached by consensus (not votes) are preferred Các định yêu cầu thống ý kiến thành viên nhóm • Job content experts on the Team should offer information first and opinions last  Các chun gia đánh giá cơng việc trong nhóm nên đưa ra thơng tin trước và ý kiến sau cùng • If the Team cannot reach consensus within a reasonable amount of time, either get more information  or table the job until later Nếu cả nóm khơng thể thống nhất trong một thới lượng hợp lý, khơng lấy thêm thơng tin và cũng  khơng bàn bạc cơng  việc cho đến dip khác.  54 ... measurement of job size in terms of points © 2008 Hay Group.  All Rights Reserved Factors Used in the Hay Group Method The jobholder requires To achieve this Jobs exist to end result, jobholders must... â2008HayGroup.AllRightsReserved Incentivize differently 01 HayGuideChartđưProfile MethodofJobEvaluation HayGuideChartđưProfileMethodofJob Evaluation Developed by Edward N Hay in the early 1940’s Modified over the... Accountability Problem Solving + Accountability The Hay Group method uses three universal compensable elements to measure the relative size of jobs/ Phương pháp Hay Group sử dụng yếu tố trả lương phổ quát