HR DEPARTMENT REVISION 00 RESIGNATION I- OBJECTIVE : To provide guidelines and to formulate standard policy/procedure to practice for all staff when stop working with ABC II POLICY All resignation must be in compliance with the Labour Code HR, in co-ordination with IS & Finance to control & implement this process III - PROCEDURE Staff submit the resignation letter to Department Head & HR Upon receive the resignation letter, Department Head will contact to staff and give some comments on the letter HR will discuss with the staff & department head before issuing the termination letter DATE EFFECTIVE 25 November WRITTEN BY PROCEDURE No HR-013 APPROVED BY I- MỤC ĐÍCH : Cung cấp hướng dẫn hình thành sách / thủ tục theo tiêu chuẩn để thực nhân viên muốn nghỉ việc với ABC II- CHÍNH SÁCH : Tất trường hợp việc phải tuân theo Luật Lao Động Nhân phối hợp với BP Thông Tin & Tài kiểm tra thực sách III THỦ TỤC Nhân viên gởi đơn xin việc cho Trưởng BP BP Nhân Ngay nhận đơn việc, trưởng BP tiếp xúc với nhân viên cho ý kiến vào ñôn HR will issue the decision and submit to GD for approval HR informs to IS for collect all company assets (if any) In case of damage the policy/procedure of company assets control will be applied Nhaân tiếp xúc với nhân viên & trưởng BP trước lập đònh việc HR also informs to Finance for confirm cash advanced (if any) BP Nhân lập đònh gởi TGD duyệt When receiving the confirmation from IS & Finance, HR will issue the final settlement with the approval of HR Manager HR will pass all payment request to Finance for payment processing Staff has to sign on the final settlement when receive full payment, and commit not to complain anymore 10 Staff will receive the termination letter, certificate, reference letter (if need), labour book from HR 11 HR will confirm to staff timing for receiving social insurance book 12 If staff needs to receive social insurance pay He/she has to submit the request to BP Nhân thông báo cho BP Thông Tin để thu hồi tài sản Cty Trường hợp bò hư hỏng, sách/thủ tục kiểm tra tài sản công ty áp dụng BP Nhân thông báo cho BP Tài chánh để xác nhận sồ tiền mà nhân viên tạm ứng (nếu có) Khi nhận xác nhận BP Thông tin & Tài chính, BP Nhân lập bảng toán cuối có chấp thuận Trưởng BP Nhân BP nhân chuyển tất chứng từ yêu cầu toán cho Tài chánh Nhân viên phải ký vào Page of HR DEPARTMENT REVISION 00 RESIGNATION HR 15 HR has responsibility to report to labour authority and close the personal file when finishing all necessary procedures 10 Nhân viên nhận đònh, thư xác nhận thời gian làm việc, thư giới thiệu (nếu cần), sổ lao động từ BP Nhân 11 BP Nhân xác nhận với nhân viên thời gian nhận sổ BHXH 12 Khi cần nhận chế độ trợ cấp 01 lần BHXH, nhân viên phải gởi đơn tự nguyện xin nhận trợ cấp BP nhân 13 BP nhân tiến hành thủ tục gởi toàn chứng từ cho nhân viên để nhân viên trực tiếp đến quan BHXH nhận tiền trợ cấp IV - DOCUMENTATION - PROCEDURE No HR-013 APPROVED BY bảng toán nhận đầy đủ khoản toán cam kết không khiếu nại khác 13 HR will proceed the procedure then send all document to staff for direct submission to social insurance authority 14 HR only advise to staff if they want to receive the social insurance pay after 06 months leaving In such case, staff will directly contact social insurance authority for receiving their pay DATE EFFECTIVE 25 November WRITTEN BY Resignation letter ( composed by staff) 14 BP Nhân cố vấn cho nhân viên thủ tục nhận trợ ấp 01 lần nhân viên nghỉ việc 06 tháng Trong trường hợp này, nhân viên trực tiếp đến quan BHXH nhận tiền 15 Nhân có trách nhiệm báo cáo quan lao động đóng hồ sơ nhân viên hoàn thành thủ tục cần thiết IV - CHỨNG TỪ - Thư xin việc tự viết) Page of ( nhân viên ...HR DEPARTMENT REVISION 00 RESIGNATION HR 15 HR has responsibility to report to labour authority and close the personal file... contact social insurance authority for receiving their pay DATE EFFECTIVE 25 November WRITTEN BY Resignation letter ( composed by staff) 14 BP Nhaân cố vấn cho nhân viên thủ tục nhận trợ ấp 01