CƠNG TY ABCD QUI TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Mã tài liệu: HC-17 Hà Nội, 2017 QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Mã tài liệu: HC-17 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Mã tài liệu: HC-17 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Hướng dẫn bước thực việc tổ chức hội nghị cho công ty II/ PHẠM VI: - Áp dụng cho phận HCQT phận liên quan III/ ĐỊNH NGHĨA: - Khơng có IV/ NỘI DUNG: Lập phiếu đề nghị tổ chức hội nghị - Nhu cầu tổ chức hội nghị phát sinh phận đề nghị giám đốc đạo - Người đề nghị lập phiếu đề nghị theo mẫu: HC – 17 – BM01 Đối với trường hợp GD đạo phòng HCQT chịu trách nhiệm lập mẫu - Người đề nghị chuyển phiếu đề nghị cho người có thẩm quyền phê duyệt theo bước 2 Phê duyệt - Thẩm quyền phê duyệt Giám đốc điều hành công ty - Đối với hội nghị HDQT tổ chức thẩm quyền Chủ tịch HDQT Lập kế hoạch chuẩn bị: - Sau phê duyệt, người có thẩm quyền tự định phận, cá nhân lập kế hoạch tổ chức hội nghị - Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị thực theo mẫu: HC – 17 – BM02 - Trong trường hợp cần thiết, người có thẩm quyền tổ chức họp để nghe ý kiến tham mưu từ phận liên quan Phê duyệt - Người chịu trách nhiệm phê duyệt giấy đề nghị tổ chức hội nghị chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch - Người phê duyệt phải xem xét nội dung sau: QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Mã tài liệu: HC-17 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: + Lý việc tổ chức hội nghị + Thành phần tham gia + Thời gian địa điểm + Các nội dung cần chuẩn bị + Chương trình tổ chức + Chi phí Chuẩn bị tổ chức hội nghị Phòng HCQT đơn vị định khác (trong kế hoạch) chịu trách nhiệm tổ chức triển khai việc thực kế hoạch cho phận bao gồm nội dung sau: - Chuyển kế hoạch cho phận liên quan - Kiểm tra hỗ trợ trình thực phận - Báo cáo kịp thời GD trường hợp không giải để xin ý kiến đạo - Phối hợp với cá nhân liên quan để giải cố phát sinh Trường hợp sử dụng dịch vụ bên - Trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá, ký hợp đồng (nếu có) đơn vị sử dụng dịch vụ bên theo quy trình mua hàng cơng ty Xác nhận lại thông tin với nhà cung cấp dịch vụ: - Trước hội nghị diễn trước tuần, nhân viên tổ chức phải liên hệ với nhà cung cấp, xác nhận lại thay đổi liên quan đến việc tổ chức hội nghị - Bất kỳ thay đổi phải có ý kiến xác nhận văn người có thẩm quyền nhà cung cấp nhân viên tổ chức phải báo cáo nội dung cho Trưởng ban tổ chức biết - Trường hợp nhà cung cấp huỷ không thực hội nghị mơt phần dịch vụ nhân viên tổ chức báo cho Trưởng ban tổ chức xin ý kiến giải Trường hợp nhà cung cấp kiên huỷ hợp đồng nhân viên tổ chức thực thủ tục lý hợp đồng Chuẩn bị trước tổ chức hội nghị QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Mã tài liệu: HC-17 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - NV tổ chức cá nhân liên quan chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn hạng mục tổ chức hội nghị theo kế hoạch - Trường hợp nội dung chưa thực NV tổ chức phải kết hợp với phận đưa giải pháp, thời gian thực thực việc kiểm tra lại Trường hợp không thực được, nhân viên tổ chức phải báo cáo Trưởng ban tổ chức xin ý kiến đạo giải - Trước tổ chức hội nghị ngày, Trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn hạng mục theo kế hoạch, liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để xác định lại giờ, công việc phải chuẩn bị giải phát sinh cần thiết - Đối với trường hợp cần phải đón khách trước làm thủ tục lưu trú cho khách phải cử nhân viên đưa đón hướng dẫn khách thủ tục trước vào hội nghị thông tin khác điều kiện ăn ở, tham quan, giải trí Các thơng tin cần lưu ý bao gồm: + Bản đồ khu vực + Các thắng cảnh, nhà hàng, khu vui chơi khu vực + Các nhu cầu đăng ký vé + Lịch trình họp công việc phải chuẩn bị + Các thông tin liên hệ cần thiết Tổ chức hội nghị a> Chuẩn bị hội nghị - Trước diễn hội nghị 2h, Trưởng ban tổ chức phải kiểm tra lại toàn nội dung chuẩn bị trước hội nghị diễn - Xem xét kiểm tra nhân viên khu vực đón tiếp - Kiểm tra loại tài liệu, hệ thống thông tin, ánh sáng, âm thanh, nước uống, ăn nhẹ - Liên hệ với chủ toạ hội nghị xem xét có thay đổi khơng bổ sung kịp thời - Nhân viên tiếp đón phải đến trước, phụ trách hội trường phải có mặt để xếp bố trí khách ngồi quy định b> Tổ chức hội nghị - Phụ trách phòng họp xin ý kiến lại chủ toạ xem có cần phải bổ sung QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Mã tài liệu: HC-17 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Phụ trách hội nghị phải túc trực để giải kịp thời cố phát sinh - Phục vụ viên cần lưu ý phục vụ đại biểu có thói quen riêng Kết thúc đón tiếp: - Đối với hội nghị có tăng quà cho khách, Trưởng ban tổ chức phải thu xếp loại quà tặng, nhân viên tăng quà phương pháp theo dõi việc chuyển giao quà tặng - Khi đại biểu rời hội nghị phải tổ chức tiễn khách xe, chúc khách lên đường thoải mái hẹn gặp lại lần sau V/ BIỂU MẪU KÈM THEO: Giấy đề nghị tổ chức hội nghị mã số: HC – 17 – BM01 Kế hoạch tổ chức hội nghị mã số: HC – 17 – BM02 Bảng kê tốn chi phí hội nghị mã số: HC – 17 – BM03 -    ... chuyển phiếu đề nghị cho người có thẩm quy n phê duyệt theo bước 2 Phê duyệt - Thẩm quy n phê duyệt Giám đốc điều hành công ty - Đối với hội nghị HDQT tổ chức thẩm quy n Chủ tịch HDQT Lập kế hoạch... người có thẩm quy n tự định phận, cá nhân lập kế hoạch tổ chức hội nghị - Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị thực theo mẫu: HC – 17 – BM02 - Trong trường hợp cần thiết, người có thẩm quy n tổ chức... hội trường phải có mặt để xếp bố trí khách ngồi quy định b> Tổ chức hội nghị - Phụ trách phòng họp xin ý kiến lại chủ toạ xem có cần phải bổ sung QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Mã tài liệu: HC-17 Phiên