CƠNG TY CỔ PHẦN ABCD QUI TRÌNH SỬA CHỮA Mã tài liệu: HC-03 Hà Nội, 2017 QUY ĐỊNH SỬA CHỮA Mã tài liệu: HC-03 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc QUY ĐỊNH SỬA CHỮA Mã tài liệu: HC-03 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Hướng dẫn bước sửa chữa tài sản, máy móc II/ PHẠM VI: - Áp dụng cho III/ ĐỊNH NGHĨA: - Khơng có IV/ NỘI DUNG: Viết phiếu yêu cầu sửa chữa: - Nhu cầu sửa chữa phát sinh trường hợp sau + Do người sử dụng phát + Do người khác phát (phải báo cho người sử dụng biết) - Khi có nhu cầu sửa chữa tài sản trang thiết bị, người đề nghị lập phiếu yêu cầu sửa chữa theo biểu mẫu: HC – 03 – BM01 - Nguyên tắc: phát hiện, người phát phải báo cho người sử dụng lập tức, người sử dụng phải ghi phiếu thông tin cho phụ trách không chuyển sang ngày hôm sau Duyệt cho sửa chữa 2.1 Thẩm quyền duyệt sửa chữa - Đối với trường hợp phát sinh chi phí từ 1.000.000 trở lên văn phòng cơng ty triệu trở lên với chi nhánh giám đốc duyệt - Đối với tồn cơng việc khơng phát sinh chi phí phát sinh triệu Trưởng phòng HC duyệt, tổng giá trị không vượt 15 triệu/tháng - Đối với chi nhánh, tồn cơng việc khơng phát sinh chi phí phát sinh triệu giám đốc khối duyệt không 15 triệu/tháng 2.2 Nhiệm vụ người duyệt: - Nội dung xem xét bao gồm: loại tài sản hư hỏng, mức độ hỏng, lý hư hỏng QUY ĐỊNH SỬA CHỮA - Mã tài liệu: HC-03 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Quản lý xem xét nội dung phiều yêu cầu sửa chữa, sau sửa chữa bổ sung nội dung phiếu, sau xác nhận vào phiếu chuyển lại cho người yêu cầu Chuyển thông tin cho phòng HCQT - Người yêu cầu chuyển phiếu yêu cầu cho nhân viên lễ tân thuộc phòng HCQT - Nhân viên lễ tân nhận phiếu, kỳ vào sổ nhận người giao, sau chuyển thơng tin cho nhân viên kỹ thuật thực hiện, lưu thông tin vào máy Xác định đơn vị sửa chữa: - Việc sửa chữa kỹ thuật viên nội sửa chữa đơn vị bên - Trường hợp sửa chữa nội chuyển phiếu cho kỹ thuật viên thực - Đối với trường hợp bắt buộc phải sửa chữa ngồi phòng HCQT tìm kiếm nhà cung cấp, tổ chức ký hợp đồng dịch vụ theo quy trình đánh giá nhà cung ứng, quy trình mua hàng công ty - Sau ký hợp đồng, phòng HCQT giao phiếu yêu cầu sửa chữa nội dung công việc cho kỹ thuật viên đại diện cho công ty làm việc với nhà cung cấp dịch vụ Kiểm tra trạng - KTV phải đến trực tiếp trường để xem xét tình trạng tài sản, máy móc - KTV có trách nhiệm kiểm tra xem nội dung đề nghị, trạng tài sản cần sửa chữa có hay khơng Nếu khơng đúng, hay khơng đủ trao đổi trực tiếp với trưởng phận sử dụng, sửa chữa lại nội dung phiếu đề nghị sửa chữa Tiến hành sửa chữa: a> Nếu KTV tự sửa - NV kỹ thuật tự sửa theo nghiệp vụ - Sau NV nhân viên kỹ thuật bàn giao cho phận sử dụng, ghi phiếu nghiệm thu có chữ ký bên - Đối với loại máy móc, thiết bị bảo hành KTV liên hệ đơn vị bảo hành đơn vị bảo trì (đã ký hợp đồng với cơng ty) để tiến hành sửa chữa Trường hợp QUY ĐỊNH SỬA CHỮA Mã tài liệu: HC-03 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: khơng có đơn vị bảo hành, đơn vị bảo trì nhân viên kỹ thuật liên hệ với nhà cung ứng để tiến hành sửa chữa b> Nếu KTV tự sửa thời hạn bảo hành - KTV liên hệ với đơn vị bảo hành đến để tiến hành sửa chữa - KTV phải trực tiếp giám sát trình sửa chữa, sau sửa xong phải ghi biên nghiệm thu, có chữ ký bên (kể bên bảo hành) c> Nếu KTV tự sửa khơng thời hạn bảo hành - Bước 1: KTV ghi tình trạng vào phiếu sửa chữa - Bước KTV lập phương án sửa chữa trình Trường phòng HCQT duyệt - Bước TP trình phương án cho GD duyệt (trừ trường hợp với loại sửa chữa cần duyệt chi phí GD có uỷ quyền cho TP) Đối với nội dung sửa chữa mà công ty có hợp đồng sửa chữa từ trước GD phê duyệt nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa khơng phải phê duyệt - Bước KTV tìm kiếm nhà cung cấp, lập hồ sơ đánh giá trình người có thẩm quyền duyệt - Bước 5: KTV theo dõi trình sửa chữa - Bước KTV phải trực tiếp giám sát trình sửa chữa, sau sửa xong phải ghi biên nghiệm thu, có chữ ký bên, bao gồm đơn vị sửa chữa d> Trường hợp tài sản trang thiết bị đòi hỏi phải vận hành sau thời gian định xác định việc sửa chữa hồn chỉnh hay chưa sau – 10 ngày, bên sửa chữa nhân viên bảo trì tiến hành lập biên nghiệm thu theo biểu mẫu công ty e> Trường hợp hư hỏng nhẹ (là loại hư hỏng mà khắc phục nguồn lực sẵn có) người sử dụng cần báo cho nhân viên bảo trì sửa chữa Trong trình thực hiện, thấy vượt khả nhân viên bảo trì yêu cầu người sử dụng lập phiếu yêu cầu sửa chữa thực theo quy trình - NV bảo trì trực tiếp liên hệ đơn vị dịch vụ sửa chữa để thực công việc theo yêu cầu - Trong thực việc sửa chữa, nhân viên bảo trì phải trực tiếp uỷ quyền cho người khác trực dõi trình sửa chữa Kết thúc sửa chữa QUY ĐỊNH SỬA CHỮA Mã tài liệu: HC-03 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - KTV có trách nhiệm thi đầy đủ thong tin vào sổ theo dõi sửa chữa - KTV lập biên nghiệm thu theo mẫu: HC – 03 – BM02 biên nghiệp thu có sẵn nhà cung cấp - KTV phải ghi rõ lý hư hỏng phối hợp với Trưởng phòng quy trách nhiệm cho người sử dụng lỗi người sử dụng V/ BIỂU MẪU KÈM THEO: Phiếu yêu cầu sửa chữa Sổ theo dõi sửa chữa Phiếu nghiệm thu mã số : HC – 03 – BM01 mã số : HC – 03 – BM02 mã số : HC – 03 – BM03 -    ... sửa chữa ngồi phòng HCQT tìm kiếm nhà cung cấp, tổ chức ký hợp đồng dịch vụ theo quy trình đánh giá nhà cung ứng, quy trình mua hàng cơng ty - Sau ký hợp đồng, phòng HCQT giao phiếu yêu cầu sửa... chữa thực theo quy trình - NV bảo trì trực tiếp liên hệ đơn vị dịch vụ sửa chữa để thực công việc theo yêu cầu - Trong thực việc sửa chữa, nhân viên bảo trì phải trực tiếp uỷ quy n cho người... phải ghi phiếu thông tin cho phụ trách không chuyển sang ngày hôm sau Duyệt cho sửa chữa 2.1 Thẩm quy n duyệt sửa chữa - Đối với trường hợp phát sinh chi phí từ 1.000.000 trở lên văn phòng cơng