Đang tải... (xem toàn văn)
Nội dung chính của bài tiểu luận Cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành, quản lý của Công ty SAFCO gồm có 4 phần: Giới thiệu về Công ty SAFCO, chức năng, ngành nghề kinh doanh của Công ty SAFCO, sơ đồ tổ chức của Công ty SAFCO, chức năng nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty SAFCO.
Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN TIỂU LUẬN Mơn học: Quản trị học Đề tài: Cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành, quản lý của Cơng ty SAFCO Nhóm: Hand in hand: Phạm Lê Thuý Ngọc_092081 (NT) Bùi Nhân Ái_ Nguyễn Thị Ngọc Hân_ Nguyễn Thị Phương Ly_093247 Đinh Thị Kim Phụng_092088 Nguyễn Hồ Ngọc Thạch_092095 Ngày viết báo cáo: 15/5/2011 Người nhận báo cáo: Th.S Kinh Tế Trần Vĩnh Tuấn Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học TP HCM, Ngày 15 tháng 5 năm 2011 Nhóm HAND IN HAND CTY SAFCO Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO LỜI CẢM ƠN Đi thực tế đến cơng ty là một hoạt động rất thiết thực, tạo cơ hội cho sinh viên học tập đối chiếu giữa Lý thuyết quản trị và thực tế tại doanh nghiệp. Song hoạt động này cũng gặp khơng ít khó khăn. Do thời gian tiếp xúc với doanh nghiệp bị hạn chế chỉ vỏn vẹn trong một buổi gặp mặt (kéo dài khơng q 3 tiếng) và sinh viên cũng khó lòng nhận được đầy đủ thơng tin từ phía doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng vì thế mà chúng tơi rất cảm ơn ban lãnh đạo và nhân viên cty SAFCO đã hết lòng giúp đỡ, cung cấp tài liệu và đón tiếp chúng tơi. Bên cạnh đó, cũng phải cảm ơn thầy TrầnVĩnh Tuấn là giảng viên bộ mơn Quản Trị Học của nhóm. Sự hướng dẫn, sẵn lòng giải đáp thắc mắc của thầy là một yếu tố giúp bài tiểu luận của chúng tơi đạt kết quả tốt. Dù chỉ đến doanh nghiệp trong một buổi chiều và thực hiện đề án chỉ trong hai tuần, song với sự nỗ lực của các thành viên trong nhóm, bài tiểu luận cũng đã khá thành cơng. Hy vọng đây khơng phải chỉ là một báo cáo mơn học mà còn là một nguồn tài liệu tham khảo thực tế bổ ích Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO MỤC LỤC 2.GIỚI THIỆU VỀ CTY SAFCO 5 2.1Lịch sử hình thành và phát triển 6 2.2Cơ sở vật chất của Cty 7 3. CHỨC NĂNG NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CTY SAFCO 8 3.1 Đối tượng phục vụ 8 3.2 Ngành nghề kinh doanh 8 3.3 Một số thông tin về kết quả kinh doanh của cty năm 2010 9 3.4 Đánh giá chung 10 3.5 Một số sản phẩm của cty 13 4.SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CTY 15 4.1Sơ lược về tổ chức và nhân sự của cty 15 4.2Nhà quản trị và cơ cấu tổ chức của cty 17 5.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN 22 5.1Phòng Tài chính quản trị 22 5.2Phòng thẩm định giá 27 5.3Phòng bán đấu giá tài sản 29 6.KẾT LUẬN 31 7.PHỤ LỤC 35 7.1 Tài liệu tham khảo 35 7.2Đánh giá hoạt động nhóm 35 35 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO GIỚI THIỆU VỀ CTY SAFCO LN MANG ĐẾN SỰ TIN CẬY VÀ CHẤT LƯỢNG PHỤC VỤ CHO Q KHÁCH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CƠNG TY CỔ PHẦN THẨM ĐỊNH GIÁ VÀ DỊCH VỤ TÀI CHÍNH SÀI GỊN SAIGON APPRAISAL AND FINANCIAL SERVICE J.S.C Trụ sở: 20 Trần Hưng đạo, phường 07, quận 5, thành phố Hồ Chí Minh ĐT: (84 8) 39 246799 Fax: (84 8) 39246839 Email: faechcm@vnn.vn MST : 0303291132 Tài khoản số : 45105100027687040011 tại Ngân hàng Liên Việt – CN Tân Bình Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học 2.1 CTY SAFCO Lịch sử hình thành và phát triển Giai đoạn khi còn là Trung tâm Dịch vụ thẩm định giá và bán đấu giá tài sản: Trung tâm thành lập theo Quyết định số 51/2004/QĐUB ngày 08/03/2004 của Ủy ban nhân dân thành phố về thành lập Trung tâm Dịch vụ Thẩm định giá và Bán đấu giá tài sản trực thuộc Sở Tài chính thành phố Hồ Chí Minh Trung tâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản ở ngân hàng và Kho bạc Nhà nước để hoạt động theo quy đinh Quy chế hoạt động Trung tâm thực theo Quyết định số 3838/QĐUB ngày 05/08/2004 của Ủy ban nhân dân thành phố về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Dịch vụ thẩm định giá và bán đấu giá tài sản thuộc Sở Tài chính thành phố Hồ Chí Minh. Phí dịch vụ thẩm định giá Trung tâm thu theo Quyết định số 204/2004/QĐUB ngày 27/08/2004 của Ủy ban nhân dân thành phố về phê duyệt mức thu phí các loại hình dịch vụ tư vấn của Trung tâm Dịch vụ Thẩm định giá và Bán đấu giá tài sản trực thuộc Sở Tài chính Hồ Chí Minh Giai đoạn chuyển sang Cơng ty cổ phần Tư vấn Thẩm định giá và Dịch vụ Tài chính (nay là Cơng ty cổ phần Thẩm định giá và Dịch vụ tài chính Sài Gòn): Thực hiện theo Nghị định số 101/2005/NĐCP ngày 03/08/2005 của Chính phủ về thẩm định giá và Thơng tư số 17/2006/TTBTC ngày 13/03/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc chuyển đổi các Trung tâm thẩm định giá sang hoạt động theo hình thức doanh nghiệp Ngày 12/09/2007, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh có Quyết định số 4123/QĐUBND về việc phê duyệt phương án và chuyển Trung tâm Dịch vụ Thẩm định giá và Bán đấu giá tài sản thành Cơng ty Cổ phần Tư vấn Thẩm định giá và Dịch vụ Tài chính Từ ngày 07/05/2008, Cơng ty cổ phần tư vấn thẩm định giá và dịch vụ tài chính chính thức đi vào hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cơng ty cổ phần lần đầu số 4103010223 ngày 07/05/2008 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp Ngày 21/01/2009, Bộ Tài chính cơng bố Cơng ty CP Tư vấn Thẩm định giá và Dịch vụ Tài chính đủ điều kiện hoạt động thẩm định giá tài sản năm 2009 tại Thơng báo số 26/TBBTC Từ ngày 05/7/2010 Cơng ty CP Tư vấn Thẩm định giá và Dịch vụ Tài chính được thay đổi thành Cơng ty cổ phần Thẩm định giá và Dịch vụ tài chính Sài Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Gòn theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế cơng ty cổ phần số: 0303291132 ngày 05/7/2010 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp Ngày 31/8/2010, Bộ Tài chính cơng bố về việc đổi tên Doanh nghiệp thẩm định giá đủ điều kiện hoạt động thẩm định giá năm 2010 tại Thông báo số 252/TBBTC 2.2 Cơ sở vật chất của Cty Cty SAFCO trước kia được đặt tại số 123 Trần Quốc Thảo, P.7, Q.3, TPHCM sau được chuyển đến 20 Trần Hưng Đạo, P.7, Q.5, TP.HCM từ tháng 8/2010. Dưới đây là một số hình ảnh của cty tại địa điểm mới CHÈN HÌNH ẢNH Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO CHỨC NĂNG NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CTY SAFCO 3.1 Đối tượng phục vụ Các tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế trong và ngồi nước, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang và cơng dân (gọi chung là khách hàng) 3.2 Ngành nghề kinh doanh Dịch vụ thẩm định giá: Thực hiện dịch vụ thẩm định giá trị quyền sử dụng đất, cơng trình xây dựng trên đất, máy móc thiết bị, dây chuyền cơng nghệ, phương tiện vận tải, hàng hóa, dịch vụ, thẩm định giá trị doanh nghiệp theo u cầu của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, cá nhân Dịch vụ tổ chức bán đấu giá tài sản: Thực hiện dịch vụ tổ chức bán đấu giá quyền sử dụng đất, cơng trình xây dựng trên đất, máy móc thiết bị, hàng hóa theo u cầu của khách hàng hoặc ủy quyền của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Dịch vụ cung cấp thơng tin giá cả thị trường: Cung cấp thơng tin và tư vấn về thị trường giá cả tài sản, hàng hóa, quảng cáo rao bán, cho th bất động sản, lập thủ tục sang tên, chuyển quyền sở hữu bất động sản và tư vấn các vấn đề có liên quan đến pháp lý về nhà đất,…theo u cầu của khách hàng Dịch vụ tư vấn: Tư vấn để chuyển nhượng, giao dịch tài sản, bồi thường, tái định cư… tư vấn cho các chủ đầu tư trong việc lập phương án bồi thường, chính sách bồi thường và tái định cư Tổ chức đào tạo, nghiên cứu khoa học thẩm định giá và dịch vụ tài chính: Tổ chức hoạt động đào tạo, nghiên cứu, hội thảo, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ thẩm định giá, lĩnh vực tài chính, kế tốn,… Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm: Xuất bản các ấn phẩm thơng tin, sách, tạp chí, về thẩm định giá, thị trường giá cả và các lĩnh vực liên quan Các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân thành phố hoặc Bộ Tài chính giao phó Thẩm định giá trị tài sản nhằm phục vụ các mục đích : Bán nhà, xưởng thuộc sở hữu nhà nước Góp vốn liên doanh, liên kết, cổ phần hóa doanh nghiệp Tính thuế, khấu hao tài sản cố định Bán đấu giá tài sản, chuyển nhượng tài sản Giải phóng mặt bằng Làm cơ sở tham khảo để bảo lãnh du học, du lịch Mua sắm, thanh lý tài sản, … Xác định giá mua, giá bán tài sản, hàng hóa, dịch vụ Các mục đích khác theo thỏa thuận,… 3.3 Một số thơng tin về kết quả kinh doanh của cty năm 2010 Doanh thu Cơng ty thực hiện chủ yếu ở lĩnh vực Thẩm định giá, đây là bộ phận mũi nhọn của Cơng ty, giữ vai trò then chốt, còn lãnh vực Bán đấu giá tài sản hiện ít khách hàng nên doanh thu đạt còn hạn chế; bộ phận Dịch vụ tư vấn bất động sản mới đi vào hoạt động từ 15/10/2009 nhưng trên đà phát triển tốt. Tính đến ngày 31/12/2010, tổng doanh thu thực hiện trong năm 2010 đạt 7.256.353.787 đồng, đạt 96,75% kế hoạch năm, so với năm 2009 đạt 138% Tỷ lệ % thực Nghị Chỉ tiêu STT ĐHCĐ Kế hoạch Thực hiện năm 2010 năm 2010 hiện so với kế hoạch năm 2010 Nhóm HAND IN HAND Ghi chú Tiểu luận Quản Trị Học A B Vốn điều lệ Doanh thu thuần Trong đó: Doanh thu thẩm định 2.000 7.500 2,000 7.500 giá Doanh thu đấu giá Doanh thu dịch vụ tư 5.800 1.500 vấn Doanh thu dich vụ tài Doanh thu khác Lợi nhuận trước thuế Thuế Thu nhập doanh nghiệp Lợi nhuận sau thuế Tỷ lệ lợi nhuận / Vốn CTY SAFCO 2,000 7.256 (3 /2) 96,75% 6.487 72 111,84% 4,82% 200 142 70,91% 2.250 2.250 361 194 2.098 93,24% 1.688 562.5 1.688 550.6 1.547 97,89% 91,67% điều lệ Phân phối thu nhập Trong đó: Quỹ đầu tư phát triển Quỹ dự phòng tài chính Quỹ khen thưởng phúc 84,40% 77,37% 169 169 155 77 lợi Chia cổ tức Lợi nhuận giữ lại Tỷ lệ cổ tức / Vốn điều 387 500 1.147 20 337 500 513 20 25% 25% 20% 5.5 2.250 6.227 2.092 lệ Thu nhập bình 10 quân/người/tháng Tổng quỹ lương Tỷ lệ lương/ Doanh thu 11 Tỷ lệ lương/ Doanh thu 30% 28,83% 12 thực hiện 30% 28,83% 3.4 Đánh giá chung 10 Nhóm HAND IN HAND 113% 92,98% Tiểu luận Quản Trị Học 21 Nhóm HAND IN HAND CTY SAFCO Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHỊNG BAN 5.1 Phòng Tài chính quản trị Về nhân sự: Phòng Tài chính Quản trị : có 10 nhân sự: o 1. Ơng Nguyễn Việt Trung – Q. Trưởng phòng 2. Bà Nguyễn Thành Huỳnh Hương Phó phòng 3. Bà Tăng Thị Trung Định Kế tốn trưởng 4. Bà Bùi Thị Thanh Bình Thủ quỹ 5. Bà Nguyễn Thị Bích Ngân 6. Bà Vũ Thị Hồng Ngun 7. Ơng Nguyễn Chiến Thắng 8. Bà Nguyễn Thị Ái Nhị 9. Nguyễn Vinh 10. Bà Nguyễn Phương Mai – Dịch vụ tư vấn Phân cơng việc của Phòng Tài chính Quản trị: o Bộ phận Kế tốn: 3 người 1. Bà Tăng Thị Trung Định Kế tốn trưởng + Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về nghiệp vụ kế tốn của Cơng ty; tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn và báo cáo kế tốn theo đúng qui định hiện hành + Lập Hợp đồng, Thơng báo phí, Biên bản thanh lý Hợp đồng 2. Bà Bùi Thị Thanh Bình Thủ quỹ + Theo dõi thu – chi tiền mặt + Làm thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc + Thủ kho cơng cụ, vật dụng của Cơng ty + Thu phí thẩm định giá trực tiếp tại đơn vị khách hàng khi Khách hàng có u cầu 22 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO + Đi Ngân hàng nộp chứng từ, nộp tiền, rút tiền cho hoạt động của Cơng ty + Nhận, nộp tiền của khách hàng các buổi đấu giá tổ chức tại Cơng ty. 3. Bà Nguyễn Thị Bích Ngân Kế tốn Tổng hợp + Theo dõi thu, chi tiền qua hệ thống Ngân hàng + Theo dõi cơng nợ + Lương + Xuất hóa đơn o Tài chính Quản trị: 6 người 1. Ơng Nguyễn Việt Trung Quyền Trưởng phòng Chịu sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, chịu trách nhiệm điều động quản lý cơng việc chung của Phòng và trực tiếp giải quyết một số cơng việc: Ký chuyển cơng văn đến trình Ban Giám đốc xin ý kiến chỉ đạo Theo dõi q trình lưu chuyển của cơng văn Tham gia góp ý xây dựng các Quy chế của Cơng ty Thực hiện các báo cáo đột xuất, các văn bản khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy định, Quy chế của Cơng ty đã ban hành Ghi Biên bản các cuộc họp giao ban mở rộng Ban Giám đốc và các Trưởng phó phòng và phát hành Thơng báo nội bộ sau cuộc họp giao ban. Tổng hợp báo cáo 6 tháng, năm 2. Nguyễn Thành Huỳnh Hương Phó Trưởng phòng Được phân cơng giải quyết một số cơng việc như sau : Qu ả n lý h s nhân sự , H ợp đồ ng lao độ ng c ủa ngườ i lao độ ng tạ i Công ty Theo dõi Hợp đồng đã ký với người lao động để kịp thời xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc, thảo Hợp đồng lao động trình Giám đốc 23 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Dự th ảo Quy ết đị nh thơi việ c, tính trợ cấ p thơi việ c trình Giám đố c xem xét Tổng hợp báo cáo tháng Kiểm tra việc giữ gìn vệ sinh, PCCC, an tồn lao động tại Cơng ty Theo dõi ngày phép năm của người lao động để ký xác nhận ngày cơng trong bảng chấm cơng hàng tháng của người lao động tại Cơng ty Theo dõi đề xuất cấp phát xăng, vật tư cần thay thế cho nhu cầu sử dụng xe của Cơng ty có kế hoạch bảo dưỡng định kỳ xe, đăng ký mua bảo hiểm xe, xét xe theo định kỳ Đặt mua Văn phòng phẩm, báo, máy móc thiết bị. . .theo nhu cầu Cơng ty Theo dõi việc sửa chữa nhỏ trang thiết bị làm việc Cơng ty. 3. Bà Vũ Thị Hồng Ngun: Văn thư Nhân viên Văn thư – Lưu trữ Theo dõi đặt mua nước uống cho Cơng ty Bán hồ sơ đấu giá Làm phiếu tạm ứng, thanh tốn chi phí tiếp khách cho Ban Giám đốc Báo tăng, gi ảm ngườ i lao độ ng cho Phòng lao độ ng thươ ng binh xã h ội Q.5 Chấm cơng cho Phòng Trực điện thoại Tổng đài Giao chứng thư, Hợp đồng cho khách hàng khi có u cầu Hàng ngày gởi Cơng văn đi Bưu điện 4. Ơng Nguyễn Vinh: Nhân viên Kỷ thuật Tin học Quản lý hệ thống mạng nội bộ Sửa chữa cài đặt máy tính Thường xun sao lưu dữ liệu của Cơng ty Biên tập nội dung Website Xây dựng nâng cấp phần mềm cho Cơng ty 5. Ơng Nguyễn Chiến Thắng: Tài xế 24 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Tài xế 2 xe: TOYOTA 16 chỗ INNOVA 7 chỗ Sửa chữa nhỏ cho Cơng ty Giao Chứng thư, Hợp đồng, Thơng báo phí, Biên bản thanh lý trực tiếp cho khách hàng. Định kỳ đề xuất mua bảo hiểm xe và xét xe theo quy định 6. Bà Nguyễn Thị Ái Nhị: Tạp vụ Dọn dẹp vệ sinh tồn Cơng ty Mua vật dụng vệ sinh Phục vụ nước uống Phòng Giám đốc và Phòng Hội đồng quản trị o Dịch vụ tư vấn: 1. Bà Nguyễn Phương Mai Cơng tác Văn thư: o * Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận văn bản đến, phân lọai mức độ cơng văn và đóng dấu cơng văn đến, ghi số cơng văn đến, ngày đến, vào sổ cơng văn và làm thủ tục chuyển giao Đối với văn bản Mật, nhân viên văn thư đăng ký vào sổ rồi chuyển cả bì cho Giám đốc giải quyết Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gởi đến Cơng ty, cơng văn gởi tay hoặc tài liệu mang những hội nghị về phải được tập trung tại Văn thư (Phòng Tài chính quản trị) của Cơng ty để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến khơng đăng ký tại Văn thư Cơng ty, người lao động Cơng ty khơng có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp có những văn bản khẩn được các phòng trực tiếp nhận, các phòng phải chuyển lại cho Phòng Tài chính quản trị làm thủ tục sau khi trình Lãnh đạo phòng và báo cáo Ban Giám đốc Cơng ty có ý kiến xử lý bướ c đầu. * Trình, chuyển giao văn bản đến: 25 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Văn bản sau khi đăng ký, tiếp nhận vào sổ phải trình ngay cho Trưởng Phòng TCQT để ghi ý kiến chuyển cho Giám đốc Cơng ty và chuyển giao phòng chức năng ngay sau khi có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và có ký xác nhận Mở sổ theo dõi cơng văn đến , cơng văn đi Photo, đóng dấu văn bản phát hành Gởi cơng văn đi Bưu điện mỗi buổi chiều Lưu trữ cơng văn đến * Quản lý văn bản đi: + Trình tự quản lý văn bản: Tất cả văn bản do Cơng ty phát hành phải được nhân viên Văn thư kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản; Đóng dấu văn bản, đăng ký vào sổ, lấy số văn bản đi Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Lưu văn bản đi + Chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi phải được hòan thành thủ tục văn thư và chuyển phát trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện, giao tận tay, fax hoặc chuyển qua mạng để thơng tin nhanh Văn bản lưu tại P.TCQT phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký * Quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu trong cơng tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu Con dấu Cơng ty do nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại Cơng ty 26 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học 5.2 CTY SAFCO Phòng thẩm định giá Khách Khách hàng hàng P. Hành P. Hành chánh T ổổ chánh T Ch ứứ cc Ch Ban Ban Giám Giám Th Thẩẩm m đđịnh ịnh đđốốcc viên viên BBộộ ph phậận n quan h quan hệệ khách khách hàng hàng P.Th P.Thẩẩm m đđịnh giá ịnh giá BBộộ ph phậận n KSCL KSCL P. K P. Kếế tốn tốn Các bước thực hiện : Bước 1 : Tiếp nhận hồ sơ, tư vấncho khách hàng về mục đích thẩm định giá Bước 2 : Trình hồ sơ cho Ban Giám đốc và ký Hợp đồng Bước 3 : Chuyển hồ sơ, hợp đồng cho Phòng nghiệp vụ Bước 4 : Phòng nghiệp vụ xử lý xong chuyển cho Bộ phận KSCL Bước 5 : Bộ phận KSCL kiểm tra nếu có sai sót chuyển lại cho Phòng nghiệp vụ chỉnh sửa, nếu khơng có sai sót chuyển cho Thẩm định viên Bước 6 : Thẩm định viên kiểm tra và ký xong trình Ban Giám đốc ký phát hành Chứng thư Bước 7 : Phòng Hành chánh Tổ chức nhận Chứng thư, Báo cáo từ Ban Giám đốc phê duyệt, photo, đóng cuốn và đóng dấu Chứng thư, Báo cáo Bước 8 : Phòng Hành chính Tổ chức chuyển Chứng thư qua Phòng Kế tốn để tính phí dịch vụ, thu phí dịch vụ và thanh lý hợp đồng Bước 9 : Phòng Kế tốn chuyển Chứng thư qua Bộ phận quan hệ khách hàng để giao cho khách hàng Bước 10 : Bộ phận quan hệ khách hàng lập Biên bản bàn giao chứng thư và giao cho khách hàng 27 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học 28 Nhóm HAND IN HAND CTY SAFCO Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO 5.3Phòng bán đấu giá tài sản Qui trình tiếp nhận và tổ chức bán đấu giá tài sản được thực hiện theo các bước cụ thể như sau : Bước 1 : Tiếp nhận hồ sơ của tài sản bán đấu giá Kiểm tra hồ sơ : kiểm tra các văn bản pháp lý liên quan đến tài sản bán đấu giá, u cầu khách hàng bổ sung hồ sơ (nếu có) Thơng báo cho khách hàng qui trình của việc tổ chức đấu giá, thời gian tổ chức, thanh tóan, phí dịch vụ đấu giá… Gởi Giấy u cầu bán đấu giá tài sản để khách hàng điền các thơng tin cần thiết của tài sản bán đấu giá (mẫu số 1) Gởi mẫu Hợp đồng ủy quyền bán đấu giá để khách hàng tham khảo (mẫu số 2) Bước 2 : Đi khảo sát thực tế : Chụp hình tài sản bán đấu giá Lập Phiếu khảo sát thực địa ghi nhận tình trạng của tài sản (mẫu số 3) Bước 3 : Ký kết Hợp đồng ủy quyền bán đấu giá tài sản : Soạn thảo Hợp đồng trình Ban Giám đốc Gởi Hợp đồng đến khách hàng tham khảo. Chỉnh sửa, bổ sung Hợp đồng (nếu có) Trình Ban Lãnh đạo 02 bên cùng ký kết Hợp đồng, HĐ được lập 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản Bước 4 : Đăng báo : Sau khi khách hàng nộp tạm ứng tiền đặt trước theo qui định của hợp đồng, tiến hành đăng báo Sài gòn giải phóng 2 kỳ (đối với động sản) và 3 kỳ (đối với bất động sản) 29 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Bước 5 : Soạn thảo qui chế, thơng báo bán đấu giá tài sản trình Ban giám đốc duyệt (mẫu số 4, 5). Bước 6 : Niêm yết thơng báo bán đấu giá tài sản : Tại Cơng ty Tại đơn vị ủy quyền Nơi có tài sản bán đấu giá. Bước 7 : Tiếp nhận khách hàng mua hồ sơ đấu giá : Bộ hồ sơ đấu giá bán cho khách hàng gồm : Giấy đăng ký mua tài sản bán đấu giá (mẫu số 6) Qui chế bán đấu giá tài sản Bản photo các văn bản liên quan đến tài sản bán đấu giá Phối hợp với Bộ phân tài vụ thu tiền bán hồ sơ cho khách hàng Bước 8 : Tiếp nhận khách hàng đăng ký tham gia đấu giá : Hồ sơ khách hàng tham gia đấu giá nộp là : Giấy đăng ký mua tài sản bán đấu giá Bản sao CMND hoặc bản photo có đối chiếu với bản chính (cá nhân), nếu là bất động sản có bản sao hộ khẩu Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh (tổ chức) Phối hợp với Bộ phân tài vụ thu tiền đặt trước của khách hàng Bước 9 : Báo cáo tình hình đăng ký đấu giá : Sau khi kết thúc thời hạn đăng ký tham gia đấu giá tài sản, tổng hợp tình hình và danh sách khách hàng đăng ký đấu giá Soạn Tờ trình về tổ chức phiên đấu giá trình Ban giám đốc (mẫu số 7) Bước 10 : Gởi thơ mời tham dự phiên đấu giá : Đơn vị ủy quyền Phòng Cơng chứng (nếu là bất động sản) Trường hợp khơng có khách hàng đăng ký tham gia đấu giá, gởi Văn bản thơng báo đến đơn vị ủy quyền 30 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Bước 11 : Tổ chức phiên đấu giá : Phối hợp với Phòng Hành chính chuẩn bị dụng cụ, sắp xếp bàn ghế Tiến hành phiên đấu giá (đính kèm Diễn biến của phiên bán đấu giá tài sản) Sau phiên bán đấu giá, phối hợp với Bộ phân tài vụ thu tiền đặt bổ sung của người trúng đấu giá và trả tiền đặt trước lại cho người khơng trúng đấu giá Bước 12 : Cơng việc sau khi đấu giá thành: Theo dõi việc thanh tóan tiền mua tài sản của khách hàng Sau khi khách hàng đã thanh tốn đủ tiền mua tài sản : Chuyển số tiền theo qui định trong Hợp đồng cho bên ủy quyền Thơng báo cho bên ủy quyền biết để bàn giao tài sản cho người mua Tham dự bàn giao tài sản với bên ủy quyền và người mua Liên hệ với khách hàng để ký Hợp đồng mua bán tài sản (mẫu số 9) Liên hệ với Phòng Cơng chứng chứng nhận Hợp đồng mua bán tài sản (nếu là bất động sản) Bước 13 : Thanh lý hợp đồng (mẫu số 10), chuyển Bộ phân tài vụ thực hiện Thanh tốn số tiền theo Biên bản thanh lý hợp đồng Xuất hóa đơn dịch vụ giá trị gia tăng cho bên ủy quyền Trường hợp đấu giá khơng thành : Gởi Văn bản thơng báo và đề nghị bên ủy quyền tiếp tục ủy quyền cho Cơng ty tổ chức đấu giá, nếu bên ủy quyền đồng ý, hai bên tiến hành ký kết Hợp đồng sửa đổi bổ sung và qui trình tổ chức bán đấu giá được thực hiện lại như từ bước KẾT LUẬN VỀ TỔNG QT: Chặng đường bảy năm hình thành và phát triển của Cơng ty Safco là một chặng đường khơng dài nhưng cũng đã đạt được nhiều thành tích đáng khích 31 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO lệ, tuy hoạt động nhiều lĩnh vực nhưng doanh thu của cơng ty phụ thuộc nhiều vào lĩnh vực thẩm định giá, chiếm đến 89,4% (2010) doanh thu. Bên cạnh những lý do khách quan, bản thân cơng ty vẫn chưa có biện pháp phát triển những lĩnh vực khác, cơng ty nên cố gắng tìm thêm khách hàng cho lĩnh vực Bán đấu giá tài sản, đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh kết hợp phát triển lĩnh vực mũi nhọn VỀ MƠI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG: o Mơi trường vĩ mơ : Bất động sản và thẩm định giá là một ngành tuy còn non trẻ nhưng đang phát triển mạnh ở nước ta. o Mơi trường vi mơ: Vì còn khá non trẻ nên các cơng ty thẩm định giá ở Việt Nam chưa nhiều nhưng đang từng bước phát triển mạnh, do đó, việc giữ vững và phát triển thương hiệu cần phải thực hiện ngay từ bây giờ Với khách hàng: Việc liên lạc với khách hàng, giữ chân khách hàng cũ cần được thực hiện tốt hơn, phải tìm ra ngun nhân khách hàng khơng tiếp tục hợp tác với cơng ty, việc thay đổi địa điểm chỉ là lý do khách quan, khơng phải là yếu tố quan trọng nhất. Chế độ hậu mãi và hoa hồng chưa thoả mãn các khách hàng truyền thống và khách hàng tiềm năng của Cơng ty, do đó dẫn đến sự ra đi của khách hàng, cơng ty cần xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt hơn o Mơi trường nội bộ : Đội ngũ cán bộ cơng nhân viên trẻ, năng động, đồn kết và nhiệt tình vì cơng việc chung, khơng ngừng học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn để đáp ứng nhu cầu cơng tác. Tuy nhiên, nhân sự của cơng ty còn khá khiêm tốn, số lượng các phòng ban còn hạn chế dẫn đến tình trạng một phòng, một người phải ơm đồm nhiều cơng việc Cơng ty thiếu cán bộ lãnh đạo cấp P.Giám đốc và Trưởng phòng nghiệp vụ vì vậy Giám đốc Cơng ty phải đảm đương nhiều việc. Điều đó gây nên áp lực cơng việc, khơng thể tập trung vào nhiệm vụ chính là hoạch 32 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO định, đề ra mục tiêu mang tầm vĩ mơ, dẫn đến sự phân quyền và ủy quyền bất hợp lý Đối với người lao động là những người chuyển cơng tác, về hưu từ bộ tài chính, các cơ quan nhà nước nên có nhiều kinh nghiệm, tuy nhiên lại thiếu nhiệt huyết, thiếu sự năng động trong cơng việc. Mơi trường làm việc khá thân thiện nhưng cũng quy tắc nên tạo được khơng khí làm vừa nề nếp vừa thoải mái. Chế độ đãi ngộ ở mức trung bình đang dần được cải thiện. Sự biến động về nhân sự đã gây khó khăn cho cơng ty, u cầu đặt ra là cơng ty phải đa dạng hóa nhân sự đồng thời có chế độ tốt hơn để giữ chân người tài, VỀ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO o Kỹ năng chun mơn: Nhà quản trị của cơng ty đều có bằng đại học và trên đại học với hơn 20 năm cơng tác trong ngành nên kỹ năng chun mơn cao, nhiều kinh nghiệm làm việc. Đây là một lợi thế khi cơng ty còn chưa phát triển mạnh, nhân sự chưa hồn thiện o Kỹ năng nhân sự : Biết lắng nghe ý kiến và dung hòa ý kiến mọi người đó là ưu điểm của nhà quản trị, nhưng nhà các nhà lãnh đão của Safco vẫn chưa thực sự giao tiếp tốt với nhân viên, đơi khi trở nên xa cách khiến nhân viên cảm thấy khơng được tự tin khi đưa ra ý kiến o Kỹ năng tư duy: Tầm nhìn và khả năng tuy duy của các nhà lãnh đạo Safco khá tốt, tuy nhiên do phải kiêm nhiệm nhiều việc nên làm giảm đáng kể thời gian để tư duy hiệu quả 33 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Các nhà quản trị của SAFCO biết kết hợp mặt tốt của phong cách lãnh đạo chun quyền và dân chủ, tạo được khơng khí làm việc nghiêm túc nhưng cũng tạo được tâm lý thoải mái cho người lao động Như vậy, từ chuyến đi thực tế này, nhóm đã học hỏi được nhiều bài học kinh nghiệm từ một doanh nghiệp cụ thể. Việc quản trị một cơng ty là một cơng việc phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng, cần phải khoa học đồng thời cũng cần tính nghệ thuật. Những ưu điểm của cơng ty Safco như: tạo được mơi trường làm việc chun nghiệp nhưng khơng căng thẳng, nhà quản trị biết kết hợp giữa mặt tốt của nhiều phong cách lãnh đạo,… là bài học thực tế để chúng tơi học hỏi. Bên cạnh đó, những điều chưa làm được hay còn hạn chế của cơng ty đã giúp chúng tơi hiểu được những vất vả khi điều hành một doanh nghiệp, từ đó xây dựng hướng đi tốt nhất cho bản thân sau này 34 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO PHỤ LỤC 7.1 Tài liệu tham khảo Hồ sơ năng lực của cty SAFCO (CTY Cung cấp) Báo cáo tài chính và báo cáo thường niên của cty (CTY Safco cung cấp) Website www. thamdinhgiasaigon.vn (web của cty Safco) 7.2 Đánh giá hoạt động nhóm Nhiệm vụ Tên thành viên Mức độ hồn Phạm Lê Th Ngọc Tổng hợp thơng tin (NT) Lập dàn bài, Bùi Nhân Ái thành TỐT TỐT Kết luận Nguyễn Thị Ngọc TỐT Hân Nguyễn Thị Phương Tìm hiểu trước về cty TỐT Ly Đinh Thị Kim Phụng Nguyễn Hồ Ngọc Phụ trách phần 1 Phần 2.1; 2.2 TỐT TỐT Thạch Cơng tác chuẩn bị thuyết trình 35 Nhóm HAND IN HAND Ký tên ... Tiểu luận Quản Trị Học 4.3 18 Nhóm HAND IN HAND CTY SAFCO Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Về cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức, các phòng ban của cty được phân chia theo cơ cấu của một cơng ty cổ phần, đồng thời có sự... 6 năm Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO 4.2 Nhà quản trị và cơ cấu tổ chức của cty Một số hình ảnh có sự tham gia của đơng đủ thành viên, ban lãnh đạo cty Hình 4 Hình 5 17 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học... đây là một số hình ảnh của cty tại địa điểm mới CHÈN HÌNH ẢNH Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO CHỨC NĂNG NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CTY SAFCO 3.1 Đối tượng phục vụ Các tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế trong và ngồi nước, tổ