BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TẠ THỊ KIM CHUNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC VIỆT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH HÀ NỘI – 2013 ii BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TẠ THỊ KIM CHUNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC VIỆT CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH MÃ SỐ : NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN THỊ TÂM HÀ NỘI – 2013 ii LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa sử dụng để bảo vệ học vị Tôi xin cam đoan rằng, giúp đỡ cho việc thực luận văn cảm ơn thơng tin trích dẫn rõ nguồn gốc Hà Nội, ngày tháng 11 năm 2013 Tác giả luận văn Tạ Thị Kim Chung i LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh mình, ngồi nỗ lực, cố gắng thân, nhận quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình nhiều cá nhân tập thể Nhân dịp này, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giúp đỡ, bảo tận tình thầy, giáo Bộ mơn Kế tốn tài thuộc khoa Kế tốn Quản trị kinh doanh, trường đại học nông nghiệp Hà Nội Đặc biệt quan tâm, hướng dẫn tận tình PGS.TS Nguyễn Thị Tâm – Khoa Kế toán Quản trị kinh doanh - Trường đại học nông nghiệp Hà Nội trực tiếp hướng dẫn bảo cho suốt q trình thực luận văn Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới phòng ban, đặc biệt phòng kế tốn, phần tin học Công ty cổ phần Thép Bắc Việt tạo điều kiện giúp đỡ tơi q trình nghiên cứu thu thập thông tin, số liệu phục vụ cho luận văn Qua xin bày tỏ lòng biết ơn gia đình, bạn bè đồng nghiệp, quan giúp đỡ, động viên tạo điều kiện thuận lợi cho suốt trình học tập nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng 11 năm 2013 Tác giả luận văn Tạ Thị Kim Chung ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN .ii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT v DANH MỤC BẢNG vi DANH MỤC BIỂU vii DANH MỤC SƠ ĐỒ viii DANH MỤC LƯU ĐỒ ix PHẦN I - MỞ ĐẦU 1.1 Sự cần thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu: 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu cụ thể: 1.3 Câu hỏi nghiên cứu: 1.4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu PHẦN II - CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU 2.1 Cơ sở lý luận hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu .4 2.1.1 Hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu 2.1.2 Các thành phần hệ thống thơng tin kế tốn 10 2.1.3 Vai trò hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp 13 2.1.4 Tính tất yếu nguyên tắc hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn NVL 17 2.1.5 Nội dụng hoàn thiện theo cấu trúc thành phần hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu 19 2.2 Cơ sở thực tiễn hệ thống thơng tin kế tốn cơng tác quản lý nguyên vật liệu Việt Nam 21 PHẦN III – GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC VIỆT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 28 3.1 Lịch sử hình thành hoạt động Cơng ty .28 iii 3.1.1 Thông tin Công ty 28 3.1.2 Lĩnh vực hoạt động cơng ty: 28 3.1.3 Quá trình hình thành phát triển 28 3.1.4 Cơ cấu tổ chức Công ty CP Thép Bắc Việt 29 3.1.5 Chức năng, nhiệm vụ Công ty: 29 3.1.6 Quy trình sản xuất đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty 30 3.1.7 Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty 31 3.1.8 Tình hình hoạt động Cơng ty .35 3.2 Phương pháp nghiên cứu 40 3.2.1 Phương pháp phân tích chi tiết phương pháp suy luận logic: .40 3.2.2 Phương pháp so sánh: 40 3.2.3 Phương pháp thu thập liệu: 41 3.2.4 Phương pháp thống kê: 42 3.2.5 Phương pháp chuyên gia: 42 PHẦN IV – HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC VIỆT ( BVG) 43 4.1 Đánh giá thực trạng hoạt động hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu Công ty CP Thép Bắc Việt 43 4.1.1 Các phận cấu thành hệ thống thông tin kế tốn ngun vật liệu Cơng ty cổ phần Thép Bắc Việt 43 4.1.2 Thực trạng hoạt động chu trình nghiệp vụ nguyên vật liệu công ty cổ phần Thép Bắc Việt 48 4.1.3 Đánh giá chung hệ thống thông tin kế tốn ngun vật liệu cơng ty cổ phần thép Bắc Việt đạt 78 4.2 Hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu Công ty cổ phần Thép Bắc Việt 82 4.2.1 Mục tiêu hoàn hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu .82 4.2.2 Hồn thiện thành phần cấu thành hệ thống thơng tin kế toán nguyên vật liệu 82 PHẦN V - KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .98 5.1 Kết luận 98 5.2 Kiến nghị 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO .100 iv DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Diễn giải BBGH Biên giao hàng CP Chi phí CNTT Cơng nghệ thơng tin ĐVT Đơn vị tính KCN Khu cơng nghiệp KT Kế tốn GTGT Gía trị gia tăng HTTT KT Hệ thống thơng tin kế toán HĐQT Hội đồng quản trị MTV Một thành viên NVL Nguyên vật liệu NKC Nhật ký chung NK Nhập kho SXKD Sản xuất kinh doanh PNK Phiếu nhập kho TNK Thuế nhập TNHH Trách nhiệm hữu hạn VT Vật tư v DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1 Tình hình tài sản nguồn vốn Cơng ty 36 Bảng 3.2 Tình hình lao động cấu lao động BVG năm 2012 38 Bảng 3.3 Kết SXKD Công ty cổ phần Thép Bắc Viết qua năm 39 Bảng 4.1 Hệ thống thơng tin kế tốn nguyên vật liệu công ty CP Thép Bắc Việt .44 Bảng 4.2 Vận hành thành phần hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu công ty cổ phần Thép Bắc Việt 46 Bảng 4.3 Hệ thống phần cứng 83 Bảng 4.4 Hệ thống phần mềm 84 Bảng 4.5 Hoàn thiện bổ sung thành phần tham gia chu trình 86 Bảng 4.6 Hồn thiện hoạt động HTHT kế toán nhập kho vật tư, nguyên vật liệu Công ty 87 Bảng 4.7 Hoàn thiện hoạt động HTTT KT xuất kho vật tư, nguyên vật liệu Công ty 88 vi đơn vị Vì vậy, đòi hỏi việc cung cấp, cập nhật thơng tin kế tốn mà cụ thể thơng tin kế toán nguyên vật liệu phải đáp ứng cầu Các thành phần tham gia chu trình nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu nên tăng cường thêm phận, dựa tảng sẵn có, cụ thể sau: Bảng 4.5 Hoàn thiện bổ sung thành phần tham gia chu trình Đối tượng tham gia Hiện Bộ phận mua hàng X Bộ phận kho x Bộ phận kế toán x Hoàn thiện Bộ phận sản xuất X Bộ phận quản lý doanh nghiệp X Mục đích - Bộ phận mua hàng tham gia vào chu trình kế tốn nguyên vật liệu công ty nhằm nắm bắt tình hình ngun vật liêu, tình hình cơng nợ với nhà cung cấp, theo dõi nguồn nhập mua NVL, - Theo dõi tình hình biến động kho vật tư, nguyên vật liệu, nguồn hàng chất lượng đầu vào - Theo dõi số lượng, tình hình tốn với nhà cung cấp - Công ty nên tham đối tượng tham gia phận sản xuất điều giúp phận sản xuất nắm tình hình thực tế, nhu cầu vật tư phân xưởng, kiểm tra chất lượng, số lượng vật tư đầu vào có phù hợp với q trình sản xuất mặt hàng cụ thể - Nắm tình hình hoạt động cơng ty cách chi tiết - Nắm tình hình cơng nợ với nhà cung cấp - Nắm tình hình hoạt động sản xuất đơn vị Bên cạnh, việc hoàn thiện đối tượng tham gia chu trình nghiệp vụ cần hồn thiện thêm hoạt động hệ thống thông tin kế toán nhập - xuất kho nguyên vật liệu theo phận Trên sở xây dựng lưu đồ luân chuyển chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu Mục đích việc hồn thiện lập sơ đồ dòng liệu nguyên vật liệu để xác định hướng nguyên vật liệu, xuất phát điểm từ nhu cầu phận 86 diễn trình Đồng thời, đảm bảo số lượng, chất lượng, đủ, xác, kịp thời Ngồi ra, việc tạo lập sơ đồ dòng liệu nguyên vật liệu cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho phận phận kho nắm tình hình nhập - xuất tồn nguyên vật liệu đối tượng; phòng kế tốn nắm chi phí phát sinh diễn nào, khâu với giá trị bao nhiêu; Nhà quản lý nắm bắt tình hình chúng doanh nghiệp, số lượng, chất lượng, chi phí cần kiểm tra Cụ thể sau: Bảng 4.6 Hoàn thiện hoạt động HTHT kế tốn nhập kho vật tư, ngun vật liệu Cơng ty I Lập kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu Ai Bộ phận kế hoạch, phòng kinh doanh Cơng việc Lập dự trù vật tư, nguyên vật liệu cho nhu cầu sản xuất, cung ứng Khi Hàng tháng, quý, năm Cách thức thực Căn vào kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, vào đơn đặt hàng khách hàng, vào nhu cầu lượng khách hàng truyền thống, phòng kế hoạch lập kế hoạch nhập mua vật tư, nguyên vật liệu trình ban giám đốc ký duyệt Mục đích Đảm bảo đủ vật tư, nguyên vật liệu cho sản xuất II Nhập kho nguyên vật liệu Ai Bộ phận KCS, phận Kho, phòng mua hàng Cơng việc Kiểm tra chất lượng, số lượng, tiến hành nhập kho Khi Khi nhà cung cấp chuyển vật tư, nguyên vật liệu đến công ty, hàng nhập cơng ty III Cập nhật chứng từ hạch tốn kế toán Ai Thu kho, kế toán kho, kế toán vật tư Công việc Lập phiếu nhập kho, thẻ kho hạch toán vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp vật tư, nguyên vật liệu, lập báo cáo tổng hợp Khi Khi nguyên vật liệu nhập kho Mục đích Đảm bảo vật tư, nguyên vật liệu nhập kho hạch tốn đầy đủ, xác, kịp thời 87 Lưu đồ 4.5 Lưu đồ chứng từ HTTT KT nhập kho vật tư, nguyên vật liệu Bộ phận kinh doanh Lập kế hoạch nhập NVL Nhà cung cấp Trả hàng Giao hàng Nhân viên bảo Kiểm tra số chuyển chứng từ vệ lượng cho kế toán Bộ phận KCS Bộ phận Kho Kế toán Kiểm tra chất lượng Đạt Lập phiếu yêu kiểm tra cầu Nhập kho Kiểm tra số lượng Đối chiếu KH/ Phiều đề Kế toán vật tư Lập phiếu nghị mua NVL Ghi nhận giá trị từ lượng nhập kho HTKT Chứng sách Ghi nhận số kho vật tư Nhập sổ Kiểm tra ghi Hệkho nhận nhập thống Phiều đề nghị Kế hoạch mua VT/NVL nhập NVL Hóanhập đơn Phiếu kho Phiếu kiểm tra NVL máy tính Phiếu NK Hóa đơn Bảng 4.7 Hoàn thiện hoạt động HTTT KT xuất kho vật tư, nguyên vật liệu Công ty I Lập kế hoạch xuất kho vật tư, nguyên vật liệu 88 Ai Công việc Khi Cách thức thực Nhân viên phân xưởng Lập phiếu đề nghị cấp vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất Khi tiến hành sản xuất theo lệnh sản xuất Căn vào kế hoạch sản xuất, vào đơn đặt hàng, nhận viên phận sản xuất tiến hành lập phiếu đề nghị cấp vật tự, gửi phòng kế hoạch để ký duyệt Mục đích Đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất II Lập phiếu xuất kho Ai Kế toán kho, phận thủ kho Công việc Khi nhận phiếu yêu cầu cấp vật tư ký duyệt phòng kế hoạch gửi xuống, phận kế toán kho, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho vật tư, nguyên vật liệu yêu cầu Khi Khi nhận lệnh xuất kho vật tư, nguyên vật liệu gửi xuống Cách thức Căn vào kế hoạch, vào phiếu yêu cầu cấp vật tư, kế toán kho lập thực phiếu xuất kho, sau gửi xuống cho thủ kho làm xuất kho vật tư, nguyên vật liệu yêu cầu Mục đích Nhằm kiểm tra lượng vật tư, nguyên vật liệu tồn hệ thống máy tính( sổ kế tốn) III Xuất vật tư, nguyên vật liệu cho phận sử dụng Ai Thủ kho, nhân viên phân xưởng, kế toán vật tư Công việc Xuất kho vật tư, nguyên vật liệu cho phận sản xuất Khi Khi thủ kho nhận phiếu yêu cầu xuất vật tư, nhận phiếu xuất kho kế toán kho Cách thức Thủ kho tiến hành xuất kho vật tư, nguyên vật liệu yêu cầu, thực tiến hành lập thẻ kho làm bản, gửi lên phòng kế tốn bản, giữ lại Mục đích Đảm bảo xuất đủ vật tư, nguyên vật liệu yêu cầu IV.Cấp nhật, hạch toán kế toán xuất kho vật tư, nguyên vật liệu Ai Thủ kho, kế toán vật tư, kế tốn tổng hợp Cơng việc Căn vào thẻ kho, phiếu xuất kho, kế toán tiến hành hạch toán kế toán, vào sổ chi tiết sổ tổng hợp loại vật tư, nguyên vật liệu xuất Khi Khi vật tư, nguyên vật liệu hoàn thành việc xuất kho Cách thức Căn vào thẻ kho, phiếu xuất kho, kế toán tiến hành hạch toán kế thực toán, vào sổ chi tiết sổ tổng hợp loại vật tư, nguyên vật liệu xuất Lập báo cáo tổng hợp Mục đích Đảm bảo hạch toán đầy đủ vật tư, nguyên vật liệu xuất kho Lưu đồ 4.6 Lưu đồ chứng từ xuất kho vật tư, nguyên vật liệu HTTT KT Công ty Bộ Phiếu yêu cầu cấp vật tư/NVL Lập phiếu xuất VT/NVL89 Phê duyệt trưởng BP Sản xuất Sản xuất phận sản xuất Lập phiếu xuất kho Ghi nhận số lượng Kế toán kho vật tư Phiếu xuất kho Ghi nhận thẻ kho Bộ phận Kho Hạch toán kế toán Kế toán vật tư Phiếu xuất kho Chứng Phiếu xuất kho VT/NVL Phiếu xuất kho từ Hệ thống tốn Hệ thống máy tính kế Các thơng tin phải tổng hợp đầu đủ: Từ phận kho để biết nguyên vật liệu thường sử dụng gần hết, nhu cầu sử dụng diễn hàng ngày, theo đơn đặt hàng Muốn biết được điều này, số liệu tổng hợp đơn đặt hàng tổng hợp cung cấp phòng kế hoạch, phòng mua hàng hóa Lượng ngun vật liệu mua hàng năm lớn phòng mua hàng hóa tìm nhà cung cấp ổn định, giá hợp lý đáp ứng cho công ty mặt chất lượng số lượng 90 Hoạt động sản xuất, gia công diễn thương xuyên, với số lượng lớn, đòi hỏi phải cập nhật thông tin liên tục, kịp thời, cần tổ chức lập luân chuyển chứng từ hợp lý vừa đảm bảo sản xuất liên tục đáp ứng nhu cầu khách hàng, vừa đảm bảo lượng nguyên vật liệu tồn kho vừa đủ, tránh biến động mặt giá Việc sử dụng tồn kho nguyên vật liệu khó đặn với mặt hàng không diễn thường xuyên Các thơng tin phải xử lý kịp thời có lúc sản lượng tăng bất thường nhu cầu tăng đột biến thị trường xây dựng, dẫn đến lượng nguyên vật liệu tồn kho không đáp ứng hết nhu cầu, khiến hội công ty với khách hàng Do vậy, công ty cần phải vào biến động kinh tế, xã hội, vào lượng khách hàng thường xuyên, nhu cầu khách hàng thương xuyên vào khả mở rộng thị trường để tính tốn chặt chẽ lượng ngun vật liệu tồn kho cần thiết, để sản xuất kinh doanh công ty ko bị gián đoạn làm giảm hiệu thu công ty Mở sổ theo dõi loại vật tư, nguyên vật liệu Hiện tại, phận kế toán theo dõi loại nguyên vật liệu chi tiết cho loại, nhiên lại không theo dõi công nợ loại chi tiết khách hàng, việc xem cụ thể công nợ loại vật tư riêng biệt với nhà cung cấp khó khăn, đó, phận kế tốn nên mở chi tiết theo dõi loại vật tư chi tiết công nợ với nhà cung cấp cụ thể Điều này, giúp cho nhà quản lý nắm bắt giá trị thực loại vật tư thời điểm công nợ nhà cung cấp với loại vật tư, giúp tạo hiệu khâu toán với nhà cung cấp  Sử dụng thông tin hệ thống thông tin kế toán cách hiệu Muốn sử dụng hệ thống thơng tin kế tốn cách hiệu quả, đem lại lợi ích cao khâu thơng tin cơng ty cần: - Lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán chi tiết để hạch toán kế toán theo phần hành cụ thể, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin Với hệ thống tài khoản cấu trúc hình cây, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hạch toán khoản nhập, xuất nguyên vật liệu chi tiết cho đối tượng, loại, đơn đặt hàng tổng hợp chi phí phát sinh liên quan đến trình sản xuất trở nên dễ dàng, 91 nhanh chóng Mặc khác,việc lựa chọn hệ thống tài khoản, theo quy trình giúp cho nhà quản lý nắm bắt dễ dàng phù hợp với hoạt động công ty - Quản lý hệ thống sổ chi tiết sổ tổng hợp - Tạo tự động bút tốn cần thiết có nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần điều chỉnh Dựa vào thông tin chứng từ nhập vào, hệ thống cho phép chạy chương trình tạo bút tốn tự động, giảm tối đa cơng việc hạch tốn thủ cơng kế tốn Mặt khác, hệ thống cho phép nhập bút tốn thủ cơng để điều chỉnh, bổ sung cần thiết Đối với nghiệp vụ giao dịch ngoại tệ, việc hạch toán theo số tiền nguyên tệ số tiền quy đổi thời điểm khác tránh khỏi chênh lệch Hệ thống cho phép tạo bút toán điều chỉnh chênh lệch tỷ giá có phát sinh - Kết nối toán điện tử qua ngân hàng: Việc thực tốn qua ngân hàng giao dịch khơng thể thiếu doanh nghiệp Hệ thống cung cấp cho doanh nghiệp giao diện mở để thực toán điện tử qua ngân hàng - Quản lý công nợ loại hàng với nhà cung cấp: Mỗi nhà cung cấp dù thường xuyên hay khơng thường xun cần phải quản lý cách hệ thống Nhờ đó, tình hình cơng nợ toán nhà cung cấp cập nhật theo dõi thời điểm nào, chi tiết theo giao dịch, hợp động hay hóa đơn Cơng ty nên có phân cơng kế toán riêng biệt cho phần hành kế toán, cụ thể với phần hành kế tốn cơng nợ khách hàng theo khu vực cụ thể - Tích hợp kế toán toán với phân hệ quản lý kho vật tư Ngồi việc hóa đơn tự động tạo thành từ chi tiết hợp đồng, việc hạch tốn tốn hóa đơn phụ thuộc vào thông tin nhận hàng từ kho Bằng việc tích hợp hai hệ thống, thơng tin cập nhật tự động, giúp cho công tác hạch tốn kế tốn xác, kịp thời - Liên kết kế toán toán với kế toán nguyên vật liệu: Hệ thống cho phép xử lý chi tiết hóa đơn xác định nguyên vật liệu nhập, xuất, thơng tin kế tốn tốn chuyển qua để xử lý, cơng tác kế toán tổ chức kết hợp với cách chặt chẽ, tránh gian lận sai sót 92 - Hệ thống báo cáo: Khi thông tin đầu vaod nhập vào hệ thống người sử dụng, với thao tác xử lys tự động hệ thống, báo cáo mà hệ thống cung cấp đảm bảo đầy đủ thông tin phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm tra thuế quản lý cấp lãnh đạo, đơn vị có liên quan Thơng tin báo cáo đảm bảo xác, kịp thời quy định nhà nước  Hồn thiện khâu q trình nhập, xuất ngun vật liệu: - Trước hết, muốn theo dõi, quản lý khâu nhập, xuất ngun vật liệu, cơng ty tiến hành theo dõi chặt chẽ ngày từ đầu khâu trước tiến hành nhập, xuất nguyên vật liệu Bộ phận cần cấp nhật xác đầy đủ thơng tin nhu cầu nhập, xuất nguyên vật liệu lượng hàng yêu cầu, đơn vị cung cấp, chi phí liên quan, Bên cạnh đó, cơng ty cần quan tâm đến khâu bảo quản nguyên vật liệu cách cụ thể loại vật tư, nguyên vật liệu Đặc thù công ty cổ phần Thép Bắc Việt hoạt động chủ yếu lĩnh vực sản xuất, gia cơng sản phẩm mặt hàng sắt, thép với khối lượng lớn vậy, cơng ty cần có bãi, kho hàng với đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị để chứa nguyên vật liệu, tránh tình trạng sắt, thép bị rỉ, biến dạng Đối với cơng ty sản xuất dự trữ đầy đủ lượng nguyên vật liệu công việc cần thiết làm cho nhà quản lý nhức nhối Hiện này, mà tình hình kinh tế có nhiều biến đối, nhu cầu thị trường biến động theo, muốn có lượng dự trữ ngun vật liệu vừa đủ cơng ty cần vào tình hình biến động kinh tế năm, vào lượng khách hàng truyền thống, vào nhu cầu khách hàng vào thị trường để đưa lượng nguyên vật liệu tồn kho vừa đủ, đáp ứng nhu cầu sản xuất mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cơng ty  Hồn thiện kết xuất liệu cung cấp thông tin hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu Cơng ty cổ phần thép Bắc việt hoạt động mơ hình cơng ty mẹ con, việc hạch tốn độc lập cơng ty báo cáo tài dạng hợp Đây khó khăn phận kế tốn, nhiên để đáp ứng nhu cầu hoạt động, làm việc công ty diễn cách hiệu quả, công ty sử dụng phần 93 mềm kế toán máy MISA cho tất công ty, bước đầu tư đồng giúp công ty ổn định hoạt động hiệu Tuy nhiên, cơng ty hạch tốn độc lập, nên mặt thơng tin công ty kho để nắm bắt, đó, cơng ty nên cài đặt thêm phần mềm quản lý nội chung, đặt mạng nội cho tồn cơng ty, để cơng ty với trao đổi thơng tin, nhu cầu ngun vật liệu, để chia sẻ phối kết hợp nhịp nhàng hiệu hơn, tranh tình trạng hệ thống công ty đơn vị thừa, đơn vị thiếu yếu tố đầu vào, gây lãng phí Cung cấp thơng tin phải xác, trung thực cho lãnh đạo Đảm bảo tính tồn diện, đầy đủ thơng tin Các báo cáo phải trình duyệt theo quy định công ty theo tháng theo đơn hàng bao gồm: Báo cáo nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu, báo cáo chi tiết cho nguyên vật liệu, báo cáo chi tiết cho đơn hàng, báo cáo chi phí phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, * Hoàn thiện tổ chức sử dụng báo cáo hệ thống thông tin kế tốn - Hồn thiện nơi nhận thơng tin: Hiện tại, công ty hoạt động máy quản lý, phòng ban nhiều bất cập, công ty nên thu gọn, sát nhập số phòng ban với nhau, phòng kế hoạch sát nhập với phòng mua hàng; kế tốn vật tư nên kiêm kế toán kho, , việc cung cấp sử dụng thơng tin phòng ban gọn nhẹ hơn, hợp lý hiệu Khi nơi nhận thơng tin bảo gồm: ban giám đốc, phòng kế tốn, phòng kế hoạch, phận KCS, phận kho - Hoàn thiện nội dung thơng tin: Hệ thống thơng tin kế tốn hoạt động nhằm mục đích cung cấp thơng tin cho phận công ty, nội dung nhập vào hệ thống cần phải đầy đủ, xác, trung thực - Hồn thiện báo cáo Nhìn chung, cơng ty cổ phần Thép Bắc Việt có phận kế tốn gồm nguồn nhân lực kết hợp với trang thiết bị, phần cứng, phần mềm hoạt động tương đối tốt Tuy nhiên, báo cáo truyền thống theo chế độ kế toán hành liên quan đến kế toán nguyên vật liệu như: sổ chi tiết, sổ tài khoản 152, bảng tổng hợp nhập 94 xuất tồn nguyên vật liệu, phận kế tốn tiết sổ để phục vụ quản lý, nội phận công ty như: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn với loại vật tư, nguyên vật liệu; ngồi hệ thống báo cáo phận kế toán nên kết xuất đường dẫn để phận tham khảo, xem thơng tin mà khơng thể sửa số liệu - Hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị Cơng ty hạch tốn theo hai mảng kế tốn, kế tốn tài cung cấp thơng tin cho đơn vị ngồi doanh nghiệp, cơng ty sử dụng hệ thống báo cáo quản trị để cung cấp thông tin xác thực cho nhà quản lý hệ thống báo cáo cần cập đầy đủ chứng từ, hạch tốn đủ nghiệp vụ phát sinh Hệ thống thơng tin kế tốn NVL Cơng ty cổ phần Thép Bắc Việt thực tốt Tuy nhiên để hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp thơng tin kịp thời, đầy đủ xác nhằm tăng cường cơng tác quản lý tài chính, Cơng ty cần sớm xây dựng ban hành quy định cơng tác kế tốn quản trị phục vụ đắc lực cho việc điều hành Kế tốn quản trị giúp cung cấp thơng tin hoạt động nội Cơng ty như: chi phí phận, công việc, sản phẩm; phân tích, đánh giá tình hình thực với kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, tiền vốn, cơng nợ; phân tích mối quan hệ chi phí với khối lượng lợi nhuận; lựa chọn thơng tin thích hợp cho định đầu tư ngắn hạn dài hạn; lập dự toán ngân sách kinh doanh nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra định kinh tế Do đó, rõ ràng kế toán quản trị hệ thống đo lường, thu thập, tổng hợp xử lý, cung cấp thơng tin kinh tế tài phục vụ cho yêu cầu quản lý việc lập kế hoạch, điều hành, theo dõi thực kế hoạch phạm vi nội Cơng ty Báo cáo Kế tốn quản trị phương tiện để ban giám đốc kiểm soát cách có hiệu hoạt động Cơng ty Chính vậy, việc thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị cho khâu nhập xuất nguyên vật liệu đặc biệt cần thiết mang lại lợi ích thiết thực cho Cơng ty Từ báo cáo kế tốn quản trị ban lãnh đạo nắm tình hình hoạt động công ty phận, khâu nói chung kế tốn ngun vật liệu cơng ty nói riêng 4.2.2.4 Hồn thiện nguồn nhân lực cho hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu 95 Một thành phần cấu trúc tạo nên hệ thống thơng tin kế tốn yếu tố người nguồn nhân lực có cơng ty Xác định rõ tầm quan trọng nguồn nhận lực có cơng ty, công ty cổ phần thép Bắc Việt trọng tới lĩnh vực Ngoài việc lựa chọn đội ngũ cán cơng nhân viên có trình độ tốt, có khả tốt, có trình độ tay nghề tốt ngày từ ban đầu hàng năm cơng ty tổ chức lớp tập huấn kỹ cho cán cơng nhân viên cơng ty Sở dĩ có lớp tập huẩn diễn hàng năm cơng ty xác định rõ mục đích, hiệu mang lại từ hoạt động này, cụ thể: - Mục tiêu tập huấn, huấn luyện: Ban giám đốc công ty xác định chuyển đổi sang hệ thống thông tin thay đổi, cán guồng quay cần huấn luyện, tập huẩn cách chu đáo phương diện để hộ hoạt động hệ thống đạt hiệu - Lý phải tập huấn, huấn luyện: Giảm thời gian học lớp quy vấn đề liên quan; Tối thiểu giám sát cần phải có; Giảm nhân dư thừa; Giảm chi phí; Tăng tính động nhân sự; Cung cấp kỹ xảo nghề nghiệp cho công nhân viên công ty; Đảm bảo hoạt động an toàn hệ thống vắng cán chủ chốt; Làm tăng mức độ thích nghi với hệ thống thông tin thay đổi; - Các lĩnh vực tập huấn, huấn luyện hướng tới hàng năm công ty: + Nhận thức sâu sắc máy tính: giới thiệu khái niệm sở, tham quan máy móc, thiệt bị, lập trình cho máy tính số thí dụ đơn giản + Sự tiến máy tính: làm quen với máy tính nhỏ theo nhiều dạng khác Làm quen với khả máy tính Vấn đề chọn nhà cung cấp máy tính, cài đặt lập kế hoạch + Nhận thức hệ thống + Huấn luyện người sử dụng thông tin hệ thống người cung cấp thông tin Phân định trách nhiệm người hệ thống Các thao tác Hệ thống biểu mẫu Các thủ tục tra cứu tài liệu + Tập huấn chức năng; thao tác; tra cứu; khởi động; tác phong, phát triển nghiệp 96 - Phương châm công tác huấn luyện là: Rèn luyện kỹ xảo qua tập thực tế; Huấn luyện vấn đề; Huấn luyện cho người; Huấn luyện liên tục, suốt trình đưa hệ thống vào sử dụng - Đặt kế hoạch trước tiến hành tập huấn, huấn luyện, công ty cần xác định rõ đối tượng huấn luyện, nội dung huấn luyện, thời gian huấn luyện, mức độ huấn luyện, kết đạt 97 PHẦN V - KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 Kết luận Trong thời đại nay, cạnh tranh ngày gay gắt, đòi hỏi doanh nghiệp đủ sức mạnh đứng vững thị trường vấn đề đem lại hiệu để đưa định kinh doanh đắn việc hệ thống thơng tin kế tốn phải đảm bảo cung cấp cho nhà quản trị thơng tin xác, đầy đủ, kịp thời Công ty cổ phần Thép Bắc Việt có ưu ngành thép khách hàng truyền thống đa dạng phong phú, có hoạt động diễn thường xun, ổn định, khơng bị ảnh hưởng nhiều biến động kinh tế Chính việc cung cấp thơng tin đặc biết thơng tin kế tốn ngun vật liệu cần thiết để giúp ích cho ban giám đốc phân tích định Luận văn trình bày cách có hệ thống lý thuyết chung hệ thống thơng tin kế tốn NVL phục vụ quản trị doanh nghiệp Từ lý luận chung sở để cơng ty hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu Luận văn trình bày thực trạng hoạt động Hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu Cơng ty cổ phần Thép Bắc Việt từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu cơng ty Các thành phần hệ thống hoạt động đồng bộ, từ phận nhập - xuất nguyên vật liệu đến phận kế toán, thủ quỹ tạo vận hành nhịp nhàng hệ thống Chu trình nghiệp vụ thực thủ tục từ xây dựng sở liệu nhập - xuất nguyên vật liệu sử dụng công cụ hệ thống lưu đồ để trình bày ln chuyển dòng thơng tin Hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu cơng ty bước đầu hoạt động theo quy trình định, thành phần hệ thống vận hành nhịp nhàng có hiệu Bộ phận tích cực hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu cơng ty phải kể đến phận thơng tin, phận kế tốn Các phận giúp hệ thống vận hành tốt thống qua chu trình nghiệp vụ bản, khơng bị vi phạm lỗi q trình sử dụng, tác nghiệp 98 Hệ thống thông tin kế tốn cơng ty cung cấp liệu thông tin cho công tác lập kế hoạch vật tư, sử dụng vật tư quản lý vật tư cách kịp thời, xác, giúp nhà quản lý có định xác, kịp thời quản lý nguyên vật liệu nói riêng sản xuất kinh doanh nói chung Hệ thống thơng tin kế tốn tập hợp chu trình quản lý thực thi kế tốn đa dạng phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý phải thực am hiểu qui trình kế tốn, vấn đề cốt lõi kế toán Đồng thời, kinh tế thị trường nay, doanh nghiệp phải chấp nhận cạnh tranh để tồn phát triển Các vị trí độc quyền khơng riêng doanh nghiệp Công ty cổ phần Thép Bắc Việt gặp khơng khó khăn hoạt động sản xuất kinh doanh, ngày có nhiều doanh nghiệp thành lập hoạt động lĩnh vực Do vậy, hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu mục tiêu quan trọng động lực giúp cơng ty hồn thiện phát triển hướng 5.2 Kiến nghị Trên sở đánh giá mặt hạn chế chủ yếu hệ thống thơng tin kế tốn NVL công ty, tác giả đưa số kiến nghị với phía cơng ty nhằm tăng cường lực hoạt động Hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu nhằm cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ mục đích quản trị chi phí cơng ty Hệ thống thơng tin kế tốn tập hợp chu trình quản lý thực thi kế tốn đa dạng phức tập, đòi hỏi nhà quản lý phải thực am hiểu qui trình kế tốn, vấn đề cốt lõi kế tốn Từ đó, làm chủ thơng tin kế toán, quản lý đưa định đắn liên quan đến lĩnh vực tài kế tốn Xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn quản lý ngun vật liệu hồn thiện hơn, phân cơng nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm cụ thể cho khâu trình sản xuất Tạo điều kiện cho nhân viên làm cơng tác kế tốn học hỏi, nâng cao trình độ tin học để vận dụng tiến bộ, thuận lợi công nghệ thông tin mang lại, giảm nhẹ công việc công tác kế tốn Tăng cường hồn thiện sở vật chất đổi công nghệ Tăng cường phối hợp hoạt động phòng ban, phận công ty, phối hợp, chia thông tin hệ thống công ty 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Nguyễn Thế Cơng (2006) Giáo trình kế tốn tài chính, NXB Tài Chính Hà Nội Phan Kiên Cường ( 2011), Nghiên cứu hoạt động hệ thống thông tin kế tốn bán hàng Cơng ty Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội, luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh - Đại học nông nghiệp Hà Nội Bộ Tài Chính (2006) Chế độ kế tốn doanh nghiệp, 1, NXB Tài Hà Nội Bộ Tài Chính (2006) Chế độ kế tốn doanh nghiệp, 1, NXB Tài Hà Nội Phạm Thị Thanh Hồng, Phạm Minh Tuấn, Giáo trình Hệ thống thơng tin kế toán quản lý , NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Thế Hưng (2008) Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn, Trường Đại học kinh tế HCM, NXB Thống kê Võ Thị Thu Hồng ( 2011), Nghiên cứu hoạt động hệ thống thông tin kế tốn ngun vật liệu Cơng ty in Nguyễn Minh Hoàng, luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh - Đại học nông nghiệp Hà Nội Võ Văn Nhị (2007), Báo cáo tài báo cáo kế toán quản trị áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam< NXB Giao thông vận tải Trần Thị Song Minh, Trương Văn Tú (2000), Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý, NXB Tin học Hà Nội 10 Hà Nguyễn (2009) Ứng dụng thông tin quản lý doanh nghiệp Việt Nam, NXB Thống kê Hà Nội 11 PGS.TS Nguyễn Thị Tâm (2000) Giáo trình Ngun lý kế tốn, NXB Nông nghiệp, Hà Nội 12 PGS.TS Nguyễn Thị Tâm (2011) Giáo trình Tổ chức kế tốn doanh nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội 13 Đặng Văn Thanh (1998) Giáo trình kế tốn quản trị doanh nghiệp NXB Tài HN 14 Thuyết minh báo cáo & báo cáo tài Cơng ty cổ phần Thép Bắc Việt năm 2010, 2011, 2012 100 ... 4.1 Hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu công ty CP Thép Bắc Việt .44 Bảng 4.2 Vận hành thành phần hệ thống thông tin kế tốn ngun vật liệu cơng ty cổ phần Thép Bắc Việt 46 Bảng 4.3 Hệ. .. tốn nguyên vật liệu Công ty cổ phần thép Bắc Việt 1.3 Câu hỏi nghiên cứu: - Hệ thống thông tin kế tốn ngun vật liệu cơng ty cổ phần thép Bắc Việt diễn nào? Mục đích việc sử dụng hệ thống thơng tin. .. luận hệ thống thơng tin kế tốn ngun vật liệu - Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế tốn ngun vật liệu Cơng ty cổ phần thép Bắc Việt - Đưa số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống thơng tin kế