Kỹ lập kế hoạch - Cách lập lộ trình đến Thành Công Thứ tư, 10 tháng 2009 04:06 (HieuHoc): Khi hỏi: "Bạn dự định sau làm gì?", bạn trẻ thường trả lời: "Tơi làm chủ doanh nghiệp, làm diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến " Nhưng đa phần bạn lại chưa có kế hoạch rành mạch để thực hóa dự định Các bạn cần kỹ lập kế hoạch Nguyên nhân việc không ý xác định kế hoạch cho bạn trẻ thiếu mục tiêu mục tiêu mơ hồ Khi bạn đặt mục tiêu dù ngắn hạn hay dài hạn cho thành chủ doanh nghiệp, lập trình viên phần mềm, nhà nghiên cứu khoa học, nhà hoạt động xã hội để cống hiến, đóng góp nhiều cho xã hội bạn cần phải có kế hoạch rành mạch bước để thực Một kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên giúp bạn có bước cụ thể đánh giá chất lượng cơng việc làm đường thực dự án I KẾ HOẠCH LÀ GÌ? Kế hoạch tập hợp hoạt động xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ thể xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu cuối đề Khi bạn lập kế hoạch tư quản lý bạn có hệ thống để tiên liệu tình xảy Bạn phối hợp nguồn lực cá nhân, tổ chức để tạo nên sức mạnh tổng hợp, giữ vững "mũi tiến cơng" vào mục tiêu cuối muốn hướng đến Bên cạnh đó, bạn dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu thực dự án II CÁCH VIẾT MỘT BẢN KẾ HOẠCH Để lập kế hoạch chi tiết, cụ thể khoa học, bạn dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm yếu tố sau: - Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) - Xác định nội dung công việc 1W (what) - Xác định 3W (where, when, who) - Xác định cách thức thực 1H (how) - Xác định phương pháp kiểm soát kiểm tra 2C (control, check) - Xác định nguồn lực thực 5M (man, money, material, machine method) Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why) Khi phải làm công việc, điều mà bạn cần phải tự hỏi là: -Tại tơi phải làm cơng việc này? - Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận tôi? - Hậu tơi khơng thực chúng? Khi bạn thực cơng việc điều bạn nên xem xét why với nội dung Khi xác định yêu cầu, mục tiêu bạn ln hướng trọng tâm cơng việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối Xác định nội dung công việc (What) - WHAT: (cái gì?) Nội dung cơng việc gì? - Hãy bước để thực công việc - Bạn rằng, bước sau phát triển bước trước Xác định 3W - WHERE: (ở đâu?) bao gồm câu hỏi sau: + Cơng việc thực đâu? + Giao hàng địa điểm nào? + Kiểm tra phận nào? + Thử nghiệm công đoạn nào? v.v - WHEN: (khi nào?) Cơng việc thực nào, giao, kết thúc + Để xác định thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng công việc + Có loại cơng việc khác nhau: cơng việc quan trọng khẩn cấp, công việc không quan trọng khẩn cấp, công việc quan trọng không khẩn cấp, công việc không quan trọng không khẩn cấp Bạn phải thực công việc quan trọng khẩn cấp trước - WHO: (ai?) bao gồm khía cạnh sau: +Ai làm việc đó? +Ai kiểm tra? +Ai hỗ trợ? +Ai chịu trách nhiệm? Xác định cách thức thực (How) HOW: (như nào?) bao gồm nội dung: - Tài liệu hướng dẫn thực (cách thức thực cơng việc)? -Tiêu chuẩn gì? - Nếu có máy móc cách thức vận hành nào? Xác định phương pháp kiểm soát (Control) Cách thức kiểm soát (CONTROL) liên quan đến: - Cơng việc có đặc tính gì? - Làm để đo lường đặc tính đó? - Đo lường dụng cụ, máy móc nào? - Có điểm kiểm sốt điểm kiểm soát trọng yếu 6 Xác định phương pháp kiểm tra (Check) Phương pháp kiểm tra (CHECK) liên quan đến nội dung sau: - Có bước cơng việc cần phải kiểm tra Thơng thường có cơng việc cần số lượng tương tự bước phải kiểm tra - Tần suất kiểm tra nào? Việc kiểm tra thực lần hay thường xuyên (nếu lần?) -Ai tiến hành kiểm tra? -Những điểm kiểm tra trọng yếu? - Trong tổ chức bạn khơng thể có đầy đủ nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất công đoạn, tiến hành kiểm tra điểm trọng yếu - Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức điểm kiểm tra chiếm 20% số lượng chiếm đến 80% khối lượng sai sót Xác định nguồn lực (5M) Nhiều kế hoạch thường trọng đến công việc mà lại không trọng đến nguồn lực, có nguồn lực đảm bảo cho kế hoạch khả thi Nguồn lực bao gồm yếu tố: + Man = nguồn nhân lực + Money = Tiền bạc + Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng + Machine = máy móc/cơng nghệ + Method = phương pháp làm việc - MAN, bao gồm nội dung: + Những thực công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? + Ai hỗ trợ? + Ai kiểm tra? + Nếu cần nguồn phòng ngừa có đủ nguồn lực người để hỗ trợ không? - MATERIAL: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm yếu tố: + Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu + Tiêu chuẩn nhà cung ứng + Xác định phương pháp giao hàng + Thời hạn giao hàng III PHÂN LOẠI - Hoạch định chiến lược - Hoạch định tác nghiệp - Hoạch định dự án - Mục tiêu - Hoạch định năm - Hoạch định tháng - Hoạch định tuần Hoạch định chiến lược - Đặc điểm: + Thời hạn: vài năm + Khuôn khổ: rộng + Mục tiêu: chi tiết - Q trình hoạch định chiến lược: + Nhận thức hội + Xác định mục tiêu + Phát triển tiền đề + Xác định phương án lựa chọn + Đánh giá phương án + Lựa chọn phương án + Hoạch định kế hoạch phụ trợ + Lượng hóa hoạch định ngân quỹ - Đầu hoạch định chiến lược: + Một kế hoạch kinh doanh + Kế hoạch phát triển công ty Hoạch định tác nghiệp - Đặc điểm: + Thời hạn: ngày, tuần, tháng + Khuôn khổ: hẹp + Mục tiêu: chi tiết xác định - Đầu hoạch định tác nghiệp: Hệ thống tài liệu hoạt động tổ chức như: + Các loại sổ tay, cẩm nang + Quy trình hoạt động + Các quy định + Hướng dẫn công việc + Các biểu mẫu + Các kế hoạch thực mục tiêu, dự án ngắn hạn Hoạch định dự án: - Xác định yêu cầu dự án - Xác định quy trình - Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án - Xây dựng kế hoạch thực dự án theo sơ đồ Gantt Mục tiêu: - Phân loại mục tiêu - Điều kiện mục tiêu - Lập kế hoạch thực mục tiêu a Phân loại mục tiêu: - Mục tiêu cấp công ty, phận, cá nhân - Mục tiêu công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn sau: + Tồn tăng trưởng + Lợi nhuận + Phân bổ nguồn lực rủi ro + Năng suất + Vị cạnh tranh + Phát triển nguồn lực + Phát triển công nghệ + Trách nhiệm xã hội b Điều kiện mục tiêu: Điều kiện mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu nguyên tắc SMART - Specific - cụ thể, dễ hiểu + Chỉ tiêu phải cụ thể định hướng cho hoạt động tương lai + Đừng nói mục tiêu bạn dẫn đầu thị trường đối thủ chiếm 40 % thị phần + Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ bạn biết phải cố đạt % - Measurable - đo lường + Chỉ tiêu mà khơng đo lường khơng biết có đạt hay không? + Đừng ghi: "phải trả lời thư khách hàng có thể" Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngày nhận - Achievable - vừa sức + Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, đừng đặt tiêu loại đạt + Nếu bạn khơng có giọng ca trời phú đừng đặt tiêu trở thành siêu Giữ trọng lượng mức lý tưởng 45kg vừa sức - Realistics - thực tế + Đây tiêu chí đo lường cân khả thực so vối nguồn lực doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc ) + Đừng đặt tiêu giảm 20 kg tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg vòng tháng, khơng thực tế - Timebound - có thời hạn + Mọi cơng việc phải có thời hạn hồn thành, khơng bị trì hỗn + Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho mục tiêu khác Hoạch định kế hoạch năm Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm: - Từ chiến lược công ty - Từ dự án tham gia - Từ mục tiêu công ty mục tiêu phận công ty giao - Từ nhiệm vụ theo chức nhiệm vụ phận Nội dung kế hoạch công tác năm: - Nội dung mục tiêu công việc - Thời gian thực - Mức độ quan trọng cơng việc (để giúp phận đặt trọng tâm vào công tác đánh giá công việc cuối năm) Hoạch định kế hoạch tháng Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng - Các công việc kế hoạch năm - Các công việc tháng trước tồn - Các cơng việc phát sinh công ty giao Nội dung kế hoạch tháng - Các công việc quan trọng tháng - Phần công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực - Các công việc chưa xác định lịch (nhưng phải làm tháng làm tháng sau) Hoạch định kế hoạch tuần Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần: - Các công việc kế hoạch tháng - Các công việc tuần trước chưa thực xong - Các công việc phát sinh công ty giao thêm Nội dung kế hoạch tuần: - Các công việc quan trọng tuần - Phần công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi (yêu cầu kết quả) - Các công việc chưa xác định lịch (nhưng phải làm tuần làm tuần sau) Tuy nhiên, khơng nên q cứng nhắc kế hoạch Vì thực tế, sống giới trẻ không đủ liệu để lập kế hoạch Thậm chí, khiếu chưa hồn thiện cách đầy đủ Vì vậy, kế hoạch bạn cần phải cập nhật, bổ sung thêm để phù hợp với điều kiện thực tế  ... lực cung cấp cho dự án - Xây dựng kế hoạch thực dự án theo sơ đồ Gantt Mục tiêu: - Phân lo i mục tiêu - Điều kiện mục tiêu - Lập kế hoạch thực mục tiêu a Phân lo i mục tiêu: - Mục tiêu cấp công... Hoạch định kế hoạch tuần Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần: - Các công việc kế hoạch tháng - Các công việc tuần trước chưa thực xong - Các công việc phát sinh công ty giao thêm Nội dung kế hoạch... kế hoạch tháng Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng - Các công việc kế hoạch năm - Các cơng việc tháng trước tồn - Các cơng việc phát sinh công ty giao Nội dung kế hoạch tháng - Các công việc quan