Mục lục Trang Mở đầu 1.1 Lí chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu 1.3 Đối tượng nghiên cứu 1.4 2 Phương pháp nghiên cứu Nội dung sáng kiến kinh nghiệm 2.1 Cơ sở lí luận sáng kiến kinh nghiệm 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề 2.4 3 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm hoạt động giáo dục, với thân, đồng nghiệp nhà trường 18 Kết luận, kiến nghị 19 I ĐẶT VẤN ĐỀ: Lý chọn đề tài: Trường THCS Xuân Châu đóng địa bàn xã miền núi huyện Thọ Xuân, điều kiện kinh tế - xã hội địa phương gặp nhiều khó khăn Nhân dân xã chủ yếu làm nơng nghiệp Trước tình hình đó, Chi bộ, Ban giám hiệu tồn thể cán bộ, giáo viên tâm xây dựng thành công trường THCS đạt chuẩn Quốc gia Cùng Đảng bộ, quyền nhân dân xã đạt mục tiêu xã miền núi huyện có cấp học đạt chuẩn quốc gia, góp phần xây dựng thành công xã nông thôn Sau nghiên cứu Thông tư số 47/2012/TT-BGDĐT Bộ Giáo dục đào tạo (BGDĐT) quy định trường THCS đạt chuẩn Quốc gia Chúng tơi nhận thấy việc khó khăn trường chúng tơi Trong khó khăn có việc thiết lập hồ sơ, phân loại hồ sơ theo tiêu chuẩn Bộ GD - ĐT quy định Đây cơng việc đòi hỏi người làm cơng tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng công việc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ sử dụng đạt hiệu Xuất phát từ vấn đề thân với chức nhiệm vụ nhân viên hành chính, ln ln tư duy, trăn trở suy nghĩ làm để thực công việc hàng ngày đạt kết cao, xếp hồ sơ khoa học, nhanh chóng tìm kiếm thuận lợi việc xây dựng trường chuẩn quốc gia Đó lý tơi chọn đề tài Mục đích : Để góp phần thúc đẩy thực việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia Trong thời đại ngày dù công nghệ thông tin phát triển mạnh thiếu hồ sơ minh chứng Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ Trường học đơn vị nghiệp thực nhiệm vụ trị giáo dục tồn diện học sinh độ tuổi đến trường Đồng thời nhà trường chấp hành đạo phòng Giáo dục huyện có mối quan hệ với quan hữu quan khác thường xuyên nên trình thực nhiệm vụ hay giải cơng việc, đòi hỏi phải có quy định thủ tục hành văn thư - lưu trữ Do để đảm bảo thơng suốt giải cơng việc cần phải có quản lý khoa học, có cải cách thủ tục hành chính, mà quan trọng cơng tác lập hồ sơ, yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực Để cơng việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên thân cán văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế cơng việc Biến khó thành dễ, để thành thói quen mình, cơng việc lúc trôi chảy đạt hiệu cao Thực trạng: Trường THCS Xuân Châu đơn vị nghiệp đạo Phòng GD&ĐT huyện Thọ Xuân công tác chuyên môn; đồng thời chịu lãnh đạo cấp uỷ Đảng quyền địa phương hoạt động khác nhà trường Đặc biệt việc thực Nghị cuả Đảng ủy xã việc phấn đấu xây dựng nhà trường đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2015-2020 Do với công việc người làm công tác văn thư –lưu trữ nhỏ quan trọng việc xác lập loại hồ sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành hồ sơ phục vụ cơng tác xây dựng trường đạt chuẩn Trong trình làm công tác văn thư - lưu trữ, thấy hết khó khăn, trở ngại q trình làm công việc Thực tế việc giao, nhận văn bản, cơng văn lưu trữ chủ yếu hình thức thủ công, xếp không khoa học Số lượng văn đến nhiều để tìm văn lưu cách nhanh chóng vấn đề không dễ dàng Theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Cơng tác văn thư, lữu chữ kỹ thuật trình bày văn hành nhà trường chưa đáp ứng u cầu Trước thực trạng trên, nhà trường bắt tay vào xây dựng trường chuẩn quốc gia Bản thân tơi nhân viên hành ln tư duy, tìm tòi để có sáng kiến tốt giúp lãnh đạo nhà trường việc thiết lập hồ sơ Phạm vi nghiên cứu: Ở đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư-lưu trữ văn phòng quan đơn vị Cán viên chức văn phòng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi cơng tác văn thư - lưu trữ Thơng qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư tất trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ Phương pháp nghiên cứu Lập hồ sơ công việc luôn đầu Mỗi cơng việc có liên quan với vấn đề phải lập hồ sơ công việc mà nhân viên văn thư phải làm; đặc biệt việc xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia.Vì tơi cần phải có phương pháp cải tiến công tác săp xếp loại hồ sơ nhằm làm cho công việc thông suốt, hiệu Kế hoạch thực hiện: Với nhiệm vụ cán văn thư-lưu trữ giúp cho lãnh đạo nhà trường điều hành công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng công tác đạo kiểm tra hoạt động tổ chun mơn, đồn thể; xử lý báo cáo thông tin cho cấp lãnh đạo Đảng, quyền địa phương lãnh đạo ngành…giải thủ tục giấy tờ hành với quan cấp trên, với cấp uỷ Đảng Nhà nước, với cá nhân, với cha mẹ học sinh, học sinh vv… II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: Cơ sở lý luận: Công tác văn thư: hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo u cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ: Là q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Hồ sơ tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với việc, vấn đề, người hình thành q trình giải cơng việc Lập hồ sơ chương trình cơng tác, kế hoạch làm việc, sở để giúp cho Lãnh đạo công tác đạo, điều hành công việc từng thời gian chủ động quán xuyến tồn mặt cơng tác, vừa thực công việc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ cách tối ưu Mọi người nhận thấy hoạt động quản lý nhà nước phải trật tự hoá, tiến hành theo thủ tục khoa học, loại thủ tục quan trọng quy định pháp luật để bảo đảm tuân thủ chặt chẽ Quản lý hành đổi thao tác liên trình tự định, đảm bảo cho tiến trình hình thành cơng việc khơng bị lãng quên, giảm bớt phiền hà cho người thực công việc Thời gian nghiên cứu : - Từ thực trạng vừa nêu qua thời gian công tác nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi người làm công tác cần phải hiểu công tác văn thư tồn cơng việc xác lập hồ sơ tổ chức giải quản lý văn theo phạm vi, nhiệm vụ chức Muốn thân tơi phải ln động, sáng tạo tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành nhằm giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng, xác Đồng thời giúp cho lãnh đạo quản lý, đạo kiểm tra công việc quan chặt chẽ Góp phần tiết kiệm cơng sức, thời gian giải công việc trước mắt đưa vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài - Như người làm nhiệm vụ công tác văn thư trường học cần nắm vững số nội dung sau để xử lý có hiệu quả: + Nhận vào sổ công văn đến + Vào sổ gửi công văn + Làm hồ sơ sổ sách ghi chép tài liệu + Lập hồ sơ; phân loại lưu trữ hồ sơ Trường học đơn vị nghiệp, không giống đơn vị hành khác; tất phòng ban lập hồ sơ theo cơng việc làm, cuối năm lại nộp cho phận văn thư lưu trữ Còn trường học tất công văn giấy tờ ngày đến trường phải qua phận văn thư xử lý vào sổ trình hiệu trưởng sau hiệu trưởng phê duyệt lưu, chuyển giao cho phận có liên quan để thực Như vậy, việc lập hồ sơ tiến hành theo từng thời gian, từng công việc Khi công việc kết thúc hồ sơ kết thúc, đồng thời hồ sơ việc phải lập xong để lưu trữ, cần thiết đem tra cứu Việc lập hồ sơ nhân viên văn thư xếp cách có hệ thống, có khoa học tạo điều kiện cho việc giải nhiệm vụ cách nhanh chóng, xác đạt hiệu cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu trường học cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất tài liệu Do đó, năm gần máy hành trường từ hiệu trưởng đến tổ cơng tác thông suốt đảm bảo thông tin hai chiều, giúp cho công tác lãnh đạo, đạo kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ nhà trường ngành thời gian qua Giải pháp thực : a Lập hồ sơ theo quy định : - Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến hết 31/12/cuối năm Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01/năm sau, tương tự thực năm - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định … theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía có ghi tờ mục lục - Cuối năm tất đóng lại thành tập đưa vào lưu trữ b Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi: Theo Thông tư 47/2012 Bộ GD&ĐT tiêu chuẩn quản lý nhà trường quy định loại hồ sơ trường chuẩn văn thư phải thiết lập số loại hồ sơ nên xếp sau: THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA TT Mã số Chung Chi tiết 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Tên hồ sơ TIÊU CHUẨN I: HỒ SƠ QUẢN LÝ NHÀ TRƯỜNG 01 01 Sổ đăng 02 02a Sổ gọi tên ghi điểm 02b Sổ gọi tên ghi điểm 02c Sổ gọi tên ghi điểm 03 03a Sổ ghi đầu 03b Sổ ghi đầu 03c Sổ ghi đầu 04 04a Học bạ K9 05 06 07 08 04b 04c 04d 05 06 07a 07b 08a 08b 08c 08d Học bạ K8 Học bạ K7 Học bạ K6 Sổ quản lý văn chứng Hồ sơ phổ cập Sổ nghị Biên họp HĐ GD năm Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên, nhân viên Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên Ghi 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2011-2015 2012-2016 2013-2017 2014-2018 2012-2014 2012-2015 2012-2015 2012-2013 2013-2014 2014-2015 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 09 10 11 12 13 14 15 16 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 09a 09b 09c 10a 10b 10c 11 12 13 14a 14b 14c 15 16a1 16a2 16a3 16b1 16b2 16b3 16c 16d 16e1 16e2 16e3 17 43 44 45 46 47 48 49 17a 17b 17c 17d 17e 17g 17f 18 50 51 52 53 54 18a 18b 18c 18d 18e 19 55 56 57 19a 19b 19c Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh Sổ lưu công văn đến Sổ lưu công văn đến Sổ lưu công văn đến Sổ quản lí tài sản Sổ quản lí tài Sổ vàng giáo viên học sinh Kế hoạch công tác hàng năm BB họp thi đua BB họp hội đồng QĐ khen thưởng cơng tác quản lí Hồ sơ chi Kế hoạch công tác Kế hoạch công tác Kế hoạch công tác Biên sinh hoạt Biên sinh hoạt Biên sinh hoạt Sổ nghị Sổ đảng viên QĐ công nhận danh hiệu QĐ công nhận danh hiệu QĐ công nhận danh hiệu Hồ sơ cơng đồn Kế hoạch cơng tác Cơng đồn Báo cáo hoạt động Cơng đồn Biên sinh hoạt Cơng đồn QĐ cơng nhận danh hiệu Kế hoạch nữ cơng Báo cáo cơng tác nữ cơng Sổ đồn viên cơng đồn Hồ sơ đồn niên Kế hoạch cơng tác hàng năm Báo cáo hoạt động ĐTN Biên sinh hoạt QĐ công nhận danh hiệu Hồ sơ lao động Hồ sơ đội Kế hoạch công tác hàng năm Biên sinh hoạt Báo cáo hoạt động đội 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2012-2015 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 19d 19e 19g 19f QĐ công nhận danh hiệu Biên giao ban KH hoạt động chữ thập đỏ Báo cáo chữ thập đỏ 20 Ban kiểm tra nội trường 20a Kế hoạch công tác 20b Báo cáo kết kiểm tra nội trường 21 Hồ sơ tổ chuyên môn 21a1 Kế hoạch công tác tổ tự nhiên 21a2 Biên sinh hoạt tổ tự nhiên 21a3 Báo cáo hoạt động tổ tự nhiên 21b1 Kế hoạch công tác tổ xã hội 21b2 Biên sinh hoạt tổ xã hội 21b3 Báo cáo hoạt động tổ xã hội 21c Quyết định công nhận danh hiệu tổ 22 Hồ sơ tổ hành 22a Kế hoạch cơng tác 22b Biên sinh hoạt tổ hành 22c Báo cáo hoạt động tổ hành 22d Quyết định công nhận danh hiệu tổ TIÊU CHUẨN II - HỒ SƠ CÁN BỘ GIÁO VIÊN - NHÂN VIÊN Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên 23 23a Hồ sơ cán giáo viên tổ tự nhiên 23b Hồ sơ cán giáo viên tổ xã hội 23c Hồ sơ cán nhân viên tổ hành 23d Hồ sơ CB-GV-NV nhà trường 23e Danh sách CB-GV-NV nhà trường 24 24 Quyết định xếp loại CBQL cấp QLGD 25 25 Quy chế thực dân chủ đơn vị TIÊU CHUẨN III: HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC 26 26 Báo cáo tổng kết năm học 27 Hồ sơ hoạt động lên lớp 27a Kế hoạch hoạt động lên lớp 27b Báo cáo hoạt động lên lớp 28 Kế hoạch bồi dưỡng giáo viên 28a Kế hoạch bồi dưỡng giáo viên 28b Báo cáo tổng kết công tác BDGV 29 Hồ sơ hoạt động chuyên môn 29a Các kế hoạch hoạt động chuyên môn 29b Báo cáo tổng kết hoạt động chuyên môn 30 Hồ sơ chuyên đề đổi PPGD 30a Kế hoạch triển khai chuyên đề đổi PPGD 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 30b Báo cáo triển khai chuyên đề đổi PPGD 31 Hồ sơ dạy hướng nghiệp 31a Kế hoạch dạy hướng nghiệp 31b Báo cáo công tác dạy hướng nghiệp 32 Hồ sơ dạy tự chọn 32a Kế hoạch dạy tự chọn 32b Báo cáo công tác dạy tự chọn 33 Hồ sơ vận động, phong trào thi đua 33a KH hưởng ứng vận động "Nói khơng… Trong GD" 33b Kế hoạch hoạt động kỉ niệm ngày lễ lớn năm 34 Hồ sơ phổ cập THCS 34a Kế hoạch phổ cập GDTHCS 34b Báo cáo phổ cập GDTHCS 35 Hồ sơ dạy bồi dưỡng + phụ đạo 35a Kế hoạch dạy bồi dưỡng + phụ đạo 35b Báo cáo công tác dạy bồi dưỡng + phụ đạo 36 36a Hồ sơ hoạt động chuyên môn 36b Quyết định phân công chuyên môn 37 37 Hồ sơ trường học thân thiện TIÊU CHUẨN IV - HỒ SƠ CƠ SỞ VẬT CHẤT VÀ THIẾT BỊ 38 Hồ sơ phòng thí nghiệm thực hành 38a Nội quy phòng thí nghiệm, thực hành, phòng vi tính 38b Kế hoạch mua sắm trang thiết bị 38c Sổ theo dõi nhập thiết bị, đồ dùng dạy học hàng năm 38d Báo cáo công tác mua sắm TTB-ĐDDH 38e Sổ theo dõi sử dụng thiết bị dạy học 39 Hồ sơ thư viện 39a Nội quy thư viện nhà trường 39b Sổ tổng quát 39c Sổ đăng kí cá biệt 39d Sổ theo dõi nhập sách báo thư viện 39e Sổ theo dõi mượn sách - báo giáo viên 39g Sổ theo dõi mượn sách - báo học sinh 39f Biên kiểm tra công nhận QĐ công nhận TV chuẩn 40 Hồ sơ y tế 40a Kế hoạch y tế học đường 40b Sổ theo dõi cấp thuốc năm 40c Sổ theo dõi nhập thuốc hàng năm 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 40d Sổ theo dõi khám chữa bệnh thường xuyên 40e Y bạ, BHYT CBGV HS 41 Hồ sơ thể chất 41a Kế hoạch giáo dục phát triển thể chất 41b Báo cáo tổng kết công tác GD thể chất nhà trường 41c KH ngoại khoá TDTT - Tổ chức HKPĐ hàng năm bồi dưỡng HS khiếu TIÊU CHUẨN V - CƠNG TÁC XÃ HỘI HỐ GIÁO DỤC Cơng tác xã hội hoá giáo dục 42 42a Kế hoạch + báo cáo cơng tác xã hội hố giáo dục 42b Kế hoạch hội phụ huynh 42c Kế hoạch huy động bảo quản vật chất 42d Báo cáo kết huy động nguồn lực XD CSVC 43 43a Biên đại hội giáo dục 43b Biên hội nghị CB viên chức 43c Biên hội đồng giáo dục 43d Biên làm việc với hội cha mẹ học sinh 43e Biên họp phụ huynh 43f Biên nhận - bàn giao học sinh với địa phương hè 44 44 Sổ liên lạc nhà trường gia đình HỒ SƠ CHUNG 45 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 2012-2015 136 45a Biên tự kiểm tra đề nghị xét công nhận trường chuẩn cấp quản lí 45b Báo cáo q trình thực tiêu chuẩn 137 138 45c Các loại biên phiếu kiểm tra 45d Sơ đồ quy hoạch Nhà trường Công tác kiểm tra công nhận trường THCS chuẩn Quốc gia Buổi làm việc đoàn kiểm tra trường THCS đạt chuẩn quốc gia c Học bạ: Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng Để quản lý tốt học bạ thiết phải làm: - Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại - Học bạ cần bọc nhựa để bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 6, Học bạ lớp có xác nhận học xong chương trình tiểu học, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng vào trang - Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính xác, đầy đủ chi tiết học bạ, phải lập biên cụ thể Nhân viên văn thư xem xét xử lý có thiếu sót mà thuộc lĩnh vực báo cáo cho giáo viên có liên quan để xử lý - Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng lớp, bỏ vào tủ riêng để lưu giữ, bên cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin Cuối học kỳ giao cho giáo viên ghi kết học tập học sinh thu lại gìn giữ cẩn thận, kiểm tra trước trình hiệu trưởng ký duyệt cuối năm Lưu hồ sơ học sinh d Sổ đăng bộ: Đây công việc quan trọng công tác xây dựng trường chuẩn, đánh giá q trình đào tạo cấp học tiêu chuẩn quản lý nhà trường sổ đăng loại sổ sách có tiêu chuẩn mà thơi tiêu chuẩn 4.Sổ đăng phần quan trong trình đào tạo ,chất lượng giáo dục nhà trường khóa học - Sau hồ sơ tuyển sinh lớp xong đuợc phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ngồi giấy nháp sau mở trang sổ ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) - Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như:lên lớp,ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học.cuối cấp học, thống kê đầu kỳ bao nhiêu, cuối kỳ lại bao nhiêu; học sinh trường bao nhiêu…Đây kết trình đào tạo để làm công tác phổ cập giáo dục xây dựng trường đạt chuẩn - Sổ đăng ghi đầy đủ thông tin cột mục quy định, cập nhật kịp thời cuối năm trình hiệu trưởng ký duyệt + Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) + Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) + Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học phải có xác nhận hiệu trưởng + Sổ theo dõi học bạ lớp năm học (sổ theo dõi diễn biến, tăng hay giảm lớp năm học) + Sổ ký mượn – trả GVCN lớp sử dụng học bạ cần thiết e Sổ quản lý việc cấp phát - Văn chứng học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học lưu giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận phải ký nhận, ghi tên rõ ràng trường hợp có phụ huynh nhận phải có giấy ủy quyền Nhờ giúp cho lãnh đạo nhà trường quản lý tốt, cuối năm học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên số học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ g Hồ sơ Cán công chức 10 Hồ sơ cán viên chức tài liệu pháp lý phản ánh thông tin CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm chất đạo đức, trình độ lực, mối quan hệ gia đình xã hội….Được ủy nhiệm Hiệu trưởng quản lý mảng này, đòi hỏi phải có tính thống ,khoa học quản lý đầy đủ xác thơng tin, hồ sơ quản lý, sử dụng bảo quản theo chế độ tài liệu mật nhà nước quy định Thành phần hồ sơ CBCC gồm - Tập lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, định liên quan, cấp tự kiểm điểm, trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có)- Phiếu đánh giá cơng chức hàng năm- bì kẹp (nghị – định nhân – Nhận xét đánh giá đơn thưbảng kê thành phần tài liệu có hồ sơ ) Q trình lưu trữ: - Các hồ sơ phải Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ - Khi chuyển giao hồ sơ CBCC tiếp nhận Hồ sơ CBCC cần phải thực theo định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy chế quản lý hồ sơ CBCC - Sắp xếp hồ sơ theo tổ công tác để đảm bảo ngun tắc dễ nhìn thấy; khơng thất lạc hồ sơ quản lí Ngồi việc lưu trữ hồ sơ tủ tơi lưu trữ phần mềm liệu PMIS máy vi tính,dựa vào chương trình cập nhật thường xuyên thay đổi giáoviên, nhân viên thay đổi hệ số lương, hoàn cảnh gia đình,q trình đào tạo.Tồn hồ sơ lưu giữ cẩn thận cần dễ tra cứu Tử quản lí hồ sơ cán cơng chức h Hồ sơ theo công việc: Hằng ngày nhà trường hình thành loại giấy tờ, tài liệu; đồng thời thường xuyên nhận văn hướng dẫn, đạo quan chủ quản, quyền cấp vv…Nên hình thành thêm hồ sơ mang tính cơng vụ( Hồ Sơ cơng việc) để dễ quản lý công việc hồ sơ minh chứng để xây dựng trường chuẩn quốc gia Tủ hồ sơ công tác văn thư - lưu trữ Kết thực : Trên hồ sơ cơng việc việc Có thể sau xem xét chứng kiến xếp người ta cho nguyên tắc buộc phải có, cho rườm rà, máy móc Nhưng thực tế hồ sơ minh chứng việc xây dựng trường chuẩn Quốc gia Là việc làm có ý nghĩa lớn cho cơng tác lưu trữ tra cứu tài liệu, hồ sơ sau cần thiết Chính từ thao tác thận trọng tỷ mỷ xếp loại văn cách ngăn có khoa học nên từ năm 2015 đến trường THCS ln hồn thành tốt nhiệm vụ công nhận trường THCS đạt chuẩn Quốc gia Riêng thân tơi ln hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao 11 Bài học kinh nghiệm Hiện nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác trường học hỏi cách làm áp dụng cho tổ lập nhiều loại hồ sơ liên quan đến công việc làm tổ để tập hợp hình thành hồ sơ “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia” III KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ Kết luận: Qua việc lập hồ sơ theo quy định lập hồ sơ theo công việc thân tơi, ngồi việc giúp cho tơi hồn thành nhiệm vụ cách tốt nhất, mà giúp cho cán quản lý xếp cơng việc làm cách khoa học, thuận tiện, tra cứu dễ dàng; không bỏ qn, bỏ sót cơng việc, nâng cao chất lượng cơng tác dạy học Nó giúp cho đơn vị hệ thống tồn cơng việc thực thời gian qua, đồng thời bổ xung điểm thiếu để hồn thiện, Tơi cho ngày thi đua làm việc mang lại hiệu cao thiết thực thành xứng đáng Bởi năm công tác xây dựng cho kế hoạch thực cơng việc cách xác, theo dõi cơng việc tồn diện, bảo đảm công việc chung trường; Đồng thời phổ biến hướng dẫn cho số thầy giáo có liên quan đến hồ sơ tổ trưởng chun mơn, trưởng đồn thể cách hình thành hồ sơ cơng việc Chính mà tổ chun mơn tổ cơng đồn lập nhiều loại hồ sơ: hồ sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây dựng trường học thân thiện Qua q trình thực cơng việc lập hồ sơ cho từng công việc giúp cho lãnh đạo nhà trường lập nhiều loại hồ sơ lưu giữ cẩn thận Và quan trọng công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia” Công tác văn thư – lưu trữ đóng góp vai trò quan trọng nguồn cung cấp thơng tin xác có giá trị pháp lí việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo trình thực tiển việc lập hồ sơ “xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia” Nhờ có biện pháp cải tiến , đảm bảo tính khoa học , xác nên thời gian qua cơng tác văn thư hành nhà trường đảm bảo thực đầy đủ nguồn thông tin – đến cách đầy đủ xác kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý nhà trường đạt hiệu cao ,Thực hiên Thắng lợi nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đề Trong thời kỳ đất nước đổi theo hướng công nghiệp hố - đại hố, thời kỳ Cơng nghệ thơng tin, máy tính thay người làm nhiều việc có lĩnh vực hành Tuy nhiên máy tính khơng thể chủ động thay người xếp thời gian, công việc cách cụ thể Mà phải người định thời gian tổ chức xếp cơng việc cho mình.Trong q trình công tác, thân rút kinh nghiệm: Nếu muốn xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết phải trọng khâu hình thành hồ sơ ban đầu Vậy tất hồ sơ công việc, công văn giấy tờ xếp trật tự quy trình thân nêu trên, tất yếu đảm bảo công việc thực đầy đủ, hiệu quả, thời gian Vì vây, năm làm công tác đúc kết kinh nghiệm phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực nhiệm vụ giúp hiệu trưởng quản lý cơng việc chặt chẽ, sâu sát Đặc biệt việc phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia” 12 Kiến nghị: Để xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết người làm công tác văn thư phải thiết lập loại hồ sơ theo quy định rõ ràng quy chế chuyên môn Nên thành lập loại hồ sơ hành theo thời gian hình thành cơng việc Các cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất tủ - kệ, máy tính nhằm phục vụ tốt cho cơng tác lưu trữ Trên kinh nghiện mà tơi thực q trình cơng tác thực tế Trường THCS việc “xây dựng Trường THCS đạt chuẩn quốc gia” XÁC NHẬN CỦA Thọ Xuân, ngày 30 tháng năm 2017 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Tơi xin cam đoan SKKN viết, không chép nội dung người khác NGƯỜI VIẾT Hà Thị Loan 13 ... trưởng quản lý công việc chặt chẽ, sâu sát Đặc biệt việc phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia 12 Kiến nghị: Để xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết người làm công tác văn. .. lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ. .. 56 57 19a 19b 19c Sổ khen thư ng, kỉ luật học sinh Sổ khen thư ng, kỉ luật học sinh Sổ khen thư ng, kỉ luật học sinh Sổ lưu công văn đến Sổ lưu công văn đến Sổ lưu công văn đến Sổ quản lí tài sản