LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường nay, doanh nghiệp canh tranh với vô gay gắt để tồn phát triển bền vững, có chỗ đứng thị trường Đặc biệt hoạt động thương mại điện tử ngày trở nên đa dạng, phong phú có ý nghĩa quan trọng quốc gia kinh tế toàn cầu Là sinh viên theo học ngành Quản trị văn phịng trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội Khi nhà trường tạo điều kiện thực tế em xác định mục tiêu phải cố gắng đợt thực tập Công ty mà em chọn Công ty TNHH Ethertech Việt Nam công ty điện tử có uy tín đáng tin cậy nhiều doanh nghiệp tin tưởng hợp tác làm đơn vị thực tập Đây ngành vốn có nhiều đối thủ cạnh tranh chất lượng sản phẩm yếu tố mà Công ty đặt lên hàng đầu lấy yếu tố cạnh tranh với công ty khác Để đảm bảo chất lượng dự án theo mục tiêu đề ra, việc đảm bảo tiến độ thi cơng, trình độ nhân cơng, Cơng ty cịn ln trọng đến việc tìm kiếm nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu vào Em xin chân thành cảm ơn thầy Hà Thành Công tận tình hướng dẫn góp ý cho em suốt q trình thực tập Ngồi ra, em xin chân thành cảm ơn tập thể cán nhân viên Công ty TNHH Ethertech Việt Nam tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập hoàn thiện báo cáo thực tập tổng hợp PHẦN KHÁI QUÁ TRUNG VỀ CÔNG TY TNHH ETHERTECH VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty TNHH ETHERTECH Việt Nam - Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH ETHERTECH Việt Nam - Ngành nghề kinh doanh: Gia cơng khí, xử lý tráng phủ kim loại - Địa chỉ: Lô CN-07 khu Công nghiệp Vân Trung, Xã Vân Trung, Huyện Việt Yên, Tỉnh Bắc Giang - Quy mô: 400 – 500 công nhân viên - Q trình phát triển: Cơng ty TNHH ETHERTECH VIỆT NAM công ty 100% vốn đầu tư Hàn Quốc Cơng ty ln chào đón nhân tài, sẵn sàng làm việc gắn bó với cơng ty Là công ty thành lập chưa lâu ETHERTECH ngày phát triển khẳng định vị thị trường Cơng ty thức hoạt động với số lượng công nhân 100 người, ngày đầu hoạt động sở vật chất công ty cịn chưa hồn thiện đội ngũ lao động cịn mỏng, với số lượng nhân viên quản lý cịn ít, đến số tăng lên gấp nhiều lần, sở vật chất trang thiết bị đầy đủ, số lượng lao động giỏi đáp ứng nhu cầu Công ty ngày đông Công ty đến việc xây dựng sở vật chất, mua sắm máy móc đại phục vụ cho trình sản xuất Trong thời gian qua Cơng ty ln quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực nâng cao chất lượng đào tạo phát triển nhân lực, nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp Công ty cố gắng đầu tư phát triển nghiệp, nghiên cứu phát triển khả cá nhân Với địa thuận lợi, tiện cho việc lại, nguồn nhân lực dồi tạo động lực cho Công ty ngày phát triển dần khẳng định thương hiệu thị trường đại 1.2 Nhiệm vụ nhiệm vụ khác công ty TNHH ETHERTECH Việt Nam Ethertech Việt Nam chuyên sản xuất phân phối sản phẩm từ kim loại đúc Chuyên sản xuất ăng ten cho điện thoại dị động thiết bị điện tử khác ₋ Tổ chức lao động theo pháp luật ngành nghề theo giấy phép kinh doanh, đảm bảo hoạt dộng có hiệu ₋ Thực tiêu nộp ngân sách nộp thuế doanh thu, thuế vốn, khấu hao bản, chịu trách nhiệm kết lao động ₋ Thực phân theo lao động, chăm lo đời sống vật chất lẫn tinh thần nhân viên Công ty ₋ Tạo việc làm, đảm bảo thu nhập cho nhân viên, đáp ứng đời sống vật chất tinh thần cho nhân viên 1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 1.3.1 Sơ đồ máy quản lý cơng ty TNHH ETHERTECH Giám Đốc Phịng GĐ Kinh Doanh Phịng Kinh Doanh Phịng Hành Chính Phịng Tài Chính Kế Tốn Phịng GĐ Sản Xuất Phịng Nhân Sự Phịng Điều Hành Sản Xuất Phòng Tổng Hợp Văn Thư 1.3.2 Chức năng, quyền hạn nhiệm vụ phận 1.3.2.1 Giám đốc Giám đốc người chịu trách nhiệm giám sát kiểm soát tất vấn đề liên quan đến chiến lược kinh doanh công ty, khía cạnh chiến lược kinh doanh cơng ty Giám đốc người huy doanh nghiệp, nhận nhiệm vụ hoạch định chiến lược tầm nhìn thích hợp, hướng tới mục tiêu phát triển công ty dài hạn  Nhiệm vụ: - Xây dựng chiến lược kế hoạch kinh doanh thích hợp, đảm bảo tính quán chúng với mục tiêu ngắn hạn dài hạn - Lãnh đạo tạo động lực cho cấp để thúc đẩy nhân viên tạo thành đội ngũ suất, hiệu - Giám sát tất hoạt động vận hành kinh doanh, đảm bảo đạt mục tiêu kinh doanh, phù hợp với chiến lược sứ mệnh chung - Đưa định đầu tư hợp lý để thúc đẩy doanh thu tăng lợi nhuận - Đảm bảo việc tuân thủ nguyên tắc pháp lý sách nội để trì tính hợp pháp đạo đức kinh doanh công ty - Kiểm tra báo cáo tài phi tài để đưa giải pháp hay cải tiến - Xây dựng mối quan hệ tin cậy với đối tác bên liên quan; đầu mối liên lạc với cổ đông quan trọng - Phân tích cố cung cấp giải pháp để đảm bảo công ty tồn phát triển - Đảm bảo hiểu biết chuyên sâu thị trường lĩnh vực công ty 1.3.2.2 Phòng Giám đốc kinh doanh  Chức - Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh ngành nghề, pháp luật, mang lại hiệu cao - Xây dựng chiến lược kinh doanh chung Công ty theo giai đoạn: Ngắn hạn – Trung hạn – Dài hạn; công tác tài – ngân hàng - Thực chức liên quan đến hoạt động cổ phần cổ phiếu doanh nghiệp - Theo dõi, hỗ trợ, tổng hợp báo cáo cho Giám đốc tình hình hoạt động tồn Cơng ty cơng ty thành viên, liên kết hợp đồng góp vốn liên doanh - Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm - Giám sát kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao - Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo chiến lược kinh doanh - Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết - Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh - Xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho sản phẩm theo giai đoạn đối tượng khách hàng  Nhiệm vụ: - Thực xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch cơng việc Phịng tháng để trình giám đốc phê duyệt - Tổ chức máy nhân sự, phân cơng cơng việc Phịng để hồn thành ngân sách năm, kế hoach cơng việc phịng/ban phê duyệt thời kỳ - Thực báo cáo nội theo Quy định Công ty báo cáo khác theo yêu cầu Ban điều hành - Xây dựng quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực Phòng; đánh giá hiệu quy trình, quy định thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động Công ty - Lập báo cáo thống kê, phân tích, đánh giá, nhận xét tình hình sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực kỳ họp giao ban họp đột xuất - Tổng hợp, phân tích số liệu tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty thành viên, liên kết; tình hình đầu tư tài Cơng ty - Làm thủ tục thành lập, giải thể, sáp nhập, thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty, Chi nhánh theo luật định - Thống kê, đối chiếu hợp đồng, khối lượng hồn thành, cơng nợ lĩnh vực tư vấn với phòng ban khác; đồng thời đề xuất hướng xử lý việc thực hợp đồng, thu hồi nợ khó địi, hồ sơ cắt giảm chi phí tư vấn, xây lắp có Quyết định phê duyệt tốn vốn đầu tư cơng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt 1.3.2.3 Phịng tài kế tốn  Chức năng: Phịng Tài kế tốn Tổng cơng ty có chức tham mưu, giúp việc Hội đồng thành viên, giám đốc Tổng công ty lĩnh vực cơng tác tài chính, kế tốn; cơng tác quản lý vốn, tài sản; công tác kiểm tra, kiểm sốt nội bộ; cơng tác quản lý chi phí phân tích hoạt động kinh tế  Nhiệm vụ quyền hạn: - Xây dựng kế hoạch tài hàng năm, ngắn hạn dài hạn phù hợp với kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh công ty - Theo dõi tình hình thực kế hoạch tài duyệt đề xuất biện pháp điều chỉnh phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh công ty thời điểm - Tổ chức cơng tác hoạch tốn kế tốn, cơng tác thống kê máy ké toán thống kê theo luật - Xây dựng trình duyệt phương án thay đổi cấu vốn, tài sản, điều hịa vốn cho cơng ty tương ứng với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh - Tổ kiểm tra kiểm soát việc chấp hành quy chế tài phận đơn vị trực thuộc - Kiểm tra chủ trì sét duyệt tốn cho cơng ty 1.3.2.4 Phịng tổng hợp văn thư - Xây dựng, trình giám đốc quy chế, quy định ăn thư, lưu trữ - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định pháp luật công tác văn thư - Xây dựng, tổ chức thực đề án, dự án, chương trình, ngắn hạn, dài hạn cho cơng ty 1.3.2.5 Phòng nhân  Chức năng: - Xây dựng văn liên quan đến hoạt động Công ty - Xây dựng qui trình làm việc khái quát chung cho phịng cơng ty - Quản lý cấp phát đồng phục cho nhân viên - Lập kế hoạch mua sắm khảo sát giá: trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm… - Quản lý cấp phát văn phòng phẩm cho phòng ban - Giao dịch cơng tác hành với quan chức - Tiếp đón khách đến thăm liên hệ công tác với công ty - Phát hành, tiếp nhận quản lý hồ sơ toàn thể nhân viên văn phịng cơng ty - Thống kê quản lý tồn trang thiết bị phịng ban trụ sở công ty - Chuẩn trang thiết bị, trang trí phịng họp phục vụ cho buổi hội thảo, khai giảng, bế giảng, họp khen thưởng kỷ luật  Trách nhiệm quyền hạn: - Báo cáo công tác thực tuần phòng buổi họp giao ban công ty - Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty kết qủa hoạt động phòng - Đề xuất bổ nhiệm, bãi miễn chức danh thuộc quyền quản lý - Chịu trách nhiệm việc quản lý tài liệu, công văn dấu công ty - Kiểm tra Ký xác nhận ngày cơng tồn thể nhân viên khối văn phịng 1.3.2.6 Phòng giám đốc sản xuất  Quyền hạn: - Có quyền phân cơng giám sát cơng việc tất cơng nhân xưởng - Có quyền đề xuất khen thưởng kỷ luật công nhân xưởng - Có quyền xếp điều phối loại máy móc thiết bị sản xuất xưởng phù hợp với yêu cầu sản xuất - Chịu trách nhiệm nhận kế hoạch sản xuất, tổ chức điều hành thực đạt kế hoạch sản xuất đảm bảo chất lượng, suất trước Giám đốc Công ty - Điều hành họat động hàng ngày xưởng theo mục tiêu kế họach sản xuất chung công ty - Đảm bảo suất, chất lượng hiệu họat động xưởng - Xây dựng trì lực lượng lao động sản xuất hiệu xưởng  Nhiệm vụ: - Triển khai xây dựng quy trình sản xuất, quy trình quản lý chất lượng sản phẩm … tiếp nhận công việc quản đốc xưởng sản xuất - Quản lý toàn máy móc thiết bị, vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, kho bãi, hàng hóa thuộc xưởng sản xuất phụ trách - Cân đối lực sản xuất xưởng sản xuất, chủ động đề xuất giải pháp nâng cao hệ số khai thác, sử dụng máy móc nguồn nhân lực sản xuất - Triển khai kế hoạch sản xuất, tổ chức phân công, giao việc hàng ngày cho tổ nhân viên xưởng đảm bảo sử dụng tối ưu máy móc nhân công - Đôn đốc kiểm tra kiểm soát tổ xưởng sản xuất thực sản xuất theo quy trình cơng nghệ, đảm bảo chất lượng, tiến độ theo yêu cầu - Phổ biến hướng dẫn sách quy định công ty tới công nhân xưởng - Xây dựng trì mối quan hệ tốt đẹp cơng nhân xưởng - Phối hợp với phịng quản lý chức tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề cơng nhân khuyến khích cơng nhân làm việc tốt 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn phịng doanh nghiệp 1.4.1 Yếu tố bên - Yếu tố người: Yếu tố người văn phòng bao gồm nhân viên người quản lý văn phòng Người quản lý văn phịng mà có thái độ vui vẻ hịa đồng giúp đỡ giải đáp thắc mắc nhân viên cách khoa học hiệu cơng việc mà nhân viên làm đạt kết cao Nhân viên văn phòng yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác văn phịng doanh nghiệp hoạt động mà cấp đưa xuống đề nhân viên thực Vì vật để hiệu cơng việc đạt kết tốt nhân viên văn phịng phải đồn kết với tạo khơng khí làm việc thoải mái để kết cơng việc tốt - Yếu tố môi trường làm việc: Môi trường làm việc yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu làm việc người lao động, đến việc thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng Yếu tố vật chất văn phòng tạo lên nơi làm việc nhân viên tác động lớn đến cơng tác cơng vụ văn phịng Văn phịng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lịng để thực cơng việc tốt Các điều kiện giảm bớt mệt mỏi căng thẳng tinh thần lẫn vật chất, hạn chế mệt mỏi, sai sót q trình thực cơng việc 1.4.2 Yếu tố bên - Yếu tố xếp nhân sự: Đây yếu tố có ý nghĩ lớn đến hoạt động văn phòng quan Nếu việc xếp nhân phòng khống khoa học quan hệ không xác định dõ dàng, rành mạch công việc thid không đem lại hiệu Tùy theo tính chất loại cơng việc mà quan xếp nguồn lực khác phù hợp với mục tiêu dựa sở cấu chất lượng nguồn nhân lực - Yếu tố tổ chức lao động: Tổ chức lao động việc áp dụng biện pháp tồng hợp kỹ thuật, tổ chức kinh tế, tâm sinh lý xã hội vào việc thực cơng việc văn phịng nhắm sử dụng cao nguồn vật chất lao động đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động giữ gìn sức khỏe cho cán công nhân viên Do người lao động yếu tố trung tâm mục đích sản xuất nên q trình lao động biện pháp nhầm tạo điều kiện cho người làm việc có hiệu cao làm cho thân người lao động ngày hoàn thiện phát triển - Yếu tô công tác công nghệ thông tin: Do phát triển không ngừng khoa học kỹ thuật ngày nhiều quan đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phịng Nếu cơng việc thực phương pháp thủ công đơn giản hiệu hoạt động văn phịng khơng cao, tiến độ thực cơng việc chậm, xác Chính mà yếu tố cơng nghệ thơng tin cho hoạt động văn phịng có ý nghĩ lớn ảnh hưởng đến hiệu hoạt động văn phòng nên cần quan doanh nghiệp áp dụng kịp thời - Yếu tố công tác văn thư lưu trữ: Đây nghiệp vụ hoạt động văn phịng quan, doanh nghiệp Làm tốt cơng tác làm cho hoạt động văn phòng đạt kết cao 1.5 Đặc điểm văn phòng doanh nghiệp 1.5.1 Ngun tác bố trí văn phịng Việc xếp phòng làm việc, bàn ghế cách khoa học thẩm mỹ làm tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn, bớt căng thẳng suất lao động tăng cao Việc xếp phòng làm việc cho phận chuyên môn không khoa học gây hậu nhiều công sức thời gian di chuyển luồng công việc Điều gây đến phí phạm Ngồi ra, việc bố trí cho phòng làm việc nhân viên gây lãng phí Để lên phương án đặt phịng ban cách hiệu nhất, cần: - Bố trí phịng ban bàn làm việc theo luồng công việc - Các phận phịng ban bố trí gần phận cơng ty - Sắp xếp phịng ban có quan hệ mật thiết với gần hay sát Mặc dù tất phận có quan hệ với có vài phận quan hệ nhiều - Phòng họp nên gần phòng cấp quản trị thường hay sử dụng Các họp khơng thiết phải tập trung phịng họp cố định, thay vào thiết kế khu vực ngồi sảnh, hành lang, ghế dài… đặt nơi thích hợp người tiến hành họp - Cách ly xa chỗ làm việc phận hay gây tiếng ồn - Các thiết kế khu vực làm việc nhân viên cho động tác làm việc thuận lợi - Bố trí khung cảnh làm việc ánh sáng, thơng gió, màu sắc, kiểm sốt tiếng ồn cho có hiệu Các thiết kế đồ dùng văn phòng tiện lợi 1.5.2 Hình thức bố trí văn phịng Cơng ty TNHH Ethertech Việt Nam bố trí văn phịng theo khơng gian mở, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên văn phòng trao đổi cuxng bàn bạc vấn đề liên quan đến công việc hiệu hơn, thuận tiện cho việc lại Bàn quản lý đặt nơi dễ dàng quan sát tất hoạt động nhân viên Thuận tiện cho việc giám sát đạo hoạt động văn phòng 1.6 Đặc điểm nhân văn phòng doanh nghiệp - Các cơng nhân viên văn phịng phải có trình độ chuyện mơn vững chắc, thực công việc giao cách hiệu - Tập chung cao độ vào cơng việc, có khả ứng biến với tình bất ngờ sảy đến cho doanh nghiệp xử lý cách hiệu - Các công nhân viên thực nội quy mà công ty đưa làm việc giờ, không làm việc riêng làm việc PHẦN HOẠCH ĐỊNH, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 2.1 Mục tiêu Việc xác định mục tiêu hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng daonh nghiệp phải hướng tới mục tiêu như:  Lợi nhuận doanh nghiệp: Đây mục tiêu hàng đầu hầu hết doanh nghiệp Lợi nhuận số tiền lời bán hàng số tiền thu hoạch từ tiền đầu tư Lợi nhuận đòi hỏi nhà quản trị phải xác định mục tiêu như: - Sự tăng trưởng doanh nghiệp - Tham gia vào nhiều lĩnh vực kinh doanh khác - Thâm nhập thị trường mở rộng thị trường có  Các mục tiêu xã hội: - Trả lương thỏa đáng cho công nhân - Tạo môi trường làm việc tốt đẹp - Cung cấp sản phẩm tốt chất lượng Các mục tiêu xã hội xã hội áo đặt cho doanh nghiệp qua văn pháp luật, qua đấu tranh công nhân qua công luận Thông thường tự nguyện chấp hành mục tiêu xã hội có lợi cho doanh nghiệp vi phạm bị xã hội bắt buộc phải tuân thủ Bản thân doanh nghiệp tuân thủ mục tiêu xã hội góp phần vào việc kinh doanh hiệu Có khi, mục tiêu lợi nhận mục tiêu xã hội có mâu thuẫn Và việc thoản hiệp hai mục tiêu nhiệm vụ cơng tác hoạch định 2.2 Quy trình nội dung hoạch định 2.2.1 Quy trình hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng  Bước 1: Phát triển sứ mệnh mục tiêu Sứ mệnh mục tiêu tổ chức phát triển dựa việc trả lời câu hỏi sau đây: Chúng ta nên kinh doanh lĩnh vực nào? Chúng ta cam kết gì? Và kết Chúng ta cần đạt được? Mục tiêu chung cung cấp định hướng cho việc định khơng thay đổi theo năm Các sứ mệnh mục tiêu không xây dựng cách tách rời Chúng xác định dựa sở đánh giá hội đe dọa môi trường điểm mạnh, điểm yếu  Bước 2: Chuẩn đoán hội đe dọa Các hoạt động tổ chức chịu ảnh hưởng lớn mơi trường bên trong, bên ngồi mơi trường bên ngồi Tác động lực lượng tạo hội đe dọa tổ chức, có ảnh hưởng lớn đến khả sinh lợi dài hạn tổ chức - Các đối thủ cạnh tranh - Các đối thủ cạnh tranh tiềm tàng - Khách hàng - Các nhà cung cấp  Bước 3: Chẩn đoán điểm mạnh điểm yếu Việc chẩn đoán điểm mạnh điểm yếu tổ chức nhà quản trị có khả nhận thức lực cốt lõi xỏc định hoạt động cần thiết để cải tiến Việc chẩn đoán bao gồm xác định vị họ mối tương quan với cạnh tranh, lực đổi cải tiến, kỹ nguồn nhân lực, lực cơng nghệ, nguồn lực tài chính, trình độ quản trị yếu tố thuộc văn hóa, giá trị đội ngũ nhân viên  Bước 4: Phát triển chiến lược Có chiến lược tăng trưởng giúp nhà quản trị hoạch định chiến lược cấp đơn vị kinh doanh, bao gồm: Chiến lược thâm nhập thị trường Chiến lược phát triển thị trường Chiến lược phát triển sản phẩm  Bước 5:  Chuẩn bị kế hoạch chiến lược Kế hoạch viết cần bảo đảm bảo chứa đựng nội dung sau: - Sứ mệnh mục tiêu tổ chức - Các sản phẩm dịch vụ cung cấp, bao gồm thị trường mà tổ chức hướng tới - Các phân tích thị trường, bao gồm hội đe dọa, kế hoạch dự phịng cho kiện xảy ngồi dự tính - Các chiến lược phân để tiếp nhận sử dụng nguồn lực công nghệ, sản xuất, marketing, nguồn nhân lực nhằm đạt mục tiêu xỏc định, bao gồm việc tận dụng điểm mạnh khắc phục điểm yếu cầng thiết lập kế hoạch dự phòng - Các chiến lược để phát triển sử dụng lực tổ chức đội ngũ nhân viên - Các báo cáo tài bao gồm báo cáo lãi lỗ, báo cáo ngân quỹ điểm hòa vốn  Bước 6: Chuẩn bị kế hoạch chiến thuật  Bước 7: Kiểm tra chẩn đoán kết Việc kiểm tra cần thiết để bảo đảm chắn việc thực thi kế hoạch mong đợi đánh giá kết đạt kế hoạch Nếu kế hoạch kết mong muốn, nhà quản trị nhóm thay đổi sứ mệnh mục tiêu, xem lại chiến lược, phát triển chiến thuật mới, thay đổi cách thức kiểm tra Thông qua việc đánh giá kết làm rõ thay đổi cần thiết để phù hợp với kế hoạch chu kỳ  Bước 8: Tiếp tục việc hoạch định Hoạch định tiến trình liên tục khơng ngừng, việc hoạch định cần thực thi cách thường xuyên liên tục để ứng phó với thay đổi yếu tố mơi trường bên bên ngồi tổ chức 2.2.2 Nội dung hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng Hoạch định bốn chức thiết yếu quản trị viên, đồng thời coi chức ưu tiên tảng quản trị Hoạch định nhắm đến tương lai: điều phải hoàn thành cách để hoàn thành Nói cách khác, chức hoạch định bao gồm trình xác định mục tiêu tương lai phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu Kết hoạch định kế hoạch, văn ghi chép rõ ràng xác định hành động cụ thể mà tổ chức phải thực Nội dung hoạch định có vai trị to lớn thành bại tổ chức, hạn chế đến mức tối đa lầm lẫn, sai sót nội dung địi hỏi nghiêm ngặt khách quan Điều khơng có nghĩa nội dung hoạch định chiến lược lúc phải hay xác, mà vấn đề chỗ nội dung hoạch định chiến lược cần phải linh hoạt, phải trù liệu để điều chỉnh kịp thời tình chiến lược thay đổi Để thích ứng với hồn cảnh khách quan bên bên tổ chức cách lâu dài, đòi hỏi nội dung hoạch định chiến lược phải thật khoa học, phải tính tới tác động ảnh hưởng qui luật khách quan 2.3 Tổ chức máy văn phịng Văn phịng vị trí trung tâm doanh nghiệp, nơi thu thập, xử lý tổng hợp thông tin doanh nghiệp, nơi soạn thảo công văn giấy tờ, giao tiếp đối nội đối ngoại doanh nghiệp Với chức tham mưu văn phịng có nhiệm vụ cung cấp thơng tin tham mưu tham vấn cho lãnh đạo trình hoạch định tổ chức định quản lý Bên cạnh đó, văn phịng cịn cầu nối hoạt động phận tổ chức, tạo thống ăn khớp việc thực mục tiêu chung tổ chức 2.4 Tổ chức nhân văn phòng - Các cán văn phòng chấp hành nghiêm nội quy làm việc , nhiệt tình tham gia hoạt động văn phịng cơng ty, cơng tác hành văn phòng bước chuẩn xác vào nề nếp - Các quy trình soạn thảo văn cán chuyên trách thực nhanh chóng , yêu cầu công việc - Các văn ban hành thẩm quyền có giá trị pháp lý - Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Việc đóng dấu văn ban hành xác , nhanh chóng , khơng có tượng đóng dấu khơng Việc bảo quản dấu chặt chẽ theo quy định Chi nhánh - Công tác lưu trữ thực theo đạo Giám đốc theo chức phân công Tài liệu lưu trữ nguyên vẹn, rách nát, mục chất lượng giây tốt cơng tác bảo quản tài liệu quan tâm PHẦN QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 3.1 Giao việc ủy quyền Giao việc ủy quyền hoạt động thường xuyên doanh nghiệp Lãnh đạo khơng thể thực tất khối công việc khổng lồ công ty Không ủy quyền giao việc làm lãnh đạo tải, căng thẳng khơng có thời gian cho vấn đề quan trọng tổ chức chiến lược , văn hóa, tổ chức, Tuy nhiên, việc ủy quyền khơng hiệu lại khiến doanh nghiệp tốn thời gian chi phí kết mong muốn khơng đạt  Lợi ích giao việc ủy quyền: - Tăng suất chung cho công việc, đặt biệt với dự án lớn tham gia số lượng nhân lớn hồnh thành tiến độ - Tận dụng nguồn lực tổ chức Nếu người đứng đầu có nhiều việc cần làm nhân viên lại chờ việc, lãnh đạo phân cơng cơng việc cho nhân viên cho hợp lý - Tăng tinh thần trách nhiệm nhân viên Khi trao việc trọng trách, nhân viên cảm thấy có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp Giúp họ tăng tinh thần làm việc để đạt kết cao công việc  Giao viêc ủy quyền tiến hành theo bước như: - Bước 1: Xác định người thực công việc Lựa chọn người để giao trách nhiệm phù hợp điều kiện kiêm cho hiệu chất lượng công việc Các cơng việc quan trọng tỉ lệ ủy quyền thấp, kèm với việc nhân cấp cao thực nhiều công việc quan trọng cấp thấp - Bước 2: Giao việc Quá trình giao việc trình truyền tải nội dung công việc, mục tiêu để đảm bảo người thực hiểu rõ ý đồ lãnh đạo - Bước 3: Xác định thời gian thực Mỗi công việc cần có thời gian thực hiện, deadline cụ thể để đảm bảo tiến độ cho tổ chức - Bước 4: Phân quyền cho cấp Xác định rõ người thực phép chủ động định vấn đề nào, nội dung cần thông qua - Bước 5: Kiểm tra Việc kiểm tra nhằm đảm bảo chất lượng cơng việc, phát sai sót hỗ trợ khó khăn cho người thực - Bước 6: Giải trình Người ủy quyền có trách nhiệm giải thích kết quả, nội dung cơng việc, thể trách nhiệm gắn kết với công việc giao - Bước 7: Đánh giá Khi nhân viên hồn thành tốt cơng việc giao, động viên khích lệ người lãnh đạo điều quan trọng Giúp cho nhân viên tăng cảm hứng làm việc, gắn bó sẵn sàng đảm nhận trọng trách lớn 3.2 Động viên khuyến khích tinh thần làm việc cho nhân viên Nhân cánh tay phải doanh nghiệp, nhân định thành công hay thất bại cho doanh nghiệp Sản phẩm, dịch vụ, ý tưởng… bắt nguồn từ người Trong tổ chức, người cá thể khác nhà lãnh đạo cần trang bị đầy đủ kỹ quản lý nhân sự, nghiệp vụ cần thiết có tinh thần lợi ích chung tổ chức quan tâm đến lợi ích cá nhân nhân viên Khuyến khích tạo động lục cho nhân viên góp phần thúc đẩy thành cơng doanh nghiệp Ngoài việc khen cách, chê lúc, nhà quản lý nhân cịn có cơng cụ cực mạnh để khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên mà lại cân đối ngân sách sách Chỉ có xây dựng sách phù hợp ln cập nhật trì phát triển doanh nghiệp giai đoạn kinh tế có nhiều khó khăn, đủ lực cạnh tranh với doanh nghiệp nước ngồi  Các cách khuyến khích, động viên tinh thần làm việc cho nhân viên: - Đối xử công bằng: Trả mức lương hợp lý với lực nhân viên, thiết lập kỳ vọng ngồi mức lương mà họ nhận có thêm khoản tiền thưởng với mục tiêu rõ ràng Điều buộc nhân viên cần phấn đấu để đạt mục tiêu - Lắng nghe tôn trọng nhu cầu nhân viên: Lặng nghe quan trọng nói Trong kỹ quản lý nhân kỹ lãnh đạo trọng điều này, cách quản trọng để thúc đẩy động lực nhân viên - Cho nhân viên biết mô tả công việc : Cung cấp cho nhân viên mơ tả cơng việc vị trí họ làm để họ biết trách nhiệm mục tiêu để họ đến kết nhà lãnh đạo mong đợi - Ghi nhận kết xứng đáng: Thật tuyệt vời tổ chức ghi nhận nhân viên hình thức khen ngợi mang tính xây dựng tiền thưởng - Chia sẻ với nhân viên: lắng nghe giải bày nhân viên khó khăn họ gặp phải Đó kỹ quản lý nhân tuyệt vời nhà lãnh đạo PHẦN KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 4.1 Nội dung hoạt động kiểm tra Kiểm tra lãnh đạo, quản lýlà hoạt động thường xuyên lãnh đạo, quản lý nhằm xem xét, theo dõi hoạt động cá nhân, tổ chức trực thuộc việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phân công Kết kiểm tra sở để đưa đánh giá hiệu thực tế hoạt động cá nhân, tổ chức trực thuộc quản lý - Kiểm tra bố trí nhân lực nhằm đảm bảo để tác động lên nhân viên tổ chức, nhằm đưa hình thức khen thưởng, xử lý kỉ luật hợp lý, đồng thời xây dựng kỹ năng, khả nghiệp vụ cho nhân viên - Kiểm tra việc bố trí ngân sách nhằm mục tiêu giảm chi phí lao động, nâng cao hiệu công sở, hạ giá thành, nâng cao chất lượng, nâng cao cạnh tranh - Kiểm tra công tác nghiệp vụ cụ thể tức kiểm tra trình giải công việc hàng ngày theo mục tiêu kế hoạch thơng qua Đây q trình giám sát hoạt động nhằm đảm bảo hoạt động theo lịch trình - Kiểm tra phương tiện làm việc doanh nghiệp, kiểm tra xem trang thiết bị doanh nghiệp có bị hỏng móc hay khơng để kịp thời khắc phục sửa chữa để không làm giám đoạn cơng việc - Kiểm tra kiểm sốt thông tin để điều hành công việc - Kiểm tra hoạt động chung tổ chức như: mục tiêu đạt được, nhiệm vụ hoàn thành, mục tiêu chiến lược, 4.2 Phương pháp kiểm tra Có thể áp dụng phương pháp khác để tiến hành kiểm tra hoạt động doanh nghiệp: - Kiểm tra ngân sách: công cụ tốt cho việc kiểm tra, tác động thực đến cấu, trang thiết bị, nhân viên tổ chức, tác động đến số lượng chất lương công việc Kiểm tra ngân sách bao gồm việc xác định tỷ lệ phần trăm, cơng cụ sử dụng kiểm tra ngân sách văn phòng mà cho phận chuyên môn - Kiểm tra tập trung: Kiểm tra thường sử dụng hay nhiều kiểm soát, việc kiểm tra tiến hành địa điểm, gọi kiểm tra theo địa bàn Loại kiểm tra khác gọi kiểm tra theo chức năng, nghĩa phận đặt phận văn phịng chun mơn kiểm soát người hay số người - Kiểm tra biểu mẫu: Thiết kế biểu mẫu điều tra đảm bảo số liệu hay cơng việc, việc thiết kế biểu mẫu phải kỹ lưỡng cẩn thận để đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đối tượng kiểm tra - Kiểm tra máy móc: Máy móc hoạt động thiết kế cơng suất, phải xây dựng thủ tục máy móc Việc sử dụng máy móc kiểm tra để xác định tốc độ sản xuất, hình thức sản phẩm, chất lượng sản phẩm Do cơng cụ kiểm tra - Kiểm tra tiến trình: kết hoạch định cụ thể chi tiết Kế hoạch xem biểu mẫu để theo dõi, gạch nối hành động, cá nhân hồ sơ văn thư - Kiểm tra qua hồ sơ văn bản:Hồ sơ văn thư minh chứng tình (các văn thư hành thường phản ảnh tình dạng văn viết tay hay chụp) - Kiểm tra qua bảng tường trình, báo cáo: Một phương thức kiểm tra vừa kể đạt kết dù truyền đạt rõ ràng chi tiết Trong trường hợp tường trình báo cáo sử dụng cách truyền đạt truyền đạt theo chiều ngang chiều dọc tổ chức Các bảng tường trình loại hình thức kiểm tra hữu hiệu - Kiểm tra tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn tiêu đo lường Tiêu chuẩn xem phương pháp kiểm tra xác Tiểu chuẩn chủ quan khách quan coi công cụ kiểm tra - Kiểm tra lịch cơng tác: Cơng việc văn phịng xem lịch công tác Lịch công tác kết hợp có hiệu tiêu chuẩn công suất máy, khả nhân viên công việc cần phải thực thành thủ tục thành động Nó cấp tiêu cụ thể thời gian số lượng Lịch cơng tác có hiệu kiểm tra đầu Nó phân phối cơng việc nhằm đạt mức bình qn yếu tố khác ảnh hướng đến đầu ...PHẦN KHÁI QUÁ TRUNG VỀ CÔNG TY TNHH ETHERTECH VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty TNHH ETHERTECH Việt Nam - Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH ETHERTECH Việt Nam - Ngành nghề kinh doanh:... chỉ: Lô CN-07 khu Công nghiệp Vân Trung, Xã Vân Trung, Huyện Việt Yên, Tỉnh Bắc Giang - Quy mô: 400 – 500 công nhân viên - Q trình phát triển: Cơng ty TNHH ETHERTECH VIỆT NAM công ty 100% vốn đầu... triển dần khẳng định thương hiệu thị trường đại 1.2 Nhiệm vụ nhiệm vụ khác công ty TNHH ETHERTECH Việt Nam Ethertech Việt Nam chuyên sản xuất phân phối sản phẩm từ kim loại đúc Chuyên sản xuất ăng