LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày nay, xã hội ngày phát triển Chính mà doanh nghiệp ngày phải phát triển để tạo cho thân doanh nghiệp lợi thị trường Để đạt điều đòi hỏi doanh nghiệp phải có cơng tác quản lý tốt, hệ thống thơng tin an tồn khơng ngừng nâng cao, hồn thiện để thích ứng với chế thị trường theo định hướng XHCN nước ta Đứng trước thuận lợi thách thức nay, đòi hỏi khối ngành kinh tế nói chung ngành Quản trị văn phòng nói riêng khơng cần có kiến thức, kỹ sách mà cần có kinh nghiệm thực tế Khỏang thời gian thực tập cho sinh viên năm cuối hội cho sinh viên có trải nghiệm, giúp cho thân sinh viên có thêm viên gạch móng để trang bị cho kiến thức cần có bắt đầu chặng đường Đây hội mà sinh viên sử dụng kiến thức học sách từ ghế nhà trường để áp dụng vào thực hành Từng bước củng cố lại lý thuyết có kinh nghiệm cần thiết cho thân để bước vào môi trường Quản trị văn phòng ngành học có tương đối sớm nước ta QTVP ngành học liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá đảm bảo trình làm việc văn phòng tổ chức đạt suất hiệu cao Ln hứng đến đại, sáng tạo hồn thiện cho tổ chức Người làm quản trị văn phòng có trách nhiệm giám sát, theo dõi hệ thống , cách hệ thống , thủ tục hành văn phòng góp phần triển khai Chính phủ điện tử quan, đơn vị Không vậy, ngành học QTVP tạo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp việc tổ chức lại văn phòng, đưa trang thiết bị đại, hệ thống thông tin vào doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực tạo hiệu kinh tế cao cho doanh nghiệp Chính vậy, khoảng thời gian thực tập điều kiện hội tốt để bước trang bị cho đội ngũ nhân viên văn phòng tương lai kỹ tốt nhất, bổ ích Qua thời gian thực tập tìm hiểu cơng tác quản trị văn phòng Công ty TNHH Moobase Việt Nam giúp em có thêm kiến thức trải nghiệm mẻ thực tế giúp em đưa học sách vào thực hành doanh nghiệp Em xin chân thành cảm ơn tận tình giúp đỡ hướng dẫn Th.S Hồng Thị Hương – Giảng viên Khoa Quản lý Kinh doanh – Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội nhiệt tình, tạo điều kiện Ban giám đốc anh chị, đặc biệt phòng Hành Công ty TNHH Moobase Việt Nam thời gian vừa qua giúp em hoàn thành bái báo cáo cách tốt Do thời gian thực tập kiến thức, kỹ em hạn chế Nên khơng trách khỏi sai sót Em Kính mong nhận quan tâm giúp đỡ thầy cô anh chị Công ty để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MOOBASE VIỆT NAM 1.1 Sự hình thành phát triển cơng ty TNHH Moobase Việt Nam 1.1.1 Khái quát hình thành - Tên: CƠNG TY TNHH MOOBASE VIỆT NAM - Tên giao dịch: MoobaseVietNam co.LTD - Mã số thuế: 2300323083 - Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động - Nơi đăng ký quản lý: Cục Thuế Bắc Ninh - Địa chỉ: Khu công nghiệp Yên Phong, Xã Long Châu, Huyện Yên Phong, Bắc Ninh -Điện thoại: 02413699170 - Website: www.moobasevietnam.com - Fax: 02413699179 - Ngày bắt đầu hoạt động: 19/02/2008 - Tổng số lao động: 2424 người - Doanh thu: STT Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Doanh thu Lợi nhuận Tổng vốn • Vốn cố định • Vốn lưu động 80.456.230.00 20.000.876.00 50.000.000.00 85.429.000.000 93.000.345.00 22.345.894.000 30.200.456.00 52.000.000.000 57.000.457.00 Số nhân viên • Số lượng • Trình độ 2424 người 1900 người Nhận xét: Năm 2017 1700 người - Theo bảng ta thấy doanh thu lợi nhuận sau thuế công ty TNHH Moobase Việt Nam ngày tăng Mỗi năm trung bình doanh thu tăng lên khoảng tỷ VNĐ - Cho đến ta biết công ty Moobase Việt Nam ông ty đầu tư vốn 100% Hàn Quốc - Tình hình vốn cơng ty ln đầu tư tăng dần theo hàng năm Vố cơng ty đa phần đầu tư chủ sở hữu - Gần đây, công ty cắt giảm cơng nhân Chính mà số lượng công nhân viên giảm 1.1.2 Sự phát triển công ty TNHH Moobase Việt Nam - Công ty TNHH Moobase Việt Nam thành lập băt đầu vào hoạt động từ ngày 19/02/2008 - Tính đến nay, Cơng ty hoạt động 10 năm, đánh dấu số công ty lớn mạnh KCN n Phong nói chung Hay số cơng ty sản xuất nói chung - Trong suốt 10 năm hoạt động, cơng ty gặp khơng khó khăn xảy - Ngày 5/1/2014, Công ty TNHH Moobase Việt Nam phải đối mặt với tai nạn lớn Đó vụ việc cháy xưởng sơn Cơng ty Vụ việc xảy khiến Công ty TNHH Moobase Việt Nam thiệt hại lớn vật chất khoảng gần 100 tỷ đồng: xưởng sơn bị sập đổ, máy móc hàng hóa bị thiêu rụi, may, không bị thiệt hại người - Ngay sau vụ hỏa hoạn Cơng ty trở lại hoạt động bình thường Điều cho thấy cơng ty có ổn định thật vững mạnh, giải rủi ro cánh nhanh chóng, tránh làm ảnh hưởng đến q trình hoạt động Công ty - Công ty TNHH Moobase Việt Nam số công ty sản xuất linh kiện điện thọai, máy tính cho tập đồn Samsung Việt Nam 1.2 Nhiệm vụ nhiệm vụ phụ Mã ngành C2220 C2599 C28260 C32900 C33110 Tên ngành Sản xuất sản phẩm từ nhựa Plastic Sản xuất sản phẩm khác kim loại chưa phân vào đâu Sản xuất máy cho ngành dệt, may da Sản xuất khác chưa đưa vào đâu Sửa chữa sản phẩm kim loại đúc sẵn C33120 L68100 N82990 Sửa chữa máy móc thiết bị Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng thuê Hoạt động dịch vụ khác hỗ trợ kinh doanh 1.3 Cơ cấu máy tổ chức 1.3.1 Sơ đồ máy quản lý giải thích Giám đốc Phó giám đốc Phòng sản xuất Phòng hành Phòng tài chính- Kế Trợ lý Phòng nhân Phòng bảo vệ Phòng tra tốn Theo sơ dồ này, phòng ban Cơng ty có chức tổng hợp, báo cáo kết công việc cho Giám đốc Phó giám đốc Các phòng ban có quan hệ với cách chặt chẽ - Giám đốc phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với việc báo cáo hoạt động phòng ban Cơng ty, xin ý kiến đề nghị nhận định ban giám đốc - Phòng sản xuất với phòng hành có mối quan hệ việc xuất tài cấp giấy tờ cho phòng sản xuất việc mua bán xuất nhập nguyên liệu xuất sản phẩm cơng ty khác Phòng sản xuất liên hệ với phòng nhân việc tuyển dụng vị trí tuyển dụng thêm cơng nhân để hỗ trợ trình sản xuất Thường xuyên có giám sát bảo vệ trật tự an ninh phòng trống trộm cắp, an ninh cơng ty - Phòng hành chính: liên hệ với phòng ban khác việc thông báo định theo đạo giám đốc, soạn thảo công văn định giám đốc - Nhìn chung, ta thấy tất phòng ban Cơng ty đểu có mối quan hệ mật thiết với để hỗ trợ cho công tác hoạt động Mối quan hệ phòng ban công ty mối quan hệ nội tương đối quan trọng Sự ổn định nội Công ty điều quan trọng cho phát triển Công ty Nội Cơng ty có ổn định, vững mạnh Cơng ty phát triển lớn mạnh 1.3.2 Chức quyền hạn phận - Giám đốc: Giám đốc người đứng đầu công ty, đại diện trước tổ chức Pháp luật cho công ty nắm hoạt động hoạt động tương lai Công ty Chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ quyền sử dụng nghĩa vụ Giám đốc có quyền đưa phương án kinh doanh kế hoạch cho Cơng ty - Phó giám đốc: Phó giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ cơng việc cho Giám đốc Tại Công ty TNHH Moobase Việt Nam, phó giám đốc có nhiệm vụ giải cơng việc trụ sở Công ty cần thiết có mặt giám đốc Cùng với đó, phó giám đốc người tổng hợp báo cáo phòng ban gửi cho giám đốc có yêu cầu đề nghị - Trợ lý: trợ lý giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc công việc Là người nắm lịch trình giám đốc hàng ngày - Phòng sản xuất: Tại Công ty TNHH Moobase Việt Nam mang hoạt dộng kinh doanh chủ yếu sản xuất Tại phòng sản xuất, tổ chức thành máy nhỏ gồm : trưởng phòng sản xuất quản lý phân xưởng Phòng sản xuất có nhiệm vụ sản xuất theo dây chuyền Công ty, năm bắt số lượng sản xuất theo ngày, tháng, năm - Phòng Hành chính: Xây dựng mức tiền lương quản lý hồ sơ Đồng thời tổ chức hoạt động, đảm nhiệm trách nhiệm thường trực ban tiếp khách chuyển giao văn giấy tờ đến phòng ban khác kịp thời đầy đủ Thực công tác tổng hợp, văn thư, lưu trữ Tiếp nhận vă đến, Tham mưu cho ban giám đốc xử lý văn hành nhanh chóng Quản lý dấu chữ ký theo quy định Cấp giấy, văn cho công nhân đến sở y tế, bảo hiểm sở đào tạo khác - Phòng Tài – Kế tốn : Có nhiệm vụ việc chi trả tiền lương cho công nhân công ty qua thẻ, liên hệ với bệnh viện mà Công ty đăng ký bảo hiểm cho nhân viên Nắm bắt số tài sản Công ty Có nhiệm vụ ghi chép báo cáo với ban giám đốc toàn kế hoạch mức thu chi Cung cấp thơng tin tài với nhà nước, hạch tốn tài sản Cơng ty - Phòng nhân : Phòng nhân phòng ban có nhiệm vụ quản lý liên hệ với phòng ban khác quản lý cung cấp số lượng người thiếu Cơng ty Phòng nhân có nhiệm vụ tuyển dụng vị trí trống, làm ký kết hợp đồng lao động đại diện cho Cơng ty cơng nhân - Phòng bảo vệ : Là Cơng ty sản xuất có hoạt động ngày đêm nên phòng bảo vệ hoạt động 24/24 Có nhiệm vụ bảo vệ cửa vào hàng ngày, trông nom vật chất theo quy định Công ty cho công nhân Bảo vệ tài sản, an ninh trật tự Cơng ty - Phòng tra : Có nhiệm vụ kiểm tra gám sát hoạt động nhân viên Công ty Có thể kiểm tra đột xuất lúc hoạt động cơng ty Phòng tra chia làm phận : Thanh tra hành tra sản xuất 1.4 Các yếu tổ ảnh hưởng đến cơng tác quản lý văn phòng Công ty TNHH Moobase Việt Nam 1.4.1 Yếu tố bên  Con người - Con người chủ thể văn phòng, người có ảnh hưởng lớn đến cơng tác văn phòng Cơng tác vă phòng phải dựa theo yếu tố người Tùy vào phòng ban hay nhiệm vụ phòng mà cơng tác văn phòng tổ chức cách khác - Sự xếp nhân cần phải phù hợp với nhiệm vụ mục đích  Mơi trường làm việc - Mơi trường làm việc yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực chức năng, nhiệm vụ ăn phòng Mơi trường ăn phòng bao gồm : + Y tếv phúc lợi : chế độ hưởng + Khơng gian văn phòng : sẽ, trang trí phù hợp + Nhiệt độ ăn phòng : phù hợp với yêu cầu người + Văn hóa tổ chức : tổ chức văn phòng cách có văn hóa, có xếp ổn định  Trang thiết bị - Trang thiết bị đại văn phòng yếu tố cách mạng Cơng tác tổ chức văn phòng phải dựa vào trang thiết bị đại Văn phòng đại tiến tạo cảm giác vui vẻ, thoải mái cho nhân viên, tăng tinh thần việc cho nhân viên - Các điều kiện làm giảm bớt mệt mỏi tinh thần lẫn vật chất Cải thiện suất sai sót q trình thực cơng việc  Cơng nghệ thơng tin • Do phát triển không ngừng khoa học kỹ thuật ngày nhiều, doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh ngày lớn, tạo ưu cạnh tranh cho doanh nghiệp • Nếu cơng việc văn phòng áp dụng phương pháp thủ cơng hiệu công việc không cao, tiến dộ công việc chậm, xác Chính mà yếu tố cơng nghệ thơng tin có ý nghĩa lớn cơng tác văn phòng  Tài - Việc tổ chức cơng tác văn phòng phải ý đến vấn đề tài doanh nghiệp Tài doanh nghiệp có đáp ứng nhu cầu việc đại hóa hay khơng ?  Cơng tác văn thư – lưu trữ - Đây nghiệp vụ hoạt động văn phòng Làm tốt cơng tác đem lại hiệu cao cho hoạt đọng văn phòng 1.4.2 Yếu tố bên ngồi  Tình hình kinh tế - Tình hình kinh tế tạo thuận lợi khó khăn định cho cơng tác tổ chức văn phòng Trong thời gian gần kinh tế ổn định điều kiện để áp dụng phần mền, ứng dụng đại  Quy định pháp luật - Nhà nước quan quản lý đưa quy định pháp luật cho doanh nghiệp  Môi trường xã hội - Trình độ sáng tạo người ngày cao, cơng tác tổ chức văn phòng cần phải đại 1.5 Đặc điểm kinh doanh Trong năm qua, công ty đạt thành đáng có hoạt động kinh doanh Tính đến năm 2018, công ty hoạt động 10 năm Cơng ty phối hợp với cơng ty khu cơng nghiệp n Phong tập đồn SamSung vô lớn mạnh, công ty TNHH Intop, công ty linh kiện, nhựa khác Về sở vật chất trang thiết bị sản xuất ngày mở rộng đại Trang thiết bị sản xuất phòng sản xuất nhâp từ nước Do nhu cầu tính chất hoạt động kinh doanh Cơng ty đòi hỏi sức khỏe tốt, nên cơng nhân cơng ty chủ yếu độ tuổi lao động từ 18-30 tuổi (chiếm 80% tổng số lao động) Đối với cơng nhân,100% có bảo hiểm hợp đồng lao động đầy đủ, đáp ứng quy định Luật lao động theo quy định nhà nước  Ngun tắc bố trí văn phòng Tại Cơng ty phòng ban bố trí cách rõ ràng Phân xưởng bố trí tách rời khỏi phòng ban văn phòng Các phòng ban có phòng riêng, phòng bố trí cách đại Được trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ cho công tác hoạt động doanh nghiệp Văn phòng cơng ty bố trí theo chức nhiệm vụ phòng ban Mỗi phòng ban có trưởng phòng đứng đầu, bao qt tồn cơng việc diễn phòng năm bắt tất định ban giám đốc đạo cho phòng  Sơ đồ phòng ban cơng ty bố trí sau : Xưởng sản xuất Phòng sản xuất Phòng tài chính- Phòng hành chính- kế tốn tổng hợp Phòng Thanh Tra Phòng giám đốc Phòng Phó Giám đốc Phòng nhân Phòng bảo vệ  Hình thức bố trí văn phòng : Việc bố trí văn phòng cơng ty bố trí theo hình thức văn phòng đóng Ưu điểm - Đảm bảo an ninh có cửa khóa phòng - Đảm bảo tính riêng biệt - Đảm bảo yên tĩnh - Dễ thỏa mãn yếu tố môi trường - Dễ lắp đặt thiết bị đòi hỏi độ ẩm Nhược điểm - Chiếm nhiều diện tích Nhân viên khơng sử dụng hết khoảng khơng gian cho - Chi phí bảo dưỡng chiếu sáng, điều hòa, điện tốn - Trang thiết bị tốn - Cần có giám sát nhiều Trong phòng làm việc, trang thiết bị bố trí gọn gàng, theo xếp hợp lý đại Các trang thiết bị phòng đầu tư đại Hầu hết phòng ban có thiết bị sau : • Bàn ghế trang bị đầy đủ ; bàn sẽ, gỗ ; Ghế êm có dựa lưng thay đổi xoay tư • Máy tính : Hẩu hết máy tính để bàn hình siêu mỏng, có cấu cài đặt phù hợp với cơng việc Cơng ty Mỗi nhân viên văn phòng • có máy tính riêng Máy tính có kết nối mạng Internet nội Điện thoại : Điện thoại đặt bàn trưởng phòng để nhận điên thoại cần thiết từ ban giám đốc phòng ban khác Hầu hết cơng việc • công ty nhân viên trao đổi với qua email Máy in : Máy in trang bị bàn làm việc nhân viên • Máy photocopy : trang bị phòng Phục vụ cho việc in photo giấy tờ phòng ban, báo cáo, yêu cầu, định • Điều hòa : Tại phòng trang bị điều hòa chiều cho mùa hè mùa đông Tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên không bị khó chịu làm gảm hiệu cơng việc • Tủ lạnh : số phòng Cơng ty, Cơng ty hỗ trợ tủ lạnh, bảo quản thức ăn cho nhân viên • Bảng, máy chiếu : Mỗi phòng trang bị để phục vụ cho cơng việc họp nội phòng, trình chiếu báo cáo kế hoạch phòng • Bàn họp : Bàn họp bố trí chiếu bàn to phòng ghế xung quanh để họp • Màu văn phòng chủ yếu màu trắng tạo cảm giác nhẹ nhàng cho người nhân viên phòng có xanh vừa tạo cảm giác mát mẻ vừa phong thủy 1.6 Đặc điểm nhân văn phòng Hầu hết phòng ban cơng ty, người đứng đầu lãnh đạo thường có phong cách lãnh đạo riêng Nhân văn phòng hầu hết nhân viên có trình độ từ trung cấp, cao đẳng đến Đại học Tùy vào vị trí phận mà cơng ty tuyển dụng ứng viên có trình độ phù hợp với vị trí Tại phận Tài chính- Kế tốn : Nhân viên vị trí có trình độ Đại học tốt nghiệp chun ngành Kế tốn Kế tốn cơng ty chia làm nhiều phận : Kế toán Thuế, Kế toán Kho, Kế toán lương Từng loại kế toán lại tuyển dụng kế toán khác chuyên lĩnh vực khác Mỗi phận tuyển dụng ứng viên phù hợp với vị trí Đây số thông báo tuyển dụng nhân viên : Công ty TNHH Mobase Việt Nam Đ/c: KCN Yên Phong - Long Châu - Yên Phong - Bắc Ninh Mail: mobasetuyendung@gmail.com SĐT: 0984.340.910 Tuyển dụng: nhân viên QC Audit : người + Có năm kinh nghiệm Audit QSA, QPA, Self Audit + Có hiểu biết hệ thống TnPortal + Thành thạo Excel, Power Point + Chịu áp lực công việc +Tốt nghiệp cao đẳng trở lên 3D-New Model: người + Có năm kinh nghiệm lĩnh vực phát triển Model + Sử dụng thành thạo máy đo 3D, Caliper, Hight Gate, Panme + Thành thạo Word, Excel + Chịu áp lực công việc +Tốt nghiệp cao đẳng trở lên + Ưu tiên ứng viên làm việc lĩnh vực sản xuất vỏ điện thoại OQC: người + Có năm kinh nghiệm OQC công ty lĩnh vực linh kiện điện thoại + Tốt nghiệp trung cấp trở lên, nhanh nhẹn, chịu áp lực công việc + Thành thạo Word, Excel Hồ sơ: - Nhận hồ sơ qua email - Nộp hồ sơ trực tiếp Thùng hồ sơ cổng Công ty CHƯƠNG HOẠCH ĐỊNH, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 2.1 Mục tiêu  Hoạch định chức quản trị bao gồm hoạt động xác định mục tiêu cho tương lai phương tiện thích hợp để hồn thành mục tiêu Kết hoạch định kế hoạch, nghĩa tài liệu viết xác định rõ chuỗi hoạt động mà công ty, tổ chức thực  Mục tiêu hoạch định • Mở đường cho hoạt động quản trị, • Giúp cho nhà quản trị văn phòng chủ động điều hành tổ chức thực nhiệm vụ văn phòng • Giúp cho nhà quản trị văn phòng phối hợp hiệu nguồn lực văn phòng, giảm thiểu tối đa chi phí • Giúp cho nhà quản trị văn phòng kiểm tra, giám sát đánh giá lực thực công việc cá nhân đơn vi  Nguyên tắc hoạch định cơng việcv ăn phòng • Ngun tắc hệ thống • Nguyên tắc ưu tiên • Nguyên tắc dự phòng  Nội dung hoạch định • Xác định cơng việc cần thực • Tại cần phải thực cơng việc • Thời gian thực cơng việc • Địa điểm thực cơng việc • Biện pháp thực công việc • Đơn vị, nhân chịu trách nhiệm thi hành • Xác định phương pháp kiểm 2.2Quy trình nội dung hoạch định Bước : Tập hợp nhu cầu Bước 2: Xây dựng bảng Bước 3: Cân đối khả Bước 4: Xây dựng kế mục tiêu mục tiêu nhiệm ụ hoạch thức • Nhận nhu cầu hỗ trợ • khác doanh nhiệm vụ • • Đánh giá khả • Văn hóa k giải quyết.Cân nhắc hoạch, đảm bả ới yếu tố tác động thức Lập danh sách cơng ngồi doanh Xác định mục tiêu, iệc cần phải giải nghiệp nghiệp vụ phải làm cho kế hoạch Phản hồi thông tin hợp, đáp ứng t Xác định thời điểm tới với phận để nhu cầu Tiêu chuẩn mục tiêu thông phương Tầm quan tọng án chyển giao nhu cầu • • Xác định thứ tự ưu tiên mục tiêu nghiệp • • từ phòng ban Xác định thẩm quyền Xác định hình thức • • • hoạch • • kế hoạch tới 2.3 Tổ chức máy văn phòng Bộ máy văn phòng tổ chức theo hình thức tập chung theo chức Các hoạt động hành văn phòng tổ chức phòng hành Cơng ty  Tổ chức nhân văn phòng: Phòng hành - Chức năng: • Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty tổ chức thực việc lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý bố trí nhân lực, bảo hộ lao động,bảo vệ • • quân theo quy chế Luật Làm đầu mối liên lạc cho thông tin giám đốc Nhiệm vụ: Đối nội: công tác nội vụ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin Xử lý thơng tin theo chức năng, quyền hạn phòng • Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp thông tin từ bên ngồi Cơng ty Xử lý thơng tin theo quyền hạn chức Bảo đảm tính p kế hoạch phải gọn, hợp lý, rõ • • Tổ chức hội nghị buổi khánh tiết Cơng ty Soạn thảo văn trình lên giám đốc phải chịu trách nhiệm giá trị pháp lý văn • Giải sách đãi ngộ người lao động • Theo dõi công tác thi đua, khen thưởng Công ty Trưởng phòng Phó phòng Nhân viên tổ chức hành Nhân viên văn thư- lưu trữ Bộ phận nhà ăn, tạp vụ Bộ phận lễ tân - Trưởng phòng: + Có nhiệm vụ phối hợp ới phòng ban cơng ty quản lý hoạt động hành với quy định nhà nước Pháp luật + Tổng hợp báo cáo cấp báo cáo lại cho cấp + Phân công nhiệm vụ nắm bắt hoạt động cấp - Phó phòng: + Sắp xếp bố trí cơng việc + Báo cáo tiêu tháng, soạn thảo báo cáo theo tháng quý + Tham mưu đề xuất bố trí cán bộ, xây dựng nội quy, quy chế Công ty - Bộ phận văn thư- lưu trữ: + Nhận chyển công văn định cấp đến phòng ban + Lưu trữ, bảo vệ giấy tờ, hồ sơ Công ty + Ngồi phận văn thư- lưu trữ thực số nhiệm vụ phát sinh - Bộ phận lễ tân: + Đón tiếp khách, đối tác hay cơng nhân có mong muốn gặp giám đốc trưởng phòng ban, + Liên hệ cho giám đốc việc lại như: đặt vé máy bay, nơi nghỉ ngơi, lại giám đốc cần… - Bộ phận tổ chức hành + Xây dựng quy chế, nội quy cho Công ty + Lập kế hoạch tuyển dụng, đề xuất nâng lương, thưởng, phạt + Định mức lao động + Trực tiếp quản lý phận lái xe + Đề xuất thực đề án, dự án, nhằm tăng cường tình thống nhất, liên kết tồn nội Cơng ty - Bộ phận nhà ăn, tạp vụ: +Chịu trách nhiệm vệ sinh ăn uống, đảm bảo an toàn thực phẩm + Chế biến thức ăn ngon, hợp vệ sinh, đảm bảo chất dinh dưỡng đầy đủ cho nhân viên Công ty + Mua sắm thức cần thiết cho ngày lễ Cơng ty +Phụ việc cho nấu ăn + Các công tác khác theo đạo cấp CHƯƠNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG 3.1 Phân cơng cơng việc Cơng việc công ty phân công theo chức năng, nhiệm vụ phận Phân công công việc hoạt động bố trí, xếp nhiệm vụ cho phận, đơn vị, cá nhân quan, doanh nghiệp theo kế hoạch, lịch trình định trước Người lãnh đạo, quản lý muốn thực mục tiêu, nhiệm vụ quan, tổ chức cần phải làm tốt việc phân cơng cơng việc: • • • • Phân công công việc hợp lý, khoa học góp phần khai thác lực Tăng cường sức đồn kết, hợp tác lẫn thành viên Tránh chồng chéo nhiệm vụ Nâng cao trách nhiệm giao để nhân viên nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ thân Để làm tốt việc phân công cơng việc Cơng ty nói riêng hay tổ chức điều hành Cơng ty nói chung nhà quản lý cần phải bao quát, hiểu rõ phận Công ty Nội dung việc phân công cơng việc bao gồm:   • • • • - Thiết kế phân tích cơng việc Phân cơng công việc Gồm kiểu Phân công theo chuyên môn hóa Phân cơng theo tiêu chuẩn định mức Phân công sở trách nhiệm giao lực nhân viên Phân cơng theo nhóm nhằm tạo thăng quan, đơn vị Mục đích: Đảm bảo cho nhân viên thực tốt cơng việc giao • • • • để hồn thành theo mục tiêu chung tổ chức Nguyên tắc điều hành: Thống nhất, phù hợp với thực tế Truyền đạt kịp thời, xác Đảm bảo hài hòa hỗ trợ lẫn Thủ tục áp dụng trình điều hành phải rõ ràng 3.2 Ủy quyền Ủy quyền trình người cấp trao quyền định điều hành hoạt động phạm vi Hay ủy quyền giao phần việc cho người quyền chịu trách nhiệm thi hành đồng thời xứng danh với trách nhiệm giao Trong hoạt động doanh nghiệp tồn dạng Ủy quyền: - Cổ đông, thành viên cơng ty ủy quyền cho người khác thay mặt để tiến hành quản lý, điều hành công ty - Các chức khác công ty ủy quyền cho để thực chức định Tại Cơng ty TNHH Moobase Việt Nam Tồn dạng ủy quyền thứ Giám đốc ủy quyền cho phó giám đốc trưởng phòng ban để thực chức nhiệm vụ cần thiết khơng có mặt giám đốc trực tiếp giải công việc Việc ủy quyền thực văn giấy tờ Việc ủy quyền phải tuân theo quy định Pháp luật Trong thời gian ủy quyền ln phải có kiểm tra, giám sát Sự ủy quyền khơng có nghĩa giao phó tồn cơng việc trách nhiệm mà trình ủy quyền người lãnh đạo phải theo dõi kiểm tra q trình thực cơng việc Đồng thời đánh giá, kiểm tra Khi ủy quyền cho cấp dưới, nhà lãnh đạo cần: • • • • • Tin tưởng nhân viên Cụ thể rõ ràng Đưa dẫn công việc đầy đủ Giám sát Chịu trách nhiệm kép Động viên, khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên Tại Công ty TNHH Moobase Việt Nam có hàng loạt sách, đãi ngộ nhân viên nhằm thu hút nguồn lao động giỏi, có trình độ cao đảm bảo đời sống cho nhân viên  Chính sách đãi ngộ, khen thưởng: - Chính sách đãi ngộ lao động ln Cơng ty TNHH Moobase Việt Nam đặt lên hàng đầu Với họ “Con người yếu tố quan trọng nhất” Chính mà sách đãi ngộ ln hồn thiện, tạo điều kiện cho người lao động an tâm, gắn bó lâu dài với Cơng ty - Tiền lương cơng nhân tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng trình độ, suất, chất lượng cơng việc nhân viên đảm bảo công bằng, hợp lý - Bên cạnh tiền lương có tiền phụ cấp hàng tháng, tiền thâm niên làm việc lâu năm cho Cơng ty - Bên cạnh đó, Cơng ty có sách thưởng, khen ngợi cơng nhân - Thưởng định kỳ thơng qua cơng việc đạt thành tích, hiệu cao, đạt thành tích tiêu biểu - Cơng ty mở thi đua tổ với để động viên tinh thần làm việc công nhân - Thưởng đột xuất việc đưa ý kiến, sáng tạo xuất sắc - Thưởng theo danh hiệu thi đua nhà nước - Hằng năm Cơng ty có tổ chức ngày hội Cơng ty để biểu dương nhân, phòng ban có kết tốt Thơng qua tổ chức chương trình hoạt động vui chơi, ăn uống cho cơng nhân teambuilding,… - Thưởng công nhân chuyến thăm quan, nghỉ mát ngồi nước gia đình - Bên cạnh đó, Cơng ty trao khen nêu gương cơng nhân có thành tích xuất sắc phòng ban - Khuyến hích tinh thần làm việc công nhân viên việc trang bị thiết bị cần thiết, đại, làm việc môi trường thoải mái, sáng tạo - Tại riêng phòng ban, ban giám đốc yêu cầu trưởng phòng ban tổ chức họp nội phong thường xuyên theo định kỳ để đưa lời khen khuyến khích nhân viên có tinh thần, suất làm việc tốt - Cán bộ, nhân viên thưởng ngày lễ như: Tết âm lịch, quốc tế lao động,… theo mức lương người - Đều tham gia BHXH,BHYT,BHTN - Được hưởng quyền lợi người lao động theo quy định Pháp luật CHƯƠNG KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 4.1 Nội dung hoạt đông kiểm tra  - Vai trò kiểm tra Đối phó với bất trắc xảy Khám phá tình huống, vấn đề bất thường Xác định hội Xử lý tình phức tạp Giúp cơng việc hành ăn phòng diễn cách thuận lợi, đạt kết - cao Kiểm tra hoạt động cuối trình hoạt động hệ thống - khâu sau chu kỳ quản lý Kiểm tra trình liên tục bao quát thời gian khơng gian Nó yếu  • • tố nhà quản trị lúc, nơi Ý nghĩa kiểm tra Đối với người kiểm tra: Phòng Thanh Tra Công ty TNHH Moobase Việt Nam Kiểm tra nhu cầu nhằm hoàn thiện định quản lý Kiểm tra giúp thẩm định tính đắn đường lối chiến lược, kế hoạch dự án • Kiểm tra giúp cho nhà quản trị kịp thời khuyến khích, động viên tài • Kiểm tra tạo tập chung, thống theo hoạt động doanh nghiệp • Phối hợp nhịp nhàng với hoạt động doanh nghiệp • Phát đến nhân tố ảnh hưởng đến kết doanh nghệp - Đối với đối tượng kiểm tra: Nhân viên phòng ban văn phòng cơng • • •  ty Bản thân người kiểm tra kịp thời phát sai sót Tạo điều kiện giúp người lao động nâng cao suất Kịp thới động viên khuyến khích khiến tinh thần làm việc tốt Nội dung kiểm tra: Tại Công ty TNHH Moobase Việt Nam, việc kiểm tra diễn sau: - Phòng Thanh Tra Cơng ty có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra mặt: + Kiểm tra hành chính: • • • • Kiểm tra cơng tác tổ chức văn phòng Kiểm tra phận lưu trữ, nhận chuyển tiếp văn bản, công văn, hồ sơ Kiểm tra việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu giấy tờ liên quan tới công ty Kiểm tra bảo mật thông tin + Kiểm tra hoạt động sản xuất: diến phân xưởng sản xuất mặt như: Phân xưởng sản xuất có đạt theo quy định 5S Công ty không, môi trường làm việc, suất, thái độ người… -Đối với hoạt động kiểm tra hành chính: Cơng ty TNHH Moobase Việt Nam thực kiểm tra theo theo thời gian • Kiểm tra đột xuất: việc kiểm tra không theo kế hoạch cả, tiến hành kiểm tra khâu q trình thực cơng việc Ví dụ việc kiểm tra đột xuất giấy tờ hợp đồng phòng hành chính, kiểm tra cơng tác xếp hồ sơ phòng văn thư lưu trữ Việc kiểm tra đột xuất đem lại cho người kiểm tra đánh giá kết cách khách quan nhất, • khơng có chuẩn bị hay che dấu trước Kiểm tra thường xuyên (Kiểm tra định kỳ): vào quy định tiến hành kiểm tra ban giám đốc nêu từ kiểm tra với quy định Cứ mùng 10 hàng tháng kiểm tra lần Phòng Thanh Tra thông báo kế hoạch kiểm tra vấn đề cần phải kiểm tra đến phòng ban + Nguyên tắc kiểm tra: • • • • • Đảm bảo tính mục tiêu Đảm bảo thẩm quyền Đảm bảo khách quan Nguyên tắc tiết kiệm Nguyên tắc hợp lý + Quy trình kiểm tra: Lập kế hoạch Lên lịch thời gian, phòng kiểm tra Chuẩn bị Xây dựng tiêu chuẩn Thu thập thơng tin Phân tích kết Xử lý kết Kết luận đối tượng Đạt chuẩn vượt chuẩn Sửa sai 4.2 Phương pháp kiểm tra - Hiện nay, Công ty TNHH Moobase Việt Nam sử dụng phương pháp kiểm tra cách đa dạng linh hoạt Nhưng nói chung tùy vào mục đích, yêu cầu nội dung kiểm tra mà Phòng Thanh Tra Cơng ty TNHH Moobase Việt Nam sử dụng phương pháp kiểm tra khác Một số phương pháp kiểm tra sử dụng Cơng ty TNHH Moobase Việt Nam là: • Kiểm tra ngân sách: công cụ tốt cho việc kiểm tra., tác động thực đến cấu, trang thiết bị, nhân viên Là công cụ chủ yếu để xác • định ngân sách cấu tổ chức văn phòng Kiếm tra tập chung: Kiểm tra thường sử dụng hay nhiều kiểm soát Việc kiểm tra tiến hành ác địa điểm như: phận văn thư lưu trữ, phận hành chính, phận lễ tân phòng ban khác • Kiểm tra tiến trình: hoạch định kế hoạch làm theo Thường Cơng ty dùng kiểm tra định kỳ hàng tháng • Kiểm tra tường trình báo cáo: trường hợp Phòng Thanh tra yêu cầu trưởng phòng ban hay phận lập báo cáo theo tháng, quý để trình báo cáo cho Thanh Tra Trên phương pháp kiểm tra thường dùng phổ biến công ty TNHH Moobase Việt Nam Các phương pháp sử dụng cách linh hoạt Đôi gặp phải khó khắn, hạn chế Mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng Đánh giá chung Như vậy, thấy tổng quan Công ty TNHH Moobase Việt Nam mà em tìm hiểu qua q trình thực tập Cơng ty TNHH Moobase công ty sản xuất linh kiện điện thoại, sản phẩm từ nhựa Plastic, … Là số công ty sản xuất lớn mạnh KCN Yên Phong Trong trình thực tập công ty, thân em nhận thấy công ty tổ chức có xếp tổ chức văn phòng ccahs rõ ràng theo chức nhiệm vụ văn phòng Cụ thể thời gian thực tập Phòng Hành Chính Cơng ty, em nhận thấy phòng Hành Chính cơng ty có ưu điểm nhược điểm Chính vậy, mà vấn đề cơng tác quản lý, kiểm tra cơng tác văn phòng phòng Hành Chính vấn đề em đặc biệt quan tâm tới  ... Pháp luật + Tổng hợp báo cáo cấp báo cáo lại cho cấp + Phân công nhiệm vụ nắm bắt hoạt động cấp - Phó phòng: + Sắp xếp bố trí cơng việc + Báo cáo tiêu tháng, soạn thảo báo cáo theo tháng quý +... khích, động viên tài • Kiểm tra tạo tập chung, thống theo hoạt động doanh nghiệp • Phối hợp nhịp nhàng với hoạt động doanh nghiệp • Phát đến nhân tố ảnh hưởng đến kết doanh nghệp - Đối với đối tượng... định kỳ hàng tháng • Kiểm tra tường trình báo cáo: trường hợp Phòng Thanh tra yêu cầu trưởng phòng ban hay phận lập báo cáo theo tháng, quý để trình báo cáo cho Thanh Tra Trên phương pháp kiểm