TRÌNH BÀY HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG BÁO CÁO TÀI CHÍNH Kiểm tốn cơng cụ quản lý kinh tế ngày khẳng định vị trí quan trọng hệ thống công cụ quản lý kinh tế quốc dân nước ta Cho đến nay, kiểm toán lĩnh vực mẻ nước ta, nhiều vấn đề cần khai thác nghiên cứu Trong đó, việc tìm hiểu đánh giá hệ thống kiểm soát nội đơn vị kiểm tốn vấn đề mang tính truyền thống yếu tố cần thiết cho kiểm toán I Khái quát hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Khái niệm hệ thống kiểm soát nội (HTKSNB) Các kiểm toán viên từ lâu nhận thức ảnh hưởng hoạt động kiểm sốt đến báo cáo tài doanh nghiệp phát triển kỹ tìm hiểu đánh giá chúng nhằm phục vụ cho công tác kiểm tốn Chính từ nhận thức mà khái niệm kiểm sốt nội hình thành phát triển dần trở thành hệ thống lý luận vấn đề kiểm sốt tổ chức, khơng phục vụ cho cơng việc kiểm tốn viên mà yếu tố quan trọng vấn đề quản trị doanh nghiệp Hiện nay, có nhiều quan điểm khác kiểm sốt nội bộ, nêu vài quan điểm sau: - Theo Uỷ Ban Tổ Chức Kiểm Tra (COSO) : Kiểm soát nội trình nhà quản lý, Hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối Nó thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực mục tiêu: báo cáo tài đáng tin cậy; đảm bảo luật lệ quy định phải tuân thủ; đảm bảo hoạt động hữu hiệu hiệu - Theo Liên Đồn Kế Tốn Quốc Tế (IFAC) : Hệ thống kiểm sốt nội hệ thống sách thủ tục thiết lập nhằm đạt bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy thông tin; bảo đảm tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu hoạt động hiệu quản lý - Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (VSA) sè 400 : Hệ thống kiểm soát nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm sốt, ngăn ngõa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị - Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) sè 400 định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bé : Hệ thống kiểm soát nội sách thủ tục ( kiểm soát nội bộ) xây dựng ban quản lý đơn vị nhằm đảm bảo thực mục tiêu quản lý: quản lý cách tuân thủ có hiệu lực cơng việc kinh doanh gắn liền với sách quản lý; bảo vệ tài sản; ngăn ngõa, phát gian lận sai sót; xác đầy đủ ghi chép kế tốn, chuẩn bị kịp thời thơng tin tài đáng tin cậy Từ khái niệm trên, thấy hệ thống kiểm sốt nội có đặc điểm sau: * Kiểm sốt nội q trình: kiểm soát nội bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát xây dựng vận hành phận đơn vị kết hợp với thành thể thống * Kiểm soát nội thiết kế vận hành người: người vừa chủ thể vừa khách thể q trình kiểm sốt, người định mục tiêu, thiết lập chế vận hành kiểm sốt phận Điều có nghĩa sách, thủ tục, biểu mẫu lập vơ hiệu khơng có người tổ chức vận hành * Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400 kiểm sốt nội cung cấp đảm bảo hợp lý đảm bảo tuyệt đối, mục tiêu thực Trong trình vận hành hệ thống kiểm sốt, yếu bộc lé nguyên nhân chủ quan từ phía người nguyên nhân khách quan dẫn đến không thực mục tiêu Kiểm sốt nội ngăn ngõa phát sai phạm đảm bảo chúng không xảy Thêm vào đó, nguyên tắc việc đưa định quản lý chi phí cho q trình kiểm sốt khơng thể vượt q lợ i ích nhận từ q trình kiểm sốt Do vậy, người quản lý nhận thức đầy đủ rủi ro chi phí cho q trình kiểm sốt q cao họ khơng áp dụng thủ tục để kiểm sốt rủi ro Lợi ích hệ thống kiểm sốt nội * Lợi ích hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp HTKSNB công cụ đắc lực nhà quản lý việc đảm bảo thực có hiệu mục tiêu đặt đơn vị Nhờ thông tin đáng tin cậy mà HTKSNB cung cấp, nhà quản lý đưa định đắn góp phần thực có hiệu quả, hiệu kinh tế hoạt động, cụ thể: Một là, bảo vệ tài sản đơn vị, KTV nội kiểm sốt q trình bảo vệ tài sản nhằm giảm bớt tổn thất hành vi trộm cắp, hỏa hoạn, sử dụng sai mục đích bất hợp pháp thẩm tra vạch trần hành vi vi phạm Trên sở đánh giá rủi ro thất thoát loại tài sản, KTV nội xây dựng thủ tục kiểm sốt phù hợp Ví dụ tiền mặt dễ bị xâm phạm, cắp cần phải bảo vệ cẩn trọng kỹ lưỡng, tài sản cơng kềnh tương đối cố định rủi ro Hai là, bảm đảm độ tin cậy thông tin, nhà quản lý vào thơng tin kinh tế, tài phận kế toán tổng kết cung cấp để đưa định quan trọng Nếu thông tin không kịp thời, phản ánh không đắn thực trạng công ty dẫn đến định sai lầm Do vậy, tồn HTKSNB hiệu tiền đề để giúp nhà quản lý đưa định phù hợp đơn vị giai đoạn cụ thể Để thực vài trò này, KTV nội phải kiểm tra hệ thống thông tin thích hợp để xác định xem thơng tin sổ sách kế tốn, BCTC có xác, đáng tin cậy, kịp thời, hồn chỉnh hữu ích khơng Ba là, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý, HTKSNB công cụ hỗ trợ BGĐ giám sát q trình tn thủ sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật quy định có ảnh hưởng quan trọng tới hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua biện pháp: - Duy trì kiểm tra việc tn thủ sách có liên quan đến hoạt động DN; - Ngăn chặn phát kịp thời xử lý sai phạm gian lận hoạt động DN; - Đảm bảo việc ghi chép kế tốn đầy đủ, xác việc lập BCTC trung thực khách quan Bốn là, bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý, HTKSNB góp phần tăng cường việc sử dụng tiết kiệm, có hiệu nguồn lực, giảm thiểu lãng phí tác nghiệp vụ thừa, khơng cần thiết Để xác định tính hiệu quả, hiệu kinh tế hoạt động đơn vị, KTV nội cần xác định tình trạng như: Cơ sở vật khơng tận dụng tối đa; Công việc không suất; Các thủ tục tốn kém; Thừa thiếu nhân viên; HTKSNB hỗ trợ BGĐ hoàn thiện điều hành bố máy quản lý cách cung cấp thêm thông tin trình hoạt đọng phận, ví dụ phận khác chu trình kiểm tra tiến hành cách tiết kiệm có hiệu nào, từ đưa biện pháp sử dụng hợp lý tài sản, quản lý hiệu nguồn lực đơn vị * Lợi ích hệ thống kiểm sốt nội kiểm toán viên Đánh giá hiệu hoạt động HTKSNB sở để KTV định nội dung, lịch trình phạm vi thủ tục kiểm tốn tiến hành Các KTV có xu hướng tin tưởng vào hoạt động HTKSNB tốt, từ giúp giảm bớt cơng việc kiểm tốn Hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ, hạn chế xác định sau: - BGĐ thường u cầu chi phí cho HTKSNB khơng vượt q lợi ích mà hệ thống mang lại - Phần lớn công tác kiểm tra nội thường tác động đến nghiệp vụ lặp lặp lại, mà không tác động đến nghiệp vụ bất thường - Sai sót người thiếu ý, đãng trí, sai sót xét đốn khơng hiểu rõ u cầu cơng việc - Khả vượt tầm kiểm sốt HTKSNB có thơng đồng người BGĐ hay nhân viên với người khác hay đơn vị - Khả người chịu trách nhiệm thực kiểm soát nội lạm dụng đặc quyền - Do có biến động tình hình, thủ tục kiểm sốt bị lạc hậu bị vi phạm Như vậy, dù thiết kế hồn hảo, HTKSNB ln tồn mức độ rủi ro kiểm soát định hạn chế vốn có Vì thế, KTV phải thu thập chứng kiểm toán bên cạnh việc khảo sát q trình kiểm sốt với hầu hết mục tiêu kiểm toán khoản mục trọng yếu BCTC Vai trò hệ thống kiểm sốt nội 4.1 Vai trò kiểm sốt quản lý Từ khái niệm kiểm sốt thấy vai trò kiểm sốt quản lý đảm bảo hiệu hoạt động hiệu quản lý đơn vị Thấy rằng, hoạt động kiểm tra, kiểm sốt khơng phải giai đoạn hay mét pha trình quản lý mà đóng vai trò mét chức quản lý tất giai đoạn, khâu tồn q trình quản lý Nhờ có chức mà kế hoạch, mục tiêu đề ra, việc sử dụng yếu tố nguồn lực giám sát cách chặt chẽ từ khâu xây dùng thực Việc thường xuyên kiểm tra, kiểm sốt tiến độ thực giúp điều hồ mối quan hệ, kịp thời điều chỉnh định mức mục tiêu từ tiết kiệm tối đa chi phí nguồn lực mà đạt kết cao Đồng thời kiểm tra, kiểm soát giúp cho việc thực tốt mục tiêu đề từ mà nâng cao hiệu quản lý đơn vị 4.2 Vai trò kiểm sốt nội nhà quản lý doanh nghiệp Kiểm sốt nội ln khâu quan trọng quy trình quản trị, nhà quản lý doanh nghiệp thường tâm đến việc hình thành trì hoạt động kiểm soát nội doanh nghiệp để đạt mục tiêu tổ chức Hệ thống kiểm soát nội phương tiện để phận quản lý thực nhiệm vụ: cung cấp cho cổ đông, ngân hàng, nhà đầu tư đảm bảo thích hợp rằng, cơng việc kinh doanh kiểm sốt thích đáng Điều có ý nghĩa quan trọng, yếu tố giúp cho nhà đầu tư đưa định có nên đầu tư vào doanh nghiệp hay không Đồng thời phận quản lý có trách nhiệm cung cấp cho cổ đơng, phủ nhà đầu tư tiềm tàng ( ngân hàng, chủ đầu tư…) thông tin chi tiết tình hình tài đơn vị mà hệ thống kiểm sốt nội cơng cụ cho nhà quản lý doanh nghiệp lùa chọn Những thông tin chi tiết tình hình tài phương thức hoạt động đơn vị đáp ứng nhu cầu thông tin cụ thể doanh nghiệp nhà đầu tư Xét vai trò khơng phần quan trọng hệ thống kiểm sốt nội ngăn ngừa phát gian lận sai sót thành viên đơn vị, từ giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp xử lý điều chỉnh kịp thời đảm bảo hiệu hoạt động doanh nghiệp Ngồi ra, hệ thống kiểm sốt nội xây dựng vận hành nhà quản lý, với hệ thống kiểm sốt nội xây dựng vận hành hữu hiệu sách, thủ tục kiểm sốt phù hợp hiệu thể lực, thái độ quản lý nhà quản lý doanh nghiệp Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội 5.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn nhân tố bên đơn vị bên ngồi đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm sốt nội Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ nhận thức hành động nhà quản lý doanh nghiệp Trên thực tế, tính hiệu hoạt động kiểm tra kiểm soát hoạt động tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào nhà quản lý doanh nghiệp Nếu nhà quản lý cho cơng tác kiểm tra kiểm sốt quan trọng thiếu hoạt động đơn vị thành viên đơn vị nhận thức đắn hoạt động kiểm tra kiểm soát tuân thủ quy định chế độ đề Ngược lại, hoạt động kiểm sốt bị coi nhẹ từ phía nhà quản lý chắn quy chế kiểm sốt nội khơng vận hành cách có hiệu thành viên đơn vị Các nhân tố mơi trường kiểm sốt bao gồm: Đặc thù quản lý: Các đặc thù quản lý đề cập tới quan điểm khác điều hành hoạt động doanh nghiệp nhà quản lý Các quan điểm ảnh hưởng trực tiếp đến sách, chế độ, quy định cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát doanh nghiệp Bởi vì, nhà quản lý này, đặc biệt nhà quản lý cấp cao phê chuẩn định, sách thủ tục kiểm soát áp dụng doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức xây dựng hợp lý doanh nghiệp góp phần tạo mơi trường kiểm sốt tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý bảo đảm hệ thống xuyên suốt từ xuống việc ban hành định, triển khai định kiểm tra, giám sát việc thực định tồn doanh nghiệp Một cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu hành vi gian lận sai sót hoạt động tài kế tốn doanh nghiệp Một cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động lĩnh vực doanh nghiệp cho không bị chồng chéo bỏ trống: thực phân chia tách bạch chức năng; bảo đảm độc lập tương đối phận, tạo khả kiểm tra, kiểm sốt lẫn bước thực cơng việc Như vậy, để thiết lập cấu tổ chức thích hợp có hiệu quả, nhà quản lý phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động doanh nghiệp, khơng bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời khơng có chồng chéo phận - Thực phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ bảo quản tài sản - Đảm bảo độc lập tương đối phận nhằm đạt hiệu cao hoạt động phận chức Chính sách nhân Sự phát triển doanh nghiệp gắn liền với đội ngũ nhân viên họ nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt chủ thể trực tiếp thực thủ tục kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Nếu nhân viên có lực tin cậy, nhiều q trình kiểm sốt không cần thực mà đảm bảo mục tiêu đề kiểm soát nội Bên cạnh đó, có thiết kế vận hành sách thủ tục kiểm sốt chặt chẽ với đội ngũ nhân viên nhân lực công việc thiếu trung thực phầm chất đạo đức hệ thống kiểm sốt nội khơng thể phát huy hiệu Tóm lại, với lý trên, nhà quản lý doanh nghiệp cần có sách cụ thể rõ ràng tuyển dụng, đào tạo, xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí cán đề bạt nhân phải phù hợp với lực chuyên môn phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục liên tiếp Cơng tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt kế hoạch tài gồm ước tính cân đối tình hình tài chính, kết hoạt động luân chuyển tiền tương lai nhân tố quan trọng môi trường kiểm soát Nếu việc lập thực kế hoạch tiến hành khoa học nghiêm túc hệ thống kế hoạch dự tốn trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu Vì vậy, thực tế nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực kế hoạch, theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch lập nhằm phát vấn đề bất thường xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời Đây khía cạnh mà kiểm tốn viên thường quan tâm kiểm tốn báo cáo tài doanh nghiệp, đặc biệt việc áp dụng thủ tục phân tích Ủy ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát bao gồm người máy lãnh đạo cao đơn vị thành viên Hội đồng quản trị không kiêm nhiệm chức vụ quản lý chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm sốt thường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Giám sát chấp hành luật pháp cơng ty - Kiểm tra kiểm sốt cơng việc kiểm toán viên nội - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài - Dung hòa bất đồng (nếu có) Ban giám đốc với kiểm tốn viên bên ngồi Mơi trường bên ngồi: Mơi trường kiểm sốt chung doanh nghiệp phụ thuộc vào nhân tố bên Các nhân tố khơng thuộc kiểm sốt nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành nhà quản lý thiết kế vận hành quy chế thủ tục kiểm sốt nội Thuộc nhóm nhân tố bao gồm: kiểm soát quan chức nhà nước, ảnh hưởng chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước Như môi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố có ảnh hưởng đến trình thiết kế, vận hành xử lý liệu hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp, nhân tố chủ yếu quan trọng nhận thực hoạt động kiểm tra kiểm soát điều hành hoạt động nhà quản lý doanh nghiệp 5.2 Hệ thống kế toán Hệ thống thơng tin chủ yếu hệ thống kế tốn đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toàn hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế tốn Trong đó, q trình lập ln chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng cơng tác kiểm sốt nội doanh nghiệp Mục đích hệ thống kế toán tổ chức nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ báo cáo nghiệp vụ kinh tế tài tổ chức đó, thỏa mãn chức thơng tin kiểm tra hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo mục tiêu kiểm sốt chi tiết: - Tính có thực: cấu kiểm sốt khơng cho phép ghi chép nghiệp vụ khơng có thực vào sổ sách đơn vị - Sự phê chuẩn: bảo đảm nghiệp vụ xảy phải phê chuẩn hợp lý - Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Sự đánh giá: bảo đảm sai phạm việc tính khoản giá phí - Sự phân loại: bảo đảm nghiệp vụ ghi chép theo sơ đồ tài khoản ghi nhận đắn loại sổ sách kế tốn - Tính kỳ: bảo đảm việc ghi sổ nghiệp vụ phát sinh thực kịp thời theo quy định - Quá trình chuyển sổ tổng hợp xác: số liệu kế tốn ghi vào sổ phụ phải tổng cộng chuyển sổ đắn, tổng hợp xác báo cáo tài doanh nghiệp 5.3 Các thủ tục kiểm sốt Các thủ tục kiểm soát nhà quản lý xây dựng dựa ba nguyên tắc bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng chế độ ủy quyền Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm công việc cần phân chia cụ thể cho nhiều phận nhiều người phận Việc phân cơng phân nhiệm rõ ràng tạo chun mơn hóa cơng việc, sai sót xảy xảy thường dễ phát Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc quy định cách ly thích hợp trách nhiệm nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm hành vi lạm dụng quyền hạn Ví dụ tổ chức nhân khơng thể bố trí kiêm nhiệm nhiệm vụ phê chuẩn thực hiện, thực kiểm soát, ghi sổ tài sản bảo quản tài sản Ở nước ta để đảm bảo thực nguyên tắc này, Điều – Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước, quy định “cán kế toán đơn vị quốc doanh, công ty hợp danh đơn vị có sử dụng kinh phí nhà nước đồn thể khơng kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu công tác vật chất khác Lãnh đạo đơn vị kể lãnh đạo cơng tác tài chính, kế tốn đơn vị nêu khơng bố trí người thân gia đình làm cơng tác tài kế tốn, thủ kho, thủ quỹ đơn vị mình” Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn: Theo ủy quyền nhà quản lý, cấp giao cho định giải số công việc phạm vi định Quá trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm quyền hạn mà khơng làm tính tập trung doanh nghiệp Bên cạnh đó, để tn thủ tốt q trình kiểm soát, nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn Sự phê chuẩn thực qua hai loại: phê chuẩn chung phê chuẩn cụ thể ađộng kiểm tra Về nhân sự, phận kiểm tốn nội phải tuyển chọn nhân viên có lực chuyên môn đạo đức nghề nghiệp phù hợp với quy định hành Các mục tiêu hệ thống kiểm soát nội Bất nghiệp vụ kinh tế đơn vị kiểm tốn có vài loại sai sót xảy q trình ghi sổ, tổng hợp, lập BCTC Những mục tiêu chi tiết mà số cấu trúc kiểm soát nội cần phải thỏa mãn để ngăn ngừa sai sót xảy là: a- Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có hợp ( tính có hợp lí ) Cơ cấu kiểm sốt nội phải thiết kế cho không cho phép ghi chép nghiệp vụ không tồn hững nghiệp vụ giả vào sổ kế toán sổ nhật ký chung b- Các nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn (sự phê chuẩn) Để kiểm sốt, bảo vệ tài sản nghiệp vụ kinh tế muốn xảy phải phê chuẩn đắn người có trách nhiệm Nếu nghiệp vụ kinh tế khơng phê chuẩn xảy ra, dẫ đến lừa đảo ảnh hưởng làm tổn thất tài sản c- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài sản có phải ghi sổ đầy đủ( Tính đầy đủ) Cơ cấu kiểm soát nội phải thiết kế nhằm không để nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hay tài sản có nằm ngồi sổ kế toán Chúng phải ghi đầy đủ vào sổ kế toán tổng hợp BCTC d- Các nghiệp vụ kinh tế, tài sản có phải đánh giá tính tốn cách đắn( đánh giá tính tốn) Hệ thống kiểm sốt nội phải có q trình kiểm sốt để đảm bảo khơng thể xảy sai sót đánh giá, tính tốn ghi sổ số tiền nghiệp vụ gia đoạn khác trình ghi sổ e- Các nghiêp vụ kinh tế phải phân loại đắn( phân loại) Các q trình kiểm sốt bao gồm hệ thống tài khoản thích hợp, quy định rõ ràng nội dung quan hệ đối ứng phân loại nghiệp vụ kinh tế cách đắn f- Các nghiệp vụ kinh tế phải phản ánh kịp thời , kỳ( tích kỳ kịp thời) Nếu nghiệp vụ kinh tế ghi trước ghi sau cúng xảy làm tăng khả sai sót việc bỏ quên ghi trùng, khác kỳ chúng làm sai lệch thơng tin BCTC Hệ thống kiểm sốt nội phải thiết kế để đảm bảo nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải ghi kịp thời, kỳ vào sổ kế toán g- Các nghiệp vụ kinh tế phải ghi đắn vào sổ chi tiết phải tổng hợp xác (quá trình chuyển sổ tổng số) Trong nhiều trường hợp, nghiệp vụ kinh tế cá lẻ phải ghi sổ chi tiết để hợp, nghiệp vụ kinh tế cá lẻ phải ghi sổ chi tiết để theo dõi riêng, sau tổng hợp dùng để đối chiếu với ghi chép tổng hợp sổ Nhiều trường hợp khác nghiệp vụ cá lẻ tổng hợp chung trước vaò sổ nhật ký, sau từ nhật ký chuyển qua sổ tổng hợp tổng hợp trình bày BCTC Đơn vị dùng phương pháp thích hợp khách để vào sổ nghiệp vụ kinh tế cần phải có thủ tục kiểm soát để đảm bảo việc tổng hợp, ghi sổ chuyển sổ nghiệp vụ kinh tế đắn xác II Đánh giá hệ thống kiểm soát nội kiểm toán tài Mục đích đánh giá hệ thống kiểm sốt nội Nghiên cứu HTKSNB phần việc quan trọng mà KTV phải thực kiểm toán Điều quy định chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro kiểm sốt nội bộ: “KTV phải có đủ hiểu biết hệ thống kế toán kiểm soát nội khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán xây dựng tiếp cận kiểm toán hiệu quả” Thứ nhất, thơng tin tài thường xác nhiều lần Nhờ đó, KTV dựa vào HTKSNB để giảm bớt cơng việc kiểm tốn thực tế, HTKSNB hoạt động hiệu tạo điều kiện để KTV giảm bớt thử nghiệm Thứ hai, dựa vào HTKSNB giúp KTV nâng cao chất lượng hiệu kiểm toán Nguyên tắc thật trọng mức đòi hỏi KTV phải đảm bảo chất lượng kiểm toán, để tránh sai sót kiểm tốn dẫn đến cơng ty kiểm tốn phải đối mặt với vụ kiện khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín cơng ty Bên cạnh đó, kiểm tốn loại hình dịch vụ nên khía cạnh hiệu kiểm tốn vấn đề cần quan tâm Vì vậy, xây dựng cách tiếp cận khoa học, hiệu góp phần nâng cao khả cạnh tranh tăng lợi nhuận cho cơng ty kiểm tốn Chất lượng kiểm tốn chịu ảnh hưởng trực tiếp việc thu thập chứng kiểm toán; KTV phải thu thập chứng kiểm tốn đầy đủ có hiệu lực để đưa nhận xét đắn BCTC, tính đầy đủ chứng kiểm toán ảnh hưởng quy mô mẫu chọn, quy mô mẫu chọn chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố có HTKSNB, tính hiệu lực chứng kiểm toán thu thập từ HTKSNB hoạt động có hiệu đáng tin cậy từ HTKSNB yếu Do đó, q trình đánh giá HTKSNB đóng vai trò quan trọng việc thu thập chứng kiểm toán đầy đủ tin cậy, góp phần bảo đảm chất lượng kiểm tốn Hiệu kiểm tốn có liên quan tới giá phí kiểm tốn chi phí thu thập chứng kiểm tốn Nếu cơng ty đảm bảo hiệu kiểm tốn với doanh thu cố định, việc giảm tối đa chi phí giúp họ đạt lợi nhuận tối đa Với mức lợi nhuận xác định, chi phi tối thiểu giúp giá phí kiểm tốn nhỏ nhất, nâng cao khả cạnh tranh công ty kiểm toán Như vậy, việc đanh giá HTKSNB đơn vị kiểm toán giúp cho KTV xác lập mức độ tin cậy vào HTKSB, giảm tối đa thử nghiệm cần phải tiến hành mà đảm bảo chất lượng kiểm tốn KTV cần có hiểu biết đầy đủ HTKSNB, đánh giá xác mức độ rủi ro kiểm soát, để vạch kế hoạch kiểm toán xây dựng trình tự phương pháp kiểm tốn thích hợp Sự hiểu viết HTKSNB, đánh giá xác đáng rủi ro kiểm soát, với đánh giá rủi ro tiềm tàng, cân nhắc khác giúp cho KTV: - Xác định loại thơng tin sai sót nghiêm trọng xảy BCTC - Xem xét nhân tố tác động đến khả xảy sai sót nghiêm trọng - Thiết kế phương pháp kiểm toán Các bước đánh giá hệ thống kiểm soát nội 2.1 Thu thập hiểu biết hệ thống kiểm soát nội mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội giấy tờ làm việc Trong giai đoạn kiểm tốn viên tìm hiểu kiểm sốt nội đơn vị hai mặt chủ yếu: thiết kế kiểm soát nội bao gồm thiết kế quy chế kiểm soát thiết kế máy kiểm sốt; hoạt động liên tục có hiệu lực kiểm tốn nội Tìm hiểu kiểm soát nội thực giai đoạn lập kế hoạch kiểm tốn, KTV phải tìm hiểu thiết kế vận hành hệ thống KSNB khách hàng theo yếu tố cấu thành để:  Đánh giá xem liệu có BCTC kiểm tốn hay khơng Sơ đồ 2.1 Khái qt việc nghiên cứu HTKSNB khách hàng trình đánh giá rủi ro kiểm soát Đạt hiểu biết HTKSNB khách hàng đủ để lập kế hoạch kiểm toán BCTC Đánh giá xem liệu BCTC kiểm tốn hay khơng Khơng thể kiểm toán Ý kiến từ chối rút khỏi hợp đồng kiểm tốn Q trình đánh giá rủi ro kiểm soát khả Mức tối đa Mức chứng minh hiểu biết có Lập kế hoạch thực thử nghiệm kiểm sốt Mức thấp khả chứng minh Mở rộng hiểu biết thấy cần thiết Không thể Xác định liệu mức đánh giá rủi ro kiểm sốt có giảm từ kết thử nghiệm kiểm sốt hay khơng Giảm Rủi ro kiểm soát tăng so với mức đánh giá ban đầu mức tối đa Rủi ro phát giảm xuống phải lập kế hoạch trắc nghiệm toán để thỏa mãn mức rủi ro phát thấp Rủi ro kiểm soát giảm xuống, rủi ro phát tăng lên phải lập kế hoạch trắc nghiệm kiểm toán để thỏa mãn mức rủi ro phát tăng lên KTV phải thu thập thơng tin tính trung thực Ban quản trị với chất phạm vi sổ sách kế toán để thỏa mãn chứng đủ thích hợp có sẵn để chứng minh cho số dư BCTC  Để nhận diện đánh giá sai phạm tiềm tàng  Để định mức đánh giá thích hợp rủi ro kiểm soát ảnh hưởng đến rủi ro phát từ ảnh hưởng đến định số lượng chứng kiểm tốn phải thu thập  Để có kế hoạch thiết kế khảo sát thích hợp Phương pháp tiếp cận: Có nhiều phương pháp tiếp cận để thu thập hiểu biết hệ thống KSNB đánh giá rủi ro kiểm sốt, có hai cách phổ biến sau:  Phương pháp tiếp cận theo khoản mục: Cách làm dễ thực kiểm toán viên khó đánh giá ảnh hưởng KSNB đến số dư khoản mục BCTC  Phương pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ: Theo phương pháp này, kiểm toán viên xem xét sách, thủ tục kiểm sốt đến chu trình nghiệp vụ( Chu trình đầu tư tài chính, chu trình chi tiêu, chu trình sản xuất, chu trình doanh thu) Phương pháp cho phép KTV phân chia nghiệp vụ số dư tài khoản thành loại rõ ràng (các chu trình) sau KTV hiểu biết cách thức kiểm soát cho sở tiêu chí liên quan tới loại nghiệp vụ số dư tài khoản chu trình Thể thức để đạt hiểu viết hệ thống kiểm soát nội bộ: Các phương pháp áp dụng: Cũng giống giai đoạn tìm hiểu hoạt động kinh doanh khách hàng, phương pháp kiểm toán viên thường áp dụng tìm hiểu hệ thống kiểm tốn nội bộ: - Dựa vào kinh nghiệm trước kiểm toán viên với khách hàng: Hầu hết kiểm tốn cơng ty cơng ty kiểm toán thực năm Do vậy, KTV thường bắt đầu kiểm tốn với khối lượng lớn thơng tin hệ thống kiểm soát nội khách hàng thu thập từ kiểm toán trước Bởi hệ thống kiểm sốt thường thay đổi thường xun nên thơng tin cập nhật hóa mang sang năm hành - Thẩm vấn nhân viên công ty khách hàng: Công việc giúp cho KTV thu thập thông tin ban đầu (đối với khách hàng mới) nắm bắt thay đổi hệ thống kiểm soát nội khách hàng (đối với khách hàng thường niên) để cập nhật thơng tin cho kiểm tốn năm hành - Xem xét sổ tay thủ tục chế độ công ty khách hàng: Qua việc nghiên cứu thảo luận với khách hàng tài liệu kiểm tốn viên hiểu rõ thủ tục chế độ liên quan đến KSNB áp dụng công ty khách hàng - Kiểm tra chứng từ sổ sách hồn tất: Thơng qua việc kiểm tra này, kiểm tốn viên thấy việc vận dụng thủ tục chế độ công ty khách hàng - Quan sát mặt hoạt động trình hoạt động công ty khách hàng: Công việc củng cố thêm hiểu biết kiến thức thực tế sử dụng thủ tục chế độ KSNB công ty khách hàng Để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sử dụng ba phương pháp ba phương pháp sau tùy thuộc đặc điểm đơn vị kiểm toán quy mơ kiểm tốn: vẽ lưu đồ; lập bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ; lập bảng tường thuật kiểm soát nội - Bảng câu hỏi hệ thống KSNB: bảng đưa câu hỏi theo mục tiêu chi tiết hệ thống KSNB hệ thống KSNB Các câu hỏi thiết kế dạng trả lời “có” “khơng” câu trả lời “không” cho thấy nhược điểm KSNB Ưu điểm công cụ lập sẵn nên kiểm tốn viên tiến hành nhanh chóng khơng bỏ sót vấn đề quan trọng Nhưng thiết kế chung, nên bảng câu hỏi khơng phù hợp với loại hình doanh nghiệp Trong thực tế, kiểm tốn viên thường sử dụng kết hợp hai hình thức để cung cấp cho kiểm tốn viên hình ảnh tối ưu hệ thống KSNB Lưu đồ (bao gồm lưu đồ ngang lưu đồ dọc) giúp kiểm toán viên nhận xét xác thủ tục kiểm soát áp dụng hoạt động dễ dàng thủ tục kiểm soát cần bổ sung Trong đó, bảng câu hỏi bảng tường thuật kiểm soát nội cung cấp thêm phân tích kiểm sốt giúp kiểm tốn viên hiểu đầy đủ kiểm soát nội Việc sử dụng kết hợp bảng câu hỏi với lưu đồ với bảng tường thuật giúp kiểm toán viên hiểu biết tốt hệ thống KSNB khách hàng 2.2 Đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho khoản mục BCTC Theo ISA 400, Đánh giá rủi ro KSNB “Sau hiểu hệ thống kế toán kiểm toán nội bộ, kiểm toán phải thực đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát theo sở dẫn liệu cho số dư tài khoản trọng yếu” Rủi ro kiểm sốt đánh giá thơng qua hiểu biết hệ thống kiểm soát nội Nếu hệ thống kiểm soát nội thiết kế vận hành hữu hiệu rủi ro kiểm soát đánh giá thấp ngược lại Sau thu thập hiểu biết cách thiết kế vận hành hệ thống KSNB, kiểm toán viên đưa đánh giá (ban đầu) rủi ro kiểm soát cho mục tiêu kiểm soát chi tiết Công việc làm riêng rẽ cho loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu chu trình nghiệp vụ theo bước sau đây: - Nhận diện mục tiêu kiểm sốt mà theo trình đánh giá vận dụng Trong bước KTV vân dụng mục tiêu KSNB cụ thể cho loại nghiệp vụ chủ yếu công ty - Nhận diện q trình kiểm sốt đặc thù Ở bước này, KTV không cần thiết phải xem xét q trình kiểm sốt mà phải nhận diện phân tích q trình kiểm sốt dự kiến có ảnh hưởng lớn đến việc thỏa mãn mục tiêu kiểm sốt mà mang lại tính hiệu cho kiểm toán - Nhận diện đánh giá nhược điểm HTKSNB: Nhược điểm hiểu vắng mặt q trình kiểm sốt thích đáng mà điều làm tăng khả rủi ro việc tồn sai phạm BCTC - Đánh giá rủi ro kiểm soát Khi nhận diện q trình kiểm sốt nhược điểm HTKSNB, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu mục tiêu kiểm soát loại nghiệp vụ kinh tế, KTV đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao theo tỷ lệ phần trăm Theo ISA 400, KTV thường đặt mức độ rủi ro kiểm soát cao trường hợp:  Hệ thống kế tốn KSNB khơng áp hoặc;  Việc đánh giá áp dụng hệ thống kế toán KSNB xem không đủ Mức độ rủi ro kiểm soát ban đầu chứng minh việc thực khảo sát (thử nghiệm kiểm soát) giai đoạn hai kiểm toán (giai đoạn thực thử nghiệm kiểm soát thử nghiệm bản) trước KTV đưa mức độ rủi ro kiểm sốt thích hợp sử dụng Và nhiều trường hợp, BGĐ thường phản ứng lại trước rủi ro tiềm tàng cách thiết lập hệ thống kế toán KSNB để ngăn ngừa phát sửa chữa sai sót rủi ro tiềm tàng rủi ro kiểm sốt có mối quan hệ chặt chẽ với Khi KTV phải đánh giá chung rủi ro tiềm tàng rủi ro kiểm soát đánh giá rủi ro kiểm toán – ISA 400 (đoạn 40) Trong kiểm toán báo cáo tài chính, việc đánh giá rủi ro kiểm sốt có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định phép thử nghiệm áp dụng Nếu rủi ro kiểm soát đánh giá mức độ tối đa (khi kiểm soát nội khơng hoạt động hoạt đơng khơng có hiệu lực, không phát ngăn chặn gian lận sai sót trọng yếu) KTV khơng thể dựa vào kiểm soát nội đơn vị để giảm bớt thử nghiệm số dư nghiệp vụ Trái lại, KTV phải tăng cường thử nghiệm để phát hành vi gian lận sai sót Trong trường hợp này, KTV khơng cần thực thử nghiệm kiểm sốt (thử nghiệm tuân thủ) Nếu rủi ro kiểm soát đánh giá thấp mức tối đa KTV dựa vào kiểm soát nội đơn vị để giảm bớt thử nghiệm số dư nghiệp vụ Ở trường hợp này, KTV thực thử nghiệm kiểm soát thử nghiệm thực kiểm toán BCTC 2.3 Thực thử nghiệm kiểm sốt Mục đích thử nghiệm thu thập chứng hữu hiệu quy chế thủ tục kiểm soát để giảm bớt thử nghiệm số dư nghiệp vụ Thử nghiệm kiểm soát thực với phương pháp khác tùy thuộc trường hợp cụ thể Phương pháp kiểm tra tài liệu thực lại thủ tục kiểm soát áp dụng thủ tục để lại “dấu vết” trực tiếp tài liệu chữ ký phê duyệt, hóa đơn lưu Nếu thủ tục kiểm sốt khơng để lại dấu vết tài liệu, KTV tiến hành quan sát hoạt động liên quan đến kiểm soát nội vấn nhân viên đơn vị thủ tục kiểm sốt Ngồi ra, KTV sử dụng phương pháp bổ sung để xác minh kết thử nghiệm Thí dụ phép thử “walk through test – cách thức rà sốt sơ lược” tiến hành bổ sung với số nghiệp vụ thủ tục kiểm soát quan trọng hoạt động đơn vị Với phương pháp này, KTV theo dõi bước thực nghiệp vụ sổ sách thực tế để đánh giá kiểm soát nghiệp vụ 2.4 Lập bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội Bảng đánh giá kiểm sốt nội thường phản ánh thơng tin sau:  Các mục tiêu kiểm soát nội khoản mục hay chu trình nghiệp vụ;  Các thông tin mô tả thực trạng kiểm soát nội KTV thu thập;  Bản chất tính hệ trọng rủi ro tương ứng;  Nguyên tắc thiết kế vận hành thủ tục kiểm soát;  Đánh giá kiểm soát nội khoản mục hay chu trình nghiệp vụ  ... cậy, kịp thời, h n chỉnh h u ích khơng Ba là, b o đảm việc thực chế độ pháp lý, HTKSNB cơng cụ h trợ BGĐ giám sát q trình tuân thủ sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật quy định có ảnh h ởng quan... thủ tục tốn kém; Thừa thiếu nhân viên; HTKSNB h trợ BGĐ hoàn thiện điều h nh b máy quản lý cách cung cấp thêm thơng tin q trình hoạt đọng phận, ví d phận khác chu trình kiểm tra tiến h nh... tìm hiểu thiết kế vận h nh h thống KSNB khách h ng theo yếu tố cấu thành để:  Đánh giá xem liệu có BCTC kiểm tốn hay không Sơ đồ 2.1 Khái quát việc nghiên cứu HTKSNB khách h ng trình đánh giá