Nâng cao chât lượng, hiệu công tác quản lý văn phòng cung ứng dịch vụ cơng - số kinh nghiệm quốc tế Trong đầu tháng 7/2013, Đoàn cơng tác Bộ Nội vụ tham gia chương trình tập huấn quản lý văn phòng (Office Management) Thái Lan Uỷ ban Công vụ (OCSC) Cơ quan hợp tác phát triển quốc tế (TICA) củaThái Lan chủ trì tổ chức cho nước gia nhập khối ASEAN Khóa học trang bị cho học viên kiến thức, kỹ kinh nghiệm bổ ích cơng tác quản lý văn phòng, nâng cao chất lượng hoạt động, cung ứng dịch vụ công hiệu quan hành nhà nước Dưới số nội dung đúc rút từ khố học Đồn cơng tác Quản lý Văn phòng (Office Management) liên quan nhiều đến công tác nội bộ, công tác quản lý công sở, tập trung vào tổ chức công việc hướng tới đạt mục tiêu nhóm, quan, đơn vị Có nội dung quan trọng quản lý văn phòng bao gồm: (1) Xác định rõ mục tiêu để người tâm thực hiện; (2) Phân cơng rõ vai trò, nhiệm vụ trách nhiệm cho tất thành viên; (3) Thiết lập quy trình giải cơng việc hiệu quả: việc định dựa vào người có lực, tri thức thông tin phù hợp vào thứ bậc hành chính; sẵn sàng đối diện với mâu thuẫn, xung đột nhóm để xem xét cơng khai, tinh thần xây dựng; (4) Tăng cường mối quan hệ giao tiếp liên cá nhân sở cởi mở tin tưởng lẫn nhau; nhạy cảm, mềm dẻo với nhu cầu người khác; khuyến khích tính sáng tạo Như vậy, khái niệm quản lý văn phòng gần (và bao trùm lên) khái niệm Quản lý hoạt động/ sản xuất (Operations Management) Quản lý hoạt động bao gồm tập hợp hoạt động tạo giá trị hình thức hàng hố dịch vụ thơng qua việc chuyển hố đầu vào thành đầu Các họp công cụ quản lý văn phòng Cơng tác chuẩn bị kỹ lưỡng thời lượng họp rút ngắn, thiết thực đạt hiệu cao Cần trọng quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục cơng tác nhằm kiểm sốt, nâng cao chất lượng, suất cơng tác Lập hồ sơ công việc, lưu trữ lưu trữ điện tử cần phát huy quản lý cơng tác Tuy nhiên, bên cạnh ISO, có nhiều hệ thống đánh giá, quản lý chất lượng khác nước áp dụng hiệu công tác văn phòng cần đầu tư nghiên cứu, vận dụng hoạt động quan hành nhà nước Bên cạnh việc quản lý theo quy trình, quản lý phương tiện, công nghệ tiên tiến, nhà lãnh đạo cần quan tâm quản lý qua hình thức “vi hành” (Managing by walking around), thường xuyên gặp gỡ trực tiếp nhân viên, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng công việc sống, lắng nghe kịp thời đề giải pháp tháo gỡ khó khăn cho nhân viên, … Cũng khu vực tư, tổ chức thuộc khu vực nhà nước phải cạnh tranh với để cung ứng dịch vụ cơng cho cơng dân cách tốt Do đó, quan, đơn vị cần nâng cao chất lượng, hiệu cung ứng dịch vụ cho công dân; nâng cấp hệ thống đo lường, đánh giá cung ứng dịch vụ công Việc xây dựng số để đo lường mức độ hài lòng tổ chức, cơng dân việc phục vụ quan, đơn vị cần thiết Quản lý cung ứng dịch vụ công minh bạch, thuận tiện, đáp ứng yêu cầu công dân, tổ chức nêu cao trách nhiệm giải trình hệ thống cơng vụ khu vực giới đặc biệt quan tâm Để làm việc đó, cần triệt để sử dụng phương pháp thu thập ý kiến khách hàng, vấn, thiết kế bảng câu hỏi, tổ chức hội thảo… Trên sở đó, thiết kế hay điều chỉnh dịch vụ, hướng tới thoả mãn cao nhất, sát nhu cầu đa dạng công dân Do vậy, việc tham khảo, lấy ý kiến rộng rãi bên liên quan cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ học tham khảo tốt cải tiến quy trình chất lượng khu vực cơng Việc truyền thông giao tiếp với công chúng (PR) quan trọng không khu vực tư, không với doanh nghiệp mà quan nhà nước yêu cầu công dân ngày cao áp lực phương tiện thông tin đại chúng ngày lớn Ngoài ra, bối cảnh quan nhà nước tiến hành chuyển giao số dịch vụ cơng cho khu vực ngồi nhà nước đảm nhiệm lực xây dựng chuẩn dịch vụ, đàm phán, ký kết hợp đồng tra, kiểm tra việc thực hợp đồng dịch vụ đặc biệt quan trọng Chú trọng áp dụng công nghệ thơng tin, cơng cụ Chính phủ điện tử vào hệ thống cơng vụ Mục đích Chính phủ điện tử nâng cao chất lượng thể chế dân chủ, tăng cường tham gia công dân vào quản lý nhà nước; tăng hiệu hợp tác quan; đơn giản hố thủ tục hành tạo thuận lợi cho người dân đến tiếp xúc giao dịch với quan nhà nước Cần có dẫn để người tham gia sử dụng dễ dàng; cập nhật nội dung, văn mới; kết nối với cổng điện tử khác (như thuế, hải quan); cấp chữ ký điện tử… Chính phủ điện tử phải hỗ trợ cơng chức làm việc giúp người dân khai thác thông tin; bảo đảm truy cập đâu, hướng tới cung cấp thông tin liên quan đến quốc gia thành viên khác ASEAN, kết nối với mạng xã hội khác để trao đổi thơng tin Ngồi việc thực giao dịch thông qua cổng thông tin, nên trì phương thức giao dịch truyền thống (bằng giấy) để người già, người tàn tật có điều kiện thực quyền Có thể tham khảo vận dụng phù hợp số thực tiễn tốt quản trị nhân từ khu vực tư Chẳng hạn như: công tác tuyển dụng hay đánh giá nhân viên dựa yếu tố về: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm; hiệu công việc; thái độ với công việc, cách ứng xử (với khách hàng); mối quan tâm tính sáng tạo; khả làm việc theo nhóm… Cơ cấu vị trí việc làm xác định cụ thể, tạo sở cho việc tuyển dụng mới, thay người nghỉ hưu, đào tạo người chưa đảm bảo yêu cầu tiến hành tinh giản biên chế với tiêu chí định lượng Cơng tác đánh giá khả thực thi nhiệm vụ thực định kỳ (qua thi kiểm tra thực hành).Việc đánh giá thực Thủ trưởng trực tiếp, đồng nghiệp cấp khách hàng Việc đánh giá hiệu cơng việc thực thông qua việc so sánh với số người khác thực loại việc (trong phận, ngạch) Đánh giá từ phía khách hàng đạo đức, thái độ, hành vi có chuẩn mực nghề nghiệp hay không Kết đánh giá sử dụng làm sở xem xét phân công công tác, tiềm phát triển, bồi dưỡng hay cho việc Về cơng tác đào tạo, nên trọng hình thức đào tạo nhiệm sở (người có thâm niên công tác lâu năm, giàu kinh nghiệm, lực cao huấn luyện người mới) Phương pháp quản lý, đánh giá theo mục tiêu công việc (MBO) số doanh nghiệp phù hợp với việc quản lý nguồn nhân lực đại theo hệ thống công vụ việc làm Theo cách thức này, việc xác định tiêu chí đánh giá (các lực giải cơng việc vị trí) quan trọng; áp dụng cho hệ thống công vụ }mở~ góp phần đưa người có tài ngồi xã hội vào làm việc cho Nhà nước, vận dụng ưu điểm chế thị trường, loại bỏ dần người làm việc hiệu khỏi máy Việc tuyển dụng công chức đăng tải công khai phương tiện thông tin đại chúng, nêu rõ tiêu chí, điều kiện cụ thể như: yêu cầu ứng viên phải có hồ sơ lý lịch tốt (có cấp, trình độ chun mơn xuất sắc, thâm niên liên quan, có thái độ với cơng việc), có lực, kỹ phù hợp, có khả làm việc theo nhóm… thường thực thơng qua phận nhân chuyên nghiệp, vấn nhiều vòng Bộ phận quản lý nhân (HR) phải nắm công việc phận chuyên môn (thường phải luân chuyển, thực tập phận chuyên môn thời gian định) Khi tuyển dụng, ứng viên thực ký hợp đồng lao động với đơn vị sử dụng cơng chức, sau đưa ứng viên vào nhóm dự kiến làm việc để đánh giá khả hoà đồng, phối kết hợp Thời gian thử việc với ứng viên 3, tháng, sau ký hợp đồng dài hạn, nâng lương, bổ nhiệm theo ngạch chuyên môn hay quản lý; kết đánh giá không đáp ứng, ứng viên lại trở vị trí thấp (đi liền với mức lương tương ứng) Việc đánh giá hiệu hoạt động cơng chức tham khảo cách thức đánh giá nhân viên khu vực tư, thường dựa điều khoản hợp đồng ký kết 9 Các quốc gia thành viên ASEAN cần có chuẩn bị tốt để xây dựng cộng đồng phát triển bền vững Theo đó, Việt Nam cần tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; nỗ lực xây dựng đội ngũ công chức giỏi chuyên môn nghiệp vụ ngoại ngữ (Anh văn) để tham dự hiệu hoạt động ASEAN chủ động hội nhập quốc tế Công chức làm công tác hợp tác quốc tế cần hiểu rõ thể chế, quy định, cam kết, thủ tục ASEAN, nắm nguyên tắc, quy trình hoạt động tổ chức ASEAN để tham mưu cho lãnh đạo cấp đạo tham gia hội nhập khu vực quốc tế lĩnh vực công tác liên quan Bộ phận hợp tác quốc tế cần chủ động chuẩn bị cung cấp thông tin, tư liệu, dẫn liên quan đến đất nước, người, hệ thống trị, hành chính, văn hoá, trang phục, nghi thức, để tạo thuận lợi cho đồn cơng tác q trình học tập, sinh hoạt giao tiếp quốc tế  ...cụ quản lý văn phòng Cơng tác chuẩn bị kỹ lưỡng thời lượng họp rút ngắn, thiết thực đạt hiệu cao Cần trọng quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục cơng tác nhằm kiểm sốt, nâng cao chất lượng,. .. cần nâng cao chất lượng, hiệu cung ứng dịch vụ cho công dân; nâng cấp hệ thống đo lường, đánh giá cung ứng dịch vụ công Việc xây dựng số để đo lường mức độ hài lòng tổ chức, công dân việc phục vụ. .. suất công tác Lập hồ sơ công việc, lưu trữ lưu trữ điện tử cần phát huy quản lý công tác Tuy nhiên, bên cạnh ISO, có nhiều hệ thống đánh giá, quản lý chất lượng khác nước áp dụng hiệu cơng tác văn