Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KBHXH Contents I II Giới thiệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm KBHXH Khai báo thông tin đơn vị .3 Quản lý lao động .5 2.1 Danh mục đơn vị/ phòng ban 2.2 Danh sách lao động Quy trình lập nộp hồ sơ với 04 bước .13 3.1 Bước 1: Chọn nghiệp vụ 14 3.2 Bước 2: Chọn người lao động 16 3.3 Bước 3: Lập hồ sơ 18 3.4 Bước 4: Ký nộp hồ sơ 22 Cập nhật kết tra cứu hồ sơ nộp đến quan BHXH 29 4.1 Cập nhật kết vào phần mềm KBHXH 31 4.2 Tra cứu hồ sơ phần mêm KBHXH 32 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam I Giới thiệu Phần mềm hỗ trợ kê khai bảo hiểm xã hội điện tử KBHXH công cụ giúp đơn vị sử dụng lao động (đơn vị) thực quy trình kê khai nộp hồ sơ bảo hiểm điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam kết xuất hồ sơ điện tử thành hồ sơ giấy để nộp trực tiếp Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam II Hướng dẫn sử dụng phần mềm KBHXH Khai báo thông tin đơn vị - Sau download phần mềm, đơn vị download file hướng dẫn cài đặt để đưa biểu tượng ngồi hình desktop http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/tro-giup/tai-ve/16 - Sau cài đặt xong, bạn kích đúp chuột vào biểu tượng KBHXH hình desktop để chạy chương trình Màn hình đăng nhập hiển thị sau: Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Bạn nhập mã số thuế mã Đơn vị đơn vị Mã đơn vị quan BHXH cấp cho đơn vị Sau đó, bạn nhấn nút Truy nhập - Chương trình hình thơng tin đơn vị sau: - Bạn khai báo đầy đủ thơng tin theo tiêu chí hình để sử dụng chương trình Lưu ý: Các thơng tin đăng ký chương trình đưa vào tiêu chí hồ sơ bạn cần phải nhập xác Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam Quản lý lao động Phân hệ Quản lý lao động thực chức quản lý thông tin người lao động thuộc đơn vị bao gồm: Thông tin cá nhân, Phòng ban, chức vụ đơn vị, Thơng tin tham gia đóng BHXH, Diễn giải q trình tham gia đóng BHXH nơi làm việc trước Quá trình tham gia BHXH đơn vị 2.1 Danh mục đơn vị/ phòng ban - Để nhập thơng tin Phòng ban thuộc đơn vị, thực sau: Tại Menu Quản lý lao động chọn Danh mục Đơn vị/phòng ban Màn hình hiển thị sau: - Bạn nhập Mã phòng, Tên phòng, Ghi vào cột tương ứng Sau chọn nút Ghi để ghi lại thông tin vừa nhập Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam 2.2 Danh sách lao động - Để nhập thông tin lao động, bạn thực theo cách sau: 2.2.1 Cách 1: Nhập trực tiếp thông tin người lao động Tại Menu “Quản lý lao động” chọn “Thêm lao động” - Màn hình hiển thị sau: Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Tại giao diện này, bạn nhập đầy đủ thông tin người lao động như: Họ tên, Mã NLĐ, chọn tình trạng tương ứng cho người lao động Bạn dựa vào tình trạng người lao động để khai báo nghiệp vụ tương ứng báo tăng, báo giảm… Các tiêu thông tin chuyển tự động sang tờ khai bạn lập hồ sơ Lưu ý: Các mục đánh dấu * bắt buộc phải nhập - Tiếp theo, bạn chuyển sang tab Thông tin tham gia BHXH, BHYT Màn hình hiển thị sau: Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Trong phần này, bạn cần nhập đầy đủ thông tin như: Số hợp đồng, Loại hợp đồng, Tiền lương, Các khoản phụ cấp, Thông tin nơi đăng ký khám chữa bệnh… Đơn vị thuộc khối hành chính, nghiệp nhập vào mục Hệ số lương Các thông tin tự động chuyển sang tờ khai tương ứng với nghiệp vụ kê khai bảo hiểm cho người lao động - Đối với lao động có thời gian làm việc đóng BHXH chưa cấp sổ, bạn chuyển tiếp sang tab Diễn giải TK1-TS để nhập thơng tin q trình tham gia BHXH cho người lao động Màn hình phần thông tin hiển thị sau: Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Tại hình này, bạn nhập đầy đủ thơng tin q trình tham gia bảo hiểm người lao động bao gồm từ tháng đến tháng, diễn giải, đóng, tỷ lệ đóng… Các thơng tin nhập tab chuyển tương ứng vào phần Diễn giải người lao động bạn làm tờ khai tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế TK1-TS Sau nhập đầy đủ thông tin người lao động, chọn nút Ghi để ghi lại thông tin vừa nhập Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Muốn nhập người lao động mới, kích nút Thêm để hiển thị Form thông tin ban đầu - Sau nhập xong thông tin người lao đông, bạn vào Danh sách lao động để xem tồn thông tin người lao động vừa nhập Màn hình hiển thị sau: 10 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Trên Danh mục thành phần hồ sơ tích mặc định vào mục “Trường hợp báo tăng lao động đóng BHXH, BHYT” Danh sách người lao động vừa chọn mặc định tải tự động vào tờ D02-TS Để xem lại danh sách người lao động tờ D02-TS, bạn kích chọn vào tên tờ khai tương ứng bên cột Nội dung kích chuột chọn tab tên tờ khai cần chuyển 19 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Màn hình tờ khai D02-TS hiển thị sau: - Nếu muốn bổ sung thêm người lao động cần báo tăng, bạn ấn phím F10 để hiển thị Danh sách người lao động thực Bước - Tương tự, tờ khai TK1-TS, tùy thuộc vào trường hợp người lao động tự động chuyển sang tờ khai tương ứng Bạn tích vào tờ khai để xem thơng tin người lao động tờ khai - Trường hợp người lao động chưa có mã số bảo hiểm xã hội khai báo thêm phụ lục 20 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Màn hình hiển thị sau: - Cập nhật thơng tin chủ hộ thông tin người lao động, chọn nút Ghi 21 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam 3.4 Bước 4: Ký nộp hồ sơ - Sau ghi thành cơng hồ sơ, hình hiển thị sau: - Chọn nút Nộp hồ sơ để chuyển sang bước 22 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Màn hình hiển thị sau: - Tiếp theo, Bạn tích chọn nút Ký hồ sơ để ký toàn hồ sơ 23 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Chương trình hiển thị cửa sổ yêu cầu bạn chọn chữ ký số sau: - Chọn OK, chương trình hiển thị cửa sổ yêu cầu bạn nhập mật chữ ký số (mã PIN) sau: 24 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Bạn nhập mật chữ ký số (mã PIN) sau chọn nút OK để thực ký (Mật chữ ký số cung cấp đơn vị cung cấp chữ ký số) Chương trình hiển thị thơng báo ký thành cơng sau: - Sau chương trình báo ký thành công, đơn vị tiếp tục chọn Nộp hồ sơ hình hiển thị thơng báo sau: - Lưu ý : không bấm vào nút “kết xuất hồ sơ” sau để lấy file nộp mục kết xuất hồ sơ để lưu trữ in hồ sơ nội đơn vị 25 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Đơn vị nhấn vào bước (2) thư mục chứa thư mục hồ sơ đơn vị vừa làm, để nộp hồ sơ đơn vị chọn file “BaoHiemDienTu.xml” sau truy cập trang cổng thơng tin điện tử Bảo hiểm xã hội để nộp hồ sơ ( Để tiện lợi đơn vị copy file “BaoHiemDienTu.xml” destop chọn file nhanh hơn.) 26 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Sau đơn vị truy cập vào trang chủ http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ đăng nhập tài khoản đăng ký với quan BHXH để nộp hồ sơ - Sau đăng nhập xong đơn vị chọn “Nộp hồ sơ” => “Chọn tệp” => chọn đến nơi lưu trữ file “BaoHiemDienTu.xml” ấn open 27 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Tiếp đến chọn file hồ sơ: - Sau đơn vị chọn “Nộp hồ sơ” 28 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Sau nộp hồ sơ có thơng báo từ quan bảo hiểm xã hội, đơn vị kiểm tra thư điện tử vào mục tra cứu để xem kết trả từ quan bảo hiểm xã hội Cập nhật kết tra cứu hồ sơ nộp đến quan BHXH - Để tra cứu hồ sơ đơn vị nộp, đơn vị đăng nhập vào cổng thông tin điện tử bảo hiểm xã hội: http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ - Sau đơn vị chọn mục “Tra Cứu” => “Tra cứu hồ sơ” (như hình vẽ đây) Tại hiển thị tất hồ sơ đơn vị nộp 29 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Để cập nhật xem trạng thái hồ sơ, đơn vị đăng nhập vào cổng thông tin điện tử bảo hiểm: http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ - Sau đơn vị chọn mục “Tra Cứu” => “Nhận thơng báo” ( hình vẽ dưới) Tại hiển thị thông báo hồ đơn vị nộp 30 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam 4.1 Cập nhật kết vào phần mềm KBHXH Sau hoàn thành bước nộp hồ sơ qua cổng thông tin, bạn thực cập nhật trạng thái hồ sơ vào chương trình để dễ dàng cho trình quản lý Nếu hồ sơ nộp thành cơng, bạn tích chọn vào mục Nộp thành cơng sau: Sau đó, bạn kích chọn nút Ghi, chương trình hiển thị thơng báo cập nhật trạng thái thành công sau: Bạn chọn OK, hồ sơ chuyển sang trạng thái nộp 31 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam 4.2 Tra cứu hồ sơ phần mêm KBHXH Để tra cứu hồ sơ, bạn vào Quản lý hồ sơ > Tra cứu hồ sơ lập Màn hình hiển thị sau: 32 Phần mềm kê khai BHXH - Bảo hiểm xã hội Việt Nam Bạn lọc hồ sơ cần tra cứu, chọn nút Nộp/Xem kết để xem chi tiết thông tin kết trả từ quan BHXH hồ sơ Để xem lại chi tiết hồ sơ, bạn chọn Chi tiết, hình hiển thị sau: 33 ... http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ đăng nhập tài khoản đăng ký với quan BHXH để nộp hồ sơ - Sau đăng nhập xong đơn vị chọn “Nộp hồ sơ” => “Chọn tệp” => chọn đến nơi lưu trữ file “BaoHiemDienTu.xml”... làm, để nộp hồ sơ đơn vị chọn file “BaoHiemDienTu.xml” sau truy cập trang cổng thơng tin điện tử Bảo hiểm xã hội để nộp hồ sơ ( Để tiện lợi đơn vị copy file “BaoHiemDienTu.xml” destop chọn file... phần mềm, đơn vị download file hướng dẫn cài đặt để đưa biểu tượng hình desktop http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/tro-giup/tai-ve/16 - Sau cài đặt xong, bạn kích đúp chuột vào biểu tượng KBHXH hình