Đang tải... (xem toàn văn)
Xây dựng một số chức năng chính cho phân hệ kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên ICTU Liên hệ zalo số điện thoại 0832668828 để lấy chương trình
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu mục đích nghiên cứu .4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG 1.1 Lý thuyết kế toán bán hàng 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Vai trò kế tốn bán hàng xác định kết kinh doanh 1.1.3 Yêu cầu kế toán bán hàng 1.1.4 Nhiệm vụ kế toán bán hàng 1.1.5 Các phương thức bán hàng .9 1.1.6 Các phương thức toán 10 1.1.7 Lý luận tổ chức kế toán bán hàng xác định kết bán hàng 10 1.2 Giới thiệu công cụ xây dựng chương trình Microsoft Excel .21 CHƯƠNG 22 Khảo sát phân tích thiết kế hệ thống công ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên 22 2.1 Giới thiệu đôi nét công ty cổ phần giới số Thái Nguyên 22 2.2 Bộ máy kế tốn cơng ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên .24 2.2.1 Đặc điểm máy kế toán 24 2.2.3 Hình thức kế tốn áp dụng cơng ty cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên .26 2.3 Các phương thức bán hàng tốn áp dụng Cơng ty 28 2.3.1 Các phương thức bán hàng công ty 28 2.3.2 Các phương thức toán q trình bán hàng cơng ty .28 2.3.3 Tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng công ty .29 2.3.4 Quy trình hạch tốn doanh thu bán hàng 29 2.4.5 Trình tự kế tốn doanh thu bán hàng Cơng ty 30 2.3.6 Kế toán theo dõi toán với người mua 30 Hình 2.4: Quy trình xử lý kế toán bán hàng phần mềm Kế toán bán hàng 31 2.5 Phân tích thiết kế hệ thống cho chương trình kế tốn Cơng ty cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên 31 2.5.1 Biểu đồ phân cấp chức cho chương trình kế tốn bán hàng Cơng ty Thế Giới Số 31 2.5.2 Sơ đồ luồng liệu 32 CHƯƠNG 34 XÂY DỰNG MỘT SỐ CHỨC NĂNG CHÍNH CHO PHÂN HỆ KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ THÁI NGUYÊN 34 LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Nền kinh tế nước ta từ chuyển sang kinh tế thị trường có nhiều biến đổi sâu sắc, đổi có nhiều tác động đến kinh tế xã hội đất nước Trong trình đổi mới, doanh nghiệp phải quan tâm đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm mục đích thu lợi nhuận đảm bảo phát triển mình, góp phần ổn định kinh tế trị đất nước Để thực mục tiêu trên, vấn đề kinh doanh đạt hiệu vơ quan trọng, có ý nghĩa định đến tồn phát triển số doanh nghiệp Việc tiêu thị hàng hóa doanh nghiệp cầu nối khâu trung gian người sản xuất người tiêu dùng, từ đưa định hướng phát triển xản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trong công tác quản lý không ngừng nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp phải hạch tốn, phải tính tốn xác kịp thời tình hình biến động vật tư tiền vốn q trình tiêu thụ hàng hóa… Nhiệm vụ đòi hỏi doanh nghiệp phải làm tốt cơng tác kế tốn, sở giúp cho cơng tác quản lý nói chung cơng tác tiêu thụ hàng hóa nói riêng phản ánh cách đầy đủ kịp thời có gắn lợi ích nhà nước, tập thể, cá nhân lao động Xuất phát từ đặc điểm nói trình học tập thời gian thực tập Cơng ty TNHH máy cơng trình Tùng Linh – Hà Nội, tìm hiểu thực tế hoạt động kinh doanh em thấy nghiệp vụ kế toán bán hàng xác định kết kinh doanh khâu quan trọng cơng tác kế tốn Nhận thức vai trò tầm quan trọng vấn đề nên em chọn đề tài: “Xây dựng phân hệ kế toán bán hàng ứng dụng công ty cổ phần giới số Thái Nguyên” Mục tiêu mục đích nghiên cứu Mục tiêu: • Nắm rõ nghiệp vụ kế tốn bán hàng • Xác định yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn bán hàng • Nghiên cứu cài đặt số chức cho phân hệ kế tốn bán hàng Mục đích: • Cải tiến chất lượng bán hàng cơng ty • Giúp cho cơng tác tổ chức thu mua doanh nghiệp thật khoa học, hợp lý Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu tình hình tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên Phạm vi nghiên cứu:Tại công ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài phương pháp nghiên cứu • Phương pháp thu thập thơng tin cách tiếp cận, nghiên cứu tài liệu • Phương pháp phân tích tổng hợp: Dựa thơng tin, liệu thu thập tiến hành phân tích tổng hợp lại theo quan điểm cách nhìn nhận chủ quan, khách quan • Tham khảo ý kiến thầy cô giáo Kết cấu đề tài Chương Tổng quan kế toán bán hàng Chương Khảo sát phân tích thiết kế hệ thống cơng ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên Chương Xây dựng số chức cho phân hệ kế tốn bán hàng cơng ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ KẾ TỐN BÁN HÀNG 1.1 Lý thuyết kế tốn bán hàng 1.1.1 Khái niệm Bán hàng khâu cuối hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Đây trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa người mua doanh nghiệp thu tiền quyền thu tiền Xét góc độ kinh tế: Bán hàng q trình hàng hóa doanh nghiệp chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền) Quá trình bán hàng doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp thương mại nói riêng có đặc điểm sau đây: Có trao đổi thỏa thuận người mua người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền chấp nhận trả tiền Có thay đổi quyền sở hữu hàng hóa: người bán quyền sở hữu hàng hóa mua bán Trong q trình tiêu thụ hàng hóa, doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng khối lượng hàng hóa nhận lại khách hàng khoản gọi doanh thu bán hàng Số doanh thu sở để doanh nghiệp xác định kết kinh doanh 1.1.2 Vai trò kế tốn bán hàng xác định kết kinh doanh Bán hàng khâu cuối trình hoạt động sản xuất kinh doanh DNTM Thông qua bán hàng, giá trị giá trị sử dụng hàng hoá thực hiện, vốn DNTM chuyển từ hình thái vật hàng hố sang hình thái giá trị (tiền tệ) Doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ ra, bù đắp chi phí bỏ ra, có nguồn tích luỹ để mở rộng sản xuất kinh doanh + Đối với thân doanh nghiệp, bán hàng vấn đề sống định tới tồn phát triển doanh nghiệp Thơng qua bán hàng giá trị giá trị sử dụng sản phẩm thể Sản phẩm tiêu thụ tạo doanh thu để bù đắp tồn chi phí (chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng chi phí sản xuất chung) từ doanh nghiệp tiếp tục chu kỳ sản xuất Việc tăng nhanh trình bán hàng( tăng số lượng rút ngắn thời gian) đồng thời với việc tăng nhanh vòng quay vốn giúp tiết kiệm vốn cho doanh nghiệp, đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng thực tái sản xuất giản đơn tái sản xuất mở rộng tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất cho người lao động thực đầy đủ nghĩa vụ thuế với nhà nước Do việc tổ chức tốt công tác bán hàng mở rộng thị trường tiêu thụ tăng doanh thu khẳng định vị trí doanh nghiệp thị trường + Đối với người tiêu dùng: thơng qua q trình bán hàng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng người sử dụng đồng thời qua giá trị sử dụng hàng hóa thực + Thơng qua kết bán hàng doanh nghiệp kiểm tra, giám sát tình hình thực kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền thu bán hàng tình hình chấp hành kỷ luật toán đồng thời Nhà nước dựa số liệu kế toán cung cấp nắm bắt tình hình kinh doanh tình hình tài doanh nghiệp, từ thực chức quản lý kiểm sốt vĩ mơ kinh tế, kiểm tra việc thực nghĩa vụ với Nhà nước Bán hàng điều kiện vô quan trọng để doanh nghiệp đứng vững thị trường Thơng qua kết bán hàng doanh nghiệp kiểm tra tính thích ứng sản phẩm thị trường sức cạnh tranh, chất lượng sản phẩm mẫu mã, giá thị hiếu từ có kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu Do cơng tác bán hàng cần nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên trình bán hàng từ khâu mua hàng, dự trữ, bán hàng, toán, thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết kinh doanh tránh tượng lãi giả, lỗ thật 1.1.3 Yêu cầu kế toán bán hàng Bán hàng xác định kết kinh doanh có ý nghĩa sống doanh nghiệp Kế toán doanh nghiệp với tư cách công cụ quản lý kinh tế, thu nhận xử lý cung cấp tồn thơng tin tài sản vận động tài sản doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát tồn hoạt động kinh tế, tài doanh nghiệp, có vai trò quan trọng việc phục vụ quản lý bán hàng xác định kết kinh doanh doanh nghiệp Quản lý bán hàng quản lý kế hoạch thực kế toán tiêu thụ thời kỳ, khách hàng, hợp đồng kinh tế Yêu cầu kế toán bán hàng phải giám sát chặt chẽ hàng hóa tiêu thụ tất phương diện: số lượng, chất lượng… tránh tượng mát hư hỏng tham lãng phí, kiểm tra tính hợp lý khoản chi phí đồng thời phân bổ xác cho hàng hóa để xác định kết kinh doanh Phải quản lý chặt chẽ tình hình tốn khách hàng u cầu tốn hình thức thời gian tránh mát ứ đọng 1.1.4 Nhiệm vụ kế toán bán hàng Phản ánh ghi chép đầy đủ, kịp thời, xác tình hình có biến động loại sản phẩm, hàng hoá theo tiêu số lượng, chất lượng chủng loại giá trị Phản ánh ghi chép đầy đủ, kịp thời xác khoản doanh thu, khoản giảm trừ doanh thu chi phí hoạt động doanh thu Đồng thời theo dõi đôn đốc thu hồi khoản phải thu khách hàng chi tiết cho đối tượng cụ thể Phản ánh tính tốn xác kết hoạt động hoạt động kinh doanh, giám sát tình hình thực nghĩa vụ nhà nước, tình hình phân phối kết hoạt động Cung cấp thơng tin kế tốn phục vụ cho việc lập báo cáo tài định kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến q trình bán hàng xác định kết bán hàng Để thực tốt nhiệm vụ trên, kế toán bán hàng xác định kết bán hàng cần ý yêu cầu sau: Xác định thời điểm hàng hoá coi bán để kịp thời lập báo cáo bán hàng phản ánh doanh thu Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng toán với khách hàng chi tiết theo loại, hợp đồng kinh tế nhằm giám sát chặt chẽ hàng bán số lượng, chất lượng, thời gian…Đôn đốc việc thu tiền khách hàng nộp quỹ Tổ chức hạch tốn chứng từ ban đầu trình tự luân chuyển chứng từ hợp lí Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lí khơng q phức tạp mà đảm bảo u cầu quản lí, nâng cao hiệu cơng tác kế toán Xác định tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, kết chuyển chi phí để xác định kết kinh doanh xác 1.1.5 Các phương thức bán hàng Phương thức bán hàng cách thức doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng thu tiền hoăc quyền thu tiền số lượng hàng hóa tiêu thụ Cách thức bán hàng hoạt động mua bán hàng hóa doanh nghiệp thực theo phương thức sau: Phương thức bán buôn hàng hóa Bán bn phương thức bán hàng cho đơn vị khác để thực việc bán gia công chế biến bán Đặc điểm phương thức bán bn hàng hóa nằm lĩnh vực lưu thông, chưa vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị hàng hóa chưa sử dụng, hàng hóa bán theo lơ hàng bán với số lượng lớn, giá bán tùy thuộc vào khối lượng hàng phương thức toán Phương thức bán bn hàng hóa Bán bn phương thức bán hàng cho đơn vị khác để thực việc bán gia công chế biến bán Đặc điểm phương thức bán bn hàng hóa nằm lĩnh vực lưu thông, chưa vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị hàng hóa chưa sử dụng, hàng hóa bán theo lơ hàng bán với số lượng lớn, giá bán tùy thuộc vào khối lượng hàng phương thức toán Phương thức bán lẻ hàng hóa Bán lẻ phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng Các tổ chức, đơn vị kinh tế mua tiêu dùng nội Bán lẻ thường bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định Lúc hàng hóa vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị sử dụng hàng hóa thực Phương thức bán hàng đại lý Đây phương thức bán hàng doanh nghiệp giao hàng cho sở nhận bán đại lý, ký gửi Sau bán hàng hóa, đại lý toán tiền hàng cho bên doanh nghiệp hưởng khoản tiền gọi hoa hồng đại lý Nghiệp vụ bán hàng hoàn thành đại lý toán tiền bán hàng chấp nhận toán cho doanh nghiệp Phương thức bán hàng trả góp, trả chậm Đây phương thức bán hàng mà doanh nghiệp cho người mua trả tiền hàng nhiều kỳ doanh nghiệp hưởng thêm phần chênh lệch giá bán trả góp giá bán trả lần gọi lãi trả góp Lúc hàng hóa xác định tiêu thụ, lãi trả góp phân bổ vào doanh thu hoạt động tài Bán hàng nước ngồi ( xuất hàng hố ) theo phương thức: +Xuất trực tiếp: Đơn vị tham gia đàm phán trực tiếp đàm phán, kí kết hợp đồng với nước ngồi; trực tiếp giao hàng, nhận tiền hàng +Xuất uỷ thác: Đơn vị tham gia xuất khơng trực tiếp đàm phán, kí kết hợp đồng xuất với nước mà thực hoạt động xuất hàng hố thơng qua đơn vị xuất nhập khác 1.1.6 Các phương thức tốn Việc quản lý q trình tốn đóng vai trò quan trọng hoạt động bán hàng, quản lý tốt nghiệp vụ tốn doanh nghiệp khơng bị chiếm dụng vốn, tạo điều kiện tăng vòng quay vốn, giữ uy tín với khách hàng Hiện nay, DNTM áp dụng số phương thức toán sau: + Thanh toán tiền mặt séc: Đối với khách hàng có nhu cầu tốn ngay, khách hàng mua hàng với số lượng ít, khơng thường xun, khách hàng Phương thức giúp cho công ty thu hồi vốn nhanh, tránh tình trạng chiếm dụng vốn + Người mua ứng tiền trước: Áp dụng cho khách hàng có nhu cầu đặt mua theo yêu cầu mua lúc với số lượng lớn mà công ty khơng thể áp dụng + Thanh tốn chậm: Phương thức áp dụng cho khách hàng có quan hệ mua bán thường xun, có uy tín với công ty Trong trường hợp này, công ty bị chiếm dụng vốn bù lại khách hàng phải chịu phần lãi suất việc trả chậm 1.1.7 Lý luận tổ chức kế toán bán hàng xác định kết bán hàng Kế toán doanh thu bán hàng 10 • Khái niệm: Hoạt động tài hoạt động liên quan đến việc huy động, khai thác, lý sử dụng vốn doanh nghiệp nhằm làm tăng thu nhập nâng cao hiệu kinh doanh • Kế tốn doanh thu hoạt động tài Doanh thu phát sinh q trình hoạt động kinh doanh thông thường doanh nghiệp bao gồm: Tiền lãi, tiền quyền, cổ tức, lợi nhuận chia doanh thu hoạt động tài khác doanh nghiêp Tài khoản sử dụng: tài khoản 515 - ”Doanh thu hoạt động tài chính” Cách hạch tốn tài khoản 515 – “Doanh thu hoạt động tài chính” theo thơng tư 200/2014/TT-BTC : dùng để phản ánh doanh thu tiền lãi, tiền quyền, cổ tức, lợi nhuận chia doanh thu hoạt động tài khác doanh nghiệp Kế tốn chi phí hoạt động tài Kế tốn chi phí hoạt động tài Chi phí tài phát sinh q trình hoạt động kinh doanh thơng thường doanh nghiệp bao gồm: chi phí lãi tiền vay chi phí liên quan đến hoạt động sử dụng tài sản sinh lợi tức, tiền quyền chi phí phát sinh dạng tiền khoản tương đương tiền Tài khoản sử dụng: Tài khoản 635 – “Chi phí tài Cách hạch tốn tài khoản 635 – “Chí phí tài chính” theo thông tư 200/2014/TT - BTC: dùng để phản ánh khoản chi phí hoạt động tài bao gồm khoản chi phí khoản lỗ liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính, chi phí cho vay vay vốn, chi phí góp vốn liên doanh, liên kết, lỗ chuyển nhượng chứng khoán ngắn hạn, chi phí giao dịch bán chứng khốn Kế tốn xác định kết kinh doanh • Khái niệm: Kế tốn tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa cung cấp dịch vụ DN kết hoạt động sản xuất kinh doanh hoạy động kinh 20 doanh kahsc kỳ kế toán Kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp bao gồm: kết hoạt đống 37 sản xuất, kinh doanh, kết hoạt động tài kết hoạt động khác • Để xác định KQKD, ta cần tính theo công thức sau: Doanh thu = doanh thu bán hàng – khoản giảm trừ doanh thu Lợi nhuận gộp = doanh thu – giá vốn hàng bán Lợi nhuân = lợi nhuận gộp – (chi phí bán hàng + chi phí QLDN) Tài khoản kế toán sử dụng: TK 911- “Xác định kết kinh doanh”: Tài khoản 911- "Xác định kết kinh doanh": Dùng để xác định phản ánh kết kinh doanh năm kinh doanh hoạt động khác doanh nghiệp kỳ kế toán năm theo thông tư 200/2014/TT-BTC 1.2 Giới thiệu công cụ xây dựng chương trình Microsoft Excel Khái niệm: Microsoft Excel chương trình ứng dụng thuộc Microsoft Office, công cụ mạnh để thực bảng tính chun nghiệp Cũng chương trình bảng tính Lotus, Quattro, , bảng tính Excel bao gồm nhiều tạo dòng cột, việc nhập liệu tính tốn Excel có điểm tương tự nhiên Excel có nhiều tính ưu việt có giao diện thân thiện với người sử dụng Hiện Excel sử dụng rộng rãi môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ cơng việc tính tốn thơng dụng, cơng thức tính tốn mà người sử dụng (NSD) khơng cần phải xây dựng chương trình 21 CHƯƠNG Khảo sát phân tích thiết kế hệ thống cơng ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên 2.1 Giới thiệu đôi nét công ty cổ phần giới số Thái Nguyên Địa chỉ: Số 666/668 Đường Lương Ngọc Quyến – TP Thái Nguyên Hotline: 19001231 Fax: (0280) 3655266 Email:quynh_9284@yahoo.com Website:http://thegioiso.vn Loại hình:Cơng Ty TM Thị trường:Tồn Quốc Giới thiệu Công ty cổ phần giới số siêu thị số lớn Thái Nguyên Ngành nghề kinh doanh Ngành nghề kinh doanh Điện thoại di động Máy vi tính - Phụ kiện – Linh kiện – Phần cứng Máy vi tính, Laptop – Nhà cung cấp Hồ sơ công ty Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Thế Giới Số Loại hình: Cơng Ty TM 22 Năm thành lập: 2005 Thị trường: Toàn Quốc Tổ chức máy quản lý Hình 2.1: Sơ đồ máy quản lý doanh nghiệp Chức nhiện vụ phòng ban • Hội đồng quản trị: gồm 01 Tổng Giám Đốc 01 Phó Tổng Giám Đốc Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám Đốc có quyền điều hành cao công ty, đạo hoạt động công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Nhà nước, pháp luật hoạt động • Phòng dự án: Là phòng nghiệp vụ thực chức tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch, Giám đốc công ty lĩnh vực : Quản lý hoạt động dự án, nghiên cứu tiếp cận phát triển dự án đáp ứng yêu cầu thị trường để thực chiến lược sản xuất kinh doanh cơng ty • Phòng kinh doanh: Là phận quan trọng có nhiệm vụ gặp gỡ, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Là phận đầu việc tạo mối quan 23 hệ khách hàng cho công ty Bộ phận đề kế hoạch cho công ty lưu trữ kế hoạch chiến lược thực cơng ty • Phòng kỹ thuật: Là phận chuyên trách lắp ráp sữa chữa, khắc phục cố • Phòng kế tốn: Là phận quản lý sổ sách cơng ty Theo dõi số lượng khách hàng cũ mới, chịu trách nhiệm mặt tài cơng ty • Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc công ty tổ chức thực việc lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ sách chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân theo luật quy chế cơng ty Kiểm tra đơn đốc phòng ban thực nghiêm túc quy chế công ty Làm đầu mối liên lạc cho thông tin giám đốc cơng ty 2.2 Bộ máy kế tốn công ty Cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên 2.2.1 Đặc điểm máy kế tốn Với quy mơ cơng vận dụng hình thức kế tốn tập trung Các nhân viên kế toán tập trung phòng coi phòng kế tốn tài vụ có chức giúp giám đốc lĩnh vực kế toán tài chính, theo dõi tình hình kiểm tra thực chế độ sách quản lý kinh tế tài + Chức phòng Tài – Kế tốn: Phòng Tài – Kế tốn có chức cung cấp đầy đủ tồn thơng tinvề hoạt động kinh tế tài cơng ty giúp Tổng Giám Đốc công ty điều hành quản lý hoạt động kinh tế đạt hiệu cao + Nhiệm vụ phòng Tài chính- Kế tốn: Phản ánh đầy đủ tồn tài sản có vận động tài sản cơng ty Qua quản lý chặt chẽ tài sản bảo vệ tài sản nhằm nâng cao hiệu sử dụng tài sản Phản ánh đầy đủ khoản chi phí bỏ q trình kinh doanh kết trình kinh doanh đem lại nhằm kiểm tra việc thực nguyên tắc tự bù đắp chi phí có lãi kinh doanh 24 Đồng thời phòng Tài – Kế tốn phản ánh cụ thể loại nguồn vốn, loại tài sản phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát tính hiệu việc sử dụng vốn tính chủ động kinh doanh Ngoài xác định kết người lao động thơng qua việc tính lương khoản phụ cấp theo lương cho người lao động Phòng đưa thông tin kinh tế cần thiết để định quản lý đem lại hiệu tối ưu Đối với khách hàng nhà cung cấp phòng Tài – Kế tốn có vai trò quan trọng việc giúp họ lựa chọn mối quan hệ phù hợp để định đầu tư , góp vốn, mua hàng, bán hàng, nhằm đem lại hiệu kinh tế cao Đối với ngân sách Nhà nước, phòng Tài – Kế tốn có nhiệm vụ tính tốn kiểm tra việc chấp hành nộp khoản thuế có liên quan theo quy định Hình 2.2 cấu máy kế toán Phù hợp với nhu cầu quản lý đặc điểm hoạt động kinh doanh cơng ty, phòng Tài – Kế tốn với vai trò cụ thể sau: Trưởng phòng kế tốn: Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc Nhà nước 47 cơng tác tài kế tốn thống kê cơng ty Phó phòng kế tốn tổng hợp :Chịu trách nhiệm theo số lượng hàng hóa bán mua vào Kế toán toán: Thu, chi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán thuế: Tập hợp nhật kí chứng từ ghi sổ, làm thủ tục cơng tác thuế Kế tốn tiền lương: Thanh tốn lương cho cán cơng nhân viên tồn cơng ty Kế tốn kho: Theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh hàng hóa, kế tốn chi tiết tập hợp Kế tốn vật tư hàng hóa: Quản lý theo dõi tồn hoạt động nhập-xuất-tồn loại vật tư, công cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, mua vào nhập kho xuất kho để sử dụng, bán, cơng trình, Phiếu nhập kho, xuất kho sổ sách loại, thẻ kho, đảm bảo cận thận, chi tiết, xác (các tài khoản 152, 153, 156, ) 25 Kế toán thu-chi: Lập phiếu thu, phiếu chi, rút số dư cuối ngày báo cáo cho trường phòng kế tốn, cuối tháng kiểm kê quỹ lập báo cáo quỹ tiền mặt Làm báo cáo thu chi tiền mặt theo quy định Mở tài khoản với ngân hàng theo dõi lập dự tốn thu chi ngân hàng , cơng nợ với ngân hàng Cuối tháng tiến hành lập báo cáo tiền gửi ngân hàng Kế toán bán hàng: Tập hợp tài khoản phải thu khách hàng, tổng hợp doanh thu bán hàng 2.2.3 Hình thức kế tốn áp dụng công ty cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên Xuất phát từ việc nhận thức tầm quan trọng cơng tác kế tốn việc kinh doanh thương mại dịch vụ, cơng ty xây dựng cho máy kế toán khoa học, gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm kinh doanh cơng ty Mơ hình kế tốn cơng ty áp dụng theo mơ hình tập trung, việc hạch toán lưu giữ chứng từ sổ sách thực phòng kế tốn cơng ty nơi tổng hợp sổ tổng hợp Chế độ kế tốn mà cơng ty áp dụng Quyết định số 48/ 2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 Hình thức kế tốn áp dụng: hình thức Nhật ký chung, cơng ty khơng sử dụng phần mềm kế tốn máy Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký chung mà công ty cổ phần hợp tác đầu tư phát triển doanh nghiệp vùng áp dụng tất nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh phải ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh theo nội dung kinh tế ( định khoản kế tốn) nghiệp vụ Sau lấy số liệu sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo nghiệp vụ phát sinh 26 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Hình2.3: Quy trình ghi sổ kế tốn Cơng việc hàng ngày nhân viên kế toán sau: Hàng ngày nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh chứng từ gốc dùng làm ghi vào sổ Nhật ký chung, sau từ nhật ký chung ghi vào sổ Cái tài khoản cho phù hợp Riêng chứng từ tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ tiền mặt Riêng chứng từ liên quan đến đối tượng cần hạch tốn chi tiết ghi vào sổ chi tiết Cuối tháng kế toán viên lấy số liệu sổ Cái tài khoản để lập bảng đối chiếu số phát sinh từ tài khoản, lấy số liệu chi tiết lập bảng chi tiết số phát sinh Đối chiếu, kiểm tra số liệu sổ Cái để lập bảng đối chiếu số phát sinh tài khoản với sổ quỹ với bảng chi tiết số phát sinh Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Bảng cân đối số phát sinh phải Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có sổ Nhật ký chung ( sổ Nhật ký chung sổ Nhật ký đặc biệt sau loại trừ số trùng lặp sổ Nhật ký đặc biệt kỳ 27 2.3 Các phương thức bán hàng toán áp dụng Công ty 2.3.1 Các phương thức bán hàng công ty Trong kinh tế thị trường nay, mà lượng cung hàng hóa thị trường vượt so với nhu cầu doanh nghiệp phải cạnh tranh với gay gắt mà cơng tác tiêu thụ hàng hố có vị trí vơ quan trọng Chính lẽ mà Cơng ty quan tâm đến phương thức bán hàng nhằm đẩy mạnh số lượng hàng bán ra, tiết kiệm chi phí bán hàng quản lý nhằm đem lại lợi nhuận cao cho cơng ty Hiện nay, phòng kinh doanh công ty thực phương thức bán buôn qua kho, bán lẻ tiêu dùng Bán buôn qua kho: Theo hàng mua nhập kho chuyển bán cho khách hàng, khách hàng trực tiếp đến ký hợp đồng với công ty Bán lẻ: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng Qua khâu bán lẻ, hàng hoá kết thúc giai đoạn lưu thông, giá trị hàng thực đầy đủ Với mục tiêu thu lợi nhuận cao nhất, Công ty nghiên cứu thị trường đối thủ cạnh tranh từ đưa sách giá hợp lý đủ để bù đắp chi phí bỏ thu lợi nhuận cao Giá bán hàng hố tạo sở giá bán quy định giá thoả thuận với khách hàng hợp đồng mua bán sở bên có lợi 2.3.2 Các phương thức tốn q trình bán hàng cơng ty Hiện q trình tiêu thụ hàng hố cơng ty áp dụng nhiều phương thức tốn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng q trình tốn Các phương thức tốn áp dụng cơng ty - Thanh tốn tiền mặt séc: Đối với khách hàng có cầu toán ngay, khách hàng mua hàng ít, không thường xuyên, khách hàng Phương thức giúp cho công ty thu hồi vốn nhanh, tránh tình trạng chiếm dụng vốn - Người mua ứng tiền trước: Áp dụng cho khách hàng có nhu cầu đặt mua theo yêu cầu mua lúc với số lượng lớn mà công ty áp dụng - Thanh toán chậm: Phương thức áp dụng cho khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên, có uy tín với cơng ty Trong trường hợp này, công ty bị chiếm dụng vốn bù lại khách hàng phải chịu phần lãi suất việc trả chậm 28 - Thanh toán cách chuyển khoản tiền qua ngân hàng vào tài khoản công ty ngân hàng Việc cơng ty áp dụng nhiều hình thức tốn làm cho cơng tác kế tốn phức tạp lại tạo điều kiện cho khách hàng Đây chiến lược nhằm thu hút thêm khách hàng công ty 2.3.3 Tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng cơng ty Công ty cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ nên: Doanh thu bán hàng số tiền bán hàng thu không bao gồm thuế GTGT Để phản ánh nghiệp vụ Tài - Kế tốn phát sinh liên quan đến Kế toán doanh thu bán hàng sử dụng Tài Khoản: - TK511: Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp - TK 156: Hàng hóa - TK632: Giá vốn hàng bán - TK 3387: Doanh thu chưa thực - Các Tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 131, Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức Kế tốn Nhật Ký Chung, chứng từ sử dụng để hạch tốn doanh thu bán hàng tình hình tốn với khách hàng gồm có: - Hố Đơn GTGT - Phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội - Bảng kê chi tiết hàng bán - Bảng kê bán hàng - Bảng tổng hợp hàng bán - Sổ chi tiết Tài khoản 131 - Các chứng từ liên quan khác 2.3.4 Quy trình hạch tốn doanh thu bán hàng Khi khách hàng có nhu cầu hàng hố Cơng ty giao dịch với Cơng ty thơng qua đơn đặt hàng vào đơn đặt hàng nhân viên phòng kinh doanh lập hợp đồng Khi khách hàng đồng ý mua hàng, kế toán lập hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT lập thành liên: - Liên (màu tím): Lưu cuống - Liên (màu đỏ): Giao khách hàng - Liên (màu xanh): Dùng để luân chuyển Sau đó, kế tốn ghi số lượng, đơn giá hàng bán vào phiếu xuất kho kiêm 29 biên bàn giao Căn vào phiếu xuất kho thủ kho xuất hàng ghi số lượng vào thẻ kho loại hàng có liên quan Cuối ngày, thủ kho tính số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột tồn thẻ kho Theo định kỳ nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phản ánh vào sổ nhật ký chung Tại công ty cổ phần FIPT không mở sở nhật ký đặc biêt mà mở chung sổ nhật ký chung theo dõi tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh 2.4.5 Trình tự kế tốn doanh thu bán hàng Cơng ty Khi xuất kho hàng hóa tiêu thụ, phòng kế tốn lập phiếu xuất kho kiêm bàn giao lập hóa đơn GTGT (do tài ban hành) Phiếu xuất kho lập làm liên: + Liên 1: Lưu cuống + Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3: Làm chứng từ vào sổ kế toán Khi khách hàng toán tiền hàng tiền mặt hay giấy báo có ngân hàng khách hàng chuyển khoản qua ngân hàng kế toán tiến hành lập phiếu thu Đồng thời kế tốn cơng nợ phải thu tiến hành hạch tốn giảm trừ cơng nợ người mua hàng sổ chi tiết toán với người mua chi tiết cho khách hàng Trường hợp khách hàng mua chịu kế tốn cơng nợ phải thu phản ánh vào bên nợ TK 131”phải thu khách hàng”-chi tiết cho đối tượng, theo dõi công nợ phải thu khách hàng cho tất đối tượng 2.3.6 Kế toán theo dõi toán với người mua Do đặc điểm phương thức bán hàng công ty cổ phần hợp tác đầu tư phát triển doanh nghiệp vùng: thu tiền trực tiếp, bán trả chậm, bán nợ, bán chuyển khoản Đối với đối tượng khách hàng khác phương thức toán khác mà kế tốn cơng nợ phải thu tiến hành theo dõi chi tiết cụ thể cho đối tượng + Đối với khách hàng mua chịu, kế tốn cơng nợ phải thu tiến hành theo dõi công nợ phải thu việc mở Sổ chi tiết toán với người mua cho khách hàng – TK 131 chi tiết cho khách hàng cụ thể số tiền phải thu, thời gian thu hồi nợ theo dõi tình hình tốn từ đưa kế hoạch thu hồi nợ + Đối với khách hàng mua trả tiền kế tốn khơng theo dõi qua TK 131 mà phát sinh nghiệp vụ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu để 30 ghi vào sổ nhật ký chung, từ làm ghi vào sổ tài khoản liên quan như: TK156, TK 632, TK 511, TK 3331, Hình 2.4: Quy trình xử lý kế tốn bán hàng phần mềm Kế tốn bán hàng 2.5 Phân tích thiết kế hệ thống cho chương trình kế tốn Cơng ty cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên 2.5.1 Biểu đồ phân cấp chức cho chương trình kế tốn bán hàng Cơng ty Thế Giới Số 31 Hình 2.5: Biểu đồ phân cấp chức 2.5.2 Sơ đồ luồng liệu Biểu đồ mức khung cảnh 32 Hình 2.6: Biểu đồ mức khung cảnh Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Hình 2.7 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 33 CHƯƠNG XÂY DỰNG MỘT SỐ CHỨC NĂNG CHÍNH CHO PHÂN HỆ KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ THÁI NGUYÊN 34