TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÁI NGUYÊN TÀI LIỆU C SỬ DỤNG PHẦN MỀM EDOCMAN 2.5 (dành cho chuyên viên) Biên soạn: TS Hoàng Hà ThS Hồ Xuân Nhàn Thái Nguyên - 9/2012 MỤC LỤC PHẦN I: LÝ THUYẾT Đăng nhập hệ thống .4 Cài đặt máy trạm 2.1 Thiết lập thơng số trình duyệt IE .4 2.2 Cài đặt tiện ích Report viewer Chức xử lý Văn đến khai thác thông tin 3.1 Chọn văn đến cần xử lý 3.2 Xử lý văn đến 3.3 Tra cứu văn đến 10 3.3.1 Tra cứu văn đến theo tình trạng xử lý người dùng .10 3.3.2 Tra cứu văn đến theo thời gian (Không phân biệt trạng thái xử lý) 12 3.4 Tìm kiếm văn đến 12 3.5 Xem báo cáo Văn đến 13 Chức Quản lý Văn khai thác thông tin 13 4.1 Tạo dự thảo văn 13 4.2 Chỉnh sửa / xóa dự thảo văn .14 4.2.1 Sửa thông tin nhập thêm file nội dung: .14 4.2.2 Sửa file nội dung đính kèm dự thảo văn 15 4.2.3 Xóa dự thảo văn 15 4.3 Gắn văn liên quan cho việc trình ký văn .15 4.3.1 Tạo gắn văn liên quan 16 4.3.2 Liên kết văn liên quan .17 4.3.3 Hủy liên kết văn liên quan 18 4.4 Xử lý chuyển xử lý dự thảo văn 18 4.5 Tra cứu dự thảo văn 20 4.5.1 Tra cứu theo tình trạng xử lý người dùng 20 4.5.2 Tra cứu Dự thảo VB theo thời gian 20 4.6 Tìm kiếm văn .20 4.7 In sổ văn .21 Chức quản lý Văn nội 21 5.1 Lập tra cứu Văn nội Đơn vị soạn thảo 21 5.1.1 Lập dự thảo văn nội 21 5.1.2 Chỉnh sửa/ xóa văn nội .21 5.1.3 Gắn văn liên quan cho việc phê duyệt xử lý Văn nội .21 5.1.4 Xử lý chuyển xử lý văn nội 21 5.2 Các chức xử lý Văn nội Đơn vị khác gửi xin ý kiến 21 5.2.1 Chọn Văn nội cần xử lý 21 5.2.2 Xử lý văn nội xin ý kiến .21 5.3 Các chức khai thác Văn nội 22 5.3.1 Tra cứu Văn nội 22 5.3.2 Tìm kiếm Văn nội .23 5.3.3 In sổ Văn nội 23 Chức quản lý Phiếu giao việc 23 6.1 Chọn phiếu giao việc cần xử lý .23 6.2 Xử lý Phiếu giao việc 23 6.3 Tra cứu Phiếu giao việc 24 6.4 Tìm kiếm Phiếu giao việc .24 6.5 Xem báo cáo tình trạng xử lý Phiếu giao việc 24 Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 2/32 Quản lý hồ sơ công việc 24 7.1 Các chức Quản lý thư mục Hồ sơ công việc 24 7.1.1 Thêm thư mục 24 7.1.2 Sửa/ xóa thư mục 25 7.1.3 Phân quyền thư mục .25 7.2 Các chức Quản lý Hồ sơ công việc 26 7.2.1 Tạo HSCV .26 7.2.2 Chỉnh sửa/ xóa/ phân quyền Hồ sơ công việc 27 Khai thác Văn dùng chung .28 PHẦN II: THỰC HÀNH VAI TRÒ CHUYÊN VIÊN .29 Thực hành đăng nhập hệ thống .29 10 Thực hành thao 29 10.1 Thiết lập máy trạm .29 10.2 Thực thao 29 11 Thực hành xử lý khai thác văn đến 29 11.1 Nhận xử lý văn đến 29 11.2 Tra cứu / tìm kiếm văn đến 30 11.3 Kết xuất báo cáo 30 12 Thực hành xử lý khai thác văn .30 12.1 Lập dự thảo văn đi/ sửa dự thảo, chuyển trình 30 12.1.1 Tra cứu /tìm kiếm dự thảo văn 30 13 Thực hành xử lý khai thác văn nội .30 13.1 Đối với đơn vị gửi xin ý kiến 30 13.1.1 Tạo văn nội gửi xin ý kiến 30 13.1.2 Tra cứu/tìm kiếm 30 13.1.3 In sổ nội đơn vị soạn thảo chuyển 31 13.2 Đối với đơn vị cho ý kiến 31 13.2.1 Tạo văn phúc đáp 31 13.3 In văn nội .31 14 Thực hành giao việc 31 14.1 Xử lý phiếu giao việc 31 14.2 Liên kết văn với phiếu giao việc 31 14.3 Tra cứu tìm kiếm/ báo cáo 31 15 Thực hành quản lý hồ sơ công việc 31 15.1 Tạo /sửa/ phân quyền thư mục 31 15.2 Tạo hồ sơ/ phân quyền .31 15.3 Đưa văn vào hồ sơ/ bỏ văn khỏi hồ sơ 32 16 Thực hành khai thác kho văn dùng chung 32 Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 3/32 PHẦN I: LÝ THUYẾT Đăng nhập hệ thống Mở trình duyệt Web Internet Explorer Trong ô Address: Nhập địa website trường cụ thể là: www.tnmc.edu.vn sau mục liên kết chọn hình ảnh Hệ thống quản lý văn hồ sơ cơng việc Khi hiển thị hình đăng nhập vào Phiên làm việc hệ thống QL văn điện tử HSCV, nhập Tên truy nhập Mật Chọn nút Truy nhập nhấn phím Enter để vào hệ thống quản lý Lúc hình Cài đặt máy trạm 2.1 Thiết lập thơng số trình duyệt IE Mục đích: Sau cài đặt chương trình, người dùng cần kiểm tra lại cấu hình Internet Option IE để đảm bảo chương trình chạy tốt Các bước thực hiện: Vào trình duyệt web Internet Explorer, chọn menu Tools chọn Internet Option, Cửa sổ hình Internet Option hiển thị sau Cửa sổ hình Internet option Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 4/32 Chọn tab Security Chọn biểu tượng Trusted site click vào nút Sites Sau nhập đường dẫn chương trình: http://edocman vào mục Add this Web site to the zone (Chú ý : bỏ đánh dấu “Require server verification (https:) for all sites in this zone”) Cửa sổ hình chọn Trusted sites Chọn nút Add Phòng Cơng nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 5/32 Tiếp theo quay lại hình tab Security, chọn Custom Level chọn enable với option sau: Màn hình chọn Security settings Màn hình chọn Security settings Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 6/32 Các mục chọn sau: ActiveX control and plug-ins Download signed ActiveX controls Enable Download unsigned ActiveX controls Enable Initianize and script ActiveX controls not marked as safe Enable Run ActiveX controls and plug-ins Enable Script ActiveX controls marked safe for scripting Enable Microsoft VM / Java permissions Medium safety Miscellaneous Access data source across domains Enable Allo meta REFRESH Enable Allow scripting of Internet ExplorerWebbrowser control Enable Software channel permissions Chọn Safety Medium Navigate sub –frames across diffrence domains Enable Submit nonencrypted form data Enable Use Popup Blocker Disable Scripting Active scriptting Enable Allow paste operation via script Enable Scripting or Java Applets Enable User authentication chọn: Automatic logon only in intranet zone Chọn nút OK để thiết lập Internet option vừa chọn cho IE Tiếp theo chuyển sang Tab Privacy, bỏ tích chọn checkbox: Block popups Chọn nút OK để thiết lập tất Internet options vừa chọn cho IE Tiếp theo, từ cửa sổ trình duyệt IE, chọn menu Tools/Pop-up Blocker, chọn Turn off pop-up blocker (khi chuyển trạng thái Turn on pop-up blocker thành cơng) Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 7/32 2.2 Cài đặt tiện ích Report viewer Mục đích: Cài tiện ích để người dùng xem báo cáo chương trình Các bước thực hiện: Đăng nhập chương trình với Tên mật mình, hiển thị hình Vào menu Tiện ích, chọn cài đặt tiện ích Chọn tiện ích Report Viewer Thực bước cài đặt theo hướng dẫn chương trình Chức xử lý Văn đến khai thác thông tin 3.1 Chọn văn đến cần xử lý Trong nhóm chức chọn mục “Công việc tại”, hệ thống hiển thị danh sách văn phải xử lý NSD Màn hình danh sách văn mục Công việc NSD Cách đọc thông tin giúp cho việc lựa chọn văn cần xử lý người sử dụng danh sách Công việc tại: - Tổng số: Số lượng công văn cần xử lý tương ứng với tình trạng người dùng lựa chọn Nếu số lượng văn cần xử lý nhiều 10 danh sách văn đến phân thành nhiều trang để hiển thị Để di chuyển Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 8/32 trang bạn dùng dấu mũi tên sang trang : quay trang trước đó; : chuyển - Văn thị đậm nét (Bold) văn chưa mở (open) - Văn hiển thị nét (regular) văn mở - Văn hiển thị màu đỏ văn có mức độ khẩn từ "Khẩn" trở lên - Biểu tượng (hình ghim) cho biết văn có file nội dung đính kèm - Biểu tượng cho biết người sử dụng chủ trì xử lý văn - Biểu tượng cho biết người sử dụng người phối hợp xử lý văn - Biểu tượng cho biết người sử dụng người nhận văn theo hình thức thông báo (đọc để biết) - Biểu tượng cho biết văn trả lại người dùng - Biểu tượng cho biết văn hạn xử lý Căn vào biểu tượng đính kèm cho người sử dụng thông tin ban đầu để lựa chọn văn cần xử lý danh sách văn cần xử lý 3.2 Xử lý văn đến Chọn văn đến danh sách Công việc NSD, hệ thống hiển thị hình thơng tin văn Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 9/32 Chọn vào Chọn vào để xem tệp nội dung Màn hình thơng tin văn đến Đọc thơng tin văn thư nhập cho văn đến, đọc thông tin đạo xử lý lãnh đạ trường “thông tin xử lý” Chọn vào Tên tệp nội dung để xem nội dung toàn văn Văn đến Chọn nút để theo dõi trình luân chuyển văn Chọn nút để kết thúc xử lý văn 3.3 Tra cứu văn đến 3.3.1 Tra cứu văn đến theo tình trạng xử lý người dùng Trong nhóm chức Màn hình nhóm chức Công việc Chọn mục “Công việc tại”: hiển thị danh sách công việc mà NSD phân công xử lý chưa chuyển cho bước Chọn chức “Công việc chuyển”: hiển thị danh sách công việc mà NSD phân công xử lý chuyển cho bước Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 10/32 Hệ thống hiển thị văn chọn Tab Văn liên quan dự thảo văn 4.3.3 Hủy liên kết văn liên quan Trên hình danh sách văn liên quan Dự thảo văn Màn hình danh sách văn liên quan dự thảo văn Tích chọn văn cần loại bỏ, chọn chức hệ thống xóa văn chọn khỏi danh sách 4.4 Xử lý chuyển xử lý dự thảo văn Mục đích: xử lý dự thảo văn bị lãnh đạo trả lại yêu cầu chỉnh sửa Các bước thực hiện: Trong nhóm chức , chọn mục “Cơng việc tại”, chọn dự thảo văn cần xử lý Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 18/32 Chọn dự thảo VB Màn hình danh dự thảo văn cần phải xử lý Hiển thị hình thơng tin dự thảo văn Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 19/32 Chọn vào để xem file nội dung Màn hình thơng tin dự thảo văn Đọc ý kiến đạo xử lý trường “Thông tin xử lý” Tiến hành chỉnh sửa theo yêu cầu Lãnh đạo – xem chi tiết mục 4.2 Chỉnh sửa/ xóa dự thảo văn Nhập thông tin xử lý vào ô “Thông tin xử lý” Chọn nút để trình dự thảo văn lên lãnh đạo phê duyệt 4.5 Tra cứu dự thảo văn 4.5.1 Tra cứu theo tình trạng xử lý người dùng - Tham khảo phần 3.3.1 Tra cứu văn đến theo tình trạng xử lý người dùng 4.5.2 Tra cứu Dự thảo VB theo thời gian - Tham khảo phần 3.3.2 Tra cứu văn đến theo thời gian (Không phân biệt trạng thái xử lý) 4.6 Tìm kiếm văn - Tham khảo mục 3.4 Tìm kiếm văn đến Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 20/32 4.7 In sổ văn - Tham khảo mục 3.5 Xem báo cáo Văn đến Chức quản lý Văn nội 5.1 Lập tra cứu Văn nội Đơn vị soạn thảo Khi thực chức lập tra cứu Văn nội Đơn vị soạn thảo, người sử dụng (NSD) tiến hành thao tác tương tự việc lập tra cứu Dự thảo văn khác đối tượng quản lý Văn nội 5.1.1 Lập dự thảo văn nội Trong nhóm chức , chọn mục “Văn nội bộ”, hiển thị hình Tạo Văn nội Các bước khác tham khảo mục 4.1 Tạo dự thảo văn 5.1.2 Chỉnh sửa/ xóa văn nội - Tham khảo mục 4.2 Chỉnh sửa/ xóa dự thảo văn 5.1.3 Gắn văn liên quan cho việc phê duyệt xử lý Văn nội - Tham khảo mục 4.3 Gắn văn liên quan cho việc trình ký văn 5.1.4 Xử lý chuyển xử lý văn nội - Tham khảo mục 4.4 Xử lý chuyển xử lý dự thảo văn 5.2 Các chức xử lý Văn nội Đơn vị khác gửi xin ý kiến Khi thực chức xử lý Văn nội Đơn vị khác gửi xin ý kiến, NSD Đơn vị xin ý kiến thực việc lập Văn nội khác để phúc đáp cho Văn nội xin ý kiến 5.2.1 Chọn Văn nội cần xử lý - Tham khảo mục 3.1 Chọn văn đến cần xử lý 5.2.2 Xử lý văn nội xin ý kiến Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 21/32 Trên hình thơng tin văn nội bộ, đọc thơng tin văn bản, đọc thông tin đạo xử lý lãnh đạo chuyển văn xuống cho trường “thông tin xử lý” Chọn vào Tên tệp nội dung để xem nội dung toàn văn Văn nội xin ý kiến Chọn nút để theo dõi trình luân chuyển văn Chọn Tab [Văn liên quan], chọn chức , chọn “Văn nội bộ”, hệ thống hiển thị hình tạo văn nội Màn hình tạo Văn nội Tab Văn liên quan - Tiến hành nhập thông tin gắn file nội dung Chọn nút , lúc NSD có lựa chọn sau - Trình lãnh đạo: để chuyển văn lên lãnh đạo đơn vị phê duyệt để lãnh đạo chuyển cho Đơn vị xin ý kiến - Phúc đáp: để trực tiếp chuyển văn phúc đáp cho người sử dụng tham gia quy trình soạn thảo phê duyệt Văn nội xin ý kiến 5.3 Các chức khai thác Văn nội 5.3.1 Tra cứu Văn nội - Tham khảo chức 3.3.1 Tra cứu văn đến theo trạng thái xử lý Phòng Cơng nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 22/32 - Tham khảo chức 3.3.2 Tra cứu văn đến theo thời gian (không phân biệt trạng thái xử lý) 5.3.2 Tìm kiếm Văn nội - Thao tác tương tự mục 3.4 Tìm kiếm văn đến 5.3.3 In sổ Văn nội - Thao tác tương tự mục 3.5 Xem báo cáo văn đến Chức quản lý Phiếu giao việc 6.1 Chọn phiếu giao việc cần xử lý - Tham khảo chức 3.1 Chọn văn đến cần xử lý 6.2 Xử lý Phiếu giao việc Hiển thị hình thơng tin phiếu giao việc Màn hình thông tin phiếu giao việc Đọc thông tin Phiếu giao việc, ý kiến đạo xử lý người giao việc trường “thông tin xử lý” Chọn vào Tên tệp nội dung để xem nội dung toàn văn Phiếu giao việc Chọn nút để theo dõi trình luân chuyển phiếu giao việc Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 23/32 Nhập ý kiến xử lý kết xử lý ngắn gọn trường “Thông tin xử lý” chọn nút để kết thúc quy trình xử lý phiếu giao việc 6.3 Tra cứu Phiếu giao việc Tham khảo chức 3.3.1 Tra cứu văn đến theo trạng thái xử lý Tham khảo chức 3.3.2 Tra cứu văn đến theo thời gian (không phân biệt trạng thái xử lý) 6.4 Tìm kiếm Phiếu giao việc Tham khảo chức 3.4 Tìm kiếm văn đến 6.5 Xem báo cáo tình trạng xử lý Phiếu giao việc Tham khảo chức 3.5 Xem báo cáo văn đến Quản lý hồ sơ công việc Một số ý làm việc với Hồ sơ công việc: Ứng dụng Quản lý HSCV quản lý Hồ sơ công việc riêng NSD thư mục kho Hồ sơ cơng việc, NSD khác sử dụng HSCV cá nhân mình, NSD phải thực thao tác phân quyền thư mục phân quyền HSCV 7.1 Các chức Quản lý thư mục Hồ sơ cơng việc Trong nhóm chức chọn mục “Hồ sơ cơng việc”, hiển thị hình tra cứu Hồ sơ công việc Các thư mục kho Hồ sơ hiển thị theo cấu trúc hình Màn hình thư mục Hồ sơ cơng việc 7.1.1 Thêm thư mục Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 24/32 Chọn thư mục muốn thêm thư mục con, chọn chức , hiển thị hình thêm thư mục Màn hình thêm thư mục Nhập thơng tin thư mục, chọn nút để ghi thông tin vào CSDL hệ thống 7.1.2 Sửa/ xóa thư mục Chọn thư mục muốn sửa/ xóa thơng tin, chọn chức , hiển thị hình thơng tin thư mục Chỉnh sửa thông tin chọn nút để ghi thông tin chỉnh sửa Hoặc chọn nút để xóa thư mục (Chỉ xóa thư mục rỗng) 7.1.3 Phân quyền thư mục Chọn thư mục muốn phân quyền sử dụng cho NSD khác, chọn chức , hiển thị bảng Quyền thư mục Màn hình bảng phân quyền thư mục Chọn nút , chọn NSD Nhóm NSD muốn phân quyền Tích chọn thêm quyền cho NSD bảng Quyền thư mục, chọn nút để lưu thông tin vào CSDL hệ thống Hoặc bỏ tích chọn tất quyền NSD, nhóm NSD, chọn nút để loại bỏ NSD, nhóm NSD khỏi bảng Quyền thư mục Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 25/32 7.2 Các chức Quản lý Hồ sơ công việc 7.2.1 Tạo HSCV Cách 1: Tạo HSCV từ nhóm chức Cách NSD tạo HSCV trước, sau chọn thư mục để lưu HSCV Trong mục , chọn “Hồ sơ công việc”, hệ thống hiển thị hình tạo HSCV Nhập thơng tin HSCV, chọn nút , hệ thống hiển thị hình danh sách thư mục (folder) kho Hồ sơ cơng việc Màn hình danh sách thư mục kho văn Chọn vào tên kho văn bản, hiển thị danh sách thư mục kho Tích chọn thư mục muốn lưu HSCV, chọn nút Cách 2: Tạo HSCV từ nhóm chức Cách người sử dụng chọn thư mục cần lưu HSCV trước, sau tạo HSCV Trong nhóm chức , chọn mục “Hồ sơ cơng việc” Hệ thống hiển thị hình tra cứu văn dùng chung Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 26/32 Màn hình tra cứu Hồ sơ cơng việc Chọn thư mục muốn thêm VB chọn chức hệ thống hiển thị hình tạo Hồ sơ công việc Nhập thông tin Hồ sơ công việc Bấm nút để lưu văn vào hệ thống 7.2.2 Chỉnh sửa/ xóa/ phân quyền Hồ sơ cơng việc Trong nhóm chức , chọn mục Hồ sơ công việc Chọn thư mục chứa Hồ sơ công việc/ Chọn HSCV cần xử lý Màn hình danh sách Hồ sơ công việc thư mục chọn Hiển thị hình thơng tin Hồ sơ cơng việc Màn hình thông tin Hồ sơ công việc Chỉnh sửa thông tin hồ sơ nhấn nút để lưu chỉnh sửa vào CSDL Hệ thống Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 27/32 Hoặc chọn nút để xóa Hồ sơ khỏi CSDL Hệ thống Chọn nút để phân quyền sử dụng HSCV (Khi phân quyền HSCV hệ thống tự phân quyền Xem tài liệu thư mục chứa HSCV) Chọn Tab hiển thị hình chức liên kết/ bỏ liên kết văn HSCV Màn hình liên kết văn Chọn chức , chọn loại văn cần tạo liên kết với HSCV, hiển thị hình tạo văn - Nhập thông tin văn đính kèm file - Chọn nút để lưu văn vừa tạo vào CSDL hiển thị HSCV Chọn chức để liên kết văn vào HSCV 10 Chọn văn liên kết vào HSCV, chọn chức để hủy bỏ liên kết tạo Khai thác Văn dùng chung Trong nhóm chức , chọn “Văn dùng chung”, hệ thống hiển thị hình tra cứu Văn dùng chung gồm thư mục quản lý văn dùng chung Màn hình danh sách văn dùng chung Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 28/32 Chọn biểu tượng để hiển thị file nội dung văn dùng chung, hệ thống hiển thị hình download file, NSD save máy trạm để sử dụng PHẦN II: THỰC HÀNH VAI TRÒ CHUYÊN VIÊN Thực hành đăng nhập hệ thống Trên hình Đăng nhập Nhập thơng tin - Tên truy nhập: Tên cán văn thư (điền tên vào) - Mật khẩu: Chọn nút nhấn phím Enter để vào hệ thống quản lý 10 Thực hành thao 10.1 Thiết lập máy trạm - Thiết lập máy trạm để sử dụng 10.2 Thực thao - Mở văn có hình mục công việc Mở văn xem chi tiết thơng tin chung (bao gồm thuộc tính, file nội dung gắn kèm – mở để xem, tab thông tin lịch sử sửa đổi, trao đổi, văn liên quan, hồ sơ công việc) - Vào mục tra cứu để xem trường thuộc tính hình tra cứu - Vào mục báo cáo quay lại hình - Tạo dự thảo văn thoát - Vào mục danh mục để xem danh mục 11 Thực hành xử lý khai thác văn đến 11.1 Nhận xử lý văn đến - Mở văn đến công việc - Xem thông tin xử lý - Nhập thông tin xử lý với ý kiến “đang xử lý” “đã hoàn thành” người dùng nghĩ để nhập vào Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 29/32 - Chọn nút để xác nhận văn đến xử lý 11.2 Tra cứu / tìm kiếm văn đến - Tra cứu văn đến theo tháng tại, xem trường hình tra cứu (lọc văn đến theo sổ cơng văn - trường hợp có nhiều sổ) - Tìm kiếm văn đến theo số ký hiệu mà người dùng nhập vào - Tìm kiếm văn đến theo ngày văn bản, ngày nhập 11.3 Kết xuất báo cáo - Báo cáo in sổ văn đến theo khoảng ngày (từ ngày … đến ngày) - In báo cáo tình hình xử lý văn đến cá nhân 12 Thực hành xử lý khai thác văn 12.1 Lập dự thảo văn đi/ sửa dự thảo, chuyển trình - Lập dự thảo văn (gắn tờ trình, gắn dự thảo văn đi) lưu lại - Mở lại văn chỉnh sửa trích yếu - Tạo dự thảo văn khác từ tab văn liên quan văn đến chuyển lên lãnh đạo 12.1.1 Tra cứu /tìm kiếm dự thảo văn - Vào mục tra dự thảo văn để xem - Tìm kiếm văn theo tiêu chí đơn vị soạn thảo 13 Thực hành xử lý khai thác văn nội 13.1 Đối với đơn vị gửi xin ý kiến 13.1.1 Tạo văn nội gửi xin ý kiến - Tạo văn nội từ tab văn liên quan văn đến - Tạo văn nội gửi lên lãnh đạo phòng (gắn file nội dung) - Tạo văn nội gửi sang phòng khác (gắn file nội dung) 13.1.2 Tra cứu/tìm kiếm - Tìm kiếm văn nội theo ngày soạn thảo, phòng soạn thảo - Tra cứu văn theo thời gian Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 30/32 13.1.3 In sổ nội đơn vị soạn thảo chuyển - In văn nội theo khoảng ngày 13.2 Đối với đơn vị cho ý kiến 13.2.1 Tạo văn phúc đáp - Vào văn xin ý kiến từ đơn vị khác gửi tới tạo văn phúc đáp tab văn liên quan phúc đáp trả lại người soạn thảo - Vào văn xin ý kiến từ đơn vị khác gửi tới tạo văn phúc đáp tab văn liên quan chuyển lên lãnh đạo phòng để lãnh đạo phòng chuyển sang cho phòng xin ý kiến (gắn kèm file cho ý kiến) 13.3 In văn nội - In văn nội theo khoảng ngày 14 Thực hành giao việc 14.1 Xử lý phiếu giao việc - Mở phiếu giao việc, nhập thông tin xử lý chọn kết thúc 14.2 Liên kết văn với phiếu giao việc - Vào tab văn liên quan gắn văn nội với phiếu giao việc 14.3 Tra cứu tìm kiếm/ báo cáo - Vào mục tra cứu phiếu giao việc để xem phiếu giao việc theo tháng 15 Thực hành quản lý hồ sơ công việc 15.1 Tạo /sửa/ phân quyền thư mục - Tạo thư mục hồ sơ có tên HSCV, hệ thống sinh hồ sơ - Sửa lại thơng tin hồ sơ tên mà nghĩ - Phân quyền thư mục: hân quyền cho số cán đơn vị xem thư mục 15.2 Tạo hồ sơ/ phân quyền - Tao hồ sơ việc để phục vụ công tác lưu trữ - Phân quyền cho lãnh đạo phòng xem hồ sơ Phòng Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 31/32 15.3 Đưa văn vào hồ sơ/ bỏ văn khỏi hồ sơ - Đưa vài văn đến, vào hồ sơ - Bỏ văn khỏi hồ sơ 16 Thực hành khai thác kho văn dùng chung - Mở văn có thơng tư 55 hướng dẫn thể thức văn Phòng Cơng nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 32/32 ... m c C ng vi c tại”: hiển thị danh sách c ng vi c mà NSD phân c ng xử lý chưa chuyển cho bư c Chọn ch c C ng vi c chuyển”: hiển thị danh sách c ng vi c mà NSD phân c ng xử lý chuyển cho bư c. .. h c Y Dư c Thái Nguyên Trang 25/32 7.2 C c ch c Quản lý Hồ sơ c ng vi c 7.2.1 Tạo HSCV C ch 1: Tạo HSCV từ nhóm ch c C ch NSD tạo HSCV trư c, sau chọn thư m c để lưu HSCV Trong m c. .. 7.2.2 Chỉnh sửa/ xóa/ phân quyền Hồ sơ c ng vi c Trong nhóm ch c , chọn m c Hồ sơ c ng vi c Chọn thư m c chứa Hồ sơ c ng vi c/ Chọn HSCV c n xử lý Màn hình danh sách Hồ sơ c ng vi c thư