MƠ TẢ QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH VÀ GIÁM SÁT THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA CÔNG TY VINACONEX - ITC Giới thiệu Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển du lịch Vinaconex (Vinaconex – ITC): - Tên đầy đủ: Công ty CP Đầu tư Phát triển Du lịch Vinaconex - Tên viết tắt : Công ty VINACONEX – ITC., JSC - Tên giao dịch quốc tế : Vinaconex Investment and Toursim Development Joint – stock Company - Địa : Tầng 1, Tòa nhà 17T5, Khu thị Trung Hòa - Nhân chính, Phường Nhân - Quận Thanh Xuân - Tp Hà Nội - Vốn điều lệ : 360.000.000.000 đồng (Ba trăm sáu mươi tỷ đồng) - Các đơn vị thành viên:  Chi nhánh Công ty CP Đầu tư Phát triển Du lịch Vinaconex - Khách sạn Holiday View  Chi nhánh Công ty CP Đầu tư Phát triển Du lịch Vinaconex - Ban quản lý Dự án Cát Bà Amatina  Chi nhánh Công ty CP Đầu tư Phát triển Du lịch Vinaconex Hải Phòng:  Sàn giao dịch Bất động sản Công ty VINACONEX-ITC (VITR)  Đơn vị có vốn góp, cổ đơng sáng lập: Cơng ty CP Sàn giao dịch Bất động sản Vinaconex - Lĩnh vực hoạt động:  Kinh doanh bất động sản;  Kinh doanh dịch vụ môi giới, định giá, đấu giá bất động sản;  Kinh doanh khách sạn dịch vụ du lịch;  Kinh doanh quản lý khai thác dịch vụ đô thị du lịch;  … Mơ tả quy trình lập kế hoạch giám sát thực kế hoạch Công ty Vinaconex - ITC 2.1 Lưu đồ công tác lập kế hoạch theo tuần, tháng, quý: Kế hoạch năm phê duyệt Các phòng ban Cơng ty xác định mục tiêu tuần tháng quý Các phòng ban báo cáo kế hoạch, đánh giá mức độ hoàn thành Thu thập thông tin phục vụ công tác lập kế hoạch tháng, quý KH- ĐT Đánh giá Lập báo cáo tổng hợp kế hoạch tồn cơng ty, giá nhận xét mức độ hồn thành KH- ĐT Đưa mục tiêu TGĐ Thơng báo kế hoạch 2.2 Nội dung 2.2.1 Trách nhiệm phòng ban: Các phòng ban sở kế hoạch SXKD hang năm đại hội cổ đông thông qua, lập kế hoạch chi tiết cho công vệc phân công cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ phòng ban hành Cơng tác lập kế hoạch dựa nguyên tắc sau: - Xác định mục tiêu công việc - Xác định nguồn lực thực công việc - Xác định cách thức thực - Xác định phương pháp đánh giá, kiểm tra đặc biệt định lượng khối lượng thực 2.2.2 Nội dung báo cáo kế hoạch phòng, ban Báo cáo thực kế hoạch dự kiến kế hoạch theo tuần, tháng, quý lập sở so sánh với kế hoạch tuần, tháng, quý trước Báo cáo lập thành phần: + Phần thuyết minh + Số liệu kế hoạch (định lượng) 2.2.3 Trách nhiệm phòng kế hoạch đầu tư: - Là chủ trì, đầu mối tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin công tác lập kế hoạch - Là đơn vị chủ trì thực tổng hợp, lập báo cáo tổng hợp trình Tổng Giám đốc xem xét - Là đơn vị chủ trì đánh giá việc thực kế hoạch, dự kiến kế hoạch SXKD tồn Cơng ty - Lập, phát hành tài liệu kế hoạch đến Phòng thuộc Cơng ty 2.3 Lập lưu trữ hồ sơ: -Các phòng, ban thuộc Cơng ty phải có trách nhiệm hồn chỉnh, lưu trữ quản lý hồ sơ phần việc phụ trách phòng, sau báo cáo có ý kiến đạo Giám đốc (hoặc Phó giám đốc lĩnh vực giao phụ trách) -Các phòng ban có trách nhiệm gửi tồn tài liệu cho Phòng KHĐT để lưu 01 hồ sơ Cơng ty -Phòng KH – ĐT có trách nhiệm gửi tài liệu kế hoạch đến phòng ban thuộc Cơng ty làm sở triển khai thực Một số bất cập quy trình lập giám sát việc thực kế hoạch công tác quản lý sau: Mặc dù quy trình tác nghiệp cơng tác kế hoạch hành xây dựng tương đối khoa học, hợp lý nhiên tồn số bất cập sau: - Trong quy trình chưa nêu rõ thời gian cụ thể để triển khai công việc phận Ví dụ việc lập báo cáo kế hoạch đơn thời gian tuần, tháng hay quý kết thúc vào thời gian Phòng Kế hoạch Đầu tư thực công tác kế hoạch từ thời điểm đến thời điểm nào, v.v - Chưa xác định rõ đầu mối cán phụ trách kế hoạch Phòng, Ban, Đơn vị nên việc kiểm tra, kiểm soát q trình tổng hợp kế hoạch Phòng Kế hoạch Đầu tư gặp nhiều khó khăn - Quy trình chưa xây dựng bước thực việc điều chỉnh kế hoạch có yêu cầu Khi có nhu cầu điều chỉnh kế hoạch Phòng, Ban, Đơn vị có nhu cầu điều chỉnh kế hoạch báo cáo lên Tổng giám đốc để thực việc điều chỉnh hay Phòng Kế hoạch Đầu tư tình hình thực kế hoạch thực tế đề xuất việc điều chỉnh Các bước cần sửa đổi quy trình - Khi kế hoạch năm Hội đồng Quản trị Đại hội đồng cổ đơng phê duyệt, Phòng KH ĐT cần văn thơng báo để Phòng, Ban, Đơn vị biết kế hoạch phê duyệt làm sở xây dựng kế hoạch tuần, tháng, quý - Phòng KH ĐT thu thập báo cáo kế hoạch Phòng, Ban, Đơn vị phải làm đánh giá cụ thể kết quả, tỷ lệ thực so với kế hoạch đầu năm phê duyệt tháng, quý - Khi thông báo kế hoạch tháng, quý cho Phòng, Ban, Đơn vị Phòng Kế hoạch Đầu tư cần có trách nhiệm kiểm tra theo dõi tiến trình tiến độ thực Phòng, Ban, Đơn vị để có báo cáo, đánh giá kết công việc kịp thời Câu Quản trị hoạt động môn khoa học nghiên cứu tính hiệu q trình chuyển hóa từ nguồn lực đầu vào như: nguyên vật liệu, vốn, lao động thành sản phẩm đầu hữu dụng cho khách hàng Vì vậy, nghiện cứu nội dung trình bày mơn học giúp tơi gắn lý thuyết môn học với thực tiễn diễn Công ty Tất nội dung nghiên cứu mơn học Quản trị hoạt động áp dung để nâng cao hiệu chất lượng công việc Cơng ty tơi, đứng khía cạnh người làm Phòng Kế hoạch Đầu tư, thời điểm quan tâm nhiều đến nội dung Hệ thống sản xuất LEAN doanh nghiệp Bởi vì: - LEAN hệ thống cơng cụ phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất lãng phí q trình sản xuất Lợi ích hệ thống giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng, rút ngắn thời gian sản xuất - Lãng phí không mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm (hoặc dịch vụ) đứng quan điểm khách hàng Khi quan tâm đến lý thuyết LEAN áp dụng vào cơng việc hàng ngày giúp giảm bớt loại bỏ lãng phí khơng cần thiết tồn tại Công ty Vinaconex – ITC nhiều doanh nghiệp khác như: - Lãng phí thời gian cho họp hành: Hiện Cơng ty q nhiều thời gian, cơng sức chi phí cho việc họp, đặc biệt việc chờ đợi Bắt đầu kết thúc không giờ, phát biểu mức cần thiết, phát biểu lạc đề khiến người phải chờ đợi họp phải cắt giảm nội dung lẽ nội dung chính, khơng nắm bắt nội dung liên quan , chưa kể biểu khác có chung chữ họp như: Họp khơng cần thiết, thành phần tham gia không liên quan, tham gia khơng tích cực - Lãng phí văn phòng phẩm: Hiện việc tiết kiệm sử dụng mục đích văn phòng phẩm chưa quan tâm mức, giấy in, bút viết sử dụng tràn làn, văn báo cáo, trình xin ý kiến chưa chốt nội dung sử dụng giấy không tận dụng giấy mặt qua sử dụng Hơn việc kiểm tra, kiểm soát nội dung văn thông qua hệ thống thư điện tử cấp quản lý chưa phổ cập, văn in sau trình xin ý kiến, điều gây lãng phí mực in thời gian in ấn - Lãng phí điện, điều hòa, internet: Việc sử dụng máy tính, internet để giúp cơng việc triển khai nhanh cần thiết, nhiên sử dụng máy tính, internet để tiết kiệm đạt hiệu nhân viên chưa quan tâm đến: máy tính khơng để chế độ tạm ngừng hoạt động thời gian không sử dụng, điều hòa bật lạnh cần thiết, sử dụng internet vào mục đích khơng phục vụ cơng việc, … dẫn đến tăng chi phí quản lý - Lãng phí điện thoại: Lãng phí điện thoại vấn đề thường gặp phải doanh nghiệp, việc sử dụng điện thoại khơng vào mục đích công việc, hay thời gian trao đổi công việc dài khơng tập trung vào nội dung gây thời gian hai bên, gây tắc nghẽn hệ thống điện thoại trung tâm, báo cáo gấp, đột xuất không xử lý kịp thời tất nhiên chi phí để khắc phục cố lớn - Lãng phí thời gian làm việc: Cơng ty Vinaconex – ITC quy định cán công nhân viên phải thực việc chấm công vân tay trước 8h00 hàng ngày Tuy nhiên sau chấm công, hầu hết người bắt tay vào công việc mà sử dụng thời gian phục vụ mục đích cá nhân như: ăn sáng, uống café, nói chuyện, … Do khơng sử dụng tối đa thời gian làm việc nên công việc thường bị chậm tiến độ, chất lượng công việc thấp Rõ ràng, việc áp dụng lý thuyết LEAN doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ làm giảm bớt loại bỏ hoàn toàn lãng phí tồn cách thường xuyên nêu Để giải lãng phí trên, Ban lãnh đạo Công ty cần : - Xây dựng quy trình làm việc chuẩn hướng dẫn chi tiết cho nhân viên triển khai thực để giảm thiểu động tác thừa, thời giãn lãng phí cho việc làm sai, làm hỏng, làm không yêu cầu - Thường xuyên tổ chức buổi tuyên truyền chống lãng phí, thực hành tiết kiệm Cơng ty - Cải tiến văn hóa làm việc doanh nghiệp: Họp giờ, tập trung vào nội dung chính, sử dụng điện thoại, email hiệu quả, lịch sự, tác phong làm việc chuyên nghiệp - Thường xuyên tổ chức đào tạo nội nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho nhân viên để nâng cao chất lượng làm việc Hết - Tài liệu tham khảo: - Giáo trình Quản trị hoạt động - Quy trình lập quản lý kế hoạch thuộc quy trình ISO 9001:2008 Cơng ty Vinaconex-ITC ban hành năm 2009 - Website: www.vinaconexitc.com.vn  ... đến phòng ban thuộc Cơng ty làm sở triển khai thực Một số bất cập quy trình lập giám sát việc thực kế hoạch công tác quản lý sau: Mặc dù quy trình tác nghiệp cơng tác kế hoạch hành xây dựng tương... hoạch Công ty Vinaconex - ITC 2.1 Lưu đồ công tác lập kế hoạch theo tuần, tháng, quý: Kế hoạch năm phê duyệt Các phòng ban Cơng ty xác định mục tiêu tuần tháng quý Các phòng ban báo cáo kế hoạch, ... trì đánh giá việc thực kế hoạch, dự kiến kế hoạch SXKD tồn Cơng ty - Lập, phát hành tài liệu kế hoạch đến Phòng thuộc Cơng ty 2.3 Lập lưu trữ hồ sơ: -Các phòng, ban thuộc Cơng ty phải có trách