LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài: “Đánh giá tình hình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông” cơng trình nghiên cứu em thời gian qua Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2019 LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành cơng mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q thầy cơ, gia đình bạn bè.Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Em xin chân thành cảm ơn Giảng viên tận tâm hướng dẫn chúng em thực tiểu luận Với vốn kiến thức tiếp thu trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu đề tài mà hành trang quý báu để em bước vào đời cách vững tự tin Do kiến thức thời gian có hạn nên đề tài em không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận đuợc đóng góp ý kiến từ phía thầy Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Khái quát chung hệ thống quản lý chất lượng 1.1.1 Chất lượng 1.1.2 Quản lý chất lượng 1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng 1.1.4 Các nguyên tắc quản lý chất lượng 1.1.5 Vai trò quản lý chất lượng 1.2 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.1 Giới thiệu tổ chức ISO 1.2.2 Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.3 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.3 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 1.3.1 Ý nghĩa việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 1.3.2 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 1.3.3 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 1.3.4 u cầu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 10 2.1 Giới thiệu công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 11 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 11 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 13 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 14 2.1.4 Khái qt văn phịng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng 14 2.2 Tình hình ứng dụng ISO cơng tác văn phịng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 15 2.2.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân 15 2.2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tổ chức kiện 17 2.2.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác kiểm sốt cơng việc 18 2.2.4 Ứng dụng ISO công tác soạn thảo ban hành văn 19 2.2.5 Ứng dụng ISO quản lý văn đến 22 2.2.6 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý kiểm soát tài liệu 25 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 28 3.1 Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 28 3.1.1 Ưu điểm 28 3.1.2 Hạn chế 31 3.1.3 Nguyên nhân 34 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn 9001:2008 cơng tác văn phịng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 36 3.2.1 Đối với nhà nước 36 3.2.2 Đối với doanh nghiệp 36 KẾT LUẬN 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHỤ LỤC 45 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế, doanh nghiệp chịu nhiều sức ép từ phía: Cạnh mức giá, cạnh tranh thương hiệu, cạnh tranh chất lượng, quy định thị trường nước nước, quy định pháp luật, yêu cầu khách hàng Các doanh nghiệp phải đứng trước lựa chọn “chất lượng chết” sân chơi luật chơi quốc tế cách bình đẳng, chấp nhận cạnh tranh gay gắt, không khoan nhượng với đối thủ cạnh tranh thương trường Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp Việt Nam cần phải có giải pháp hướng đắn nhằm tăng khả cạnh tranh chiếm lĩnh thị phần rộng lớn không nước mà nước Muốn vậy, yêu cầu đặt doanh nghiệp Việt Nam phải giải tốt toán chất lượng nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, hàng hóa.Doanh nghiệp cần có quan tâm đắn đến hoạt động quản lý chất lượng xem vấn đề then chốt tạo nên sản phẩm chất lượng đầu ra, đáp ứng tốt thị hiếu khách hàng diện rộng.Tuy nhiên, quản lý chất lượng nào? Và quản lý cho tốt lại tốn khó Trong số mơ hình quản lý chất lượng mà doanh nghiệp Việt Nam áp dụng mơ hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 mô hình phổ biến Hiểu tầm quan trọng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO doanh nghiệp, có khoảng thời gian ngắn thực tập công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông nên em xin lựa chọn đề tài “Đánh giá tình hình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông” làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Tìm hiểu ứng dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nội dung quan tâm Từ trước tới có nhiều nghiên cứu đề tài Cụ thể như: Những đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp như: Hồn thiện hệ thống quản lý chất lượng công ty Cổ phần Tập đồn Hịa Phát theo tiêu chuẩn 9001:2000 hoạt động sản xuất kinh doanh thép tác giả Vũ Huy Đồn, khóa luận thực trạng số giải phá nhằm trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty Unigen tác giả Võ Kim Ánh Tuyền… Một số giáo trình như: Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật-Hà Nội, tác giả Nguyễn Chí Phương (2014); Giáo trình Quản trị chất lượng, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội, tác giả Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012) Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Để đạt mục tiêu đề tài nghiên cứu, viết tiến hành phân tích thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phịng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông bao gồm ứng dụng tiêu chuẩn ISO công tác soạn thảo ban hành văn bản; công tác quản lý văn đến; công tác quản lý nhân sự; cơng tác kiểm sốt cơng việc; cơng tác quản lý, kiểm sốt tài liệu; cơng tác tổ chức kiện Phạm vi nghiên cứu đề tài giới hạn việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phịng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài thực nhằm mục đích đánh giá thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:208 cơng tác văn phịng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Xác định tồn nguyên nhân tồn việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phịng Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu tài liệu hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Phương pháp phân tích: phân tích thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Phương pháp so sánh: So sánh, đối chiếu lý luận với tình hình thực tế ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Công ty Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Ý nghĩa lý luận: đề tài nghiên cứu nhằm hiểu thêm tầm quan trọng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Ý nghĩa thức tiễn: Đề tài cung cấp luận khoa học cho bạn sinh viên tìm hiểu nghiên cứu vai trò ISO hoạt động vă phòng doanh nghiệp Các giải pháp đưa đề tài áp dụng nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng ISO hoạt động văn phòng Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài bao gồm ba chương: Chương 1: Khái quát chung hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Chương 3: Đánh giá đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Khái quát chung hệ thống quản lý chất lượng 1.1.1 Chất lượng Chất lượng định nghĩa phức tạp mà người thường hay gặp phải hoạt động Có nhiều cách định nghĩa khác tùy vào góc độ nhà quan sát, có quan niệm cho rằng: “Sản phẩm chất lượng mặt vượt trội so với sản phẩm tên loại thị trường” “Chất lượng tập hợp đặc tính thực thể tạo cho thực thể tạo cho thực thể khả thỏa mãn nhu cầu nêu nhu cầu tiềm ẩn” (ISO 8402) (thực thể định nghĩa hiểu sản phẩm theo nghĩa rộng) “Chất lượng tiềm sản phẩm hay dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu người sử dụng” (Tiêu chuẩn Pháp NFX 50-109) Theo từ điển Tiếng Việt phổ thông “Chất lượng tổng thể tính chất, thuộc tính vật (sự việc)… làm cho vật (sự việc) phải phân biệt với vật (sự việc) khác” Tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa (ISO) đưa định nghĩa chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 sau: “Chất lượng mức độ mà tập hợp tính chất đặc trưng thực thể có khả thỏa mãn nhu cầu nêu hay tiềm ẩn” Như vậy, hiểu cách đơn giản chất lượng khả tập hợp tính chất, đặc trưng sản phẩm, hệ thống hay trình theo xu hướng cải tiến nhằm đáp ứng nhu cầu thỏa mãn khách hàng 1.1.2 Quản lý chất lượng Khái niệm quản lý chất lượng có nhiều tác giả quan tâm nhiều tổ chức nghiên cứu Theo GOST 15467-70 “Quản trị chất lượng xây dựng, đảm bảo trì mức chất lượng tất yếu cúa sản phẩm thiết kế, chế tạo, lưu thông tiêu dùng” Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO (International Standard Organization) tiêu chuẩn ISO 9000 cho rằng: “Quản trị chất lượng hoạt động có chức quản lý chung nhằm đề mục tiêu chất lượng, sách chất lượng thực biện pháp hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng khuôn khổ định” 1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng Theo TCVN ISO 9000:2007 “Hệ thống quản lý chất lượng tập hợp yếu tố có liên quan tương tác để định hướng kiểm soát tổ chức chất lượng” Theo Tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa thì: “Hệ thống quản trị chất lượng bao gồm yếu tố: Cơ cấu tổ chức, quy định mà tổ chức tuân thủ; q trình” Như vậy, có tác động qua lại với hệ thống khác hệ thống quản lý nhân lực, hệ thống quản lý tài chính… Trong mối quan hệ này, vừa đặt yêu cầu cho hệ thống quản lý khác vừa chịu tác động hệ thống quản lý khác 1.1.4 Các nguyên tắc quản lý chất lượng Khi thực quản lý chất lượng cần tuân thủ nguyên tắc sau: - Thứ nhất, quản lý chất lượng phải đảm bảo định hướng khách hàng - Thứ hai, coi trọng người quản lý chất lượng - Thứ ba, quản lý chất lượng phải thực đồng bộ, toàn diện - Thứ tư, quản lý chất lượng phải thực đồng thời với yêu cầu đảm bảo cải tiến chất lượng - Thứ năm, quản lý chất lượng phải đảm bảo tính q trình - Thứ sáu, ngun tắc kiểm tra - Thứ bảy, nguyên tắc cải tiến liên tục 1.1.5 Vai trò quản lý chất lượng Quản lý chất lượng giữ vai trị quan trọng cơng tác quản lý kinh tế quản trị kinh doanh.Theo quan điểm Quản trị chất lượng hoạt động quản lý có chất lượng Quản lý chất lượng có vai trị quan trọng đến phát triển doanh nghiệp: đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ tiết kiệm lao động cho xã hội, sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên công cụ lao động để tạo giá trị gia tăng lớn Quản lý chất lượng có vai trị quan trọng người tiêu dùng sản phẩm dịch vụ: sử dụng sản phẩm có chất lượng đem lại nhiều lợi ích cho người tiêu dùng Vì thực tổ chức quản lý chất lượng doanh nghiệp phải coi vấn đề sống cịn để khơng ngừng cải tiến nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày cao khách hàng 1.2 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.1 Giới thiệu tổ chức ISO ISO tên viết tắt Tổ chức Quốc tế Tiêu chuẩn hóa có tên tiếng Anh International Organization for Standardization Đây tổ chức phi phủ thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở Geneva Thụy Sỹ ISO có khoảng 200 ban kỹ thuật ban hành 20.000 tiêu chuẩn bao gồm tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn quản lý Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thực phát huy hiệu người công ty hiểu tự giác thực theo Tại cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng, ngồi ý thức lãnh đạo cấp cao tư tưởng ISO chưa thực phổ biến đến tồn cán bộ, nhân viên cơng ty Do đó, cơng ty cần tổ chức thường xun buổi tập huấn, trao đổi kinh nghiệm với doanh nghiệp khác số cán bộ, nhân viên công ty học thêm lớp bồi dưỡng dể nâng cao trình độ, hiểu biết ISO Đồng thời, công ty cấn phải quán triệt tư tưởng mục tiêu cuối chất lượng mà chứng nhận Chứng nhận mục đích cần đạt bước đầu đường đến đích chất lượng Ban lãnh đạo cơng ty cần truyền cho cán bộ, nhân viên tâm đồng thời cần liệt việc trì hệ thống quản lý chất lượng ISO Bên cạnh đó, công ty cần phải tăng cường liên kết với sở tư vấn, đào tạo, cấp chứng ISO để tiến hành đạo tạo cho cán bộ, nhân viên công ty, nâng cao nhận thức, kiến thức ISO cho cán bộ, nhân viên - Củng cố tăng cường vai trò, trách nhiệm, hiệu lực phận ISO Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 dựa tinh thần tự nguyện công ty Tuy nhiên áp dụng người lựa chọn để phụ trách yêu cầu ISO ban lãnh đạo phải có trách nhiệm thực tốt cơng việc giao Hiệu làm việc cán phụ trách ISO ảnh hưởng đến lợi ích mà ISO đem lại cho tổ chức Công ty cần làm cho cán phụ trách ISO hợp tác với phịng ban cơng ty chặt chẽ thơng qua việc tổ chức hội nghị chất lượng, gặp gỡ với chuyên gia tổ chức khác Từ đó, tạo điều kiện trao đổi thơng tin, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhằm giúp cho việc áp 38 dụng hệ thơng quản lý chất lượng có hiệu - Bổ sung nhân chuyên môn làm việc văn phòng Nhân yếu tố quan trọng thành công doanh nghiệp, với khối lượng công việc ngày lớn nguồn nhân lực công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông chưa đáp ứng yêu cầu số lượng chất lượng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh cơng tác văn phịng công ty Để công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng triệt để chất lượng nguồn nhân lực phải nâng nên, bổ sung vị trí nhân cịn thiếu, theo quan sát đánh giá, doanh nghiệp cần phải bổ sung số vị trí nhân để đảm bảo hoạt động văn phòng thực tốt như: Bổ sung vị trí nhân cho phận truyền thông, tổ chức kiện Hiện hàng năm công ty tổ chức nhiều kiện mang tính định kỳ lễ khai pháp, lễ tạ pháp, lễ tổng kết công tác năm… kiện tác động trực tiếp đến hiệu sản xuất, kinh doanh như: Lễ ký kết hợp đồng, lễ mở thầu…mà cơng ty chưa có nhân trực tiếp đảm nhiệm vị trí này, dẫn đến tình trạng giải cơng việc q trình tổ chức kiện gặp nhiều khó khăn, kết đem lại khơng mong muốn Công ty cần bổ sung thêm nhân đảm nhiệm công tác lưu trữ, hàng năm khối lượng tài liệu lưu trữ ngày lớn, việc khơng có nhân chun trách làm lưu trữ dẫn đến cơng tác tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn việc thu thập, bảo quản, khai thác tài liệu tiêu hủy tài liệu lưu trữ Về phận ISO doanh nghiệp có cán chuyên trách thực kiểm soát thủ tục ISO hoạt động doanh nghiệp Hiện khối lượng cơng việc ngày lớn, doanh nghiệp cần bổ sung thêm cán kiêm nhiệm làm cơng tác ISO Để khắc phục tình trạng người làm nhiều công việc dẫn đến việc khơng kiểm sốt 39 được, hay có trường hợp Cán ISO nghỉ phép mà khơng có người thay thực giải công việc, làm cho tiến độ giải cơng việc bị hỗn lại làm ảnh hưởng đến hoạt động chung công ty - Công ty cần có sách đãi ngộ, thưởng phạt để khuyến khích cán bộ, nhân viên gắn bó làm việc lâu dài với doanh nghiệp Việc đánh giá cán bộ, nhân viên để khen thưởng, nâng lương, bổ nhiệm chức vụ mới, kỷ luật cần đánh giá khách quan, công bằng, minh bạch, thường xuyên cập nhật thơng qua kết thực tế đạt đóng góp cán bộ, nhân viên Việc khen thưởng kịp thời nguồn động viên lớn cán bộ, nhân viên để họ làm việc gắn bó với cơng ty Đối với cán bộ, nhân viên tích cực tham gia làm việc, tăng suất lao động có biện pháp, sáng kiến cải tiến công việc, vượt kế hoạch tiêu giao cơng ty phải có hình thức khen thưởng xứng đáng Cơng ty cấn có chế độ đãi ngộ, đào tạo với nhân tài, cán nguồn, cán lãnh đạo phận để họ n tâm gắn bó cơng hiến cho cơng ty Cơng ty cần có mức lương thỏa đáng cho cán bộ, nhân viên, xứng đáng với họ bỏ ra, nhằm phát huy khả sáng tạo, kiến thức, kỹ mục tiêu chung cơng ty - Đầu tư trang thiết bị ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ công tác văn phịng Ứng dụng ISO khơng thể đạt hiệu cao sở vật chất, trang thiết bị không đáp ứng đủ cho yêu cầu Trong năm vừa kinh tế cơng ty cịn gặp nhiều khó khăn xong lãnh đạo cơng ty ln quan tâm, trọng việc đầu tư vào sở vật chất, trang thiết bị Để thực tốt công tác ứng dụng ISO thời gian tới đem lại hiệu cao, cần 40 phải trang bị thêm sở vật chất trang thiết bị, văn phòng công ty cần trang bị thêm máy hủy tài liệu, máy photocopy, đồng ghế ngồi đa bàn làm việc cán bộ, nhân viên Trình độ khoa học công nghệ thay đổi ngày, giờ.Cơng ty cần có quan tâm đầu tư mặt công nghệ thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm.sự đầu tư đổi cơng nghệ đột phá mang tính chiến lược, hiệu lâu dài cho chất lượng sản phẩm Công ty cần ứng dụng sản phẩm công nghệ thông tin phần mềm quản lý văn đến, phần mềm quản lý nhân sự…giúp người thực công việc dễ dàng hơn, tăng suất, hiệu công việc, tránh nhầm lẫn, sai sót - Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình ứng dụng ISO cơng tác văn phịng Bất chủ trương, sách đưa vào thực cần phải tiến hành khâu kiểm tra từ đánh giá chất lượng, hiệu việc thực chủ trương, sách Đối với công tác ứng dụng ISO Cho đến công tác ứng dụng ISO thực năm xong công tác kiểm tra đánh giá chất lượng chưa thực cách thường xuyên Trong thời gian tới để thực triệt để cơng tác ứng dụng ISO Ban lãnh đạo cần quan tâm đến việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện, mức độ đạt được, hạn chế cịn gặp phải để từ có hướng điều chỉnh cho phù hợp q trình giải cơng việc Việc kiểm tra đánh giá chất lượng ứng dụng ISO cách thường xuyên giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt tình hình thực việc ứng dụng ISO, đồng thời cách thức giúp cho toàn thể cán bộ, nhân viên nâng cao tinh thần, trách nhiệm cơng tác ứng dụng ISO để công tác ứng dụng đạt kết cao thời gian tới 41 Mọi cán bộ, nhân viên thực phát có khơng phù hợp quy trình cần kịp thời báo cáo có hành động ngăn chặn  TIỂU KẾT Chương đề tài nêu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phịng việc tăng cường cam kết tham gia lãnh đạo, nâng cao nhận thức cán nhân viên cơng ty, củng cố tăng cường vai trị, trách nhiệm, hiệu lực phận ISO, bổ sung nhân chun mơn làm việc văn phịng, cần có sách đãi ngộ, thưởng phạt để khuyến khích cán bộ, nhân viên gắn bó làm việc lâu dài với doanh nghiệp, đầu tư trang thiết bị ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ cơng tác văn phịng, thường xun kiểm tra, đánh giá tình hình ứng dụng ISO cơng tác văn phịng Bên cạnh cịn đưa số giải pháp nhà nước nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp ứng dụng cách hiệu tiêu chuẩn ISO công tác văn phịng doanh nghiệp 42 KẾT LUẬN Như qua luận cho ta minh chứng rõ ràng tầm quan trọng vai trò việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông như: Giúp người đứng đầu quan tổ chức doanh nghiệp xác định chế giám sát quản lý để hướng cơng tác văn phịng vào nghiệp vụ cụ thể đảm bảo cho việc thực mục tiêu chung Từ đó, lãnh đạo quan, doanh nghiệp kiểm sốt q trình giải cơng việc nội tổ chức để có đạo kịp thời Nâng cao hiệu lực hiệu công tác quản lý theo mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu tiêu chuẩn Tạo phong cách làm việc khoa học nâng cao tính chất phục vụ Khắc phục mối quan hệ quan doanh nghiệp với Nâng cao lực trách nhiệm phận người thừa hành việc thực nhiệm vụ giao nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng Bên cạnh áp dụng tiêu chuẩn cơng tác văn phịng cịn có lợi ích sau: Hệ thống văn quy trình làm việc kiện toàn tạo hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải công việc Lãnh đạo không sa công tác vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều cho cấp thuộc quyền có nhiều thời gian để đầu tư cho cơng tác phát triển quan Đo lường đánh giá hệ thống, q trình, chất lượng cơng việc hài lòng khách hàng theo chuẩn mực hay mục tiêu chất lượng cụ thể 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Văn quy phạm pháp luật - Quyết định số 108/QĐ-CT ngày 31 tháng năm 2010 Giám đốc công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông việc thành lập Ban quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước Giáo trình, sách, tập giảng - Bùi Doãn Nề (2002), Một số biện pháp quản trị theo trình nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm doanh nghiệp in Việt Nam; - Nguyễn Lệ Nhung (2009), Bài giảng giới thiệu tiêu chuẩn 9001:2008; - Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Nguồn internet - https://vi.wikipedia.org/wiki/Bộ_tiêu_chuẩn_ISO_9000 - http://doc.edu.vn/tai-lieu/de-an-tinh-hinh-ap-dung-iso-9000trong-cac-doanh-nghiep-viet-nam-/74814 - http://voer.edu.vn/m/he-thong-quan-ly-chat-luong-theo-tieuchuan-quoc-te-iso-9000/2731a4da 44 PHỤ LỤC Phụ lục I: Sơ đồ cấu tổ chức công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Phụ lục II: Sơ đồ cấu tổ chức văn phịng cơng ty Phụ lục III: Phiếu xử lý văn Phụ lục IV: Sổ theo dõi văn Phụ lục V: Sổ theo dõi văn đến Phụ lục VI: Phiếu báo cáo giải công việc 45 PHỤ LỤC I ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM SÁT BAN GIÁM ĐỐC VĂN PHỊNG CƠNG TY CÁC XÍ NGHIỆP VẬN HÀNH ĐIỆN PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT CÁC ĐỘI XÂY LẮP PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN CÁC CƠNG TY CON PHỊNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN NHÀ - ĐƠ THỊ SỐ CÁC CƠNG TY LIÊN DOANHL IÊN KẾT PHỊNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN NHÀ - ĐÔ THỊ SỐ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÀ - ĐÔ THỊ SỐ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÀ - ĐÔ THỊ SỐ PHÒNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN THỦY ĐIỆN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THỦY ĐIỆN IN PHỤ LỤC II Văn phòng Lãnh đạo văn phòng Bộ phận văn thư Bộ phận kinh doanh Bộ phận nhân Bộ phận IT Bộ phận pháp chế PHỤ LỤC III TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HÀ NỘI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG Tịa nhà INTRACOM, Lơ C2F, Cụm CN Cầu Giấy, Hà Nội ĐT: (04) 3.7914111 - Fax: (04) 3.7914112 Email: vp.intracom@gmail.com PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN Cơ quan: Số CV:…….ngày….tháng….năm 20… Số CT:…….ngày….tháng….năm 20… Trích yếu văn bản: Ý kiến đề xuất văn thư Ý kiến phụ trách văn phòng Ý kiến đạo Tổng giám đốc công ty PHỤ LỤC IV PHỤ LỤC V PHỤ LỤC VI TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HÀ NỘI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THƠNG Tịa nhà INTRACOM, Lơ C2F, Cụm CN Cầu Giấy, Hà Nội ĐT: (04) 3.7914111 - Fax: (04) 3.7914112 Email: vp.intracom@gmail.com Hà Nội, ngày ….tháng….năm 20… PHIẾU BÁO CÁO GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC Bộ phận:………………… Kính gửi: Tổng Giám đốc Cơng ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Người thực công việc: Hồ sơ kèm theo: Báo cáo chi tiết; ý kiến đề xuất Ý kiến phịng ban chun mơn Ý kiến phòng TCKT Các phận khác liêm quan Người thực Ban ISO Thể thức văn Quy trình thực Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc (Ms Trần Thị Hương) (Ms Bùi Thị Thoa) (Mr Vũ Quốc Hùng) Trưởng phận Giải Tổng giám đốc công ty ... TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 3.1 Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 3.1.1 Ưu điểm Việc xây. .. ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 28 3.1 Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn. .. TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐÂU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 2.1 Giới thiệu công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 2.1.1 Lịch sử hình