LỜI CẢM ƠN Bài nghiên cứu hoàn thành Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Có nghiên này, tơi xin tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc đến Tổng Công ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam, Văn phòng công ty anh chị cán bộ, nhân viên trực tiếp hướng dẫn, dìu dắt giúp đỡ tơi Bên cạnh tơi xin cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn môn hướng dẫn giúp hồn thành nghiên cứu cáo Với điều kiện thời gian kinh nghiệm hạn chế sinh viên, nghiên cứu tránh thiếu sót Tơi mong nhận bảo, đóng góp ý kiến thầy để tơi có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức trình độ để hồn thiện tốt nghiên cứu Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu riêng Các số liệu, văn sử dụng phân tích báo cáo có nguồn gốc rõ ràng Các kết nghiên cứu báo cáo tơi tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Tơi xin cam đoan có vấn đề tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm Sinh viên Hồng Nhật Anh DANH MỤC VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG CVP Chánh văn phòng PCVP Phòng cháy chữa cháy TGĐ Tổng giám đốc BQL Bản quản lý CTVP Cơng tác văn phòng HĐLĐ Hợp đồng lao động TSCĐ Tài sản cố định GTGT Giá trị gia tăng CT Công ty 10 CNV Cơng nhân viên 11 PCCC Phòng cháy chữa cháy 12 CTTT Công ty truyền thông 13 CTVT Công tác văn thư 14 CNTT Công nghệ thông tin MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Kết cấu Tiểu luận PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1.1.Khái niệm Văn phòng Doanh nghiệp 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.1.Chức 1.2.2.Nhiệm vụ, Quyền hạn 1.3.Cơ cấu tổ chức 1.4.Nguyên tắc hoạt động Văn phòng Doanh nghiệp Chương THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TỔNG CT TRUYỀN THƠNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM 2.1.Giới thiệu lịch sử hình thành phát triển Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam 2.1.1.Giai đoạn phát triển 2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 10 2.2.Thực trạng cấu tổ chức Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam 13 2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam 13 2.2.2.Kết cấu máy văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 17 2.3.Hoạt động Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt nam 18 2.3.1.Tổng hợp, xử lý thông tin - tiếp nhận trả kết 19 2.3.2.Cơng tác hành – văn thư 20 2.3.3.Cơng tác tài – kế toán, quản lý nhân 22 2.3.4.Công tác xây dựng chương trình tổ chức kiện 25 2.3.5.Công tác hậu cần, quản trị thiết bị sở vật chất 27 2.3.6.Kiểm tra, giám sát theo dõi việc thực định quản lý 30 2.4.Nhận xét, đánh giá 30 2.4.1.Ưu điểm 30 2.4.2.Nhược điểm 31 2.4.3.Nguyên nhân 31 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CTTT ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM 33 3.1 Hoàn thiện thể chế 33 3.2 Nâng cao nhận thức CNV 36 3.3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân 37 3.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động 37 3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng 38 KẾT LUẬN 41 DANH MỤC THAM KHẢO 43 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Các lọai hình doanh nghiệp Việt Nam có tầm quan trọng định với kinh tế nước nhà, doanh nghiệp yếu tố quan trọng, định đến chuyển dịch cấu lớn kinh tế quốc dân như: Cơ cấu nhiều thành phần kinh tế, cấu ngành kinh tế, cấu kinh tế vùng, địa phương Mơ hình tổ chức loại doanh nghiệp giúp cho người đọc nói chung, sinh viên nói riêng hiểu biết sâu hợn tổ chức hoạt động loại hình doanh nghiệp Cụ thể hiểu thành viên loại hình doanh nghiệp, vốn, quyền hạn, nghĩa vụ loại doanh nghiệp Bên cạnh đó, tìm hiểu cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp giúp người đọc hiểu cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp cấu tổ chức văn phòng quan hành Nhà nước Sở dĩ nên đề tài “Thực trạng tổ chức hoạt động Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam” cần thiết để phần hiểu biết sâu sắc tổ chức hoạt động Công ty nói riêng cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp nói chung Nhiệm vụ nghiên cứu Phân tích làm rõ thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Bước đầu đánh giá kết quả, hạn chế rút số nguyên nhân bản, từ đưa giải pháp để nâng cao vai trò việc tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty thời gian tới Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài là: Tổ chức hoạt động Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu đề tài là: Tổ chức hoạt động văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Kết cấu Tiểu luận Bài tiểu luận gồm Chương: Chương Cơ sở lý luận cấu tổ chức hoạt động Văn phòng Chương Thực trạng tổ chức hoạt động Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức hoạt động Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm Văn phòng Doanh nghiệp Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung lớn thành lập văn phòng, quan nhỏ có phòng hành chánh Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngọai quan, đơn vị Ngòai ra, văn phòng phòng làm việc thủ trưởng có tầm cỡ cao Ví dụ văn phòng Chính phủ, văn phòng Tỉnh ủy, văn phòng Tổng cơng ty Văn phòng hiểu lọai họat động quan, doanh nghiệp Văn phòng thiên việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ lọai công văn giấy tờ quan Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến phận làm công việc liên quan đến cơng tác văn thư Như vậy: Văn phòng, hay cụ thể văn phòng Doanh nghiệp máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho họat động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho họat động quan, tổ chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.1 Chức - Tham mưu, giúp Giám đốc Công ty quản lý tổ chức thực cơng tác hành - tổng hợp, văn thư, lưu trữ lễ tân, khánh tiết số công việc đặc thù Công ty; - Hoạt động truyền thông Công ty; triển khai, theo dõi tổng hợp kết hoạt động đơn vị thuộc Tổng Công ty theo chương trình, kế hoạch cơng tác 1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn - Phối hợp với đơn vị có liên quan xây dựng, trình Giám đốc Cơng ty phê duyệt chương trình, kế hoạch cơng tác; Giúp Giám đốc Cơng ty đạo triển khai, theo dõi, đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác phê duyệt, đề xuất điều chỉnh cần thiết Làm báo cáo, thống kê theo yêu cầu Công ty - Đầu mối tổ chức phục vụ họp, hội nghị Ban Giám đốc Công ty, làm nhiệm vụ thư ký, bao gồm: xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc; phối hợp với đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản, dự thảo thông báo kết luận theo dõi đôn đốc đơn vị thực kết luận họp Giám đốc Phó Giám đốc chủ trì - Giúp Giám đốc quản lý công tác văn thư, lưu trữ Thực cơng việc hành chính, văn thư, lưu trữ Cơng ty - Xây dựng, trình Giám đốc phê duyệt chương trình, kế hoạch họat động truyền thông Công ty Tổ chức triển khai thực sau Giám đốc phê duyệt - Chủ trì xây dựng quản lý Website Cơng ty Thường xuyên cập nhật, xử lý, biên tập tin trang Web; chủ động giới thiệu, quảng bá hình ảnh đưa thông tin hoạt động Công ty - Thực công tác pháp chế Công ty: Tiếp nhận, kiểm tra nội dung, thể thức, thủ tục ban hành văn hành tra pháp chế - Phối hợp với đơn vị xây dựng, trình Giám đốc Cơng ty ban hành quy chế làm việc, quy chế văn hóa cơng sở, theo dõi đánh giá kết thực đơn vị - Thực công tác lễ tân khánh tiết, đầu mối giao tiếp, xếp lịch làm việc, tiếp đón khách hang Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện lại thuận lợi, chu đáo cho khách thời gian cơng tác Cơng ty có yêu cầu Giám đốc phê duyệt - Phối hợp với Cơng đồn Cơng ty, đơn vị liên quan gia đình làm thủ tục tang lễ công chức, viên chức, lao động hợp đồng qua đời thực chế độ việc hiếu, hỷ theo quy định hành - Thực cải cách hành chính, triển khai chế hành "một cửa", ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng Hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng hợp, văn thư, lưu trữ, ) cho viên chức, đơn vị tổ chức thuộc Công ty - Quản lý sử dụng có hiệu lao động, tài sản giao theo qui định pháp luật hành Công ty - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Công ty giao 1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác văn phòng bố trí để đảm nhận nhiệm vụ cơng tác văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng thể thơng qua sơ đồ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức hình vẽ thể vị trí, mối quan hệ báo cáo kênh thơng tin (giao tiếp) thức tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng biểu thị mối quan hệ thức người quản lý cấp với nhân viên tổ chức Văn phòng Chánh Văn phòng Trưởng phòng Hành với nhân viên cấp phận Sơ đồ cấu tổ chức định dạng tổ chức cho biết mối quan hệ báo cáo quyền lực tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tổ chức - Các phận chủ yếu văn phòng:  Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể quan mà cấu tổ chức văn phòng khác Tuy nhiên, phận chủ yếu cấu tổ chức văn phòng quan thường bao gồm:  Bộ phận hành văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn ngồi quan Tổ chức cơng tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư  Bộ phận tổng hợp: Tư vấn cho thủ trưởng công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng đề xuất phương án giải  Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng phương tiện vật chất nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu  Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm tài liệu có liên quan đến hoạt động quan Phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu thực lưu trữ tài liệu theo quy định ngành yêu cầu quan Tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho phận quan  Bộ phận tổ chức nhân ( quan khơng có phận chun trách): xây dựng kế hoạch tổ chức thực hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự  Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan đơn vị, kiểm tra đôn đốc phận chấp hành quy định bảo vệ an ninh trật tự phạm vi quan Quản lý chìa khố phận, chìa khố chính, ghi rõ số khố bàn giao sổ trực ban phân công Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát CNV xâm phạm tài sản nội qui Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho CVP xem xét xử lý Kiểm tra thiết bị PCCC đầu tháng.Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời có cố xảy biết bảo dưỡng sửa chữa hư hỏng thông thường thiết bị PCCC Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc ln tn thủ biện pháp an tồn lao động nội quy Cơng ty Tham gia đưa đón đồn cơng tác cơng ty đến tỉnh, khu vực có nhu cầu Tham gia đưa đón cấp lãnh đạo Công ty Thực công việc như: Bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa theo định kỳ phát sinh Thực công việc đăng kiểm, đăng ký xe theo quy định Thực công việc khác theo yêu cầu Ban Giám đốc Văn phòng d) Bộ phận tạp vụ Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo công ty Mua sắm nhu yếu phẩm phục vụ công tác hàng ngày ngày lễ công ty Phục vụ vệ sinh khu nhà văn phòng làm việc cơng ty Phụ việc cho người nấu ăn Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng tổ trưởng 29 2.3.6 Kiểm tra, giám sát theo dõi việc thực định quản lý Theo dõi, giám sát hoạt động Công ty theo quy định, nội quy, quy trình… đề Giám sát, nhắc nhở đôn đốc việc thực định Ban Giám đốc để hoàn thành nhiệm vụ phân cơng cụ thể Phòng/ Ban Tham gia quản lý, đôn đốc theo dõi CNV lao động với quản đốc, tổ trưởng Đảm bảo giấc giấc, an tồn lao động Có chế tài xử lý trường hợp, cá nhân Phòng/ Ban không thực yêu cầu định Công ty 2.4 Nhận xét, đánh giá 2.4.1 Ưu điểm Đã có cấu tổ chức phù hợp vs đặc điểm công tác công ty Hầu hết nhân phòng có phối hợp, giúp đỡ hồn thành nhiệm vụ, có tinh thần trách nhiệm cơng việc Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam đảm bảo đầy đủ phận cần thiết Văn phòng đại Đã có phân công rõ ràng công việc nhiệm vụ phận Văn phòng Điều giúp cơng việc cơng ty hồn thành nhanh gọn xác Hầu hết hoạt động nghiệp vụ thực theo quy trình định có phân cơng trách nhiệm giai đoạn thực quy trình Việc thực nghiệp vụ văn phòng đạt kết định Đặc biệt nghiệp vụ tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo, Đã có phân công trách nhiệm tương đối rõ ràng 30 2.4.2 Nhược điểm - Nhiều nhân viên nhiên điều khiến cơng việc bị đùn đẩy qua lại tạo điều kiện cho cá nhân có tính trốn việc - Sự cồng kềnh, chồng chéo cơng việc điều khó tránh khỏi Khi có sai sót trách nhiệm lại thường người đứng đầu chịu - Về sở vật chất, trang thiết bị  Cách bố trí phòng làm việc chưa thật hợp lý khoa học, chưa tạo điều kiện thuận lợi để giải công việc Dẫn đến việc lãnh đạo khó bao qt hết nhân viên Còn nhân viên chưa có tâm lý thoải mái để làm việc  Hệ thống sở vật chất, trang thiết bị văn phòng chưa đồng Ngồi số máy móc đại đầu tư lắp đặt phần lớn lạc hậu, tốc độ xử lý chậm Về nghiệp vụ hành văn phòng  Chưa có hệ thống văn quy định cách cụ thể, rõ ràng quy trình nghiệp vụ hành văn phòng  Việc thực quy trình nghiệp vụ thường dựa kinh nghiệm, kiến thức rời rạc chắp vá  Một số quy trình nghiệp vụ thực chưa quy trình Như soạn thảo văn bản, giải văn đến, chỉnh lý tài liệu… 2.4.3 Nguyên nhân Nguyên nhân hạn chế tổ chức hoạt động Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam: - Cơ cấu tổ chức số thiếu sót, nhiều nhân viên cơng phân công nhiệm vụ chưa rõ rang cụ thể - Việc quản lý tài liệu không thực cách chặt chẽ thống 31 - Số lượng văn quy định, quy chế cấu tổ chức, hoạt động Văn phòng cơng ty q - Hoạt động tra, kiểm tra giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn phòng chưa thực nghiêm túc triệt để - Khơng có quan tâm tới cơng tác lưu trữ công ty Điều thể rõ việc đánh giá xác định tài liệu nhưu thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ khơng có Khơng xây dựng cơng cụ thống kê tra cứu tài liệu lưu trữ, tạo khó khan lớn cho cơng tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu công ty  Tiểu kết Trong chương 2, tơi tìm hiểu lịch sử hình thành phát triển Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Tìm hiểu tổ chức máy Cơng ty nói chung cấu tổ chức Văn phòng nói riêng Bên cạnh đề cập đến vấn đề, thực trạng cơng tác, hoạt động Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Đi sâu tìm hiểu phân tích hoạt động Văn phòng Cơng ty Từ tơi rút số nhận xét tổ chức hoạt động văn phòng nơi Qua số hạn chế tồn đọng nhận nguyên nhân gây nên thiếu sót hoạt động CTVP Cơng ty Đây sở để tơi triển khai chương 3, tìm đề xuất số giải pháp phù hợp Văn phòng Cơng ty 32 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CTTT ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM 3.1 Hoàn thiện thể chế Xây dựng nội quy, quy chế văn phòng cơng ty để nhân viên thực đầy đủ quy định đề theo khuôn khổ trình tự Ban lãnh đạo Văn phòng nên coi trọng việc lập kế hoạch, hoạch định để làm nhanh, độ cao có phương án dự phòng tránh trường hợp mơi trường hồn cảnh thay đổi thay đổi kế hoạch để ứng biến phù hợp Xây dựng quy tắc, luật lệ phù hợp vs thực tế để lãnh đạo nhân viên có môi trường làm việc thoải mái, linh hoạt Khi cấp đề hoạch định cần phải hỏi thêm kiến cấp để vào thống nhất, việc thực dễ dàng Tổ chức hoạt động Văn phòng hữu tất mặt hoặt động công ty, việc thực tốt công tác lại không đơn giản Phần lớn hoạt động văn phòng, cụ thể cơng tác văn thư Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam trọng Tuy nhiên nhiều hạn chế tơi xin đưa số giải pháp sau:  Quản lý giải văn bản: Quản lý giải văn doanh nghiệp hoạt động thiếu đóng vai trò cung câp thơng tin phục vụ cho hoạt động quản lý, lãnh đạo, điều hành doanh nghiệp Khẳng định vai trò tầm quan trọng văn hoạt động quản lý, Nghị định 110/2014/ NĐ-CP, Phủ nêu: “Tất văn đen, từ nguồn phải tập trung thống Văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, dăng ký nhầm tối 33 ưu hóa việc quản lý văn đến theo nguyên tắc “tập trung đầu mối” văn thư quan.” Qua q trình khảo sát, tơi thấy rằng, nguyên tắc thực tốt Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Tất văn đến tập trung Văn phòng Cơng ty Tuy nhiên, điểm hạn chế NVHC sau tiếp nhận văn không trọng lưu giữ lại đăng ký vào sổ theo dõi văn bản, nên việc theo dõi quản lý văn gặp rát nhiều khó khăn Trước thực trạng này, tất văn trình hoạt động doanh nghiệp, cần phải tâm lưu giữ lại Cán thực văn thư phải quản lý khoa học tài liệu, sau phân loại xử lý cần phải dăng ký vào sổ theo dõi văn nhằm tránh tình trạng mát, thất lạc hư hỏng tài liệu, ảnh hưởng tới việc bảo quản khai thác sử dụng tài liệu cho hoạt động nghiên cứu kinh doanh sau  Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ Công ty Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu khâu nghiệp vụ cuối quan trọng công tác văn thư, có ảnh hưởng lớn tới cơng tác lưu trữ sau Tuy nhiên, thực tế, Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam khâu nghiệp vụ gần bị bỏ qua không trọng Sau thời gian nghiên cứu tìm hiểu, tơi xin đưa số giải pháp nhằm thực tốt công tác lập hồ sơ Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam sau: Trước hết, ban lãnh đạo Công ty cần xây dựng hệ thống văn cho công tác lập hồ sơ doanh nghiệp mình, đồng thời, đưa việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ xếp loại thi đua đơn vị, cá nhân công ty Để thực tốt công tác này, ban lãnh đạo Cơng ty áp dụng hệ thống sở pháp lý cho công tác lập hồ sơ quan Nhà nước như: Luật Lưu trữ (Điều 9, 34 10,11,12,14); Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ vè Cơng tác Văn thư; Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính Phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ Cơng tác Văn thư; Văn hợp số 01/VBHN – BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư; Thông tư số 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thứ hai, Cơng ty cần sớm có biện pháp đạo thực công tác thực tế Cần lập hồ sơ cho tất tài liệu hoành chỉnh năm 2018 lưu giữ dạng tập lưu để tài liệu thành lập hồ sơ tổ chức quản lý lưu trữ Vì doanh nghiệp ngồi nhà nước, lại hoạt động nhiều lĩnh vực khác nhau, phòng, ban Công ty thực chức năng, nhiệm vụ riêng hoạt động kinh doanh Do vậy, tài liệu trình hoạt động đơn vị khác Để thống hồn thành khâu nghiệp vụ cuối công tác văn thư, cuối năm, phòng ban lập bảng Danh mục hồ sơ đơn vị gửi tới phận hành quan Sau tổng hợp chỉnh sửa bảng Danh mục hồ sơ này, NVHC lập Danh mục hồ sơ hồn chỉnh, trình lãnh đạo cơng ty ký ban hành Và chuyển giao đến đơn vị Công ty để mở hồ sơ cho năm sau Trong qua trình nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ Công ty cần lập Biên giao nhận tài liệu để phục vụ cho trình kiểm tra làm chứng pháp lý có sai sót xảy Đồng thời, cần quy định thời hạn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Công ty, cụ thể sau: 35 Tài liệu hàng chính, tài liệu chuyên ngành: Trong năm kể từ năm công việc kết thúc Tuy nhiên, vào chức nhiệm vụ cúng đặc thù riêng doanh nghiệp mà ban hành quy định thời hạn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Công ty theo quý, sau tháng đầu năm Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải Lãnh đạo Cơng ty đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại cho lưu trữ Công ty, Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu 3.2 Nâng cao nhận thức CNV - Đối với lãnh đạo Lãnh đạo cơng ty cần nhận thức vị trí, vai trò cơng tác văn phòng quan Cơng tác văn phòng nhìn tổng thể hoạt động cơng ty phận, phận kết nối vô quan trọng thiếu cho bất ký công việc công ty Muốn công tác văn phòng đạt chất lượng vai trò quản lý quan trọng, việc định hướng đạo phải sát thực tế mang lại hiệu cao CVP cần nghiên cứu sâu văn CTVP, học tập, rút kinh nghiệm từ phương pháp cách làm hay quan khác để tham mưu cho Giám đốc vận dụng công ty Khuyến khích động viên kịp thời để nhân viên hiểu rõ vai trò vị trí mà cơng tác Lãnh đạo nên tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên làm công tác văn thư phát huy lực thân Nên lắng nghe tiếp thu ý kiến đóng góp nhân viên điều giúp cho cá nhân họ làm việc hăng hái, nhiệt tình Tuyển dụng nhân có trình độ chun mơn nghiệp vụ, ngoại ngữ, hiểu biết xã hội, kỹ giao tiếp 36 - Đối với nhân viên văn phòng Nhân viên phải tự đánh giá hoạt động công tác văn phòng, n tâm cơng tác, xem cơng tác làm sợi đỏ xuyên suốt trình hoạt động quan, mà thiếu quan hoạt động bị đình trệ Nhận thức vai trò vị trí vai trò vị trí cơng việc làm tơn trọng nghề nghiệp 3.3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân Con người trung tâm, chủ thể Văn phòng cần có quan tâm tới đội ngũ cán nhân viên làm công tác văn phòng Đối với đội ngũ nhân viên văn phòng nên: - Tuyển dụng nhân có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, hiểu biết xã hội, kỹ giao tiếp,… - Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho họ áp dụng kiến thức đào tạo vào thực tiễn công việc, khơi dậy tính sáng tạo nhân viên - Có hình thức đãi ngộ phù hợp biện pháp thúc đẩy nhân viên làm việc, đồng thòi có hình thức kỷ luật thích đáng trường hợp vi phạm 3.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động Với tồn đọng thói quen lề lối làm việc trốn tránh trách nhiệm, làm việc chưa lực mình, làm kiểu lưng chừng nảy sinh nhiều lỗi trình làm việc Nhìn Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam, lỗi sai hầu hết có tất nội dung CTVT Những sai phạm lại khơng phát kéo dài nhiều tháng Vậy nên phải kiểm tra, giám 37 sát, theo dõi nội dung nghiệp vụ CTVT để tránh tình trạng xảy Việc kiểm tra không đơn lấy lệ, qua loa Cán công ty kiểm tra cần ý cụ thể hơn, sai phạm phân loại để có mức phạt tương ứng Với sai phạm nhỏ u cầu đình hành động, lỗi lớn lập biên Đây coi giải pháp tích cực, mang tính răn đe, có ảnh hưởng tích cực đến người làm CTVT công ty Qua người nâng cao tinh thần tự giác, có thái độ nghiêm túc việc thực Họ tự có hành động tích cực tự thân nhận thức trách nhiệm cơng việc Trong trình đánh giá, biểu nhiều mặt tích cực thi có khen thưởng Việc làm sai xử phạt, làm khen thưởng từ lâu sách đối đãi nhân vơ hiệu Theo dõi, kiểm tra giám sát trình thực nghiệp vu để đảm bảo thực thống nhất, quy trình hiệu 3.5 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Công nghệ thông tin ứng dụng tất lĩnh vực cua đời sống xã hội đem lại hiểu cao Việc ứng dụng CNTT CTVP nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ CTVP, từ thủ cơng sang tự động hóa bán tự động khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay người, đồng thời nâng cao suất lao động cán bộ, nhân viên văn phòng Ứng dụng CNTT vào CTVT phần mềm quản lý văn đi, đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm cao suất chất lượng, hiệu công việc, tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi thông tin nội mạng Internet Đồng thời tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn bản, giấy tờ ngày gia tăng 38 Hiện nghiệp vụ soạn thảo văn thường biết đến với chương trình soạn thảo văn Microsoft Word Microsoft với công dụng vô tiện lợi Nhưng ứng dụng hạn chế máy gặp trục trặc hoăc máy tính khơng thể chạy khơng thể thảo tiếp văn Cho nên xuất nhiều ứng dụng văn phòng cho phép soạn thảo văn trực tuyến cách miễn phí, cho phép truy cập cập nhật liệu lúc nơi với máy tính kết nối internet Những chương trình soạn thảo văn trực tuyến hay nay: - Google Docs & Spreadsheets (docs.google.com) - ThinkFree (thinkfree.com) Một phần mềm hỗ trợ đắc lực Văn phòng điện tử (eOffice) eOffice hệ thống phần mềm đổi thơng tin, điều hành tác nghiệp quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trực tuyến mạng máy tính Các hoạt động eOffice là: quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng, quản lý thông báo chung, quản lý gửi nhận email, chia sẻ file, video conference, chatting, trưng cầu ý kiến, quản lý tin nhắn di động, hệ thống đọc tin RSS, quản lý trình duyệt văn đi, quản lý hồ sơ công việc, khai thác thông tin quản trị hệ thống, … Về sở vật chất, tất thiết bị cung cấp cho CTVT công ty máy móc đại Để đảm bảo CTVT thực tốt thiết phải đảm bảo tốt thiết phải đảm bảo hệ thống máy tính, máy photo, máy in,… ln bảo trì, bảo dưỡng định kỳ Trong trường hợp cần thiết thành lập phận kỹ thuât chuyên nghiệp kiêm nhiệm công ty để đảm bảo điều kiện sở vật chất cho tồn cơng ty, khơng riêng phận văn thư quan 39  Tiểu kết Trong chương 3, nêu số giải pháp kiến nghị để nhằm góp phần nâng cao cấu tổ chức hoạt động Văn phòng Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Những vấn đề nêu đề gắn liền với thực tiễn qua cơng tác tìm hiểu phân tích đưa nhận xét đánh giá cách khách quan chân thực 40 KẾT LUẬN Bài nghiên cứu giúp nắm kiến thức thực tế cấu tổ chức hoạt động Văn phòng Tổng cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Qua thời gian nghiên cứu tơi có nhìn tổng quát chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức hoạt động Văn phòng Cơng tác văn phòng quan tổ chức chuỗi hoạt động Là chỉnh thể, khâu, q trình có vị trí khác lại có mói quan hệ khăng khít mật thiết với Nếu có thiếu sót cơng đoạn ảnh hưởng đến công đoạn khác, chí làm gián đoạn q trình CTVP Mặc dù CTVP có từ lâu, song vài năm trở lại không người coi cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm hành văn thư nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá CTVP cần phải nhìn nhận lại Qua nghiên cứu tơi định hướng tốt cơng việc chun mơn Trong q trình nghiên cứu có điều thuận lợi tơi có quan tâm dẫn giảng viên, cán nhà trường, lãnh đạo, nhân viên nơi nghiên cứu Có giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm bạn, anh chị lớp, ngành Khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho tơi q trình viết báo cáo kiến tập Trên toàn nội dung nghiên cứu Qua chương đưa sở lý luận, chương tìm hiểu thực trạng tổ chức hoạt động CTVP ưu nhược điểm nguyên nhân trình bày rõ ràng Trong chương đề xuất giải pháp cá nhân để nhằm nâng cao hiệu CTVP Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 41 Với vốn kiến thức lý luận chun mơn có hạn thời gian không nhiều nên báo cáo không tránh khỏi sai sót, kính mong thầy đóng góp ý kiến để nghiên cứu hoàn thiện 42 DANH MỤC THAM KHẢO http://vtc.org.vn Nguyễn Thị Ngọc An (2006), Giáo trình quản trị hành văn phòng, Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền(2012),Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Đại học kinh tế quốc dân Luật doanh nghiệp 2015 43 ... thơng Đa phương tiện Việt Nam 13 2.2.2.Kết cấu máy văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 17 2.3 .Hoạt động Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện. .. trạng tổ chức hoạt động Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức hoạt động Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện. .. Đa phương tiện Việt Nam Chương THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CT TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu lịch sử hình thành phát triển Tổng Cơng ty Truyền thông