QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH Bước : Chuẩn bị tiến trình đàm phán Trong kinh doanh, doanh nghiệp muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao Ðiều phụ thuộc nhiều tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng nhà kinh doanh thương trường Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người khác Đó q trình giao tiếp có có lại thiết kế nhằm thỏa thuận ta bên có… Muốn đàm phán tốt phải chuẩn bị kỹ càng, “biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” Chuẩn bị không phân tích kỹ thân đối tác mà phái lập kế hoạch đàm phán, chuẩn bị đội ngũ đàm phán thương lượng thử - Hình thành lối tư thành cơng : Nhà đàm phán giỏi phải biết tự chế ngự để thơng tin bí mật người khác để tránh bị mắc vào chủ định, chí bẫy đối tác, tránh buột miệng nói lời chưa kịp nghĩ không bị chi phối định kiến chủ quan Đàm phán hoạt động tự nguyện + Một bên muốn thay đổi tình hình tin đạt + Mục đích đàm phán thỏa thuận + Khơng phải đàm phán kết thúc thỏa thuận + Khơng đạt thỏa thuận có kết tốt + Thời gian yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình kết đàm phán + Không để đàm phán bị phá vỡ hồn tồn - Nghiên cứu đối tác : Phân tích vị đàm phán ,Tìm hiếu nhu cấu ý định cứa đối tác Tìm hiểu mức độ dối tác cần mình, liệu có phái người thỏa mãn dược nhu cẩu cúa dối tác khỏng? Ngược lại cần dõi tác dến mức dộ nào, liệu thay đối tác khác có khơng? Trong giai đoạn chuẩn bị, bên tìm hiểu cách gián tiếp Còn tiếp xúc trực tiếp cần khẳng định mức độ tin cậy thiện chí đối tác Đây hội để đánh giá cán đàm phán đối tác kinh nghiệm, tác phong, điểm mạnh, điểm yếu cá nhân họ Phải thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo, vấn đề họ nhượng bộ, vấn đề họ nhượng - Xác định giá trị vấn đề đàm phán : - Xác định kết đàm phán tốt sảy : a) Trường hợp yêu cầu bên hợp lý Thông thường, yêu cầu bên hợp lý khoảng cách chúng hợp lý, nghĩa khơng lớn, khống khó khăn để nhượng Trong trường hợp chĩ rõ cho bên thấy tình thực tế, đề nghị bên có nhượng phù hợp để đến trí b) Trường hợp yêu cầu đối phương hợp lý Trường hợp sau phân tích thấy yêu cầu đối phương hợp lý (hay khơng tìm thấy điểm bất hợp lý yêu cầu đối phương), đó, yêu cầu bên có điểm bất hợp lý so với yêu cầu họ nên cân nhắc nhượng Đặc biệt, đối phương nhận điểm bất hợp lý yêu cầu nên chủ động nhượng Khi phải nhượng nên làm sau: – Làm cho đối tác thấy nhượng bước quan trọng Khi nhượng không nên đối tác thấy nhượng sợ áp lực họ hấp tấp vội vàng Làm cho họ thấy thỏa hiệp xuất phát từ thành ý muốn hợp tác để tạo nên sức ép cho đối phương có nhượng đáp lại – Đòi hỏi đánh đổi: Nếu có thể, đòi đánh đổi nhượng lợi ích điểm phía lấy lợi ích điểm khác – Lấy nhượng để đổi lấy nhượng bộ: Cần cố gắng để cho sau nhượng bước quan trọng đến lượt đối phương phải nhượng Không nên liên tục nhượng c) Yêu cầu đối phương có chỗ bất hợp lý Nếu yêu cầu đối tác có chỗ bất hợp lý cần phân tích rõ cho họ thấy nằm chỗ lại bất hợp lý Cần chứng minh cách thuyết phục để đối phương đến nhượng Nên thực điều sau: – Giữ bầu khơng khí chân tình, gạt bỏ cảm xúc tiêu cực có – Chú ý lắng nghe ý kiến đối tác, không vội vàng đưa nhận xét Cần phải hiểu thật thấu đáo ý kiến đối tác lời nói, hành vi cử chỉ, hiểu động đích thực chứa đựng đằng sau lời nói – Có thể tóm tắt lại yêu cầu đối tác để xem hiểu đủ chưa Cần phải đối tác khẳng định hiểu đầy đủ – Diễn đạt xác ý kiến bên bất hợp iý u cầu phía bạn Khi trình bày nên dùng ngơn ngữ giản dị, rõ ràng, thể thiện chí thành ý Nếu có thể, nên chứng minh chứng, tài liệu số cụ thể không điều trừu tượng – Cần lường trước câu hỏi, chất vấn mà đối tác đặt sẵn sàng trả lời câu hỏi cách tự tin, dứt khốt – Khơng dồn ép đối phương, đừng để họ thể diện Hãy chuẩn bị nấc thang để đối phương nhượng tùmg bước, điểm thoải mái Đàm phán thảo luận để tới đồng thuận Ngay định nghĩa đàm phán, nhìn thấy hợp tác cạnh tranh Thực sự, hai ngồi xuống đàm phán kết đàm phán tạo lợi ích lớn Lợi ích khơng thể tạo cá nhân đơn lẻ Nên bạn bước vào đàm phán với suy nghĩ “mình chẳng có tay” hay “mình chấp nhận điều gì” bạn kẻ thua Bước Bắt đầu tiến hành đàm phán: Thiết lập quy tắc - Tạo lập mối quan hệ: + Ngay từ đầu nên tạo bầu khơng khí cởi mở ,tin cậy chân thành Điều giúp cho đối tác cảm thấy thoải mái có thiện cảm với mình, tạo tin tưởng + Trước đàm phán đôi bên nên bỏ chút thời gian để nói vấn đề bên ngồi mà hai bên trò chuyện cách cởi mở, khơng gò bó + Thể thiện chí đàm phán thông qua hành động cụ thể - Xác định vị đàm phán: + Tìm hiếu nhu cấu ý định cứa đối tác Tìm hiểu mức độ dối tác cần mình, liệu có phái người thỏa mãn dược nhu cẩu cúa dối tác khỏng? Ngược lại cần dõi tác dến mức dộ nào, liệu thay đối tác khác có khơng? - Lựa chọn phương pháp giao tiếp đàm phán: + Tùy thuộc theo tình tính cách người đàm phán lựa chọn theo cách phong cách sau: ) Phong cách ơn hòa: vui vẻ, hòa nhã, quan tâm nhiều đến cảm xúc ) Phong cách mạnh mẽ: quan tâm đến kết quả, để ý đến cảm xúc ) Phong cách phân tích: định có đủ thơng tin, liệu cần thiết ) Phong cách tổng hợp: tổng hợp phong cách cách hài hòa - Thiết lập cách quy tắc cam kết: + Ấn định thời gian phù hợp : không nên ấn định đàm phán vào sáng sớm tối muôn Tối kỵ việc trễ điều làm cho đối tác cảm thấy thiếu tôn trọng + Thông tuân thủ vấn đề cần thảo luận mục tiêu đàm phán - Thiết lập lộ trình đàm phán: + Nắm rõ vấn đề cần thảo luận theo lộ trình lập - Xác định cách truyền đạt, ghi chép thực kết đàm phán: + Diễn đạt xác ngắn gọn ý mình, làm cho lời nói có sức thuyết phục Dùng ngôn ngữ giản dị, rõ ràng kết hợp với yếu tố phi ngôn ngữ để biểu đạt thành ý + Ghi chép lại cẩn thận ý đàm phán Bước 3: Đàm phán - Khích lệ đối tác đưa đề xuất trước: Hai bên tham gia trao đổi với cách cụ thể rõ ràng lợi ích bên Kỹ tốt nên sử dụng giai đoạn nên đưa nhiều câu hỏi, khuyến khích đối tác đưa yêu cầu trước, từ nắm bắt hiểu rõ yêu cầu thực bên đối tác, biết nhu cầu cụ thể họ - Đưa đề xuất trước: Đưa mục tiêu phạm vi định Ví dụ: "Chúng tơi hi vọng nhận 10$ cho thỏa thuận này, nhận 8$ được" Khi đưa đề nghị cần ý: +đưa yêu cầu cách hợp lí + Trình bày mạch lạc, rõ ràng, có khoa học + Đàm bảo trí nội đàm phán + Luôn nhớ tới lợi ích + Khơng nên sử dụng cách nói mềm yếu - Đáp lại đề xuất chào giá: Những cam kết đạt sau dàm phán không hẳn đem lại cho bên lợi ích tốt nhất, điều có nghĩa là, lợi ích bên đạt không Nếu đạt cân bên tham gia cam kết đạt sau đàm phán chắn phương án tốt Do bên tham gia phải tiến hành thiết lập giá Đây phương án giúp cho bên tham gia đạt lợi ích cao - Chấp nhận giá chào hủy bỏ đàm phán: Chấp nhận xảy bên đồng ý với thỏa thuận đưa Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo: + Hồn tồn vơ điều kiện + Khi chào hàng hiệu lực + Do chinh người chào hàng chấp nhận + Được truyền đạt đến tận người chào hàng + Xác nhận: Là việc khẳng định lại điều thỏa thuận cuối bên để tăng thêm tính chắn phân biệt với đàm phán ban đầu Hủy bỏ đàm phán xảy khi: + Phía bên khơng muốn kí kết thỏa thuận + bên khơng thể chấp nhận yêu cầu đưa từ bên lại + Khi phía bên đề nghị khơng nằm dự tính ban đầu - Vượt qua bế tắc đàm phán: Trong trình đàm phán, thường xuất bế tắc cãi nhau, giận nhau, bỏ đi, ảnh hưởng tới trình đàm phán Lúc đó, áp dụng phương pháp sau: + Dễ trước khó sau: Trước đàm phán, cần phải phân tích đánh giá đầy đủ quan điểm, nhu cầu hai bên vấn đề nảy sinh Nếu hai vấn đề trở lên cần giải lúc chọn dễ giải trước để tạo bầu khơng khí thuận lợi + Vòng tiến lên Có vấn đề đưa đối tác khó chấp nhận, nên tìm cách tiếp cận từ nhiều phía + Chọn đồng để lại bất đồng Khi hai bên có bất đồng lớn, ta nên chọn đồng thoả thuận trước, bất đồng để lại, không ta không thu +Tạm thời đình Khi hai bên giữ nguyên ý kiến mình, khơng chịu nhượng bộ, đàm phán bị bế tắc, nên tạm thời đình đàm phán, để hai bên bình tĩnh tình hình xoay chuyển mở lại đàm phán Bước 4: Kết thúc phiên đàm phán - - Đánh giá thành công phiên đàm phán Sau đàm phán kết thúc, bên tiến hành kí kết hợp đồng Trước kí kết, ta cần lưu ý điểm sau: + Hợp đồng khơng có điều khoản trái với luật hành bên thoả thuận thống điều khoản + Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng, cính xác, tránh dùng từ mập mờ, suy luận nhiều cách + Cần phải xem kĩ điều khoản, đối chiếu thoả thuận đạt đàm phán +Phải đề cập đến sở pháp lý vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại để giải tranh chấp phát sinh sau + Ngôn ngữ sử dụng hợp đồng phải ngôn ngữ bên thông thạo + Người đứng kí hợp đồng phải người có thẩm quyền Duy trì mối quan hệ Rút kinh nghiệm Sau kết thúc đàm phán với đối tác, ta cần phải tổ chức họp để nhìn lại, đánh giá lại ưu nhược điểm đàm phán vừa Cần theo dõi suốt trình tổ chức hợp đồng, ghi lại vướng mắc hợp đồng gây để lần sau kịp thời sửa chữa • - - ... bộ, đàm phán bị bế tắc, nên tạm thời đình đàm phán, để hai bên bình tĩnh tình hình xoay chuyển mở lại đàm phán Bước 4: Kết thúc phiên đàm phán - - Đánh giá thành công phiên đàm phán Sau đàm phán. .. bế tắc đàm phán: Trong trình đàm phán, thường xuất bế tắc cãi nhau, giận nhau, bỏ đi, ảnh hưởng tới q trình đàm phán Lúc đó, áp dụng phương pháp sau: + Dễ trước khó sau: Trước đàm phán, cần phải... nhượng tùmg bước, điểm thoải mái Đàm phán thảo luận để tới đồng thuận Ngay định nghĩa đàm phán, nhìn thấy hợp tác cạnh tranh Thực sự, hai ngồi xuống đàm phán kết đàm phán tạo lợi ích lớn Lợi ích