DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đơng nhân dân LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài nghiên cứu kết thúc môn Phương pháp nghiên cứu khoa học xin gửi lời cảm ơn đến Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học tận tình dạy, giúp tơi hồn thành tốt đề tài Tôi xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, công chức, viên chức UBND xã Xn Dương tạo điều kiện cho tơi tìm hiểu, thu thập thông tin, tài liệu cách thuận lợi Trong trình khảo sát nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nên dù cố gắng xong đề tài không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý nhiệt tình từ Q thầy để đề tài nghiên cứu tơi hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Thông tin tất đem lại hiểu biết cho người, phương tiện, nguồn lực phát triển xã hội Thông tin tồn nhiều dạng, là: âm thanh, kí hiệu … Trong hoạt động quản lý hành nhà nước thơng tin tồn dạng văn Văn phương tiện hữu hiệu nhằm ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ để đạo, điều chỉnh mối quan hệ xã hội cho phù hợp với pháp luật Để ban hành văn quy định khơng kể đến vai trò kỹ thuật soạn thảo văn Thời đại ngày với phát triển khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin,… công tác soạn thảo văn hành ngày càn nâng cao, đặc biệt Bộ Nội Vụ ban hành thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chất lượng soạn thảo văn ngày nâng cao đáp ứng nhu cầu xã hội Tuy nhiên, số nơi nhiều văn hành ban hành chưa thẩm quyền, bộc lộ nhiều khiếm khuyết nội dung lẫn thể thức Nhận thức tầm quan trọng công tác soạn thảo văn học phần quan trọng ngành Quản trị văn phòng mà tơi học trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vùng với đó, có nhiều đề tài nghiên cứu công tác soạn thảo văn tạo điều kiện cho việc tham khảo tài liệu Về phía nhà trường UBND xã Xuân Dương tạo điều kiện cho việc khảo sát thực tế cơng tác soạn thảo văn văn phòng UBND xã Với điều kiện thuận lợi trên, định chọn đề tài: “công tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương” làm đề tài nghiên cứu cho tiểu luận nhằm tìm hiểu, nghiên cứu tìm giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác soạn thảo văn chiếm vị trí quan trọng hoạt động quản lý quan tổ chức Vì trở thành đề tài nhiều nhà nghiên cứu quan tâm sâu tìm hiểu, sau số cơng trình nghiên cứu tiêu biểu: Đầu tiên phải kể đến PGS Vương Đình Quyền với giáo trình “lý luận phương pháp cơng tác văn thư” (2011) [2] Tiếp có “Quản lý hành nhà nước” trường học viện hành chính, , NXB la động, xuất năm 1993 [1] Bên cạnh có “soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước” PGS.TS Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị, xuất năm 1997 [3] Các cơng trình nghiên cứu có nội dung nghiên cứu chủ yếu lý luận công tác soạn thảo văn nói chung mà chưa đề cập cụ thể công tác soạn thảo văn UBND xã Xn Dương Vì lẽ đó, tơi thấy cần sâu nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương để hiểu rõ công tác soạn thảo văn Mục tiêu đề tài Nghiên cứu công tác soạn thảo văn , đặc điểm nội dung công tác văn thư UBND xã Xuân Dương Phản ánh thực trạng công tác soạn thảo văn UBND xã Xn Dương Từ tìm biện pháp thiết thực, phù hợp nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn quan nhà nước Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu công tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương Phạm vi nghiên cứu Không gian: văn phòng UBND xã Xuân Dương Thời gian: năm 2017 Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành này, tiến hành thực nhiều phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu lý luận Phương pháp thư viện: lên thư viện tìm tài liệu liên quan đến đề tài Phương pháp thống kê điều tra khảo sát: phương pháp thống kê văn bản, tài liệu, số liệu để nghiên cứu đề tài Khảo sát chức nhiệm vụ , quyền hạn công tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương - Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp: qua trình khảo sát, thu thập xử lí tài liệu để từ đưa đánh giá tồn q trình cơng tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương Bố cục đề tài Ngoài Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục, đề tài kết cấu thành chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận chung vè công tác soạn thảo văn khái quát UBND xã Xuân Dương Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BảN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND xã 1.1 Một số vấn đề lí luận chung công tác soạn thảo văn 1.1.1 Một số khái niệm Văn phương tiện quan trọng phổ biến hoạt động trao đổi thông tin người Vì trở thành dối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Tùy theo góc độ tiếp cận nghiên cứu nhà nghiên cứu đưa khái niệm khác văn Theo PGS.TS Vương Đình Quyền văn hiểu theo nghĩa rộng là: “bản viết in mang nội dung cần lưu lại làm bằng”, “ chuỗi kí hiệu ngơn ngữ hay nói chung chuỗi kí hiệu theo hệ thống đó, làm thành chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa chọn vẹn” là: cơng văn, giấy tờ, hiệu,các tác phẩm văn học, Đây khái niệm sử dụng rộng rãi phổ biến nghiên cứu văn bản, ngôn ngữ học, văn học [2; Tr 45] Khái niệm văn quản lý nhà nước Cũng giống văn bản, văn quản lý nhà nước nhiều nhà nghiên cứu đưa nhiều định nghĩa khác Theo PGS.TS Nguyễn Văn Thâm văn quản lý nhà nước định nghĩa sau: “Văn quản lý nhà nước văn thể ý chí, mệnh lệnh quan nhà nước cấp Đó hình thức cụ thể hóa pháp luật, phương tiện để điều chỉnh quan hệ xã hội thuộc phạm vi điều chỉnh nhà nước Văn quản lý nhà nước ban hành sửa đổi theo luật định” [3; Tr 26] Trong giáo trình “quản lý hành nhà nước” đưa khái niệm cụ thể văn quản lý nhà nước: “Văn quản lý nhà nước văn viết quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức , thủ tục thẩm quyền luật định,mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh quan hệ pháp lý cụ thể” [1 Tr 405] Khái niệm công tác soạn thảo văn Trong hoạt động quản lý quan soạn thảo văn hoạt động quan trọng mang tính thường xun Vì để có văn ban hành đảm bảo chất lượng, người soạn thảo văn cần nắm vững vận dụng kiến thức soạn thảo văn cách hợp lý, cần nắm vững khái niệm soạn thảo văn Khái niệm hiểu sau: “kỹ thuật soạn thảo văn khái niệm dùng để việc vận dụng lý luận, phương pháp kỹ soạn thảo văn quy tắc có liên quan để xây dựng văn từ khâu khởi đầu lúc văn hoàn thiện” [2; Tr 47] 1.1.2 Nội dung công tác soạn thảo văn * Các yêu cầu soạn thảo văn bản: Trước hết, việc soạn thảo văn quan, tổ chức cần phải đảm bảo yêu cầu để văn ban hành đạt mục đích đề ra: Yêu cầu thẩm quyền: Thẩm quyền ban hành văn quản lý nhà nước xem xét hai phương diện: thẩm quyền ban hành hình thức thẩm quyền ban hành nội dung văn Thẩm quyền ban hành hình thức văn có nghĩa quan, tổ chức ban hành hình thức, thể loại văn pháp luật quy định Ví dụ, theo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật 2015, văn quy phạm pháp luật UBND ban hành Quyết định Yêu cầu nội dung: Văn ban hành phải có tính mục đích u cầu đòi hỏi soạn thảo văn để ban hành phải xác định rõ mục đích ban hành, mục tiêu, giới hạn Từ làm định hướng cho người soạn thảo, người tham gia góp ý kiến người duyệt ký văn trình soạn thảo Văn ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp Tính hợp pháp đòi hỏi nội dung văn ban hành phải thống nhất, đảm bảo tính thứ bậc chặt chẽ hệ thống văn quản lý nhà nước, phải có đủ lượng thơng tin pháp lý thông tin thực tế cần thiết (các thông tin phải xử lý đảm bảo xác) Theo đó, nội dung văn ban hành không mâu thuẫn, trái với quy định Hiến pháp, pháp luật, văn cấp Văn phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu Yêu cầu hình thức, thể thức: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể Văn phải trình bày thể thức theo quy định quan nhà nước có thẩm quyền Đây yêu cầu bắt buộc văn quản lý nhà nước * Quy trình soạn thảo ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo văn ban hành văn trình tự bước xếp khoa học mà quan QLNN thiết phải tiến hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động; gồm bước: Bước 1: Chuẩn bị - Phân công soạn thảo: quan đơn vị cá nhân soạn thảo - Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng phạm vi áp dụng văn - Xác định tên loại văn - Thu thập xử lý thông tin Bước 2: Lập đề cương viết thảo - Lập đề cương: Đề cương văn trình bày điểm cốt yếu dự định thể nội dung văn Đề cương văn xây dựng sở vấn đề xác định mục đích giới hạn văn Có thể xây dựng đề cương chi tiết sơ lược - thảo: Dùng lời văn câu chữ để cụ thể hóa ý tưởng, dự kiến xác lập đề cương Khi viết thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng chương, mục, đoạn cho hợp lý Sử dụng linh họa từ, cụm từ, liên kết câu, đoạn đề văn trở thành thể thống nhất, trọn vẹn nội dung hình thức Kiểm tra thảo, kiểm tra bố cục nội dung: logic chưa, ý trình bày đầy đủ chưa, ý trọng tâm văn bật hay chưa Bước 3: Trình duyệt văn - Cá nhân đơn vị soạn thảo trình duyệt văn phải kèm theo hồ sơ soạn thảo văn Hồ sơ gồm văn bản, tài liệu sử dụng làm sở pháp lý sở thực tế cho soạn thảo văn Trường hợp khơng có hồ sơ trình duyệt phải trực tiếp tường trình với thủ trưởng văn - Thủ trưởng quan tập thể có thẩm quyền thơng qua văn có trách nhiệm xem xét nội dung văn bản, sửa chữa đóng góp ý kiến hồn thiện văn cho người soạn thảo Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành để ban hành văn (thuộc nhiệm vụ cán văn thư): - Ghi số, ngày, ngày, tháng, năm ban hành văn - Vào sổ văn đi, sổ lưu văn - Kiểm tra lần cuối thể thức - Nhân văn đủ số lượng ban hành - Đóng dâu quan - Bao gói chuyển giao văn Với văn quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần tiếp tục theo dõi phản hồi quan nhận văn 1.1.3 Vai trò công tác soạn thảo văn Công tác soạn thảo văn đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan: để đề định quản lý đắn, có khả thực thi, lãnh đạo quan cần phải nắm hiểu đầy đủ xác thơng tin vấn đề, việc có liên quan Soạn thảo văn góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan: Trong hoạt động quan, văn chủ yếu để giải công việc nhằm thực chức năng, nhiệm vụ Nếu cơng tác soạn thảo văn đảm bảo chất lượng; văn vào sổ văn đi, đến rõ ràng đắn đảm bảo thơng tin văn đầy đủ, kịp thời xác cho hoạt động quản lý quan Do góp phần nâng cao chất lượng hiệu suất công tác quan Soạn thảo văn tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ: Giữa công tác soạn thảo văn cơng cơng tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với Nếu văn soạn thảo có nội dung xác, thành phần thuộc thể thức văn thể đầy đủ đắn, đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ xác cao Như góp phần nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ nói chung tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng Tóm lại, cơng tác soạn thảo văn có vai trò quan trọng, có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối, chủ trương Đảng, pháp luật Nhà nước, với việc hoạch định chương trình, kế hoạch cơng tác, lãnh đạo đạo tổ chức thực nhiệm vụ công tác quan, tổ chức 1.2 Khái quát UBND xã Xuân Dương 1.2.1 Sơ lược UBND xã Xuân Dương Xuân Dương xã miền núi nằm phía Tây Nam huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn Về địa giới hành chính, xã Xn Dương phía Đơng giáp xã Ái Quốc; phía Tây giáp xã Hữu Lân; Phía Bắc giáp xã Nam Quan; phía Nam giáp xã Sa Lý (huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang) Xã Xuân Dương có tổng số diện tích theo km² 46,25 km², tổng số dân vào năm 2015 1389 người, mật độ dân số tương ứng 25 người/km² chia thành 12 thôn, bản; với dân tộc là: Tày, Nùng, Kinh, Dao, Sán Chỉ, Hoa, Mường Trụ sở UBND xã Xn Dương đặt thơn Pò Chàng- Xn Dương- Lộc Bình- Lạng Sơn [4; Tr 5] Hình ảnh UBND xã Xuân Dương [Phụ lục I] 1.2.2 Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ UBND xã Xuân Dương *Cơ cấu tổ chức Căn vào đặc điểm, tình hình địa phương tổ chức cấp trên, UBND xã Xuân Dương có cấu tổ chức bao gồm: -CT, PCT UBND xã; -Như điều 3; -Lưu: VP Sơ đồ quy trình soạn thảo văn [Phụ lục III] 2.5 Đánh giá chung tình hình cơng tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương 2.5.1 Ưu điểm − Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn Hầu hết thể thức văn hành UBND thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Đa số văn trình bày đẹp, thành phần thể thức bắt buộc tuân thủ − Về nội dung văn Vì giải cơng việc mình, văn phương tiện quan trọng chứa đựng thơng tin định quản lý nên trình tự, thủ tục soạn thảo văn thực theo quy định pháp luật, nội dung văn mang tính cơng quyền, ban hành theo quy định nhà nước, tác động đến mặt đời sống, văn hóa – xã hội Văn hành đảm bảo có đủ lượng thơng tin quy phạm thơng tin thực tế Các thông tin sử dụng để đưa vào văn xử lý Một số văn thay đổi để có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tính phổ cập, song khơng ảnh hướng đến nội dung nghiêm túc chặt chẽ văn Bên cạnh đó, nội dung văn đưa yêu cầu trách nhiệm thi hành hợp lý, phù hợp với trình độ lực, khả vật chất chủ thể thi hành 2.5.2 Nhược điểm − Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn Mặc dù có hỗ trợ quy định (cụ thể Thông tư số số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính), đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp soạn thảo văn năm gần đào tạo, bồi dưỡng tương đối bản, số văn hành ban hành sai sót : ghi tên loại công văn (CV) vào ký hiệu văn bản; trích yếu nội dung văn dài dòng không khái quát nội dung chủ yếu văn bản; viết tắt, viết hoa văn tùy tiện, khơng theo quy tắc tả tiếng Việt; bố cục văn không hợp lý theo điều, khoản, điểm … loại văn hành cụ thể; sử dụng sai dấu câu cách trình bày tên quan, tổ chức, cá nhân (đối với công văn gửi cho hai quan, tổ chức, cán nhân trở lên) sau từ “Kính gửi”; sử dụng khơng thống loại chữ (in hoa, in thường), kiểu chữ (đứng, đậm), số thứ tự (chữ số La Mã, chữ số Ả-rập chữ tiếng Việt theo thứ tự abc) văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm v.v… Lỗi sai chủ yếu thể thức văn mục quốc hiệu, tiêu ngữ; số, ký hiệu văn bản; phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn − Về nội dung văn Nội dung văn quan soạn thảo văn phòng chưa thống Tên loại trích yếu chưa rõ mục đích văn muốn ban hành Nội dung quy định văn soạn thảo có tính khả thi cao, nhiên số văn trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi bị hạn chế − Về văn phong, ngôn ngữ văn Nhiều văn ban hành sử dụng từ ngữ không phù hợp với đặc trưng văn phong hành (từ địa phương, từ lóng, thừa từ, lặp từ…), câu chữ rườm rà, tối nghĩa, diễn đạt câu thiếu mạch lạc, rõ ràng, khơng đảm bảo tính qn, logic v.v… Bên cạnh có số lỗi như: lỗi vần, điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học Từ đó, làm cho người đọc khó hiểu hiểu theo nhiều cách khác làm giảm tính trang trọng, nghiêm túc hiệu tác động văn hành hoạt động giao tiếp, điều hành, quản lý Cần quan tâm đến văn phong hành q trình soạn thảo văn sử dụng đắn, chuẩn mực 2.5.3 Nguyên nhân − Một là, Lãnh đạo UBND chưa thực quan tâm tới công tác soạn thảo nói chung chất lượng văn nói riêng Đây nguyên nhân quan trọng, dẫn tới chất lượng văn quan nhiều thiếu sót, chưa thực tốt thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Một số văn UBND khơng có chữ ký nháy người có trách nhiệm Việc khơng có chữ ký nháy người có trách nhiệm dẫn đến việc văn sai khơng thể biết xác lỗi thuộc Như việc ký nháy cần thiết quan, đơn vị − Hai là, Cán soạn thảo chưa có kiến thức, kỹ đào tạo Trình độ, lực số cán bộ, công chức hạn chế so với u cầu nhiệm vụ; cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán bất cập, chưa thực đáp ứng nhu cầu đòi hỏi công tác đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán tình hình − Ba là, cán Văn thư chưa thực trọng đến thể thức văn Theo quy định, văn soạn thảo xong, văn thư quan tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành Sau kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn nhiều sai sót thể thức thể thiếu quan tâm văn thư chất lượng văn − Bốn là, hệ thống thuật ngữ, nghiên cứu văn phong văn hành nhiều điều chưa làm sáng tỏ Điều làm ảnh hưởng đến việc sử dụng ngơn ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, khơng giải thích rõ ràng, làm cho văn hạn chế tính khả thi − Năm là, số văn số ban ngành tham mưu, giúp việc cho UBND nhiều sai sót Đối với số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho UBND đôi lúc tự soạn thảo văn nên có số văn chưa đảm bảo theo quy định Nhà nước, có văn thiếu tác giả, địa danh, ngày tháng năm, không ghi số sổ văn thư, chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn trình ký lưu hành làm trở ngại cho việc theo dõi giải văn văn thư − Sáu là, xã miền núi, trình độ dân trí thấp Xã Xn Dương xã miền núi, dân cư thưa thớt, phân bố khơng đòng trình độ dân trí thấp nên cơng tác quản lý chưa bao qt tồn bộ, đối tượng tệ nạn xã hội thường xuyên xảy Một số đối tượng xem nhẹ kỷ cương pháp luật Nhà nước nên việc thực thi văn UBND có trở ngại đến cơng tác quản lý điều hành Nhà nước Tiểu kết Trong chương tơi trình bày tình trạng soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương Đầu tiên tơi trình bày văn đạo soạn thảo phân công trách nhiệm việc soạn thảo ban hành văn bản.Tiếp loaị văn mà UBND ban hành ban hành năm 2017 Tiếp nêu quy trình soạn thảo văn bản, sửa lỗi thể thức kỹ thuật trình bày văn số văn cụ thể ủy ban Từ đưa nhận xét ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế cần khắc phục công tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ XUÂN DƯƠNG 3.1 đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng chịu trách nhiệm tham mưu soạn thảo văn giải công việc UBND Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn cần thiết quan trọng Bởi mặt, đảm bảo tính hợp pháp tính hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn 3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng Trung tâm cần coi trọng thẩm quyền ký văn bản, đòi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: cơng văn, thơng cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy đường, giấy giới thiệu, giấy mời… phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn mà điều tiết, phân công công việc cách phù hợp, công cá nhân với Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành 3.3 Đảm bảo nội dung văn Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa Để đảm bảo tốt giải pháp nêu trên, UBND xã Xuân Dương cần: Một là, tăng cường kiểm tra, giám sát công tác soạn thảo văn Văn phòng Hai là, Đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi công tác soạn thảo văn Ba là, Cử cán chuyên trách học thêm lớp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ Bốn là, nâng cao khả quản lý văn cho chặt chẽ, hệ thống tổ chức cá phận quản lý lưu trữ văn bản, phát huy vai trò nhận thức rõ trách nhiệm phận văn thư việc cải tiến công tác lưu trữ Năm là, quản lý chặt chẽ lề lối làm việc quan nhà nước, đảm bảo cán công chức thực nghiêm túc quy định nơi làm việc Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn - Đối với UBND xã : Cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán cơng chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức - Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: Cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh không ngừng tăng cường trách nhiệm cán công chức nhằm phát huy tích cực hạn chế cơng tác Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, đòi hỏi UBND xã phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội Tiểu kết Trên sở thực trạng tình hình cơng tác soạn thảo UBND xã Xn Dương mà tơi nói đến chương 2, chương đưa giải pháp sau: đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản; xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản; đảm bảo nội dung văn bản; đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản.Tôi hy vọng giải pháp góp phần giúp cho công tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương hoàn thiện hơn, khắc phục phần hạn chế tồn KẾT LUẬN Trong q trình hoạt động UBND nói chung, UBND xã Xn Dương nói riêng Văn phòng ln phận giữ vai trò quan trọng, nhìn vào giúp người nắm bắt tình hình hoạt động UBND Từ vai trò Văn phòng khẳng định việc nâng cao công tác soạn thảo văn vô cần thiết, thực tốt công tác sọan thảo văn giúp cho văn phòng hoạt động hiệu quả, giải cơng việc nhanh gọn dễ dàng Đó lí tơi chọn đề tài “cơng tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương” Để thực đề tài này, triển khai thành chương: Chương 1- Một số vấn đề lý luận chung công tác soạn thảo văn khái quát UBND xã Xuân Dương; chương - Thực trạng công tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương; Chương - Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương Trong Chương 1, khái quát công tác soạn thảo văn bản, cụ thể đưa khái niệm chính, bước soạn thảo văn vai trò tầm quan trọng cơng tác soạn thảo văn Tiếp khái quát UBND xã Xuân Dương Sang chương – chương trọng tâm đề tài, đưa thực trạng công tác soạn thảo văn UBND xã Công tác soạn thảo tiến hành văn đạo quan nhà nước cấp có phân cơng trách nhiệm việc soạn thảo Trong phần này, đưa khảo sát số lượng văn ban hành UBND xã Xn Dương năm 2017 Sau quy trình soạn thảo văn nói chung quy trình soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương Tiếp thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND Từ rút ưu điểm cần phát huy hạn chế cần khắc phục công tác soạn thảo văn Cuối chương 3, đưa giải pháp để nâng cao công tác soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương: đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản; xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản; đảm bảo nội dung văn bản; đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn Đây giải pháp rút qua trình khảo sát thực tế UBND xã Xn Dương, tơi tin giải pháp nhiều góp phần nâng cao hiệu soạn thảo văn UBND xã Xuân Dương, giúp cho chất lượng văn ban hành cải thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách giáo khoa Quản lý hành nhà nước (1993) Học viện hành chính, NXB Lao động, Hà Nội Vương Đình Quyền (2011), Giáo trình lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Nguyễn Văn Thâm (1997), Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước, NXB Chính trị, Hà Nội Nguyễn Minh Sơn (2000), Lịch sử hình thành UBND xã Xuân Dương, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội Văn Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 Bộ Nội vụ-Văn phòng Chính phủ thể thúc kỹ thuật trình bày văn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Phụ lục I UBND Xã Xuân Dương [Nguồn tác giả tiểu luận tự chụp] Phụ lục II Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Xuân Dương Chủ tịch Phó chủ tịch phụ trách khối văn hóa Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế trách khối văn hóa Đài Phòng truyền văn hóa thơng tin thể dục thể thao Giảm nghèo việc làm Công Gia an đình viên trẻ em Tư pháp hộ tịch Nội Văn phòng vụ tiếp thống dân, kêgiải văn thư khiếu lưu trữ nại, tố cáo [Tác giả tiểu luận tự thiết kế] Phụ lục III Sơ đồ quy trình soạn thảo văn Chuẩn bị Địa Kế tốn -tài Xây dựng dự thảo văn Trình duyệt văn Hồn thiện thể thức làm thủ tục phát hành [Tác giả tiểu luận thiết kế] Phụ lục IV Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu : Tên quan, tổ chức ban hành văn : Số, ký hiệu văn : Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung cơng văn : Nội dung văn 7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền : Dấu quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu mức độ mật 10b : Dấu mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn dự thảo văn 13 : Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành 14 : Địa quan, tổ chức; địa E-Mail: địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax