i LỜI CAM ĐOAN Đây luận văn tốt nghiệp hướng dẫn PGS TS Nguyễn Mạnh Tồn Tơi cam đoan số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả luận văn Đặng Thị Kim Xuân ii MỤC LỤC Trang LỜI CAM ĐOAN i MỤC LỤC ii DANH MỤC CÁC BẢNG .vii DANH MỤC CÁC HÌNH .viii DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao) iii DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng 2.1 Bảo mật liệu Phương pháp tính giá hàng tồn kho phần 2.2 mềm hỗ trợ Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm 2.3 phần mềm kế toán 2.4 Báo cáo hàng tồn kho 2.5 Các báo cáo mua hàng cơng nợ hàng mua Chức xử lý bút tốn trùng, bút toán tự 2.6 động Các báo cáo bán hàng phần mềm thực 2.7 2.8 Phương pháp kết chuyển liệu 2.9 Dấu vết kiểm soát phần mềm 2.10 Kiểm soát xử lý liệu kế toán phần mềm Trang 31 35 36 38 39 44 47 51 54 59 iv DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu hình 1.1 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Tên hình Trang Sơ đồ tổ chức xử lý thông tin phần mềm kế tốn Màn hình nhập mua hàng phần mềm HVL AccPro Quản lý nhật ký người sử dụng phần mềm Fast Accouting Màn hình phần mềm thực chức lưu phục hồi liệu Màn hình cho phép lựa chọn cách thức kết xuất số liệu từ phần mềm Màn hình nhập liệu khai báo số dư ban đầu cho tài khoản kế toán Bảng cân đối tài khoản kết xuất từ phần mềm PBM Bảng kê chi tiết phát sinh công nợ kết xuất từ phần mềm PBM Màn hình khai báo, sửa đổi tiêu mẫu báo cáo Bảng cân đối kế tốn Màn hình khai báo công thức kết xuất số liệu Bảng cân đối kế tốn Màn hình khai báo bút tốn kết chuyển tự động Màn hình khai báo xử lý bút tốn trùng 34 53 56 57 66 69 70 73 74 75 77 MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Kế tốn cơng cụ quan trọng khơng thể thiếu hoạt động tổ chức, người nắm giữ phân tích hoạt động tài doanh nghiệp Sự phát triển cơng nghệ thơng tin giúp cho kế tốn viên chuyển dần từ cập nhật thủ công sang sử dụng tin học hóa cơng tác kế tốn, phổ biến thơng qua việc sử dụng phần mềm kế tốn, giảm thiểu chi phí đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 Bộ Chính Trị khẳng định: "Cơng nghệ thơng tin động lực quan trọng phát triển, với số ngành công nghệ cao khác làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội giới đại" Phần mềm kế toán sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin giúp việc xử lý công việc kế tốn nhanh chóng, từ cho báo cáo kế toán cần thiết đáp ứng yêu cầu nhà quản lý cách xác Phần mềm kế tốn khơng giải mặt phương pháp kế tốn mà giải liên quan hàng loạt vấn đề thu thập, xử lý, kiểm soát, bảo mật, tuân thủ quy định Nhà nước Trên thị trường có nhiều phần mềm hãng sản xuất khác nhau, nước nước ngồi Do thiếu định hướng nên khơng nhà sản xuất phần mềm lúng túng không chọn lựa chiến lược phát triển phù hợp, doanh nghiệp sử dụng phần mềm khơng tìm phần mềm thích hợp phục vụ cho nhu cầu thơng tin quản lý Từ trước tới chưa có quy định để thẩm định chất lượng sản phẩm phần mềm kế tốn, vấn đề chưa có quan đứng để kiểm chứng thông tin Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam vấn đề cần thiết nhằm thiết kế, xây dựng lựa chọn phần mềm kế tốn Ngồi ra, cung cấp sở lý luận quan trọng cho việc phát triển tổ chức sử dụng phần mềm kế toán đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp trình phát triển kinh tế 2 MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN Mục đích luận văn nghiên cứu hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam nhằm đưa giải pháp lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp phù hợp Đồng thời để đồng hóa với giải pháp tổ chức sử dụng, luận văn đề xuất giải pháp tổ chức thiết kế, xây dựng phần mềm kế tốn Với mục đích trên, phạm vi nghiên cứu luận văn tập trung vào vấn đề: Lý luận tổng quan phần mềm kế toán, chất lượng phần mềm kế toán; Tiêu chuẩn việc sử dụng phần mềm kế toán theo pháp luật Việt Nam; Khảo sát thực tế việc thiết kế phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam; Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam; Giải pháp tổ chức thiết kế, lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam Trong phạm vi nghiên cứu đề tài, tác giả đề cập đến phương pháp tổ chức khảo sát, phân tích thiết kế phần mềm kế tốn Khơng đề cập đến giải thuật, thuật tốn, lập trình phần mềm kế tốn PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp nghiên cứu chủ yếu tác giả vận dụng phương pháp thống kê, so sánh, phân tích tổng hợp Luận văn thu thập thông tin liên quan đến đề tài sở lý thuyết thực tiễn Tác giả tham khảo nghiên cứu liên quan như: - Trần Phước (2007), Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Mính - TS Nguyễn Mạnh Toàn, ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Tài -Đánh giá sản phẩm phần mềm, Bộ thông tin truyền thông - Nghiên cứu thu thập thông tin 10 phần mềm kế toán Việt Nam từ đơn vị sử dụng phần mềm kế toán qua phiếu khảo sát, vấn trực tiếp, khảo sát qua điện thoại - Tham khảo trang web công ty phần mềm kế toán, số viết tiêu chí, chất lượng phần mềm kế tốn Với thông tin thu thập, thống kê qua nghiên cứu, khảo sát số phần mềm kế toán sử dụng Việt Nam, tác giả chọn lọc, phân loại theo đối tượng nghiên cứu phân tích, đánh giá nhằm đưa nhận định đối tượng nghiên cứu Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỀN CỦA ĐỀ TÀI Luận văn cung cấp lý luận khoa học hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam áp dụng thực tế bao gồm: - Hệ thống hóa lý luận chất lượng phần mềm kế toán - Cung cấp kết khảo sát đánh giá thực trạng phần mềm kế toán thiết kế sử dụng thị trường Việt Nam - Đề xuất hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế tốn Việt Nam Ngồi ra, luận văn cung cấp cho chuyên gia tin học sở lý luận kế toán cần thiết để hiểu biết kế toán Đồng thời cung cấp số kiến thức phần mềm kế toán quản lý tồn diện hệ thống người làm kế tốn, nhà quản lý doanh nghiệp CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.1 PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 1.1 Phần mềm kế tốn lợi ích việc sử dụng phần mềm kế toán 2.1.1 Khái niệm phần mềm kế tốn Phần mềm kế tốn chương trình dùng để tự động xử lý thơng tin kế tốn máy vi tính, khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin chứng từ theo quy trình chế độ kế toán đến khâu in sổ kế toán báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị [1] Với ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán giúp người làm kế toán việc ghi chép xử lý giao dịch kế toán module chức tài khoản nợ phải trả, tài khoản phải thu, bảng lương, số dư cân đối tài khoản Phần mềm kế toán sử dụng chương trình máy tính dùng để tự động xử lý thơng tin kế tốn máy vi tính, khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin chứng từ, sổ sách theo quy trình chế độ kế tốn đến khâu in sổ kế tốn báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị báo cáo thống kê phân tích tài khác Tóm lại: • Phần mềm kế tốn đơn cơng cụ ghi chép, lưu trữ, tính tốn, tổng hợp sở liệu đầu vào chứng từ gốc • Quá trình xử lý phải tuân thủ chuẩn mực kế tốn chế độ ban hành • Độ xác đầu báo cáo phụ thuộc vào yếu tố người kế tốn thủ cơng Phần mềm kế tốn phát triển, thiết lập cơng ty hay tổ chức sử dụng nó, mua từ bên thứ ba, kết hợp gói phần mềm bên thứ ba với yêu cầu sửa đổi tổ chức, cá nhân sử dụng Có nhiều phần mềm kế toán khác độ phức tạp chi phí 2.1.2 Tính ưu việt lợi ích việc sử dụng phần mềm kế tốn a Tính ưu việt phần mềm kế tốn - Tính xác: Nếu trước kế tốn viên cộng sổ kế tốn sai tồn báo cáo tài chính, quản trị có liên quan phải lập lại từ đầu thời gian tiêu tốn cho việc vài ngày, chí tới tuần để hồn thành; ngày với hỗ trợ phần mềm, người sử dụng giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống vài phút [11], [24] Do liệu tính tốn kết xuất báo cáo vào nguồn chứng từ gốc nhập vào nên liệu cung cấp phần mềm kế toán mang tính qn cao Trong đó, với cơng tác kế tốn thủ cơng, thơng tin chứng từ nhiều kế tốn viên ghi chép nhiều sổ sách theo chất nghiệp vụ mà phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch liệu sổ tổng hợp, kéo theo cơng tác kế tốn tổng hợp bị sai lệch - Tính hiệu quả: Thơng tin sức mạnh xã hội cạnh tranh nay, có thơng tin nhanh người có khả chiến thắng nhanh Với khả cung cấp thông tin tài quản trị cách đa chiều nhanh chóng, phần mềm kế tốn giúp cho chủ doanh nghiệp định nhanh hơn, xác hiệu [11], [24] Mặt khác, công tác kế tốn thủ cơng đòi hỏi cần nhiều nhân làm kế toán Trong phần mềm kế toán tự động hóa hồn tồn cơng đoạn tính tốn, lưu trữ, tìm kiếm kết xuất báo cáo nên tiết kiệm chi phí nhân thời gian, điều góp phần làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp sử dụng - Tính chuyên nghiệp: Bằng việc sử dụng phần mềm kế tốn, tồn hệ thống sổ sách doanh nghiệp in ấn (khơng bị tẩy xóa), hình thức mẫu biểu chứng từ, báo cáo đẹp quán theo chuẩn mực quy định Điều giúp doanh nghiệp thể tính chun nghiệp với khách hàng, đối tác đặc biệt nhà tài chính, kiểm tốn đầu tư Đây yếu tố có giá trị xây dựng thương hiệu riêng cho đơn vị - Tính cộng tác: Các phần mềm kế toán ngày cung cấp đầy đủ phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng, quản lý vật tư, quản lý nhân sự, tính lương, tài sản cố định,… với chế độ đa người dùng cho phép nhiều người làm kế toán làm việc với liệu kế tốn [11, tr.12-13] Như vậy, mơi trường làm việc số liệu đầu người này, phận số liệu đầu vào phận khác toàn hệ thống tích hợp chặt chẽ với tạo mơi trường làm việc cộng tác biến đổi văn hóa làm việc doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp tích cực b Lợi ích việc sử dụng phần mềm kế toán Cùng với phát triển tin học công nghệ thông tin, phần mềm kế toán hỗ trợ mạnh mẽ tạo nên bước chuyển biến hiệu cho hoạt động quản lý tài - kế tốn thời gian qua Việt Nam Với đóng góp loại cơng cụ kế tốn đại cơng tác tài - kế tốn, cơng tác kế tốn hầu hết đơn vị Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp đưa 88 Điểm cần lưu ý việc thiêt kế mô-đun quản lý việc phân bổ nguyên vật liệu, vật tư, công cụ dụng cụ Vì khơng phải loại xuất sử dụng lần, phải theo dõi từ lúc xuất, thời gian bắt đầu sử dụng, thời hạn sử dụng Số lượng bút tốn phân bổ lớn (tới vài trăm) trường hợp quản lý chi tiết chi phí doanh thu theo loại hình sản xuất kinh doanh đơn vị Ngoài trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc ta lại phải sửa lại bút tốn phân bổ Chính thực thủ công chiếm nhiều thời gian Trên sở hầu hết bút toán phân bổ nêu lặp lại giống vào cuối kỳ kế toán cách lấy số liệu rõ ràng nên chương trình nên có chức cho phép thực tự động sinh bút toán phân bổ cuối kỳ Để thực việc phân bổ tự động ta phải khai báo tài khoản phân bổ, tài khoản nhận cho nhóm bút tốn phân bổ diễn giải nội dung bút toán phân bổ 2.2.4 Mô-đun quản lý công nợ Mô-đun tổng hợp, kế thừa liệu từ mô-đun tốn, mơ-đun hàng hóa ngun vật liệu, vật tư, công cụ dụng cụ Các khoản công nợ phải thu, phải trả có số dư lưỡng tính không bù trừ sổ tổng hợp hai loại số dư Đa số phần mềm kế toán Việt Nam thực tốt việc theo dõi công nợ Tuy nhiên, cần phải bổ sung vào mô-đun chức theo dõi, quản lý thời gian nợ, phân tích tuổi nợ nhằm phục vụ tốt cho công tác quản lý công nợ doanh nghiệp 89 2.2.5 Mô-đun quản lý tài sản cố định Mơ-đun thiết kế nhằm theo dõi tình hình biến động tài sản cố định doanh nghiệp Bên cạnh đó, phải thực việc tính, trích khấu hao tài sản cố định Hiện nay, đa số phần mềm kế toán Việt Nam có thiết phân hệ hầu hết sơ sài, đơn giản nhập liệu nhằm mục đích thực trích khấu hao tài sản, chưa tổ chức sổ, thẻ theo dõi quản lý tài sản Hầu hết, thực khấu hao theo phương pháp đường thẳng, theo định kỳ hàng quý, tháng Kiến nghị luận văn:  Thiết kế bổ sung quản lý thẻ tài sản cố định, theo dõi chi tiết tăng giảm tài sản cố định, thực bút tốn trích khấu hao tự động  Thiết kế bổ sung phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm, phương pháp khấu hao nhanh (khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh) nhằm giúp doanh nghiệp lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp với điều kiện đơn vị theo quy định quản lý khấu hao tài sản cố định Bộ Tài  In báo cáo tính khấu hao, giá trị lại tài sản cố định, báo cáo kiểm kê  Cho phép sửa đổi biểu mẫu báo cáo nhằm phù hợp với yêu cầu đơn vị quản lý, sử dụng  Cho phép sửa đổi, khai báo công thức khai thác số liệu kết xuất in báo cáo  Cho phép linh hoạt chọn thời gian tính khấu hao, hạch tốn trích khấu hao tài sản cố định theo thời gian người sử dụng lựa chọn 90 3.3.3 Mơ-đun Kế tốn tởng hợp Mơ-đun có chức sau đây: Nhập liệu thơng tin đầu vào lại hệ thống thơng tin kế toán như: phiếu kế toán, phiếu hạch tốn, phiếu điều chỉnh, ngồi thơng tin nhập liệu từ môđun kể trên; Tổng hợp tất thơng tin từ phân hệ, khử bút tốn trùng; Thực tự động kết chuyển số liệu cuối kỳ nhập liệu thơng tin bút tốn kết chuyển khóa sổ kế tốn; In sổ cái, sổ kế toán chi tiết, bảng kê tổng hợp, báo cáo kế tốn (theo hệ thống báo cáo tài báo cáo quản trị) 2.3.1 Xử lý bút toán trùng Các bút toán trùng chi tiền mặt nộp vào ngân hàng hay rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt, mua /bán vật tư hàng hóa toán tiền mặt chuyển khoản, tạm ứng mua vật tư hàng hóa nhập kho, nêu chương Đề nghị xử lý theo hướng:  Thiết lập hình nhập liệu cho phép khai báo bút tốn trùng, chương trình tự động xử lý khử trùng bút tốn  Thơng qua tài khoản trung gian, phải thực công đoạn khử bút toán trùng thực tổng hợp số liệu 2.3.2 Các bút toán tự động Phần mềm kế toán phải thiết kế cho phép người dùng khai báo sửa đổi công thức để thực kết chuyển tự động bút toán kết chuyển cuối kỳ sau:  Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết kinh doanh  Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết kinh doanh 91  Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết kinh doanh  Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết kinh doanh.,… Số lượng bút tốn kết chuyển lớn (tới vài trăm) trường hợp quản lý chi tiết chi phí doanh thu theo loại hình kinh doanh phận kinh doanh Ngoài trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc ta lại phải sửa lại bút toán kết chuyển Chính thực thủ cơng chiếm nhiều thời gian Trên sở bút toán kết chuyển nêu lặp lại giống vào cuối kỳ kế toán cách lấy số liệu rõ ràng nên chương trình có chức cho phép thực tự động sinh bút toán kết chuyển cuối kỳ Để thực việc kết chuyển tự động, ta phải khai báo tài khoản chuyển tài khoản nhận cho nhóm bút toán Khi tạo bút toán kết chuyển phần mềm kết chuyển số tiền tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ kỳ 2.3.3 Các biểu mẫu báo cáo Ngoài biểu mẫu báo cáo tài phần mềm hỗ trợ in vào cuối kỳ kế toán, phần mềm kế toán thiết kế cần cho phép người sử dụng sửa đổi nội dung biểu mẫu báo cáo, tự khai báo công thức kết xuất số liệu phù hợp với yêu cầu đơn vị có thay đổi chế độ sách,… 3.3.4 Mơ-đun bảo mật, kiểm sốt 2.4.1 Quản lý đăng nhập, thay đổi mật Nhằm bảo đảm số liệu kế toán bảo mật, chương trình phần mềm phải thiết kế mơ-đun quản lý đăng nhập sử dụng phần mềm 92 Chức cho phép quản lý quyền truy nhập chức theo người sử dụng Khả đảm bảo cho việc bảo mật an toàn số liệu kế tốn Phần khai báo người sử dụng chương trình phân quyền truy nhập cần có chức sau:  Thêm người sử dụng  Sửa đổi người sử dụng  Xoá người sử dụng  Phân quyền sử dụng Nếu người quản lý người sử dụng có tồn quyền truy nhập chức quyền thêm phân quyền cho người sử dụng khác Nếu khơng phải người quản lý người sử dụng sửa đổi thông tin tên đầy đủ, đổi mật truy nhập chương trình Ngồi việc phân quyền sử dụng chức chương trình cho phép phân quyền tác động đến liệu Ví dụ người sử dụng có quyền xem danh mục tài khoản mà khơng thể sửa xố, có quyền tạo chứng từ khơng có quyền sửa xố đến chứng từ 2.4.2 Lưu trữ số liệu Việc chép lưu trữ số liệu chương trình quan trọng Mặc dù xảy vào ngày đó, lý hỏng đĩa cứng, virus, xố nhầm nên số liệu chương trình bị hỏng Để khắc phục hiểm hoạ ta phải thực lưu cất giữ chương trình số liệu cập nhật hàng ngày vài ngày cố định tuần Phần mềm phải thiết kế cho phép tự động lưu số liệu vào ngày cố định tuần theo ngày khai báo phần khai báo tham số hệ thống Đúng ngày khai báo lần thoát khỏi chương trình, người sử dụng 93 có thẩm quyền lưu giữ số liệu chưa lưu số liệu chương trình hỏi có lưu số liệu khơng Nếu trả lời có chương trình thực lưu số liệu 2.4.3 Bảo trì kiểm tra số liệu Bảo trì phần mềm nhìn chung xem phần mở rộng lặp lại chu trình phát triển phần mềm Bảo trì phần mềm bao gồm hai hoạt động chính: sửa chữa lỗi không phát giai đoạn phát triển kiểm tra; nâng cấp phần mềm theo yêu cầu phát sinh yêu cầu hiểu không gia đoạn phát triển Mỗi hoạt động bảo trì thực tương tự hoạt động giai đoạn phát triển, yêu cầu để dẫn đến hành động bảo trì u cầu thay đổi Do số liệu cập nhật lưu giữ nhiều ghi, file số liệu khác nhau, số lý bị sai lệch dẫn có khơng đồng bảng số liệu Khi số liệu bảng bị đồng lên báo cáo bị sai Hoặc thao tác xố số liệu số liệu chưa bị xoá hẳn mà bị đánh dấu xoá khơng tham gia vào tính tốn Cùng với thời gian số liệu bị xố nhiều ảnh hưởng đến tốc độ xử lý Vì vậy, định kỳ khoảng tháng lần nên thực chức bảo trì kiểm tra số liệu Kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo soát xét tất chứng từ cập nhật đầy đủ thông tin cần thiết tài khoản đối ứng, định khoản kế toán bị lỗi, số chứng từ, hóa đơn hỗ trợ cho việc tổng hợp, thực báo cáo 2.4.4 Kiểm tra báo cáo Kiểm tra số liệu báo cáo việc kiểm tra sai sót số liệu, phần việc quan trọng cấp độ quản lý chung Trước tiến hành 94 tổng hợp báo cáo chung toàn đơn vị, thiết phải kiểm tra đầy đủ bác báo cáo toán đơn vị thành viên đơn vị (bao gồm chi nhánh, xí nghiệp, thân khối văn phòng đơn vị) Sau có báo cáo tổng hợp toàn đơn vị, cần thiết kiểm tra lại báo cáo tổng hợp chung trước gửi báo cáo Kiểm tra cấu trúc báo cáo: Kiểm tra cấu trúc báo cáo xem có khớp với cấu trúc báo cáo theo chuẩn quy định khơng (nếu khơng báo cáo không tổng hợp với được) Trong trường hợp đơn vị có chi nhánh đơn vị cấp phụ thuộc báo cáo thống kê định kỳ tồn đơn vị việc cộng dồn tất báo cáo đơn vị thành viên thành báo cáo tổng hợp chung để gửi lên cấp Chương trình có cho phép kiểm tra tất báo cáo toán đơn vị thành viên báo cáo tổng hợp toàn đơn vị [19] 2.4.5 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Mục đích tài liệu để ghi nhận yêu cầu phần mềm, yêu cầu thực làm để sử dụng, bảo trì/nâng cấp phần mềm nhằm giúp cho thân dự án người liên quan biết rõ tình trạng công việc đã, làm Việc cung cấp tài liệu hướng dẫn sử phần mềm việc làm cần thiết, giúp người sử dụng dễ dàng thao tác, sử dụng phần mềm cách hiệu Bởi thời gian cho việc hướng dẫn trước sử dụng phần mềm có giới hạn cho đơn vị cung cấp phần mềm người sử dụng Qua tài liệu hướng dẫn người sử dụng tham khảo thêm, q trình thực tránh sai sót khơng đáng có thực sai quy trình 95 KẾT LUẬN CHƯƠNG Tổng hợp kết khảo sát đánh giá chất lượng phần mềm kế toán đơn vị sử dụng, với việc đánh giá từ nghiên cứu cụ thể số phần mềm kế toán, tác giả xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam Đồng thời, qua tác giả đưa kiến nghị, đề xuất giải pháp việc lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán đề xuất thiết kế cho việc xấy dựng phần mềm kế toán đảm bảo chất lượng, đáp ứng xu hướng quản lý toàn diện toàn hoạt động phận, đơn vị doanh nghiệp 96 PHIẾU KHẢO SÁT VỀ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TỐN Kính gửi: Q Doanh nghiệp Thời đại ngày với phát triển vượt bậc công nghệ thông tin, tạo bước ngoặt mang tính cách mạng quan trọng, làm thay đổi lĩnh vực đời sống xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, cơng tác kế tốn, doanh nghiệp thu nhiều kết khả quan giảm bớt khối lượng tính toán, tiết kiệm nhân lực đặc biệt chất lượng báo cáo nhanh chóng, xác Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp biết đến có nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán Tuy nhiên, việc đưa định lựa chọn phần mềm gặp nhiều khó khăn Nhằm tìm hiểu nhu cầu sử dụng đáp ứng phần mềm kế tốn cho cơng tác quản lý đơn vị nhằm nâng cao chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam Kính mong Quý doanh nghiệp dành chút thời gian để trả lời câu hỏi đây: Doanh nghiệp bạn có sử dụng phần mềm vào cơng tác kế tốn khơng? Có  Khơng  Nếu “Có”, xin vui lòng cho biết: Tên phần mềm: ……………………………………………………………… Nhà cung cấp:………………………………………………………………… Địa :……………………………………………….……………………… Và ý kiến đánh giá phần mềm kế toán sử dụng theo tiêu chí đây: 97 Xin vui lòng cho ý kiến nhận xét vào ô đây, câu trả lời có iệt kê chi tiết chức Đối với ý kiến đánh giá mức độ quan trọng yêu cầu, điểm số cao chất lượng phần mềm đánh giá tốt STT Tiêu chí đánh giá phần mềm kế toán Phần mềm sử Mức độ quan trọng dụng Có/ Liệt kê Khơng u cầu chi tiết I Chức quản lý đối tượng kế toán giao diện nhập liệu Quản lý đối tượng kế toán cách khoa học đối tượng chi tiết tổng hợp Độ xác phần mềm xử lý số liệu, khả tính tốn Cho phép lựa chọn nhiều hình thức sổ kế tốn Có thể bổ sung, sửa đổi thiết kế sổ kế toán Cho phép lựa chọn nhiều phương pháp tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm Quản lý tài sản cố định, công cụ 10 11 12 dụng cụ theo đối tượng sử dụng Tính khấu hao tài sản cố định theo nhiều phương pháp Theo dõi, phân bổ công cụ dụng cụ khoản trích trước, Tự động thực hạch toán định khoản kế toán Quản lý theo dõi công nợ chi tiết tổng hợp Tính tuổi nợ, quản lý hợp đồng khế ước vay Quản lý hàng tồn kho tính giá 98 vốn hàng xuất tồn kho theo nhiều 13 14 II 15 16 17 18 19 20 III 21 22 23 24 IV 25 26 27 28 V 29 phương pháp Màn hình nhập liệu thân thiện, gần gũi với người sử dụng Hạch toán đa tiền tệ chênh lệch tỷ giá Thực báo cáo kế toán tởng hợp, báo cáo thuế Các bút tốn kết chuyển tự động định kỳ Cho phép khai báo xử lý bút toán trùng Theo dõi chiết khấu, hàng bán trả lại Lập báo cáo tài thời điểm Thực báo cáo tài hợp Thực báo cáo toán thuế GTGT, TNDN Chức kế toán quản trị thống kê Báo cáo quản trị, nội doanh nghiệp Phân tích báo cáo Lập theo dõi thực kế hoạch Cho phép thống kê số liệu theo đối tượng kế toán, thời gian Bảo mật Phân quyền người sử dụng Theo dõi lịch sử sử dụng phần mềm Lưu trữ phục hồi liệu Khả truy xuất nguồn gốc số liệu Quản trị hệ thống Truy nhập phần mềm đồng thời 99 30 31 32 33 VI nhiều người sử dụng khác Kết nối mạng Kết xuất liên kết ứng dụng khác Kiểm soát nhập liệu kiểm tra chứng từ Bảo trì hệ thống, hướng dẫn sử dụng phần mềm Các tiêu chí đánh giá bở sung (nếu có) 34 35 36 37 Người cung cấp thông tin khảo sát: …………………………………………… Đơn vị tham gia khảo sát: …………………………………………………… Địa chỉ: ……………………………………………………………………… Chân thành cảm ơn ý kiến tham gia Quý doanh nghiệp Trân trọng kính chào! Ngày… tháng … năm 2011 NGƯỜI KHẢO SÁT ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ ĐƯỢC KHẢO SÁT (Ký, ghi rõ họ tên đóng dấu) 100 KẾT LUẬN Thế kỷ 21 với phát triển không ngừng công nghệ thông tin ứng dụng đặc biệt, với chủ trương cơng nghiệp hóa, đại hóa Đảng Nhà nước ta việc ứng dụng nhũng thành tựu khoa học kỹ thuật nhằm phát triển tốt lĩnh vực kinh tế - xã hội cần thiết Phần mềm kế toán ứng dụng quan trọng việc thực tin học hóa cơng tác kế tốn Phần mềm kế tốn giúp đơn vị sử dụng có hiệu cơng tác quản lý, kinh doanh đơn vị Trên sở phân tích tổng hợp nghiên cứu, khảo sát đơn vị sử dụng phần mềm kế tốn thơng qua Phiếu khảo sát kinh nghiệm thân trực tiếp sử dụng q trình cơng tác thực tế Luận văn đưa Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế tốn Việt Nam Luận văn đề xuất giải pháp nhằm giúp người sử dụng, doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán tối ưu cho đơn vị Bên cạnh đó, luận văn đề xuất giải pháp nhằm thiết kế phần mềm kế toán thật mềm dẻo, linh hoạt đáp ứng yêu cầu quản lý ngày cao công tác kế toán Những kiến nghị, giải pháp tác giả đưa luận văn mẻ khơng tránh khỏi khiếm khuyết Rất mong nhận quan tâm, giúp đỡ Quý thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp để luận văn hoàn thiện 101 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003 [2] Thông tư 103/2005/TT-BTC, Hướng dẫn tiêu chuẩn điều kiện sử dụng phần mềm kế toán [3] Nguyễn Thanh Bình – Đặng Thị Lệ Thu (2008), “Giải pháp nâng cao chất lượng phần mềm hướng đối tượng”, Tạp chí khoa học cơng nghệ, Đại học Đà Nẵng, Số 5(28) [4] TS Trần Thị Song Minh (2005), Giáo trình kế tốn máy, NXB Lao động xã hội, Hà Nội [5] Trần Phước (2007), Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Mính [6] Nguyễn Văn Tân (2005), Giáo trình Kế tốn máy, NXB Hà Nội [7] TS Nguyễn Mạnh Tồn (2009), Tin học hóa cơng tác kế tốn, Đại học Đà Nẵng [8] TS Nguyễn Mạnh Toàn, ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thông tin kế tốn, NXB Tài [9] Viện Khoa học Kỹ thuật Bưu điện (2010), Công nghệ thông tin, Đánh giá sản phẩm phần mềm, Bộ Khoa học Công nghệ [10] Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2004), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Thống kê [11] Cơng ty Cổ phần Misa (2009), Giáo trình kế tốn máy, Kế tốn doanh nghiệp, NXB Văn hóa thơng tin [12] Cơng ty TNHH PC Việt Nam (2008), Giáo trình Kế toán Việt [13] Phần mềm Asiasoft [14] Phần mềm Bravo 6.3 102 [15] Phần mềm Fast Accounting for Education [16] Phần mềm Gecnet [17] Phần mềm Hữu Nghĩa [18] Phần mềm HVL AccPro [19] Phần mềm PBM [20] Phần mềm TT Solution [21] http://www.elib.ictu.edu.vn/Public/Index.aspx?mid=tailieuso&tdig=68 [22] http://fast.com.vn/fast-accounting/tinh-nang-san-pham/70-cac-tinh-nang- chinh-phan-mem-ke-toan-fast-accounting.html [23] http://ketoanviet.vn/?mn1=2&id=1 [24] http://www.misa.com.vn/ [25] http://www.webketoan.vn/forum/f143/tieu-chi-danh-gia-phan-mem-ke-toan7167.html?pagenumber= [26] http://www.webketoan.vn/forum/phan-mem-ke-toan/nhung-nguyen-tac- tieu-chuan-nao-trong-lua-chon-phan-mem-ke-toan-131062.html [27] http://www.webketoan.vn/forum/showthread.php?t=7167 ... dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam áp dụng thực tế bao gồm: - Hệ thống hóa lý luận chất lượng phần mềm kế toán - Cung cấp kết khảo sát đánh giá thực trạng phần. .. pháp luật Việt Nam; Khảo sát thực tế việc thiết kế phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam; Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam; Giải pháp tổ chức thiết kế, lựa chọn... CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.1 PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 1.1 Phần mềm kế tốn lợi ích việc sử dụng phần mềm kế toán 2.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán Phần mềm kế tốn chương trình