Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn

Thông tin tài liệu

LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học ‘’Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn’’ Tôi xin cam đoan là đề tài nghiên cứu khoa học chính bản thân thực hiện thời gian qua Tất cả các nội dung và kết quả nghiên cứu đề tài được nêu ở bài tiểu luận là hoàn toàn trung thực Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận và sai lệch nào, xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung và thông tin bài tiểu luận của mình 1| LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn chị Nguyễn Thị Phương – sinh viên lớp Hành chính Văn Thư K1 khóa 2007-2010 đã cung cấp tài liệu, thông tin cụ thể qua Báo cáo thực tập Tốt nghiệp ‘’Tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến ở HĐND-UBND huyện Lương Sơn thực trạng và giải pháp’’ để có thể hoàn thành đề tài này Đồng thời, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS Bùi Thị Ánh Vân đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi quá trình thực hiện đề tài Đây là lần đầu tiên thực hiện bài tiểu luận nghiên cứu nên kinh nghiệm và kiến thức còn hạn chế thiếu sót Vì vậy, mong thầy cô góp ý và cho những ý kiến để những bài tiểu luận sau của có thể hoàn thiện tốt Tôi xin chân thành cảm ơn! 2| DANH MỤC VIẾT TẮT HĐND: Hội đồng nhân dân UBND: Ủy ban nhân dân QPPL: Quy phạm pháp luật 3| MỤC LỤC 4| PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói chung và đối với từng quan, tổ chức nói riêng Việc quản lý văn bản nói chung và quản lý văn bản đến nói riêng là một công cụ đặc biệt hoạt động điều hành, quản lý của quan Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức quản lý, giải quyết tốt các loại văn bản có tầm quan trọng không thể xem nhẹ Đồng thời, cũng là vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của quan Vì vậy, việc quan tâm đúng mực đến công tác quản lý và giải quyết văn bản đến sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu quả quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung Mặt khác, quản lý và giải quyết văn bản đến là nội dung một học phần khối kiến thức chuyên ngành mà được học tại khoa Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Bởi vậy, quyết định tiến hành đề tài này để vận dụng lý thuyết bài học vào thực tế Hơn thế, chọn đề tài này làm bài tiểu luận của mình vì rất thuận lợi công tác thu thâp tài liệu như: Báo cáo thực tập, sách giáo trình hay các thông tin tham khảo mạng,… Tuy nhiên, Báo cáo thực tập lại chưa thể hiện được rõ một đề tài nghiên cứu Cho nên, triển khai đề tài này Với những lý ở trên, đã quyết định chọn vấn đề “Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn’’ làm đề tài cho bài tiểu luận của mình 5| Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để thực hiện được đề tài, vấn đề lý thuyết là vô cùng quan trọng Cho nên, thấy rằng cần phải tìm hiểu thật kĩ và rõ ràng những vấn đề liên quan đến công tác quản lý và giải quyết văn bản đến Trên tinh thần thế, đã tìm đọc cuốn sách giáo trình ‘’Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền (NXB Đại học Quốc gia 2011)’’ Tuy nhiên, là cuốn giáo trình viết chung cho công tác văn thư nói chung và quản lý văn bản nói riêng chứ không viết riêng cho trường hợp quản lý văn bản đến ở quan trường học cụ thể nào Vì vậy, vấn đề không được đề cập một cách đầy đủ Vì vậy, để thực hiện đề tài một cách rõ ràng và đầy đủ, đã tìm hiểu thêm tài liệu ở thư viện của trường Tại đây, đã tìm thấy ‘’Báo cáo thực tập của sinh viên Nguyễn Thị Phương lớp Hành chính văn thư K1 khóa 20072010’’ Nhờ đó, đã có thêm được nhiều số liệu thực tế về quan mà đã chọn để thực hiện nghiên cứu đề tài Nội dung của Báo cáo thực tập đã giúp cho hoàn thành tốt chương Mục tiêu nghiên cứu Tôi tiến hành đề tài này với mục đích nhằm vận dụng, kiểm nghiệm những kiến thực và công tác quản lý văn bản đến mà đã được học ở trường vào thực thế Hơn thế, còn có thể tim hiểu được những khó khăn, hạn chế về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn Từ đó tìm được những giải pháp hiệu quả nâng cao công tác quản lý văn bản đến tại quan để có thể ngày một tốt và hoàn thiện Đối tượng và phạm vi nghiên cứu *Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý và giải quyết văn bản dến tại UBND huyện Lương Sơn tỉnh Hòa Bình *Phạm vi nghiên cứu 6| - Không gian: UBND huyện Lương Sơn tỉnh Hòa Bình - Thời gian: 23/03/2010-08/06/2010 Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau: - Đọc tài liệu Đây là phương pháp được kế thừa ở những tài liệu có sẵn như: Giáo trình, Báo cáo thực tập, tài liệu tham khảo mạng,… - Tổng hợp, phân tích, lôgic: Trong quá trình thực hiện đề tài này, là phương pháp được vận dụng tiến hành nhiều nhất -Phương pháp khảo sát thực tế: Các hình ảnh, quyết định, công văn của quan quá trình khảo sát tại nơi mình thực hiện đề tài nghiên cứu đã chọn Đóng góp Thông qua việc thực hiện đề tài, chúng ta sẽ thấy rõ được những hạn chế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn Vì vậy, đề tài được thực hiện đã đề những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác đó Hi vọng với những đóng góp này sẽ góp phần giúp quan giải quyết được những thiếu sót quá trình quản lý và giải quyết văn bản đến để ngày một hoàn thiện và tốt Bố cục đề tài Ngoài phần Mở Đầu, Kết Luận, Tài Liệu Tham Khảo và Phụ Lục, đề tài được triển khai thành kết cấu ba chương: Chương Một số vấn đề về quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn Chương Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn 7| Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn 8| Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 1.1 Một số vấn đề lý luận về công tác quản lý và giải quyết văn đến 1.1.1 Một số khái niệm Khái niệm ‘’văn bản’’ Văn bản được sử dụng rộng rãi mọi lĩnh vực, là đề tài, đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Vì thế, có rất nhiều định nghĩa khác về văn bản Tuy nhiên, giáo trình ‘’Văn bản học và Lưu trữ học đại cương’’ ‘’Nhà xuất bản Giáo dục ấn hành năm 1996’’, khái niệm văn bản được hiểu theo hai nghĩa: ‘’Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của người’’ và ‘’Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành hoạt động các quan, đoàn thể, xí nghiệp’’ [2; Tr 23] Khái niệm ‘’quản lý văn bản’’ Quản lý văn bản đóng vai trò rất quan trọng tổ chức quản lý hành chính nhà nước nói chung và quản lý ở các quan nói riêng Việc quản lý tốt các văn bản đến, sẽ góp phần giúp nâng cao hiệu quả tất cả các hoạt động quản lý ở quan, tổ chức Vì vậy, ta có thể hiểu ‘’Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành hoạt động hàng ngày của quan, tổ chức’’ [3; Tr 277] Khái niệm ‘’văn bản đến’’ 9| ‘’Văn bản đến là tất cả các văn bản từ quan ngoài gửi đến bằng đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua đường bưu điện,… được gọi chung là văn bản đến’ Văn bản đến được bảo mật tại các quan, tổ chức theo một quy trình thống nhất dựa quy chế của Nhà nước quy định [3; Tr 281] 1.1.2 Nội dung công tác quản lý và giải quyết văn bản đến Quản lý văn bản đến bao gồm có những nội dung chính sau: Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến; đóng dấu đến; đăng ký văn bản đến; trình văn bản đến; chuyển giao văn bản đến, giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Đây là khâu quy trình quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy chế quy định của Nhà nước Vì vậy, cần tuân thủ nghiêm ngặt để tránh xảy sai sót cũng đảm bảo hoàn toàn bí mật về những nội dung, thông tin có văn bản 1.1.3 Tầm quan trọng của quản lý và giải quyết văn bản đến Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở mỗi quan là vô cùng quan trọng Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hành của từng quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin ở các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không Ngoài ra, việc đảm bảo thông tin của hoạt động lãnh đạo công tác cũng là vấn đề rất cần được chú ý Việc sai sót để xảy làm mất văn bản hay lộ thông tin ngoài những thông tin không thể tiết lộ sẽ dẫn đến những ảnh hưởng rất lớn Chính vì vậy, hiểu được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đến sẽ giúp cán bộ văn thư quan thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất 1.2 Khái quát về UBND huyện Lương Sơn 1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Lương Sơn Lương Sơn là một huyện miền núi cửa ngõ phía đông của tình Hòa Bình cách thủ đô Hà Nội 43km về phía Tây Bắc, cách thành phố Hòa Bình 33km về phía 10 | quan tuân thủ nguyên tắc bóc bì, cố gắng không làm rách, gây hư hại đối với văn bản bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản bì Trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết kịp thời Đối với văn bản gửi đích danh người nhận hoặc phòng, đơn vị thuộc UBND huyện, văn thư không bóc bì mà chuyển trực tiếp đến địa chỉ người nhận, nơi nhận Nơi nhận là thường trực HĐND huyện thì văn thư của quan cũng không bóc bì thư và chuyển lên Chủ tịch- ông Bùi Văn Dậu hoặc Phó chủ tịch HĐND – ông Hoàng Văn Cốc Văn bản nào gửi cho HĐND-UBND thì bà Bùi Thị Đào bóc bì, phân loại gồm nhiều loại: loại cần giải quyết ngay, loại bình thường, loại để nghiên cứu tham khảo ( quảng cáo sách, du lịch) và loại không dùng thể thức hành chính (công văn không có tên loại, công văn không có ngày tháng, thiếu trích yếu nội dung và công văn không có dấu, không có chữ ký, nhàu nát) Những văn bản không gửi đúng địa chỉ thì văn thư yêu cầu trả lại nơi gửi, để thực hiện thủ tục theo quy định, đối với những văn bản khẩn đến muộn hoặc những văn bản mật bị bóc thì văn thư kiểm tra và lập biên bản cần thiết Đối với những văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, thì cán bộ văn thư chuyển trực tiếp cho người có thẩm quyền để giải quyết Đối với những văn bản mật, tối mật, tuyệt mật thì bà Bùi Thị Đào phải trực tiếp cho lãnh đạo quan xử lý, giải quyết kịp thời Đối với những văn bản thường nếu gửi cho cá nhân, các phòng, đơn vị UBND thì văn thư để riêng ra, cặp đựng văn bản gửi cho cá nhân, đơn vị đó để người có trách nhiệm xử lý đến nhận hoặc chuyển giao đến tân địa chỉ nơi nhận Hàng ngày các số báo đươc gửi đến phòng văn thư của Ủy ban đều đặn, đó có báo Đại biểu được chuyển cho Chủ tịch UBND – ông Bùi Văn Tỉnh, Phó chủ tịch kinh tế và Chủ tịch HĐND – ông Bùi Văn Dậu Báo Ngân hàng, Dân Trí, Pháp luật được chuyển cho Phó chủ tịch văn hóa xã hội Ngoài ra, còn có báo Bảo hiểm, 20 | báo Nhân dân, báo Tài nguyên, báo Thanh tra, báo Công Thương được chia đều cho các phòng Công Thương, Thanh tra, Tài nguyên Văn bản đến sau được tiếp nhận và bóc bì được bà Bùi Thị Đào đóng dấu văn bản đến Tất cả văn bản đến sau đó đưa vào cặp trình văn bản đến, dấu đến được đóng ở dưới số ký hiệu đối với văn bản có tên lạ và dưới trích yếu nội dung; và đối với công văn hoặc đầu văn bản chỗ nào tiện cho việc đóng dấu đến Các văn bản được gửi đến UBND huyện Lương Sơn thuộc diện đăng ký tại văn thư đều được đóng dấu đến Hiện nay, UBND huyện Từ Liêm sử dụng dấu dến là dấu liền mực Mẫu dấu đến của HĐND-UBND huyện Lương Sơn: U.B.N.D HỤN LƯƠNG SƠN CƠNG VĂN ĐẾN Sớ:………………… Ngày…… tháng…… năm Mẫu dấu bao gồm: Tên quan nhận văn bản ‘’Số đến’’ là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm ‘’Ngày đến’’ là ngày, tháng, năm quan nhận được văn bản, đóng dấu đến và đăng ký, đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, thì phải có thêm số ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm Việc đóng dấu tại UBND huyện Lương Sơn được thực hiện tương đối tốt Tuy nhiên, vẫn có một số văn bản mà cán bộ văn thư đóng dấu sai vị trí hoặc chèn lên thông tin của văn bản Vì vậy, dấu đến phải được đóng rõ ràng ngắn vào khoảng giấy trắng dưới số ký hiệu đối với văn bản có tên loại, hoặc 21 | khoảng giấy trắng dưới trích yếu nội dung, ngày, tháng, năm đối với văn bản không có tên loại (công văn) Sau làm các bước tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu văn bản đến thì cán bộ văn thư là bà Bùi Thị Đào sẽ chịu trách nhiệm đóng dấu công văn đến vào văn bản 2.4.2 Trình văn bản đến Đây là khâu vô cùng quan trọng quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến HĐND-UBND, sau bà Bùi Thị Đào đóng dấu đều được trình cho Chánh văn phòng HĐND-UBND – ông Nguyễn Văn Hoạt xem xét cho ý kiến chi đạo việc giải quyết văn bản đến Bà Bùi Thị Đào cứ vào đó để vào sổ đăng ký và chuyển văn bản đến các đối tượng liên quan thời gian sớm nhất Người có thẩm quyền, cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc của quan, tổ chức về chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân; cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì , những đơn vị hoặc cá nhân tham gia vào thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) Sau có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường hợp tương ứng sở dữ liệu văn bản đến Hiện nay, UBND huyện Lương Sơn, các văn bản đến sau đã đăng ký và được bà Bùi Thị Đào - cán bộ văn thư đóng dấu đến sẽ được trình lên Chánh văn phòng - ông Nguyễn Văn Hoạt để xin ý kiến về việc trình lãnh đạo (ghi tên lãnh đạo cần trình) Ý kiến phân phối và giải quyết văn bản thường được 22 | ghi ở đầu văn bản dấu đến của văn phòng HĐND-UBND không có chuyển dấu đến Ví dụ: Quyết định ‘’về việc thành lập Đoàn Thanh tra, kiểm tra công chức, công vụ năm 2010 của UBND Tỉnh Hòa Bình’’ [xem phụ lục 04] Khâu này ở quan được thực hiện khá tốt, các văn bản đến thường được trình sau đăng ký và đúng với nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo UBND huyện 2.4.3 Đăng ký văn bản đến Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân có liên quan sau có ý kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng Hiện ở UBND huyện Lương Sơn áp dụng đăng ký văn bản đến theo phương pháp truyền thống là đăng ký văn bản đến sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng và đầy đủ các cột mục theo mẫu quy định Văn bản đến được đăng ký vào sổ bằng bút mực đen Văn bản đến tại UBND được đăng ký vào ba loại sổ: sổ một: đăng ký công văn đến từ các sở, ban ngành, các huyện ;sổ hai: sổ đăng ký công văn gửi đến từ các xã, thị trấn, ban ngành huyện, công ti; sổ ba: sổ đăng ký văn bản mật đến Sau là mẫu sổ đăng ký văn bản đến UBND huyện Lương Sơn [xem phụ lục 05] Các đơn thư gửi đến UBND huyện Lương Sơn được đăng ký chung vào sổ đăng ký công văn đến xã, thị trấn, ban ngành huyện, công ti Sổ đăng ký công văn đến được đánh số riêng cho từng loại sổ chứ không đánh số riêng cho từng loại văn bản Trong quá trình giải quyết văn bản, sau đã có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và văn bản của Chánh văn phòng – ông Nguyễn Văn Hoạt, hoặc 23 | văn bản nào phải photo thì cán bộ văn thư – bà Bùi Thị Đào vào sổ kế hoạch ở cột ghi chú sổ đăng ký văn bản đến là photo hoặc sao, rồi chuyển lên cho cán bộ lưu trữ và photo văn bản Tiếp đến sau cán bộ lưu trữ - bà Bùi Thị Vân và photo văn bản xong chuyển xuống văn thư giữ lại bản chính, sau đó đóng dấu quan để bản có giá trị pháp lý , tiếp đó cứ vào phần chỉ đạo của ông Nguyễn Văn Hoạt - Chánh văn phòng hoặc thủ trưởng quan, bà Bùi Thị Đào ghi tên cá nhân hoặc đơn vị nhận bản của bản photo lên đầu trang văn bản để làm thủ tục chuyển giao Ví dụ: Công văn đến của Công ty cổ phần tập đoàn XD&DL Bình Minh QLDA XDNM xi măng Trung Sơn ‘’về việc một nhóm người vào khu vực xây dưng nhà máy hành nhân viên bảo vệ’’ được cán bộ văn thư vào sổ đăng ký đến số 18 ngày 28 tháng 04 năm 2010 [ xem phụ lục 06] 2.4.4 Chuyển giao văn bản đến Văn bản sau đã có ý kiến phân phối giải quyết của người có thẩm quyền thì tùy vào từng ý kiến chỉ đạo cán bộ văn thư phân văn bản chuyển cho lãnh đạo, thủ trưởng quan như: Chủ tịch UBND – ông Bùi Văn Tỉnh, các Phó chủ tịch UBND, Chủ tịch HĐND – ông Bùi Văn Dậu, Phó chủ tịch HĐND – ông Hoàng Văn Cốc, riêng vào một cặp Còn đối với những văn bản đến nếu ý kiến chỉ đạo gửi các cá nhân khác và các đơn bị, ban, ngành và ngoài quan thì để vào cặp gửi các đơn vị Văn bản chuyển lên ông Bùi Văn Tỉnh và các Phó Chủ tịch thường được văn thư chuyển giao vào cuối buổi chiều mỗi ngày Đối với giấy mời gửi cho Chủ tịch – ông Bùi Văn Tỉnh, bà Bùi Thị Đào phải ghi chú tại phòng làm việc của Chủ tịch UBND huyện Lương Sơn Đối với văn bản đến chuyển cho các đơn vị giải quyết thì cán bộ làm công tác văn thư của các đơn vị trực tiếp đến phòng văn thư quan để lấy văn bản và sách báo của đơn vị mình Nếu khối lượng công việc không nhiều thì bà Bùi Thị Đào phải linh hoạt chuyển văn bản đến từng đơn vị Việc 24 | chuyển giao văn bản tại UBND chưa hình thành sổ chuyển giao cũng sẽ gây một số bất cập việc chuyển giao còn chậm, chưa đúng tiền độ và chưa đúng đối tượng nhận văn bản 2.4.5 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Sau nhận văn bản đến, các cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết nhanh chóng, kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định và theo quy định cụ thể của quan Đối với những văn bản khẩn được giải quyết khẩn trương không chậm trễ theo tiến độ và nội dung văn bản yêu cầu Đối với những văn bản có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận giải quyết Thủ trưởng quan phải triệu tập cán bộ, bộ phận có liên quan họp bàn thống nhất ý kiến giải quyết Việc theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của quan Thủ trưởng quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản có đúng với quy định, chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước Chánh văn phòng HĐND-UBND huyện – ông Nguyễn Văn Hoạt là người trực tiếp giúp thủ trưởng quan kiểm tra và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đến của quan Các trưởng phòng, trưởng ban có trách nhiệm kiểm tra việc chuyển, nhận văn bản kịp thời, chính xác và đúng tục Cán bộ văn thư – bà Bùi Thị Đào của văn phòng UBND huyện có nhiệm vụ tổng hợp về văn bản đến bao gồm tổng số văn đến, văn bản đến được chuyển cho ai, là người chịu trách nhiệm giải quyết để cần thiết báo cáo lãnh đạo Sơ đồ quy trình xử lý công văn đến của UBND huyện Lương Sơn [ xem phụ lục 07] * Tiểu kết Trong chương 2, những nội dung mà đã trình bày về thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn như: sự chỉ đạo của UBND đối với công tác quản lý văn bản đến, các loại văn bản đến, 25 | tình hình quản lý văn bản đến và nội dung quản lý văn bản đến chính là sở giúp đề những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn tốt mà sẽ trình bày ở chương dưới 26 | Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 3.1 Một vài nhận xét về công tác quản lý và giải quyết văn đến tại UBND huyện Lương Sơn 3.1.1 Ưu điểm Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến của HĐND-UBND huyện Lương Sơn nhìn chung đã tuân thủ quy trình, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến mà Nhà nước quy định Tất cả các văn bản gửi cho quan cán bộ văn thư đều vào sổ đăng ký, thuận tiện cho việc kiểm tra và tra tìm văn bản cần thiết Văn bản đến được làm đầy đủ các thủ tục và chuyển giao theo đúng thời gian và thủ tục quy định Bên cạnh những ưu điểm, công tác quan lý và giải quyết văn bản đến của UBND huyện Lương Sơn còn có những hạn chế và thiếu sót cần được giải quyết và khắc phục 3.1.2 Hạn chế Quy trình tiếp nhận văn bản và xử lý văn bản đến còn một số nghiệp vụ thực hiện chưa đúng quy định gây khó khăn cho việc khai thác, tra tìm và sử dụng tài liệu như: một số văn bản sắp xếp, phân loại tài liệu chưa đúng nguyên tắc gây khó khăn cho việc tìm kiếm, một số văn bản gốc bị thất lạc việc gửi thẳng văn bản cho các cá nhân thực hiện mà không theo dõi tiến độ thực hiện và theo dõi quy trình lưu giữ văn bản của đơn vị đó Công việc phân luồng văn bản còn rườm rà, gây khó khăn không nhỏ quá trình giải quyết các công việc hầu hết các văn bản đến đều chuyển lên cho ông Nguyễn Văn Hoạt và xin ý kiến của lãnh đạo văn phòng rồi văn thư lại 27 | chuyển đến ông Bùi Văn Tỉnh hay chuyên viên thực hiện Vẫn còn tình trạng tẩy xóa sổ đăng ký văn bản và viết tắt tên quan ban hành và nội dung văn bản cũng gây khó khăn cho công tác tra tìm và kiểm tra Việc đánh số chung cho các loại văn bản gây khó khăn khiến việc tra tìm chậm và kém hiệu quả công việc Bên cạnh đó, quá trình chuyển giao và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến đó còn gây khó khăn cho việc theo dõi, kiểm tra, giải quyết văn bản Do đó còn tình trạng văn bản chưa đến hoặc đến chậm tay người nhận văn bản hoặc có trách nhiệm giải quyết Các bước quy trình tổ chức quản lý văn bản đến ở UBND huyện Lương Sơn còn chưa tuân thủ nghiêm ngặt các bước vì thế thực trạng vẫn tồn tại sai sót, quên một số chi tiết gây khó khăn cho việc theo dõi kiểm tra và tra tìm văn bản Nói chung, việc không tuân thủ theo quy định trong, việc tổ chức quản lý giải quyết văn bản đến còn tồn tại trường hợp quên, bỏ sót, nhầm lẫn quên ghi số ngày tháng, quên ghi cá nhân hoặc đơn vị nhận văn bản đến gây khó khăn việc tra tìm và theo dõi 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý và giải quyết văn đến tại UBND huyện Lương Sơn Trong quá trình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Sơn đã đạt được những kết quả rất tốt Song bên cạnh đó để hoàn thiện về mặt chuyên môn nghiệp vụ để hoàn thiện về tổ chức và hoạt động, công việc nhằm đạt hiệu quả cao thời kỳ đổi mới, phát huy những điểm mạnh, dần khắc phục khó khăn còn tồn đọng công tác soạn thảo và quản lý văn bản đến Cụ thể: Nghiên cứu, đề những quy định cụ thể bằng cách soạn thảo văn bản về công tác quản lý văn bản đến dựa các quy định cụ thể của Nhà nước Đối với văn bản đến, việc vào sổ công văn và chuyển đến người nhận để giải quyết là chuyện rất hiển nhiên, những giai đoạn mà số lượng văn 28 | bản đến lớn, nhiều nội dung cần phải được xử lý, thực hiện và có báo cáo phản hồi để tránh cho việc xử lý chậm, hoặc không được thực hiện triển khai, báo cáo phản hồi lại nội dung mà văn bản đến yêu cầu Bà Bùi Thị Đào cần phân luồng văn bản đến về nội dung, yêu cầu về người thực hiện, thời gian thực hiện, những văn bản nào có báo cáo, phản hồi nhiều lần,… Từ đó có thể quản lý được chặt chẽ các khâu quy trình và quy về trách nhiệm rõ ràng có xảy sai sót Nâng cấp sở vật chất, đầu tư, mua sắm các trang thiết bị phục vụ tốt cho công tác quản lý và giải quyết văn bản đến cho phòng văn thư Cơ quan cần thường xuyên cử cán bộ văn thư học, tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ, nghiệp vụ về công tác văn thư để nắm vững kiến thức chuyên môn và có thể cập nhật những thay đổi mới nhất quá trình quản lý và giải quyết văn bản ở quan Tổ chức các buổi tập huấn, trao đổi, giao lưu tại quan để phổ biến về các quy định của Nhà nước cho từng cán bộ, công chức để nắm rõ được quy định, quy chế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến để có thể thực hiện tốt hơn, góp phần giúp hoạt động quản lý quan cũng ngày một phát triển * Tiểu kết Từ những nội dung mà đã thể hiện ở chương và chương 2, chúng ta có thể thấy rõ được những ưu điểm, hạn chế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn Từ đó, đề được những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả góp phần giúp công tác quản lý nói chung và quản lý văn bản đến nói riêng ở UBND huyện Lương Sơn ngày một phát triển và hoàn thiện tốt 29 | KẾT LUẬN Trong chương 1, đã trình bày một số vấn đề lý luận về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến nhự: khái niệm, nội dung, vai trò, tầm quan trọng của công tác về quản lý và giải quyết văn bản đến Bên cạnh đó, đã trình bày khái quát về UBND huyện Lương Sơn để làm rõ về quan mà thực hiện nghiên cứu Từ đó đã giúp có được sở lý luận, thực tiễn để triển khai những nội dung ở chương về thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn Đến chương 2, những nội dung mà đã trình bày như: sự chỉ đạo của UBND đối với công tác quản lý văn bản đến, các loại văn bản đến, tình hình quản lý văn bản đến và nội dung quản lý văn bản đến chính là sở giúp đề những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn tốt mà sẽ trình bày ở chương Như vậy, để thực hiện đề tài, đã thể hiện xuyên suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến qua ba chương Những sở lý luận mà đã đưa cùng với sự chỉ đạo của UBND đã cho chúng ta thấy rõ những ưu, nhược điểm công tác quản lý của UBND huyện Lương Sơn Qua đó, đề những giải pháp khắc phục nhằm nâng cao công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại quan ngày một phát triển và hoàn thiện 30 | TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Phương (2010) Tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến ở HĐND-UBND huyện Lương Sơn thực trạng và giải pháp (Báo cáo thực tập), Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội Văn bản học và Lưu trữ học đại cương (1996), Nhà xuất bản Giáo dục ấn hành PGS Vương Đình Quyền (2011) Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Đại học Quốc gia xuất bản, Hà Nội 31 | PHỤ LỤC Phụ lục 01 UBND huyện Lương Sơn [Nguồn internet] 32 | Phụ lục 05 Phần bìa sở SỞ ĐĂNG KÝ CƠNG VĂN CƠNG VĂN ĐẾN Quyển số:……… Sở, Ban, Ngành, Các huyện Năm 2010 Phần nội dung bên Ngày tháng VB đến Số đến Nơi gửi Số ký hiệu văn văn bản Ngày 1029 Sở kế 12/04/2010 hoạch và đầu tư 445/KHĐT - XTĐT Ngày tháng văn Người ký nhận văn 09/04/ Ô Tề 2010 Tên loại, trích yếu nội dung Ký Ghi nhận chu văn V/v thông báo lịch kiểm tra các dự án và tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển KTXH quý Mẫu sổ đăng ký văn bản đến UBND huyện Lương Sơn 33 | Phụ lục 07 Tiếp nhận văn bản đến Làm thủ tục tiếp nhận: Kiểm tra bì, phân loại, bóc bì, kiểm tra thể thức ghi số ngày tháng, đăng ký văn bản đến Trình Chánh văn phòng phân phối giải quyết Ghi đơn vị nhận, chuyển các đơn vị giải quyết Các đơn vị phân phối giải quyết văn bản Cán bộ được giao giải quyết, lập hồ sơ công Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản Sơ đồ quy trình xử lý công văn đến của UBND huyện Lương Sơn 34 | ... công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn 7| Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND. .. thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn như: sự chỉ đạo của UBND đối với công tác quản lý văn bản đến, các loại văn bản đến, 25 |... hình quản lý văn bản đến và nội dung quản lý văn bản đến chính là sở giúp đề những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện

Ngày đăng: 12/05/2019, 22:56

Xem thêm: Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn, MỘT SỐ VẤN ĐỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN, THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN, MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn

Thông tin tài liệu

Từ khóa liên quan

Mục lục

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

3. Mục tiêu nghiên cứu

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5. Phương pháp nghiên cứu

6. Đóng góp

7. Bố cục đề tài

Chương 1

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN

1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

1.1.1. Một số khái niệm

1.1.2. Nội dung công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

1.1.3. Tầm quan trọng của quản lý và giải quyết văn bản đến

1.2. Khái quát về UBND huyện Lương Sơn

1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Lương Sơn

1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lương Sơn

* Tiểu kết

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN

2.1. Sự chỉ đạo của UBND huyện Lương Sơn đối với công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

2.2. Các loại văn bản đến

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan