BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA - - BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHỊNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NẬM PỒ Họ tên sinh viên: Giàng A Dè Lớp: KH15 QLC Niên khóa: 2014 – 2018 Thời gian thực tập : Từ ngày 18/12/2017 đến ngày 09/02/2018 Địa điểm thực tập: Văn phòng HĐND & UBND huyện Nậm Pồ Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Vân Hương Hà Nội 2018 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian 08 tuần thực tập Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND) Ủy ban nhân dân ( UBND) huyện Nậm Pồ , hướng dẫn quý báu tận tình thầy, cơ, quan, gia đình bạn bè em hồn thành báo cáo thực tập Có thành cơng cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành đến quý quan - Ủy ban nhân dân huyện Nậm Pồ mà cụ thể Văn phòng HĐND- UBND huyện, tiếp nhận tạo điều kiện để em trực tiếp tham gia kiến tập quan Em xin cảm ơn anh Vũ Văn Cơng Chánh văn phòng HĐND UBND huyện giúp em thu thập tài liệu quý báu cần thiết cho báo cáo Xin cảm ơn anh Bùi Đức Ba, chị Vàng Thị Trừ thuộc tổ Văn thư Văn phòng, chị Trần Thị Yến phó chủ tịch HCTĐ, 08 tuần thực tập tận tình dẫn tạo điều kiện cho em trực tiếp trải nghiệm công việc Văn phòng Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Nguyễn Thị Vân Hương Trưởng đồn kiến tập có hướng dẫn chi tiết, tận tình giúp em có đầy đủ thơng tin điều kiện cần thiết cho tập Cảm ơn cô giúp đỡ chỉnh sửa cung cấp mẫu báo cáo thực tập chi tiết cho em Cuối cùng, em xin dành lời biết ơn sâu sắc đến gia đình: bố, mẹ, anh trai người ln bên cạnh chăm sóc, động viên em để em hồn thành nhiệm vụ thực tập báo cáo Một lần em xin chân thành cảm ơn kính chúc sức khỏe, bình an đến tất q quan, thầy cơ, gia đình bạn bè DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nội dung HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VP Văn Phòng QLNN Quản lý nhà nước CNTT Công nghệ thông tin QLHCNN Quản lý hành nhà nước HCTĐ Hội chữ thập đỏ MỤC LỤC MỞ ĐẦU PHẦN TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ TIẾN TRÌNH THỰC TẬP Tiến trình thực tập 1.1 Địa điểm thực tập 1.2 Thời gian thực tập 1.3 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 1.4 Nhật ký thực tập 10 Tổng quan đơn vị thực tập 13 2.1 Giới thiệu chung huyện Nậm Pồ 13 2.2 Giới thiệu UBND Văn phòng HĐND – UBND huyện Nậm Pồ 14 2.2.1 Ủy ban nhân dân huyện Nậm Pồ 14 2.2.2 Văn phòng HĐND UBND huyện Nậm Pồ 16 PHẦN NỘI DUNG NGHIÊN CỨU CHUYÊN ĐỀ “ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHỊNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NẬM PỒ, TỈNH ĐIỆN BIÊN” 20 Cơ sở lí luận 20 1.1 Khái niệm 20 1.2 Những yêu cầu chung quản lý văn 21 1.3 Quy trình quản lý văn quan hành nhà nước 21 1.3.1 Quy trình quản lý văn đến 21 1.3.2 Quy trình quản lý văn 24 1.3.3 Lưu trữ văn 26 Thực trạng công tác quản lý văn VP HĐND – UBND huyện Nậm Pồ năm 2016 Năm 2017 28 2.1 Một số kết 28 2.1.1 Quản lý văn 28 2.1.2 Quản lý văn đến: 28 2.1.3 Công tác lập hồ sơ lưu trữ, bố trí kho lưu trữ: 29 2.2 Đánh giá, nhận xét 29 2.2.1 Những ưu điểm 29 2.2.2 Những tồn tại, hạn chế 30 Giải pháp 31 Kiến nghị 32 4.1 Về phía nhà trường 32 4.2 Về phía quan thực tập 33 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 MỞ ĐẦU Quản lý văn cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan đơn vị lĩnh vực Quản lý hành Nhà nước Trong quan, đơn vị, công tác quản lý văn lưu trữ ln quan tâm cơng tác đảm bảo hoạt động Quản lý hành thơng qua văn tài liệu Ngày nay, với phát triển khoa học cơng nghệ, hành có phát triển phù hợp Với vai trò quan trọng công tắc quản lý lưu trữ văn hoạt động quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ trương, sách phù hợp nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “ học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế ” nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết học vào vận dụng thực tế Học viện hành Quốc gia tạo điều kiện cho sinh viên khóa 15 ( niên khóa 2014 – 2018 ) thực tập quan thuộc đơn vị hành nghiệp Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo HĐND – UBND huyện Nậm Pồ, em tiếp nhận thực tập văn phòng HĐND – UBND huyện Nậm Pồ kể từ ngày 18/12/2017 đến ngày 09/02/2018 Trong khoảng thời gian thực tập này, hướng dẫn tận tình, quan tâm lãnh đạo chuyên viên văn phòng, đặc biệt Anh Vũ Văn Cơng chánh văn phòng UBND huyện Nậm Pồ tạo điều kiện để em có thêm kinh nghiệm tiếp xúc với thực tế công việc , củng cố thêm kiến thức thiếu nâng cao trình độ Bản thân em cố gắng để rèn luyện thân, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn tận tình cán văn phòng Là cán văn phòng tương lai, nhận thức rõ tầm quan trọng công tác quản lý lưu trữ văn đối vói phát triển đất nước em thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ trẻ chúng em lớn Với báo cáo em xin trình bày cụ thể nội dung nghiệp văn thư “ Công tác quản lý văn văn phòng HĐND UBND huyện Nậm Pồ, tỉnh Điện Biên ” Trong báo cáo mình, em đưa nhìn tổng qt Văn phòng HĐND- UBND với nội dung theo yêu cầu Ngoài em trọng nhấn mạnh vào phần kết chun mơn mà Văn phòng thực trước thời gian em trực tiếp tham gia kiến tập Nội dung cho thấy tình hình thực tế hoạt động Văn phòng HĐND – UBND hyện Nậm Pồ Một điểm đáng lưu ý báo cáo phần đánh giá kết hoạt động tổ Văn thư thuộc Văn phòng HĐND – UBND em trực tiếp trải nghiệm Tuy nhiên góc độ tiếp cận em khơng thể tránh thiếu xót, kính mong q thầy, xem xét góp ý để em hồn thiện viết PHẦN TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ TIẾN TRÌNH THỰC TẬP Tiến trình thực tập 1.1 Địa điểm thực tập Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Nậm Pồ, tỉnh Điện Biên 1.2 Thời gian thực tập Từ ngày 18/12/2017 đến ngày 09/02/2018 Sáng từ 7h – 11h Chiều từ 13h30 – 17h 1.3 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Hệ thống hóa sở lý luận cơng tác quản lý văn quan hành nhà nước nói chung, UBND huyện Nậm Pồ nói riêng Khảo sát thực tiễn công tác quản lý văn văn phòng HĐND – UBND huyện Nậm Pồ, phân tích kết đạt được, mặt tồn bất cập; nội dung cần hồn thiện công tác quản lý văn Từ kết khảo sát thực tế, vận dụng sở khoa học quản lý văn Văn phòng HĐND – UBND huyện Nậm Pồ để đưa số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quản lý văn cho Văn phòng phục vụ cơng tác quản lý, điều hành giai đoạn Sinh viên thực tập, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm làm quen với lĩnh vực công tác chuyên môn đơn vị thực tập để sau tốt nghiệp, làm sinh viêncó thể bắt nhịp vào công việc giao Vận dụng kiến thức học trường để áp dụng vào trình xử lý, quản lý công việc đơn vị thực tập 1.4 Nhật ký thực tập Tuần Nội dung thực Kết đạt Chưa đạt Tuần 1: Từ Gặp chánh văn Nhận vị trí chuyên viên ngày 18/12/ - phòng nhận nhiện phận văn thư 22/12/2017 vụ vị trí thực tập Gặp cơng chức hướng dẫn anh Bùi Đức Ba Nghiêm cứu tài liệu, đọc báo cáo tổng kết năm hoạt động văn phòng Tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ văn phòng Xây dựng cơng Tham khảo ý kiến cán việc thực tập cá văn phòng cơng việc thực Việc nhân Tuần 2: Từ ngày 25/12 đến 29/12/2017 tập Hỗ trợ phận văn Thực công việc theo thư thực hướng dẫn anh chị công việc chuyên Biết cách xử lý công việc môn văn phòng ứng dụng kiến thức học vào thực tiễn thực thao tác chậm Tuần 3: Từ Dự hội nghị tổng Trực tiếp tiết nhận, phát báo cáo, Vào sổ ngày kết Hội chữ thập đỏ yêu cầu ký xác nhận công 01/01/2018 huyện đến Thực công Vào sổ 400 số lúc 05/01/2018 việc văn thư cán đến dự định, 50 loại văn khác văn đôi bị Nghiêm cứu tài liệu Tham khảo ý kiến anh nhầm chọn tên đề tài chị chủ đề báo cáo thực số tập 10 - Xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; - Phân văn đến cho đơn vị cá nhân giải - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 1.3.2 Quy trình quản lý văn Bước 1: kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiển tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản, phát có sai sót, kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Sau văn kiểm tra đảm bảo yêu cầu thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày nhân viên văn thư thực ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm văn Việc đánh số văn hành thực theo quy định điểm b khoản mục II thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Văn hoàn chỉnh ghi số, tùy theo yêu cầu mà cần phải nhân cho trình giải công việc Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Việc nhân Mật thực theo quy định khoản điều nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Bước 2: Đóng dấu quan mức độ mật, khẩn ( có ) Đóng dấu quan: việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản điều 26 nghị định số 110/2004/NĐ-CP phủ ngày 08 tháng 04 năm 2004 phủ cơng tác văn thư Đóng dấu độ khẩn, mật: việc đóng dấu độ khẩn văn thực theo quy định điểm a khoản 10 mục II thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Việc đóng dấu độ mật, tài liệu thu hồi văn thực theo quy định điểm k khoản mục III thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bước 3: Đăng ký văn Nhân viên văn thư phải vào sổ tất loại công văn gửi Mẫu sổ đăng ký cơng văn trình bày: 24 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc Cơ quan: Năm: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ số đến số Từ ngày: / / đến ngày: / / Quyển số: Phần đăng ký văn đi: Ngày tháng năm Số, ký Trích hiệu yếu (1) (2) (3) Người ký Bản Bản (4) (5) Số trang Số Nơi nhận Lưu hồ sơ Ghi (6) (7) (8) (9) (10) Theo phụ lục VII số đăng ký văn đi” ( kèm theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 cục văn thư lưu trữ nhà nước ) Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự trang bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “ sổ đăng ký văn đi” Đăng ký văn đi: phần đăng ký văn trình bày khổ giấy A3 ( 420mm x 279mm) bao gồm cột theo mẫu sau: 25 Số, ký Ngày hiệu văn tháng năm văn (1) (2) Tên loại Người trích ký yếu nội dung văn (3) (4) Nơi nhận văn (5) Đơn vị, Số người lượng nhận văn lưu (6) (7) Ghi (8) Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn chỉnh thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Bước 5: Lưu văn Mỗi văn phải lưu 02 chính, lưu văn thư quan lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký Đặc biệt việc lưu văn văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký Đặc biệt việc lưu giữ, bảo vệ bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bí mật nhà nước Có thể thấy văn quan nói chung, văn phòng nói riêng sở pháp lý quan trọng, thông tin phản ánh trách nhiệm, nhiệm vụ mà quan quan tâm, giải Việc quản lý văn góp phần đảm bảo thơng tin cho quản lý, cho định biểu hiệu giải công việc cụ thể quan Do cần phải quan tâm công tác quản lý văn nâng cao hiệu định hành 1.3.3 Lưu trữ văn a Căn pháp lý Công tác lưu trữ thực theo Luật Lưu Trữ số 01/2011/QH13 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Nghị định phủ quy định chi tiết thi hành số điều pháp lệnh lưu trữ QUốc gia ban hành ngày 08/04/2006 b Thời gian lưu trữ Đối với tài liêu hồ sơ liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ, tiền lương: lưu tạm thời 26 Đối với hồ sơ mua sắm trang thiết bị tài sản: Lưu đến hết thời hạn khấu hao tài sản Đối với hồ sơ địa điểm: Lưu tạm thời, đến hết thời hạn phê duyệt định phê duyệt địa điểm Đối với hồ sơ chứng quy hoạch: Lưu tạm thời Đối với hồ sơ quy hoạch, cấp phép xây dựng: Lưu lâu dài Đối với hồ thiết kế sở; thiết kế kỹ thuật dự toán, tổng dự án; giám định chất lượng cơng trình xây dựng; cấp chứng hành nghề: Lưu lâu dài Đối với hồ sơ xử lý đơn khiếu nại tố cáo báo cáo công tác Thanh tra tháng, quý, năm lưu lâu dài Đối với hồ sơ cấp phép thầu xây dựng cho nhà thầu nước ngồi đăng ký văn phòng điều hành cho nhà thầu nước tham gia hoạt động xây dựng Nậm Pồ tài liệu vật liệu xây dựng; quản lý phát triển nhà ở; quản lý công sở, trụ sở làm việc: lưu lâu dài Đối với tài liệu quy hoạch phát triển chuyên nghành xây dựng, tài liệu xây dựng đơn giá: Lưu lâu dài Đối với báo cáo giao ban tháng: Lưu tạm thời, hết năm lưu báo cáo tổng hợp năm Đối với công văn quan: Lưu lâu dài Đối với tài liệu kế toán: Lưu theo luật kế toán c Định kỳ chuyển giao tài liệu, hồ sơ Đối với tài liệu hồ sơ văn bản: Sau 06 tháng ( đầu tháng 01 07 năm ) phòng chuyể giao tài liệu hồ sơ kết thúc tập hợp đầy đủ, xếp quy định hướng dẫn vào kho lưu trữ quan Khi giao nhận phải có biến giao nhận với phận lưu trữ quan Đối với liệu máy vi tính định kỳ tháng( tuần đầu tháng 01, 04, 07 10 năm) phòng thuộc quan có trách nhiệm lưu liệu sang thiết bị lưu trữ khác để gửi kho lưu trữ quan Khi nhận phải có biên nhận với phận văn thư lưu trữ 27 Thực trạng công tác quản lý văn VP HĐND – UBND huyện Nậm Pồ năm 2016 Năm 2017 2.1 Một số kết Căn vào báo cáo tổng kết Cơng tác Văn thư - Lưu trữ năm 2017 Phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm năm 2018 Công tác quản lý văn VP HĐNDUBND huyện đạt kết cụ thể 2.1.1 Quản lý văn Tính từ ngày 02/01/2017 đến ngày 29/12/2017, phát hành hành 7.410 văn HĐND, UBND huyện, cụ thể sau: - Văn UBND huyện Loại văn Cơng văn, Kế hoạch, Tờ trình, Chương trình Báo cáo Quyết định Giấy mời Văn Văn phòng Sao lục Chỉ thị Công điện Thông báo Giấy phép Tổng: Số lượng 1357 385 3770 90 100 10 77 10 5806 Văn Thường trực HĐND huyện năm 2017 (từ 02/01/2017 29/12/2017): Loại văn Văn thông thường Nghị QPPL Nghị Quyết định Tổng: Số lượng 110 11 106 15 242 2.1.2 Quản lý văn đến Tính từ ngày 02/01/2017 đến ngày 29/12/2017 tiếp nhận 5.478 văn loại, toàn văn đến HĐND, UBND huyện quét lên hệ thông mạng QLVB, Hồ sơ công việc gốc lưu đầy đủ Văn phòng, cụ thể: 28 Cơ quan ban hành VB Chính phủ Bộ Ngành Văn HĐND UBND Tỉnh Văn sở, nghành tỉnh Các phòng ban, xã thuộc huyện Tổng: Số lượng 03 1359 2590 1554 5506 2.1.3 Cơng tác lập hồ sơ lưu trữ, bố trí kho lưu trữ - Kho lưu trữ bố trí tạm thời Văn phòng HĐND-UBND huyện; với diện tích khoảng 20m3 Trong kho bố trí trang thiết bị bảo quản tài liệu như: máy điều hòa, bình chữa cháy, kệ giá…Tổng số mét giá tài liệu bảo quản kho Lưu trữ Lịch sử tỉnh khoảng 08m3 Kho Lưu trữ huyện bố trí tạm thời, diện tích chật hẹp, trang thiết bị bảo quản sơ sài - Các phòng, ban, xã chưa thực công tác thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ riêng Các Phòng, Ban, đơn vị chưa thật quan tâm đến công tác lưu trữ, chưa đạo tiến hành việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cấp theo quy định, dẫn đến tình trạng tài liệu bị phân tán, bó gói, có nguy xuống cấp, hư hỏng lớn - Cơng tác phối hợp Phòng Nội vụ với Văn phòng HĐND UBND huyện cơng tác quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện trì 2.2 Đánh giá, nhận xét 2.2.1 Những ưu điểm Trong năm 2017, công tác quản lý văn VP HĐND – UBND huyện có chuyển biến tích cực: - Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ văn Nhà nước Văn thư - Lưu trữ thực kịp thời - Tổ chức công tác cán phụ trách, kiêm nhiệm công tác Văn thư - Lưu trữ các quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện quan tâm bố trí CCVC làm văn thư, lưu trữ - Trình độ cơng chức, viên chức làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ quan, đơn vị 29 - Việc ứng dụng phủ điện tử vào cơng tác quản lý văn trọng, quan tâm bước đầu triển khai - Công tác tập huấn nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ cho công chức, viên chức UBND huyện trọng; luân phiên trưng tập cơng chức, viên chức xã Văn phòng huyện để học làm việc Nhận thức vị trí, vai trò tầm quan trọng cơng tác Văn thư - Lưu trữ nâng cao, góp phần phục vụ kịp thời cho công tác đạo, điều hành thực thi công vụ quan, đơn vị - Công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ quan đạo thường xuyên quan, tổ chức thực tương đối tốt - Các hoạt động nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ tổ chức thực tương đối nề nếp, ổn định - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ Đặc biệt đầu tư xây dựng phòng kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu trang thiết bị phòng chống cháy, nổ 2.2.2 Những tồn tại, hạn chế Bên cạnh ưu điểm đạt được, trình triển khai thực nhiệm vụ cơng tác Văn thư - Lưu trữ số tồn tại, hạn chế sau: - Nhận thức số cán bộ, công chức công tác Văn thư - Lưu trữ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ Văn thư - Lưu trữ số đơn vị, địa phương chưa quan tâm trọng mức - Đội ngũ nhân làm cơng tác văn thư lưu trữ trình độ chuyên môn trung cấp cao đẳng nhiều, trình độ đại học đại học - Phòng làm việc nhỏ, chật hẹp, loại máy photo hoạt động hiệu quả, thường xuyên bị hỏng hóc ảnh hưởng đến tiến độ cơng việc, hệ thống mạng máy tính hoạt động yếu nhiều lúc khó khăn việc truy cập liệu - Một số văn chưa thể thức văn theo quy định thơng tư 01/2011/TT-BNV - Tình trạng tài liệu tồn đọng chưa phân loại, chỉnh lý phổ biến quan chưa có kinh phí cho cơng tác chỉnh lý nên gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng 30 - Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu chưa quan tâm thực Nhiều Phòng, Ban UBND xã chưa xây dựng kế hoạch tổ chức thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; chưa tiến hành chỉnh lý xác định giá trị tài liệu lưu trữ Tình trạng tài liệu lưu trữ bó gói, tích đống Phòng, Ban UBND xã nhiều, nguy tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, xuống cấp ngày cao; số tài liệu không bảo vệ, bảo quản, bị mối, mọt, ẩm mốc - Kho Lưu trữ huyện đầu tư xây dựng tạm thời Văn phòng, chưa đủ diện tích tiêu chuẩn, bố trí tạm thời tận dụng diện tích chật hẹp quan, phòng làm việc, trang thiết bị bảo quản tài liệu chưa có, khơng đảm bảo quy định Nhà nước bố trí kho lưu trữ, dẫn đến cơng tác thu thập, bảo vệ tài liệu gặp nhiều khó khăn Nhiều tài liệu bị muối ăn, ẩm mốc, - Nguồn kinh phí dành cho cơng tác Văn thư - Lưu trữ hạn chế, chưa quan tâm phân bổ dự toán ngân sách năm, khơng thể đảm bảo cho việc triển khai hoạt động văn thư, lưu trữ, hoạt động lưu trữ Giải pháp Để phát huy ưu điểm, khắc phục tồn hạn chế thời gian tới Văn phòng HĐND&UBND huyện Nậm Pồ, tỉnh Điện Biên cần phải thực tốt giải pháp sau: Làm tốt công tác giáo dục trị tư tưởng cho cán cơng chức, phát huy vai trò trách nhiệm, tính chủ động sáng tạo cán bộ, viên chức thực thi công vụ; Bám sát Nghị BCH Đảng bộ, HĐND huyện, kế hoạch công tác UBND huyện, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác phù hợp với chức nhiệm vụ Văn phòng; Cần có phân cơng rõ nhiệm vụ, quyền hạn cán bộ, công chức việc ban hành, tiếp nhận xử lý văn đến – Quan tâm, tạo điều kiện đầy đủ sở vật chất, thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động công chức, viên chức; Tiếp tục ban hành văn hướng dẫn nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn để tránh tình trạng ban hành sai thể thức nội dung văn 31 Thường xuyên tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn phòng nói chung phận văn thư nói riêng Cử học để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ giải công việc Ứng dụng công nghệ thông tin việc thực công việc, cán văn thư đào tạo không giỏi chuyên môn, nghiệp vụ mà người sử dụng thành thạo phần mền công tác quản lý văn Cần trọng đầu tư sở vật chất phục vụ công tác quản lý văn Kiến nghị 4.1 Về phía nhà trường Thật vinh dự em sinh viên trường Học viện hành Quốc Gia Khơng mà bốn năm ngồi giảng đường em thầy cô trang bị kiến thức bản, kỹ cần thiết kiến thức chuyên nghành đầy đủ Thực quy chế đào tạo nhà trường cuối năm thứ chúng em phải tham gia khóa thực tập sau năm học đại học Trong thời gian tuần thực tập tốt nghiệp VP HĐND – UBND huyện Nậm Pồ, tỉnh Điện Biên em có gặp số vấn đề bất cập em xin kiến nghị phía nhà trường sau: Thứ nhất: Kiến thức chúng em học ghế nhà trường phần lớn lý thuyết thực hành có Nhiều môn học chúng em trang bị kiến thức đầy đủ vào thực tập chúng em lại gặp khó khăn Ví dụ 1: Mơn kỹ thuật xây văn môn quan trọng nhiên điểm em thấy không hợp lý chúng em thi lại thi viết giấy Em nghĩ nên tách lý thuyết thực hành thi riêng thay thi chung viết giấy Vì thực hành viết giấy điểm cao chúng em thực tập chúng em đánh văn máy tính lúc khác hẳn đòi hỏi xác câu, cỡ chữ, phong chữ, dãn dòng Ví dụ 2: Mơn hành Văn phòng môn trang bị nhiều kiến thức cần thiết cơng tác văn phòng Ở mơn chúng em học cách xử sự, cách đóng dấu lại khơng thực hành đóng dấu trực tiếp giấy nên thực tập, quan cho đóng dấu chúng em nhiều lúng túng từ họ đánh giá nhìn nhận khơng tốt phía nhà trường Thứ hai: Kỹ yêu cầu cần thiết chúng em Do em mong q trình giảng dạy thầy nên tăng số tiết thuyết trình lớp hạn chế chia theo nhóm đơng thuyết trình Thay chia chủ đề cho nhóm từ 5-10 người em nghĩ nên chia chủ đề thành nhiều chủ đề nhỏ cho nhóm 32 từ 1-2 người để đảm bảo học viên lên bảng thuyết trình từ tạo tự tin giao tiếp Tránh trường hợp sinh viên học giỏi kỹ khơng có Thứ ba: Kiến tập giúp sinh viên có nhìn nhận thực tế hoạt động quan hành nhà nước cách khách quan tảng, đệm để sinh viên không bỡ ngỡ bước chân vào trình thực tập Em cảm thấy thời gian kiến tập tuần ngắn em nghĩ cần phải tăng số ngày kiến tập từ tuần lên 3-4 tuần, để sinh viên có nhìn đầy đủ Để từ q trình thực tập khơng phải gặp nhiều khó khăn Trên kiến nghị theo ý kiến cá nhân em phía nhà trường mong nhận đóng góp ý kiến 4.2 Về phía quan thực tập Để hướng tới xây dựng UBND đại, theo kịp chủ trương CNH-HĐH đất nước, qua q trình cơng tác văn thư – lưu trữ Văn phòng HĐND-UBND huyện Nậm Pồ, ý nghĩa quan trọng nhằm đảm bảo cung cấp nguồn thông tin phục vụ công tác ngày cho lãnh đạo, cán chuyên mơn Đề giải số vấn đề tồn tại: Sau số kiến nghị em phía quan thực tập nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn UBND huyện Nậm Pồ đợt thực tập - Về sở vật chất, sở hạ tầng, trang thiết bị + Để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác quản lý giải văn việc đầu tư sở vật chất cần thiết + Hệ thống máy in, máy photo cần phải đầu tư thêm, nhiều máy hay lỗi, ảnh hưởng đến tiến trình giải văn Cần đầu tư xây dựng kho lưu trữ tài liệu mở rộng, đại theo tiêu chuẩn quy định Trang bị phương tiện quan trọng để bảo vệ tài liệu + UBND huyện thành lập mà số lượng văn lĩnh vực phát triển lớn việc trang bị phương tiện phòng cháy chứa cháy, máy hút ẩm, giá, hộp, kệ, bìa đựng hồ sơ tài liệu, để tài liệu bảo quản lâu dài Thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, thực nghiêm chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu - Tuyên truyền nâng cao nhận thức cán bộ, công nhân viên 33 + Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm giúp thủ trưởng quan, đơn vị cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn nhân viên văn thư nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư thực quy định nhà nước + Triển khai văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn văn khác có liên quan đến cơng tác văn thư: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ông tác văn thư Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định thể thức văn quan hành nhà nước, THơng tư số Số: 07/2012/TT-BNV v ề Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 + Thường xuyên phổ biến cập nhật quy định nhà nước công văn, giấy tờ nghư kiến thức khác có liên quan đến nhiện vụ cơng tác văn phòng cho cán nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm hơn, có lực cao cơng việc - Nhân + Nhân vấn đề quan trọng, định đến việc giải văn có thời hạn hay khơng Do việc bố trí nhân hợp lý phù hợp với lực, trình độ việc cần thiết + Nhân viên văn thư cần phải cử đào tạo thêm để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Cần mở lớp tập huấn mời cán văn thư tuyến tỉnh xuống để cán văn thư tuyến huyện, xã học hỏi + Khuyến khích tinh thần tự học tập nâng cao trình độ lực chỗ cán văn thư Cần có chế độ phụ cấp trách nhiệm cho phận văn thư + Nâng cao nhận thức cán văn thư cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước - Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn + Trong thời điển nay, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư cần thiết, khâu nghiệp vụ văn thư dựa vào trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiện thời gian, công sức đặc biệt hạn chế nạn quan liêu giấy tờ + Để đáp ứng yêu cầu UBND huyện Nậm Pồ cần cử cán văn thư học lớp tin học để nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, phải đào tạo sử dụng thành thạo phần mềm công tác quản lý văn 34 KẾT LUẬN Trong thời đại ngày thông tin xem quyền lực thứ quyền Lập pháp – Hành pháp – tư pháp Bởi vậy, quan, tổ chức cần có văn để đạo, điều hành cơng việc Vì vậy, khơng có phủ nhận ý nghĩa, tầm quan trọng cơng tác quản lý văn Trong q trình thực tập VP HĐND –UBND huyện Nậm Pồ, quan sát trực tiếp tham gia giải cơng việc phòng, kiến thức thu từ thực tế lớn bổ ích cho cơng tác sau em Điều quan trọng em trải nghiệm công việc hàng ngày mà quan nhà nước phải làm Đối với đề tài báo cáo thân em, khoảng thời gian bổ ích để em so sánh, đối chiếu kiến thức lý luận thực tiễn Đi sâu vào tìm hiểu đề tài kết hợp với việc quan sát thực tiễn hoạt động chuyển giao văn đến văn UBND huyện vận dụng kiến thức kỹ mà thân tiếp thu ngồi ghế nhà trường qua thấy thực tế lý luận định Đối với trình thực tập, thời gian tuần thực tập thực cần thiết chưa phải đủ để em trải nghiệm hết kiến thức mà học Tuy nhiên, 08 tuần thực tập văn phòng HĐND – UBND huyện Nậm Pồ thực khoảng thời gian quý báu có ý nghĩa lớn thân em nói riêng sinh viên cuối khóa nói chung Em xin chân thành gửi lời cản ơn VP HĐND – UBND huyện Nậm Pồ, anh chị tiếp nhận nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ em q trình thực tâp, em xin cảm ơn đồn thực tập, đặc biệt TS Nguyễn Thị Vân Hương tận tình bảo dõi theo em q trình hồn thành cáo cáo thực tập Em xin hứa với hướng dẫn bảo tận tình Cơ em phấn đấu, cố gắng nỗ lực để trở thành công chức gương mẫu tương lai 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ nội vụ ( 2011 ), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Hà Nội Bộ Nội vụ ( 2012 ), Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, Hà Nội Bộ Nội vụ ( 2013 ), Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, Hà Nội Chính phủ ( 2010 ), Nghị định số 110/2010/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ quy định cơng tác văn thư, Hà Nội Chính phủ ( 2010 ), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày tháng năm 2010 phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2010/NĐCP ngày tháng năm 2004 Chính phủ quy định cơng tác văn thư, Hà Nội Chính phủ ( 2013 ), Nghị định 01/2013/NĐCP ngày 31/01/2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ, Hà Nội Chính phủ ( 2014), Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/05/2014 phủ quy định tổ chức quan chuyên môn Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Hà Nội Luật tổ chức quyền địa phương năm 2015, Hà Nội Luật lưu trữ 2011, Hà Nội 10 Báo cáo tổng kết kết Công tác Văn thư - Lưu trữ năm 2017 Phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm năm 2018 huyện Nậm Pồ 11 Quyết định số 373/2013/QĐ-UBND ngày 06/6/2013 UBND tỉnh Điện Biên việc thành lập quan chuyên môn thuộc UBND huyện Nậm Pồ 36 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày……tháng … năm 2017 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên: Giàng A Dè Lớp: KH15QLC1 Niên khóa: 2014 – 2018 Thời gian thực tập : 18/12/2017 đến 09/02/2018 Địa điểm thực tập : Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Nậm Pồ, Tỉnh Điện Biên Kết thúc 08 tuần thực tập, giảng viên hướng dẫn có nhận xét sinh viên Giàng A Dè trình thực tập sau: Về chấp hành kỉ luật, nội quy ý thức, thái độ: ……………………………………………………………………………………… ………… Về kết kiến tập nội dung báo cáo: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Đánh giá chung (theo thang điểm 10): ……… Xếp loại: ……………… GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN TS Nguyễn Thị Vân Hương 37 38 ... TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ TIẾN TRÌNH THỰC TẬP Tiến trình thực tập 1.1 Đ a điểm thực tập Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Nậm Pồ, tỉnh Điện Biên 1.2 Thời gian thực tập Từ... PHẦN TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ TIẾN TRÌNH THỰC TẬP Tiến trình thực tập 1.1 Đ a điểm thực tập 1.2 Thời gian thực tập 1.3 Mục đích... – 26/01/2018 Thực viết báo cáo thực tập tết cho người nghèo năm 2018 chăm lo + Bắt đầu viết báo cáo phần khái quát chung quan thực tập Theo mẫu báo cáo cô gửi + Xin báo cáo tổng kết năm hoạt động