Người thực hiện: Phạm Văn Minh SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Chức vụ : Cán SKKN: KÊ, Thống hợptác liệu Excell sử dụng fileEXCEL "Emis.xla" THỐNG TỔNG HỢP DỮGD&ĐT LIỆU Đơnkê, vịtổng cơng : Phòng Lương TàiSỬ DỤNG FILE "EMIS.XLA" SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" MỤC LỤC Nội dung Phần I Mở đầu Lý chọn sáng kiến kinh nghiệm Mục đích nghiên cứu sáng kiến kinh nghiệm Phương pháp nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Điểm sáng kiến kinh nghiệm Phần II: Nội dung Chương 1: Cơ sở khoa học sáng kiến 1.1 Cơ sở lý luận: 1.2 Cơ sở thực tiễn Chương 2: Thực trạng mà vấn đề sáng kiến đề cập đến 2.1 Thuận lợi 2.2 Khó khăn Chương 3: Những giải pháp (biện pháp) mang tính khả thi Chương 4: Kiểm chứng giải pháp triển khai sáng kiến 4.1 Hướng dẫn cài đặt sử dụng file Emis.xla vào thống kê số liệu Trang 3 9 10 10 10 11 11 11 12 12 13 13 4.1.1 Cài đặt 13 4.1.2 Thực tính tổng 15 4.2 Hiệu sáng kiến 16 Phần III Kết luận 17 Tài liệu tham khảo 18 SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" PHẦN I: MỞ ĐẦU Lý chọn sáng kiến kinh nghiệm Việc thống kê tổng hợp số liệu bảng tính Excell quan Phòng Giáo dục & Đào tạo, đơn vị trường học số quan thường xuyên phải tổng hợp số liệu từ cấp, ban ngành, đoàn thể đơn vị trực thuộc cơng việc phức tạp đòi hỏi người làm thống kê phải có kỹ thuật sử dụng máy tính lực sử dụng Excell Đối với Phòng GD&ĐT Lương Tài, thường xuyên phải tổng hợp số liệu, thông tin từ 51 đơn vị trường học đơn giản, nhiều thời điểm số liệu phải tổng hợp thời gian ngắn, báo cáo khẩn, cần độ xác cao Đối với thống kê số biểu mẫu đơn giản (Biểu mẫu dòng, cột, ) tương đối đơn giản Đối với loại biểu mẫu ta sử dụng liên kết thơng thường bảng tính lập cơng thức Sheet, file cộng thông thường Excell Đối với số biểu mẫu phức tạp việc sử dụng liên kết thơng thường bảng tính Excell lập cơng thức Sheet, File cộng thông thường Excell khơng khả thi bảng tính Excell có 256 cột, 65536 dòng Khi đó, việc thực tổng hợp gặp khó khăn sau: + Nếu số cột biểu mẫu nhiều: Số cột bảng tính Excell khơng đủ; trường hợp đủ việc thiết lập công thức tính tổng khó khăn, dễ nhầm lẫn + Nếu số dòng biểu mẫu lớn: Việc liên kết cơng thức để tính tổng khó để kiểm sốt độ xác, nhiều thời gian; Khi nhập số liệu gặp không khó khăn tìm đơn vị đặt tên để SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" nhập (Huyện Lương Tài có 51 đơn vị trường học từ cấp học mầm non đến THCS) Qua thời gian lãnh đạo Phòng GD&ĐT phân công phụ trách công tác thống kê, tổng hợp quan khơng lần tơi gặp phải khó khăn tổng hợp số liệu từ đơn vị trường học Tơi ln trăn trở để tìm phương pháp thuận tiện cơng việc mình, kịp với yêu cầu cấp giao cho công tác thống kê, tổng hợp xây dựng báo cáo đảm bảo tiến độ thời gian Để thuận tiện cơng việc hỗ trợ số phận khác trình tổng hợp số liệu Excell sâu vào nghiên cứu, phát triển viết nên sáng kiến kinh nghiệm "Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file Emis.xla" SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" (Một ví dụ biểu mẫu thống kê năm học bậc mầm non) SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" (Một ví dụ biểu mẫu thống kê năm học bậc tiểu học) Mục đích nghiên cứu sáng kiến kinh nghiệm Phát triển công cụ EMIS.XLA (Đây công cụ để tổng hợp số liệu từ Hồ sơ trường huyện báo cáo Sở GD&ĐT, Sở GD&ĐT báo cáo Bộ GD&ĐT Dự án Srem Ủy ban Châu Âu tài trợ) để áp dụng vào biểu mẫu thống kê phức tạp khác SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" (Một vài ví dụ biểu hồ sơ trường) Vận dụng công cụ EMIS.XLA phát triển được, cài đặt máy tính ứng dụng vào biểu mẫu thống kê để tổng hợp số liệu cách nhanh chóng Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu tài liệu liên quan đến sở lý luận thực trạng công tác thống kê, tổng hợp; tài liệu liên quan đến Excell Nghiên cứu thực tiễn trực tiếp "Hồ sơ trường" Dự án Srem Ủy ban Châu Âu tài trợ (Các kỳ đầu năm, năm cuối năm học); trực tiếp Excell; trực tiếp số biểu mẫu thống kê quy định ngành Nghiên cứu cách cải tiến công cụ phù hợp với yêu cầu công việc SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" Phạm vi nghiên cứu "Hồ sơ trường" Dự án Srem Ủy ban Châu Âu tài trợ (Các kỳ đầu năm, năm cuối năm học) Một số nghiệp vụ liên quan đến Excell; biểu mẫu thống kê theo yêu cầu ngành Nghiên cứu xoay quanh công cụ Emis.xla, cài đặt thực hành nhiều biểu mẫu khác Điểm sáng kiến kinh nghiệm Cải tiến cơng cụ sẵn có thành cơng cụ hữu ích cơng việc mình, đáp ứng yêu cầu hiệu công việc SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" PHẦN II: NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở khoa học sáng kiến 1.1 Cơ sở lý luận: Ngay từ cơng nghệ thơng tin chưa phát triển, việc thống kê số liệu cấp ngành hầu hết sử dụng văn viết tay Trong năm gần công nghệ thông tin chưa phát triển mạnh, việc sử dụng máy tính quan ít, trình độ tin học cán hạn chế, chưa có phần mềm, cơng cụ hỗ trợ nên gặp nhiều khó khăn cơng tác thống kê Đến nay, công nghệ thông tin công cụ giúp cho người nhiều cơng việc nói chung cơng tác thống kê số liệu nói riêng; nữa, người tạo nhiều phần mềm, cơng cụ, tiện ích để hỗ trợ cơng việc cụ thể Đặc biệt bảng tính Excell giải pháp tối ưu cho số, cho việc tính tổng tên gọi "bảng tính" Tuy nhiên, chí có máy tính, có "bảng tính Excell" để thống kê chưa đủ Như nêu phần "Lí chọn sáng kiến kinh nghiệm", bảng tính Excell "đơn thuần" sử dụng biểu mẫu đơn giản, có file cần tổng hợp Vì vậy, để nâng cao hiệu công tác thống kê cần đổi cách thực dựa tiện ích cơng nghệ thông tin Vậy vấn đề cần đặt là: + Làm để tổng hợp số liệu thống kê cách dễ ràng, thuận lợi, nhanh chóng? + Đây có phải vấn đề "chăm hay khơng tay quen", "cần cù bù thông minh" hay nên làm việc sớm để kịp tiến độ thời gian báo cáo hay khơng? (*) Thống kê số liệu có nhiều loại biểu mẫu khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp; từ đến nhiều đơn vị đơn vị thành phần áp dụng triệt để giả thuyết (*) 10 SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" Do đó, việc phải sử dụng cơng cụ hỗ trợ cơng tác thống kê số liệu bảng tính Excell cần thiết cá nhân người làm công tác thống kê khác 1.2 Cơ sở thực tiễn: Nghiên cứu sở lý luận thực trạng công tác thống kê, tổng hợp phận chun mơn Phòng GD&ĐT, đặc biệt phận thống kê (bộ phận phân công phụ trách) Nghiên cứu thực tiễn "Hồ sơ trường" cách ứng dụng file "Emis.xla" để tổng hợp file hồ sơ trường Nghiên cứu tiện ích Excell Phát triển công cụ EMIS.XLA để áp dụng vào biểu mẫu thống kê Excell phức tạp khác Chương 2: Thực trạng vấn đề mà sáng kiến đề cập đến 2.1 Thuận lợi Bản thân kế toán trường đào tạo kế toán qua công tác thống kê nhà trường nên hiểu tương đối rõ hoạt động nhà trường Được Phòng GD&ĐT trưng tập có cơng việc liên quan nhiều đến số liệu, tổng hợp liệu ; Tham gia số Dự án Bộ GD&ĐT (BCEP, SREM, Dự án THCS vùng khó ) Dự án sử dụng nhiều biểu mẫu thống kê, xây dựng kế hoạch Excell, phần mềm, công cụ, tiện ích hỗ trợ Tất yếu tố giúp tơi có số kiến thức định cơng nghệ thơng tin, internet nói chung sử dụng "bảng tính Excell" nói riêng Được tiếp cận với nhiều phần mềm, cơng cụ, tiện ích học số mẹo nhỏ công nghệ thông tin 11 SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" 2.2 Khó khăn Khơng đào tạo trình độ tin học nên nhiều thuật ngữ thao tác lệnh máy tính gặp nhiều khó khăn Do đó, thao tác, phần công việc lại phải tự học hỏi, tự nghiên cứu để biết cách làm việc, thao tác máy tính Việc phải tiếp cận hệ thống biểu mẫu kỳ thống kê, tiện ích cách bất ngờ làm thân lúng túng chưa có nhiều kinh nghiệm Cán quản lý, giáo viên nhân viên nhiều trường hạn chế việc sử dụng máy tính, sử dụng hệ thống mẫu biểu Excell; đưa ký tự không phù hợp vào biểu mẫu chỉnh sửa mẫu biểu không quy định làm ô, cột; thống kê không đủ số liệu, thừa thông tin, hiểu sai ý nghĩa câu hỏi nên việc tổng hợp khó khăn ("bảng tính Excell" tính số đơn thuần, yêu cầu phải xác) Chương 3: Những giải pháp (biện pháp) mang tính khả thi - Nghiên cứu nguyên tắc hoạt động thống kê (gồm có nguyên tắc bản): + Thứ nhất: Bảo đảm tính trung thực, khách quan, xác, đầy đủ, kịp thời việc điều tra, báo cáo, tổng hợp, công bố thông tin thông kê + Thứ hai: Bảo đảm tính độc lập chuyên môn nghiệp vụ thống kê + Thứ ba: Thống tiêu, biểu mẫu, phương pháp tính, bảng phân loại, đơn vị đo lường, niên độ thống kê bảo đảm so sánh quốc tế + Thứ tư: Không trùng lắp, chồng chéo điều tra, báo cáo + Thứ năm: Công khai phương pháp thu thập, tổng hợp, công bố thông tin thống kê + Thứ sáu: Bảo đảm quyền bình đẳng việc tiếp cận sử dụng thông tin thống kê nhà nước công bố công khai 12 SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" + Thứ bảy: Những thông tin thống kê tổ chức, cá nhân sử dụng cho mục đích tổng hợp thống kê - Nghiên cứu số nguyên tắc hoạt động bảng tình Excell, thực hành nhiều Excell biểu mẫu thường phải thực năm học Thực hành công cụ Emis.xla vào số biểu mẫu đơn giản, kiểm tra mức độ xác tổng hợp số liệu; sau dần đưa vào biểu mẫu phức tạp Qua bước kiểm tra, cuối vận dụng vào hầu hết công việc phải thực tổng hợp số liệu từ đơn vị trường học biểu mẫu phức tạp Chương 4: Kiểm chứng giải pháp triển khai sáng kiến 4.1 Hướng dẫn cài đặt sử dụng file Emis.xla vào thống kê số liệu 4.1.1 Cài đặt - Copy file Emis.xla vào thư mục cần thiết máy - Mở Excel - Cài đặt cơng cụ tính tổng: Tools -> Add-Ins -> Browse -> chọn file emis.xla vừa copy vào máy sau: B1 B2 13 SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" B3 B4 B5 B6 B7 B8 - Thiết lập Excel để chạy macro: Tools -> Macro -> Security – Low, sau: 14 SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" B1 B2 Oke khỏi Excel B3 B4 4.1.2 Thực tính tổng - Chuẩn bị file liệu Excell trường cấp thư mục - Mở file biểu mẫu trống (file tổng hợp) để thực tính tổng - Bấm Cltl – J để chọn file excel đơn vị cần tính - Mở thư mục chọn file để tính (bấm Ctlr – A để chọn tất file) - Bôi đen khu vực cần tính tổng (chú ý bơi đen ô (vùng) phép nhập liệu) 15 SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" - Bấm Ctrl – M chương trình tự động tính tổng tất file chọn mục ô bôi đen - Tiếp tục lại bước hết Sau ta bảng tính bảng cộng dồn liệu đơn vị từ biểu mẫu Excell * Chú ý: - Biểu mẫu thống kê đơn vị phải giống 100% (cùng mẫu) - Chỉ nhập liệu vào phần cần tính tổng số; không sử dụng chữ, dấu câu hoắc ký hiệu khác - Trong trường hợp bị báo lỗi tính tổng, kiểm tra: + Các file khơng mẫu + Bơi đen phần cần tính tổng nhiều q + Trong biểu mẫu (những phần cho phép nhập số liệu) có ký tự khác ngồi chữ số 4.2 Hiệu sáng kiến Sáng kiến kinh nghiệm hỗ trợ nhiều việc thổng kê, tổng hợp số liệu biểu mẫu Excell, thời gian hoàn thành công việc nhanh gấp từ – lần so với cách thông thường Đặc biệt số liệu xác đến 100%, khơng thời gian, tránh mệt mỏi cơng việc Hiệu lớn tơi cần thiết phải có số liệu để báo cáo gấp mà chưa kịp tổng hợp biểu mẫu từ trường học gửi về; cần sử dụng file Emis.xla ta có kết thời gian ngắn Sáng kiến áp dụng tất ngành, công việc cần tổng hợp từ biểu mẫu Excell 16 SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" PHẦN III: KẾT LUẬN Qua qua trình cơng tác tơi thấy việc thống kê, tổng hợp số liệu biểu mẫu Excell (trên biểu mẫu phức tạp) nhiều cán bộ, giáo viên, nhân viên gặp nhiều khó khăn Qua thực hành nhiều Excell thực tế học hỏi qua đồng nghiệp, rút kinh nghiệm thời đại công nghệ thơng tin việc sử dụng tiện ích để vận dụng vào cơng việc cần thiết, giúp ta hồn thành cơng việc cách dễ ràng hơn, nhanh chóng xác Với việc hoàn thành sáng kiến kinh nghiệm tơi có cơng cụ hữu ích để vận dụng vào cơng việc (Thống kê, tổng hợp, kế hoạch); cơng cụ giúp tơi tiết kiệm nhiều thời gian, đo cơng việc thuận lợi hơn, mức độ xác cao Tuy nhiên, trình độ cơng nghệ thơng tin có hạn nên việc sử dụng câu từ sáng kiến chưa thực với ngơn ngữ chun ngành; việc cài đặt máy tính phức tạp, mong nhận đóng góp ý kiến đồng chí để SKKN hồn thiện hơn./ 17 SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" PHẦN 4: PHỤ LỤC - Tài liệu tham khảo Tài liệu tập huấn phần mềm VEMIS Dự án Srem Liên minh Châu Âu cung cấp Luật Thống kê Quốc hội khố XI thơng qua kỳ họp thứ ngày 17/6/2003 Chủ tịch nước ký lệnh công bố số 13/L/CTN ngày 266-2003, luật có hiệu lực thi hành từ 01/01/2004 Tiện ích Excell 18 SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG XÁC NHẬN CỦA CHỦ TỊCH CƠNG ĐỒN 19 SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" 20 ... "Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file Emis. xla" SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis. xla" (Một ví dụ biểu mẫu thống kê năm học bậc mầm non) SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell. .. Âu tài trợ) để áp dụng vào biểu mẫu thống kê phức tạp khác SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis. xla" SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis. xla" (Một vài ví... Kết luận 17 Tài liệu tham khảo 18 SKKN: Thống kê, tổng hợp liệu Excell sử dụng file "Emis. xla" PHẦN I: MỞ ĐẦU Lý chọn sáng kiến kinh nghiệm Việc thống kê tổng hợp số liệu bảng tính Excell quan Phòng