1 TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN -*** - BÀI GIẢNG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÊN HỌC PHẦN MÃ HỌC PHẦN TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO DÙNG CHO SV NGÀNH : XD VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT : 17405 : ĐẠI HỌC CHÍNH QUY : CƠNG NGHỆ THƠNG TIN HẢI PHÒNG - 2011 MỤC LỤC Chƣơng Giới thiệu quản lý dự án 1.1 Các khái niệm 1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến dự án (Stackholders) 1.3 Các lĩnh vực quản lý dự án (Knowledge areas) 1.4 Vai trò người quản lý dự án Chƣơng Dự án Công nghệ Thông tin 2.1 Các đặc điểm dự án Công nghệ Thông tin 2.2 Các giai đoạn dự án (Project phases) 2.3 Các nhóm tiến trình giai đoạn (Process groups) Chƣơng Quản lý phạm vi dự án 3.1 Tầm quan trọng quản lý phạm vi dự án (Project scope) 3.2 Xác định phạm vi dự án 3.3 Tạo bảng phân rã chi tiết công việc (Work Breakdown Structure- WBS) 3.4 Xét duyệt điều khiển phạm vi Chƣơng Quản lý thời gian dự án 4.1 Tầm quan trọng lịch trình dự án (Project schedules) 4.2 Các hoạt động dự án (Activities) 4.3 Ước lượng thời gian thực (Duration) 4.4 Xây dựng lịch trình 4.5 Điều khiển lịch trình Chƣơng Quản lý chi phí dự án 5.1 Tầm quan trọng quản lý chi phí dự án (Project cost) 5.2 Ước lượng chi phí dự án 5.3 Xác định ngân sách dự án (Budget) 5.4 Điều khiển chi phí dự án Chƣơng Quản lý chất lƣợng dự án 6.1 Tầm quan trọng quản lý chất lượng 6.2 Lập kế hoạch chất lượng (Planning quality) 6.3 Thực đảm bảo chất lượng (Quality assurance) Chƣơng Quản lý nguồn nhân lực dự án 7.1 Tầm quan trọng quản lý nguồn nhân lực 7.2 Xây dựng kế hoạch quản lý nguồn nhân lực (Human resource) 7.3 Xây dựng nhóm dự án (Project team) Chƣơng Quản lý rủi ro dự án 8.1 Tầm quan trọng quản lý rủi ro 8.2 Lập kế hoạch quản lý rủi ro 8.3 Xác định rủi ro 8.4 Phân tích định lượng rủi ro 8.5 Lập kế hoạch đối phó rủi ro (Risk responses) 8.6 Giám sát điều khiển rủi ro Một số đề thi mẫu 5 10 10 10 12 13 13 13 15 18 19 19 19 21 24 26 28 28 28 31 33 34 34 34 35 37 37 37 38 41 41 41 43 46 47 48 49 Tên học phần: Xây dựng quản lý dự án Công nghệ Thông tin Loại học phần: Bộ môn phụ trách giảng dạy: Hệ thống Thông tin Khoa phụ trách: CNTT Mã học phần: 17405 Tổng số TC: Tổng số tiết Lý thuyết Thực hành/Xemina Tự học Bài tập lớn Đồ án môn học 60 30 15 có khơng Học phần học trƣớc: Nhập môn Công nghệ Phần mềm Học phần tiên quyết: Không yêu cầu Học phần song song: Không yêu cầu Mục tiêu học phần: Cung cấp kiến thức kỹ Xây dựng& Quản lý dự án Công nghệ Thông tin cho sinh viên Nội dung chủ yếu: Giới thiệu quản lý dự án; Các đặc điểm dự án Công nghệ Thông tin; Quản lý phạm vi dự án; Quản lý thời gian dự án; Quản lý chi phí dự án; Quản lý chất lượng dự án; Quản lý nguồn nhân lực dự án; Quản lý rủi ro dự án Nội dung chi tiết: PHÂN PHỐI SỐ TIẾT TÊN CHƢƠNG MỤC TS LT TH BT KT Chƣơng Giới thiệu quản lý dự án 1.1 Các khái niệm 1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến dự án (Stackholders) 1.3 Các lĩnh vực quản lý dự án (Knowledge areas) 1.4 Vai trò người quản lý dự án Chƣơng Dự án Công nghệ Thông tin 2.1 Các đặc điểm dự án Công nghệ Thông tin 2.2 Các giai đoạn dự án (Project phases) 2.3 Các nhóm tiến trình giai đoạn (Process groups) Chƣơng Quản lý phạm vi dự án 3.1 Tầm quan trọng quản lý phạm vi dự án (Project scope) 3.2 Xác định phạm vi dự án 3.3 Tạo bảng phân rã chi tiết công việc (Work Breakdown Structure- WBS) 3.4 Xét duyệt điều khiển phạm vi Chƣơng Quản lý thời gian dự án 4.1 Tầm quan trọng lịch trình dự án (Project schedules) 4.2 Các hoạt động dự án (Activities) 4.3 Ước lượng thời gian thực (Duration) 4.4 Xây dựng lịch trình 4.5 Điều khiển lịch trình Chƣơng Quản lý chi phí dự án 5.1 Tầm quan trọng quản lý chi phí dự án (Project cost) 5.2 Ước lượng chi phí dự án 5.3 Xác định ngân sách dự án (Budget) 5.4 Điều khiển chi phí dự án Chƣơng Quản lý chất lƣợng dự án 6.1 Tầm quan trọng quản lý chất lượng 6.2 Lập kế hoạch chất lượng (Planning quality) 6.3 Thực đảm bảo chất lượng (Quality assurance) 6.4 Các tiêu chí chất lượng đại Chƣơng Quản lý nguồn nhân lực dự án 7.1 Tầm quan trọng quản lý nguồn nhân lực TÊN CHƢƠNG MỤC 7.2 Xây dựng kế hoạch quản lý nguồn nhân lực (Human resource) 7.3 Xây dựng nhóm dự án (Project team) Chƣơng Quản lý rủi ro dự án 8.1 Tầm quan trọng quản lý rủi ro 8.2 Lập kế hoạch quản lý rủi ro 8.3 Xác định rủi ro 8.4 Phân tích định lượng rủi ro 8.5 Lập kế hoạch đối phó rủi ro (Risk responses) 8.6 Giám sát điều khiển rủi ro PHÂN PHỐI SỐ TIẾT TS LT TH BT KT Nhiệm vụ sinh viên: Tham dự buổi học lý thuyết thực hành, làm tập giao, làm thi học phần thi kết thúc học phần theo quy định Tài liệu học tập: Ngô Trung Việt, Phương pháp luận quản lý dự án Công nghệ Thông tin, NXB Khoa học kỹ thuật Hà nội 2002 Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management, 4th edition A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA, 2000 Hình thức tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: - Hình thức thi: thi viết - Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: vào tham gia học tập sinh viên buổi học lý thuyết thực hành, kết làm tập giao, kết thi học phần thi kết thúc học phần Thang điểm: Thang điểm chữ A, B, C, D, F Điểm đánh giá học phần: Z=0,4X + 0,6Y Bài giảng tài liệu thức thống Bộ môn Hệ thống Thông tin, Khoa Công nghệ Thông tin dùng để giảng dạy cho sinh viên Ngày phê duyệt: Trƣởng Bộ môn / / Chương Giới thiệu quản lý dự án 1.1 Các khái niệm Quản lý dự án lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng nhiệm vụ hàng ngày nhà quản lý hay cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý a) Dự án gì? Theo quan điểm chung dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải thực theo phương pháp riêng, khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo sản phẩm Từ cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo sản phẩm Theo PMBOK® Guide 2000, dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm dịch vụ nhất” Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào đặc tính: - Nỗ lực tạm thời: dự án có điểm bắt đầu kết thúc cụ thể Dự án kết thúc đạt mục tiêu dự án dự án thất bại - Sản phẩm dịch vụ nhất: điều thể có khác biệt so với sản phẩm, dịch vụ tương tự có kết dự án khác 1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến dự án (Stackholders) Các bên tham gia tất có liên quan bị ảnh hưởng hoạt động dự án, cụ thể: - Có lợi ích nghiệp vụ kết dự án - Liên quan trức tiếp tới dự án - Đóng góp nguồn lực cho dự án Các bên liên quan dự án có lợi ích, nhu cầu ưu tiên khác Họ có quan điểm khác việc dự án cố gắng hồn thành Do đó, việc xác định bên liên quan dự án sớm tốt, đặc biệt giai đoạn xây dựng ý tưởng Xem qua bên liên quan chưa lộ diện rủi ro lớn đến việc tổ chức thực dự án Thông thường, dự án, bên tham gia bao gồm: - Nhà tài trợ:  Chịu trách nhiệm cuối thành cơng dự án Nhà tài trợ có trách nhiệm ký kết hoàn tất tài liệu lập kế hoạch yêu cầu thay đổi  Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án sử dụng nguồn lực, bảo vệ cố vấn cho nhóm quản lý dự án  Trong trình thực dự án, nhà tài trợ có thêm trách nhiệm xem xét lại tiến trình chất lượng, cắt băng khai trương, khánh thành, ký công bố tôn dự án - Nhà quản lý dự án (giám đốc dự án):  Làm việc với đối tượng liên quan để định nghĩa dự án  Lập kế hoạch, xếp lịch trình dự thảo ngân sách hoạt động dự án với đội ngũ ban đầu; chi huy nhóm dự án thực thi kế hoạch  Giám sát hiệu hoạt động thực hoạt động hiệu chỉnh  Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ đối tượng liên quan dự án: đưa yêu cầu trình bày thay đổi phạm vi  Đóng vai trò người trung gian nhóm dự án đối tượng liên quan  - Nhà quản lý chức năng: Các nhà quản lý chịu ảnh hưởng hoạt động hay kết dự án  Kiểm sốt đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiết bị …)  Có thể có yêu cầu trái ngược với kết dự án  Trong số trường hợp cấp nhà quản lý dự án  - Khách hàng: Trong trường hợp nhà tài trợ đơn vị triển khai sản phẩm dự án nhà tài trợ khách hàng Đối tượng có nhiệm vụ sau:  Nhận đầu dự án  Thanh toán cho đầu dự án  Xác định nhu cầu cho đầu dự án  Có thể nhiều công ty hay cá nhân với đặc điểm yêu cầu trái ngược - Nhà cung cấp: dự án thường bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, có hạng mục xem xét yêu tố khả thi, nhà tài trợ định mua Nhà cung cấp có trách nhiệm cung cấp thiết bị, sản phẩm hay dịch vụ cần thiết phục vụ cho hoạt đông dự án thông qua hình thức hợp đồng, để đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề 1.3 Các lĩnh vực quản lý dự án (Knowledge areas) Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm lĩnh vực cần xem xét, nghiên cứu là: - Lập kế hoạch tổng thể: lập kế hoạch cho dự án trình tổ chức dự án theo trình tự lơ gích, chi tiết hố mục tiêu dự án thành công việc cụ thể hoạch định chương trình thực cơng việc nhằm đảm bảo lĩnh vực quản lý khác dự án kết hợp cách xác đầy đủ - Quản lý phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực mục đích, mục tiêu dự án, xác định công việc thuộc dự án cần phải thực hiện, cơng việc nằm ngồi phạm vi dự án 7 - Quản lý thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó rõ cơng việc phải kéo dài bao lâu, bắt đầu, kết thúc toàn dự án kéo dài bao lâu, phải hoàn thành - Quản lý chi phí: Là q trình dự tốn kinh phí, giám sát thực chi phí theo tiến độ cho cơng việc toàn dự án Cụ thể tổ chức, phân tích số liệu, báo cáo thơng tin chi phí - Quản lý chất lượng: Là trình triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực dự án, đảm bảo chất lượng kết dự án phải đáp ứng mong muốn nhà tài trợ (chủ đầu tư) - Quản lý nhân lực: Là trình hướng dẫn, phối hợp nỗ lực thành viên tham gia dự án vào việc hồn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động dự án hiệu đến đâu? - Quản lý thông tin (truyền thơng): Là q trình bảo đảm dòng thơng tin thơng suốt, nhanh chóng xác thành viên dự án với cấp quản lý, tổ nhóm quản lý dự án Thơng qua quản lý thơng tin trả lời câu hỏi: cần thong tin dự án? mức độ chi tiết? nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ cách nào? - Quản lý rủi ro: Là việc nhận diện nhân tố rủi ro dự án, sử dụng phương pháp định tính, định lượng để xác đinh tính chất, mức độ rủi ro có kế hoạch đối phó quản lý loại rủi ro - Quản lý hợp đồng hoạt động mua sắm: Là trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hoá dịch vụ; thương lượng với họ, quản lý hợp đồng điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ nhằm giải cácvấn đề: cách cung cấp hàng hoá, vật liệu cần thiết cho dự án? tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp đến đâu? 1.4 Vai trò người quản lý dự án Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA Ngồi ra, Người quản trị dự án phải có kiến thức kinh nghiệm trong: - Quản lý tổng quát - Lãnh vực ứng dụng dự án Các kỹ cần thiết nhà quản lý dự án: - Kỹ lãnh đạo: Lãnh đạo kỹ để nhà quản lý dự án đạo, định hướng, khuyến khích phối hợp thành viên nhóm thực dự án Đây kỹ quan trọng Nó đòi hỏi nhà quản lý dự án có phẩm chất cần thiết, có quyền lực định để thực thành công mục tiêu dự án - Kỹ lập kế hoạch kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải người chịu trách nhiệm kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ khách hàng Vì vậy, nhà quản lý dự án phải có kỹ lập lịch trình dự án xác định tiêu chí để đánh giá cơng việc hồn thành Đồng thời, nhà quản lý dự án phải biết thiết lập quy trình hệ thống để đánh giá kiểm sốt mức độ thành công bảng kế hoạch - Kỹ giao tiếp thông tin quản lý dự án: Nhà quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp, thống hoạt động phận chức quan liên quan để thực công việc dự án nên bắt buộc phải thành thạo kỹ giao tiếp Nhà quản lý dự án phải có kiến thức, hiểu biết cơng việc phòng chức năng, có kiến thức rộng số lĩnh vực kỹ thuật Nhà quản lý dự án cần giỏi kỹ thông tin, truyền thông, kỹ chia sẻ thông tin thành viên dự án người liên quan trình triển khai dự án - Kỹ thương lượng giải khó khăn vướng mắc: Nhà quản lý dự án trình thực trọng trách có quan hệ với nhiều nhóm Đồng thời, với phát triển tổ chức dự án, trách nhiệm nhà quản lý dự án ngày tăng quyền lực họ cấp không tương xứng Do thiếu quyền lực, bắt buộc nhà quản lý phải có kỹ thương lượng giỏi với nhà quản lý cấp người đứng đầu phận chức chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa quan tâm, ủng hộ cấp trên, người đứng đầu việc giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động dự án - Kỹ tiếp thị quan hệ khách hàng: Một nhiệm vụ quan trọng nhà quản lý dự án trợ giúp đơn vị, doanh nghiệp hoạt động Marketing Làm tốt công tác tiếp thị giúp đơn vị giữ khách hàng tại, tăng thêm khách hàng tiền - Kỹ định: Lựa chọn phương án cách thức thực công việc dự án định quan trọng, đặc biệt điều kiện thiếu thông tin có nhiều thay đổi, biến động Để định kịp thời cần nhiều kỹ tổng hợp nhà quản lý như: kỹ tổ chức bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích; kỹ xây dựng nhóm thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội kỹ công nghệ liên quan đến kinh nghiệm, kiến thức dự án Bài tập 1) Dự án gì? Các yếu tố ảnh hưởng đến dự án? 2) Vai trò người quản lý dự án? Chương Dự án Công nghệ Thông tin 2.1 Các đặc điểm dự án Công nghệ Thông tin - CNTT = Phần cứng + Phần mềm, tích hợp phần cứng, phần mềm người - Dự án CNTT = dự án liên quan đến phần cứng, phần mềm, mạng Ví dụ: Dự án xây dựng hệ thống tính cước chăm sóc khách hàng Bưu điện Tỉnh/Thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh 2.2 Các giai đoạn dự án (Project phases) Dự án thực thể thống nhất, thời gian thực xác định có độ bất định định nên tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành số giai đoạn để quản lý thực Mỗi gian đoạn đánh dấu việc thực hay nhiều công việc Tổng hợp giai đoạn gọi chu kỳ hay vòng đời dự án Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc thời gian thực dự án Chu kỳ dự án xác định công việc thực giai đoạn tham gia thực Nó cơng việc lại giai đoạn cuối thuộc không thuộc phạm vi dự án Thơng qua chu kỳ dự án nhận thấy số đặc điểm: - Mức chi phí yêu cầu nhân lực thường thấp bắt đầu dự án, tăng cao vào thời kỳ phát triển, giảm nhanh dự án bước vào giai đoạn kết thúc - Xác suất hoàn thành dự án thành cơng thấp mức độ rủi ro cao dự án bắt đầu thực Xác suất thành công tăng lên dự án bước qua giai đoạn sau - Khả ảnh hưởng nhà tài trợ tới đặc tính cuối sản phẩm dự án tới chi phí cao vào thời kỳ bắt đầu giảm mạnh dự án tiếp tục giai đoạn sau Vòng đời dự án xác định giai đoạn mà dự án phải trải qua tính từ lúc bắt đầu kết thúc dự án Các giai đoạn thường có chế tự hồn thiện kiểm sốt quản lý thơng qua cơng việc giám sát, đánh giá Điển hình, chuyển tiếp giai đoạn thường có điểm mốc đánh dấu kết chuyển giao cụ thể, kèm theo phê duyệt, tán thành nhà tài trợ trước bước sang giai đoạn Vòng đời phát triển dự án (Systems Development Life Cycle - SDLC) khung làm việc dùng để mô tả giai đoạn trình phát triển trì hệ thống SDLC nhóm giai đoạn dự án Các giai đoạn dự án thay đổi tùy theo dự án, tổ chức lãnh vực kinh doanh, thường chia thành giai đoạn sau: - Giai đoạn xây dựng ý tưởng: Xây dựng ý tưởng việc xác định tranh toàn cảnh mục tiêu, kết cuối dự án phương pháp thực dẫn tới kết Xây dựng ý tưởng dự án bắt đầu hình thành dự án Khảo sát-tập hợp số liệu, xác định yêu cầu, đánh 10 giá rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án, … công việc triển khai cần quản lý gian đoạn Quyết định lựa chọn dự án định chiến lược dựa mục đích, nhu cầu mục tiêu lâu dài tổ chức, doanh nghiệp Trong giai đoạn nội dung xét đến mục đích yêu cầu dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, mực độ rủi ro ước lượng nguồn lực cần thiết Đồng thời cần làm rõ ý tưởng dự án cách phác thảo kết phương pháp thực điều kiện hạn chế nguồn lực Phát triển ý tưởng dự án khơng cần thiết phải lượng hố hết bẳng tiêu phải ngắn gọn, diễn đạt sở thực tế Đối với dự án CNTT, tính hệ thống khả tương hợp có vai trò quan trọng, dựa tảng kiến trúc CNTT nhà nước quy định Kiến trúc có vai trò hướng dẫn việc xây dựng dự án cho chúng kết nối, tương hợp với nhau, tạo mạng quốc gia liên thông, thống chế kết nối, chia sẻ cung cấp dịch vụ Kết thúc giai đoạn phê duyệt chủ trương thực dự án (ý tưởng) - Giai đoạn phát triển: Là giai đoạn chi tiết xem dự án cần thực nào, nội dung chủ yếu giai đoạn tập trung vào công tác thiết kế lập kế hoạch Đây giai đoạn chứa đựng công việc phức tạp dự án Nội dung chủ yếu bao gồm: + Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức + Lập kế hoạch tổng thể + Phân tích, lập bảng chi tiết cơng việc – WBS + Lập kế hoạch tiến độ thời gian + Lập kế hoạch ngân sách + Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết + Lập kế hoạch chi phí + Xin phê chuẩn thực tiếp Kết thúc giai đoạn này, tiến trình dự án bắt đầu Thành cơng dự án phụ thuộc lớn vào chất lượng chuẩn bị kỹ lưỡng kế hoạch giai đoạn - Giai đoạn thực hiện: Là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai nguồn lực bao gồm công việc cần thiết xây dựng phòng ốc, hệ thống, lựa chọn cơng cụ, mua sắm trang thiết bị, lắp đặt … Đây giai đoạn chiếm nhiều thời gian nỗ lực Những vấn đề cần xem xét giai đoạn yêu cầu kỹ thuật cụ thể nhằm so sánh, đánh giá lựa chọn công cụ thiết bị, kỹ thuật lắp ráp, mua thiết bị chính, phát triển hệ thống Kết thúc giai đoạn này, hệ thống xây dựng kiểm định, hệ thống chuyển sang giai đoạn vận hành, đưa vào khai thác thử nghiệm - Giai đoạn kết thúc: Trong giai đoạn kết thúc chu kỳ dự án, cần thực công việc lại hồn thành sản phẩm, bàn giao hệ thống, cơng trình tài liệu liên quan; đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực Dưới số việc cụ thể: 11 + Hoàn chỉnh lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan đến dự án + Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao báo cáo + Thanh toán + Đối với phát triển, xây dựng hệ thống cần chuẩn bị bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt, quản trị sử dụng + Bàn giao dự án, lấy chữ ký khách hàng việc hồn thành + Bố trí lao động, giải công ăn việc làm cho người tham gia dự án + Giải phóng bố trí lại thiết bị Các dự án thường bao gồm số quy trình liên kết với Các quy trình lặp lặp lại diễn giai đoạn vòng đời dự án tác động lẫn Cả quy trình quản lý dự án hoạt động giai đoạn vòng đời dự án, quy trình hoạt động có mức độ khác tuỳ theo giai đoạn Chẳng hạn lặp lại trình khởi tạo tiến hành phần đầu gian đoạn nhằm tập trung vào yêu cầu mục tiêu nghiệp vụ giai đoạn Các quy trình là: - Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án hay giai đoạn - Lập kế hoạch: Sàng lọc mục tiêu dự án lựa chọn phương án hành động tốt để đạt mục tiêu - Thực thi kế hoạch: Quản lý, phân bổ nguồn lực để thực kế hoạch - Kiểm soát: Là giai đoạn giám sát xem xét mức độ tiến hành sở nguyên tắc nhằm xác định điểm khác biệt so với kế hoạch đề để thực hoạt động cần thiết nhằm hiệu chỉnh, đảm bảo dự án hướng, đáp ứng mục tiêu dự án ban đầu - Kết thúc: Đạt ký kết hoàn tất từ nhà tài trợ đưa dự án giai đoạn đến kết thúc theo thứ tự Bài tập 1) Đặc điểm dự án Công nghệ Thông tin 2) Các giai đoạn dự án 12 Chương Quản lý phạm vi dự án 3.1 Tầm quan trọng quản lý phạm vi dự án (Project scope) - Phạm vi (Scope) danh sách tất dự án phải làm (và danh sách tất điều mà dự án khơng phải làm) Dự án phải có phạm vi viết rõ ràng, không dự án không kết thúc - Các kết chuyển giao (Deliverables) sản phẩm dự án mà chuyển giao: phần cứng, phần mềm (mua phát triển), bảo hành, tài liệu, đào tạo phương thức chuyển giao - Nhóm dự án bên liên quan (Stakeholders) phải hiểu sản phẩm tạo kết dự án chúng tạo Qui trình quản lý phạm vi - Khởi thảo: Bắt đầu dự án chuyển tiếp sang giai đoạn - Lập kế hoạch phạm vi: phát triển tài liệu nhằm cung cấp tảng cho định dự án tương lai - Xác định phạm vi: chia nhỏ sản phẩm trung gian dự án thành thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý - Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi dự án - Điều khiển thay đổi phạm vi: điều khiển thay đổi phạm vi dự án 3.2 Xác định phạm vi dự án Quy định phạm vi dùng để thử mức độ gay go cho yêu cầu thay đổi mà bạn nhận Quy định phạm vi dẫn bạn hỏi liệu điều xảy liệu lỗi có sửa chữa hay khơng, liệu đặc tính có xây dựng hay khơng, liệu giao diện có thay đổi hay khơng hay liệu họ có đào tạo hay không ? Thảo quy định phạm vi cơng việc khó khăn buồn tẻ cần thiết Quy định phạm vi phải có tài liệu yêu cầu nghiên cứu cẩn thận Nguyên tắc: Tập hợp thông tin phù hợp cho kết luận tuân theo nguyên tắc sau:  Đảm bảo loại dự án quy mô dự án xác định rõ  Xem xét việc sử dụng kế hoạch dự án tích hợp cho dự án thêm / chuyển / thay đổi dự án vi mô  Chuẩn bị cho quy định phạm vi phức tạp lớn cho cá dự án vĩ mô  Đảm bảo phần chuyển giao ranh giới dự án xác định rõ:  Tài liệu có xác định rõ hồn thành khơng hồn thành phần dự án hay không? 13  Các yêu cầu bắt buộc không bắt buộc có xác định rõ hay khơng? Các tiêu chí chấp thuận cho kết chuyển giao phác thảo chưa?  Tài liệu có xác định rõ phần chuyển giao ngơn ngữ khơng biệt ngữ hay khơng?  Bạn có biết dự án hồn tất khơng?  Tính đến ngày tháng bắt đầu ngày tháng hoàn tất theo mục tiêu có thời đoạn tương ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết / ngày tháng bắt đầu / kết thúc  Tính đến hậu ngày tháng bị trễ hạn theo toàn dự án mốc quan trọng cụ thể  Đảm bảo trách nhiệm xác lập rõ:  Đảm bảo tất bên liên quan hiểu vai trò trách nhiệm họ dự án  Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm  Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay khơng?  Có số quy định hay chuẩn ngành ảnh hưởng tới phần chuyển giao hay khơng? Giao cho nghiên cứu chịu trách nhiệm phạm vi  Đảm bảo tam giác thép đặt chỗ:  Cái ưu tiên chi phi, lịch trình chất lượng?  Tính năng, lịch trình hay kinh phí thương lượng lại để giữ cho dự án theo lịch trình hay kinh phí cần thiết?  Bản đồ nguồn lực có ý nghĩa khơng? Các phần chuyển giao thực hay khơng?  Các mốc quan trọng đề có ý nghĩa khơng?  Ước tính chi phí đề có ý nghĩa khơng?  Đảm bảo quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án:  Cẩn thận rủi ro nghiệp vụ điều kiện thị trường xấu không trở thành phận quy định rủi ro cho dự án  Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt điều xấu xảy 3.4 Tạo bảng phân rã chi tiết công việc (Work Breakdown StructureWBS) Bảng kê cơng việc phục vụ mục đích khác tổ chức khác phụ thuộc vào phương pháp luận quản lý dự án thông dụng Tuy nhiên trường hợp sử dụng bảng kê cơng việc bước sống việc lập kế hoạch dự án Trong 14 phần này bạn xem xét yếu tố bảng kê cơng việc cách thức khác mà triển khai tổ chức khác Bảng kê công việc giúp bạn kiềm chế căng thẳng trả lời câu hỏi ai, gì, nào, đâu, cách tập hợp tất chi tiết khó khăn công việc yêu cầu để tạo phần chuyển giao dự án a) Định nghĩa: Bảng kê cơng việc tài liệu kiểm sốt dự án sử dụng hợp đồng pháp lý, tài liệu phạm vi hay tài liệu kiểm sốt thơng thường nên phác thảo số chi tiết quan trọng: - Công việc thực - Ngày tháng, thời gian địa điểm công việc thực - Ai chịu trách nhiệm thực công việc - Nguyên vật liệu kỹ thuật dùng để thực cơng việc - Chi phí thực cơng việc - Tiêu chí chấp thuận cơng việc Một số tổ chức dùng bảng kê công việc hợp đồng pháp lý với nhà cung cấp cung cấp hay nhiều phần chuyển giao cho dự án Trong trường hợp này, bảng kê cơng việc tính đến điều kiện tốn, thưởng phạt hiệu tiêu chí chấp nhận hay từ chối công việc Một số tổ chức dùng bảng kê cơng việc tài liệu kiểm sốt cho phần chuyển giao dự án xây dựng phận khác Trong trường hợp bảng kê cơng việc giống với trình tự cơng việc phận Mục đích bảng kê cơng việc trường hợp thu mua nguồn lực thông qua đường chức Một số tổ chức dùng bảng kê công việc tài liệu phạm vi cho dự án thêm/chuyển/ thay đổi dự án vi mô Phạm vi dự án xác định kết chuyển giao ghi rõ cách cụ thể bảng kê công việc Tất công việc theo yêu cầu không chi tiết hố bảng kê cơng việc định nghĩa ngồi phạm vi khơng thực thực bảng kê công việc sửa đổi b) Thảo bảng kê công việc Bảng kê cơng việc tài liệu kiểm sốt tốt bạn cần phải hiểu tổ chức bạn sử dụng bảng kê cơng việc để làm hiệu Xây dựng bảng kê công việc hiệu tuân theo nguyên tắc sau: - Đảm bảo bạn hiểu loại dự án:  Cân nhắc cẩn thận phần chuyển giao liên quan để xác định xem dự án vĩ mô, vi mô hay thêm/ chuyển/ thay đổi  Đảm bảo bạn hiểu rõ mối quan hệ loại dự án kỳ vọng cho tài liệu dự án 15 tổ chức bạn - Đảm bảo bạn hiểu tổ chức sử dụng bảng kê cơng việc nào:  Tổ chức có mẫu bảng kê công việc hay không?  Xem xét tệp dự án khác để xem họ sử dụng bảng kê công việc - Đi vào cụ thể để tránh nhầm lẫn hiểu lầm:  Đảm bảo bạn tính đến tất thơng tin cần thiết (Đó ai, gì, đâu, nào)  Nên tránh thuật ngữ kỹ thuật, từ thông dụng, từ viết tắt, định nghĩa để đảm bảo người tiến hành công việc từ định nghĩa dùng chung - Lấy chữ ký bạn muốn mang tính pháp lý ràng buộc:  Nếu bạn dùng bảng kê công việc hợp đồng với phận khác bạn cần chữ ký để làm cho hợp đồng có giá trị c) Cấu trúc bảng kê cơng việc Một bảng kê cơng việc có chiều hướng xuống Bắt đầu từ sản phẩm toàn chia thành yếu tố nhỏ Do đó, người ta so sánh xây dựng BKCV giống công tác chuẩn bị dàn cho văn Mỗi chủ đề chia thành chủ đề con, chủ đề lại chia thêm thành phần nhỏ Tuy nhiên, cần ý tới quan hệ mô tả cơng việc mơ tả sản phẩm Trong đó, sản phẩm: danh từ (bao gồm: đầu vào, đầu ra, động tác xử lý); công việc: Động từ, mô tả q trình hoạt động, xử lý BKCV phân thành nhiều mức Không phải tất "nhánh" BKCV cần chi tiết số mức Mỗi mức cho phép tạo lịch biểu báo cáo tóm tắt thơng tin mức BKCV viết "cái gì", khơng viết "như nào"; Trình tự công việc không quan trọng cho dù quen đọc từ trái sang phải Xác định trình tự nằm giai đoạn lập lịch trình BKCV bao gồm hai thành phần - Danh sách sản phẩm: DSSP (Product Breakdown Structure) - Danh sách công việc: DSCV (Task Breakdown Structure) Lưu ý: Nửa BKCV bao gồm mô tả sản phẩm, Nửa BKCV bao gồm mô tả công việc (để sản phẩm) d) Các bƣớc xây dựng BKCV Việc xây dựng BKCV tốt, phải nhiều giờ- chí hàng ngày – làm việc sửa chữa Bước Viết sản phẩm chung Dùng danh từ hay thuật ngữ mô tả trực tiếp cách vắn tắt (ví dụ: Hệ thống phần mềm quản lí nhân sự, Bệnh viện đa khoa, Cầu mới, ) Thông tin lấy từ tài liệu "Phác thảo dự án" 16 Bước Tạo danh sách sản phẩm: Phân rã sản phẩm chung thành sản phẩm mức thấp Nói chung, khoảng 2-3 mức đủ Bước Tạo lập Danh sách công việc Mô tả công việc sản phẩm mức thấp Sau phân rã cơng việc thành mức thấp Câu hỏi: Phân rã chi tiết công việc đến mức nào? Trả lời: Nếu công việc cần làm nhiều tuần (hoặc 80 giờ) nên phân rã tiếp Bước Đãnh mã cho ô Bảng kê công việc Mức 0: đánh mã 0.0 cho sản phẩm chung Mức 1: đánh mã 1.0, 2.0, 3.0 cho sản phẩm Đánh số tiếp ô BKCV mã số nhất, theo cách sau: - Từ xuống - Từ trái sang phải - Nếu 1.0 => đánh số tiếp 1.1, 1.2, 1.3, - Nếu 1.1 => đánh tiếp 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, - Nếu 1.2 => đánh tiếp 1.2.1, 1.2.2, - Không phân biệt nội dung ô sản phẩm hay công việc Bước Xét duyệt lại BKCV - Tất ô thuộc danh sách sản phẩm có danh từ (và tính từ kèm), - Tất thuộc danh sách cơng việc có động từ lệnh bổ ngữ, - Tất có mã 3.5 Xét duyệt điều khiển phạm vi Một kế hoạch quản lý thay đổi tuân thủ tốt chặt chẽ ngăn ngừa việc mở rộng phạm vi ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án Nguyên tắc Để quản lý hiệu việc mở rộng phạm vi, tuân theo nguyên tắc sau: - Giám sát thay đổi khơng kiểm sốt cách phân tích gói cơng việc để tìm cơng việc không phép: + Giám sát báo cáo hiệu suất, đánh giá hiệu suất, họp báo cáo trạng để tìm dấu hiệu việc mở rộng phạmvi tiềm + Kiểm tra- thực kiểm định công việc tiến triển + Giám sát lịch biểu ngân sách - Đảm bảo yêu cầu thay đổi ghi lại sàng lọc để chấp thuận từ chối - Lọc yêu cầu thay đổi: + Loại bỏ thay đổi phạm vi trừ chúng quan trọng cho dự án + Đối với thay đổi có khả chấp thuận, đánh giá ảnh hưởng việc sửa lại kế hoạch liệt kê vấn đề có + Nếu ảnh hưởng nhỏ, giám đốc dự án đội xử lý thay đổi 17 + Nếu ảnh hưởng vừa phải, chuẩn bị báo cáo ảnh hưởng tìm đồng ý đối tượng liên quan đến dự án + Nếu ảnh hưởng lớn, cố đàm phán thay đổi khác hạn chế ảnh hưởng Hãy chuẩn bị báo cáo ảnh hưởng cho nhà tài trợ nhận phê duyệt thức trước tiến hành - Nếu thay đổi chấp thuận, thực điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch dự án để bổ sung thay đổi - Nếu yêu cầu thay đổi bị từ chối, đảm bảo định thông báo tới người yêu cầu - Nếu thay đổi chấp nhận, thơng báo chấp nhận cho đội dự án, đối tượng có liên quan nhà cung cấp, theo nguyên tắc kế hoạch truyền thông Bài tập 1) Tầm quan trọng quản lý phạm vi dự án 2) Trình bày kỹ thuật tạo bảng phân rã công việc 18 Chương Quản lý thời gian dự án 4.1 Tầm quan trọng lịch trình dự án (Project schedules) - Kết thúc dự án hạn thách thức lớn - Thời gian có độ linh hoạt bé nhất; trơi qua điều xảy - Các vấn đề lịch biểu lý dẫn đến xung đột dự án, đặc biệt nửa sau dự án, sức ép tiến độ gây căng thẳng, phá vỡ quy định dự án … 4.2 Các hoạt động dự án (Activities) a) Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn Sự nhầm lẫn xung quanh nỗ lực thời đoạn tồn từ lâu phổ biến Có ý kiến sai lầm tồn thời gian dài bạn quản lý nhiều nguồn lực thực nhiệm vụ cụ thể nhiệm vụ thực nhanh Điều hoạc khơng Cách hiểu rõ ràng nỗ lực thời đoạn lâu để cải thiện ước tính kế hoạch làm việc xây dựng cho dự án công nghệ thông tin Định nghĩa Nỗ lực thước đo lượng hay lao động dùng để hoàn tất nhiệm vụ cụ thể hay gói cơng việc Các số dùng để thể điều tính thời gian dạng đơn vị Ví dụ ba kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu Theo lực thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ hồn tất nhanh thơng qua việc áp dụng nguồn lực lao động hay lượng phụ Thời đoạn thước đo xem gói công việc hay nhiệm vụ cụ thể để hoàn tất Các số dùng để thể điều tính đơn vị thời gian Ví dụ xây dựng nhà dân dụng, sau lần đổ trần, người ta thường để tuần để trần ổn định trước tiếp tục xây tầng Khoảng thời gian cố định thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ hay gói cơng việc cần đến lượng thời gian để hoàn tất Việc áp dụng nguồn lực phụ khơng làm thay đổi thời gian u cầu Ví dụ Một việc để hồn tất hay phụ thuộc vào vào việc nỗ lực áp dụng Hãy nói bạn muốn tạo chai rượu Nhiều người tham gia làm cho việc hái nho vườn trở nên nhanh rượu đặt vào thùng khơng có lượng nỗ lực làm cho rượu lên men nhanh Công việc hái nho theo lực, ủ lên men rượu trường hợp khoảng thời gian cố định b) Xác lập mốc quan trọng Mốc quan trọng trường hợp điểm kiểm soát dự án, thường việc hồn tất phần 19 chuyển giao tạo yêu cầu báo cáo yêu cầu ủng hộ khách hàng hay nhà tài trợ trước tiếp tục dự án Mốc quan trọng có thời đoạn Các mốc quan trọng đóng vai trò mốc đánh dấu xác định giám đốc dự án và/hoặc khách hàng Chúng phải xác lập có chọn lựa sử dụng giác quan thơng thường, ví dụ đánh giá thiết kế chính, thử nghiệm mẫu, nguồn vào cần đến từ nguồn bên ngoài, xúc tiến quảng cáo Các mốc quan trọng có ích việc tiến triển điểm số tiến triển thực gói cơng việc ước lượng nên thực cho phù hợp Ví dụ: Một cơng ty tư vấn xây dựng ước lượng thời gian cho dự án khách hàng có mốc quan trọng thời điểm bất đầu kết thúc dự án giai đoạn hợp đồng có phần chuyển giao đồng thuận khách hàng yêu cầu trước họ tiếp tục phần đồng thuận, họ triển khai quy trình quảng cáo Sơ đồ mốc quan trọng cho dự án hình sau: Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Hoàn tất hành động A Hoàn tất hành động B Hoàn tất hành động C Hoàn tất hành động D     Hoàn tất hành động E Sơ đồ mốc quan trọng  c) Các dự án theo lịch trình so với dự án theo nguồn lực Trong nhiều trường hợp, thống kê kỹ cần để hồn tất dự án cơng nghệ thông tin không tồn tình trạng thiếu hụt thời gian Kết hầu hết dự án công nghệ thông tin đối mặt với ràng buộc nguồn lực kế hoạch làm việc chặt chẽ Tìm hiểu mức độ chiếm ưu đấu tranh đóng vai trò định để xây dựng ước lượng Định nghĩa: Dự án hướng theo lịch trình thời hạn chuyển giao cuối ràng buộc quan trọng 20 mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn Nó chi phối định dự án Các dự án theo lịch trình dùng hết nguồn lực cần để đảm bảo chuyển giao thời hạn xác lập Dự án hướng theo nguồn lực giá trị nguồn lực, cụ thể nguồn lực kỹ chi phí ràng buộc quan trọng mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn Nó chi phối định dự án Các dự án theo nguồn lực phải mở rộng thời gian từ bỏ chất lượng để giữ lại ràng buộc nguồn lực Trong hai trường hợp thuật ngữ “hướng theo” dùng để diễn tả ràng buộc quan trọng cho dự án đưa Ví dụ: Có lẽ ví dụ tốt dự án theo lịch trình cơng nghệ thơng tin dự án có tính chất chương trình Y2K vừa qua Mỗi giám đốc dự án có thời hạn cuối khơng thể thương lượng được, xác 12giờ trưa ngày 31 tháng 12 năm 1999 Các công ty bắt buộc phải dùng hết nguồn lực khổng lồ để nâng cấp thay hệ thống thực mệnh lệnh Hầu hết dự án mạng nội theo nguồn lực Trong nhiều trường hợp, dự án có truy cập nguồn lực phát triển Web hạn chế, điển hình phải đảm nhận dự án thương mại điện tử Web site tập trung theo bề 4.3 Ước lượng thời gian thực (Duration) a) Các kỹ thuật ƣớc lƣợng thời gian Ước lượng phi khoa học: - Dựa kinh nghiệm chủ quan, cảm tính - Nhanh dễ dàng - Kết thiếu tin cậy Chỉ nên dùng trường hợp - Đội ngũ chun mơn có kinh nghiệm, có kỹ cao, đội hình cố định - Dự án quy định, bắt buộc phải theo Ước lượng PERT: Thích hợp dự án - Đòi hỏi tính sáng tạo - Coi trọng chất lượng kết cơng việc thời gian hồn thành dự án Công thức PERT - Cần làm ước lượng thời gian cho công việc - Kết hợp lại để có số cuối Ƣớc lƣợng (ML-Most Likely): Thời gian cần để hoàn thành cơng việc điều kiện “bình thường” hay “hợp lý”