BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH KẾ TỐN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO TRẺ ĐINH THỊ TUYẾT MAI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỂ NHẬN VĂN BẰNG CỬ NHÂN NGÀNH KẾ TOÁN Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 08/2010 Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại Học Nơng Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “KẾ TỐN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU”, tác giả ĐINH THỊ TUYẾT MAI, sinh viên khóa 2006/2010, khoa kinh tế, chuyên ngành kế tốn, bảo vệ thành cơng trước hội đồng vào ngày…………………………………… Giảng Viên: ĐÀM THỊ HẢI ÂU Người hướng dẫn Ngày Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo Ngày tháng năm tháng năm Thư ký hội đồng chấm báo cáo Ngày tháng năm LỜI CẢM TẠ Để hoàn thành luận văn trước tiên em khơng có ngồi lời cảm ơn chân thành nhất, gửi đến ban giám hiệu trường Đại Học Nông Lâm tất thầy truyền dạy kiến thức bổ ích cho em suốt thời gian học vừa qua Đặc biệt, em xin cảm ơn Đàm Thị Hải Âu, người tận tình bảo hướng dẫn em hồn thành luận văn tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Cổ Phần Quảng Cáo Trẻ tạo điều kiện cho em thực tập công ty Cảm ơn tất cô, anh, chị Phòng kế tốn tài tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em suốt thời gian thực tập Công ty Sau cùng, xin cảm ơn tất bạn bè giúp tơi q trình thực đề tài Em xin kính chúc thầy tất anh, chị công ty tất bạn bè khỏe mạnh đạt thành công tốt lĩnh vực Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn! Sinh viên ĐINH THỊ TUYẾT MAI NỘI DUNG TÓM TẮT ĐINH THỊ TUYẾT MAI, tháng 08 năm 2010 “Kế Toán Vốn Bằng Tiền Các Khoản Phải Thu Công Ty Cổ Phần Quảng Cáo Trẻ” DINH THI TUYẾT MAI, August 2010 “Accounting for Capital in Cash and Accounts Receivable at Youth Advertising Joint Stock Company” Nội dung đề tài nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác kế toán vốn tiền khoản phải thu Công ty Cổ phần Quảng Cáo Trẻ dựa việc trình bày có hệ thống lí thuyết, nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quy trình lưu chuyển chứng từ, ghi sổ liên quan đến kế toán vốn tiền khoản phải thu, để làm sở cho việc phân tích, so sánh từ đưa nhận xét phản ánh trạng công ty, đồng thời đưa kiến nghị phù hợp nhằm cải thiện nâng cao công tác kế toán vốn tiền khoản phải thu đơn vị MỤC LỤC Trang Danh mục chữ viết tắt viii Danh mục hình x Danh mục phụ lục xi CHƯƠNG ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Sự cần thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 1.3 Phạm vi nghiên cứu 1.4 Sơ lược cấu trúc luận văn CHƯƠNG TỔNG QUAN 2.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty 2.2 Sơ đồ tổ chức công ty 2.3 Cơ cấu máy quản lý 2.3.1 Hội đồng Quản trị Ban kiểm soát .6 2.3.2 Bộ máy điều hành 2.3.3 Bộ máy quản lý 2.4 Quyền hạn trách nhiệm phòng ban 2.4.1 Hội đồng quản trị .8 2.4.2 Tổng giám đốc 2.4.3 Giám đốc điều hành 2.4.4 Phòng ngồi trời OOH 2.4.5 Phòng Pr Activation 10 2.4.6 Phòng kế tốn .10 2.4.7 Phòng hành chánh- nhân 11 2.4 Đặc điểm hoạt động Công ty Cổ phần Quảng Cáo Trẻ 12 2.4.1.Hình thức sở hữu vốn .12 2.4.2 Hình thức hoạt động 12 2.4.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 12 2.5 Mục tiêu triết lý kinh doanh công ty 12 2.5.1 Mục tiêu 12 v 2.5.2 Triết lý kinh doanh 12 2.6 Tổ chức cơng tác kế tốn .13 2.6.1.Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán .13 2.6.2 Chế độ kế toán áp dụng 13 2.6.3 Nguyên tắc ghi nhận khoảng tiền khoảng tương đương tiền Phương pháp chuyển đổi đồng tiền khác đồng tiền sử dụng kế toán 14 2.6.4 Chứng từ Hệ thống tài khoản sử dụng 15 2.7.2 Sơ đồ tổ chức máy kế toán 15 2.7.3 Trách nhiệm quyền hạn nhân viên kế toán 16 CHƯƠNG NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 19 3.1 Cơ sở lí luận Kế toán vốn tiền 19 3.1.1 Khái niệm Kế toán vốn tiền 19 3.1.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn tiền .19 3.1.3 Nhiệm vụ hạch toán vốn tiền 19 3.1.4 Kế toán tiền mặt quỹ 20 3.1.5 Kế toán tiền gửi Ngân hàng 24 3.1.6 Kế toán tiền chuyển .27 3.2 Cơ sở lý luận kế toán khoản phải thu 28 3.2.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng .28 3.2.2 Kế toán thuế GTGT khấu trừ .31 3.2.4 Kế toán phải thu nội .34 3.2.5 Kế toán phải thu khác 35 3.2.6 Kế toán dự phòng phải thu khó đòi .38 3.2.7 Kế toán khoản tạm ứng cho công nhân viên .40 3.3 Phương pháp nghiên cứu .42 CHƯƠNG KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 44 4.1 Tổng qt hình thức kế tốn máy doanh nghiệp 44 4.1.1 Giới thiệu phần mềm UNION .44 4.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ 44 4.1.3 Hỗ trợ phần mềm kế tốn cơng tác kế tốn 44 vi 4.2 Kế toán vốn tiền 45 4.2.1 Vốn tiền đơn vị .45 4.2.2 Kế toán tiền mặt quỹ 45 4.2.3 Kế toán tiền gửi Ngân hàng 51 4.2.4 Kế toán tiền chuyển .57 4.3 Kế toán khoản phải thu 58 4.3.1 Kế toán nợ phải thu khách hàng 58 4.3.2 Kế toán thuế GTGT khấu trừ .63 4.3.3 Kế toán khoản phải thu khác 65 4.3.4 Kế toán khoản tạm ứng 69 CHƯƠNG KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 74 5.1 Kết luận 74 5.2 Kiến nghị .75 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC vii DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 2.1 Sơ đồ máy tổ chức công ty Hình 2.2 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn máy 14 Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức máy kế toán 16 Hình 3.1 Sơ đồ hạch toán kế toán tiền mặt quỹ đồng Việt Nam 22 Hình 3.2 Sơ đồ hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng 26 Hình 3.3 Sơ đồ hoạch toán kế toán tiền chuyển 28 Hình 3.4 Sơ đồ hạch toán khoản phải thu khách hàng 30 Hình 3.5 Sơ đồ hạch toán thuế GTGT khấu trừ 34 Hình 3.6 Sơ đồ hạch tốn khoản phải thu nội 35 Hình 3.7 Sơ đồ hạch tốn khoản phải thu khác 37 Hình 3.8 Sơ đồ hạch tốn khoản dự phòng phải thu khó đòi 39 Hình 3.9 Sơ đồ hạch tốn khoản tạm ứng cho CB-CNV 42 Hình 4.1 Mẫu phiếu thu 47 Hình 4.2 Mẫu phiếu chi 49 Hình 4.3 Mẫu lệnh chi 54 Hình 4.4 Trích Sổ Chi Tiết Tài Khoản Tiền Gửi Ngân Hàng 56 Hình 4.5 Trích Sổ Chi Tiết Tài Khoản Phải Thu Khách Hàng 61 Hình 4.6 Trích Sổ Chi Tiết Tài Khoản Phải Thu Khác 68 Hình 4.7 Sơ Đồ Luân Chuyển Giấy Đề Nghị Tạm Ứng 70 Hình 4.8 Sơ Đồ Luân Chuyển Giấy Đề Nghị Thanh Toán 71 viii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế BGĐ Ban giám đốc CB-CNV Cán bộ-Công nhân viên CTGS Chứng từ ghi sổ DN Doanh nghiệp ĐHCĐ Đại hội cổ đông GĐ Giám đốc GĐĐH Giám đốc điều hành GTGT Gía trị gia tăng HC- NS Hành chánh-nhân HĐQT Hội đồng quản trị KPCĐ Kinh phí cơng đồn KTT Kế tốn trưởng KTTH Kế toán tổng hợp KTTT Kế toán toán NH Ngân hàng NVKT Nghiệp vụ kinh tế NV Nhân viên OOH Quảng cáo trời (out of home) PC Phiếu Chi PR Nhân viên quan hệ công chúng (Public Relations) PT & OOH (Nhân viên) phòng Phát triển trời PT Phiếu Thu SXKD Sản xuất kinh doanh TCSX Tổ chức sản xuất TGHĐ Tỉ giá hối đoái TGTT Tỉ giá thực tế / Tiền gửi toán TGKH Tiền gửi kỳ hạn ix TGNH Tiền gửi ngân hàng TSCD Tài sản cố định TK Tài khoản TƯ Tạm ứng VAT Thuế giá trị gia tăng (Value Accessding Tax) XDCB Xây dựng x - Lập chứng từ ghi sổ mở sổ theo dõi tài khỏan phải thu khách hàng đề xuất mục 4.2.2 4.3.2 Kế toán thuế GTGT khấu trừ Khi NVKT phát sinh, có khoản thuế GTGT khấu trừ kế tốn viên kê khai phần mềm thởi điểm ghi nhận doanh thu chi phí Cuối tháng kế tốn tổng hợp số liệu từ phần mềm mục báo cáo thuế, in phần VAT đầu vào Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào với tờ khai thuế GTGT để nộp cho quan thuế a Tài khoản sử dụng KT sử dụng TK 133 “Thuế GTGT khấu trừ” TK chi tiết sau: - TK 1331 “Thuế GTGT khấu trừ hàng hóa dịch vụ” - TK 1332 “Thuế GTGT khấu trừ TSCĐ” b Chứng từ sử dụng - Hóa đơn Thuế GTGT hàng hóa dịch vụ mua vào - Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào - Tờ khai thuế GTGT - Bảng kê tình hình sử dụng hóa đơn c Quy trình luân chuyển Hàng ngày, phát sinh nghiệp vụ có khoản thuế GTGT khấu trừ khách hàng mua hàng hóa hay dịch vụ, nhân viên có liên quan chị trách nhiệm lập giấy đề nghị toán kèm theo hóa đơn chuyển lên phòng kế tốn Căn vào giấy đề nghị toán kế toán toán tiến hành kiểm tra khoản tiền thuế GTGT đầu vào, sau KTTT chuyển lên KTT GĐ ký duyệt chi Sau chứng từ ký duyệt, KTTT nhập liệu vào phần mềm, phần mềm tự động kết chuyển khoản thuế vào bảng kê khai thuế GTGT hàng hóa dịch vụ mua vào bán đồng thời kết chuyển vào sổ chi tiết tài khoản 133 Đầu tháng liền sau, KTTT sử dụng Bảng kê phần mềm hổ trợ kê khai thuế để lập tờ khai thuề GTGT, Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào, bảng kê dịch vụ hàng hóa bán sau chuyển lên KTT GĐ ký duyệt nộp cho quan thuế trước ngày 20 hàng tháng 63 d Phương pháp hạch toán  Minh họa nghiệp vụ phát sinh công ty (1) Ngày 16/03/2010, công ty mua mực in Cửa hàng văn phòng phẩm Thành Cơng, Số HĐ 0055312 Tổng Số tiền toán là: 11.235.000 đ, Trong tiền hàng 11.235.000 đ, Thuế VAT đ (0%) Công ty trả tiền cho người bán tiền mặt Kế toán định khoản nghiệp vụ sau (Xem PL 23) Nợ TK 152: 11.235.000 Nợ TK 1331: Có TK 1111: 11.235.000 (2) Ngày 08/03/2010, vào PC2010/03/0013, số HĐ 0073644 toán tiền mua bánh tiếp khách họp HĐQT cho Công ty TNHH Vĩnh Thái Thành số tiền 377.000 đ, thuế GTGT 0% (Xem PL 24) Nợ TK 6428: 377.000 Nợ TK 1331: Có TK 1111: 377.000 (3) Ngày 03/03/2010 nhận hóa đơn đòi tiền số 0058927 Công ty TNHH Dịch vụ Quảng cáo Mĩ Thi theo hợp đồng số 021209/HĐTC-2009, tổng trị giá hóa đơn 204.750.000 đ, thuế GTGT 10% (Xem PL 25) Nợ TK 1422: 186.136.364 Nợ TK 1331: 18.613.636 Có TK 3311(MCHANH): 204.750.000 (4) Ngày 25/03/2010 nhận hóa đơn đòi tiền số 0102887 Công ty TNHH Thiết Kế - MT & Quảng Cáo ANPHA theo hợp đồng số 12/AP/HĐTC-2010, tổng trị giá hóa đơn 3.300.000 đ, thuế GTGT 10% (Xem PL 26) Nợ TK 1422: 3.000.000 Nợ TK 1331: 300.000 Có TK 3311(MCHANH): 3.300.000 (3) Ngày 29/03/2010 nhận hóa đơn đòi tiền số 0823075 Cơng ty Điện Lực TP Hồ Chí Minh tiền điện cho vị trí trước số 83 Trần Não Bình An quận 2, tổng trị giá hóa đơn 1.599.719 đ, thuế GTGT 10% (Xem PL 27) Nợ TK 6321: 1.454.290 64 Nợ TK 1331: 145.429 Có TK 3311(MCHANH): 1.599.719 (5) Ngày 15/03/2010 nhận hóa đơn thu phí dịch vụ toán tiền lương ngân hang Vietinbank, tổng trị giá hóa đơn 102.721 đ, thuế GTGT 10% (Xem PL 28) Nợ TK 6427: 93.383 Nợ TK 1331: 9.338 Có TK 3311(MCHANH): 102.721 (6) Cuối tháng kế tốn tổng hợp số thuế GTGT khấu trừ (75.232.177 đ) Kế toán định khoản sau Nợ TK 33311: (75.232.177 đ) Có TK 1331: (75.232.177 đ) e Nhận xét - Kế toán thuế GTGT áp dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế hàng tháng theo phiên HTKK 2.5.1 kể từ tháng 03/2010 phù hợp với yêu cầu quan thuế - Các hóa đơn kiểm tra kỹ trước nhập liệu KTTH KTT kiểm tra lại trước ký duyệt nên khơng có sai sót xảy Xem mẫu sổ chi tiết TK thuế GTGT khấu trừ tháng 03/2010 Phụ Lục 29 4.3.3 Kế toán khoản phải thu khác a Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 138 - “Phải thu khác” nhằm phản ánh tình hình thu lãi tiền gửi kỳ hạn ngân hàng KT theo dõi chi tiết TK 138 theo đối tượng NH b Chứng từ sử dụng - Hợp đồng tiền gửi - GBC ngân hàng - Bảng Sao kê chi tiết tài khoản tiền gửi c Quy trình nghiệp vụ phương pháp hạch toán Sau ký hợp đồng tiền gửi kỳ hạn, KTTH vào tổng giá trị HĐTG lãi suất kỳ hạn ghi hợp đồng để tính số tiền lãi nhận cuối kỳ, tính số tiền lãi kết chuyển vào doanh thu hoạt động tài vào cuối tháng 65 Tổng số tiền gửi * lãi suất kỳ hạn Số lãi nhận tháng = Số kỳ hạn Cuối tháng KTTH tiến hành kết chuyển số lãi tháng Nợ TK 1388: Có TK 515: (lãi ước tính tháng) Khi đáo hạn, nhận GBC ngân hàng KTTH hạch toán sau: - Kết chuyển số lãi kỳ cuối: Nợ TK 1388: Có TK 515: - Đồng thời vào GBC ngân hàng, KT ghi: Nợ TK 11211: (tổng số tiền lãi thực nhận cuối kỳ) Có TK 1388: Trường hợp rút tiền gửi trước hạn, vào GBC ngân hàng KTTT hach toán giảm tiền gửi kỳ hạn đồng thời ghi nhận khoản lãi rút trước hạn vào tài khoản tiền gửi toán (nếu rút trước hạn để chuyển vào tài khoản TGTT) nhập quỹ tiền mặt KT ghi: Nợ TK 11211, 111 Có TK 1281: (số tiền rút trước hạn) Có TK 1388: (số tiền lãi rút trước hạn) Khi hết hạn HĐTG, vào số tiền lãi thực nhận, KTTH tiến hành cấn trừ với số lãi ước tháng trước để xác định số lãi kỳ cuối, đồng thời hạch toán sau: Số lãi kỳ cuối = Tổng lãi nhận cuối kỳ (GBC) – Tổng bên nợ TK 1388 Định khoản: Nợ TK 1388: Có TK 515: (lãi kỳ cuối) Đồng thời: Nợ TK 11211: Có TK 1388: (tổng lãi) d Phương pháp hạch toán  Minh họa thực tế nghiệp vụ phát sinh công ty 66 (1) Ngày 11/02/2010 rút trước hạn tiền gửi kỳ hạn tháng ngân hàng VIETINBANK số tiền 1.500.000.000 đ chuyển vào tài khoản TGTT Khi nhận GBC ngân hàng, vào số tiền rút số lãi rút trước hạn, kế toán ghi (Xem PL 30) Nợ TK 11211: 1.516.100.000 Có TK 1281: 1.500.000.000 Có TK 1388: 16.100.000 Đồng thời vào GBC, kế toán ghi nhận khoản lãi rút trước hạn bổ sung: Nợ TK 11211: 36.815.833 Có TK 1388: 36.815.833 (2) Ngày 11/02/2010 KTT định chuyển 5.000.000.000 từ tài khoản TGTT ngân hàng Vietinbank sang tài khoản TGKH tháng ngân hàng Techcombank.Căn vào HĐTG kỳ hạn tháng ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam ngày 11/02/2010 số tiền 5.000.000.000 đồng, lãi suất kỳ hạn 12.5% kế toán hạch toán sau (Xem PL 31) Số lãi nhận đáo hạn = 5.000.000.000 * 12.5%/4 = 156.250.000 đ Số lãi tháng = 156.250.000/3 = 52.083.333 đ Cuối tháng ngày 28/02/2010, KTTH hạch toán sau: Nợ TK 1388: 29.513.889 (52.083.333 /30*17) Có TK 515: 29.513.889 (3) Căn vào Bảng kê chi tiết tiền gửi có kỳ hạn GBC ngày 03/03/2010 số tiền số tiền gửi kỳ hạn tháng đáo hạn ngân hàng VIETINBANK chi nhánh TPHCM, cuối kỳ kế tốn ghi: Nợ TK 11211: 12.518.866.667 Có TK 1281: 12.000.000.000 Có TK 1388: 518.866.667 518.866.667= (12.000.000* 8.6%/360)*181(từ ngày 03/09/2009 đến ngày 03/03/2010) Đồng thời kết chuyển lãi kỳ cuối: Lãi kỳ cuối=518.866.667+ 148.454.167– (110.366.667+118.250.000 * 5) = 34.295.833 Trong đó: 67 -  Tổng lãi rút trước hạn nhận: 148.454.167 = 30.941.667 (lãi từ 03/03/09 đến 22/01/10) + 64.516.667 (lãi từ 03/03/09 đến 28/01/10) + 52.995.833 (lãi từ 03/03/09 đến 11/02/10)  Số tiền lãi ước tính tháng tài khoản TGKH tháng ngân hàng Vietinbank: 118.250.000 = (16.500.000.000*8.6%/360)*180/6  Số tiền lãi ước tính tháng 09/2009 (từ 03/09/2009 đến 30/09/2009): 110.366.667 = (118.250.000*28)/30 Do số lãi ước lớn số thực tế nên kế toán thực bút toán điều chỉnh sau: Nợ TK 515: 34.295.833 Có TK 1388: 34.295.833 Xem mẫu sổ chi tiết tài khoản phải thu khác tháng 03/2010 Phụ Lục 32 Hình 4.6 Trích Sổ Chi Tiết Tài Khoản Phải Thu Khác Công ty Cổ phần Quảng Cáo Trẻ 01 Phạm Ngọc Thạch, P Bến Nghé, Q1, TPHCM SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/02/2010 đến ngày 28/02/2010 Tài khoản: 1388- Phải thu khác Diễn Giải Chứng từ Ngày CT TKĐƯ Số CT Số phát Sinh Nợ Dư đầu kỳ Số dư Có Nợ 1388 649,757,867 Rút trước hạn 1,5 tỷ Chuyển vào tài khoản 11/02/2010 BC2010/02/0012 TGTT 11211 16,100,000 633,657,867 36,895,833 596,762,034 Thu lãi ngân hàng rút trước hạn 1.5 tỷ từ 11/02/2010 BC2010/02/0013 TGKH tháng 11211 28/02/2010 KT/2010/02/LAI02 Lãi kỳ hạn 515 7,832,702 604,594,736 28/02/2010 KT/2010/02/LAI02 Lãi kỳ hạn 515 29,513,889 634,108,625 28/02/2010 KT/2010/02/LAI02 Lãi kỳ hạn 515 86,000,000 720,108,625 Tổng Cộng Dư Cuối Kỳ 123,346,591 1388 52,995,833 720,108,625 Ngày 28 tháng 02 năm 2010 Người lập biểu Kế toán Trưởng 68 Giám đốc Có e Nhận xét Cơng tác quản lý khoản lãi tiền gửi ngân hàng kế toán công ty quản lý tương đối chặt chẽ Tuy nhiên, khoản lãi ước tính kỳ tính dựa số lãi ban đầu tổng tiền gửi, phát sinh khoản tiền rút trước hạn KTTH giữ nguyên mức lãi ước tính hàng tháng nên phải thực bút tốn điều chỉnh lãi cuối kỳ f Đề xuất Do nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng trước hạn toán xảy doanh nghiệp trừ trường hợp doanh nghiệp thiếu vốn tạm thời nên phát sinh khoản rút tiền gửi trước hạn, cuối kỳ KTTH nên xác định lại số lãi thực nhận để giảm khoản lãi phải ước hàng tháng doanh thu hoạt động tài khơng bị biến động lớn vào thời diểm đáo hạn tiền gửi kỳ hạn 4.3.4 Kế toán tạm ứng Các khoản tạm ứng công ty Cổ phần Quảng Cáo Trẻ bao gồm: Tạm ứng cho nhân viên, tạm ứng mua đồ dùng văn phòng, tạm ứng chi phí cho nhân viên tiếp khách… a Nguyên tắc tạm ứng - Chi tạm ứng cho người công ty - Thủ quỹ theo dõi riêng khoản tạm ứng nhân viên - Khoản tạm ứng công ty đơn giản, nhân viên hay phận muốn chi tiền tạm ứng phải lập phiếu tạm ứng sau dó chuyển cho trưởng phòng KT trưởng xem xét chuyển cho Giám đốc kí duyệt tạm ứng - Kế tốn mở sổ chi tiết cho người nhận tạm ứng tháng b Tài khoản sử dụng: KT sử dụng TK 141" Tạm ứng" c Chứng từ sử dụng + Giấy đề nghị tạm ứng + Phiếu chi + Giấy đề nghị tốn + Các chứng từ gốc đính kèm: Hóa đơn, biên lai cước phí d Quy trình nghiệp vụ 69 Hình 4.7 Sơ Đồ Luân Chuyển Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Người xin tạm ứng Kế toán trưởng, Giám đốc Giấy đề nghị tạm ứng Ký duyệt Thủ quỹ Kế toán toán - Chi tiền Ký - Lập phiếu chi Ký Nguồn tin: Phòng kế tốn - Tài vụ Giải thích: Khi có nhu cầu tạm ứng, người xin tạm ứng viết giấy đề nghị tạm ứng.Sau lập xong chuyển cho trưởng phòng ký duyệt chuyển lên phòng kế tốn Tại phòng kế tốn, sau nhận giấy đề nghị tạm ứng, kế toán toán xem xét, đối chiếu với sổ chi tiết tài khoản tạm ứng để kiểm tra xem lần tạm ứng trước nhân viên tốn xong chưa, kiểm tra tính hợp lý khoản tạm ứng sau ghi (nếu cần thiết) ký nháy vào giấy đề nghị tạm ứng chuyển lên cho kế toán trưởng Kế toán trưởng xem xét thấy hợp lí kí tên chuyển lên cho giám đốc đối chiếu xem xét kí tên Nếu chấp thuận giám đốc giấy đề nghị tạm ứng có giá trị Kế tốn tốn lập phiếu chi kí tên chuyển cho người tạm ứng để nhận tiền thủ quỹ Phiếu chi lập thành liên: liên thủ quỹ giữ, liên lại kế tốn giữ để theo dõi, lưu sổ đối chiếu có tranh chấp Căn vào chứng từ kế toán lập phiếu chi hạch tốn sau: Nợ TK 141: Có TK 1111: 70 Hình 4.8 Sơ Đồ Luân Chuyển Giấy Đề Nghị Thanh Toán Người nhận tạm ứng Kế toán trưởng, Giámđốc - Các chứng từ gốc - Viết giấy toán tạm ứng Viết phiếu thu Thủ quỹ Ký duyệt Theo số tiền TƯ Theo số tiền thực chi ký tên, chi tiền Kế toán toán Viết phiếu chi Nguồn tin: Phòng Kế tốn - Tài Giải thích: Khi thực xong cơng việc, người nhận tạm ứng tập hợp chứng từ gốc có liên quan để viết giấy đề nghị toán nộp lên phòng kế tốn Khi nhận giấy đề nghị toán, KTTT kiểm tra chứng từ kèm theo, thấy hợp lý, hợp lệ ký nháy chuyển lên KTT GĐ ký duyệt Căn vào số tiền giấy đề nghị toán ký duyệt, KTTT nhập liệu vào phần phiếu chi phiếu thu phần mềm Trường hợp tiền tạm ứng thừa thiếu nhân viên thông báo nộp lại tiền tạm ứng: KTTT lập PT thu lại toàn số tiền tạm ứng, đồng thời lập PC chi lại số tiền mua hàng hóa, dịch vụ Sau cấn trừ, thủ quỹ thu lại số tiền thừa chi thêm số thiếu cho nhân viên Trường hợp tiền tạm ứng thừa nhân viên thơng báo cần giữ lại tiền thừa để thực công việc nhân viên mua hàng hóa, dịch vụ chưa nhận hóa đơn: KTTT lập PT thu lại số tiền tạm ứng với số tiền hóa đơn giấy đề nghị toán, đồng thời lập PC chi lại số tiền mua hàng hóa, dịch vụ giấy đề nghị toán Thủ quỹ, nhân viên KTTT ký tên Số tiền tạm ứng thừa KTTT theo dõi phần mềm e Phương pháp hạch toán 71 Minh họa nghiệp vụ tạm ứng phát sinh công ty (1) Ngày 01/03/2010 Căn vào PT2010/03/0003 việc thu lại tiền tạm ứng bà Nguyễn Thị Mỹ Nga số tiền 1.500.000đ theo PC2010/01/37, KT hạch tốn sau Nợ TK 1111: 1.500.000 Có TK 141(MNGA): 1.500.000 (2) Ngày 20/02/2010 nhân viên phòng OOH Nguyễn Phương Trang tạm ứng để xin giấy phép cho nhà chờ 42 Lê Lợi với số tiền 2.000.000 đồng Căn vào giấy đề nghị tạm ứng ký duyệt, KTTT tiến hành lập phiếu chi số PC2010/02/00028 hạch toán sau: Nợ TK 141: 2.000.000 Có TK 111: 2.000.000 Sau nhận biên nhận có chữ ký bên nhận tiền, KTTT lập Phiếu thu thu lại khoản tiền mà Trang tạm ứng đồng thời lập phiếu chi với nội dung: “ chi giấy phép nhà chờ 42 Lê Lợi” hạch toán sau: Phiếu Thu: Nợ TK 111: 2.000.000 Có TK 141: 2.000.000 Phiếu Chi: Nợ TK 1422: 2.000.000 Có TK 111: 2.000.000 (3) Ngày 24/03/2010 nhân viên phòng OOH Thái Văn Tài tạm ứng tiền hợp đồng 47/HĐMB-2010 mặt 387 Kinh Dương Vương quận số tiền 80.000.000đ, KTTT lập phiếu chi số PC2010/03/0036 hạch toán sau: (Xem Phụ Lục 03) Nợ TK 141: 80.000.000 Có TK 1111: 80.000.000 (4) Ngày 25/02/2010 nhân viên phòng OOH Nguyễn Thị Mỹ Nga tạm ứng tiền mua văn phòng phẩm cho cơng ty số tiền 800.000đ Sau hồn thành cơng việc mua đồ dùng văn phòng nhân viên mang chứng từ gốc lập giấy đề nghị tốn đính kèm với giấy chứng từ gốc xác minh việc chi tiền để toán Tổng số tiền chi bao gồm giá mua: 500.000, thuế GTGT: 50.000 Đối với khoản chi mua hàng chưa nhận hóa đơn, KTTT ghi lại giấy đề nghị toán theo dõi sổ chi tiết TK 141: Tạm ứng 72 KTTT xem xét lại chứng từ gốc đối chiếu lại khoản chi tạm ứng xem có phù hợp với cơng việc hay khơng Sau kiểm tra tính hợp lệ chứng từ (Hóa đơn, biên lai thu tiền ) chuyển lên KTT kí tên chấp nhận tốn Căn vào giấy đề nghị toán kế toán hạch toán: Nợ TK 6423: 500.000 Nợ TK 1331: 50.000 Có TK 111: 550.000 Đồng thời lập phiếu thu số PT 2010/02/0005 nhận lại khoản tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK 1111: 550.000 Có TK 141: 550.000 f Nhận xét - Các khoản tạm ứng cho nhân viên công ty chủ yếu chi tạm ứng công tác cho việc mua sắm đồ dùng văn phòng phụ vụ cho cơng việc ngày phòng ban, số tiền tạm ứng tương đối nhỏ nên công việc chi tạm ứng chặt chẽ nhanh gọn - Tuy nhiên công tác thu hồi khoản tạm ứng chậm số nhân viên thường cơng tác ngồi, bên cạnh đó, khoản tạm ứng lớn số nhân viên thường chi giấy phép, chi phí mặt hoa hồng kế tốn chưa thu hồi khoản tạm ứng thừa tiếp tục chi tạm ứng cho lần cuối tháng khơng thực tốn tạm ứng g Đề xuất - Gọi điện thoại nhắc nhở nhân viên nhận tạm ứng mà chưa hoàn ứng trước ngày tính lương tháng để có biện pháp thu hồi tạm ứng phù hợp (trừ lương trừ vào ngày phép) Thực toán tạm ứng vào ngày cuối tháng - Đối với khoản tạm ứng lớn cho chi phí giấy phép, mặt bằng, hợp đồng duyệt tạm ứng khoản chi phí chắn nhận giấy tờ sau chi Kế toán tiến hành thu hồi lại phần tạm ứng thừa nhận chứng từ, giấy tờ có liên quan đến khoản chi Xem mẫu sổ chi tiết tài khoản tạm ứng tháng 03/2010 Phụ Lục 33 73 CHƯƠNG KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 Kết luận Qua thời gian nghiên cứu tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác kế tốn nói chung cơng tác "Kế Tốn Vốn Bằng Tiền Và Các Khoản Phải Thu" nói riêng Cơng ty Cổ phần Quảng Cáo Trẻ, tơi có số nhận xét sau: Về cơng tác kế tốn: cơng ty sử dụng hình thức sổ ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức phù hợp với qui mô công ty Công tác quản lý, tổ chức điều hành công ty tốt, nhân viên có ý thức làm việc chấp hành nội quy công ty Hệ thống chứng từ lưu gọn gàng đầy đủ Cơng ty có sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo qui định mở số tài khoản chi tiết phù hợp với tình hình thực tế cơng ty Đồng thời công ty bổ sung thay đổi số ký hiệu tài khoản theo quy định theo Thông tư 244 như: TK 432 đổi thành TK 3235, bổ sung thêm TK 3534 - Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty Hệ thống sổ sách cơng ty mở đầy đủ, chi tiết Kế tốn kiểm tra chặt chẽ chứng từ chi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước ghi chép vào sổ sách kế toán Việc hạch toán vào sổ sách kế tốn ln đảm bảo phải có chứng từ chứng minh như: Hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi… Khách hàng Cơng Ty tương đối chủ yếu khách hàng lớn, lâu năm, có uy tín nên cơng tác quản lý thu hồi nợ phải thu công ty thuận lợi Tuy nhiên phận PR- Event công ty hoạt động chưa hiệu nên làm cho doanh thu công ty tương đối thấp ảnh hưởng đến mục tiêu chung mà cơng ty đề Mặc khác tình trạng nhân viên Kế Tốn kiêm nhiệm nhiều việc nên chưa phát huy hết khả chuyên môn phục vụ cho nhu cầu công việc Tuy nhiên công tác quản lý tiền mặt tương đối chặt chẽ, khơng có tình trạng thất xảy Q trình theo dõi số liệu cơng ty chặt chẽ nhờ có hệ thống tài khoản chi tiết rõ ràng khoản phải thu, phải trả cơng ty có tài khoản chi tiết theo dõi cho đối tượng Cơng việc tốn tiền công nợ diễn nhanh gọn khơng bị động, tất có kế hoạch Các hóa đơn hợp đồng bảng dự trù chi phí kinh doanh phòng ban chuyển đến phòng kế tốn trước hạn tốn kế tốn tốn chủ động việc toán Đồng thời hàng tuần KTTT lập Báo cáo dòng tiền kiểm tra quỹ nên khơng xảy tình trạng thiếu tiền tốn khách hàng Tuy nhiên, có khoản chi phí lớn phát sinh đột ngột không nằm dự trù chi phí khách hàng tốn nợ chậm so với xác nhận trả tiền mà khách hàng thông báo với cơng ty làm xảy tình trạng thiếu hụt tiền tạm thời, KTT phải định rút trước hạn TGKH để chi trả Điều làm ảnh hưởng đến khoản lãi đầu tư tài của cơng ty 5.2 Kiến nghị - Lập chứng từ ghi sổ mở sổ để theo dõi tổng hợp tài khoản - Đề nghị khách hàng đến công ty để nhận tiền - Nhân viên giao tiền cho khách hàng phải đề nghị khách hàng lập giấy biên nhận biên lai thu tiền có chữ ký xác nhận khách hàng - Bổ sung thêm nguồn lực lao động để tránh tình trạng kiêm nhiệm nhiều cơng việc - Gọi điện thoại nhắc nhở nhân viên nhận tạm ứng mà chưa hồn ứng trước ngày tính lương tháng để có biện pháp thu hồi tạm ứng phù hợp Thực toán tạm ứng vào ngày cuối tháng - Nâng cấp hệ thống máy tính Tuy có hệ thống diệt vi rút hệ thống bảo vệ mạng chương trình xử lý thơng tin chậm Thơng tin kế tốn có trữ lượng lớn, hệ thống không đảm bảo tốc độ xử lý tốt.Cần nâng cấp hệ thống hệ thống máy tính đảm bảo thơng tin xử lý nhanh chóng, trung thực, cung cấp kịp thời cho nhà quản lý việc định - Việc lưu trữ liệu thơng tin phòng kế tốn chưa đủ để đảm bảo liệu kế tốn an tồn Kế tốn lưu trữ liệu sổ lưu trữ phần mềm máy tính mà khơng xuất liệu đĩa mềm để lưu Bên cạnh phần mềm hay bị lỗi 75 nên thường xuyên phải nâng cấp, điều số trường hợp làm thay đổi, chạy số liệu lỗi nhập liệu vào phần mềm kế tốn phải xuất liệu excel để lưu, gây tốn thời gian cơng sức Nếu có xảy hỏa hoạn nguy phá hủy hệ thống liệu kế tốn khơng tránh khỏi Kế tốn nên tiến hành lưu trữ liệu đĩa mềm, đồng thời tìm kiếm đề xuất thay đổi gói phần mềm phù hợp - Công ty thường bán cho khách hàng thân thiết nên không kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng - Theo dõi khả toán khách hàng để đề xuất ý kiến với người có trách nhiệm phê chuẩn nghiệp vụ bán chịu Nếu khách hàng thực khơng tốt phải siết chặt điều khoản toán hợp đồng như: phạt theo lãi suất khách hàng toán chậm so với hạn toán ghi hợp đồng, đề nghị đưa tòa án kinh tế xét xử trường hợp khách hàng khơng tốn khoảng thời gian hạn cho phép (không năm) - Áp dụng sách chiết khấu với khách hàng Chính sách nhằm khuyến khích cơng ty khách hàng tốn nhanh giảm tình trạng thâm dụng vốn công ty 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài Chính, 2006 QĐ 15/2006/QĐ-BTC – Quyết Định Về Việc Ban Hành Chế Độ Kế Toán Doanh Nghiệp Website: www.mof.gov.vn Bộ Tài Chính (Vụ Chế Độ Kế Tốn Kiểm Tốn), 2006 Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán: chế độ kế toán doanh nghiệp Quyển 1: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán (ban hành theo Quyết định số 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20/03/2006) Nhà xuất Tài chính, Hà Nội, 500 trang Bộ Tài Chính (Vụ Chế Độ Kế Tốn Kiểm Toán), 2006 Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán: chế độ kế toán doanh nghiệp Quyển 2: Báo Cáo Tài Chính, Chứng Từ Và Sổ Kể Tốn, Sơ Đồ Kế Toán (ban hành theo Quyết định số 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20/03/2006) Nhà xuất Tài chính, Hà Nội, 472 trang Nguyễn Thị Thanh Dung, 2007 Kế toán vốn tiền khoản phải tốn cơng ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ tin học Nguyễn Hoàng Thủ Đức Luận văn tốt nghiệp đại học, Khoa Kinh Tế, Đại Học Nông Lâm TP.HCM, 2007 PGS TS Võ Văn Nhị (Chủ biên), TS Trần Anh Hoa, TS Nguyễn Ngọc Dung TS Nguyễn Xuân Hưng, Giảng viên Trường ĐH Kinh Tế TP HCM, 2006 Kế Tốn Tài Chính, tái lần thứ chỉnh lý bổ sung theo quy định số 15/2006 QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006 Nhà Xuất Bản Tài Chính, 589 trang Thầy Lê Văn Hoa Bài Giảng Kế Toán Tài Chính Ngành Kế Tốn, Khoa Kinh Tế, Trường Đại Học Nông Lâm TP HCM 77 ... HỮU HẠN QUẢNG CÁO TRẺ đến tháng 10/1993 trở thành CÔNG TY QUẢNG CÁO TRẺ Năm 1996 yêu cầu mở r ng hoạt động, trụ sở Công ty Quảng Cáo Trẻ chuyển sang địa mới: 04 Alexandre de Rhodes, Phường Bến... TUYẾT MAI NỘI DUNG TÓM TẮT ĐINH THỊ TUYẾT MAI, tháng 08 năm 2010 “Kế Toán Vốn Bằng Tiền Các Khoản Phải Thu Công Ty Cổ Phần Quảng Cáo Trẻ” DINH THI TUYẾT MAI, August 2010 “Accounting for Capital... thành a Trách nhiệm:  Nhập liệu kiểm tra hợp đồng bán – mua vào  Kiểm tra khoản chi phí có đề xuất tốn  Kiểm tra chi tiết tài khoản: Chi phí trả trước ngắn hạn (142), chi phí phải trả (335),