BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN VÀ SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP THEO TIÊU CHUẨN OHSAS 18001:2007 ÁP DỤNG TẠI PHÂN XƯỞNG DIP-NHÀ MÁYGIẤY TÂN MAI Họ tên sinh viên: NGUYỄN THỊ ÁNH LÂM Ngành: Quản lý môi trường Du lịch sinh thái Niên khóa: 2009 – 2013 Tháng 12/2012 XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN VÀ SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP THEO TIÊU CHUẨN OHSAS 18001 : 2007 TẠI PHÂN XƯỞNG DIP-NHÀ MÁY GIẤY TÂN MAI  Tác giả NGUYỄN THỊ ÁNH LÂM Khóa luận đệ trình để đáp ứng yêu cầu cấp Kỹ sư ngành Quản lý môi trường Du lịch sinh thái Giáo viên hướng dẫn ThS VŨ THỊ HỒNG THỦY TP.HCM, Tháng 12/2012 i NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN  TP.HCM, ngày … tháng …… năm 2012 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Vũ Thị Hồng Thủy ii LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập hoàn thành báo cáo thực tập, em nhận nhiều động viên, giúp đỡ, chia sẻ quan tâm Thầy Cơ, gia đình bạn bè Với lòng trân trọng biết ơn, xin chân thành gửi lời cảm ơn đến: - Quý thầy cô Khoa Môi Trường Tài Nguyên Trường ĐH Nông Lâm TP HCM, người tận tình truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt bốn năm qua - Cô Vũ Thị Hồng Thủy - người tận tâm giảng dạy, bảo, quan tâm em suốt q trình thực tập Em cảm ơn Cơ nhiều - Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Tập Đoàn Tân Mai, tạo điều kiện cho em thực tập, học hỏi kinh nghiệm; em cảm ơn anh chị phịng quản lý kỹ thuật cơng nghệ cơng tyđã tận tình giúp đỡ, bảo cung cấp cho em nhiều tài liệu bổ ích cần thiết cho báo cáo - Bố mẹ: Con cảm ơn bố mẹ hỏi thăm, quan tâm, động viên chăm sóc - Và bạn học chung lớp với Cám ơn bạn quan tâm chia sẻ Xin chân thành cảm ơn tất người TP.Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 12 năm 2012 Sinh viên thực Nguyễn Thị Ánh Lâm iii TÓM TẮT KHÓA LUẬN Đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 áp dụng Phân xưởng DIP-Nhà máy Giấy Tân Mai” tiến hành khoảng thời gian từ tháng 08/2012 đến tháng 11/2012 Đề tài bao gồm nội dung sau:  Sự tiếp cận với đề tài thông qua phần giới thiệu nội dung, phương pháp mục tiêu nghiên cứu đề tài  Tổng quan tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007  Tổng quan Nhà máy Giấy Tân Mai (cơng ty cổ phần tập đồn Tân Mai)  Đánh giá tình hình An tồn vệ sinh lao động phân xưởng DIP-Nhà máy khả áp dụng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 cho Nhà máy  Xây dựng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo tiêu chuẩn OHSAS 18001 : 2007 cho Nhà máy với bước sau:  Xác định phạm vi hệ thống, thành lập ban OHSAS  Xây dựng sách OHSAS phù hợp với tình hình Nhà máy  Nhận diện mối nguy có liên quan đến vấn đề an tồn sức khỏe nghề nghiệp cơng nhân từ tất hoạt động sản xuất phân xưởng DIP cá cơng trình phụ trợ Từ đề xuất giải pháp nhằm ngăn chặn, hạn chế kiểm soát mối nguy  Nêu lên bước xây dựng hệ thống phù hợp với tình hình thực tiễn nguồn lực sẵn có Nhà máy nói chung phân xưởng nói riêng  Xây dựng hệ thống văn tài liệu theo tiêu chuẩn OHSAS 18001 : 2007 phục vụ cho việc kiểm soát, ngăn ngừa giảm thiểu tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp phân xưởng DIP-Nhà máy Giấy Tân Mai iv MỤC LỤC TÓM TẮT iv MỤC LỤC v DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ix DANH MỤC BẢNG BIỂU-SƠ ĐỒ x DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC xi CHƯƠNG 1MỞ ĐẦU 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI MỤC TIÊU ĐỀ TÀI NHỮNG ĐÓNG GÓP MỚI CỦA ĐỀ TÀI PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN OHSAS 18001:2007 2.1 SỰ RA ĐỜI CỦA TIÊU CHUẨN OHSAS 18000 2.2 CẤU TRÚC HỆ THỐNG OHSAS 18001:2007 2.3 CÁC YÊU CẦU CỦA OHSAS 18001 2.4 LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN OHSAS 18001 : 2007 2.4.1 Về mặt thị trường: 2.4.2 Về mặt kinh tế: 2.4.3 Quản lý rủi ro: 2.5 TÌNH HÌNH ÁP DỤNG OHSAS TẠI VIỆT NAM CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ PHÂN XƯỞNG DIP-NHÀ MÁY GIẤY TÂN MAI 3.1 GIỚI THIỆU CHUNG 3.1.1 Thông tin chung 3.1.2 Vị trí địa lý 3.1.3 Lịch sử hình thành phát triển 3.1.4 Sản phẩm công suất hoạt động 3.1.5 Cơ cấu tổ chức Nhà máy 3.1.6 Các hệ thống quản lý có công ty 11 3.2 TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG VÀ SẢN XUẤT 11 3.2.1 Nguồn nhân lực: 11 3.2.2 Nhu cầu sử dụng điện nước: 11 3.2.3 Nhu cầu sừ dụng nguyên, nhiên, vật liệu, hóa chất: 11 3.2.4 Quy trình sản xuất: 12 3.2.5 Công tác bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị: 15 v 3.3 HIỆN TRẠNG MÔI TRƯỜNG: 15 3.3.1 Mơi trường khơng khí: 15 3.3.2 Môi trường nước: 17 3.3.3 Chất thải rắn chất thải nguy hại: 18 3.4 CÔNG TÁC VỆ SINH LAO ĐỘNG – BẢO HỘ LAO ĐỘNG – PHÒNG CHỐNG CHÁY NỔ 19 3.4.1 Công tác vệ sinh lao động – Bảo hộ lao động: 19 3.4.2 Phòng chống cháy nổ: 20 3.4.3 Thực an toàn sức khỏe nghề nghiệp: 21 3.4.4 Đánh giá kết thực ATLĐ – BHLĐ – PCCN: 22 CHƯƠNG 4XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN VÀ SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP THEO TIÊU CHUẨN OHSAS 18001 : 2007 CHO PHÂN XƯỞNG…………………………………………………………………………………23 4.1 PHẠM VI CỦA HỆ THỐNG VÀ THÀNH LẬP BAN OHSAS: 23 4.1.1 Phạm vi hệ thống OHSAS: 23 4.1.2 Thành lập ban OH&S: 23 4.2 CHÍNH SÁCH OHS&S VÀ PHỔ BIẾN CHÍNH SÁCH TRONG CƠNG TY: 24 4.2.1 Chính sách OHSAS: 24 4.2.2 Công tác phổ biến sách OHSAS nội cơng ty bên ngoài: 26 4.2.3 Kế hoạch chỉnh sửa sách OHSAS cho phù hợp với tình hình thực tiễn Cơng ty: 27 4.3 NHẬN DIỆN MỐI NGUY VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO: 27 4.3.1 Mục đích: 27 4.3.2 Nội dung: 27 4.4 YÊU CẦU CỦA PHÁP LUẬT VÀ CÁC YÊU CẦU KHÁC: 31 4.4.1 Mục đích: 31 4.4.2 Nội dung: 32 4.5 MỤC TIÊU VÀ CÁC CHƯƠNG TRÌNH: 32 4.5.1 Mục đích: 32 4.5.2 Nội dung: 32 4.6 NGUỒN LỰC, VAI TRỊ, TRÁCH NHIỆM, TRÁCH NHIỆM GIẢI TRÌNH VÀ QUYỀN HẠN: 34 4.6.1 Mục đích: 34 4.6.2 Nội dung: 34 4.7 NĂNG LỰC ĐÀO TẠO VÀ NHẬN THỨC: 38 4.7.1 Mục đích: 38 vi 4.7.2 Nội dung: 38 4.8 TRAO ĐỔI THÔNG TIN, THAM GIA VÀ THAM VẤN: 39 4.8.1 Mục đích: 39 4.8.2 Nội dung: 39 4.9 HỆ THỐNG TÀI LIỆU OH&S: 40 4.9.1 Mục đích: 40 4.9.2 Nội dung: 41 4.10.KIỂM SOÁT TÀI LIỆU: 41 4.10.1Mục đích: 41 4.10.2Nội dung: 41 4.11.KIỂM SOÁT ĐIỀU HÀNH: 42 4.11.1Mục đích: 42 4.11.2Nội dung: 42 4.12.CHUẨN BỊ VÀ ỨNG PHĨ VỚI TÌNH TRẠNG KHẨN CẤP: 43 4.12.1Mục đích: 43 4.12.2Nội dung: 44 4.13.ĐO LƯỜNG VÀ GIÁM SÁT VIỆC THỰC HIỆN: 45 4.13.1Mục đích: 45 4.13.2Nội dung: 45 4.14.ĐÁNH GIÁ SỰ TUÂN THỦ: 48 4.14.1Mục đích: 48 4.14.2Nội dung: 48 4.15.ĐIỀU TRA SỰ CỐ: 48 4.15.1Mục đích: 48 4.15.2Nội dung: 48 4.16.SỰ KHÔNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA: 49 4.16.1Mục đích: 49 4.16.2Nội dung: 50 4.17.KIỂM SOÁT HỒ SƠ: 50 4.17.1Mục đích: 50 4.17.2Nội dung: 50 4.18.ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ: 51 4.18.1Mục đích: 51 4.18.2Nội dung: 51 4.19.XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO: 52 4.19.1Mục đích: 52 vii 4.19.2Nội dung: 52 CHƯƠNG 5KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 55 5.1 KẾT LUẬN: 55 5.2 KIẾN NGHỊ: 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 viii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BVMT : Bảo vệ môi trường ATLĐ : An toàn lao động AT&SKNN : An toàn sức khỏe nghề nghiệp ATVSLĐ : An toàn vệ sinh lao động BHLĐ : Bảo hộ lao động BLĐTBXH : Bộ Lao động – Thương binh xã hội BYT : Bộ Y tế BCA : Bộ Công An TCVN : Tiêu chuẩn Việt Nam QCVN : Quy chuẩn Việt Nam BM : Biểu mẫu BNN : Bệnh nghề nghiệp BSI (British Standards Institution) : Viện Tiêu chuần Anh Quốc CBCNV : Cán công nhân viên ĐDLĐ : Đại diện Lãnh đạo HDCV : Hướng dẫn công việc OH&S (Occupational Health and Safety) : An toàn sức khỏe nghề nghiệp PCCC : Phòng cháy chữa cháy PCCN : Phòng chống cháy nổ CTNH : Chất thải nguy hại SA (Social Accountability) : Trách nhiệm xã hội TNLĐ : Tai nạn lao động TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TT : Thủ tục UPTTKC : Ứng phó tình trạng khẩn cấp VSLĐ : Vệ sinh lao động ix THỦ TỤC ĐIỀU TRA SỰ CỐ Bảng Khai báo tai nạn lao động GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm Mã hiệu:TT-10-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: 02 năm 194 Mã hiệu:TT-11-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: THỦ TỤC SỰ KHÔNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, HÀNH ĐỘNG PHỊNG NGỪA 11.THỦ TỤC SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA MỤC ĐÍCH Quy định phương cách thống cho hành động phòng ngừa nhằm loại bỏ nguyên nhân gây không phù hợp thời tiềm ẩn hệ thống quản lý OH&S PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho: - Tất khơng phù hợp có khả xảy ra, phát CBCNV Nhà máy trình giám sát, xem xét đánh giá nội - Tất ý kiến khách hàng xem xét thấy liên quan đến không phù hợp kết đánh giá bên TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Sổ tay an toàn - Thủ tục Trao đổi thông tin, tham gia tham vấn - Thủ tục Chuẩn bị ứng phó tình trạng khẩn cấp - Thủ tục Đánh giá nội TT–13–01 - Xem xét lãnh đạo TT-14-01 TT–04–01 TT–07–01 NỘI DUNG Trách nhiệm Mọi người, đặc biệt đánh giá viên OH&S Trưởng đơn vị liên quan Nhân viên phân cơng Tiến trình Biểu mẫu Thu thập thơng tin Điều tra nguyên nhân phương pháp giải vấn đề Thực hành động khắc phục phòng ngừa Chưa đạt ĐDLĐ Đánh giá hiệu Nhân viên phân công Đạt Lưu hồ sơ 4.1 Thông tin không phù hợp a Khi phát không phù hợp khả tiềm ẩn gây không phù hợp (chẳng hạn không hiệu hệ thống quản lý OH&S, hoạt động GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm 195 THỦ TỤC SỰ KHÔNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA Mã hiệu:TT-11-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: trình ảnh hưởng đến OH&S) nhân viên có trách nhiệm báo cáo đến Trưởng đơn vị/bộ phận liên quan/ĐDLĐ (sử dụng biểu mẫu BM-13-04 hành động cần khắc phục, BM-11-03 đề xuất phòng ngừa) nhằm tìm biện pháp giải b Thơng tin không phù hợp - Kết đợt đánh giá nội (TT-01-13); - Các báo cáo đột xuất từ CBCNV Nhà máy; - Đánh giá bên hệ thống quản lý OH&S ; - Thông tin khiếu nại khách hàng, cộng đồng dân cư xung quanh liên quan đến không phù hợp c Đánh giá mức độ không phù hợp - Nặng: Sự không phù hợp liên quan đến hệ thống văn thực khơng văn có tính hệ thống - Nhẹ: Sự khơng phù hợp liên quan đến việc không thực văn khơng gây hậu lớn khơng có tính hệ thống - Khuyến cáo: Sự không phù hợp xảy lần sơ suất làm việc 4.2 Xác định nguyên nhân thực giải pháp Khi nhận báo cáo không phù hợp đề xuất phòng ngừa, Trưởng đơn vị/bộ phận liên quan phải phân công người thực hiện, nhanh chóng tổ chức điều tra, xác định nguyên nhân, đưa giải pháp phù hợp công việc phải xác định thời hạn phải hoàn thành 4.3 Đánh giá hiệu biện pháp ĐDLĐ có trách nhiệm xem xét tính hiệu biện pháp thực (trên sở chứng khách quan) Nếu biện pháp thực không hiệu quả, ĐDLĐ báo cáo Ban Giám đốc để đưa giải pháp phù hợp 4.4 Báo cáo Các kết thực hành động khắc phục/phòng ngừa phải chuyển đến họp xem xét định kỳ/không định kỳ lãnh đạo họp gần theo Xem xét lãnh đạo (4.6) Nếu không phù hợp phát từ khiếu nại khách hàng, ĐDLĐ báo kết thực hành động khắc phục phịng ngừa tới Bộ phận chăm sóc khách hàng để có giải khiếu nại BIỂU MẪU SỬ DỤNG 5.1 BM-11-01: Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa 5.2 BM-11-02:Sổ theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa SỔ THEO DÕI HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Báo cáo số Ngày phát Đơn vị thực GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm Ngày hoàn thành 196 Người kiểm tra Kết Ghi THỦ TỤC SỰ KHÔNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA Mã hiệu:TT-11-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: 5.3 Biểu mẫu BM-11-03: Phiếu đề xuất kiểm tra hành động phịng ngừa PHIẾU ĐỀ XUẤT PHỊNG NGỪA Bộ phận cần phòng ngừa: Những sở liệu: Nội dung đề xuất phòng ngừa: ………… ………………………………………………………………………………………… ……… Ngày đề xuất phòng ngừa:……/……./…… Phê duyệt Người đề xuấtTrưởng phận cần phòng ngừa KIỂM TRA HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA Nội dung: Biện pháp thực phòng ngừa:……………………………………………………………… Người chịu trách nhiệm hành động phòng ngừa: Ngày hoàn thành: Kết quả, đề xuất: ……., ngày…… tháng…… năm……… Người kiểm tra Đơn vị kiểm tra LƯU HỒ SƠ STT Hồ sơ Bộ phận lưu giữ Thời gian lưu Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa Sổ theo dõi hành động khắc phục phòng ĐDLĐ, Ban OH&S Trưởng phòng ban 03 năm ngừa có liên quan Phiếu đề xuất kiểm tra hành động phòng ngừa GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm 197 THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ Mã hiệu:TT-12-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: 12 THỦ TỤC KIỂM SỐT HỒ SƠ MỤC ĐÍCH Quy định phương pháp cho việc kiểm soát hồ sơ thuộc hệ thống quản lý OH&S, đảm bảo phù hợp với yêu cầu hệ thống chứng tỏ kết đạt PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho tất hồ sơ liên quan đến OH&S Nhà máy TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Sổ tay an toàn NỘI DUNG 4.1 Thu thập, phân loại Nhân viên có trách nhiệm thu thập phân loại hồ sơ ghi chép lại tồn q trình thực công việc từ bắt đầu kết thúc công việc Khi cần sửa chữa nội dung hồ sơ, không dùng bút xóa trắng viết đè lên bơi đen lên nội dung cần sửa mà phải gạch ngang đường, bổ sung nội dung sửa ký tên bên cạnh 4.2 Sắp xếp, chỉnh lý Khi công việc kết thúc, hồ sơ phải xếp theo trình tự thực hiện, lập danh mục văn có hồ sơ theo qui định Khi cần thiết, thực chỉnh lý hồ sơ : bổ sung văn cần có, loại bỏ văn trùng lặp không liên quan 4.3 Bảo quản, lưu giữ Sau hoàn tất việc xếp chỉnh lý, hồ sơ OH&S lưu giữ theo quy định thủ tục hướng dẫn liên quan bảo quản tệp file hay đĩa vi tính mơi trường khơ ráo, thuận tiện cho việc truy cập Thời gian lưu giữ loại hồ sơ qui định biểu mẫu Danh mục loại hồ sơ kiểm sốt (BM-12-01) 4.4 Sử dụng hồ sơ Chỉ có Ban Giám đốc, Thủ trưởng đơn vị phận liên quan, ĐDLĐ Trưởng ban OH&S tiếp cận sử dụng hồ sơ thời gian lưu giữ Việc mượn trả hồ sơ phải ghi chép lại Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ OH&S (BM-12-02) 4.5 Xử lý hồ sơ OH&S Mỗi năm lần, hồ sơ hết thời hạn lưu giữ (theo quy định thủ tục liên quan), người quản lý hồ sơ viết đề nghị xin xử lý hồ sơ theo Biên xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng (BM-12-03) Đề nghị phải Giám đốc Nhà máy phê duyệt (đối với hồ sơ ĐDLĐ duyệt hồ sơ có thời hạn lưu giữ 02 năm) Phụ trách đơn vị phê duyệt (đối với hồ sơ lưu giữ đơn vị có thời hạn lưu giữ 02 năm trở xuống) GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm 198 Mã hiệu:TT-12-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ Khi xử lý hồ sơ phải đồng thời có mặt: người quản lý hồ sơ, người đơn vị người Phụ trách đơn vị định nhân viên phòng Tổ chức hành chánh Sau kiểm tra, hồ sơ duyệt xử lý tiến hành xử lý tất thành viên có mặt thành viên tiến hành xử lý ký vào Biên xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng (BM-12-03) Biên xử lý lập thành 03 bản: 01 người quản lý hồ sơ lưu lại, 01 dán vào tập đựng hồ sơ xử lý 01 phòng Tổ chức hành chánh lưu giữ Phương pháp xử lý: lưu kho hồ sơ hết thời hạn lưu giữ sử dụng, kho phòng Tổ chức hành chánh quản lý (để riêng hồ sơ xử lý năm) BIỂU MẪU SỬ DỤNG 5.1 Biểu mẫu BM–12–01: Danh mục loại hồ sơ kiểm soát DANH MỤC CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐƯỢC KIỂM SOÁT STT Tên loại hồ sơ Thời gian lưu giữ Nơi cất giữ Người giữ 5.2 Biểu mẫu BM-12-02: Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ OH&S PHÂN XƯỞNG DIP-Nhà máy Giấy Tân Mai Khu phố 1, phường Thống Nhất, Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai ĐT: 84 (61) 822257 Fax:84 (61) 3824915 SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG HỒ SƠ OH&S Đơn vị : Họ tên người quản lý hồ sơ : STT Loại hồ Tên hồ Họ Đơn vị Hình thức sử Ngày Ký Ngày sơ/tài sơ/mã tên công dụng hẹn trả nhận trả liệu số người sử tác Xem Mượn dụng 5.3 Biểu mẫu BM-12-03: Biên xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng lưu giữ sử dụng : GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm 199 THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ Mã hiệu:TT-12-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: BIÊN BẢN XỬ LÝ HỒ SƠ HẾT THỜI HẠN LƯU GIỮ SỬ DỤNG Đơn vị : Người lưu giữ : Hồ sơ hết thời hạn lưu giữ, sử dụng : (ghi rõ tên hồ sơ – người thiếp lập – thời hạn lưu giữ sử dụng) Ngày ……tháng…… năm…… Duyệt (Người duyệt ký, ghi rõ họ tên) Ngày xử lý hồ sơ : Những người thực hiên ( ký ghi rõ họ tên) Người lưu giữ 2.Người định Người đề nghị (Ký, ghi rõ họ tên) 3.Nhân viên phòng TCHC LƯU HỒ SƠ STT Hồ sơ Danh mục hồ sơ OH&S Bộ phận lưu Thời gian lưu giữ Ban OH&S Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ Trưởng OH&S phòng ban có liên quan Biên xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm 200 01 năm danh mục cập nhật 06 tháng Lưu giữ suốt trình sử dụng hồ sơ 01 năm xử lý hồ sơ phiên hồ sơ xử lý THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu:TT-13-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: 13 THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ MỤC ĐÍCH Quy định cách thức tiến hành đánh giá nội hệ thống quản lý OH&S nhằm xác định hiệu lực quy định thuộc phạm vi hệ thống quản lý OH&S, phát điểm không phù hợp, làm sở đề hành động khắc phục cải tiến PHẠM VI ÁP DỤNG 2.1 Đối tượng áp dụng Hệ thống quản lý OH&S Nhà máy 2.2 Trách nhiệm áp dụng Tất phòng ban trực thuộc Nhà máy có liên quan tới xưởng DIP, chuyên gia đánh giá nội tiến hành đánh giá hệ thống quản lý OH&S phân xưởng TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Sổ tay an toàn - Thủ tục Sự không phù hợp, hành động khắc phục phòng ngừa TT–11–01 NỘI DUNG 4.1 Quy định chung - Đánh giá nội trình kiểm tra tiến hành có hệ thống, độc lập đại diện lãnh đạo nhân viên Nhà máy đào tạo thành chuyên gia đánh giá thực - Công tác đánh giá nội ln bảo đảm tính khách quan vơ tư để xác định mức độ thực chuẩn mực xác định - Quá trình đánh giá lập thành văn để làm chứng xem xét - Đồn đánh giá: gồm hay nhiều chuyên gia đánh giá GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm 201 THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu:TT-13-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Lưu đồ tiến trình Trách nhiệm Tiến trình ĐDLĐ Giám đốc nghiệp Biểu mẫu Lập chương trình kiểm tốn nội Doanh Khơng Xét duyệt Chấp nhận ĐDLĐ Thơng báo triển khai thực Đồn đánh giá đơn vị có liên quan Tiến hành kiểm toán Đánh giá trưởng Báo cáo đợt đánh giá ĐDLĐ Theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa 4.2 Triển khai kế hoạch đợt đánh giá nội định kỳ Định kỳ đánh giá nội hàng năm tiến hành đợt đánh giá Mỗi đợt, mục tiêu đánh giá tập trung vào yếu tố hệ thống quản lý OH&S, song đặc biệt ý đến yếu tố/ q trình có ảnh hưởng đến hoạt động OH&S Ngồi ra, tiến hành đánh giá đột xuất nghi ngờ có không phù hợp ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống quản lý OH&S Trên sở nói trên, ĐDLĐ xác định mục tiêu phạm vi đánh giá, chương trình đợt đánh giá (chỉ định thời gian phận đánh giá, đề nghị danh sách đánh giá viên thích hợp (cùng với trưởng đồn) Kế hoạch đề nghị Giám đốc xem xét phê chuẩn 4.3 Thông báo đánh giá Sau chương trình đánh giá, danh sách đánh giá viên, trưởng đồn đánh giá phê chuẩn, ĐDLĐ lập thơng báo đánh giá trình Giám đốc Doanh nghiệp gửi đến Đoàn đánh giá phận đuợc đánh giá 4.4 Chuẩn bị đánh giá a Đoàn đánh giá GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm 202 THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu:TT-13-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Căn mục tiêu phạm vi đợt đánh giá, trưởng đoàn đánh giá lên chương trình đánh giá cụ thể theo biểu mẫu Để không làm ảnh hưởng đến hoạt động phận đánh giá, trưởng đoàn đánh giá cần thảo luận với trưởng phận việc cân đối thời gian đánh giá Chương trình đánh giá phải gửi tới phận đánh giá ngày trước tiến hành đánh giá thức Đoàn đánh giá tiến hành thảo luận, xác định phương pháp, phân công lịch cụ thể đánh giá cho đánh giá viên Lưu ý, đánh giá viên phận không nhân viên phận Xem xét lại tài liệu liên quan phận đánh giá Chuẩn bị danh mục kiểm tra đối chiếu cho phòng ban, phận đánh giá để tránh quên, bỏ sót đánh giá Mỗi đánh giá viên lập bảng câu hỏi cần thẩm định b Bộ phận đánh giá Chuẩn bị tài liệu xem xét hồ sơ liên quan đến chương trình đánh giá Bố trí nhân làm việc với đoàn đánh giá theo thời gian định 4.5 Tiến hành đánh giá a Họp khai mạc Trước tiến hành đánh giá, đoàn đánh giá đại diện phận tiến hành họp khai mạc để xác định lại phạm vi phương pháp đánh giá b Đánh giá Các đánh giá viên tiến hành đánh giá theo chương trình, áp dụng danh mục kiểm tra đối chiếu bảng câu hỏi cần thẩm định để triển khai công việc Khi tiến hành đánh giá, phát có khơng phù hợp, đánh giá viên phải ghi chép vào Phiếu ghi chép đánh giá (BM-13-03) lưu ý chứng khách quan c Họp kết thúc Trước kết thúc đợt đánh giá, đồn/nhóm (Đồn chia thành nhóm đánh giá) cần họp với người có trách nhiệm phận đánh giá nhằm: Một lần xác định điểm chưa phù hợp, kiểm đánh giá cách tổng quan chúng Trao đổi, bàn bạc tìm nguyên nhân đề biện pháp khắc phục điểm không phù hợp Bộ phận đánh giá xác định rõ thực hành động khắc phục thời gian hoàn thành (nếu phải xem xét, phép xác định chậm sau họp kết thúc ngày) Những điểm không thống chưa rõ nguyên nhân trưởng đoàn đánh giá ghi lại báo cáo đánh giá để trình lãnh đạo xem xét 4.6 Báo cáo đánh giá Sau hoàn thành đợt đánh giá, đoàn đánh giá tập hợp lại kết đánh giá phận Trưởng đoàn đánh giá viết báo cáo tổng kết GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm 203 THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu:TT-13-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Báo cáo tổng kết, phiếu báo cáo không phù hợp, chương trình đánh giá đơn vị gửi tới đại diện lãnh đạo (để theo dõi khắc phục báo cáo họp xem xét lãnh đạo) Khi phát không phù hợp ảnh hưởng cách rộng lớn nghiêm trọng đến hệ thống quản lý OH&S, đại diện lãnh đạo gửi báo cáo kiểm tra trình Giám đốc 4.7 Theo dõi thực biện pháp khắc phục Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm theo dõi việc thực tính hiệu biện pháp khắc phục theo thủ tục Sự không phù hợp, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa (TT-01-11) BIỂU MẪU SỬ DỤNG 5.1 Biểu mẫu BM-13-01: Kế hoạch đánh giá nội - năm ĐÁNH GIÁ OH&S NỘI BỘ - NĂM…… Người lập: Người phê chuẩn: Ngày: Đơn vị/Bộ phận Đợt đánh giá giá đánh Yếu tố hệ thống quản lý OH&S 5.2 Biểu mẫu BM-13-02: Thơng báo chương trình đánh giá nội THƠNG BÁO CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Kính gửi: Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Nhà máy Theo yêu cầu tiêu chuẩn OHSAS 18001 : 2007 vào kế hoạch đánh giá nội hàng năm…… , Đại diện lãnh đạo OH&S xin thơng báo tới đơn vị chương trình đánh giá nội đợt……năm……như sau: Mục tiêu đợt đánh giá: Ngày đánh giá: Tiêu chuẩn phạm vi đánh giá: Danh sách Đoàn đánh giá nội bộ: 1/ (Trưởng đoàn) 2/ GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm 204 Mã hiệu:TT-13-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Chương trình đánh giá: Thời gian Nội dung làm việc Đánh giá viên Đơn vị đánh giá Ghi Đề nghị thành viên đoàn đánh giá đơn vị nằm phạm vi đánh giá thực tốt chương trình đánh giá Giám đốc Doanh nghiệp Đại diện lãnh đạo OH&S 5.3 Biểu mẫu BM-13-03: Phiếu ghi chép đánh giá PHIẾU GHI CHÉP ĐÁNH GIÁ Ngày Đánh giá viên Ký tên Phòng ban: STT Nội dung Ghi 5.4 Biểu mẫu BM-13-04: Báo cáo đánh giá OH&S nội BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ OH&S NỘI BỘ Thời gian đánh giá: Mục đích đánh giá: Phạm vi đánh giá: Danh sách đánh giá viên: (Trưởng đoàn) Nhận xét kết luận: Các hoạt động thuộc phạm vi hệ thống đảm bảo OH&S tính hiệu lực chúng đơn vị đánh giá Các phát không phù hợp kiến nghị hành động khắc phục Những điểm chưa thống đoàn kiểm tra đơn vị đánh giá/Những điểm chưa rõ nguyên nhân GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm 205 THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu:TT-13-01 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: 5.5 Biểu mẫu BM-13-05: Bảng thống kê điểm không phù hợp BẢNG THỐNG KÊ CÁC ĐIỂM KHÔNG PHÙ HỢP Đợt đánh giá: Năm: Điều khoản Đơn vị Bộ phận LƯU HỒ SƠ STT Hồ sơ Bộ phận lưu giữ Ban OH&S Trưởng phịng ban có liên quan Kế hoạch đánh giá nội - năm Báo cáo đợt đánh giá Thơng báo chương trình đánh giá nội Bảng thống kê điểm không phù hợp GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm Thời gian lưu 206 ĐDLĐ, ban OH&S Trưởng phận 02 năm Ban OH&S phịng ban có liên quan Ban OH&S Mã hiệu:TT-14-01 THỦ TỤC Lần ban hành: 01 XEM XÉT CỦA LÃNH Lần sửa đổi: 00 ĐẠO Ngày: 14 THỦ TỤC XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO MỤC ĐÍCH Quy định cách thức tiến hành xem xét định kỳ lãnh đạo hệ thống quản lý OH&S Nhà Máy Giấy Tân Mai nhằm đảm bảo phù hợp, tính hiệu lực trì theo tiêu chuẩn OHSAS 18001 : 2007 PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho tất họp xem xét lãnh đạo hệ thống quản lý OH&S NỘI DUNG 3.1 Nhu cầu xem xét lãnh đạo Việc xem xét tiến hành tháng lần Giám đốc chủ trì, thường vào tháng tháng (sau kiểm toán nội sau tổng kết hoạt động năm trước tháng đầu năm) Khi phát nghi ngờ có không phù hợp phạm vi quản lý hệ thống OH&S, tiến hành xem xét đột xuất 3.2 Thành viên tham dự gồm: - Ban giám đốc; - ĐDLĐ OH&S; - Trưởng phận (hoặc ủy quyền); - Có thể có thành viên khác, Giám đốc yêu cầu 3.3 Nội dung xem xét bao gồm: - Tổng hợp kiểm toán việc thực định kỳ họp trước; - Các vấn đề liên quan đến Chánh sách an toàn; - Cơ cấu tổ chức; - Các nguồn nhân lực, vật lực; - Các mục tiêu an toàn đạt được; - Cấu trúc hiệu lực hệ thống quản lý OH&S; - Các thông tin phản hồi từ khiếu nại cộng đồng xung quanh; - Các kết kiểm tốn nội kiểm tốn bên ngồi; - Các báo cáo không phù hợp, hành động khắc phục phòng ngừa; - Những vấn đề khác nảy sinh liên quan đến OH&S trình; - Cải tiến phương thức làm việc để phù hợp với công nghệ mới, phương án quản lý OH&S mới, yêu cầu pháp luật GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm 207 Mã hiệu:TT-14-01 THỦ TỤC Lần ban hành: 01 XEM XÉT CỦA LÃNH Lần sửa đổi: 00 ĐẠO Ngày: 3.4 ĐDLĐ báo cáo kết thực công tác quản lý OH&S Hội nghị thảo luận vấn đề cụ thể chủ trì họp định công việc phải làm, cá nhân đơn vị thực hiện, thời hạn hoàn thành Biên họp xem xét phải đưa kết luận biện pháp nội dung nêu Biên họp gửi thành viên dự họp Giám đốc tạo điều kiện nguồn lực để thực định đề ĐDLĐ chịu trách nhiệm: - Theo dõi, phối hợp đơn vị để thực hiện; - Kiểm toán hiệu định; - Báo cáo kịp thời với Giám đốc; BIỂU MẪU SỬ DỤNG 4.1 Biểu mẫu BM-14-01: Biên họp xem xét lãnh đạo BIÊN BẢN CUỘC HỌP XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO Kỳ họp: Thời gian – Địa điểm: Thành phần: (Theo quy định Sổ tay an toàn) Những vấn đề đưa xem xét: Các định sau phiên họp: STT Nội dung công việc Cá nhân/đơn vị thực Thời hạn Theo dõi thực Thư ký Chủ trì họp LƯU HỒ SƠ STT Hồ sơ Bộ phận lưu giữ Biên họp xem ĐDLĐ xét lãnh đạo GVHD: Th.s Vũ Thị Hồng Thủy SVTH: Nguyễn Thị Ánh Lâm 208 Thời gian lưu 03 năm ... 22 Xây dựng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo tiêu chuẩn OHSAS 18001 : 2007 áp dụng Phân xưởng DIP-Nhà máy Giấy Tân Mai? ? CHƯƠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN VÀ SỨC KHỎE NGHỀ... DIP-Nhà máy khả áp dụng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 cho Nhà máy  Xây dựng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo tiêu chuẩn OHSAS 18001... Lâm Xây dựng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo tiêu chuẩn OHSAS 18001 : 2007 áp dụng Phân xưởng DIP-Nhà máy Giấy Tân Mai? ? 2.2 CẤU TRÚC HỆ THỐNG OHSAS 18001:2007 Cấu trúc hệ thống