QUY TRÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG BỘ MẬT MÃ TESTKEY VÀ MẪU CHỮ KÝ ỦY QUYỀN TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TOAN QUỐC TẾ I/ Mơ tả quy trình theo bước công việc thực Những năm gần đây, thay đổi tình hình kinh tế - xã hội công nghệ, cạnh tranh diễn gay gắt buộc doanh nghiệp ý nhiều đến suất, chất lượng hiệu Những vấn đề chịu tác động trực tiếp to lớn quản trị sản xuất Hệ thống sản xuất doanh nghiệp có tính chất mở ln có mối quan hệ gắn bó trực tiếp với mơi trường bên ngồi Nhiệm vụ quản trị sản xuất tạo khả sản xuất linh hoạt đáp ứng thay đổi nhu cầu khách hàng có khả cạnh tranh cao thị trường nước quốc tế Vì xác định phương hướng phát triển quản trị sản xuất cần phân tích, đánh giá đầy đủ đặc điểm môi trường kinh doanh xu hướng vận động Trong khn khổ mơn học Quản trị sản xuất tác nghiệp, báo cáo cá nhân tơi tập trung nghiên cứu quy trình tác nghiệp nghiệp vụ áp dụng Sở giao dịch Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt nam (Sở giao dịch NHNo) – Quy trình quản lý, sử dụng mật mã Testkey mẫu chữ ký ủy quyền hoạt động toan quốc tế NHNo Đây nghiệp vụ đặc thù Ngân hàng Thương mại Việt Nam hoạt động toán quốc tế.Với AGRIBANK - Ngân hàng Thương mại Nhà nước, nhiều năm liền đoạt giải thưởng Top 10 SAO VÀNG ĐẤT VIỆT, TOP 10 Thương hiệu Việt Nam, Ngân hàng lớn lớn Việt Nam không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ Ngân hàng nói chung chất lượng dịch vụ tốn quốc tế nói riêng để xứng đáng với giải thưởng “Ngân hàng thực xuất sắc nghiệp vụ toán quốc tế” CITIBANK, WACHOVIA BANK, AMERICAN EXPRESS BANK, HSBC trao tặng hàng năm Doanh số toán quốc tế qua Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam tăng trưởng nhanh chóng vững Nghiệp vụ tốn quốc tế NHNo tuân thủ chặt chẽ thông lệ tập quán toán quốc tế Các quy tắc thực hành thống tín dụng chứng từ, sửa đổi năm 2006, số xuất 600 (UCP600), Các quy tắc thống nhờ thu, sửa đổi năm1995, số xuất 522 (URC522), Các quy tắc thống hoàn trả Ngân hàng theo tín dụng chứng từ số xuất 525 (URR525), quy định pháp luật, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam (Quyết định số 1998/QDD-NHN0-QHQT ngày 15/12/2005 Tổng Giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam ban hành quy trình nghiệp vụ tốn quốc tế hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam) Quy trình quản lý, sử dụng mật mã Testkey mẫu chữ ký ủy quyền hoạt động toan quốc tế NHNo ban hành nhằm thống bước thực công tác quản lý, sử dụng mật mã testkey mẫu chữ ký ủy quyền Sở Giao dịch phục vụ cho việc xác thực chứng từ gốc liên quan đến giao dịch toán quốc tế nhằm đảm bảo tính an tồn giảm thiểu rủi ro cho hoạt động toán quốc tế Sở giao dịch chi nhánh hệ thống NHNo Quy trình ban hành vào định liên quan sau : Quyết định số 62/QĐ/NHNo-TCCB ngày 21/01/2009 Chủ tịch HĐQT NHNo việc mở Sở giao dịch NHNo Quyết định số 134/QĐ/HĐQT-TCCB ngày 12/02/2009 HĐQT NHNo việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động Sở giao dịch NHNo Quyết định số 388/QĐ-HĐQT-QHQT ngày 05 tháng 09 năm 2005 việc Ban hành Quy định quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh ngoại hối hệ thống NHNo Quyết định số 1998/QĐ-NHNo-QHQT ngày 15/12/2005 Tổng Giám đốc NHNo việc ban hành quy định Quy trình nghiệp vụ tốn quốc tế Nghị HĐQT NHNo & PTNT VN kỳ họp thứ 74 số 220/HĐQT-NQ ngày 22/03/2010 Phê duyệt Giám đốc Sở giao dịch nội dung tờ trình ngày 09/06/2010 phòng NHĐL việc yêu cầu xác nhận chữ ký điện SWIFT xác thực giao dịch chứng từ thư NHĐL phát hành Đề nghị Trưởng phòng NHĐL Các định nghĩa thuật ngữ sử dụng: Teskey: Mật mã hai ngân hàng thỏa thuận sử dụng nhằm xác thực chứng từ gốc liên quan đến giao dịch toán quốc tế Ngân hàng đại lý (NHĐL): Là ngân hàng thực trao đổi SWIFTKEY ký thỏa thuận hợp tác, trao đổi dịch vụ ngân hàng với NHNo&PTNTVN SWIFT : Mạng toán quốc tế liên Ngân hàng Hiệp hội Viễn thông liên ngân hàng Tổ chức Tài Quốc tế (Society Worldwide Interbank and Financial Telecommunication) cung cấp lắp đặt Sở giao dịch NHNo Trụ sở (TSC): Là Trụ sở NHNo&PTNTVN Sở Giao dịch: Là Sở Giao dịch NHNo&PTNTVN Chi nhánh: Bao gồm chi nhánh loại 1, loại NHNo&PTNTVN Tổng Giám đốc cho phép thực nghiệp vụ toán quốc tế Đơn vị NHNo: Là Ban, Phòng, Trung tâm trực thuộc TSC NHNo&PTNTVN NHNo: Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển nông thơn Việt Nam Lãnh đạo phòng: Là Trưởng, Phó phòng nghiệp vụ liên quan Sở Giao dịch NỘI DUNG CHÍNH 1.1 QUẢN LÝ, SỬ DỤNG BỘ MẬT MÃ TESTKEY 1.1.1 QUẢN LÝ BỘ MẬT MÃ TESTKEY Người thực hiện: Phòng NHĐL Phòng NHĐL Sở giao dịch NHNo quản lý mã testkey theo chế độ tuyệt mật 1.1.2 SỬ DỤNG BỘ MẬT MÃ TESTKEY Bước 1: Nhận yêu cầu cài mã testkey Người thực hiện: Cán phòng NHĐL nhận yêu cầu cài mã testkey điện Swift MT999 từ phòng Swift chuyển đến (có chữ ký Lãnh đạo phòng Swift) Bước 2: Tính Testkey Người thực hiện: Cán phòng NHĐL sử dụng mã testkey ngân hàng đại lý (đã Giám đốc Sở giao dịch phê duyệt sử dụng) để thực việc tính ghi mã testkey điện nhận được, ký xác nhận chuyển cho lãnh đạo phòng ký duyệt, sau chuyển lại điện gốc cho phòng Swift xử lý Bước 3: Thông báo ô test Người thực hiện: Cán phòng NHĐL soạn điện swift xác thực (Swift Authenticated Message) thông báo ô test sử dụng, chuyển qua Lãnh đạo phòng ký kiểm sốt, sau trình Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc phụ trách) ký phê duyệt gửi tới ngân hàng đại lý cung cấp mã Testkey ngày Bước 4: Lưu hồ sơ Người thực hiện: Cán phòng NHĐL lưu điện tính testkey điện swift thông báo ô test sử dụng vào hồ sơ tính test 1.2 QUẢN LÝ, XÁC NHẬN MẪU CHỮ KÝ ỦY QUYỀN 1.2.1 QUẢN LÝ MẪU CHỮ KÝ ỦY QUYỀN Người thực hiện: Phòng NHĐL trực tiếp quản lý mẫu chữ ký ủy quyền cập nhật theo chế độ tuyệt mật, bao gồm: - Bộ mẫu chữ ký gốc Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng, Phó phòng tốn viên thuộc Sở Giao dịch - Các mẫu chữ ký ủy quyền ngân hàng đại lý 1.2.2 XÁC NHẬN MẪU CHỮ KÝ ỦY QUYỀN Người thực hiện: Phòng NHĐL Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xác nhận chữ ký Phòng NHĐL - Sở Giao dịch tiếp nhận yêu cầu xác nhận mẫu chữ ký ngân hàng đại lý, ngân hàng khơng có quan hệ đại lý NHNo chứng từ gốc liên quan đến hoạt động tốn quốc tế Trường hợp 1: Phòng NHĐL tiếp nhận yêu cầu xác nhận chữ ký ngân hàng đại lý từ Phòng tốn Quốc tế thuộc Sở giao dịch chi nhánh trực tiếp tham gia nghiệp vụ tốn quốc tế (kèm theo cơng văn đề nghị xác nhận chữ ký) trực tiếp từ Ngân hàng đại lý thông báo chứng từ Trường hợp 2: Phòng NHĐL tiếp nhận yêu cầu xác nhận chữ ký ngân hàng khơng có quan hệ đại lý từ Phòng tốn Quốc tế thuộc Sở giao dịch chi nhánh trực tiếp tham gia nghiệp vụ toán quốc tế (kèm theo công văn đề nghị xác nhận chữ ký) trực tiếp từ Ngân hàng khơng có quan hệ đại lý thông báo chứng từ Trường hợp 3: Phòng NHĐL tiếp nhận yêu cầu xác nhận chữ ký NHNo từ: Ngân hàng đại lý gửi điện SWIFT yêu cầu xác thực chữ ký ủy quyền chứng từ chi nhánh đơn vị NHNo phát hành (như bảo lãnh, gia hạn bảo lãnh….) Bước 2: Kiểm tra, xác thực chữ ký ủy quyền Đối với yêu cầu xác thực mẫu chữ ký trường hợp 1: Phòng NHĐL gửi điện SWIFT xác thực MT799 tới Ngân hàng đại lý gửi chứng từ, yêu cầu xác nhận điện SWIFT xác thực Việc xác thực chữ ký chứng từ gốc hồn thành sau phòng NHĐL nhận điện xác thực chữ ký ủy quyền Ngân hàng đại lý gửi chứng từ Đối với yêu cầu xác thực mẫu chữ ký trường hợp 2: - Phòng NHĐL gửi điện MT999 yêu cầu ngân hàng thông báo chứng từ xác thực chữ ký điện MT999 kèm mật mã tính với ngân hàng có quan hệ đại lý với NHNo - Sau nhận điện MT999 tính mật mã, phòng NHĐL gửi điện MT799 cho ngân hàng đại lý lựa chọn để tính mật mã với ngân hàng thơng báo chứng từ yêu cầu xác nhận mật mã Việc xác thực chữ ký chứng từ gốc hồn thành sau phòng NHĐL nhận điện SWIFT xác thực xác nhận mật mã Ngân hàng đại lý Đối với yêu cầu xác thực chữ ký trường hợp 3: Phòng NHĐL chuyển lại điện gốc cho phòng SWIFT để chuyển tiếp điện tới chi nhánh đơn vị NHNo phát hành chứng từ yêu cầu soạn điện SWIFT xác nhận chữ ký ủy quyền tới Ngân hàng đại lý Bước 3: Thông báo kết kiểm tra chữ ký ủy quyền Đối với yêu cầu xác thực mẫu chữ ký trường hợp 1: Sau nhận điện xác thực mẫu chữ ký uỷ quyền từ Ngân hàng đại lý, phòng NHĐL xác thực chữ ký tất trang có chữ ký chứng từ gốc, đồng thời tiến hành trả lời việc xác thực chữ ký - Nếu chứng từ gốc Phòng Thanh tốn quốc tế - Sở Giao dịch chi nhánh gửi tới, phòng NHĐL chuyển lại phòng Thanh tốn quốc tế - Sở giao dịch chi nhánh (kèm công văn trả lời lãnh đạo Sở giao dịch phê duyệt) chứng từ gốc xác nhận chữ ký đường thư có đảm bảo - Nếu chứng từ gốc Ngân hàng đại lý gửi thẳng đến Sở Giao dịch, phòng NHĐL làm cơng văn thơng báo chứng từ xác thực chữ ký trình lãnh đạo Sở Giao dịch phê duyệt gửi kèm chứng từ gốc tới chi nhánh đường thư có đảm bảo Đối với yêu cầu xác thực chữ ký trường hợp 2: Sau nhận điện Swift xác thực xác nhận mật mã tính đúng, phòng NHĐL làm cơng văn trình Lãnh đạo Sở giao dịch phê duyệt gửi chi nhánh/phòng Thanh tốn quốc tế Sở giao dịch kèm chứng từ gốc xác thực chữ ký đường thư có đảm bảo Đối với yêu cầu xác thực chữ ký trường hợp 3: Phòng SWIFT chuyển tiếp điện SWIFT trả lời xác nhận chữ ký ủy quyền Chi nhánh đơn vị NHNo phát hành chứng từ tới Ngân hàng đại lý Bước 4: Lưu hồ sơ Toàn chứng từ gốc sau xác thực mẫu chữ ký gửi lưu phòng NHĐL HỒ SƠ LƯU LOẠI HỒ SƠ Bộ mật mã Testkey TRÁCH NHIỆM P.NHĐL THỜI HẠN LƯU 10 năm sau hết hiệu lực Mẫu chữ ký ủy quyền P.NHĐL 10 năm sau hết hiệu lực Bản chứng từ xác nhận chữ ký P.NHĐL 10 năm Điện Swift tính testkey P.NHĐL 10 năm Thơng báo sử dụng ô test P.NHĐL 10 năm II/ Những bất cập hay nhược điểm quy trình cho cơng tác quản lý Hiện tại, NHNo chưa ban hành quy trình hướng dẫn quản lý cập nhật mẫu chữ ký cán uỷ quyền giao dịch ngoại hối với nước ngồi Do vậy, cơng tác cập nhật chữ ký không kịp thời thường xuyên đặc biệt trường hợp cán thuộc diện giới thiệu chữ ký ủy quyền nước nghỉ hưu, nghỉ việc chuyển công tác khác, chưa kể đến khả rủi ro bị giả mạo chữ ký giao dịch liên quan đến tài với nước Trên thực tế, phát sinh yêu cầu xác thực chữ ký chứng từ chi nhánh hệ thống NHNo phát hành, Ngân hàng đại lý phải gửi điện SWIFT trực tiếp đến chi nhánh liên quan để tăng tính an tồn xác thực Ngoài ra, việc tiếp tục phát hành đĩa CD mẫu chữ ký ủy quyền năm 2010 năm trước có số nhược điểm sau: - Mất nhiều thời gian việc thu thập, cập nhật mẫu chữ ký ủy quyền NHNo toàn hệ thống thực phát hành mẫu chữ ký ủy quyền cập nhật bổ sung, sửa đổi - Phát sinh tăng chi phí thực phát hành mẫu chữ ký ủy quyền cập nhật bổ sung, sửa đổi Hiện tại, số ngân hàng thương mại khác dừng phát hành mẫu chữ ký ủy quyền ngân hàng thực xác thực giao dịch với nước ngồi thơng qua điện SWIFT Đối với NHNo, thực theo phương án có số ưu điểm sau: - Nâng cao tính hiệu việc cập nhật lưu trữ mẫu chữ ký ủy quyền NHNo Hiện tại, việc cập nhật chữ ký ủy quyền chưa kịp thời mạng lưới chi nhánh NHNo rộng lớn với việc thay đổi nhân tương đối thường xuyên Hơn nữa, có mẫu chữ ký ủy quyền song Sở giao dịch xác thực chữ ký (đồng nghĩa với xác thực giao dịch) theo yêu cầu Ngân hàng đại lý Sở giao dịch không kiểm tra trực tiếp chứng từ gốc Do vậy, việc kiểm tra chữ ký phải gắn với kiểm tra giao dịch phát sinh chỗ để xác thực tính hợp pháp giao dịch - Tăng cường tính an tồn, bảo mật, xác giao dịch cần xác thực chữ ký - Đảm bảo tính xác thực chữ ký ủy quyền giao dịch liên quan, giảm thiểu rủi ro hoạt động ngoại hối, đặc biệt nguy rủi ro giả mạo chữ ký, chữ ký vượt thẩm quyền, cán chuyển công tác nghỉ hưu - Sử dụng công nghệ tiên tiến, đại với thời gian nhanh chóng (mạng SWIFT) Với lý trên, NHNo nên kính đề nghị Chủ Tịch Hội đồng quản trị cho phép không tiếp tục phát hành đĩa CD mẫu chữ ký ủy quyền mà thực việc xác thực chữ ký chứng từ NHNo phát hành điện SWIFT (MT799) Câu 2:Nội dung môn học Quản trị tác nghiệp sản xuất áp dụng vào cơng việc doanh nghiệp việc áp dụng nào: NHNo doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực kinh doanh tiền tệ loại hàng hóa đặc biệt- Sau nghiên cứu môn học này, nhà quản lý áp dụng nhiều nội dung mơn học vào q trình hoạt động doanh nghiệp phụ trách Tuy nhiên, điều tâm đắc nội dung môn học 10 định chiến lược quản trị sản xuất dịch vụ, là: Thiết kế hàng hóa dịch vụ Chất lượng Thiết kế chu trình lực sản xuất Chọn địa điểm Bố trí xếp Cân đối nguồn nhân lực công việc Quản lý hệ thống cung cấp Dự trữ hàng Lập kế hoạch 10 Bảo dưỡng Có thể nói 10 yếu tố vô quan trọng doanh nghiệp điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế, điểm mấu chốt định thành cơng hay thất bại doanh nghiệp Vì vậy, Sở giao dịch NHNo cần áp dụng cách có sáng tạo 10 định chiến lược quản trị sản xuất dịch vụ, cụ thể sau: - Thiết kế sản phẩm dịch vụ: Bộ phận phát triển dịch vụ sản phẩm phải nhanh chóng đưa sản phẩm phù hợp với nhu cầu khách hàng - Chất lượng dịch vụ: Tin cậy, tín nhiệm, thấu hiểu khách hàng, thái độ phục vụ niềm nở, ân cần với khách hàng, ưu đãi phí khách hàng truyền thống, khách hàng VIP , xử lý hồ sơ, chứng từ giao dịch nhanh chóng, xác đạt kết cao - Chu trình lực cung cấp: q trình có tham gia khách hàng, nên cần kỹ tương tác tích cực chuyên nghiệp với khách hàng kỹ giao tiếp, vấn, đàm phán nhân viên cung cấp đạt mức yêu cầu Đồng thời thiết kế lực nhân thiết bị phải phù hợp với nhu cầu tránh để xảy tải làm giảm chất lượng phục vụ hay ngược lại dư thừa làm lãng phí nguồn lực - Lựa chọn địa điểm: Trụ sở, quầy giao dịch cần đặt vị trí thuận lợi cho khách hàng giao dịch, nên đặt địa điểm khu đô thị mới, đơng dân cư, có phong cách đặc trưng tạo khác biệt với thương hiệu khác, công đáp ứng yêu cầu chu trình cung cấp dịch vụ - Bố trí xếp: Làm bật sản phẩm dịch vụ thông qua bảng biểu thông báo lãi suất, tờ rơi, tờ quảng cáo cần xếp cho khách hàng dễ nhìn, dễ đọc, dễ hiểu - Cân đối nguồn nhân lực công việc (sự tương tác khách hàng, tiêu chuẩn lao động): Xây dựng, cụ thể hóa mơ tả cơng việc với vị trí cụ thể, điều chỉnh cập nhật thường xuyên cho phù hợp với thực tế Bên cạnh đó, người lao động tiêu chuẩn hóa theo vị trí từ khâu tun dụng đến bố trí cơng việc, đào tạo đào tạo lại - Hệ thống cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín ln có phương án thay Ví dụ nhà cung cấp dịch vụ đường truyền FPT: nhanh chóng, độ truyền tải lớn nhanh Các nhà cung cấp khác văn phòng phẩm, thiết bị phải đảm bảo ln có sức ép cạnh tranh để đáp ứng kịp thời cho yêu cầu hoạt động, tác nghiệp - Lập kế hoạch: Xây dựng kế hoạch sát với khả cung cấp nhu cầu khách hàng, không đặt kế hoạch tham vọng đến mức không khả thi Kế hoạch xuất phát từ nhu cầu khách hàng - Hậu mãi: Cung cấp dịch vụ xong cho khách hàng không đồng nghĩa với việc kết thúc liên hệ với khách hàng, phải tiếp tục chăm sóc, tìm hiểu độ hài lòng khách hàng, tiếp tục phát nhu cầu dịch vụ để chủ động cung cấp - Về nguồn lực vật chất, thiết bị phải trang bị đầy đủ ln ln tình trạng sẵn sàng hoạt động tốt hệ thống thiết bị tin học, máy tính, thơng tin liên lạc, kho tàng, phương tiện vận tải… Hệ thống tác nghiệp có ảnh hưởng lớn tới việc nâng cao khả cạnh tranh NHNo với Ngân hàng Thương mại khác địa bàn Để tạo khác biệt, tạo lợi cạnh tranh thị trường, tất khâu trình tác nghiệp, mức độ định, trực tiếp gián tiếp ảnh hưởng đến kết hoạt động kinh doanh NHNo Ví dụ: khơng thể có thái độ phục vụ chun nghiệp, ân cần nhân viên không huấn luyện kỹ cách chu đáo có ý thức lao động tốt…Vì vậy, cần khâu dù nhỏ khơng tốt làm thất bại chiến lược quản trị tác nghiệp sản xuất dịch vụ NHNo DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị hoạt động, Đại học Griggs (Hoa Kỳ) Giáo trình Quản trị sản xuất tác nghiệp, PGS TS Trương Đoàn Thể, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội năm 2007 http://agribank.com.vn 4.Quản trị sản xuất dịch vụ TS.Đồng Thị Thanh Phương, nhà xuất thống kê ... ban hành quy trình nghiệp vụ toán quốc tế hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam) Quy trình quản lý, sử dụng mật mã Testkey mẫu chữ ký ủy quy n hoạt động toan quốc tế NHNo... 1.1 QUẢN LÝ, SỬ DỤNG BỘ MẬT MÃ TESTKEY 1.1.1 QUẢN LÝ BỘ MẬT MÃ TESTKEY Người thực hiện: Phòng NHĐL Phòng NHĐL Sở giao dịch NHNo quản lý mã testkey theo chế độ tuyệt mật 1.1.2 SỬ DỤNG BỘ MẬT MÃ TESTKEY. .. tính testkey điện swift thơng báo test sử dụng vào hồ sơ tính test 1.2 QUẢN LÝ, XÁC NHẬN MẪU CHỮ KÝ ỦY QUY N 1.2.1 QUẢN LÝ MẪU CHỮ KÝ ỦY QUY N Người thực hiện: Phòng NHĐL trực tiếp quản lý mẫu chữ