CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA MỘT NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Theo anh chị, người quản lý dự án cần có kỹ để đạt hiệu quả? Hãy nêu tổng quát kỹ giải thích anh chị tin kỹ quan trọng? Trả lời: Để trả lời câu hỏi này, trước hết ta phải hiểu quản trị dự án lại cần nhà quản trị dự án  Quản lý dự án việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án nhằm đạt mục tiêu đề  Quản lý dự án việc áp dụng chức hoạt động quản lý vào suốt vòng đời dự án để dự án đạt mục tiêu đề Một dự án nỗ lực đồng bộ, có giới hạn (có ngày bắt đầu ngày hoàn thành cụ thể), thực lần nhằm tạo nâng cao khối lượng, chất lượng sản phẩm dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khách hàng hay xã hội Thách thức quản lý dự án phải đạt tất mục tiêu đề dự án điều kiện bị ràng buộc theo phạm vi công việc định (khối lượng yêu cầu kỹ thuật), phải đạt thời gian hoàn thành đề (tiến độ thực hiện), ngân sách (mức vốn đầu tư) cho phép đáp ứng chuẩn mực (chất lượng) mong đợi Mục tiêu việc quản lý dự án thể chỗ công việc phải hoàn thành theo yêu cầu bảo đảm chất lượng, phạm vi chi phí duyệt, thời gian giữ cho phạm vi dự án không thay đổi Mục tiêu quản lý dự án nói chung hồn thành cơng việc theo yêu cầu kỹ thuật chất lượng phạm vi ngân sách duyệt theo tiến độ thời gian cho phép Ba yếu tố: Thời gian, nguồn lực (cụ thể chi phí, nguồn nhân lực…) chất lượng có quan hệ chặt chẽ với Tầm quan trọng mục tiêu khác dự án, thời kỳ dự án tựu chung, để đạt tốt mục tiêu thường phải “hy sinh”, hai mục tiêu Cụ thể, trình quản lý dự án thường diễn hoạt động đánh đổi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu dự án việc hy sinh mục tiêu để thực tốt mục tiêu ràng không gian thời gian Nếu công việc dự án diễn theo kế hoạch đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, nhiều nguyên nhân khách quan chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi kỹ quan trọng nhà quản lý dự án Người quản lý dự án trước hết phải chuyên gia lĩnh vực quản lý dự án Nhà quản lý dự án có trách nhiệm lập kế hoạch, thực kết thúc dự án, thuộc ngành công nghiệp xây dựng, kiến trúc, mạng máy tính, viễn thơng hay phát triển phần mềm Dưới điều làm nên nhà quản trị dự án - Người quản lý dự án người ln có linh hoạt khả thích ứng; - Là người ưa thích lãnh đạo chủ động có ý nghĩa; - Ở người quản trị dự án ln có đốn, tự tin, sức thuyết phục, nói lưu lốt; - Họ có hồi bão, linh lợi, mạnh mẽ; - Đồng thời người giao tiếp hội nhập hiệu quả; - Có nhiều mối quan tâm, sở thích cá nhân; - Người quản trị dự án ln thể đĩnh đạc, nhiệt tình, khả sáng tạo, tự nhiên; - Ngoài ra, người quản trị dự án người có khả cân giải pháp kỹ thuật với yếu tố người, chi phí thời gian; - Biết xếp cơng việc tốt có tính kỷ luật cao; - Là người phụ trách chung chung chuyên gia; - Có khả sẵn sàng cống hiến phần lớn thời gian để hoạch định kiểm sốt; - Có khả xác định vấn đề sẵn sàng định; - Bên cạnh họ có khả trì cân hợp lý việc sử dụng thời gian Các nhà quản trị ngày đánh giá kỹ giao tiếp, trung thực, liêm cấp ngang vị trí cao lực mà họ mong đợi nhân viên Kế tiếp động, sáng tạo, làm việc siêng khả làm việc theo nhóm Sở dĩ tính chất, kỹ nêu đánh giá cao liên quan chặt chẽ đến công tác quản lý dự án - loại hình cơng việc quan trọng mà doanh nghiệp thường phải thực Quản lý dự án công tác đặc biệt quan trọng doanh nghiệp, đòi hỏi người nắm giữ vị trí cần phải có kỹ đặc biệt để đảm bảo công việc tiến hành dự liệu Vậy, người quản lý dự án phải có kỹ cơ sau để thực dự án đạt hiệu cao nhất: Kỹ người Bạn có làm việc ăn ý với thành viên nhóm? Những thành viên nhóm có muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn người đứng đầu dự án khơng? Bạn có tích cực nghe người khác nói khơng? Chính điều đòi hỏi người quản lý dự án phải người ln có mối quan hệ mật thiết với đồng nghiệp, thành viên dự án Điều đòi hỏi người quản lý dự án cần phải người giỏi giao tiếp có kỹ quản lý xung đột quản lý thay đổi Họ phải giữ mối liên hệ với đồng nghiệp thành viên lại nhóm để quản lý thơng tin cách nhanh nhất, tốt có vấn đề thắc mắc từ phía người nhóm, cố gắng lý giải vấn đề cách trực tiếp thật khách quan Người quản lý dự án giỏi phải người biết lắng nghe thấu cảm: phần quan trọng giao tiếp Một người lắng nghe, hiểu diễn Thấu cảm mặt nhẹ lắng nghe tin tưởng Bạn hiểu họ cảm thấy nào, họ cảm thấy điều bạn làm chúng cảm thấy khác biệt Sự thấu cảm đặc biệt quan trọng bạn ứng phó với khác hàng để họ quay trở lại với dịch vụ bạn Các nhà quản lý dự án cần sử dụng sức thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp, đồng thời cần biết sử dụng phương thức Dự án có sn sẻ hoàn thành kịp tiến độ phụ thuộc nhiều vào sức mạnh đồng lòng, đồng ý chí tập thể Một người quản lý tốt người giao tiếp tốt Nếu bạn có khả quản lý, bạn phải có kỹ cá nhân để khơi gợi ý tưởng người khác nhằm tạo kết tốt cho hoạt động dự án Đảm bảo tiến độ công việc Quản lý dự án phải bắt buộc deadline có thúc giục thời gian Bởi dự án có hạn chế, giới hạn thời gian, tiền bạc nguồn có giá trị khác Họ phải không ngừng đảm bảo tiến độ dự án thực liên tục Vì thế, người quản lý dự án phải giữ nhân viên trọng đến tiến trình dự án deadline Việc thường xuyên kiểm tra trạng, họp nhắc nhở luôn cần thiết khơng thể làm việc mà khơng có chúng Không đảm bảo tiến độ không thực đầy đủ công việc giao đường ngắn giết chết nghiệp bạn Các kỹ quản lý dự án tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết tốt nên làm chủ điều này, bạn thành viên nhóm tin tưởng Bình tĩnh để kiểm sốt tình hình Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh kiểm sốt tình hình sở có đầy đủ thông tin dự án Căn vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải biết phân cơng phải làm việc gì, đâu ln có phương án đề phòng bất trắc Nếu chẳng may xảy cố, phải thật bình tĩnh để giải vấn đề phát sinh giữ ổn định tình hình Thích ứng với thay đổi Đừng khó chịu trước thay đổi bất thường dự án Một người quản lý dự án giỏi ln phải thích ứng với thay đổi dự án đề biện pháp kịp thời để kiểm sốt tình hình đảm bảo thành cơng cho dự án Tập trung tìm giải pháp như: đối mặt với rắc rối cách linh động, ln lịch trình, tìm hướng đặt mục tiêu cho hoạt động, từ tất điều nhằm tìm hướng đi, cách giải vấn đề cho thay đổi dự án Có óc phân tích tốt Người đứng đầu dự án người phải ln có nhìn tồn diện, tầm nhìn xa trông rộng suy nghĩ thực tế để phán đốn để tìm hướng cho dự án Phân tích kết đạt để phát huy thêm rút kinh nghiệm, phân tích tình hình để đưa định cho tương lai, tất đòi hỏi người quản lý phải có tầm nhìn rộng óc phân tích tốt để đưa định xác Biết rõ tình hình thân bạn có 50% thành cơng Quản lý giỏi việc phân phối nguồn lực: làm để có hiệu (chất lượng), rẻ (tiền bạc nguồn hữu hình khác) nhanh (deadline thuận lợi nhận thấy) phối hợp dự án Mỗi nguồn lực dự án cần phải phối hợp tương đương với tỉ lệ ngang Tỉ lệ gọi mong đợi dự án Nếu có vấn đề với nguồn lực trên, báo cho nhà quản lý cấp cao vấn đề sớm bạn cần gợi ý lựa chọn khác để giải vấn đề hạn chế Những lựa chọn khác đề xuất sử dụng nguồn bổ sung cao ngân sách Khả hoạch định: Một nhà quản lý dự án phải hiểu hạng mục cần thực mặt kỹ thuật, không hiểu sâu sắc chuyên gia vấn đề thực dự án Tuy nhiên, họ phải biết có khó khăn/cạm bẫy tiềm ẩn hay khơng để từ có hướng giải khó khăn Một dự án đồ sộ bắt buộc người quản lý phải “cứng tay” việc hoạch định phương án, đề tiêu, phân bổ nguồn lực…trong dự án lớn có ti tỉ khâu nhỏ cần phải lên kế hoạch, kế hoạch mắt xích ảnh hưởng đến kế hoạch lại Người quản lý ngồi việc cố gắng thúc đẩy kế hoạch thực nghiêm túc, phải đề phương án dự phòng chẳng may số kế hoạch lâm vào bế tắc Chính người quản lý dự án phải biết chia nhỏ việc lớn phân cấp cụ thể để việc quản lý dễ dàng mau chóng thực Đây hoạt động nhằm tách nhiệm vụ lớn thành nhiệm vụ nhỏ để dễ dàng quản lý Những nhiệm vụ nhỏ giao cho nhóm nhân viên Theo nguyên tắc, bạn phải hoàn thành mục tiêu Tuy nhiên, bạn cần cung cấp ý để tương tác lẫn khúc công việc tiếp cận cẩn thận điểm mạnh, điểm yếu nhân viên theo cách tốt Kiến thức tổ chức: Người quản lý dự án không hiểu yếu tố văn hóa, sách, tính cách trị tổ chức nơi dự án thực chắn dự án thất bại Chính vậy, người quản lý dự án đòi hỏi người có hiểu biết, am hiểu xã hội để ln thích nghi có cách cư xử phù hợp với đặc điểm Điều tạo thuận lợi cho dự án tổ chức nơi có dự án cảm thấy thấu hiểu, tôn trọng chắn họ trân trọng bạn tạo điều kiện cho bạn hết mức Câu 2: Ba kỹ mà anh/chị nghĩ điểm mạnh anh/chị? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích ba kỹ lại điểm mạnh anh chị? Trả lời: Bản thân người có ưu nhược điểm khác nhau, để hiểu rõ điểm mạnh điểm yếu để phát huy cách tích cực điểm mạnh hạn chế điểm yếu điều quan trọng cá nhân bước đường thành cơng sống nghiệp Đặc biệt người làm quản trị dự án Là người làm công tác quản lý dự án – công việc đòi hỏi phức tạp có tính chun mơn cao, tơi tự nhận thấy có ưu điểm sau: - Khả làm việc theo nhóm: Khi tiếp nhận vai trò người quản lý cho dự án chuyển đổi công nghệ Silverlec Ngân hàng Vietcombank (một công nghệ đại cho hoạt động ngành ngân hàng nhằm thay chương trình cũ lạc hậu), cố gắng làm việc dựa tinh thần tập thể Trong suốt trình diễn dự án, việc liên hệ chặt chẽ với nhóm dự án giúp phá vỡ tường ngăn cách, tạo cởi mở thân thiện thành viên người lãnh đạo Đồng thời, việc quản lý theo nhóm giúp cho thân tơi thành viên học hỏi lẫn Điều giúp thành viên nhóm có nhiều ý tưởng sáng tạo Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả phối hợp óc sáng tạo để đưa định đắn Khi thành viên góp sức giải vấn đề chung, họ học hỏi cách xử lý nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ thành viên khác người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm cách tốt để phát huy lực nhân viên Việc quản lý theo nhóm giúp xây dựng đội ngũ người thực dự án mạnh hướng đến mục tiêu chung Rõ ràng, cá nhân không giỏi lĩnh vực đó, cần phải quản lý tốt thành viên để họ thực tốt phần việc Ví dụ, thực dự án cơng nghệ, đòi hỏi phải người có am hiểu cơng nghệ thông tin giỏi thao tác hệ thống Thơng qua việc quản lý nhóm cách hiệu quả, tơi phân chia cơng việc phù hợp với khả thành viên nhóm, để từ có hiệu cơng việc tốt - Khả hoạch định: Dự án chuyển đổi công nghệ từ sử dụng mạng FOX sang mạng Silvelec dự án mang quy mơ tồn hệ thống Ngân hàng Vietcombank Chính quy mơ đồ sộ dự án, bắt buộc - người quản lý phải có khả hoạch định phương án, đề tiêu, phân bổ nguồn lực…trong dự án lớn có nhiều khâu nhỏ cần phải lên kế hoạch, kế hoạch mắt xích ảnh hưởng đến kế hoạch lại Bản thân tơi ngồi việc cố gắng thúc đẩy kế hoạch thực nghiêm túc, phải đề phương án dự phòng chẳng may số kế hoạch lâm vào bế tắc Chính cố gắng chia nhỏ việc lớn phân cấp cụ thể để việc quản lý dễ dàng mau chóng thực Đây hoạt động nhằm tách nhiệm vụ lớn thành nhiệm vụ nhỏ để dễ dàng quản lý Những nhiệm vụ nhỏ giao cho nhóm nhân viên Chính cách hoạch định hợp lý, phân chia công việc rõ ràng, mà dự án quản lý hoạt động trôi chảy, kịp tiến độ mang lại hiệu cao - Thích nghi với thay đổi: Trong trình dự án nâng cấp hệ thống hoạt động Silvelec, việc có thay đổi bất thường điều không tránh khỏi triển khai hệ thống mắc lỗi không hoạt động, cài đặt hệ thống chạy không đồng bộ… Là người chịu trách nhiệm quản lý dự án, đòi hỏi thân tơi trước hết phải bình tĩnh trước thay đổi bất ngờ để có sách lược ứng biến kịp thời với thay đổi xảy Chính bình tĩnh, tự tin đồng lòng tập thể đưa biện pháp kịp thời để kiểm sốt tình hình đảm bảo thành cơng cho dự án Câu 3: Ba kỹ mà anh/chị nghĩ điểm yếu anh/chị? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích ba kỹ lại điểm yếu anh chị? - Khả kiểm soát tình hình Khi giao chịu trách nhiệm quản lý dự án nâng cấp công nghệ hệ thống hoạt động Ngân hàng Vietcombank, thân tơi lúc cán 28 tuổi, trẻ tuổi đời tuổi nghề, lại lần giao trọng trách quản lý khiến không tránh khỏi lo lắng, bối rối Một dự án lớn ln có nhiều vấn đề bất thường xảy vào thực hiện, ban đầu lo lắng bình tĩnh xảy cố Với tâm trạng tinh thần không tốt, ảnh hưởng tới tâm trạng nhóm thực khiến cho người hoang mang theo Dự án có phần bị chậm lại để tơi phải thích nghi với tình hình thực Tuy nhiên, với ý chí tuổi trẻ lĩnh cá nhân, vượt qua bỡ ngỡ ban đầu để thích ứng kiểm sốt tình hình thay đổi lúc Cuối dự án hoàn thành kịp thời, tiến độ - Khả phân tích Như nói trên, đảm nhiệm vai trò người đứng đầu dự án chuyển đổi công nghệ Ngân hàng Vietcombank, cán trẻ tuổi đời lẫn tuổi nghề, kinh nghiệm thực dự án chưa có Vì vậy, việc quản lý dự án lớn đòi hỏi người đứng đầu dự án người phải ln có nhìn tồn diện, tầm nhìn xa trông rộng suy nghĩ thực tế để phán đốn để tìm hướng cho dự án Do chưa có nhiều kinh nghiệm việc thực dự án, ban đầu tơi khơng hình dung hết quy trình mà dự án cần có Vì vậy, dự án ban đầu rơi vào tình trạng lộn xộn Tuy nhiên, dự án thực thời gian rút kinh nghiệm có nhìn tồn diện cho q trình dự án Từ dần đưa dự án vào guồng hoạt động nhịp nhàng Biết rõ tình hình thân bạn có 50% thành công - Kiến thức tổ chức: Khi đảm nhận quản lý dự án nói trên, tơi vào Vietcombank năm Do đó, chưa có nhiều hội tiếp xúc với chương trình cũ hệ điều hành FOX tơi khơng nắm việc người sử dụng gặp vấn đề với nó, hạn chế chương trình cũ không nắm bắt tâm lý cán nhiều năm sử dụng chương trình FOX Thường người ta quen sử dụng sản phẩm ngại thay đổi có thái độ không hợp tác Thời gian đầu gặp nhiều khó khăn việc triển khai chương trình - đại lại khó thích nghi với đa số cán Thái độ phản đối người sử dụng khiến bối rối cảm giác bế tắc Dường cảm giác dự án thất bại Tuy nhiên, hỗ trợ thành viên nhóm, đồng thời lắng nghe tâm tư người sử dụng, hiểu họ mong muốn sản phẩm mới, từ có điều chỉnh thích 10 hợp phù hợp với mục tiêu dự án ban đầu đặt phù hợp với nguyện vọng người sử dụng Câu 4: Sử dụng kỹ anh/chị làm để phát huy khả mạnh anh/chị cải thiện kỹ yếu anh chị? Qua việc phân tích đánh giá điểm mạnh điểm yếu thân, rút kinh nghiệm quản lý dự án để phát huy mặt mạnh hạn chế nhược điểm sau: Chịu khó nâng cao lực lưu trữ kết công việc Khi thành thạo kỹ quản lý dự án, nhân viên thực công việc nhanh hơn, việc lưu trữ kết công việc dạng văn Do đó, nên luyện để nâng cao lực lưu trữ kết công việc dạng biểu đồ quan trọng Chú ý đến ghi chép rút kinh nghiệm sau giai đoạn thực công việc Nội dung quản lý dự án xây dựng kế hoạch cách thực công việc hiệu với nguồn lực có thời gian ngắn Mỗi thực xong cơng việc gì, bạn ghi lại làm được, rút học kinh nhiệm tài liệu vơ giá bạn sau Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp Không phải họp hành nhiều tốt, mà vấn đề nằm chỗ bạn quản lý thông tin Hãy quan tâm đến trao đổi, tiếp xúc giữ liên lạc với đồng nghiệp để có đủ thơng tin Bạn có làm việc ăn ý với thành viên nhóm? Những thành viên nhóm có muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn người đứng đầu dự 11 án khơng? Bạn có tích cực nghe người khác nói khơng? Khi người nhóm chất vấn bạn, cố gắng lý giải vấn đề cách trực tiếp thật khách quan Luôn đảm bảo tiến độ công việc Không đảm bảo tiến độ không thực đầy đủ công việc giao đường ngắn giết chết nghiệp bạn Các kỹ quản lý dự án tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết tốt nên làm chủ điều này, bạn thành viên nhóm tin tưởng Bình tĩnh để kiểm sốt tình hình thích nghi với thay đổi Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh kiểm sốt tình hình sở có đầy đủ thơng tin dự án Căn vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải biết phân công phải làm việc gì, đâu ln có phương án đề phòng bất trắc Nếu chẳng may xảy cố, phải thật bình tĩnh để giải vấn đề phát sinh giữ ổn định tình hình Đừng khó chịu trước thay đổi bất thường dự án Một người quản lý dự án giỏi phải thích ứng với thay đổi dự án đề biện pháp kịp thời để kiểm sốt tình hình đảm bảo thành cơng cho dự án TÀI LIỆU THAM KHẢO kỹ cần có người quản lý dự án - http://careerbuilder.vn Kỹ cần có người quản lý dự án - http://www.timviecnhanh.com Quản lý dự án - wikipedia.org 12 ... thay đổi dự án đề biện pháp kịp thời để kiểm sốt tình hình đảm bảo thành cơng cho dự án TÀI LIỆU THAM KHẢO kỹ cần có người quản lý dự án - http://careerbuilder.vn Kỹ cần có người quản lý dự án -... quản lý dự án Người quản lý dự án trước hết phải chuyên gia lĩnh vực quản lý dự án Nhà quản lý dự án có trách nhiệm lập kế hoạch, thực kết thúc dự án, thuộc ngành công nghiệp xây dựng, kiến trúc,... mềm Dưới điều làm nên nhà quản trị dự án - Người quản lý dự án người ln có linh hoạt khả thích ứng; - Là người ưa thích lãnh đạo chủ động có ý nghĩa; - Ở người quản trị dự án ln có đốn, tự tin,