I VÀI NÉT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Chúng ta tiến hàAnh đổi cải cách hành bối cảnh giới hướng tới mục tiêu toàn cầu hóa bắt đầu bước vào kinh tế tri thức, tiềm ẩn tảng kỹ thuật ảnh hưởng mạnh mẽ sâu sắc tới hình thái hoạt động hành tất quốc gia giới; Một mô hình phủ mới- phủ điện tử- hình thành: hoạt động dịch vụ hành cơng tự động đến mức cao nhất, chẳng hạn dịch vụ cấp phép xác nhận thực hoàn toàn thiết bị tự động Thành phần tổ chức, khai thác, sử dụng sản xuất thông tin khu vực kinh tế thông tin tổng thể kinh tế quốc dân bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, phải kể đến hoạt động đặc thù quản lý nhà nước( làm sách, đinh, kế hoạch, ), sau hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, điều tra thống kê, nghiên cứu khoa học, hoạt động tư vấn Cơng nghệ thơng tin- viênz thơng sở hạ tầng sở trợ giúp đắc lực cho khả Như Hiến chưong Okinawa xã hội thơng tin tồn cầu nhấn mạnh: "Cơng nghệ thông tin viễn thông yếu tố tác động mạnh mẽ tới việc định hình kỷ XXI Những ảnh hưởng mang tính cách tác động tới cách thức người sống, học tập làm việc mối quan hệ qua lại phủ với xã hội nói chung Cơng nghệ thơng tin nhanh chóng trở thành động lực sống việc tạo tăng trưởng kinh tế giới Do chúng tơi phải bảo đảm công nghệ thông tin phục vụ cho mục đích mang tính hỗ trợ lẫn tạo tăng trưởng kinh tế bền vững, khuyến khích phúc lợi xã hội, thúc đẩy liên kết xã hội, huy động tiềm xã hội để củng cố dân chủ, tăng tính minh bạch trách nhiệm quản lý nhà nước, khuyến khích nhân quyền, tính đa dạng xã hội thúc đẩy hòa bình ổn định quốc tế" Tổ chức, quản lý khai thác thơng tin xã hội đại phải có tính tồn cầu Đây vừa đòi hỏi, vừa hệ tất yếu Nền hành hiẹn đại, tồn hạ tầng kỹ thuật dạng hệ thống thông tin, định hướng phát triển dựa tính chất Mơ hình hệ thống thơng tin kiểu E-Business, xem mơ hình định hướng có tính chất chiến lược việc xây dựng hệ thống thông tin lĩnh vực quản lý nhà nước hướng tới xã hội thông tin tương lai Tuy nhiên, thời điểm này, tên giới có nhiều hệ thống thông tin tổ chức dựa Internet đặc điểm trội hình thái thương mại mới: Thương mại điện tử Để dễ hình dung chất thuật ngữ hệ thống thông tin kiểu E-Business, ta xem xét cách quản lý quan Bộ thương mại Singapore Để thực nhiệm vụ quản lý cơng sản, quan có hệ thống thơng tin quản lý công sản Làm cách khẳng định tất đơn vị báo cáo nghiêm túc, xác để nói hệ thống giúp họ nắm tài sản sử dụng quan nhà nước Việc kiểm tra đủ số báo cáo từ đơn vị sở xem làm khơng khó lắm, vấn đề chất lượng thông tin báo cáo sao? Như chắn phải có mạng nội bộ(Intranet), đơn vị sử dụng cơng sản quản lý phần cơng sản máy tính họ tích hợp liệu thành sở liệu công sản quốc gia Rõ ràng hệ thống thông tin công sản tổ chức theo mơ hình mạng nội Họ tổ chức Intranet để quản lý quan Bộ, Intranet nằm Intranet phủ khơng liên quan đến tốn quản lý cơng sản Đây chế tổ chức phức tạp, tinh xảo vận hành lại đơn giản hiệu Nguyên lý nguyên lý phổ biến hệ thống thông tin tổ chức xã hội thơng tin Một mơ hình thơng tin đơn giản liên quan đến khái niệm " mua bán điện tử" việc mua sắm vật tư quan thực qua mạng máy tính Internet Nhu cầu mua sắm vật tư đơn vị dạng phiếu đề nghị quan tổng hợp trình cấp kí duyệt; Sau duyệt, chúng chuyển tới phận mua sắm vật tư.Tại đây, sau xem xét kỹ, nhân viên khởi động trình duyệt ( IE, Netcape ) truy cập vào cửa hàng mạng để tìm hàng cần mua Các giao dịch thực hiện; hàng chọn mua chuyển từ cửa hàng quan; cuối giao dịch toán toán bên gồm bên mua bên bán ngân hàng liên quan Tất thông tin sản phẩm tên, chủng loại, kích thước, ; người mua người bán tên, địa Email, số tài khoản thẻ tín dụng ; giao dịch toán Đều tự động cập nhật lưu trữ nơi mạng dạng sở liệu để dùng lại sau (ở sở liệu máy tính nối mạng Internet Bộ thương mại Singapore) Ngoại trừ vấn đề liên quan đến quyền truy cập hợp pháp, đặc trưng đặc thù, lợi cho bên tham gia thương mại, có quan nhà nước, doanh nghiệp hình thái thương mại điện tử Và có đặc trưng lợi mà quan, tổ chức không thiết phải xây dựng hệ thống thông tin cho riêng mình; Họ dễ dàng có thơng tin mong muốn với chi phí đủ rẻ từ sở liệu kiểu Công nghệ thông tin phát triển xem động lực đầy hứa hẹn cho phát triển bền vững Định hướng chiến lược cho việc xây dựng phát triển hệ thống thông tin khu vực nhà nước phần phát triển bền vững Vấn đề không là" ứng dụng tin học quản lý hành chính" hay thường nói ngắn gọn " tin học hóa quản lý nhà nước", mà cách nhìn rộng hơn, tổng thể hơn, hướng tới xã hội thông tin Internet olà mạng mạng máy tính, xem siêu xa lộ thông tin liên thông phạm vi tồn cầu Nhìn góc độ khác, Internet xem kho thông tin khổng lồ, sẵn sàng để thay đổi cập nhật sẵn sàng hoạt động cung cấp dịch vụ, hỗ trợ Xét từ góc độ nào, hoạt động áp dụng, sản xuất cung cấp thông tin khu vực quản lý nhà nước lớn đa chiều Điều muốn nói rằng: đòi hỏi khả tích hợp ( kết hợp theo chiều ngang) hệ thống thông tin xây dựng phát triển theo bộ, ngành ( chiều dọc) thực tế vốn có tất yếu, khả phải trở thành thực xã hội thông tin đại Một hệ thống thông tin đa chiều hồn tồn xây dựng tảng công nghệ thông tin phát triển xã hội thơng tin tồn cầu Một thực tế sở liệu dùng chung phạm vi quốc gia, phạm vi toàn cầu hình thành, đồng thời sử dụng hữu hiệu theo kiểu hệ thống thông tin quản lý công sản Singapore II MỘT SỐ KHĨ KHĂN TRONG VIỆC ĐƯA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VÀO QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Tác dụng công nghệ thông tin tham gia hỗ trợ cho cải cách hành theo hướng đại hóa khoa học nói trên, song việc đưa tiến khoa học kĩ thuật, công nghệ tiên tiến vào phục vụ cho mục tiêu hoạt động quản lý hành nhà nước khơng phải khơng có khó khăn đáng kể Ngày nay, với điều kiện thuận lợi chủ trương, đạo Nhà nước vấn đè khó khăn việc đưa cơng nghệ thơng tin vào quản lý hành nhà nước nói chung khơng yếu tố kinh phí cho trang thiết bị - vốn trở ngại lớn thời kì vài năm trước Thành công việc đưa công nghệ thông tin vào thực tiễn hoạt động quản lý hành nhà nước khơng phải vấn đề kinh tế hay khả kĩ thuật mà yếu tố phương thức, quan điểm tiếp cận Ở đây, có số khía cạnh liên quan đến trở ngại này: Thứ yếu tố chuẩn hóa hành nhà nước Để thực cơng cải cách hành với ba nội dung: thể chế, tổ chức máy đào tạo cơng chức, phải có hệ thống chuẩn, hồn chỉnh thơng tin hoạt động máy quản lý hành nhà nước cấp cách hệ thống chi tiết, khoa học hiệu Muốn vậy, phải tiến hành cải tổ lại, xếp lại qui trình nghiệp vụ hành cấp quan máy quản lý hành nhà nước Ở đòi hỏi phải có qui trình chuẩn mực hoạt động quan quản lý nhà nước, bảo đẩm tính thống tồn hệ thống Muốn có yếu tố này, khâu quan trọng phải có hệ thống pháp luật hồn chỉnh; phải có kết q trình cải cách đúc kết thành qui định mang tính pháp lý, thống hành nhà nước Yếu tố tác động nên qui mô tổ chức, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành nhà nước theo u cầu khoa học hóa hiệu hóa Thứ 2, yếu tố người máy quản lý hành nhà nước với lề lối, thói quen, tổ chức thực nhiệm vụ vận hành máy yếu tố quan trọng mang ý nghĩa then chốt cho thành công vấn đề đưa công nghệ thơng tin vào thực tiễn quản lý hành nhà nước Hệ thống công nghệ thông tin gặp lực cản khơng nhỏ thực tiễn từ phía máy hành ( gọi người sử dụng) trường hợp sau: Nếu hệ thống gây xáo động lớn đến vận hành máy Nếu hệ thống gây phiền hà cho người sử dụng so với qui trình thủ cơng mà hiệu lại Nếu hệ thống không giải yêu cầu quản lý Nếu hệ thống công nghệ thông tin trình độ, lực người sử dụng đội ngũ công chức nhà nước với vị trí, nhiệm vụ khác máy có khoảng cách hay bất cập lớn Nếu hệ thống không phản ánh chất quản lý hành nhà nước với tất tính đặc thù yêu cầu vận hành theo qui luật nhằm đảm bảo chức quản lý mang tính hành nhà nước Nếu hệ thống túy mơ tả lại qui trình thủ cơng máy quản lý hành nhà nước mà thơng thường nhìn thấy Thứ 3, thân vận hành máy quản lý hành nhà nước mối quan hệ cấp, quan chức có nhiều vấn đề cần phải thay đổi, cần phải qui định lại chức năng, mối quan hệ Hoạt động máy hành nhà nước cấp quận, huyện, xã, phường mối quan hệ với quan chức - dưới, ngang- dọc; Sự phân cấp quản lý nhà nước theo lãnh thổ với quản lý nhà nước theo ngành vấn đề chưa rõ ràng Từ gây khó khăn việc xác định mối quan hệ thông tin đơn vị chức nhằm thực giải thủ tục hành hệ thống công nghệ thông tin Thứ 4, việc xác định tiêu thức thông tin phục vụ quản lý hành nhà nước cần phải xuất phát từ tiêu chí đặc thù quản lý hành nhà nước, loại thơng tin thống kê, thơng tin chuyên ngành nguồn thông tin hỗ trợ để từ xác định thơng tin phục vụ chức quản lý hành nhà nước Bản thân nguyên tắc thông tin phục vụ hoạt động quản lý mang tính hành nhà nước so với thông tin thuộc lĩnh vực quản lý chuyên ngành có điểm giống có điểm khác Vậy làm để công nghệ thông tin thực đem lại chuyển biến hoạt động quản lý hành nhà nước theo quan điểm cải cách điều kiện thực tiễn với tất yếu tố khách quan chủ quan hành cải cách, với mức độ phức tạp đặt thực tiễn quản lý ? Với câu hỏi xin đề xuất số phương thức tiếp cận việc xây dựng hệ thống công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành nói chung chế đầu mối nói riêng sau: Hệ thống công nghệ thông tin cần xây dựng thông qua phối hợp chặt chẽ nhà hành trụ cột cho việc thiết kế, tổ chức hệ thống thông tin, mà nhà hành trụ cột cho việc thiết kế, tổ chức hệ thống thơng tin, chuẩn hóa thơng tin, xác định nguyên lý vận hành hệ thống, khả hài hòa hệ thống với trạng thực tiễn Kết hợp cới nguyên lý khoa học hành chính, dự đốn khả cho kết yêu cầu đòi hỏi trình cải cách kết hợp với yếu tố thực trạng hoạt động máy quản lý hành nhà nước, yếu tố người tham gia sử dụng hệ thống, vai trò chức năng, nhiệm vụ thành viên Với phương thức này, hệ thống xây dựng theo giai đoạn thông qua phần hệ thống cơng nghệ thơng tin hình thành dần tri thức tác phong khả hòa nhập hệ thống cơng nghệ thơng tin với thực tiễn quản lý Theo phương thức này, việc lựa chọn quan điểm xây dựng hệ thống, phương thức tổ chức triển khai, trình tự giai đoạn thực hiện, phương thức chương trình đào tạo Sẽ yếu tố cần trọng để bảo đảm tính khả thi tồn hệ thống Thực tế có nhiều phương thức khác việc triển khai, xây dựng hệ thống công nghệ thông tin phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước cải cách hành nhà nước Nhiều nơi dừng mức trang bị máy tính sử dụng thay cho máy đánh chữ để sử dụng số công hiệu thiết bị 10 giúp cho công tác văn quan thuận tiện Đây trường hợp tiếp thu công nghệ thơng tin cách hời hợt, lãng phí không hiệu công cải cách Ngược lại, số đơn vị lại cho xây dựng hệ thống công nghệ thông tin đồ sộ, tốn kém, hiệu với ý tưởng xa với thực tiễn gần khơng mang tính khả thi việc triển khai Đây thường trường hợp khốn trắng cho chun gia cơng nghệ thơng tin tự khảo sát, nghiên cứu thực tiễn để xây dựng hệ thống công nghệ thông tin Do vậy, thường dẫn đến tình trạng hệ thống xây dựng khơng mang tính khả thi, đặc biệt khơng phù hợp với chất, đặc điểm hoạt động thực tiễn mơi trường quản lý hành nhà nước khơng giải yêu cầu mang tính định đến thành công công nghệ thông tin cơng cải cách hành III MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐƯA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH Để khắc phục, tháo gỡ hạn chế " rào cản" quản lý hành nhà nước, cải cách để xây dựng cho hành lành mạnh tích cực cần phải sâu vào thực chất, dừng lại hiệu chung chung, ý chí Hơn hết, người dân đòi hỏi nhà 11 nước phải có hành khơng lành mạnh tích cực, mà phải thơng minh, phù hợp với trình độ phát triển kinh tếxã hội Đứng phía nhà nước, phải có máy hành chặt chẽ, khoa học, bảo đảm làm tốt chức quản lý tạo điều kiện thuận lợi cho công dân tổ chức việc thực quyền nghĩa vụ họ phải rõ ràng dễ hiểu, thủ tục thực phải dễ dàng, đơn giản, phải bảo đảm chắn Quan điểm xây dựng hệ thống công nghệ thông tin Thống quan điểm việc đưa công nghệ thông tin vào hoạt động toàn máy quản lý nhà nước cải cách hành Sự đạo thống tâm cao lãnh đạo đơn vị thuộc máy yếu tố định đến thành công hệ thống Hệ thống công nghệ thông tin phục vụ quản lý hành nhà nước cải cách hành phải xây dựng xuất phát từ mơ hình tổ chức máy thông tin phục vụ qui trình thơng tin thành viên chức máy quản lý hành nhà nước cấp quyền địa phương, phải đảm bảo mối quan hệ chức Ủy ban nhân dân thành phố, Sở ngành, Ủy ban nhân dân quận, huỵên Ủy ban nhân dân cấp phường, xã quan, đơn vị hữu quan khác 12 Hệ thống cần xác định mục tiêu giải qui trình thơng tin quan trọng hoạt động máy quản lý hành nhà nước theo mơ hình tổng thể, thực qua nhiều giai đoạn Giai đoạn yếu tố định đến thành công tồn hệ thống nên việc lựa chọn mơ hình phương pháp tiến hành nhằm đảm bảo thành công từ giai đoạn đầu mang ý nghĩa định Cần xác định mục tiêu đối tượng hệ thống cơng nghệ thơng tin hoạt động tồn máy quản lý hành nhà nước bao gồm: tổ chức máy, người máy, qui trình mang tính nghiệp vụ, mối quan hệ chức Từ xác định xuất phát điểm phương thức tiến hành việc đưa công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý hành nhà nước cách hiệu 2.Về phương thức thực triển khai hệ thống Hệ thống công nghệ thơng tin quản lý hành nhà nước ghép nối liên hoàn nhiều thành viên máy quản lý, đòi hỏi tham gia theo chức thành viên thủ tục thông tin, nội dung thông tin qui định qui trình thực Do đó, khâu tổ chức thực việc xây dựng đưa vào sử dụng hệ thống công nghệ thông tin quản 13 lý hành khâu quan trọng, đóng vai trò định đến hiệu thành bại hệ thống Việc xây dựng toàn hệ thống cần ý chia thành nhiều giai đoạn thực theo nhiều mốc thời gian.Khi thiết kế hệ thống cần phải thiết kế tổng thể tồn hệ thống, Sau chia thành giai đoạn Như vừa bảo đảm tính khả thỉtong việc thực hiện, đáp ứng khả tiếp thu hệ thống người sử dụng, vừa bảo đảm dàn trải kinh phí thực hệ thống Riêng hệ thống thông tin, cần xác định nội dung thơng tin quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến q trình cải cách hành để tiến hành thực trước Như hệ thống vừa có sức thuyết phục, vừa mang lại hiệu từ đầu Một số vấn đề cần lưu ý trình đưa cơng nghệ thơng tinvào quản lý hành nhà nước cải cách hành Tránh tình trạng trọng đến trang thiết bị mà không quan tâm đến vấn đề đào tạo xây dựng hệ thống phần mềm ứng dụng Khi xây dựng phần mềm ứng dụng, cần ý khâu: tính phần mềm, tổ chức sử dụng qua khâu nghiệp vụ quy trình quản lý, khả phát triển phần mềm, tính thân thiện phần mềm với người sử dụng Trong thực tiễn, thường 14 phần mềm ứng dụng không giải yêu cầu đặt đặc biệt thường ý đến nội dung yêu cầu cải cách hành chính- nguyên nhân chủ yếu dẫn đến khơng thành cơng Tránh tình trạng hệ thống tin học làm tăng mức độ phức tạp hoạt động quan phù hợp với phần mềm ứng dụng vị trí, chức thiết bị hợp lý công đoạn hoạt động thực tiễn Tránh tình trạng sử dụng thiết bị để thực thay lao động thủ công số khâu đánh máy văn bản, lưu giữ đơn giản, khơng mang tính hệ thống, khơng có giá trị sử dụng lâu dài Tránh tình trạng khơng có người sử dụng triển khai hệ thống không trọng khâu đào tạo sản phẩm phần mềm thuyết phục người sử dụng Tránh tình trạng hệ thống hoạt động giai đoạn triển khai, không trở thành phận thiết yếu gắn với qui trình hoạt động máy Cần lưu ý vai trò quan trọng hệ thống phần mềm ứng dụng biểu rõ việc hệ thống có vào hoạt động hiệu hay khơng người sử dụng có chấp nhận hay khơng? Nếu khơng ý mức khâu kết hệ thống thông tin hệ thống máy chữ đại 15 Một yếu tố cần lưu ý nhà cung cấp phần mềm phải thực am hiểu hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành nhà nước cải cách hành nhà nước, hiểu nhu cầu thơng tin phục vụ chức hoạt động hệ thống, nguồn gốc cung cấp thông tin vào hệ thống khả tiếp thu hệ thống người sử dụng, tác động hệ thống lên thói quen, lề lối làm việc máy, tâm lý người sử dụng trình tiếp thu hệ thống Một giải pháp hữu hiệu nhà quản lý máy quản lý hành nhà nước- người đặt yêu cầu cho hệ thống công nghệ thông tin - người xây dựng hệ thống- phải thật hiểu cộng tác với để tìm giải pháp cần thiết để đưa công nghệ thơng tin vào quản lý hành cải cách hành 16 ... tích hợp li u thành sở li u công sản quốc gia Rõ ràng hệ thống thông tin công sản tổ chức theo mơ hình mạng nội Họ tổ chức Intranet để quản lý quan Bộ, Intranet nằm Intranet phủ khơng li n quan đến... nước mối quan hệ cấp, quan chức có nhiều vấn đề cần phải thay đổi, cần phải qui định lại chức năng, mối quan hệ Hoạt động máy hành nhà nước cấp quận, huyện, xã, phường mối quan hệ với quan chức... tự động cập nhật lưu trữ nơi mạng dạng sở li u để dùng lại sau (ở sở li u máy tính nối mạng Internet Bộ thương mại Singapore) Ngoại trừ vấn đề li n quan đến quyền truy cập hợp pháp, đặc trưng