CHƯƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC 2/6/2012 Nội dung Giới thiệu HTTT dựa máy tính Các mơ hình biểu diễn HTTT Phân loại HTTT dựa máy tính Vai trò HTTTQL tổ chức Hiệu kinh tế HTTTQL 2/6/2012 HTTT DỰA TRÊN MÁY TÍNH  Hệ thống thơng tin  Hệ thống thơng tin dựa máy tính  Lịch sử phát triển HTTT 2/6/2012 Hệ thống thông tin  HTTT (Information System- IS) hệ thống gồm yếu tố có quan hệ với làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ phân phối liệu thông tin cung cấp chế phản hồi để đạt mục tiêu định trước Phản hồi Đầu vào Xử lý Đầu 2/6/2012 HTTT (tiếp) Đầu vào • Thu thập nhập liệu thơ chưa qua xử lý vào hệ thống • Nhập liệu: thủ cơng, bán thủ cơng, tự động hóa • Tính xác liệu đầu vào yếu tố quan trọng để đảm bảo đầu mong muốn Xử lý • Chuyển đổi liệu đầu vào thành thơng tin đầu hữu ích • Gồm: tính tốn, so sánh, lọc, tổng hợp, … • Thực thủ công nhờ trợ giúp máy tính Đầu Thơng tin phản hồi • Các tài liệu báo cáo • Đầu HT đầu vào HT khác • Các thiết bị đầu ra: máy in, hình,… • Kết đầu sử dụng để thực thay đổi hoạt động nhập liệu xử lý HT 2/6/2012 HTTT dựa máy tính  HTTT dựa máy tính (Computer Based Information System – CBIS) hệ thống:  Tích hợp yếu tố phần cứng, phần mềm, CSDL, viễn thông, người thủ tục  Nhiệm vụ: thu thập, xử lý, lưu trữ biến đổi liệu thành thơng tin 2/6/2012 HTTT dựa máy tính (tiếp) Các thiết bị máy tính Phần cứng (Computer Hardware) Nhóm người quản lý, vận hành bảo trì HT Nhóm người sử dụng HT Các thủ tục (Procedure) Con người (People) Mạng máy tính Mạng viễn thơng Chiến lược, sách, phương pháp, quy tắc liên quan đến sử dụng HTTT Phần mềm (Computer Software) Viễn thông mạng máy tính (Telecommunication and Computer Network) Phần mềm Hệ thống Phần mềm Ứng dụng Cơ sở liệu (Database) tập hợp có tổ chức liệu thơng tin 2/6/2012 Lịch sử phát triển HTTT Những năm 50-60 Các HT xử lý liệu điện tử • Xử lý giao dịch, lưu trữ, ứng dụng kế toán Những năm 60-70 Các HTTT quản lý đời • Cung cấp báo cáo quản lý chuẩn mực, định kỳ, hỗ trợ trình định Những năm 70-80 HTTT hỗ trợ định đời • Cung cấp thông tin giao diện hỏi đáp, hỗ trợ trình định Nhiều loại HTTT đời có HTTT hỗ trợ Những năm 80-90 lãnh đạo, hệ chuyên gia, HTTT quản lý chiến lược • Cung cấp thông tin tư vấn, hỗ trợ lãnh dạo cấp cao định Những năm 90-nay Các HTTT tích hợp • Tạo hội cho việc phối hợp, đổi hoạt dộng kinh doanh 2/6/2012 Các tiêu chuẩn đánh giá HTTT  Tính đầy đủ chức  Tính thân thiện, dễ dàng  Tính an tồn bền vững  Tính thích nghi mềm dẻo  Tính dễ bảo trì  Khả hoạt động 2/6/2012 CÁC MƠ HÌNH BIỂU DIỄN HTTT  Mơ hình logic  Mơ hình vật lý ngồi  Mơ hình vật lý 10 2/6/2012 Các HTTT gia tăng giá trị cho trình nghiệp vụ 23 Kiếm soát mức tác nghiệp Kiểm soát mức quản lý Lập kế hoạch Câu hỏi liên quan Đơn đặt hàng có hợp lệ khơng? Cơng ty có đủ hàng kho khơng? Hàng tồn kho cơng ty có nhiều q hay q hay khơng? Thanh tốn khách hàng có kịp thời hay khơng? Có cần đưa thêm/hay gỡ bỏ dây truyền sản xuất mới/hiện có hay khơng? HTTT gia tăng giá trị HT xử lý giao dịch TPS HTTT quản lý MIS chủ yếu Có thể thêm HTTT trợ giúp định DSS HTTT trợ giúp định DSS TS Trần Thị Thu Hà, Khoa THKT ĐH KTQD 2/6/2012 Vai trò chiến lược HTTT mơi trường cạnh tranh  Các HTTT chiến lược thường đem đến thay đổi tổ chức, sản phẩm, dịch vụ thủ tục nghiệp vụ  Các câu hỏi định chọn loại hình HTTT chiến lược nào?  Hiện HTTT sử dụng ntn ngành? Tổ chức dẫn đầu ứng dụng CNTT? Xu phát triển ngành? Có cần thay đổi cách thức hoạt động KD?  Nếu đưa TT vào sử dụng có hội chiến lược nào? Các HTTT đem lại giá trị gia tăng lớn giai đoạn nào?  Kế hoạch chiến lược KD nay? Có khớp với chiến lược dịch vụ thông tin thời?  Có đủ điều kiện cơng nghệ vốn để phát triển HTTT chiến lược? 24 2/6/2012 HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTTQL  Lợi ích HTTT  Chi phí cho HTTT  Đánh giá hiệu kinh tế HTTT 25 2/6/2012 Lợi ích kinh tế HTTT  Giá thành thông tin = ∑ khoản chi để tạo thông tin  Giá trị HTTT thể tiền tập hợp rủi ro mà tổ chức tránh hội thuận lợi mà tổ chức có nhờ HTTT  Nếu gọi A1, A2, An thiệt hại rủi ro P1, P2, Pn xác xuất xảy rủi ro R1, R2, , Rn tỷ lệ giảm bớt rủi ro tránh nhờ HTTT Thì lợi ích tránh rủi ro là: PR   Ai Pi Ri  Nếu gọi C1, C2, Cn lợi ích tận dụng hội thứ i (i = 1,2, n) P1, P2, Pn xác xuất xảy hội R1, R2, , Rn tỷ lệ tận dụng hội HTTT Thì lợi ích tận dụng hội HTTT là: CR   C i Pi Ri  Vậy, lợi ích hàng năm HTTT là: CR - PR 26 2/6/2012 Lợi ích kinh tế HTTT (tiếp)  Phương pháp chuyên gia: dựa vào ý kiến đánh giá chuyên gia để ước lượng lợi ích gián tiếp sau:  Nếu Pt(i) là lợi ích trực tiếp HTTT năm thứ i lợi ích gián tiếp Pg(i) là: Pg(i)=a.Pt(i).m  Trong đó:  a tỉ lệ % Pg(i) Pt(i) Theo kinh nghiệm nhiều tổ chức a nằm khoảng 0,3 – 0,5  m hệ số chất lượng HTTT theo đánh giá chuyên gia m = có 90% chuyên gia đánh giá cao HTTT, m = 0,5 có từ 50% - 90% chuyên gia đánh giá tốt HTTT m=0 có 50% chuyên gia cho HTTT hoạt động tốt 27 2/6/2012 Chi phí cho HTTT Chi phí cố định • Chi phí xây dựng cài đặt hệ thống Chi phí biến đổi • Chi phí vận hành hệ thống 28 2/6/2012 Chi phí cố định  Chi phí cố định cho HTTT gồm khoản mục sau:       CPttk: chi phí phân tích thiết kế Cxd: chi phí xây dựng (thực hiện) Cmm: chi phí máy móc tin học Ccđ: chi phí cài đặt hệ thống Ctbpv: Chi trang bị phục vụ Ccđk: Chi phí cố định khác  Vậy: CPCĐ = CPttk + Cxd+Cmm+Ccđ+Ctbpv+Ccđk 29 2/6/2012 Chi phí biến động  khoản chi để khai thác vận hành hệ thống, gồm khoản chi thường xuyên đột xuất thời gian khai thác Đây chi phí theo thời gian tính theo kì, chủ yếu năm Nó gồm khoản mục sau:  Ctl: chi phí thù lao nhân lực  Cđv: chi phí đầu vào, văn phòng phẩm,  Cđtt: chi phí tiền điện, truyền thơng  Cbtsc: chi phí bảo trì, sửa chữa  Cbđk: chi phí biến động khác  Vậy chi phí biến động năm thứ i là: CPBĐ(i)=Ctl(i) + Cđv(i) + Cđtt(i) + Cbtsc(i) + Cbđk(i) 30 2/6/2012 Đánh giá hiệu kinh tế HTTT  Hiệu tương đối hiệu tuyệt đối HTTT tính loại đầu tư khác  Gọi n số năm sử dụng HTTT chuyển hết giá trị tiền tệ theo thời gian tưong lai tổng chi phí là: TCP =CPCĐ(1+Lãi suất)n + + CPBĐ(i)(1+Lãi suất)n-i  Tổng thu nhập là: TTN =  TN(i)(1+Lãi suất) n-i  Để xây dựng HTTT có hiệu TTN > TCP 31 2/6/2012 Các phương pháp đánh giá hiệu HTTT Phương pháp phân tích điểm cân chi phí Phương pháp phân tích tiền dư Phương pháp kinh nghiệm Phương pháp so sánh 32 2/6/2012 Phương pháp phân tích điểm cân chi phí  Phương pháp so sánh chi phí việc dùng hệ thống cũ so với việc dùng hệ thống Điểm cân điểm mà chi phí cho hệ thống chi phí cho hệ thống cũ  Ở nước phát triển HTTT thường tồn từ 3-5 năm, Việt Nam, tồn khoảng 4-6 năm 33 2/6/2012 Phương pháp phân tích tiền dư Kỳ Tiền dư HS ước lượng Tiền dư ước lượng -100,000 8.877 -87,700 -80,000 0.769 -61,520 50,000 0.675 33,750 131,000 0.592 77,552 150,000 0.519 79,850 Cộng 41,932  Phương pháp xem xét mối liên hệ chi phí tích luỹ lợi ích tích luỹ Hiệu chúng tiền dư kì Tổ chức cố định tỉ suất sinh lợi nhuận Nếu tổng tiền dư ước lượng dương việc đầu tư thoả đáng 34 2/6/2012 Phương pháp kinh nghiệm  Phương pháp dựa ý kiến chuyên gia người có khả đánh giá hệ thống thơng tin Đối với người sử dụng chấp nhận trả  James J Ganagher thử nghiệm kết luận toàn nhà quản lý chấp nhận cách thức họ cho có họ ước lượng hợp lý giá trị tiền HTTTQL  Cần ý điểm sau đây:  Người tham gia có xu hướng ước lượng cao lên  Giá trị ước lượng cho HTTT tăng theo cấp độ trách nhiệm nhà quản lý 35 2/6/2012 Phương pháp so sánh  Phương pháp đem so sánh HTTT cần phải xem xét với HTTT tương tự HTTT trừu tượng chọn làm mẫu Tư tưởng phương pháp giả sử ta có hệ thống B vật chuẩn cần đánh giá hệ thống A phải đặt hai câu hỏi:  Giá trị hệ thống B gì?  Hệ thống A có giá trị lớn hay bé giá trị hệ thống A  Việc trả lời câu hỏi dễ câu hỏi dễ câu hỏi trực tiếp giá trị hệ thống A  Cách tiếp cận sử dụng để xác định phương án lợi đảm bảo hệ thống xem xét có đủ lý để biện minh cho chi tiêu 36 2/6/2012 KẾT LUẬN  Khái niệm, cách phân loại, mơ hình HTTT tổ chức  Vai trò gia tăng giá trị vai trò chiến lược HTTT  Các phương pháp đánh giá hiệu kinh tế HTTT 37 2/6/2012