Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quản lý đào tạo Viện Kinh tế - Tài giai đoạn 2012-2016 tầm nhìn 2020 Mục lục: Giới thiệu Phân tích thực trạng 2.1 Thành tích đạt 2.2 Hạn chế cần khắc phục .3 Phân tích SWOT liên quan đến cơng nghệ thơng tin 3.1 Điểm mạnh 3.2 Điểm yếu 3.3 Cơ hội 3.4 Thách thức So sánh với đối thủ cạnh tranh Học viện Tài Phân tích kinh nghiệm, học từ doanh nghiệp khác .4 Đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin cho Viện Kinh tế - Tài Kế hoạch hành động tiêu cụ thể .6 7.1 Nội dung cụ thể 7.2 Kế hoạch triển khai giai đoạn 2012-2016 Tài liệu tham khảo .6 Bài làm: 1 Giới thiệu Viện Kinh tế - Tài thành lập tháng 3/2010 sở sáp nhập hai Viện: Viện Khoa học Tài (thành lập năm 1961) Viện Nghiên cứu Khoa học thị trường giá (thành lập năm 1981) Chức Viện là: - Nghiên cứu khoa học bản, nghiên cứu ứng dụng, nghiên cứu hoạch định sách; - Thơng tin; - Đào tạo; - Cung cấp dịch vụ; - Hợp tác quốc tế Tồn viện có 37 cán bộ, làm cơng tác nghiên cứu 20 người Hiện Viện có tiến sỹ, 01 nghiên cứu sinh, thạc sỹ, 03 học viên cao học cán trình độ đại học Ngồi ra, đội ngũ cộng tác viên Viện bao gồm khoảng 100 cán khoa học, cán nghiên cứu, quan chức phủ, GS, PGS, Tiến sỹ thuộc các: Viện, Trường đại học, Học viện, quan thuộc Bộ ngành khác Chính phủ Phân tích thực trạng 2.1 Thành tích đạt - Về Nghiên cứu khoa học: Viện chủ trì hồn thành trung bình từ 2- đề tài cấp cấp Bộ/năm; 20 đề tài cấp Viện tham gia nhiều đề tài cấp bộ, cấp nhà nước lĩnh vực từ vi mô đến vĩ mô Chuẩn bị tổ chức khoảng hội thảo cấp Bộ, cấp Học viện khoảng 10 toạ đàm, sinh hoạt khoa học cấp Viện - Về Đào tạo: Hàng năm Viện tổ chức trung bình khoảng 10 khoá đào tạo ngắn hạn lĩnh vực: Quản trị tài doanh nghiệp; Quản trị tài dành cho lãnh đạo; Kiểm tốn nội bộ; Phân tích tài Ngồi ra, cán Viện tham gia hướng dẫn khoảng 10 - 15 nghiên cứu sinh, học viên cao học, có nhiều đề tài mơ hình, thống kê, phân tích tài doanh nghiệp, đánh giá hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp… - Về Dịch vụ: Hàng năm Viện ký 8-10 hợp đồng tư vấn với đối tác ngồi ngành Tài khảo sát, điều tra thị trường, - Về ứng dụng công nghệ thông tin: + 100% cán bộ, công chức, viên chức trang bị máy tính cá nhân nối mạng nội bộ, lãnh đạo Viện Trưởng phòng trang bị máy tính xách tay + Phòng kế toán áp dụng chế độ kế toán máy Bộ Tài chính, kê khai thuế qua phần mềm Tổng cục Thuế, + Có website (www.ief.edu.vn) có phận tin học riêng 2.2 Hạn chế cần khắc phục - Về Nghiên cứu khoa học: Số lượng đề tài Bộ Khoa học Công nghệ phân bổ hàng năm Viện chưa chủ động tìm kiếm, đấu thầu, đội ngũ nghiên cứu viên trẻ, thiếu cấp kinh nghiệm - Về Đào tạo: + Số lượng học viên đăng ký tham gia khóa học Viện chưa nhiều, phần kinh tế khó khăn, phần chịu cạnh tranh từ sở đào tạo khác, Viện chưa chủ động tìm hướng đào tạo thiếu kinh nghiệm lĩnh vực đào tạo + Viện thành lập nên q trình khẳng định thương hiệu, kinh phí hạn hẹp nên chưa đầu tư nhiều vào quảng bá hình ảnh, thương hiệu - Về ứng dụng cơng nghệ thông tin: + Trang thiết bị ngân sách nhà nước trang bị nên bị phụ thuộc hoàn toàn vào ngân sách cấp hàng năm + Chưa áp dụng nhiều ứng dụng công nghệ thông tin phục vào quản lý khoa học đào tạo + Website có giao diện đơn giản, đáp ứng mục đích giới thiệu Phân tích SWOT liên quan đến công nghệ thông tin 3.1 Điểm mạnh - Là đơn vị nghiệp thuộc Học viện Tài nên có kinh phí hoạt động ổn định hàng năm - Được hỗ trợ đắc lực Học viện sở vật chất kinh nghiệm đào tạo nghiên cứu khoa học - Có máy hoạt động tương tự doanh nghiệp 3.2 Điểm yếu - Nhân lực chưa có kinh nghiệm - Hệ thống thơng tin đáp ứng yêu cầu bản, hoạt động rời rạc, chưa đồng 3.3 Cơ hội - Phát triển theo chiến lược chung Học viện Tài - Chủ động khai thác, tìm kiếm thị trường 3.4 Thách thức - Ngân sách hoạt động ngày eo hẹp Chính phủ siết chặt chi tiêu cơng - Chịu cạnh tranh gay gắt từ sở đào tạo khác So sánh với đối thủ cạnh tranh Học viện Tài Nội dung Chức Viện Kinh tế - Tài Trung tâm Ngoại Viện Đào tạo quốc ngữ - Tin học tế NCKH Đào tạo - Đào tạo ngắn hạn NCKH Đào tạo Ngân sách - Hạch toán độc lập - Hạch toán phụ - Hạch toán độc lập thuộc Điểm - Có nhiều kinh - Chủ động đào - Đào tạo liên kết mạnh nghiệm tạo với đối tác nước NCKH - Quy chuẩn hóa quy ngồi trình quản lý Điểm yếu - Chưa có nhiều - Đào tạo sinh viên - Nhân trẻ, chưa kinh nghiệm nên nguồn thu khơng có kinh nghiệm đào tạo nhiều - Chương trình đào - Mang tính tạo chưa đa dạng hành Phân tích kinh nghiệm, học từ doanh nghiệp khác Hiện nay, sở đào tạo gặp nhiều thách thức từ áp lực tăng tiêu tuyển sinh qui mô cán giảng dạy, kinh phí cho đào tạo khơng theo kịp, mở rộng loại hình đào tạo (từ xa, trực tuyến,…), đổi chương trình phương pháp giảng dạy học tập theo xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, u cầu chuẩn hóa qui trình quản lý, trao đổi thông tin hội nhập với trường đại học khác giới… Nhiều đơn vị Học viện Tài Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học, trung tâm Thơng tin chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) tảng công nghệ thông tin, áp dụng hệ thống ERP vào quản lý nhân (cán bộ, sinh viên), phân hệ quản lý tài chính, phân hệ quản lý thư viện, phân hệ quản lý văn bằng, phân hệ quản lý học tập, đào tạo, sở vật chất,… Tuy nhiên, vấn đề tài khó khăn lớn triển khai Trên thực tế, ERP dành cho tất người Chỉ doanh nghiệp có quy mơ lớn, kinh phí đầu tư khơng vấn đề cản trở mạnh dạn với ERP Ngồi ra, triển khai ERP thiết phải có đội ngũ chuyên gia để tư vấn, triển khai vận hành hệ thống Các chuyên gia chủ yếu hỗ trợ hai cơng việc chuẩn hóa qui trình quản lý xây dựng giải pháp cơng nghệ thơng tin tự động hóa qui trình quản lý Đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thơng tin cho Viện Kinh tế Tài Nhìn chung, tổ chức Viện hệ thống phân cấp với phòng nhiệm vụ sau: - Lãnh đạo Viện: Có quyền cao nhất, điều hành tồn hoạt động Viện - Phòng Hành - Tài vụ: Quản lý vấn đề liên quan đến lương thưởng, học phí, nhân sự, sở vật chất, - Phòng Khoa học Đào tạo: Quản lý vấn đề liên quan đến khoa học đào tạo (dạy học) - Các Phòng Nghiên cứu: Quản lý chuyên môn thực giảng dạy có lực - Các phòng khác: Hỗ trợ quản lý hoạt động cơng tác đồn, thư viện, giáo dục thể chất,… Từ ta xác định phân hệ công nghệ thông tin cần triển khai Viện sau: Quản lý sở vật chất Quản lý Tài Quản lý nhân Ứng dụng CNTT Viện Kinh tế - Tài Quản lý học tập Quản lý hồ sơ Thư viện trực tuyến Số hóa - Phân hệ quản lý hồ sơ: học viên, cán bộ, văn bằng, chứng chỉ, - Phân hệ quản lý học tập: trình học học viên giảng dạy giảng viên như: Quản lý chương trình đào tạo, lập kế hoạch giảng dạy, học tập, thi cử (thời khóa biểu), đánh giá kết học tập, quản lý tài nguyên (tài khoản, dịch vụ thông tin (portal), diễn đàn, ) - Phân hệ quản lý tài chính: Tài học viên (học phí, chế độ), tài cán (lương, tiền giảng, thuế, chế độ) - Phân hệ quản lý nhân sự: Tuyển dụng, phát triển đào tạo nhân lực, hưu trí, hệ thống phòng ban, - Phân hệ quản lý sở vật chất: Quản lý phòng học, trang thiết bị phục vụ đào tạo, phục vụ nghiên cứu khoa học, - Phân hệ hỗ trợ khách hàng: Tư vấn kế tốn tài chính, nghiên cứu khai thác thị trường, quảng bá thương hiệu, - Phân hệ Số hóa: Thư viện số, Giáo trình điện tử, đào tạo từ xa, Các phân hệ chuẩn hóa theo qui trình riêng ứng dụng chạy CSDL cục (ví dụ chương trình quản lý tài có CSDL riêng q trình nộp học phí sinh viên chạy máy phòng tài vụ) Tuy nhiên, điều quan trọng ứng dụng phải tích hợp hệ thống trao đổi thơng tin với (ví dụ CSDL việc nộp học phí sinh viên phải chia sẻ cho ứng dụng phân hệ đào tạo để biết lên lịch học hay thi) để cung cấp thông tin cho lãnh đạo quản lý Kế hoạch hành động tiêu cụ thể 7.1 Nội dung cụ thể - Giai đoạn 2012-2016: + Xây dựng phân hệ quản lý cục (Phân hệ quản lý hồ sơ, Phân hệ quản lý học tập, Phân hệ quản lý tài chính, Phân hệ quản lý sở vật chất, thư viện số): Các phân hệ cục sử dụng liệu có định dạng khơng giống + Hoạch định chiến lược khai thác thông tin toàn hệ thống: Xác định yêu cầu sử dụng, chia sẻ liệu phân hệ, phân tích liệu, vấn đề quản trị, an toàn liệu + Xây dựng hệ thống tích hợp phân hệ: Website, đường truyền (mạng), thu thập chuyển đổi liệu, dự phòng hệ thống - Tầm nhìn 2020: Tạo tảng để tiến tới xây dựng phân hệ đào tạo từ xa, hội thảo trực tuyến, 7.2 Kế hoạch triển khai giai đoạn 2012-2016 - Thời gian thực hiện: 15 tháng - Kinh phí thực hiện: 600 triệu đồng - Đơn vị thực hiện: Công ty TNHH Phần mềm Hoàng Hà (Đơn vị xây dựng giải pháp ERP cho Học viện Tài chính) Table of contents: Introduction Current figures 2.1 Achievements 2.2 Obstacles to overcome SWOT analysis related to information technology .3 3.1 Strengths 3.2 Weaknesses 3.3 Opportunities 3.4 Challenges Compared to competitors in the same Academy of Finance: .4 Analysis of experiences, lessons learned from other businesses The proposed application of information technology solutions for the Institute of Economics and Finance Action plans and specific targets 7.1 Specific content 7.2 Development plan for the 2012-2016 period References Topic development Introduction IEF was founded in March, 2010 on the base of integrating institutes: Institute of Finance Science (founded in 1961) and Institute of Market and Price Research (founded in 1981) The main functions of this institute are: - Basic sciences research, application research, policy planning research; - Information; - Training; - Service supply; - International corporation The institutue has 37 people with 20 working in research field At present, it has doctors, one docterate student, MA, MA students and the rest are BA In addition, it has over 100 partners who are researchers, governors, professors, associate professors, doctors of institutes, universities, accademies, Current figures 2.1 Achievements - Scientific research: the institude chairmans and finishes average of from to ministry-level projects/ year; 20 institute-level projects and take part in doing ministrylevel and nation-level projects on macro to micro issues It also organizes about ministry-level and accademy-level conferences and 10 institute-level seminars - Training: every year, the institute organizes average of 10 short-term training courses on the fields of corporate fianace management; finance management for leaders, internal audit; fianace analysis; In addition, staff of the Institute take part in guiding about 10 - 15 PhD students, graduate students, many of their titles are about models, statistics, corporate financial analysis, business performance assessment, - Services: Every year, the Institute signs 8-10 consulting contracts with partners inside and outside the Finance industry about surveys, market surveys, - On the application of information technology: + 100% of officials and employees are equipped with a personal computer connected to the internal network, the leader and the Head of the Institute is equipped laptop + The accounting Department applies accounting software of Ministry of Finance, tax declaration through taxation software of general Taxation office, + It has website (www.ief.edu.vn) and its own information technology department 2.2 Obstacles to overcome - Scientific research: The number of projects allocated by the Ministry of Science and Technology annually is not enough, however the institute hasn't been active in searching, bidding, because the research team members are young, lack of qualifications and experience - Training: + The number of students enrolling courses of the Institute is still limited, partly due to economic difficulties, partly due to the competition from other institutions, while the institute hasn’t actively seeked new training ways due to lack of experience in the field of training + Newly established Institute is in the process of confirming the brand, but due to limited funds should not invest heavily in promoting the image, brand - On the application of information technology: + Equipment are equipped with state budget should be totally dependent on annual budget allocations + Many applications of information technology are not applicable in management science and training + Website has a simple interface, the basic purpose of introducing response SWOT analysis related to information technology 3.1 Strengths - A business unit of the Accademy of Finance has stable operating funds annually - It has effective support from the Accademy in terms of facilities and experience in training and scientific research - It operates like a business 3.2 Weaknesses - Employees not have much experience - The new information systems to meet the basic requirements, discrete activities, are not synchronized 10 3.3 Opportunities - Develop the overall strategy of the Academy of Finance - Active in the exploration, search marketing 3.4 Challenges - Budgets are tightened because of tightened public spending by the Government - It subjects to the stiff competition from other institutions Compared to competitors in the same Academy of Finance: Content Function Budget Strengths Weakness IEF Scientific research and training independent accounting Exetensive experience in scientific research - Little experience in training - Complicated procedures Center for Foreign Language and Informatics – CFI Short-term training dependent accounting - proactive in training - standardize management process - Few revenues because of student traning Institute of International Finance Education IIFE Scientific research and training independent accounting Training associated with the foreign partners - Young employees with little experience - invarious training programs Analysis of experiences, lessons learned from other businesses Currently, the training institutions are facing many challenges from increased enrollment in the pressure when the size of the teaching staff, funding for training has not kept pace, expanding the types of training (from Distance, online, etc.), innovative programs and methods of teaching and learning in the application of information technology trends, standardized requirements management process, communication and integration with universities and other school in the world Many units in the Academy of Finance as the Center for Foreign Language and Informatics, Information centers have standardized management processes (ISO) on the basis of information technology, application of ERP in Human Resource Management (staff and students), financial management module, management module library, degree management module, management module learning, training, facilities, etc However, the major problems are in financial difficulties when implemented In fact, ERP is not for everyone Only large-scale enterprises, investment funds is no longer a problem constraints can boldly ERP In addition, the deployment of ERP it is necessary to have a team of experts to consult, implement and operate this system Experts mainly support two main tasks is to standardize construction management processes and information technology solutions to automate management processes 11 The proposed application of information technology solutions for the Institute of Economics and Finance In general, the Institute organized a hierarchy with basic rooms and duties as follows: - Leadership Institute: highest authority and administration of all activities of the Institute - Administration and Finance: Management issues related to compensation, fees, personnel, facilities,… - Department of Science and Training: Management issues related to science and education (teaching and learning) - The Division of Research: Management and implementation of teaching expertise if qualified - The other: Support for management activities such as group work, library, physical education, From there we can determine the modules deploying information technology at the Institute as follows: Facility management Human resources managemet Finance management Learning management IT application at IEF Documentary management Online library Figurization - Management Subsystem Profile: students, staff, diplomas, certificates, etc - Module management: the process of learning of students and teaching faculty: Management training, planning, teaching, learning, exams (schedule), evaluation 12 results learning, resource management (accounts, information services (portal), forums, etc.) - Financial Management Subsystem: Finance student (tuition, mode), the financial staff (salaries, faculty, tax regimes) - Personnel management Subsystem: recruitment, development and training of human resources, retirement, departmental systems, - Facilities management module: classroom management, training equipment for, serving scientific research, - Customer support Subsystem: financial accounting consultancy, exploit market research, branding, - Digitize module: digital library, electronic curriculum, distance learning, These modules can be standardized by separate processes and applications can run on the local database (eg financial management program can have its own database on the payment of student tuition and running on the machine of finance) However, the most important thing is that these applications should be integrated within a system can exchange information with each other (such as the database on student tuition payment must be shared for the application of modules for scheduling training or competition) to provide information for management leadership Action plans and specific targets 7.1 Specific content - Period 2012-2016: + Develop local management module (module records management, learning management module, financial management module, management module infrastructure, digital libraries): The local module of this set of data can use the same format + Planning strategies to exploit the information of the whole system: Identify users’ requirements, data sharing between modules, data analysis, problem management, data safety + Building integrated modules: Website, transmission line (network), data collection and data conversion, backup system - Vision to 2020: Creating a foundation towards building distance learning modules, webinars,… 13 7.2 Development plan for the 2012-2016 period - Duration: 15 months - Funding: 600 million vnd - Implementing agency: Yellow Software Co., Ltd (Unit has developed ERP solutions for the Academy of Finance)./ 14 ... cơng nghệ thông tin, áp dụng hệ thống ERP vào quản lý nhân (cán bộ, sinh viên), phân hệ quản lý tài chính, phân hệ quản lý thư viện, phân hệ quản lý văn bằng, phân hệ quản lý học tập, đào tạo, sở... thư viện, giáo dục thể chất,… Từ ta xác định phân hệ cơng nghệ thơng tin cần triển khai Viện sau: Quản lý sở vật chất Quản lý Tài Quản lý nhân Ứng dụng CNTT Viện Kinh tế - Tài Quản lý học tập Quản. .. lý cục (Phân hệ quản lý hồ sơ, Phân hệ quản lý học tập, Phân hệ quản lý tài chính, Phân hệ quản lý sở vật chất, thư viện số): Các phân hệ cục sử dụng liệu có định dạng khơng giống + Hoạch định