TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH FTU Cover letter of exercise Thang Long Garment Company 245 Minh Khai Street, Hai Ba Trung Distict, Hanoi Tel: 0909888888 Fax: 0437589597 November, 23rd 2009 Our ref: TH/mh Your ref: NJ/rm F Lynch & Co Ltd Nesson House Newell Street, Birmingham B3 3EL United Kingdom Dear Sir, We thank you for your inquiry No E12/04 dated 20 November 2009 and we are pleased to enclose herewith our offer No OS/05 and the summer catalogue, the current price list as you asked for We are confident that our products will be popular with the UK customers and will all be selling well in your market The specifications of the goods, size, colour as well as styles are as per samples sent to you by air The prices offered are quoted CIF London port including packing We are willing to offer you a 5% quantity discount off net prices for orders over 20,000 and a 5% cash discount for prompt payment As we have all the goods in stock, delivery can be made as requested /Delivery can be made as requested because we have all goods in stock Payment is to be made in pound sterling, by irrevocable L/C at sight to be opened at Northminster, Birmingham to ThangLong garment Co Ltd’s account with Vietcombank for the total value of the goods to be delivered In addition to the products you asked for, we also make goods to customers’ orders with styles, sizes and materials of their own and delivery can be made as promptly as requested We hope to receive your official order soon./ We look forward to receiving your order soon Yours faithfully, Signed Le Thi Thanh Ha (Mrs.) Export manager Enc: 1.Offer No OS/05 Summer catalogue Price list Dear Mr Smith, Re: inquiry for tea sets We thank you for your enquiry of 23 November 2009, in which you asked for tea sets We are pleased to enclose our offer No CH/09 and the latest catalogue We would like to draw your attention to/ to emphasize the following points: The price offered/ the quoted price is fixed $10 per set, CIF London port, including packing charges, valid within one month We are willing to give/offer you the usual trade discounts of 5% and in addition 10% quantity discount for orders of over 1,000 sets at one time We have all the goods in stock/ We have the items you ordered in stock/ The goods you ordered are available in stock and we have no trouble in meeting the delivery date you required and can deliver the goods within weeks since receipt of your official order if the quantity ordered is less than / under 1,500 sets and for larger quantities/orders, delivery time may be longer Payment is to be made in British pound sterling by an irrevocable L/C at sight to be opened through a first-class bank in the UK 15 days prior to the shipment to/ into the seller’s account with the Industrial and Commercial Bank of Vietnam, Hanoi Branch in favour of the seller for 100% of the value/ for the total value of the goods to be shipped We are confident that our products will be very popular in your market, thanks to their fine designs, good workmanship and reasonable prices in addition to the well-selected and best quality materials used in their production We look forward to your early order and can assure you that your order will be completed/ processed/ executed to your satisfaction Yours sincerely, Do Xuan Bac (Mr.) General Manager Enc: 1.Offer form No CH/09 Catalogue phần 1: Letter Writing Ông Hà giám đốc công ty TNHH Hiệp Hưng, địa 550 Đường Lê Lợi, thành phố Hồ Chí Minh chào bán cho Công ty Melony, địa 20 Queen Park, London SW 20, giá xếp CD gỗ (CD racks) Anh/chị thảo giúp ông Hà thư gửi kèm chào hàng với nội dung sau: Cám ơn công ty Melony hỏi mua thông báo gửi qua bưu điện đường hàng không mẫu hàng theo yêu cầu, hôm xin gửi kèm thư chào hàng thức catalog có ảnh minh hoạ đặc biệt lưu ý khách hàng số điểm sau: Mẫu giá CD kim loại mà khách hàng hỏi ngừng sản xuất Mẫu mã mà khách hàng hỏi cải tiến thay gỗ, nhẹ đẹp Khẳng định ta cung cấp 3000 vòng 30 ngày sau nhận đơn hàng thức Giá chào bán USD 7/ bộ, giá FOB cảng Sài Gòn bao gồm chi phí đóng gói bao bì, ta sẵn sàng dành cho người mua hưởng tỷ lệ chiết khấu 5% số lượng đặt mua 1000 Thanh tốn thư tín dụng khơng huỷ ngang trả Chúng ta sẵn sàng giúp người mua thu xếp vận tải đường biển đường không số hàng theo phương thức cước thu sau khách hàng yêu cầu Chào hàng có giá trị vòng 30 ngày phụ thuộc vào xác nhận người bán Lưu ý khách hàng hàng ta thiết kế tạo dáng đại lịch sự, với trình độ tay nghề cao, gỗ chất lượng tốt xuất sang thị trường EU Mỹ với số lượng lớn, khách hàng ưu chuộng Hy vọng sớm nhận đặt hàng khách Anh/ Chị thêm chi tiết khác để có thư đầy đủ nội dung đẹp hình thức Phần 2: Translate these sentences into English • Chúng xin thông báo giá hàng thay đổi thị trường ngun liệu thơ biến động • Chúng tơi nghĩ q ngài thật sáng suốt lựa chọn dòng sản phẩm quý ngài nhìn thấy sản phẩm mẫu, chắn quý ngài phải đồng ý sản phẩm độc đáo chất lượng mẫu mã • Tất mức giá chào theo giá FOB cảng Southampton hưởng chiết khấu thương mại 25% tốn thư tín dụng • Hiep Hung Co., Ltd • 550 Le Loi road / Street, HCM city • 27th August 2009 • Melony Co., Ltd • 20 Queen Park • London SW 20 • UK • Dear Sir, • Thank you very much for your enquiry dated / of … for the CD racks We would like to inform you that we have sent the sample you required / requested by airmail • Please find enclosed our firm offer and catalog with illustrated photos • In addition, we would like to draw your attention to the following points: • We are sorry / regret that the metal CD racks you asked for is no longer in production However, this model / design has been improved and replaced with the wooden one which is lighter and nicer • We can assure you that sets within • • • are sure / confident that 30 days from receiving we have no difficulties in providing 3,000 can provide / supply / turn out your official order upon / on receipt of • The offer price is $7 per set, FOB Sai Gon port including packaging We are willing to allow / give / grant a 5% discount for orders of over / more than 1000 sets Payment is to be made by an irrevocable letter of credit at sight • We are able to arrange transportation by sea or by air for the above consignment on the basis / mode of freight to collect / carriage forward • This offer will be valid Please be noted that our products are made of high quality wood with sophisticated workmanship, modern and elegant in design have been exported to European and American market in large quantity and gained much popularity there have been highly appreciated / welcome • • We look forward to your early order • Yours faithfully, • Ha • General Director • *Encl: firm offer Catalogue • subject to our confirmation until 27th September • • for 30 days, COVERING LETTER It is a business letter enclosed with an offer to explain what are not said and make everything clearer, and add some favourable comments How to write a covering letter? Opening - Express thanks - Express pleasure in enclosing offer Eg: We thank you for your letter dated … … and take pleasure in enclosing herewith an offer Message: - Repeat important terms; - Offer discounts; - Regret; - Offer to send samples; - Introduce other goods suitable Eg: We would like to make clear the following points: We would like to draw your attention to the following points: We would like to emphasize the following points: Ending: - Promise good service - Express hope for order Exercise Công ty anh chị nhận thư hỏi hàng mua áo len trẻ em, mã số 421/GL khách hàng Anh áo khoác trẻ em mã số 876/NQ Anh chị viết thư gửi kèm chào hàng cố định số OF 09/09 chào hàng bán áo khoác trẻ em mã số 876/NQ theo catalogue mùa đông gửi cho khách hàng Nhân tiện nói rõ thêm điểm sau: Thanh tốn đồng bảng Anh, thư tín dụng khơng hủy ngang mở qua Ngân Hàng Lloyd Luân Đôn, 20 ngày trước ngày giao hàng vào tài khoản ngân hàng Vietcom Bank, cho người bán hưởng 100% giá trị cua lô hàng giao Công ty anh chị sẵn sàng dành chiết khấu 2.5 % trị giá đơn hàng khách lên tới 150,000 pound Hàng giao vào chuyến vào trung tuần tháng 11 để kịp thời bán vào dịp Nôen Riêng với áo len mã 421/GL, công ty không sản xuất nữa, thay vào anh chị chào bán loại áo len trẻ em 521/GL có nhiều màu đẹp hơn, nhiều kiểu hoa giá lại rẻ hơn( mã 421/GL pound/ chiếc, CIF London) Chào hàng có giá trị đến ngày 2/12/09 Sau ngày giá chào bán điều khoản điều kiện nêu chào hàng thay đổi We thank you for your enquiry dated…, in which you asked for children’s wooden sweater, code number 421/GL and children jacket, coded 876/NQ We are pleased to offer you jacket as illustrated in our winter catalogue sent to you Please find enclosed our firm offer No OF 09/09 giving detailed information of the terms and conditions for the above items In addition, we draw your attention to the following points: /We would like to emphasize the following points: Payment is to be made in Great Britain Pound, by an irrevocable L/C, to be opened through the Bank of Lloyd, London 20 days before/ prior to the shipment, to the account of the Bank for Foreign Trade of Vietnam, in the seller’s favor for the total value of the goods to be shipped We are willing/ pleased to offer you a 2.5% quantity discount for orders of up to 150.000 GBP The goods shall be delivered/ are to be delivered in one lot in mid – November in time for Christmas rush / for sales at Christmas We regret to inform you that the wooden sweater, code number 421/GL is no longer in production However, we can offer the substitute, code number 521/GL, which is in a wider and better range of colors and flowery patterns but cheaper than 421/GL ( GBP per piece, CIF London) This offer will only be valid /subject to acceptance until December, 2nd 2009 After this time, the offered price, terms and conditions stated (in this offer) herein, may be subject to change Homework 1: • Bà Lê Thị Thanh Hà, Trưởng Phòng Xuất Khẩu Cơng Ty May Thăng Long (Thang Long Garment Company), địa 245 phố Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: 8633745, fax: 8652337 nhận thư hỏi hàng số E12/04 đề ngày 20/11/20 Công Ty F.Lynch & Co.Ltd, địa Nesson House, Newell Street, Birmingham, B3 EL, Vương Quốc Anh, hỏi mua loại áo sơ mi nam điều kiện bán hàng cơng ty • Anh/chị soạn thảo thư để gửi kèm với chào hàng số OS/05 Catalogue mùa hè bảng giá hành để bà Thanh hà ký với số nội dung sau: • Cám ơn cơng ty F.Lynch & Co.Ltd quan tâm đến sản phẩm Công ty tin tưởng chúng khách hàng Anh Quốc ưa chuộng hàng bán chạy thị trường họ • Quy cách phẩm chất số đo màu sắc, kiểu dáng theo hàng mẫu gửi qua đường hàng không cho khách Giá chào bán giá CIF London Chúng ta sẵn sàng cho họ hưởng mức giảm giá 5% tính giá tịnh (net prices) cho đơn hàng trị giá 20 nghìn bảng Anh 5% họ • Hàng giao theo u cầu họ có sẵn kho • Thanh tốn đồng bảng Anh, tín dụng thư khơng thể hủy ngang trả tiền Tín dụng thư mở ngân hàng Northminster, Birmingham, vào tài khoản công ty Thăng Long Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam cho tổng trị giá hàng hóa giao • Ngoài loại áo sơ mi họ hỏi mua, cơng ty Anh/Chị may theo đơn đặt hàng với kiểu dáng, số đo nguyên liệu riêng họ giao hàng nhanh chóng theo yêu cầu • Hy vọng sớm nhận đơn đặt mua thức họ • Ghi chú: • + Ngày viết thư: 23/11/20 • + Số tham chiếu thư hỏi hàng: MJ/rm • + Số tham chiếu thư này: TH/mh • Exercise 2: • Ơng Đỗ Xn Bắc, Giám đốc công ty TNHH Hải Nam, địa giao dịch 224 Đường Giải Phóng, Hà Nội, chào bán cho ụng Jones Smith, Cụng ty Ceraco Ltd địa 354 King road, SW2 London , đồ uống trà ,Anh/Chị thảo giúp ông Bắc thư để gửi kèm theo đơn hàng số CH/09 với nội dung sau: • Cám ơn cơng ty Ceraco hỏi hàng thư ngày 23 tháng 11 năm 20… xin gửi kèm thư chào hàng catalo Tuy nhiên ta lưu ý khách hàng số điểm sau: • Giá chào bán cố định 10 bảng Anh bộ, CIF cảng Luân Đôn Anh Quốc, bao gồm chi phí bao bì đóng gói, có giá trị hiệu lực vòng tháng Ta dành cho khách tỷ lệ giảm giá thương mại thông thường 5% 10% cho đơn hàng đặt mua 1.000 lần Chúng ta khơng có khó khăn việc đáp ứng thời hạn giao hàng • Ta có sẵn hàng nên giao vòng tuần kể từ nhận đơn đặt hàng thức khách số lượng mua 1500 Nếu số lượng lớn thời hạn giao hàng phải lâu • Thanh tốn tín dụng thư khơng thể hủy ngang trả ngay, Đồng Bảng Anh, mở ngân hàng hạng Anh Quốc, 15 ngày trước ngày giao hàng, trả tiền vào tài khoản người bán chi nhánh Ngân Hàng Công Thương Thành Phố Hà Nội cho người bán hưởng 100% giá trị lơ hàng giao • Lưu ý khách: hàng ta có mẫu mã đẹp, giá phải tin tưởng hàng bán chạy khách hàng Anh ưa chuộng • Bày tỏ hi vọng sớm nhận đơn hàng Công Ty Ceraco đảm bảo với họ đơn hàng thực làm họ hài lòng • Anh/Chị thêm chi tiết khách để đảm bảo thư có nội dung hình thức thích hợp 3 OFFER What is an offer? An offer is a business letter to sell a good/ goods on stated terms and conditions How many types of offers? • Firm offer • Free offer (offer without engagement) – Firm offer: + Usually made to one buyer + Without sales confirmation + With time validity – Free offer: + Made to many buyers + The transaction is made only when suppliers send their sales confirmation + No time validity How to write an offer? – Opening: Express thanks for the enquiry Express pleasure in offering – Message: Mention terms and conditions at least More terms and conditions with and warranty) – Opening machines (technical documents Ending: Express hope for orders and future business Free offer: – • • Eg: + We thank you very much for your enquiry dated / of… asking for/ for …and are happy/ glad/ pleased to make you an offer on the following terms and conditions: + We … and take great pleasure in making you an offer Firm offer: – • • Eg: + We thank you … to make you an offer which is valid until October 200… on the following terms and conditions: + … and take pleasure in offering firm until December 200… Useful expressions for a firm offer: • We are pleased to make you an offer which is valid until… • We are pleased to offer firm until… • This offer remains open for acceptance within 15 days • This offer is firm for 20 days • This offer is subject to acceptance within … • This offer is valid until… Message Names of goods/ Commodity: Eg: woolen sweaters Washing machine TD 236 Quality and specifications: As per enclosed catalogue No 234/DL Quantity: 1,000 pieces/ units Price: - Unit price is … including packing - Total value/amount: Packing: in customary export packing/ in seaworthy cases Delivery: in one lot/ shipment in the middle of December 200 Payment: is to be made/ effected in US dollar/ pound sterling by an irrevocable letter of credit at sight/ at 60 days’ sight to be opened at/ through/ by the Bank for Foreign Trade of Vietnam (Vietcombank) 15 days prior to the /shipment, valid for 45 days to the account of Lloyd’s Bank, London, in favour of the seller for the total value of the goods to be shipped Technical documents: copies of user’s manual to be supplied with each unit of goods Warranty: 12 months from use or 18 months from dispatch/despatch Ending – Express hope for orders and future business • Eg: • + We assure that any of your orders will be given our best attention • + We look forward to the opportunity of doing business with you • + We look forward to the opportunity of being of service to you + We look forward to your order soon/ your early order • Cảm ơn thư hỏi hàng tháng 11 năm 2009 hỏi mua hạt vừng đen, • Chào bán theo điều kiện điều khoản sau: • Tên hàng: hạt vừng đen xuất xứ Việt nam • Quy cách phẩm chất: độ ẩm tối đa: 7.5% Tạp chất tối đa: 0.5% Các loại hạt khác màu: 2% • Khối lượng: 100 mÐt tÊn Dung sai: 5% người bán chọn • Đóng gói: hàng hóa đóng gói bao đay mới, trọng lượng tịnh bao 50kg, thích hợp với việc vận chuyển đường biển bốc xếp chịu va đập mạnh • Ký mã hiệu: theo dẫn người mua thông báo sau với người bỏn Giỏ: Đn giỏ: $ 618/MT, FOB cng Si Gòn Tổng giá: 61,800$ Viết chữ:… • Giao hàng: chậm ngày 10 tháng 12 năm 2009 Không phép giao hàng phần • Thanh tốn thư tín dụng hủy ngang, trả tiền người mua mở cho người bán hưởng qua ngân hàng Hong Kong 16 ngày trước ngày giao hàng, có giá trị vòng 45 ngày, cho tồn trị giá giao hàng giao • Chào hàng phải chấp nhận vòng ngày tới Sau thời gian này, chào hàng tự động hủy We thank you for your enquiry dated 9th November 2009, in which you asked for black sesame seeds and have great pleasure in making you an offer on the following terms and conditions: Commodity: black sesame seeds of Vietnam origin/ Vietnamese black sesame seeds Specifications: Humidity: 7.5% max Foreign matters: 0.5% max Other color seeds/ Seeds of other colours: 2% max Quantity: 100MT, more or less / +/ - 5% at the seller’s options Packing: in new jute bags of 50 kg net each, suitable for sea transportation and rough handling Marking: According to the instructions to be advised by the buyers to the seller later Price: Unit price: $ 618/MT, FOB Hai Phong Port Total amount: $ 61,800 In words/say: sixty eight thousands and eight hundreds US dollars Delivery: to be made (to be effected) by (not later than) 10th December 2009 Partial shipments are not allowed Payment: By irrevocable L/C, at sight, to be opened by the buyer in favor of the sellers, at Hong Kong bank, 16 days before/prior to the shipment/ delivery valid for 45days for the total value of goods to be shipped Please be noted that this offer is subject to acceptance within the next days After this period, it will be automatically cancelled ORDERS Opening Express thanks for the offer and express pleasure in placing an order Eg: We thank you for your offer No 204/ PP dated 15 September 200 and have pleasure in placing / are pleased/ glad to place an order on the following terms and conditions: Message Names of goods/ Commodity: Eg: woolen sweaters Washing machine TD 236 Quality and specifications: As per enclosed catalogue No 234/DL Quantity: 1,000pcs/ units 4.Price: - Unit price is … including packing - Total value: 5.Packing: in customary export packing 6.Delivery: in one lot/ shipment in the middle of December 200 7.Payment: is to be made/ effected in US dollar/ pound sterling by an irrevocable letter of credit at sight/ at 60 days’ sight to be opened at/ through/ by the Bank for Foreign Trade of Vietnam (Vietcombank) 15 days prior to shipment, valid for 45 days to the account of Lloyd’s Bank, London, in favour of the seller for the total value of the goods to be shipped 8.Technical document: copies of user’s manual to be supplied with each unit of goods Warranty: 12 months from use or 18 months from dispatch Ending We look forward to your sales confirmation/ order confirmation soon Dear Sirs, We are pleased to inform you that the first shipment of your all-purpose /multifunctional tractors sold very well in the first week of / upon its arrival in Vietnam We now would like to place a firm order on the following terms and conditions: 1.Commodity Multifunctional tractors 2.Quantity: 30 units 3.Specification: as per catalogue No 4/88 and technical instructions enclosed with/ attached to your offer No.4567 dated 2nd March 2009 4.Price: Unit price: US$ 2,200 CIF Sai Gon Port, Ho Chi Minh City including packing / packing included Total amount: US$ 66,000 5.Delivery: in lots The first one of 10 units is to be shipped/ delivered in August 2009 and the second of 20 units will be in December 2009 6.Packing: in customary export packing in conformity with/ for long sea journey /sea voyage/ sea freight 7.Marking: each bale is marked on both opposite sides in letter not less than cm high in weather - proof paint as follows: Name of shipper / Consignor: Export Tractor Co., Ltd Name of consignee: Hanoi Machine and Component Import Co Bale No : number and up Net weight: Gross weight: Measurement: 8.Payment: is to be made/ effected in US dollar by an irrevocable letter of credit to be opened at/ through/ by the Bank for Foreign Trade of Vietnam (Vietcombank) 15 days prior to shipment, valid for 45 days to the account of the Tokyo Commercial Bank in favour of the seller for the total value of the goods to be shipped Documents required for payment include: Commercial Invoice: copies / in triplicate Original Bill of Lading: copy Packing list: copies Certificate of quality: copy Insurance Policy: copy 9.Technical documents: sets of technical drawing and sets of instruction for assembly, operation and maintenance in English are to be sent with the goods by sea / sea way Another set is to be sent by air to the buyer not later than 30th August 2009 10.Guarantee: 12 months after dispatch, months after use/ the commencement of operation This provision / terms of warranty does not apply to the damage caused by user’s negligence We look forward to receiving your order confirmation soon Yours faithfully, ABC ... Công ty anh chị sẵn sàng dành chiết khấu 2.5 % trị giá đơn hàng khách lên tới 15 0,000 pound Hàng giao vào chuyến vào trung tuần tháng 11 để kịp thời bán vào dịp Nôen Riêng với áo len mã 4 21/ GL,... hàng số E12/04 đề ngày 20 /11 /20 Công Ty F.Lynch & Co.Ltd, địa Nesson House, Newell Street, Birmingham, B3 EL, Vương Quốc Anh, hỏi mua loại áo sơ mi nam điều kiện bán hàng cơng ty • Anh/ chị soạn... sau vi ngi bỏn Giỏ: Đn giỏ: $ 618 /MT, FOB cảng Sài Gòn Tổng giá: 61, 800$ Viết chữ:… • Giao hàng: chậm ngày 10 tháng 12 năm 2009 Không phép giao hàng phần • Thanh tốn thư tín dụng hủy ngang,