Quy trình nghiệp vụ giao dịch hốn đổi ngoại tệ giao (Swap) Cơng ty Tài Xi măng (CFC) - Sản phẩm giao dịch hoán đổi ngoại tệ (Currency swap): giao dịch đồng thời mua bán lượng ngoại tệ (chỉ có hai đồng tiền sử dụng giao dịch), kỳ hạn toán hai giao dịch khác tỷ giá hai giao dịch xác định thời điểm ký kết hợp đồng Tỷ giá áp dụng cho giao dịch tỷ giá spot, tỷ giá áp dụng cho giao dịch tương lai tỷ giá forward Đặc điểm nghiệp vụ hoán đổi ngoại tệ: - Giao dịch tương đương 02 giao dịch đồng thời, giao dịch mua bán ngoại tệ giao (spot) giao dịch kỳ hạn để mua bán ngoại tệ thời điểm tương lai theo chiều ngược lại (Forward) - Giao dịch trao đổi có kỳ hạn định, hết thời hạn khách hàng nhận lại loại tiền dùng để trao đổi trả cho Công ty loại tiền vay Lợi ích giao dịch: - Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng loại tiền tệ cho mục đích tốn, trả nợ… mà khơng muốn thực giao dịch mua bán ngoại tệ, khách hàng dùng loại tiền khác sẵn có để trao đổi với Công ty - Khách hàng gánh chịu rủi ro tỷ giao dịch mua bán ngoại tệ giao kỳ hạn Đối tượng tham gia giao dịch: tổ chức kinh tế, tổ chức tín dụng Quy trình nghiệp vụ Lưu đồ thực TRÁCH NHIỆM TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN THAM CHIẾU P.Nguồn vốn Tìm kiếm khách hàng (P.NV) Xem Bước Lựa chọn khách hàng P.NV Xem Bước P.NVTrình phương án Xem Bước TGĐ N Phê duyệt Xem Bước Y Lập trình ký hợp đồng P.NV Chuyển tiền P.Kế toán (P.KT) Xem Bước Xem Bước Hoàn thiện lưu hồ sơ P.NV Xem Bước P.NV Báo cáo NHNN Xem Bước P.KT Chuyển tiền Xem Bước P.KT Chuyển tiền Xem Bước - Bước 1: Tìm kiếm khách hàng: Khi cơng ty có nguồn vốn nhàn rỗi sử dụng cho mục đích kinh doanh theo thơng báo phận cân đối, CVKD thực việc tìm kiếm khách hàng thông báo số tiền, thời hạn thực swap để khách chào điểm swap - Bước 2: Lựa chọn khách hàng: Lựa chọn khách hàng nguyên tắc điểm swap cạnh tranh hoạt động swap có hiệu quả, doanh thu từ hoạt động swap phải cao chi phí bỏ - Bước 3: Trình phương án: Thơng báo phương án swap (hiệu swap, dòng tiền) cho phận cân đối Bộ phận cân đối lập phương án dòng tiền trình TGĐ - Bước 4: Xác nhận trình ký hợp đồng: Sau dòng tiền phê duyệt, chuyên viên kinh doanh ngoại tệ xác nhận với khách hàng, lập trình ký hợp đồng (trực tiếp qua fax) với khách hàng - Bộ phận tổng hợp kiểm soát rủi ro chịu trách nhiệm kiểm soát giao dịch (hạn mức khách hàng, nội dung hợp đồng ) trước trình cấp có thẩm quyền ký - Bước 5: Chuyển tiền đi: Chuyên viên kinh doanh (CVKD) chuyển hợp đồng (bản gốc fax) với phương án dòng tiền TGĐ phê duyệt cho P.Kế toán (P.KT) làm để tiến hành thực thủ tục chuyển đồng tiền đem hoán đổi theo vế hợp đồng giao Tùy thuộc tính cấp thiết việc chuyển tiền, CVKD đề nghị phận liên quan (bao gồm P.Kế toán, phận cân đối tổng hợp) phối hợp để đảm bảo tính kịp thời việc chuyển tiền Sau CFC chuyển tiền thành công, CVKD kết hợp với P.KT đốc thúc khách hàng chuyển tiền đối ứng tài khoản Công ty - Bước 6: Hoàn thiện lưu hồ sơ: CVKD nhập hồ sơ vào phần mềm, chuyển cho P.KT hạch toán kịp thời lưu chứng từ liên quan đến giao dịch theo quy định CVKD có trách nhiệm hồn thiện gốc hợp đồng không muộn 14 ngày làm việc P.NV chuyển cho P.KT lưu 01 gốc hợp đồng văn có liên quan (là phận tách rời hợp đồng) sau có đầy đủ hồ sơ - Bước 7: Báo cáo Ngân hàng Nhà nước: Lập báo cáo trạng thái ngoại tệ theo quy định Ngân hàng Nhà nước - Bước 8: Chuyển tiền về: Đến ngày giá trị vế hợp đồng kỳ hạn, sở hợp đồng ký phương án dòng tiền TGĐ phê duyệt, P.NV thông báo cho P.KT chuyển tiền cho khách hàng để nhận lại tiền 1.2 Những bất cập quy trình - Quy trình chưa thể việc kiểm soát phận kiểm soát rủi ro bước thực giao dịch - Thời gian hồn thiện hồ sơ khơng q 14 ngày làm việc lâu - Chưa có quy định thời gian thực bước Công ty tài bị hạn chế chức toán Việc chuyển tiền đi, chuyển tiền phải phụ thuộc vào ngân hàng khác 1.3 Biện pháp cải thiện: - Quy định việc phận kiểm soát rủi ro xem xét lại hợp đồng, việc hạch toán, nhập số liệu vào phần mềm lập báo cáo gửi ngân hàng nhà nước - Chuyên viên kinh doanh nguồn vốn cần hồn thiện hồ sơ khơng q ngày làm việc - Quy định thời gian chuyển chứng từ đến ngân hàng để chuyển tiền chuyển tiền phải trước 15h hàng ngày để đảm bảo tiền chuyển chuyển tiền Câu 2: Theo anh/chị nội dung môn học Quản trị Tác nghiệp áp dụng vào công việc anh/chị doanh nghiệp anh/chị nay? Anh/chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Trả lời: Thông qua môn học Quản trị tác nghiệp nhận thấy phương pháp quản lý sản xuất theo phương pháp LEAN áp dụng quy trình hoạt động nghiệp vụ hốn đổi ngoại tệ Công ty Các nguyên tắc LEAN Manufacturing bao gồm nguyên tắc sau : - Nhận thức lãng phí - Chuẩn hóa cơng việc - Quy trình liên tục - Sản xuất ‘ Full’ - Chất lượng từ ‘gốc ‘ - Liên tục cải tiến Việc nhận thức lãng phí yếu tố sản xuất quy trình giúp Cơng ty nhận thức làm tăng khơng làm tăng giá trị cho dịch vụ từ góc độ khách hàng Từ đưa chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ để chuyên viên theo dõi thực Điều giúp loại bỏ khác biệt cách chuyên viên thực nghiệp vụ Nhằm tiến tới triển khai quy trình nghiệp vụ liên tục, không bị ùn tắc gián đoạn hay thời gian chờ đợi Quy trình nghiệp vụ có số loại lãng phí theo mơ hình LEAN sau: Thứ Chờ đợi: Chuyên viên kinh doanh ngoại hối cần phải hoàn thiện hồ sơ thời gian khơng q 14 ngày Hồ sơ phòng Kế tốn phải lưu Chứng từ phòng Kế tốn nhiều, sau tuần phòng Kế tốn phải chuyển hồ sơ vào kho điều kiện diện tích phòng nhỏ hẹp, không đủ chỗ để để chứng từ tài liệu Việc chờ đợi hồ sơ gốc để lưu chứng từ khiến phòng Kế tốn phải lấy cặp hồ sơ chứng từ để vào kho để ghép chứng từ Việc thời gian Nhiều nhân viên Kế tốn khơng nhớ hết hồ sơ cần hồn thiện nên chứng từ kế tốn lưu lại chưa phải gốc Điều không phù hợp với quy định Bộ Tài Để khắc phục việc này, chuyên viên kinh doanh ngoại tệ cần thiết phải hoàn thiện hồ sơ vòng 05 ngày làm việc Thứ hai Di chuyển Nghiệp vụ hốn đổi cần có phối hợp phòng Nguồn vốn phòng Kế tốn, có ln chuyển chứng từ phòng Việc bố trí phòng Kế tốn phòng Nguồn vốn tầng khác chưa hợp lý Cả chuyên viên kinh doanh ngoại tệ chun viên phòng Kế tốn phải nhiều thời gian để lại, chuyển hồ sơ, tài liệu giao dịch Trong việc chuyển tiền đi, tiền lại bị hạn chế mặt thời gian Do đó, Cơng ty nên bố trí phòng cạnh để thuận tiện cho việc lại Những lãng phí nghiệp vụ hốn đổi ngoại tệ chủ yếu mặt thời gian, Công ty chưa thể đánh giá lãng phí trị giá tiền Nhưng thời gian tiền bạc, Cơng ty loại bỏ lãng phí để tiết kiệm chi phí Công ty ... LEAN áp dụng quy trình hoạt động nghiệp vụ hốn đổi ngoại tệ Cơng ty chúng tơi Các nguyên tắc LEAN Manufacturing bao gồm nguyên tắc sau : - Nhận thức lãng phí - Chuẩn hóa cơng việc - Quy trình liên... khác biệt cách chuyên viên thực nghiệp vụ Nhằm tiến tới triển khai quy trình nghiệp vụ liên tục, không bị ùn tắc gián đoạn hay thời gian chờ đợi Quy trình nghiệp vụ có số loại lãng phí theo mơ... thức lãng phí yếu tố sản xuất quy trình giúp Cơng ty nhận thức làm tăng khơng làm tăng giá trị cho dịch vụ từ góc độ khách hàng Từ đưa chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ để chuyên viên theo dõi thực