8 THỦ THUẬT NÂNG CAO CHO NGƯỜI DÙNG EXCEL Sử dụng phím tắt để tạo bảng Bảng (Table) tính hữu ích Excel nhằm quản lý liệu theo dạng cột (Column) hàng (Row) Bảng giúp người dùng dễ dàng xếp, lọc theo dõi liệu, thêm hàng hay cột với định dạng tương tự hàng hay cột có Ngồi ra, thực việc tạo biểu đồ từ liệu ô, bảng giúp biểu đồ tự động cập nhật thêm hàng hay cột Nếu muốn tạo bảng liệu cách truyền thống dùng trình đơn ribbon Excel, nhấn thẻ Insert sau chọn Table Ngồi ra, có cách khác đơn giản dùng phím tắt Đó sau lần chọn tất liệu tổ hợp phím Ctrl-A, biến liệu chọn thành dạng bảng tổ hợp phím Ctrl-T Thêm tóm tắt nội dung hàng bảng Bạn thêm hàng tóm tắt vào bảng trình đơn ribbon Design Excel cách đánh dấu vào mục “Total Row” Mặc dù gọi Total Row, bạn chọn từ loạt thống kê tóm tắt, khơng cho biết số tổng hàng, đếm số lượng, số chênh lệch chuẩn, số trung bình nhiều thứ Total Row cho biết số tổng hàng, đếm số lượng, số chênh lệch chuẩn, số trung bình nhiều thứ Bạn tự chèn thơng tin vào bảng tính cơng thức tương ứng, thơng tin Total Row “đính kèm” vào bảng nằm vị trí hàng sau bạn chọn xếp liệu bảng Điều tiện dụng sau bạn muốn thực nhiều thao tác kiểm tra liệu Lưu ý cần phải tạo hàng tổng cho cột riêng biệt, đồng thời việc tạo số tổng cho cột không tự động tạo số tổng cho phần lại bảng (vì khơng phải tất cột có kiểu liệu) Chọn cột hay hàng dễ dàng Nếu liệu nằm bảng bạn cần phải tham khảo nội dung tồn cột cơng thức mới, nhấn chuột vào tên cột Thao tác giúp liên kết đến tên toàn cột chọn Việc hữu ích sau bạn muốn thêm nhiều cột khác vào bảng Điều quan trọng phải đảm bảo trỏ chuột có hình dạng mũi tên chĩa xuống màu đen trước bạn nhấn vào tên cột Nếu trỏ chuột trơng giống hình dấu thập bạn chọn nội dung ô nhất, tồn cột Cho dù có hay khơng liệu bảng, bạn thực hai thao tác chọn nhanh phím tắt: Shift-Spacebar để chọn nguyên hàng Ctrl-Spacebar để chọn nguyên cột Lưu ý khơng có liệu bảng, phần chọn ngồi phần có liệu bao gồm ô trống Với bảng liệu, phần chọn giới hạn bảng Nếu muốn chọn tồn cột khơng phải bảng chọn có liệu đó, đặt trỏ chuột vào cột bên cạnh ô có liệu cần chọn, nhấn Ctrlmũi tên xuống, sử dụng phím mũi tên trái phải để di chuyển đến cột mong muốn, sau nhấn Ctrl-Shift-mũi tên lên Điều có ích cột liệu bạn dài Lọc liệu bảng tính Slicer Bảng Excel cung cấp trình đơn dạng mũi tên thả xuống bên cạnh tiêu đề cột để dễ dàng phân loại, tìm kiếm lọc nội dung Tuy nhiên, việc lọc liệu với tùy chọn có lượng lớn liệu lâu khó khăn Thay vào đó, bạn sử dụng Slicer vốn tính thiết kế để lọc liệu dễ dàng Ban đầu, Slicer phát triển để sử dụng bảng Pivot Table (vốn dùng để chứa báo cáo) Tuy nhiên, kể từ phiên Excel 2013, tính làm việc bảng thông thường Để thêm Slicer vào bảng, vào thẻ Design công cụ Excel, chọn Insert Slicer sau chọn cột mà bạn muốn lọc Slicer hiển thị bảng tính, xuất cột rộng chứa vài mục hiển thị Slicer vốn tính thiết kế để lọc liệu dễ dàng Nhưng bảng tính dài hẹp với nhiều khơng gian bên phải, bạn thay đổi kích thước để Slicer rộng đáng kể so với mặc định Bạn thêm cột vào Slicer với tùy chọn Slicer công cụ Nếu muốn lọc nhiều mục Slicer, bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl-nút chuột trái để chọn Để xóa tất lọc, nhấn nút Clear phía bên phải Slicer Tạo tóm tắt cho thay đổi lọc nội dung bảng Nếu muốn tạo bên ngồi bảng để tóm tắt liệu bảng, chẳng hạn tổng cột, đồng thời bạn muốn ô hiển thị số tổng tự cập nhật thực lọc bảng vốn vấn đề mà công thức SUM không làm Thay vào dùng hàm SUM ô này, hã dùng hàm AGGREGATE sau liên kết đến lọc bảng Về bản, hàm AGGREGATE trả giá trị tổng hợp danh sách sở liệu Hàm AGGREGATE Excel đòi hỏi thơng số, hai thơng số đầu phải dạng số (Number) thơng số lại dải ô mà bạn muốn lọc 6 Sắp xếp liệu bảng Pivot Table Đôi khi, bạn muốn xếp liệu cột cụ thể bảng Pivot Table bảng thông thường Nhưng không giống bảng thông thường, bảng Pivot Table trình đơn thả xuống cột cung cấp khả xếp Tuy nhiên, bạn chọn mũi tên xổ xuống cột đầu tiên, bạn nhận trình đơn cho phép xếp liệu theo cột Khi xếp liệu PivotTable, lưu ý liệu có khoảng trống đầu ảnh hưởng tới kết xếp Để có kết tối ưu, loại bỏ khoảng trống đầu trước xếp liệu Bạn khơng xếp mục nhập văn có phân biệt chữ hoa chữ thường Ngoài ra, bạn không xếp liệu theo định dạng cụ thể, chẳng hạn màu phông ô, theo báo định dạng có điều kiện chẳng hạn biểu tượng “Unpivot” liệu Một số người gọi định hình lại liệu từ dạng “rộng” sang dạng “dài” Trong giới sở liệu, thao tác gọi “gấp”, tức lấy liệu từ cột riêng biệt di chuyển chúng thành hàng Về bản, việc ngược lại so với thao tác “Pivot” để tạo bảng Pivot Table Trong bảng Pivot Table, bạn chuyển định dạng Categories cột thành cột riêng biệt Unpivot giúp chuyển liệu từ cột riêng biệt thành dạng liệu hàng Để “Unpivot” cột, bạn cần phải sử dụng trình Query Editor Excel 2016 Hãy truy xuất Query Editor ribbon Data Excel, sau phần “Get & Transform” chọn From Table Khi trình Query Editor xuất hiện, chọn cột mà bạn muốn thao tác, nhấn vào thẻ Transform chọn Unpivot Columns Sau thực hiện, để lưu lại thay đổi, chọn File > Close & Load (nếu muốn lưu vào vị trí mặc định Excel) hay chọn File > Close & Load To (nếu muốn lưu vào vị trí khác) Nhập liệu từ web vào Excel Đơi bạn tình cờ thấy vài bảng liệu HTML định dạng đẹp trang web muốn sử dụng bảng tính Excel Lúc đó, bạn cần phải thực vài chỉnh sửa bổ sung để đưa liệu vào biểu mẫu nhằm phân tích Để thực hiện, vào thẻ Data trình đơn ribbon Excel chọn New Query > From Other Sources > From Web Tiếp theo nhập vào địa URL trang web tương ứng Excel tìm kiếm liệt kê bảng HTML tương thích trang web Bạn cần nhấn vào bảng để xem trước nhấn Load muốn sử dụng bảng Sẽ có nhiều người đặt câu hỏi không chép dán bảng HTML trực tiếp Excel Câu trả lời liệu bảng ln cập nhật, bạn dễ dàng làm tươi cách nhấn chuột phải vào bảng chọn Refresh thay phải thực lại thao tác chép dán liệu  ... định Excel) hay chọn File > Close & Load To (nếu muốn lưu vào vị trí khác) Nhập liệu từ web vào Excel Đơi bạn tình cờ thấy vài bảng liệu HTML định dạng đẹp trang web muốn sử dụng bảng tính Excel. .. dạng liệu hàng Để “Unpivot” cột, bạn cần phải sử dụng trình Query Editor Excel 2016 Hãy truy xuất Query Editor ribbon Data Excel, sau phần “Get & Transform” chọn From Table Khi trình Query Editor... (vốn dùng để chứa báo cáo) Tuy nhiên, kể từ phiên Excel 2013, tính làm việc bảng thông thường Để thêm Slicer vào bảng, vào thẻ Design công cụ Excel, chọn Insert Slicer sau chọn cột mà bạn muốn