Đang tải... (xem toàn văn)
1. Lý do chọn đề tài Trong xu thế hội nhập và trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị. Chính những vai trò quan trọng đó mà công tác văn phòng, đặc biệt là việc tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm chú trọng hơn. Xong trên thực tế, liệu rằng sự quan tâm đó có đúng mức và các nghiệp vụ công tác văn phòng có được thực hiện tốt hay không? Chính vì vậy, qua học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp cùng việc khảo sát thực tế, em lựa chọn đề tài Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổng công ty May 10 CTCP để thực hiện nhằm làm sáng tỏ hơn nữa về thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng và có cái nhìn khách quan hơn nữa về vai trò của các nghiệp vụ văn phòng trong doanh nghiệp hiện nay. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Cơ sở lý luận về văn phòng và các nghiệp vụ văn phòng Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty. Thực trạng về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổng công ty May 10 Đưa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty. 3. Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu chung về văn phòng và các nghiệp vụ công tác văn phòng Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổng công ty May 10 để thấy được những điểm mạnh cũng như những điểm yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Nguồn tin từ mạng Internet. 5. Đóng góp của đề tài Đề tài nghiên cứu giúp tăng thêm sự hiểu biết nhất định về văn phòng và tổ chức các nghiệp vụ công tác văn phòng Tìm ra một số ưu điểm, khuyết điểm trong tổ chức nghiệp vụ văn phòng Đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty. 6. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài được kết cấu gồm có 3 chương: Chương 1. Khái quát chung về Tổng công ty May 10CTCP và văn phòng tại Tổng công ty Chương 2. Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổng công ty May 10 CTCP Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổng công ty May 10 – CTCP
MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu hội nhập kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý q trình sản xuất kinh doanh có hiệu doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt công cụ khác Một công cụ quan trọng thiếu doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cơng tác văn phịng Văn phịng cửa ngõ quan, tổ chức văn phịng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thơng qua hệ thống văn đi, văn đến, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phịng gọi phịng văn, phịng vệ, phịng nhà quản trị Vì với tư cách công cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị Chính vai trị quan trọng mà cơng tác văn phịng, đặc biệt việc tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng ngày doanh nghiệp quan tâm trọng Xong thực tế, liệu quan tâm có mức nghiệp vụ cơng tác văn phịng có thực tốt hay khơng? Chính vậy, qua học phần "Quản trị văn phòng doanh nghiệp" việc khảo sát thực tế, em lựa chọn đề tài K " hảo sát đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Tổng cơng ty May 10 - CTCP"để thực nhằm làm sáng tỏ thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phịng có nhìn khách quan vai trò nghiệp vụ văn phòng doanh nghiệp Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Cơ sở lý luận văn phòng nghiệp vụ văn phòng - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển, cấu tổ chức, chức nhiệm vụ công ty - Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Tổng công ty May 10 - Đưa số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện nâng cao hiệu tổ chức nghiệp vụ công tác văn phịng cơng ty Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu chung văn phịng nghiệp vụ cơng tác văn phịng - Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phịng Tổng cơng ty May 10 để thấy điểm mạnh điểm yếu tồn từ đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hiệu tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng cơng ty Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Nguồn tin từ mạng Internet Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu giúp tăng thêm hiểu biết định văn phòng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng - Tìm số ưu điểm, khuyết điểm tổ chức nghiệp vụ văn phòng - Đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng cơng ty Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, đề tài kết cấu gồm có chương: Chương Khái quát chung Tổng công ty May 10-CTCP văn phịng Tổng cơng ty Chương Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Tổng công ty May 10 - CTCP Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Tổng cơng ty May 10 – CTCP Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔNG CƠNG TY MAY 10-CTCP VÀ VĂN PHỊNG TẠI TỔNG CƠNG TY 1.1 Khái qt chung Tổng cơng ty May 10 – Công ty cổ phần 1.1.1 Giới thiệu chung Tổng Công ty May 10 Tổng công ty May 10 thành viên Tổng công ty dệt may Việt Nam thuộc Công nghiệp Cái tên may 10 trở nên quen thuộc với nhiều người tiêu dùng Việt Nam Kể từ ngày thành lập nay, Tổng cơng ty May 10 có 71 năm tồn phát triển Tổng công ty đời thời kỳ kháng chiến chống Pháp năm 1946 Qua nhiều năm thay đổi mơ hình tổ chức: từ xưởng may quân trang chiến khu Việt Bắc (1946) hợp thành Xưởng May 10 (1952), đến năm 1961 đổi tên thành xí nghiệp May 10, năm 1992 trở thành Công ty May 10, chuyển đổi mơ hình hoạt động thành cơng ty cổ phần May 10 năm 2005 từ năm 2010 đến May 10 tổ chức hoạt động với mơ hình kết hợp: Tổng công ty may 10 – công ty Cổ phần - Tên công ty: Tổng Công ty May 10 – Công ty Cổ phần - Tên giao dịch quốc tế: Garment 10 Corporation – Joint Stock Company - Trụ sở chính: Sài Đồng – Long Biên – Hà Nội - Email: ctmay10@garco10 com.vn; viet-td@garco10.com.vn - Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Thị Thanh Huyền – Tổng giám đốc - Website: www.garco10.vn - Loại hình cơng ty: Cơng ty cổ phần 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Tổng công ty May 10 – Công ty cổ phần Chức kinh doanh chủ yếu Tổng công ty sản xuất gia công hàng may mặc xuất khẩu, đồng thời sản xuất hàng tiêu dùng thị trường nội địa Sản phẩm áo sơ mi áo jacket Ngồi ra, tổng cơng ty cịn sản xuất số mặt hàng khác theo đơn đặt hàng quần âu, váy, quần sooc áo sơ mi nữ Nhiệm vụ kinh doanh Tổng công ty khai thác hết khả để mở rộng sản xuất, mở rộng thị trường tiêu thụ nước thị trường xuất Sản xuất kinh doanh hàng may mặc theo kế hoahcj quy định Tổng công ty dệt may Việt Nam theo yêu cầu thị trường Từ đầu tư sản xuất, cung ứng đến tiêu thụ sản phẩm, liên doanh liên kết với tổ chức kinh tế nước nghiên cứu áp dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến đào tạo, bồi dưỡng cán quản lý, cơng nhân kỹ thuật có tay nghề cao 1.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh Tổng Công ty may 10 Ngành nghề kinh doanh chủ yếu tổng công ty sản xuất sản phẩm may mặc tiêu thụ thị trường nội địa thị trường quốc tế Hàng hóa đưa thị trường nước chủ yếu theo đường gia cơng tồn sản phẩm bán thành phẩm xuất trực tiếp Các mặt hàng chủ yếu gồm: sơ mi nam, nữ loại; veston loại; jacket loại; quần âu dành cho nam nữ loại; quần áo trẻ em Trong đó, sơ mi nam sản phẩm mũi nhọn công ty, đem lại nguồn thu chủ yếu cho Tổng công ty Bên cạnh đó, lĩnh vực hoạt động kinh doanh tổng cơng ty năm gần mở rộng sang: kinh doanh mặt hàng thủ công mỹ nghệ, công nghiệp thực phẩm công nghiệp tiêu dùng; kinh doanh văn phòng, bất động sản, khách sạn, nhà cho công nhân; đào tạo nghề xuất, nhập trực tiếp 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty May 10 – CTCP Sơ đồ cấu tổ chức Tổng công ty (Phụ lục 1) Chức nhiệm vụ phận: - Đại hội đồng cổ đơng: Bao gồm tất cổ đơng có quyền biểu quyết, quan có quyền định cao Tổng công ty, nơi thông qua định hướng phát triển Tổng công ty, định loại tổng số cổ phần, định sửa đổi bổ sung Điều lệ cơng ty, thơng qua báo cáo tài hàng năm - Hội đồng quản trị: quan quản lý tổng cơng ty, có tồn quyền nhân danh Tổng công ty để định chiến lược kế hoạch phát triển, định chào bán, mua lại cổ phần, định phương án, dự án đầu tư, trình báo cáo tài hàng năm lên Đại hội đồng cổ đơng - Ban kiểm sốt: Do Đại hội cổ đông bầu thực nhiệm vụ giám sát hội đồn quản trị, Tổng giám đốc Giám đốc điều hành việc quản lý, điều hành Tổng cơng ty Ban kiểm sốt chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông việc thực nhiệm vụ giao - Cơ quan Tổng giám đốc: Là quan có quyền trách nhiệm cao doanh nghiệp, đứng đầu Tổng Giám đốc, giúp việc cho Tổng giám đốc có Phó Tổng Giám đốc giám đốc điều hành Cơ quan tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước Tổng công ty, nhà nước hoạt động doanh nghiệp - Khối lao động gián tiếp: Các phòng chức năng, ban quản lý bao gồm: Phịng tổ chức hành chính, phịng tài kế tốn, phòng kế hoạch, phòng marketing, phòng đầu tư số phịng ban khác có chức khác gắn kết với để thực nhiệm vụ chung Tổng công ty - Khối lao động trực tiếp: xưởng sản xuất xưởng phụ trợ sản xuất Đây nơi diễn hoạt động sản xuất tạo sản phẩm Tổng công ty Các xưởng may thực nghiệp vụ nhập nguyên phụ liệu, tổ chức cắt may, là, gấp, đóng gói, nhận thành phẩm vào kho * Nhận xét chung Tổng công ty May 10 - CTCP Là doanh nghiệp với ngành nghề kinh doanh đa dạng, tổng công ty may 10 không ngừng huy động sức mạnh tài nhân lực, xây dựng máy tổ chức phù hợp nhằm gắn kết cán bộ, nhân viên với nhiệm vụ họ nhằm thực tốt phương hướng, nhiệm vụ vạch đồng thời nâng cao sức cạnh tranh Tổng công ty thị trường nội địa quốc tế 1.2 Khái quát chung văn phịng Tổng cơng ty May 10 – CTCP 1.2.1 Khái niệm Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức thơng suốt hiệu Với khái niệm đó, Tổng cơng ty May 10, văn phịng Phịng Tổ chức Hành 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Phịng Tổ chức Hành Tổng cơng ty May 10 có chức năng, nhiệm vụ sau: * Chức năng: Đây đơn vị tổng hợp vừa có chức giải nghiệp vụ quản lý sản xuất kinh doanh, vừa làm nhiệm vụ hành xã hội; Quản lý công tác cán bộ, lao động, tiền lương, hành chính, y tế, nhà trẻ, bảo vệ quân hoạt động xã hội theo sách luật pháp hành * Nhiệm vụ: - Công tác tổ chức nhân Xây dựng mơ hình tổ chức, chức nhiệm vụ phận cấu tổ chức phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đơn vị thời kỳ Hướng dẫn đơn vị tồn Cơng ty xây dựng nhiệm vụ, quyền hạn chức danh máy đơn vị; Lập triển khai kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, đào tạo nâng cao tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên tồn Cơng ty Lập quy hoạch đào tạo cán kế cận theo cấu tổ chức Công ty; Quản lý lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty, hồ sơ cán bộ, công nhân viên tài liệu liên quan đến công tác tổ chức; Tham mưu giải vấn đề xung quanh việc tranh chấp lao động; Tổng hợp, phân tích, đánh giá nguồn nhân lực số lượng, chất lượng; đề xuất phương án sử dụng lao động hiệu quả, phù hợp với tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn; Thực chế độ sách Nhà nước Công ty người lao động: tuyển dụng lao động, đào tạo, khen thưởng - kỷ luật, nâng bậc lương, bảo hộ lao động, nghĩa vụ quân sự, chế độ bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, hưu trí ), sách cán (đề bạt, xếp thuyên chuyển) Thực chế độ bảo hiểm y tế, chăm lo sức khoẻ cho cán bộ, cơng nhân viên tồn Cơng ty Chịu trách nhiệm công tác khám sức khỏe định kỳ ban đầu theo quy định - Công tác tiền lương Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương, đơn giá tiền lương tồn Cơng ty đơn vị trực thuộc Xây dựng tổ chức thực quy chế trả lương, thưởng Công ty; Hướng dẫn đơn vị nghiệp vụ tiền lương, xây dựng quy chế trả lương, thưởng Chủ trì phịng chức tổ chức kiểm tra công tác quản lý lao động tài - tiền lương đơn vị định kỳ đột xuất theo yêu cầu - Công tác tra, kiểm tra Thực công tác tra, kiểm tra công ty theo phân cấp; Giải đơn thư khiếu nại, kiểm tra vụ việc nội Ban Giám đốc uỷ quyền - Cơng tác hành Tổ chức cơng tác quản lý văn thư: luân chuyển, theo dõi, lưu trữ hệ thống công văn - đến theo yêu cầu; Quản lý sử dụng dấu theo qui định Nhà nước Công ty; Quản lý đất đai, nhà xưởng, trang thiết bị văn phòng, hệ thống điện nước, thông tin liên lạc Công ty; Phục vụ hành chính, phục vụ buổi họp, tiếp khách đối ngoại Vệ sinh ngoại cảnh khu vực làm việc khối văn phịng; Phối hợp với đơn vị, quyền địa phương công tác bảo vệ an ninh trật tự xã hội tài sản Công ty - Thực số công việc khác Công ty giao 1.2.3 Cơ cấu tổ chức [Phụ lục 2] 1.2.4 Nội dung cơng tác văn phịng 1.2.4.1 Điều hành cơng việc văn phịng Điều hành cơng việc văn phịng u cầu quan trọng hoạt động văn phịng Điều hành cơng việc văn phịng đảm bảo cho cán quyền thực tốt công việc giao, đảm bảo cho họ tiếp nhận cách xác kịp thời triển khai công việc giao Điều hành công việc văn phòng tác động đắn vào khâu cần thiết nhằm khuyến khích cán nhân viên làm việc để đem lại hiệu cao Để tránh tượng trì trệ cơng việc văn phịng cơng tác điều hành phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Mệnh lệnh điều hành phải với lực thực tế người thực thi - Mục tiêu đặt cho việc điều hành phải hài hịa, hỗ trợ khn khổ mục tiêu chung quan - Thủ tục áp dụng trình điều hành phải rõ ràng dễ thực 1.2.4.2 Xây dựng quy chế làm việc Quy chế làm việc quan, tổ chức phải cụ thể hóa hệ thống văn Quy chế ban hành vào chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức để cụ thể hóa cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định trách nhiệm, quyền hạn cá nhân, đơn vị để cụ thể hóa quan hệ cơng tác, cách thức phối hợp quy định cụ thể số chế độ công tác quan trọng Khi xây dựng quy chế làm việc cần ý có hai loại: - Thứ nhất: Quy chế mang tính quy phạm chung áp dụng cho toàn quan, tổ chức máy nhà nước Đó quy định nhằm giải nhiệm vụ như: tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo… - Thứ hai: Quy chế nhằm đề áp dụng quan, đơn vị, phịng ban mang tính chất đặc thù Quy chế làm việc tốt góp phần: + Đảm bảo thống thực thi công vụ + Có sở để ngăn ngừa việc làm sai trái, tùy tiện + Là công cụ để phối hợp q trình thực thi cơng vụ + Chống lãng phí nguồn lực quan + Là công cụ để phát huy dân chủ quan + Là để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp + Gián tiếp tạo suất lao động + Là sở hoạt động kiểm tra, giám sát 1.2.4.3 Tổ chức họp, hội nghị Tổ chức hội nghị nội dung hoạt động quan trọng văn phòng Hội nghị hình thức làm việc tập thể nhằm tạo phối hợp hành động công việc tạo suất lao động cao Hội nghị tổ chức tốt phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện cho cá nhân tham dự có hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên hiểu biết vấn đề mà hội nghị bàn bạc, người quan tâm Qua hội nghị, tư tưởng mới, quan điểm phổ biến, truyền bá, khó khăn thách thức bàn bạc, tháo gỡ, công việc triển khai nhanh sai sót mang lại hiệu tốt Về mặt kinh tế, hội nghị tổ chức tốt thu nhiều thông tin bổ ích, tạo phối kết hợp tổ chức, cá nhân quan, thu đƣợc chất lượng hiệu cao công việc 1.2.4.4 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đối với hoạt động văn phịng cơng tác văn thư, lưu trữ quan trọng Làm tốt nhiệm vụ việc thực hoạt động văn phịng thơng suốt có hiệu * Cơng tác văn thư Cơng tác văn thư tồn công việc đảm bảo cho việc thông tin quản lý văn Nó bao gồm quản lý văn đến, văn đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ văn hình thành trình hoạt động quan nhà nước, doanh nghiệp tổ chức xã hội Nội dung công tác văn thư bao gồm: - Xây dựng văn bản: việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, duyệt văn bản, trình ký, in ấn ban hành văn - Quản lý văn bao gồm: quản lý văn đi, đến, lƣu trữ, lâp, nộp hồ sơ - Quản lý dấu Công tác văn thư quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu tính nhanh chóng, xác, tính bí mật tính đại * Công tác lưu trữ Lưu trữ lựa chọn tài liệu, giữ lại tổ chức cách khoa học văn bản, tài liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan, đơn vị để làm chứng tra cứu thông tin cần thiết Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: - Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học tổ chức tài liệu như: phân loại, xác định giá trị, bổ sung tài liệu vào phòng, kho lưu trữ, thống kê kiểm tra tài liệu, tổ chức phòng đọc, giới thiệu công bố tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học bảo quản tài liệu - Nghiệp vụ lưu trữ cần phải tiến hành theo phương pháp khoa học lưu trữ Từ phải giải nhiệm vụ xây dựng hệ thống lý luận khoa học lưu trữ - Các khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác lưu trữ bao gồm: Phân loại tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu vào phông, kho lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tiêu hủy tài liệu đến hạn 1.2.4.5 Thu nhận xử lý thông tin quan Thông tin coi yếu tố vật chất quan trọng quản trị nói chung hoạt động văn phịng nói riêng Thơng tin tin tức thu nhận, cảm thụ đánh giá có ích cho việc định giải nhiệm vụ Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động quan, đơn vị đảm bảo cho hoạt động quan đơn vị, phận cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết Từ tạo điều kiện cho hoạt động quan có hiệu cao Mục tiêu thực dựa vào hệ thống văn quản lý, mệnh lệnh truyền đạt từ cấp xuống cấp Việc thu nhận xử lý thông tin hoạt động văn phòng nhằm thực mục đích sau: - Thực thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động quan - Thông tin cần thiết cho việc thực chức quản lý quan nhằm: Xây dựng phổ biến mục tiêu quan Lập kế hoạch chi tiêu để đạt mục tiêu Tổ chức sử dụng nguồn nhân lực cho có hiệu cao Lựa chọn, đánh giá phát triển cán công nhân viên quan Kiểm tra việc thực công việc 1.2.4.6 Công tác hậu cần Công tác hậu cần hiểu yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài mà văn phịng phải cung ứng Nội dung cơng tác hậu cần bao gồm: - Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, cơng tác phí, giao dịch, khánh tiết…) - Quản lý biên chế quỹ lương, tài sản cố định, vật tư - Đảm bảo diều kiện làm việc cho quan - Các loại công vụ khác như: Phục vụ phương tiện lại, phục vụ chuyến công tác cho lãnh đạo quan Phục vụ nước uống ngày cho cán nhân viên quan Phục vụ việc tiếp khách quan, tổ chức Phục vụ điều kiện vật chất, trang 10 ... chung Tổng công ty May 10- CTCP văn phịng Tổng cơng ty Chương Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phịng Tổng cơng ty May 10 - CTCP Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức nghiệp vụ. .. nghiệp vụ cơng tác văn phịng Tổng cơng ty May 10 – CTCP Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔNG CƠNG TY MAY 10- CTCP VÀ VĂN PHỊNG TẠI TỔNG CƠNG TY 1.1 Khái quát chung Tổng công ty May 10 – Công ty cổ phần... khái qt Tổng cơng ty May 10 nói chung văn phịng – Phịng Tổ chức Hành Tổng cơng ty nội dung cơng tác văn phịng Từ đó, làm tiền đề để khảo sát thực trạng tổ chức nghiệp vụ văn phịng Tổng cơng ty Chương