BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HỒ CHÍ MINH KHOA MƠI TRƯỜNG VÀ TÀI NGUN  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng hệ thống quản lý môi trƣờng theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor 1:2009 Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An Họ tên: ĐINH MỘNG TUYỀN Ngành: KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG Niên khóa: 2008-2012 -6/2012- LỜI CẢM ƠN Trong ngày tháng học tập trƣờng Đại Học Nông Lâm thực tập Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An đem lại cho kiến thức, nhƣ kinh nghiệm chuyên ngành Tơi xin chân thành cảm ơn q thầy Khoa mơi trƣờng Tài ngun tận tình giảng dạy truyền đạt kiến thức quý báu cho tôi, làm hành trang cho bƣớc vào đời Tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Huy Vũ, ngƣời tận tình hƣớng dẫn giúp đỡ tơi hồn thành khóa luận Tơi xin gửi lời cảm ơn đến cô, chú, anh, chị Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An tạo điều kiện cho thu thập liệu hồn thành khóa luận tốt nghiệp Cảm ơn ngƣời bạn quan tâm giúp đỡ suốt q trình học tập Cuối cùng, tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến gia đình tạo điều kiện cho học tập chỗ dựa tinh thần cho tơi vƣợt qua khó khăn TP.HCM, Tháng 05 Năm 2012 Sinh viên thực Đinh Mộng Tuyền i TÓM TẮT KHÓA LUẬN Đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý môi trƣờng theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor 1:2009 Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An” đƣợc tiến hành Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An - Lô C, Đƣờng số 3, Khu công nghiệp Đồng An, huyện Thuận An, tỉnh Bình Dƣơng, thời gian thực từ 12/2011 đến 05/2012 Sau hoàn thành đề tài thu đƣợc kết sau: xác định đƣợc 116 KCMT có 90 KCMT đáng kể cần đƣợc kiểm soát; thiết lập đƣợc 10 mục tiêu, 10 tiêu 36 chƣơng trình quản lý mơi trƣờng cho Xí nghiệp; Xây dựng hệ thống tài liệu dựa yêu cầu tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor.1:2009 bao gồm : 12 thủ tục quy trình, hƣớng dẫn cơng việc để kiểm soát tốt KCMT đáng kể 35 biểu mấu hồ sơ Đồng thời đề tài nêu lên thuận lợi khó khăn xây dựng áp dụng HTQLMT Công ty Việc xây dựng hệ thống quản lý môi trƣờng tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor 1:2009 đem lại hiệu cho Công ty phƣơng diện môi trƣờng kinh tế Tôi hy vọng với kết mà đề tài đạt đƣợc giúp ích cho việc thực cơng tác bảo vệ môi trƣờng Công ty ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i TÓM TẮT KHÓA LUẬN ii DANH MỤC HÌNH ẢNH vii DANH MỤC BẢNG BIỂU vii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT viii Chƣơng MỞ ĐẦU 1.1 Đặt vấn đề 1.2 Mục tiêu đề tài 1.3 Nội dung nghiên cứu 1.4 Phƣơng pháp nghiên cứu 1.4.1 Phƣơng pháp quan sát thực tế 1.4.2 Phƣơng pháp vấn 1.4.3 Phƣơng pháp tổng hợp tài liệu 1.4.4 Phƣơng pháp liệt kê 1.4.5 Phƣơng pháp trọng số 1.5 Phạm vi nghiên cứu 1.6 Giới hạn đề tài Chƣơng TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƢỜNG 2.1 Giới thiệu HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14000 2.1.1 Sự đời tiêu chuẩn ISO 14000 2.1.2 Cấu trúc tiêu chuẩn ISO 14000 2.2 Giới thiệu HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor 1:2009 2.2.1 Sơ lƣợc HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor 1:2009 2.2.2 Mơ hình HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 2.2.3 Các lợi ích áp dụng HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 2.3 Tình hình áp dụng ISO 14001:2004 Thế giới Việt Nam 2.3.1 Tình hình áp dụng ISO 14001:2004 Thế giới 2.3.2 Tình hình áp dụng ISO 14001:2004 Việt Nam 10 2.3.2.1 Thuận lợi 10 2.3.2.2 Khó khăn 11 2.4 Thuật ngữ định nghĩa 12 Chƣơng TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN GỖ PISICO ĐỒNG AN 15 3.1 Giới thiệu chung Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An 15 3.1.1 Giới thiệu chung 15 3.1.2 Lịch sử hình thành phát triển 15 3.1.3 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh 16 3.1.4 Khái quát tình hình hoạt động Công ty 16 3.1.5 Cơ cấu tổ chức Công ty 16 3.1.5.1 Sơ đồ tổ chức Công ty 17 3.1.5.2 Chức nhiệm vụ 19 3.2 Quy trình sản xuất Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An 20 iii 3.2.1 Máy móc thiết bị sử dụng Công ty 20 3.2.2 Nhu cầu nguyên nhiên liệu hóa chất sử dụng 20 3.2.2.1 Nguyên liệu gỗ 20 3.2.2.2 Nhiên liệu sử dụng 20 3.2.2.3 Hóa chất sử dụng 21 3.2.3 Quy trình sản xuất 21 3.3 Hiện trạng môi trƣờng Công ty 23 3.3.1 Sử dụng tài nguyên 23 3.3.2 Nƣớc thải 23 3.3.2.1 Nƣớc thải sinh hoạt 24 3.3.2.2 Nƣớc mƣa 24 3.3.2.3 Nƣớc thải sản xuất 24 3.3.3 Hiện trạng mơi trƣờng khơng khí 25 3.3.3.1 Bụi 25 3.3.3.2 Hơi dung môi hữu bụi sơn 25 3.3.3.3 Khí thải 25 3.3.3.4 Tiếng ồn 25 3.3.3.5 Nhiệt thừa 27 3.3.4 Hiện trạng chất thải rắn 27 3.3.4.1 Chất thải rắn sinh hoạt 27 3.3.4.2 Chất thải rắn sản xuất 27 3.3.4.3 Chất thải nguy hại 27 3.3.5 Một số nguồn tác động khác 28 3.3.5.1 Khả gây cháy nổ 28 3.3.5.2 Nguy tai nạn lao động 28 3.4 Hiện trạng quản lý môi trƣờng Công ty 29 3.4.1 Nƣớc thải 29 3.4.1.1 Nƣớc thải sinh hoạt 29 3.4.1.2 Nƣớc mƣa 29 3.4.1.3 Nƣớc thải sản xuất 29 3.4.2 Khơng khí 30 3.4.2.1 Bụi 30 3.4.2.2 Hơi dung môi hữu bụi sơn 30 3.4.2.3 Tiếng ồn 30 3.4.2.4 Nhiệt thừa 30 3.4.3 Chất thải rắn 31 3.4.3.1 Chất thải rắn sinh hoạt 31 3.4.3.2 Chất thải rắn sản xuất 31 3.4.3.3 Chất thải nguy hại 31 3.4.4 Các vấn đề khác 31 3.4.4.1 Phòng ngừa, ứng cứu cố 31 3.4.4.2 An toàn lao động 31 3.5 Các vấn đề môi trƣờng tồn đọng Công ty 32 3.5.1 Bụi 32 3.5.2 Chất thải không nguy hại 32 iv 3.5.3 Chất thải nguy hại 32 3.5.4 Phòng cháy chữa cháy 32 Chƣơng XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƢỜNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001:2004/COR 1:2009 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN GỖ PISICO ĐỒNG AN 33 4.1 Xác định phạm vi HTQLMT thành lập ban ISO 33 4.1.1 Phạm vi HTQLMT Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An 33 4.1.2 Thành lập ban ISO 33 4.2 Chính sách mơi trƣờng 34 4.2.1 Thiết lập sách mơi trƣờng 34 4.2.2 Nội dung sách môi trƣờng 35 4.2.3 Phổ biến sách mơi trƣờng 35 4.2.3.1 Đối với cán - công nhân viên Công ty 35 4.2.3.2 Đối với nhà thầu 36 4.2.3.3 Đối với bên hữu quan 36 4.2.4 Kiểm tra lại sách mơi trƣờng 36 4.3 Lập kế hoạch 36 4.3.1 Nhận diện khía cạnh mơi trƣờng 36 4.3.1.1 Yêu cầu chung 36 4.3.1.2 Quy trình thực 37 4.3.1.3 Xác định khía cạnh mơi trƣờng đáng kể 37 4.3.1.4 Lƣu hồ sơ 38 4.3.2 Yêu cầu pháp luật yêu cầu khác 39 4.3.3 Mục tiêu, tiêu chƣơng trình quản lý mơi trƣờng 39 4.3.3.1 Thiết lập mục tiêu, tiêu môi trƣờng 39 4.3.3.2 Xây dựng chƣơng trình quản lý mơi trƣờng 40 4.3.3.3 Triển khai thực 40 4.3.3.4 Kiểm tra kết thực 41 4.3.3.5 Lƣu hồ sơ 41 4.4 Thực điều hành 41 4.4.1 Nguồn lực, vai trò, trách nhiệm quyền hạn 41 4.4.1.1 Yêu cầu chung 41 4.4.1.2 Quy trình thực 41 4.4.1.3 Lƣu hồ sơ 42 4.4.2 Năng lực, đào tạo nhận thức 42 4.4.3 Trao đổi thông tin 43 4.4.3.1 Nhận dạng đối tƣợng cần thông tin 43 4.4.3.2 Xác định nội dung cần thông tin 43 4.4.3.3 Hệ thống thông tin liên lạc 44 4.4.3.4 Phê duyệt nôi dung thông tin 44 4.4.3.5 Tiến hành thông tin liên lạc 45 4.4.3.6 Lƣu hồ sơ 45 4.4.4 Tài liệu 45 4.4.5 Kiểm soát tài liệu 46 4.4.5.1 Nhận dạng phân loại tài liệu 46 v 4.4.5.2 Kiểm soát loại tài liệu 46 4.4.5.3 Lƣu hồ sơ 47 4.4.6 Kiểm soát điều hành 47 4.4.7 Sự chuẩn bị sẵn sàng đáp ứng với tình trạng khẩn cấp 48 4.5 Kiểm tra 48 4.5.1 Giám sát đo lƣờng 48 4.5.2 Đánh giá tuân thủ 49 4.5.2.1 Phƣơng pháp đánh giá 49 4.5.2.2 Tiến hành đánh giá tuân thủ 49 4.5.2.3 Lƣu hồ sơ 50 4.5.3 Sự không phù hợp, hành động khắc phục hành động phòng ngừa 50 4.5.4 Kiểm soát hồ sơ 51 4.5.5 Đánh giá nội 51 4.6 Xem xét lãnh đạo 52 Chƣơng KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 54 5.1 Kết luận 54 5.2 Kiến nghị 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC vi DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1: Cấu trúc tiêu chuẩn ISO 14000 Hình 2.2: Mơ hình HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức bố trí nhân Cơng ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An 18 Hình 3.2: Sơ đồ quy trình sản xuất 22 Hình 3.3: Sơ đồ xử lý nƣớc thải sinh hoạt 29 Hình 4.1: Sơ đồ tổ chức ban ISO 34 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3.1: Nhu cầu sử dụng nhiên liệu Công ty 21 Bảng 3.2: Nhu cầu sử dụng hóa chất 21 Bảng 3.3: Kết phân tích nƣớc thải 24 Bảng 3.4: Kết đo khí độc, tiếng ồn khu vực xung quanh sản xuất 26 Bảng 3.5: Khối lƣợng chất thải rắn phát sinh sản xuất 27 Bảng 3.6: Khối lƣợng chất thải nguy hại phát sinh sản xuất 28 vii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BOD5 : Nhu cầu oxy sinh hóa BTNMT : Bộ Tài Ngun Mơi Trƣờng BVMT : Bảo vệ môi trƣờng CBCNV : Cán cơng nhân viên COD : Nhu cầu oxy hóa Công ty TNHH TM DV : Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại dịch vụ CSMT : Chính sách mơi trƣờng CTMT : Chƣơng trình mơi trƣờng ĐDLĐ : Đại diện lãnh đạo HTQLMT : Hệ thống quản lý mơi trƣờng KCMT : Khía cạnh mơi trƣờng KCMTĐK : Khía cạnh mơi trƣờng đáng kể KCN : Khu cơng nghiệp NT : Nƣớc thải PCCC : Phòng cháy chữa cháy QCVN : Quy chuẩn Việt Nam QĐ-BKHCN : Quy định – Bộ Khoa Học Công Nghệ QĐ – BYT : Quyết định - Bộ y tế QLMT : Quản lý môi trƣờng TCVN : Tiêu chuẩn Việt Nam TCVS : Tiêu chuẩn vệ sinh TM – DV – XD : Thƣơng mại – Dịch vụ - Xây dựng Tổng N : Tổng Nitơ Tổng P : Tổng Photpho TSS : Tổng chất rắn lơ lửng viii Xây dựng hệ thống quản lý môi trƣờng theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor 1:2009 Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An Chƣơng MỞ ĐẦU 1.1 Đặt vấn đề Ngày vấn đề ô nhiễm môi trƣờng ngày trở nên nghiêm trọng, đặc biệt xuất nhiều nhà máy, khu công nghiệp tăng thêm mức độ nhiễm mà ngƣời chƣa hồn tồn kiểm sốt đƣợc Bên cạnh đó, quản lý mơi trƣờng doanh nghiệp khơng trách nhiệm mà cịn lợi để doanh nghiệp nâng cao hình ảnh, hiệu sản xuất, tăng thêm tính cạnh tranh thị trƣờng Do đó, quản lý mơi trƣờng doanh nghiệp trở nên cấp thiết Trong công cụ quản lý môi trƣờng nay, ISO 14001:2004/Cor 1:2009 tiêu chuẩn hệ thống quản lý môi trƣờng tập trung vào việc kiểm sốt, phịng ngừa, giảm thiểu tác động đến mơi trƣờng q trình sản xuất hỗ trợ cho hoạt động sản xuất doanh nghiệp Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam chƣa thấy rõ lợi ích mà tiêu chuẩn mang lại Cơng ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Công ty hoạt động lĩnh vực sản xuất đồ gỗ ngoại thất xuất mà yêu cầu mơi trƣờng chất lƣợng sản phẩm địi hỏi cao Tuy nhiên công tác môi trƣờng Cơng ty thực từ lâu nhƣng cịn chứa nhiều bất cập Vì tơi định thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Xây dựng Hệ thống quản lý môi trƣờng theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor 1:2009 Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico – Đồng An” 1.2 Mục tiêu đề tài ě Nắm đƣợc trạng môi trƣờng công tác quản lý môi trƣờng Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An, từ xây dựng Hệ thống quản lý môi trƣờng theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor 1:2009 Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An SVTH: Đinh Mộng Tuyền GVHD: Nguyễn Huy Vũ KẾT QUẢ GIÁM SÁT VÀ ĐO LƢỜNG Mã hiệu: BM02-TT07MT Vị trí giám sát đo KCMT Số liệu đo đƣợc Số liệu pháp luật quy định Thời gian Ghi Ngƣời lập Ngƣời duyệt Ngày…/…/… Ngày…/…/… BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ GIÁM SÁT VÀ ĐO Mã hiệu: BM03-TT08MT Thời gian đánh giá (đợt: ………/năm: ……… ) Mục đích đánh giá: Phạm vi đánh giá: Nhận xét kết luận: 4.1 Các yếu tố môi trƣờng đạt: 4.2 Các yếu tố môi trƣờng không đạt kiến nghị hành động khắc phục: Đại diện lãnh đạo môi trƣờng 70 PHỤ LỤC 11 SỰ KHÔNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ HÀNH ĐỘNG PHỊNG NGỪA HTQLMT Cơng ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An THỦ TỤC SỰ KHÔNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA Mã hiệu: TT08MT Điều khoản: 4.5.3 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: Mục đích Thủ tục nhằm hƣớng dẫn cách thức thực hành động khắc phục hành động phòng ngừa để loại bỏ nguyên nhân gây không phù hợp thực tế ngăn chặn không phù hợp tiềm ẩn xảy tƣơng lai Phạm vi áp dụng Thủ tục áp dụng cho tất điểm khơng phù hợp có có khả xảy đƣợc phát trình giám sát, xem xét, đánh giá Tài liệu liên quan ě Tiêu chuẩn ISO 14001: 2004/Cor.1:2009: HTQLMT - Các yêu cầu hƣớng dẫn sử dụng ě Thủ tục chuẩn bị sẵn sàng đáp ứng tình khẩn cấp ě Thủ tục trao đổi thông tin ě Thủ tục xem xét lãnh đạo ě Thủ tục đánh giá nội Định nghĩa thuật ngữ viết tắt 4.1 Định nghĩa Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng/thõa mãn yêu cầu Hành động khắc phục: Là hành động đƣợc tiến hành để loại bỏ nguyên nhân không phù hợp đƣợc phát hay tình trạng khơng muốn khác Hành động phịng ngừa: Là hành động đƣợc tiến hành để loại bỏ nguyên nhân không phù hợp tiềm ẩn, thực ngăn chặn không để không phù hợp xảy tái diễn 4.2 Thuật ngữ viết tắt ě KPPN: Khắc phục phịng ngừa ě KCMT: Khía cạnh mơi trƣờng ě HTQLMT: Hệ thống quản lý môi trƣờng Nội dung 5.1 Lưu đồ 71 STT Lƣu đồ Trách nhiệm Nhận dạng không phù hợp Ban ISO Trƣởng phận Ban ISO Trƣởng phận Xây dựng kế hoạch KPPN Ban ISO Thực hành động KPPN Không đạt Xác định nguyên nhân không phù hợp Đánh giá kết Đạt Lƣu hồ sơ Tài liệu BM01-TT08MT Trƣởng phận Ban ISO Trƣởng phận BM02-TT08MT Ban ISO BM01-TT08MT BM02-TT08MT 5.2 Diễn giải  Nhận dạng không phù hợp Xác định không phù hợp hệ thống qua nhiều trình: ě Đánh giá mức độ tuân thủ ě Đánh giá nội ě Xem xét lãnh đạo ě Khiếu nại phản ánh KCMT bên hữu quan ě Xem xét việc thực mục tiêu, tiêu chƣơng trình quản lý mơi trƣờng ě Ý kiến đề xuất cải tiến HTQLMT ě Trong hoạt động kiểm sốt định kỳ Khi phát khơng phù hợp, trƣởng phận có trách nhiệm lập “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa” gửi đến ban ISO  Xác định nguyên nhân không phù hợp Nguyên nhân dẫn đến không phù hợp việc xác định khơng ngun nhân gốc rễ việc xác định nguyên nhân nhƣng đề xuất hành động KPPN chƣa Các dạng khơng phù hợp là: ě Khơng lập mục tiêu, tiêu ě Không xác định trách nhiệm mà HTQLMT đòi hỏi nhƣ trách nhiệm để đạt đƣợc mục tiêu tiêu chuẩn bị ứng cứu tình khẩn cấp ě Khơng đánh giá định kỳ phù hợp với yêu cầu pháp luật nên nguyên nhân điển hình dẫn đến không phù hợp không hiểu không tuân thủ yêu cầu ě Thông tin liên lạc bên ngồi nội cịn 72 ě Các thủ tục có nhiều sai sót hay thiếu thủ tục quan trọng ě Sự phân tích nguyên nhân gây KPH khơng xác dẫn đến HĐKPPN khơng đạt hiệu  Xây dựng kế hoạch hành động KPPN Sau xác định nguyên nhân gây không phù hợp,ban ISO chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch hành động KPPN tƣơng ứng bao gồm: ě Hành động loại trừ không phù hợp, thay đổi cần thực để khắc phục tình ě Những biện pháp để ngăn chặn vấn đề tái diễn Kế hoạch phải nêu rõ trách nhiệm bƣớc thực tiến hành hành động KPPN Trình lên ĐDLĐ xem xét  Thực hành động khắc phục Ban ISO phận có khơng phù hợp chịu trách nhiệm thực hành động KPPN theo kế hoạch xây dựng thời gian quy định Ghi nhận kết thực vào phần “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa” chuyển lên cho ĐDLĐ xem xét  Đánh giá kết Trƣởng phận có khơng phù hợp thƣờng xun theo dõi, kiểm tra trình thực hành động KPPN Xác định tính hiệu hành động KPPN: ě Nếu hành động KPPN khơng có hiệu trƣởng phận đề xuất yêu cầu KPPN lần đến ban ISO để tìm nguyên nhân giải pháp thích hợp ě Nếu hoạt động có hiệu quả, trƣởng phận xác nhận tính hiệu va báo cáo cho ban ISO  Lƣu hồ sơ ě Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa ě Sổ theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa ě Thời gian lƣu năm Biểu mẫu sử dụng PHIẾU YÊU CẦU HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Mã hiệu: BM01-TT08MT Bộ phận đƣợc đánh giá: Đánh giá viên: Phạm vi đánh giá: Ngày: Điểm Hành động Ngày dự kiến Kiểm tra STT Ngày/ký tên Ghi KPH KPPN hoàn tất xác nhận STT SỔ THEO DÕI HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Mã hiệu: BM02-TT08MT Số Bộ Nội Kết phiếu Nguyên phận dung Hành Ngày Ngƣời đề nghị nhân có xuất khơng động hồn giám hành không Không phù KPPN thành sát Thỏa động phù hợp thỏa KPH hợp mãn KPPN mãn 73 PHỤ LỤC 12 KIỂM SOÁT HỒ SƠ HTQLMT THỦ TỤC Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An KIỂM SOÁT HỒ SƠ Mã hiệu: TT09MT Điều khoản: 4.5.4 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: Mục đích Quy định cách thức lƣu trữ, bảo quản hủy bỏ hồ sơ Lƣu giữ chứng để chứng minh quy trình thực HTQLMT dễ dàng truy cập thơng tin có u cầu Phạm vi áp dụng Áp dụng cho tất loại hồ sơ liên quan đến HTQLMT Công ty Tài liệu liên quan ě Tiêu chuẩn ISO 14001: 2004/Cor.1:2009: HTQLMT - Các yêu cầu hƣớng dẫn sử dụng ě Thủ tục kiểm soát tài liệu Trách nhiệm quyền hạn Cán quản lý hồ sơ thuộc ban ISO phận có trách nhiệm quản lý hồ sơ phận Nội dung 5.1 Lưu đồ STT Lƣu đồ Trách nhiệm Phân loại, lập danh sách hồ sơ Ban ISO nhân viên quản lý hồ sơ phận BM01-TT09MT Lƣu trữ, bảo quản, sử dụng Ngƣời quản lý hồ sơ BM02-TT09MT BM03-TT09MT Ngƣời quản lý hồ sơ BM04-TT09MT Đề nghị xử lý hồ sơ Tài liệu Phê duyệt Không đồng ý ĐDLĐ Đồng ý Ngƣời quản lý hồ sơ Xử lý hồ sơ 5.2 Diễn giải  Phân loại, lập danh sách hồ sơ Ban ISO ngƣời phụ trách quản lý hồ sơ phận có trách nhiệm thu thập tất hồ sơ liên quan đến HTQLMT, phân loại hồ sơ thuộc phạm vi quản lý Từng hồ sơ phải ghi rõ kí hiệu, tên hồ sơ 74 Mỗi hồ sơ hồ sơ phải phân thành loại đƣợc xếp theo thứ tự thời gian Lập danh sách hồ sơ lƣu trữ phận ban ISO vào bảng “Danh mục hồ sơ môi trƣờng”  Lƣu trữ, bảo quản, sử dụng  Lƣu trữ ě Hồ sơ phải đƣợc lƣu trữ cẩn thận tránh hƣ hỏng, mát; xếp hồ sơ theo trật tự thời gian, tên hồ sơ, loại hồ sơ Bìa chứa hồ sơ phải ghi rõ tên loại hồ sơ chứa bên để thuận tiện cho việc truy cập ě Các phận cập nhật danh sách hồ sơ phận vào bảng “Danh mục hồ sơ môi trƣờng” để dễ theo dõi kiểm sốt ě Ban mơi trƣờng lập danh mục biểu mẫu hành Công ty thông báo đến phận để tránh trƣờng hợp sử dụng biểu mẫu lỗi thời ě năm/lần phận phải tiến hành rà soát lại hồ sơ, loại bỏ hồ sơ hết hạn lƣu trữ  Bảo quản ě Hồ sơ phận phải đƣợc bảo quản, phân loại, xếp lƣu trữ theo file để dễ dàng nhận biết truy xuất cần thiết ě Lập hồ sơ cho file lƣu trữ để dễ dàng truy tìm ě Thời gian lƣu trữ, nơi lƣu trữ, ngƣời lƣu trữ, phƣơng pháp lƣu trữ hồ sơ đƣợc quy định thủ tục tài liệu ě Nhân viên Phịng Tổ chức Hành phải thƣờng xuyên kiểm tra tình trạng hồ sơ để bảo vệ hồ sơ khỏi tình trạng nấm mốc hay mọt, mối làm hƣ hại hồ sơ  Sử dụng ě Cán phận đƣợc phép truy cập, sử dụng hồ sơ phận ě Cán phận, truy cập, sử dụng hồ sơ môi trƣờng phải đƣợc đồng ý trƣởng/ngƣời quản lý hồ sơ phận thơng qua phiếu xem/mƣợn ký xem/mƣợn  Xử lý hồ sơ ě Mỗi năm lần, hồ sơ hết thời hạn lƣu giữ (theo quy định thủ tục), đƣợc ngƣời quản lý hồ sơ viết đề nghị xử lý hồ sơ Đề nghị gửi lên cho ĐDLĐ phê duyệt ě Sau kiểm tra, hồ sơ đƣợc phê duyệt xử lý tiến hành xử lý nhân viên xử lý kí vào biên xử lý hồ sơ ě Phƣơng pháp xử lý: lƣu kho hồ sơ hết thời hạn lƣu giữ sử dụng Kho hồ sơ Phòng Tổ chức Hành quản lý (để riêng hồ sơ đƣợc xử lý năm) Lƣu hồ sơ ě Danh mục hồ sơ môi trƣờng ě Phiếu đề nghị sử dụng hồ sơ môi trƣờng ě Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ ě Biên xử lý hồ sơ hết thời hạn lƣu giữ sử dụng ě Thời gian lƣu năm Biểu mẫu sử dụng 75 DANH MỤC HỒ SƠ MÔI TRƢỜNG Mã hiệu: BM01-TT09MT Bộ phận: Phƣơng Tên hồ Nơi lƣu Ngƣời Thờigian STT Mã số pháp lƣu sơ trữ lƣu trữ lƣu trữ trữ Phƣơng pháp hủy bỏ Ngày … tháng … năm … Ngày … tháng … năm Ngƣời lập Ngƣời duyệt PHIẾU ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG HỒ SƠ MÔI TRƢỜNG Mã hiệu: BM02-TT09MT Họ tên:……………………………………………………………………………… Đơn vị công tác:………………………………………………………………………… Tên hồ sơ môi trƣờng muốn sử dụng:………………………………………………… Mã số:…………………………………………………………………………………… Số lƣợng:……………………………………………………………………………… Đơn vị lƣu hồ sơ:……………………………………………………………………… Hình thức sử dụng hồ sơ: Mƣợn  Xem  Cam đoan không sử dụng hồ sơ sai nguyên tắc quy định Duyệt Ngƣời đề nghị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày trả hồ sơ…………………………………………………………………… Nhận xét (nếu có) ký nhận ngƣời lƣu giữ Đã nhận lại đủ hồ sơ cho mƣợn (Ký, ghi rõ họ tên) SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG HỒ SƠ Mã hiệu: BM03-TT09MT Bộ phận: Họ tên ngƣời quản lý hồ sơ: Họ tên Hình thức sử dụng Loại Tên hồ Ngày STT ngƣời sử Ký nhận Ngày trả hồ sơ sơ hẹn trả Xem Mƣợn dụng BIÊN BẢN XỬ LÝ HỒ SƠ HẾT THỜI HẠN LƢU GIỮ SỬ DỤNG Mã hiệu: BM04-TT09MT Bộ phận: Ngƣời lƣu giữ: Hồ sơ hết thời hạn lƣu giữ, sử dụng: (Ghi rõ tên hồ sơ – Ngƣời thiết lập – Thời hạn lƣu giữ sử dụng) 1./ 2./ Ngày tháng năm Duyệt Ngƣời đề nghị (Ngƣời duyệt ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày xử lý hồ sơ: /…/… Những ngƣời thực (Ký ghi rõ họ tên) 1/ Ngƣời lƣu giữ 2/ Ngƣời định 3/ Nhân viên Tổ chức hành 76 PHỤ LỤC 13 ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HTQLMT THỦ TỤC Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu: TT10MT Điều khoản: 4.5.5 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: Mục đích Quy định cách thức tiến hành đánh giá nội HTQLMT nhằm xác định hiệu lực quy định thuộc phạm vi HTQLMT, phát điểm không phù hợp làm sở đề hành động khắc phục cải tiến Phạm vi áp dụng Áp dụng cho hoạt động HTQLMT Công ty Tài liệu liên quan ě Tiêu chuẩn ISO 14001: 2004/Cor.1:2009: HTQLMT - Các yêu cầu hƣớng dẫn sử dụng ě Thủ tục hành động khắc phục phòng ngừa Định nghĩa thuật ngữ viết tắt 4.1 Định nghĩa ě Đánh giá nội bộ: Một q trình có hệ thống, độc lập đƣợc lập thành văn nhằm thu thập chứng đánh giá đánh giá chúng cách khách quan để xác định mức độ thực chuẩn mực đánh giá hệ thống quản lý môi trƣờng tổ chức thiết lập ě Chƣơng trình đánh giá: Tập hợp hay nhiều đánh giá đƣợc hoạch định cho khoảng thời gian định nhằm mục đích cụ thể ě Chun gia đánh giá: Ngƣời có lực để tiến hành đánh giá độc lập với phận đánh giá 4.2 Thuật ngữ viết tắt HTQLMT: Hệ thống quản lý môi trƣờng KPPN: Khắc phục phòng ngừa Trách nhiệm quyền hạn ĐDLĐ chịu trách nhiệm lập kế hoạch đánh giá nội bộ, chƣơng trình đánh giá thành lập ban đánh giá nội Ban đánh giá nội có trách nhiệm đánh giá đầy đủ hiệu theo chƣơng trình đánh giá đề Bộ phận đƣợc đánh giá phải đảm bảo cung cấp đầy đủ tài liệu cần thiết cho trình đánh giá Nội dung 6.1 Lưu đồ 77 STT Lƣu đồ Trách nhiệm ĐDLĐ Lập kế hoạch đánh giá Giám đốc Thông báo đánh giá Tiến hành đánh giá BM01-TT10MT Phê duyệt Tài liệu ĐDLĐ BM02-TT10MT Ban đánh giá Ban đánh giá Báo cáo kết đánh giá BM03-TT10MT BM04-TT10MT BM05-TT10MT Bộ phận đƣợc đánh giá Thực hành động KPPN Ban đánh giá Kiểm tra kết thực Ban ISO Lƣu hồ sơ BM01-TT10MT BM02-TT10MT BM03-TT10MT BM04-TT10MT BM05-TT10MT 6.2 Diễn giải  Lập kế hoạch đánh giá ě ĐDLĐ có trách nhiệm lập kế hoạch đánh giá cách xem xét hoạt động tầm quan trọng phận đƣợc đánh giá ě Công ty phải tiến hành đánh giá nội tối thiểu lần/năm Ngoài ra, tiến hành đánh giá nội đột xuất cần thiết ě ĐDLĐ lựa chọn nhân viên đủ lực thành lập ban đánh giá nội Các đánh giá viên phải đƣợc đào tạo về:  Kiến thức HTQLMT  Phƣơng pháp đánh giá nội HTQLMT ě Việc đào tạo chuyên gia tƣ vấn từ bên đảm nhiệm phải đƣợc tiến hành lần đánh giá nội ě Nội dung đánh giá:  Xác định HTQLMT có phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn hay không  Việc thực biện pháp kiểm soát KCMTĐK  Việc thực mục tiêu, tiêu mơi trƣờng khu vực có liên quan Cơng ty  Phƣơng pháp đào tạo nhận thức nhân viên Công ty  Thông tin liên lạc HTQLMT nội bên ngồi Cơng ty 78  Kiểm tra không phù hợp hành động KPPN  Đánh giá mức độ tuân thủ  Phê duyệt Kế hoạch đánh giá đề nghị phải đƣợc giám đốc xem xét phê duyệt  Thông báo đánh giá ě ĐDLĐ lập thông báo gửi cho phận đƣợc đánh giá, đánh giá viên trƣớc tuần để đảm bảo tài liệu đƣợc chuẩn bị sẵn sàng tiến hành đánh giá ě Trƣởng đồn kiểm tốn cần phải thảo luận với trƣởng phận việc chọn thời gian đánh giá để không làm ảnh hƣởng đến hoạt động phận đƣợc đánh giá  Tiến hàh đánh giá ě Trƣớc tiến hành đánh giá, trƣởng đoàn đánh giá giới thiệu đoàn đánh giá, phổ biến phạm vi, mục đích, phƣơng pháp đánh giá, điểm cần lƣu ý tiến hành đánh giá ě Khi tiến hành đánh giá không chọn đánh giá viên thuộc phận đánh giá để đảm bảo tính khách quan đánh giá ě Đoàn đánh giá thực đánh giá dựa vào hạng mục kiểm tra: Đặt câu hỏi, kiểm tra thủ tục, hồ sơ liên quan, nhận xét hệ thống, tuân thủ theo chƣơng trình đánh giá ě Trong trình đánh giá, đánh giá viên ghi nhận toàn nhận xét điểm không phù hợp đƣợc phát lƣu ý chứng khách quan  Báo cáo kết đánh giá ě Sau hoàn thành đợt đánh giá, đoàn đánh giá tập hợp lại kết đánh giá phận Trƣởng đoàn đánh giá viết báo cáo cho ĐDLĐ ban ISO kết thu đƣợc đánh giá nội gồm: điểm đánh giá, điểm không phù hợp, nhận xét chung ě Khi điểm khơng phù hợp ảnh hƣởng nghiêm trọng đến HTQLMT ĐDLĐ phải gửi kết đánh giá nội trình giám đốc ě Gửi phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa đến phận đƣợc đánh giá  Thực hành động KPPN ě Sau thơng báo khơng phù hợp, phịng ban liên quan cần xác định nguyên nhân gây không phù hợp đề xuất hành động KPPN ě Sửa chữa điểm KPH ghi nhận rõ nội dung sửa chữa, khắc phục vào báo cáo đánh giá  Kiểm tra kết thực ě Ban đánh giá nội tiến hành kiểm tra xác nhận tính hiệu hành động KPPN Lập báo cáo trình lên ĐDLĐ ě Sau đánh giá nội bộ, ban ISO tổng hợp, xem xét phân tích tình hình đánh giá nội nhằm đƣa biện pháp cải tiến hệ thống  Lƣu hồ sơ ě Kế hoạch đánh giá nội ě Thơng báo chƣơng trình đánh giá nội ě Phiếu ghi chép đánh giá ě Báo cáo không phù hợp ě Báo cáo đánh giá nội ě Bảng thống kê điểm không phù hợp ě Thời gian lƣu năm 79 Biểu mẫu sử dụng KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ĐỢT…NĂM… Mã hiệu: BM01-TT10MT Trƣởng đoàn đánh giá: Đánh giá viên: Bộ phận đƣợc đánh giá: Phạm vi đánh giá: Bộ phận đƣợc đánh giá Các hạng mục đánh giá Đợt đánh giá Ngày … tháng … năm … Ngày … tháng … năm Ngƣời lập Ngƣời duyệt THÔNG BÁO CHƢƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ĐƠT…NĂM… Mã hiệu: BM02-TT10MT Kínhgửi: Theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 14001:2004/cor.1:2009 vào kế hoạch đánh giá nội Xí nghiệp Đại diện lãnh đạo môi trƣờng xin thông báo chƣơng trình đánh giá nội đợt…năm … nhƣ sau: Mụctiêu đợt đánhgiá: Ngày đánh giá: Tiêu chuẩn phạm vi đánh giá: Danh sách đoàn đánh giá: Chƣơng trình đánh giá: Thời gian Nội dung đánh giá Đánh giá viên Bộ phận dƣợc đánh giá PHIẾU GHI CHÉP ĐÁNH GIÁ Mã hiệu: BM03-TT10MT Ngày Đánh giá viên Ký tên STT Nội dung Ghi Phòng ban 80 Ghi Đơn vị: BÁO CÁO SỰ KHÔNG PHÙ HỢP ĐỢT…NĂM… Mã hiệu: BM04-TT10MT Ngày: Tài liệu/nội dung liên quan: Xác định nguyên nhân: Tình trạng KPH chứng khách quan: Ngày dự định hoàn thành khắc phục: Biện pháp khắc phục: Ngƣời thực hiện: Ngày hoàn thành: Xác nhận ĐDLĐ BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ĐỢT…NĂM… Mã hiệu: BM05-TT10MT Thời gian đánh giá: Mục đích đánh giá: Phạm vi đánh giá: Danh sách đánh giá viên: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Nhận xét kết luận: Các hoạt động thuộc phạm vi hệ thống đảm bảo mơi trƣờng tính hiệu lực chúng phận đƣợc đánh giá Các phát không phù hợp kiến nghị hành động khắc phục Những điểm chƣa thống đoàn kiểm tra phận đƣợc đánh giá BẢNG THỐNG KÊ CÁC ĐIỂM KHÔNG PHÙ HỢP Mã hiệu: BM06-TT10MT Đợt đánh giá:……… năm ……… Điều khoản Bộ phận 81 PHỤ LỤC 14 XEM XÉT LÃNH ĐẠO HTQLMT THỦ TỤC Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An XEM XÉT LÃNH ĐẠO Mã hiệu: TT11MT Điều khoản: 4.6 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: Mục đích Quy định cách thức tiến hành xem xét định kỳ lãnh đạo HTQLMT Công ty nhằm đảm bảo phù hợp, tính hiệu lực trì theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 Phạm vi áp dụng Thủ tục áp dụng cho tất họp xem xét lãnh đạo HTQLMT Tài liệu liên quan Tiêu chuẩn ISO 14001: 2004/Cor.1:2009: HTQLMT - Các yêu cầu hƣớng dẫn sử dụng Định nghĩa thuật ngữ viết tắt 4.1 Định nghĩa Xem xét lãnh đạo: Là họp đánh giá phù hợp hiệu HTQLMT, xem xét mục tiêu, phƣơng hƣớng hoạt động hệ thống có phù hợp với tình hình thực tế công ty phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn 4.2 Thuật ngữ viết tắt ě ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo Trách nhiệm quyền hạn Giám đốc có trách nhiệm chủ trì họp đƣa định cuối hành động cần thực ĐDLĐ, trƣởng phận tổng hợp, thu thập đầy đủ liệu cần thiết cho họp Nội dung 6.1 Xác định tần suất họp ě Ban giám đốc họp xem xét hệ thống tối thiểu lần/năm (sau đánh giá nội bộ, sau tổng kết hoạt động năm trƣớc tháng đầu năm) ě Khi phát nghi ngờ có dự khơng phù hợp HTQLMT tiến hành họp đột xuất 6.2 Chương trình họp  Thành phần tham dự ě Ban giám đốc ě Đại diện lãnh đạo môi trƣờng ě Đại diện ban ISO ě Các trƣởng phận ě Trƣởng ban đánh giá nội ě Các thành viên khác giám đốc yêu cầu  Nội dung xem xét bao gồm Đầu vào xem xét lãnh đạo phải bao gồm: ě Kết đánh giá nội đánh giá phù hợp với yêu cầu pháp luật yêu cầu khác mà Công ty cam kết, 82 ě Trao đổi thông tin với bên hữu quan bên ngoài, kể khiếu nại, ě Kết hoạt động môi trƣờng Công ty, ě Mức độ mục tiêu, tiêu đạt đƣợc, ě Tình trạng hoạt động khắc phục phòng ngừa, ě Các hành động từ xem xét lãnh đạo lần trƣớc, ě Các tình trạng thay đổi, kể việc triển khai yêu cầu pháp luật u cầu khác liên quan đến khía cạnh mơi trƣờng, ě Các khuyến nghị cải tiến Đầu việc xem xét lãnh đạo phải bao gồm định hành động liên quan đến thay đổi có sách, mục tiêu, tiêu môi trƣờng yếu tố khác HTQLMT, quán với cam kết cải tiến liên tục Phải lập hồ sơ cho việc xem xét hoạt động 6.3 Quy trình thực  Chuẩn bị tài liệu cho họp ě Ban ISO tổng hợp kết môi trƣờng, kết hoạt động đánh giá trình cho ĐDLĐ ě Các phận phải chuẩn bị đầy đủ rõ ràng báo cáo, thông tin, số liệu cần thiết cho họp  Tiến hành họp, đề hành động KPPN cải tiến ě Cuộc họp giám đốc chủ trì ě ĐDLĐ báo cáo kết công tác quản lý môi trƣờng Công ty ě Trƣởng phận báo cáo kết đạt đƣơc, chƣa đạt đƣợc, kiến nghị phận ě Cuộc họp thảo luận vấn đề cụ thể giám đốc định công việc phải làm, cá nhân, đơn vị thực hiện, thời gian hoàn thành ě Khi xác định đƣợc hội cải tiến họat động nên đƣợc ƣu tiên tiến hành ban ISO có trách nhiệm lập kế họach cho họat động cải tiến ě Giám đốc phải tạo điều kiện nguồn lực, tài để thực định đề ě ĐDLĐ, ban ISO phải chịu trách nhiệm:  Theo dõi, phối hợp đơn vị để thực  Đánh giá hiệu định  Báo cáo kịp thời cho giám đốc  Kết họp Sau kết thúc họp xem xét lãnh đạo đƣa kết luận sau: ě Những thay đổi biện pháp quản lý nhằm đảm bảo tính phù hợp, thích ứng hiệu HTQLMT ě Những thay đổi sở vật chất, nguồn nhân lực khoản thu chi tài có liên quan đến việc điều chỉnh, cải tiến hệ thống theo cam kết sách mơi trƣờng ě Có thể thay đổi sách, mục tiêu, tiêu môi trƣờng nhƣ yếu tố khác HTQLMT quán với cam kết cải tiến liên tục Lƣu hồ sơ ě Báo cáo phận ě Biên họp xem xét lãnh đạo 83 ě Thời gian lƣu năm Biểu mẫu đính kèm BIÊN BẢN HỌP XEM XÉT LÃNH ĐẠO Mã hiệu: BM01-TT11MT Kỳ họp: Thời gian – Địa điểm: Thànhphần tham dự: Nhữngvấn đề dƣa xem xét: Các định sau họp: Nội dung công Cá nhân/đơn vị thực Thời Theo dõi STT việc hạn thực Thƣ kí Chủ trì họp 84 ... tài: ? ?Xây dựng hệ thống quản lý môi trƣờng theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor 1:2009 Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An? ?? đƣợc tiến hành Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An - Lô... QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN GỖ PISICO ĐỒNG AN 3.1 Giới thiệu chung Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An 3.1.1 Giới thiệu chung ě Tên tiếng Việt Công ty: Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico. .. Nguyễn Huy Vũ Xây dựng hệ thống quản lý môi trƣờng theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor 1:2009 Công ty cổ phần chế biến gỗ Pisico Đồng An Chƣơng TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƢỜNG 2.1 Giới